Номер на програмата: BG 2005/017-684
ФИНАНСОВО СПОРАЗУМЕНИЕ1
Европейската комисия, наричана по-долу за краткост “КОМИСИЯТА”, действаща за и от името на Европейската общност, наричана по-надолу “ОБЩНОСТТА”,
от една страна и
Правителството на Република България, наричано по-надолу “ПОЛУЧАТЕЛ”,
от друга страна,
СЕ СПОРАЗУМЯХА ЗА СЛЕДНОТО:
Мярката, спомената в чл.1 по-долу, ще бъде изпълнявана и финансирана с бюджетни средства на ОБЩНОСТТА в съответствие с условията, предвидени в настоящото Споразумение. Техническата, правната и административна рамка, в която мярката, посочена в чл.1 по-долу ще бъде изпълнявана, е описана в “Общите условия”, приложени към Рамковото споразумение между КОМИСИЯТА и СТРАНАТА-ПОЛУЧАТЕЛ, и допълнена от разпоредбите на това Споразумение и анекса “Специални разпоредби” към него.
ЧЛЕН 1 – ЕСТЕСТВО И ПРЕДМЕТ
Като част от програмата си за помощи ОБЩНОСТТА ще подпомогне безвъзмездно финансирането на следната МЯРКА:
Номер на програмата: BG 2005/017-684
Заглавие: Програма за преодоляването на щетите от наводненията със средства по ФАР за Република България (Национална програма ФАР ІІІ част) 2005 г.
Срок на действие: до 30 ноември 2007 г.
ЧЛЕН 2 – АНГАЖИМЕНТ НА ОБЩНОСТТА
Финансовото участие на ОБЩНОСТТА се определя на максимум 12.3 млн. евро, наричано по-долу за краткост “ПОМОЩ НА ЕО (Европейската общност)”.
ЧЛЕН 3 – ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТ И ИЗТИЧАНЕ СРОКА НА ДЕЙСТВИЕ
1 Структурата на Финансовото споразумение е както следва: 1. заглавни страници, където се споменават съответната държава, сума и отговорна институция; 2. Рамково споразумение, включително Приложения А и Б, Приложение В – Специални условия (текстът на приетото Финансово предложение, който започва с Описание и цели и по-нататък), и Приложение Г – “Прозрачност и публичност”.
За настоящата МЯРКА, ПОМОЩТА НА ЕО ще бъде валидна за договаряне до
30 ноември 2007 г. при условията на настоящото Споразумение. Всички договори следва да бъдат подписани до тази дата. Тази част от средствата от ПОМОЩТА НА ЕО, която не е договорена до тази дата, няма да бъде предоставена.
Крайният срок за изпълнение на договорите, включени в ПОМОЩТА НА ЕО е 30 ноември 2008 г. КОМИСИЯТА може, при изключителни обстоятелства, да разреши съответно удължаване на периода за договаряне или срока за изпълнение на договорите, при условие че това е поискано своевременно и е съответно аргументирано от ПОЛУЧАТЕЛЯ. Разплащането на средства може да продължи до 12 месеца след крайния срок за изпълнение на договорите, за да покрие задължения, възникнали в процеса на изпълнение на договорите по тази програма. Настоящото Споразумение престава да бъде в сила с приключване на разплащанията по договорите. Всички средства, които не са изразходвани дотогава, трябва да бъдат върнати на Комисията.
ЧЛЕН 4 – АДРЕСИ
Кореспонденцията, свързана с изпълнението на МЯРКАТА, в която се посочва номера и наименованието на МЯРКАТА, трябва да се изпраща на следните адреси:
За ОБЩНОСТТА:
Делегация на Европейската комисия в България ул. “Московска” № 9
п.к. 668
1000 София България
Тел.: (x000 0) 000 0000
Факс: (x000 0) 000 0000
За ПОЛУЧАТЕЛЯ:
г-н Xxxxxx Xxxxxxxxx Министър на финансите ул. “Раковски” № 102 1040 София
България
ЧЛЕН 5 – БРОЙ ОРИГИНАЛНИ КОПИЯ
Настоящото Споразумение е съставено в два еднакви екземпляра на английски език.
ЧЛЕН 6 – ВЛИЗАНЕ В СИЛА
Настоящото Споразумение влиза в сила на датата, на която бъде подписано и от двете страни. Никакви разходи, направени преди тази дата, няма да се покриват от ПОМОЩТА НА ЕО.
Приложенията са неразделна част от настоящото Споразумение.
Изготвен в София Изготвен в София
Дата 27.02.2006 Дата 27.02.2006
За ПОЛУЧАТЕЛЯ За ОБЩНОСТТА
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Министър на финансите Ръководител ДЕК
Приложения:
1. Рамково споразумение (с Приложения А и Б)
2. Специални условия (Приложение В)
3. Прозрачност и публичност (Приложение Г)
ПРИЛОЖЕНИЕ “В” КЪМ ФИНАНСОВОТО СПОРАЗУМЕНИЕ НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ФАР (ІІІ част) ЗА 2005 г.
