Příkazní smlouva
Příkazní smlouva
uzavřená v souladu s § 2430 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
Smluvní strany
1. Základní škola Valašské Meziříčí, Šafaříkova 726, okres Vsetín, příspěvková organizace
se sídlem: Šafaříkova 726, 757 01 Valašské Meziříčí
IČO: 00851761
zastoupena ředitelem : Mgr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
jako příkazce
a
2. Xxxxxx Xxxxxxxx
Podlesí 529, 757 01 Valašské Meziříčí
Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence IČO: 73340472
Registrovaná v živnostenském rejstříku vedeném MěÚ Valašské Meziříčí
jako příkazník
Čl. I
Předmět smlouvy
Výše uvedené smluvní strany se dohodly na uzavření Příkazní smlouvy na zpracování mzdové
agendy
a) Smluvní strany se zavazují, v souvislosti s touto smlouvou, postupovat v souladu se Směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů. K vyloučení všech pochybností smluvní strany prohlašují, že jsou jim známy účinky platného Obecného nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU ) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016 ( dále jen „ Nařízení „ ).
b) Příkazník bere na vědomí, že se ve smyslu všech výše uvedených právních předpisů považuje a bude považovat za zpracovatele osobních údajů, se všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi. Příkazce je a bude nadále považován za správce osobních údajů, se všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi.
c) Ustanovení o vzájemných povinnostech správce a zpracovatele při zpracování osobních dat zajišťuje, že nedojde k nezákonnému použití osobních údajů týkajících se subjektů údajů ani k jejich předání do rukou neoprávněné třetí strany. Smluvní strany se dohodly na podmínkách zajištění odpovídajících opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a základních práv a svobod subjektů údajů při zpracování osobních údajů zpracovatelem.
d) Zpracovatel se zavazuje zpracovávat pouze a výlučně ty osobní údaje, které jsou nutné
k výkonu jeho činnosti dle této smlouvy :
• výpočet platů a náhrad mezd, popřípadě jiných finančních nároků zaměstnanců příkazce podle platných obecně závazných právních předpisů
• výpočet srážkových položek z platů zaměstnanců ( spoření, pojištění, exekuce ) podle
požadavků příkazce
• výpočet pojistného na zdravotní a sociální pojištění, včetně částek odvodů připadajících na příkazce
• výpočet záloh na daň z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a srážkové daně
• vypracování podkladů pro výpočet dávek nemocenského pojištění v souladu s příslušnými předpisy
• podklady pro předepsané statistické výkazy a hlášení týkající se mzdové a personální
agendy
• sestavy rekapitulace mezd pro rozúčtování mezd ve finančním účetnictví příkazce
• rozborové sestavy pro vyhodnocení závazných ukazatelů mzdové regulace a sestavy definované v databázovém systému PaM Vema podle požadavků příkazce
• vypracování a elektronické odeslání na OSSZ hlášení o pojistném, ELDP, přihlášky a odhlášky zaměstnanců k nemocenskému pojištění, příloha k žádosti o dávku
• předávat příkazci vytištěné výplatní sestavy zpracovaných mezd a podkladových sestav v termínu uvedeném v čl. II této smlouvy
• vést evidenční listy důchodového pojištění a mzdové listy zaměstnanců příkazce
• na požádání příkazce nebo jeho zaměstnanců vystavit podklady pro potvrzení o výši příjmu a sražených zálohách na daň z příjmu
• na základě požadavků příkazce a jeho zaměstnanců zpracovat podklady pro roční zúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti
• na základě žádosti příkazce vypracovat zápočtový list délky odborné praxe pro potřeby stanovení platového stupně zaměstnance
• vystavit výstupní zápočtový list zaměstnancům, kteří ukončí u příkazce pracovní poměr
e) Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje dle této smlouvy pouze a výlučně po dobu této smlouvy v souladu s čl.II bodu 6 této smlouvy.
f) Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem stanoveném
v předmětu této smlouvy čl.I.
g) Zpracovatel je povinen se při zpracování osobních údajů řídit výslovnými pokyny správce, budou-li mu takové uděleny, ať již ústní či písemnou formou. Za písemnou formu se považuje i elektronická komunikace, včetně emailu.
h) Zpracovatel je povinen zajistit, že osoby, jimiž bude provádět plnění dle této smlouvy, se zavážou k mlčenlivosti ohledně veškeré činnosti související s touto smlouvou, zejména pak k mlčenlivosti ve vztahu ke všem osobním údajům, ke kterým budou mít přístup, nebo s kterými přijdou do kontaktu.
i) Zpracovatel je povinen, ve smyslu čl. 32 Nařízení přijmout, s ohledem na stav techniky, náklady na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, zejména pak osobní údaje zabezpečit vůči náhodnému či nezákonnému
zničení, ztrátě, změně, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jinému způsobu zpracování v rozporu s Nařízením.
j) Zpracovatel je povinen písemně seznámit Správce s jakýmkoliv podezřením na porušení nebo skutečným porušením bezpečnosti zpracování osobních údajů podle ustanovení této smlouvy, např.: jakoukoliv odchylkou od udělených pokynů, odchylkou od sjednaného přístupu pro Správce, plánovaným zveřejněním, upgradem