Общи цели и описание
Национална програма ФАР 2005 беше разработена в съответствие с 6 основни приоритета, които бяха заложени в многогодишната програма 2004-2006. За част III се акцентира върху две секторни цели:
• Цел 10 / Административна реформа и капацитет;
• Цел 11 / Икономическо и социално сближаване (ИСС)
Необходимо е да се отбележи, че тази програма има за цел да подсигури използването на Структурните фондове след присъединяването в съгласие с политиката и процедурите на ЕС, с максимално влияние върху икономическото и социално сближаване и да допринесе за икономическото развитие на районите, засегнати от наводненията, чрез смекчаване на последствията от наводненията и подобряването на условията на живот на техните жители, включително чрез по-добра подготовка на управлението при кризи (кризисни ситуации) на централно и местно ниво.
Програмата има за цел да подпомага в по-широка степен подобряването на условията на живот на жителите на районите, засегнати от наводненията през юни, юли и август 2005 г.
Кратките описания2 на индивидуалните проекти групирани по секторни цели са както следва:
Цел 10: Административна реформа и капацитет
BG2005/017-684.02: Подкрепа за устойчиво управление на кризи на централно и местно ниво | |
Продължителност / Фаза | 2005 |
Туининг | Няма |
Бюджет по ФАР | 3.15 млн. евро |
Изпълнителна Агенция | ЦЗФД |
Целта на този проект е да подсили и увеличи устойчивостта на капацитета на България да управлява и реагира при кризи и природни бедствия и по– специално наводнения, земетресения и горски пожари. Проектът трябва да завърши с разработването на съответни методологии и стандарти, на съответните институционални структури и подпомагащи механизми да са напълно работещи, включително ускорената мобилизация на финансови средства за преодоляване на бедствията, създаване на система за прогнозиране
2 Описанията са индикативни; някои детайли могат да бъдат променени
на наводнения и ранно предупреждение за бедствия и свързаният с нея персонал да бъде напълно подготвен и трениран да се справя със създалите се кризи. Проектът осигурява възможност за покриване на нуждите чрез закупуване на съответното необходимо оборудване.
Цел 11: Икономическо и социално сближаване
BG2005/017-684.01: Грантова схема за възстановяване на щетите от наводненията | |
Продължителност / Фаза | 2005 |
Туининг | Няма |
Бюджет по ФАР | 9.15 млн. евро |
Изпълнителна Агенция | Министерство на регионалното развитие и благоустройство |
Целта на този проект е да реконструира местната транспортна и екологична инфраструктура, а също и местните образователни и здравни учреждения, повредени от наводненията през пролет – лято 2005 и по този начин да подпомогне икономическото възстановяване и развитие на най-засегнатите от наводненията райони. В по-широк аспект, той ще спомогне за избягване на прекъсване в процеса на подготовка за присъединяване, особено по отношение на регионалната политика. Актуалните процедури са идентифицирани в проектния фиш и за това те не са посочени в настоящото описание на проекта. Тези процедури ще включат необходимите мерки, така че да се осигури необходимото бързо реализиране на проектите. Като пример може да се посочи, че под- изпълнението от бенфициентите на грантовете трябва да бъде обект на Закона за обществените поръчки, а не на PRAG. Свързаната с това документация трябва да се съхранява от бенефициента 5 години след свършването на индивидуалните грантове. Проектът и документацията по договора може да бъде на български език. Поканата за предаване на предложенията, изборът и одобрението на оценителния доклад може да се извърши преди подписването на Финансовото споразумение. Грантовата схема ще бъде възможно най-широко популяризирана. Размерът на индивидуалните грантове ще бъде от 50 000 EUR до 300 000 EUR(ФАР финансиране) и набирането на предложения ще продължи по изключение 30 дни.
Проектът включва също и малък бюджет за техническа помощ, която да подпомогне изпълнителната агенция при управлението на програмата и при одита на проекта. Ще бъде организиран търг в съответствие със стандартните PRAG процедури.
Извлечени поуки
Специфичната програма и особено специфичните изключения, осигуряващи бърза мобилизация на грантовата схема, са базирани основно на опита, свързан с наводненията, случили се през 2002 г. в Чехия и финансираните от програма ФАР проекти CZ 01.10.04: “Програма за възстановяване от наводненията” и CZ 2002/000-282.02.03: “Рехабилитация на наводнени местности – Помощ за обществените организации”. Поуките от мисията за наводненията през юли 2005 г., представени от експертите на страните-членки също са взети предвид при разработването на тази програма.
Общи програмни условия
Преди подписване на Финансовото споразумение между Комисията и Правителството на България, Националният координатор на помощта трябва да докаже на Комисията, че са предприети съответни стъпки за осигуряване на подходящ персонал в Националния фонд, ЦЗФД, Министерство на регионалното развитие и благоустройството и други изпълнителни агенции и звена за управление на проектите, които участват в осъществяването на тази програма.
Преди подписване на Финансовото споразумение между Комисията и Правителството на България, Националният координатор на помощта трябва да потвърди наличието на средствата за национално съфинансиране, посочени в проектите фишове, и условията за комбиниране на ФАР и национално съ- финансиране когато проектите са контрактувани.
Всеки проект, включващ доставка на оборудване и строителство изисква национално съфинансиране, както е посочено в съответния проектен фиш. В допълнение, всички оперативни разходи и разходите по експлоатация и поддръжка на оборудването се поемат от крайните бенефициенти.
Ако общата стойност на това оборудване или строителни работи е по-малка от предвидената във фиша сума, стойността на помощта по ФАР ще бъде намалена, за да се запазят непроменени съответните пропорции между финансирането по ФАР и националното съфинансиране, посочени във фиша. Ако общата стойност е по-голяма от сумата, предвидена във фиша, допълнителното финансиране трябва да бъде осигурено чрез допълнително национално съфинансиране.
Преди подписването на Финансовото споразумение между Комисията и Правителството на България, Националният координатор на помощта трябва да докаже на Комисията, че насоките за кандидатстване и техническите спецификации са правилно подготвени и позволяват всеки проект да стартира незабавно.
За проекти, включващи повече от едно българско министерство или агенция, Националният координатор на помощта трябва да осигури ефективни механизми за сътрудничество и координация между тези министерства или агенции. Националният координатор на помощта трябва да организира задълбочени прегледи на изпълнението на изброените проекти поне на всеки три месеца след подписването на Финансовото споразумение до крайния срок за договаряне. Ако прегледите сочат, че до първото тримесечие от последната година за договаряне (2007 г., ако не е посочено друго) има висок риск проектът или компонентът да не бъдат договорени, Комисията се запазва правото да предприеме корективни действия, ако е необходимо, реалокация на средства към други цели или анулиране на съответен проект или компонент.
Други специфични условия са описани във всеки проектен фиш.
2. БЮДЖЕТ
2.1 Финансова таблица за 2005 г. (в млн. евро)
№ | Цел | Бюджет по ФАР (млн.евро) | Съфинансиране | Общо (млн.евро) | |||
Институ- ционално изграждане | Инвестиции | Общо ФАР | Други (**) | Нацио- нално съфинанс и-ране (*) | |||
10 | Административна реформа и капацитет | 2,100 | 1,050 | 3,150 | 0 | 0,350 | 3,500 |
11 | Икономическо и социално сближаване | 0,150 | 9,000 | 9,150 | 0 | 3,00 | 12,150 |
ОБЩО | 2,250 | 10,050 | 12,300 | 0 | 3,350 | 15,650 | |
(Разпределението на стойностите по бюджетни линии е индикативно в границите по чл. 5 от Меморандума за разбирателство за създаване на НФ)
* Средства от национални, регионални, местни и общински власти, заеми от финансови институции на публични институции, средства от публични компании
** Средства от частни фондове, заеми от финансови институции на частни лица и институции
2.2. Принципи на съфинансиране
В съответствие с Насоките по програма ФАР всички инвестиционни проекти, подкрепяни от ФАР, трябва да получават съфинансиране от националния бюджет.
Подкрепата от Общността може да обхваща до 75 % от общите допустими обществени разходи. Данъците не са елемент, допустим за съфинансиране.
Съфинансирането за проекти за институционално изграждане се осигурява от страната-бенефициент, която поема определени инфраструктурни и оперативни разходи чрез финансиране на човешки и други ресурси, необходими за ефективното усвояване на средствата по ФАР.
3. ИЗПЪЛНИТЕЛНИ АГЕНЦИИ
Изпълнителните агенции, отговорни за под-програмите са както следва:
Министерството на регионалното развитие и благоустройството ще бъде изпълнителната агенция за всички програми и под–програми по проект 2005/017-684.01“ Грантова схема за възстановяване на щетите от наводненията”.
Централното звено за финансиране и договаряне (ЦЗФД) в Министерството на финансите ще бъде изпълнителна агенция за всички програми и под– рограми по проект 2005/017-684.02: “ Подкрепа за устойчиво управление на кризи на централно и местно ниво”.
4. МЕРКИ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО
4.1. Метод на изпълнение
Изпълнението на програмата ще следва чл. 53 (1) b (втора алтернатива) от Финансовия регламент3. Страната-бенефициент ще продължи да осигурява изпълнение на условията, изложени в чл. 164 (1)(а)-(е) от Финансовия регламент.
Преди акредитацията на Изпълнителните агенции, предвидена в чл. 12 (2) от Регламент 1266/19994, подборът на проекти, провеждането на търгове и договарянето на средства от страната-бенефициент ще бъдат обект на предварително одобрение от страна на Комисията.
4.2. Тръжни процедури
Тръжните процедури ще следват правилата в Част 2, раздел ІV от Финансовия регламент и глава 3, част 2, раздел ІІІ от Правилата за изпълнение5, както и Решение на Комисията SEC (2003) 387/26.
Договарящите институции следва също така да спазват процедурните насоки и стандартните бланки и модели, заложени в “Практическото ръководство за договорните процедури, финансирани от общия бюджет на ЕК в контекста на външната помощ”, както е публикуван на Интернет-страницата на EuropeAid7 към датата на старта на съответната тръжна процедура.
В съответствие с чл. 164 от Финансовия регламент, Комисията може да реши да предостави на договарящите институции отговорности, свързани с децентрализирано управление на тръжните процедури в съответствие с процедури и насоки, които транспонират директиви за обществени поръчки на Европейския съюз.
4.3. Грантови схеми
Точните правила за изпълнението на грантовите схеми ще бъдат определени в съответните проектни фишове съгласно следните принципи:
Процедурите и форматите, които ще се използват при прилагането на схемите и възлагането на договорите, ще следват разпоредбите на правилата за Външна помощ на ЕК. По-конкретно, ще бъде отделено необходимото внимание на процеса на подбор на проекти. Отделните грантове ще се отпускат в съответствие с правилата в глава 6 от Практическото ръководство, следвайки принципите на децентрализирано управление на Програма ФАР. Предварително
3 Регламент на Съвета (EC, Euratom) 1605/2002 от 25 юни 2002; OJ L 248; 16.9.2002; стр.1
4 Регламент на Съвета (EC) 1266/1999 от 21 юни 1999; OJ L 161; 26.6.1999; стр. 68
5 Регламент на Комисията (EC, Euratom) 2342/2002 от 23 декември 2002; OJ L 357; 31.12.2002;
стр. 1
6 Решение на Комисията SEC (2003) 387/2 за общите условия за договори за услуги, доставки и строителство финансирани от общия бюджет на ЕС в процеса на сътрудничество с трети страни, приет на 25 март 2003 г.
7 Настоящ адрес: xxxx://xxxxxx.xx.xxx/xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxx_xx.xxx
одобрение на Делегацията на Европейската комисия в София ще е задължително преди акредитацията по Разширената децентрализирана система за изпълнение.
Компетентният Ръководител на програма, която се финансира по грантова схема, трябва да запази своите отговорности по договарянето и финансирането при изпълнението на схемите. В частност, Ръководителят на програма трябва официално да одобри обявата за участие в конкурса, апликационните форми, критериите за оценка, както и процеса на избиране и резултатите. Ръководителят на програма трябва също да подпише грантовите договори с бенефициентите и да осигури адекватно наблюдение и финансов контрол под своя отговорност. С тази уговорка, управлението на схемите може да бъде децентрализирано от Ръководителя на програма и предоставено на подходящи звена на секторно или регионално ниво.
Някои изключения са включени във всеки проектен фиш на тази програма за изпълнение на определени проекти чрез строителство, доставка и услуги, които ще се възложат на подизпълнители от краините бенефициенти на индивидуалните грантове.
Финансовите ангажименти по отношение на ФАР ще се изпълняват от датата на подписване на грантовите договори от компетентния Ръководител на програма. Проектите трябва да бъдат напълно изпълнени преди изтичане на крайния срок за изпълнение на договорите за съответното Финансово споразумение.
4.4. Принципи за изпълнение на туининг-проекти Не е приложимо
5. УПРАВЛЕНИЕ НА ПОМОЩТА
5.1. Управление на проектите
5.1.1. Отговорности
Националният координатор на помощта (НКП) ще носи пълна отговорност за програмирането и мониторинга на програмите по ФАР.
Националният координатор на помощта и Националният ръководител носят обща отговорност за координацията между ФАР, ИСПА и САПАРД, както и Структурните и Кохезионния фондове.
Националният ръководител (НР) и Ръководителите на програми (РП) трябва да направят необходимото, така че програмите да се изпълняват съгласно процедурите, заложени в инструкциите на Комисията. Същите следва да осигурят и всички необходими договори за изпълнение на Финансовото споразумение да са сключени в съответствие с правилата и стандартните документи за Външна помощ, които са в сила по време на изпълнението на проектите, както и в съответствие с правилата на Европейския съюз относно държавните помощи.
5.1.2. Размери на проектите
В съответствие с правилата на ФАР и заложените определени цели на тази програма, правилото за минималния размер на проект (2 млн. евро) не е в сила. Главната причина е, че тази програма цели да покрие належащи нужди в последствие от наводненията през лятото на 2005 г. в България.
5.1.3. Краен срок за сключване и изпълнение на договорите; краен срок за програмиране
(1) Всички договори трябва да бъдат сключени до 30 ноември 2007 г. Този краен срок обаче може да бъде удължаван от ръководителя на ДЕК в отделни случаи, ако са добре обосновани.
(2) Всички договори трябва да бъдат изпълнени не по-късно от 30 ноември
2008 г.
Периодът за договаряне на проектите, изпълнявани по тази програма в никакъв случай не може да надвишава три години от датата на подписване на Финансовото споразумение (чл. 166, ал. 2 ФР). Бюджетни ангажименти, по които не са направени разплащания през трите години, следващи датата на официалното подписване, ще бъдат отменяни (чл. 77, ал. 3 ФР).
(3) При децентрализираната система за изпълнение пълното тръжно досие трябва да бъде предадено в Делегацията за одобрение не по-късно от шест месеца след подписването на Финансовото споразумение. В случай на неспазване на срока, страната-бенефициент докладва на XXX, който може да препоръча реалокация на средства в съответствие с чл. 5 от Меморандума за разбирателство за създаване на Национален фонд.
5.1.4. Оценка на въздействието върху околната среда и опазване на природата
Процедурите за оценка на въздействието върху околната среда, както е заложено в EIA-директива8, са напълно приложими за всички инвестиционни проекти, изпълнявани по програма ФАР. За някои инвестиции, финансирани от тази „ФАР програма, подпомагаща наводненията”, определени изключения от правилото могат да бъдат поискани и предоставени за предварително одобрение от ДЕК. Ако EIA-директивата все още не е напълно транспонирана, процедурите трябва да са сходни на тези, установени в горепосочената директива. Ако един проект попада в рамките на анекс 1 или анекс 2 на EIA- директивата, провеждането на процедура в съответствие с Директивата трябва да бъде документирано9.
Ако съществува вероятност изпълнението на проекта да окаже въздействие върху природен резерват, трябва да бъде извършена и документирана10 съответна оценка според чл. 6 от Директивата за хабитатите.
8 Директива 85/337/EEC; OJ L 175/40; 5.7.1985; изменена
9 в Анекс EIA към съответния инвестиционен проектен фиш
10 в Анекс за съхраняване на природата към съответния инвестиционен проектен фиш
Всички инвестиционни проекти трябва да бъдат изпълнени в съответствие с действащото екологично законодателство. Проектните фишове трябва да съдържат специфични клаузи за съответствие с европейско законодателство в областта на околната среда според вида дейност, която се провежда в рамките на всеки инвестиционен проект.
5.2. Финансово управление
5.2.1. Принципи и отговорности
Националният фонд (НФ) в Министерството на финансите, ръководен от Националния ръководител ще упражнява надзор върху финансовото управление на Програмата и ще бъде отговорен за докладване пред Европейската комисия. Националният ръководител носи пълна отговорност за финансовото управление и финансовата отчетност на средствата по ФАР до приключване на Програмата. Националният ръководител трябва да гарантира, че правилата, регламентите и процедурите на ФАР, отнасящи се за докладване и финансово управление се спазват и че е налице функционираща информационна система за проектите.
Комисията ще преведе средства на Националния фонд в съответствие с Меморандума за разбирателство, подписан между Комисията и Правителството на България през декември 1998 г.
Средствата ще бъдат прехвърлени след искане от страна на Националния ръководител в отделна банкова сметка, деноминирана в евро, която ще бъде открита и обслужвана от Националния фонд в Централната банка или в гарантирана от Правителството банка. По принцип всички банкови сметки носят лихва.
Съгласно чл. 3 и 4 на правилата за прилагане на Финансовия регламент натрупаната лихва е собственост на страната-бенефициент. Националният ръководител трябва да осигури фактическо регистриране на пълната сума на натрупаните лихви като приход в националния бюджет. Освен това, НР трябва да извършва редовно отчитане на лихвите чрез системата Xxxxxxx.
5.2.2. Трансфер на средства към Национален фонд
Първото плащане11 до 20 % от средствата, които ще се управляват на местно ниво12, ще бъде преведено на Националния фонд след подписването на Финансовото споразумение и Споразуменията за изпълнение между Националния фонд и Изпълнителните агенции. Освен това Националният ръководител трябва да предостави на Комисията списък с назначените Ръководители програма, както и описание на съществуващата система, подчертавайки потока на информация между Националния фонд и Изпълнителната агенция и начина, по който ще се осъществят плащанията между тях.
11 Представлява предварително финансиране, както е указано в чл 105 (1) в Правилата за изпълнение на Финансовия регламент
12 Изключват се сумите, предвидени за Програми на Общността
Две допълнителни плащания13 ще бъдат извършени в размер до 30 % от средствата, които ще се управляват на местно ниво14. Второто плащане ще бъде задействано, когато 5 % от бюджета15 са вече изплатени от Изпълнителната агенция и ЦЗФД. Третото плащане може да бъде поискано, когато 35 %16 от целия бюджет са вече изплатени.
Последното четвърто плащане ще бъде осъществено, когато 70 % от целия бюджет17 са вече изплатени и всички договори са сключени.
По изключение, Националният ръководител може да поиска по-голям от съгласувания процент на средствата, когато това може да бъде обосновано от прогнозен паричен поток, който да показва, че предвиденият паричен поток за периода ще надхвърли прогнозирания процент. В случаите, когато общата сума от средствата, депозирани в сметките на Националния фонд, ЦЗФД и Изпълнителните агенции превишават 15% от общия бюджет на програмата, Комисията може по изключение да отпусне плащане, ако Националният ръководител предостави доказателства, че договорните задължения не могат да бъдат изпълнени без това плащане.
5.2.3. Трансфер на средства от Национален фонд към Изпълнителната агенция
Националният фонд ще превежда средства на Изпълнителните агенции, включително ЦЗФД, в съответствие със Споразуменията за изпълнение, подписани между Националния фонд и Изпълнителните агенции/ЦЗФД. Банкови сметки за под-програмите ще бъдат открити на името на съответната Изпълнителна агенция/ЦЗФД, отговорна за финансовото управление на под- програмата във връзка с чл. 13 от Меморандума за разбирателство за създаването на Национален фонд.
Доколкото Програмата следва децентрализираната система за изпълнение, всяко отделно Споразумение за изпълнение трябва да бъде подписано предварително от Европейската комисия. Когато Националният фонд е сам по себе си и разплащателен орган за ЦЗФД/Изпълнителната агенция, няма да има преводи на фондове от Националния фонд до ЦЗФД. ЦЗФД и Изпълнителните агенции трябва да бъдат управлявани от Ръководител програма (РП), назначен от Националния ръководител, след консултация с НКП. РП ще бъде отговорен за всички операции, проведени съответно от ЦЗФД/Изпълнителна агенция.
5.2.4. Плащания към Националния фонд за Участие в програми и агенции на общността
Не е приложимо.
5.2.5. Плащания в случаите на клаузи за задържане на средства
13 Представляват междинни плащания или подновяването на предварително финансиране, както е указано в чл 105 (1) в Правилата за изпълнение на Финансовия регламент
14 Изключват се сумите предвидени за Програми на Общността 15 Изключват се сумите предвидени за Програми на Общността 16 Изключват се сумите предвидени за Програми на Общността 17 Изключват се сумите предвидени за Програми на Общността
По отношение на договорите, съдържащи задържащи клаузи (напр. задържане на средства за гаранционен период), Изпълнителната агенция носи пълната отговорност за управление на средствата до настъпване на датата за извършване на окончателно плащане, както и за гарантиране, че въпросните средства ще бъдат използвани само за плащания във връзка със задържащата клауза.
Изпълнителната агенция допълнително поема пълна отговорност спрямо изпълнителите, че ще изпълни задълженията, свързани с клаузите за задържане на средства. Средствата, които не са изплатени на изпълнителите след извършване на окончателните плащания, ще бъдат върнати обратно на Комисията.
5.2.6. Приключване на плащанията и осчетоводяване
Не по-късно от 16 месеца след приключване на изпълнението на договорите, Националният фонд представя окончателна декларация за изразходваните средства по линия на Програма ФАР и националното съфинансиране и удостоверение относно редовността, точността и истинността на преведените плащания. Крайният заверен разход трябва на този етап да съответства на първоначалната сума по договорите, намалена с удръжките и спестяванията, съгласувани с изпълнителите в процеса на изпълнение на договорите. Това също трябва да изравни направените плащания плюс всякакви неизплатени суми по сметката за задържани средства.
Ако плащанията, получени от Комисията надхвърлят крайния заверен разход, Националният фонд връща на Комисията надвишаването на сумата при предаването на окончателната декларация за изразходваните средства. Ако има неизплатени суми (с изключение на средства по клаузите за задържане на средства по договора), НФ трябва да обоснове и прогнозира финализирането на плащанията. НФ докладва на тримесечие за средствата по клаузите за задържане на средства и на висящите плащания. Ако те не са изплатени на изпълнителя, се връщат на Комисията.
След оценка на окончателната декларация, Комисията преценява дали да изключи някой разход от плащанията на ЕС, ако той не е извършен в съответствие с правилата на ЕС.
Резултатите от проверките на Комисията и нейните заключения относно това дали да се изключат плащания се съобщават в писмен вид на НФ, който има един месец срок да отговори също в писмена форма.
Ако не се стигне до съгласие в едномесечен срок от получаването на отговора на НФ, Xxxxxxxxx решава и установява плащанията, които следва да бъдат изключени, вземайки под внимание най-вече установената степен на несъответствие, естеството и сериозността на нарушението, както и финансовите щети, претърпени от Комисията.
Следвайки взетото решение за плащанията, които следва да бъдат изключени, недопустимият разход се възстановява, без това да се отрази на мерките спрямо нарушенията и последващите финансови компенсации, посочени по-долу.
Средствата ще се възстановяват или чрез директно изплащане от Националния фонд, или чрез компенсации съгласно правилата на ЕС.
6. МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА
Изпълнението на проектите ще бъде наблюдавано от Съвместен комитет за наблюдение (СКН). Той включва Националния ръководител (НР), Националния координатор на помощта (НКП) и службите на Комисията. XXX ще провежда срещи поне веднъж годишно, за да прави преглед на всички програми, финансирани от ФАР, с оглед проследяване на тяхното развитие за постигане на целите, залегнали във Финансовите споразумения и Партньорството за присъединяване. СКН може да препоръча смяна на приоритетите и/или преразпределение на средствата по ФАР. Освен това XXX ще прави преглед веднъж годишно на напредъка на всички програми, подкрепяни чрез предприсъединителните инструменти на ЕС (ФАР, ИСПА и САПАРД).
За Програма ФАР, XXX ще бъде подпомаган от Секторни под-комитети за наблюдение (СПКН), които ще включват Националния координатор на помощта, Ръководителя програма за всяка Изпълнителна агенция (и където е приложимо - за Централното звено за финансиране и договаряне) и службите на Комисията. СПКН ще прави детайлен преглед на напредъка на всяка програма, включително нейните компоненти и договори, събрани от СКН в подходящи сектори за наблюдение. Всеки сектор ще бъде наблюдаван от един СПКН на базата на редовни доклади за наблюдение, изготвяни от Изпълнителната агенция и междинни оценки, изготвени от независими оценители. XXXX ще представя препоръки върху аспекти на управлението и изготвянето на проекти, осигурявайки тяхното изпълнение. СПКН ще докладва на XXX, на който ще предоставя цялостни, подробни доклади за всички програми, финансирани по ФАР в съответния сектор.
Службите на Комисията ще осигурят изготвянето на междинни (централизирани или децентрализирани) и/или последващи оценки на програмата.
7. ОДИТ, ФИНАНСОВ КОНТРОЛ, МЕРКИ ПРОТИВ ИЗМАМИ, ПРЕВАНТИВНИ И КОРЕКТИВНИ ДЕЙСТВИЯ
7.1. Супервизия и финансов контрол от страна на Комисията и Европейската сметна палата
Всички Финансови споразумения, както и произтичащите договори са предмет на надзор и финансов контрол от Комисията (включително и от Европейския офис за борба с измамите) и одити от Европейската сметна палата. Тъй като Разширената децентрализирана система за изпълнение все още не е въведена в Изпълнителните агенции на страната-бенефициент, са включени мерки като предварителна проверка на търговете и договарянето от страна на Делегацията в страната-бенефициент.
За осигуряване на ефективна защита на финансовите интереси на Общността, Комисията (включително и Европейският офис за борба с измамите) може да
проведе проверки на място и инспекции съгласно процедурите, предвидени в Регламент 2185/ 9618 на Общността (Евроатом, ЕС).
Гореописаните проверки и одити са приложими спрямо всички изпълнители и подизпълнители, които са получили средства от Общността.
Без да се намаляват отговорностите на Комисията и Сметната палата на ЕС19, сметките и операциите на Националния фонд и където е приложимо, на Централното звено за финансиране и договаряне, както и на съответните Изпълнителни агенции, могат да бъдат проверявани по преценка на Комисията от самата Комисия, или от външни одитори, наети от Комисията.
7.2. Задължения на страната-бенефициент
7.2.1. Одит и финансов контрол
С оглед осигуряване на добро финансово управление на средствата от ФАР, страната-бенефициент трябва да има система за управление и контрол на помощта в съответствие с общоприетите основни принципи и стандарти. Тази система трябва да покрива изискванията на чл. 164 от Финансовия регламент и в частност адекватно да осигурява коректност, редовност и допустимост на исканията за подкрепа от Общността.
Системата за управление и контрол на страната-бенефициент трябва да осигурява достатъчно проследяване на одитната пътека, както е посочено в чл. 7
(2) на регламент 438/200120.
Компетентните национални финансови и контролиращи власти ще провеждат подходящ финансов контрол на всички институции, свързани с изпълнението на програмата.
Всяка година до Комисията ще бъдат изпращани план за одит, обобщение на резултатите и препоръките от проведените одити, както и заключения от изпълнението на препоръки от минали одити. Докладите от одита ще бъдат на разположение на Комисията.
7.2.2. Превантивни мерки
Страната-бенефициент трябва да предприеме всички необходими мерки за предотвратяване и противодействие на активните и пасивни корупционни21
18 Регламент на Общността (Eвроатом, ЕС) 2185/96 от 11 ноември 1996 г., OJ L 292; 15.11.1996
г., стр. 2
19 както се посочва в Общите условия свързани с Финансовия меморандум приложен към Рамковото споразумение
20 Регламент на Общността (Eвроатом, ЕС) 438/2001 от 2 март 2001 г., OJ L 63; 03.03.2001 г., стр. 21
21 Активна корупция ще означава умишлено действие на този, който получава, директно или чрез посредник, предимство от всякакъв вид за себе си или за трета страна, за да действа или да се въздържи от действие съобразно задълженията си или в изпълнение на неговите
практики във всеки етап на тръжната процедура или за предоставяне на грант, както и по време на изпълнение на съответстващите договори.
Властите на страната–бенефициент, включително служителите, отговорни за изпълнение на програмата, трябва също да предприемат всички необходими предпазни мерки с цел избягване на какъвто и да е риск от конфликт на интереси и да информират незабавно Комисията за всеки възникнал конфликт на интереси или за всяка ситуация, която би могла да доведе до възникването на такъв конфликт.
7.2.3. Мерки против измамите и корективни действия
Страните-бенефициенти на първо място носят отговорност за осигуряване на разследване и задоволително разрешаване на предполагаеми или истински случаи на измами и нередности, следвайки контролните механизми на страната или Общността.
Националните власти трябва да осигурят функционирането на механизъм за контрол и отчитане, еквивалентен на предвидения в регламент 1681/9422.
По-специално, всички предполагаеми или истински случаи на измами23 и нередности24, както и всички свързани с тях мерки, предприети от съответната държавна институция, трябва да бъдат докладвани на службите на Комисията без забавяния. В случай, че няма предполагаеми или истински случаи на измами или нередности за докладване, страната-бенефициент следва да информира Комисията за този факт в с срок до два месеца след края на всяко тримесечие.
В случай на нередност или измама, страната-бенефициент трябва да извърши необходимите финансови корекции, изискващи се във връзка с всяка конкретна нередност. Корекциите, направени от страната-бенефициент трябва да включват анулиране на цялата или на част от помощта, предоставена от Общността. Фондовете на Общността, освободени по този начин могат да се използват
функции,като официално лице, по начин който накърнява или има опасност да накърни финансовите интереси на ЕС.
Пасивна корупция ще означава умишлено действие на длъжностно лице, което директно или чрез посредник, изисква или получава предимства от всякакъв вид за себе си или трета страна, или приема обещание за такова предимство, за да действа или да се въздържи от действие съобразно задълженията си или в изпълнение на неговите функции като официално лице, по начин който накърнява или има опасност да накърни финансовите интереси на ЕС.
22 Регламент на ЕК (ЕК) 1681/94 от 11 юли 1994 г.; 12.07.1994 г.; стр. 43
23 Измама ще означава умишлено действие или пропуск свързан с: използване или представяне на грешни, некоректни или непълни отчети или документи, които водят до грешно разпределение или неправилно задържане на средства от общия бюджет на Общността или от управляваните от нея, или от нейно име, бюджети; непредставяне на информация в нарушение на конкретно задължение със същия ефект; некоректно използване на такива средства за цели различни от тези, за които са били отпуснати първоначално.
24 Нередност ще означава всяко нарушение на разпоредбите на националното или европейското законодателство, на този Финансов меморандум или последващи договори, което е резултат от действие или пропуск на икономически посредник и има или ще има ефект на накърняване на общия бюджет на Общността или на бюджети управлявани от нея, посредством нецелесъобразни разходи. Терминът “Европейско законодателство” в този контекст ще означава целостта от общи правила валидни за страните по Финансовия меморандум (напр. Европейските споразумения, Рамковите споразумения, Меморандума за разбирателство за създаване на Национален фонд и т.н.)
отново от НФ за целите на програмата в съответствие с чл. 5 от Меморандума за разбирателство за създаване на НФ.
7.3 Възстановяване на средства в случаи на нарушение или измама
Всяко доказано нарушение25 или измама26, разкрити по време на изпълнението на програмата или в резултат на одит, води до възстановяване на средствата на Комисията.
Ако след извършване на необходимите проверки, Комисията установи, че:
(а) страната-бенефициент не е спазвала задълженията си да предотвратява, открива и коригира нарушенията или
(б) изпълнението на проекта не обосновава част или цялата помощ или
(в) има сериозни грешки в системите за управление или контрол, които могат да доведат до нарушения,
Комисията може да прекрати по-нататъшни плащания по програмата и, заявявайки причините, да поиска от страната-бенефициент да представи коментари и, където се сметне за необходимо, да извърши корекции в рамките на определен срок.
Ако не се достигне до съгласие до края на определения от Комисията срок и ако изисканите корекции не са налице, Комисията може, вземайки предвид коментарите на страната-бенефициент, да реши в тримесечен срок да:
(а) намали или анулира плащанията по съответната програма, или
(б) направи необходимите финансови корекции чрез анулирането на част или цялата помощ по въпросната програма.
Когато Комисията решава за стойността на корекцията, ще вземе предвид принципа на пропорционалност, вида нарушение и размера и финансовите последици на установените слабости в системите за управление и контрол на страната-бенефициент.
При липса на решение за изпълнение по точка (а) или (б), следващите плащания по програмата ще бъдат започнати отново незабавно.
Националният ръководител трябва да гарантира връщането на всички неизползвани или грешно изплатени суми в срок от 60 календарни дни от датата на уведомяването. Ако той не изплати обратно дължимите на Комисията суми, страната-бенефициент дължи сумите на Комисията.
Лихви по дължимите суми за закъснели плащания ще се начисляват на невъзстановени суми в съответствие с Финансовия регламент.
8. ПРОЗРАЧНОСТ И ПУБЛИЧНОСТ
Съответният Ръководител програма ще бъде отговорен за осигуряване предприемането на всички необходими мерки, гарантиращи подходяща публичност на всички дейности, финансирани от програмата. Това ще се извършва в тясно сътрудничество с Комисията. Повече подробности са изложени в Приложение “Прозрачност и публичност”.
9. СПЕЦИАЛНИ УСЛОВИЯ
В случай, че поетите ангажименти не са изпълнени по причини, произтичащи от страна на българското правителство, Европейската комисия по своя преценка
25 вж. горната дефиниция
26 вж. горната дефиниция
може да преразгледа програмата, така че да я анулира изцяло или части от нея и/или да преразпредели неизползваните средства за други цели, съответстващи на целите на програма ФАР.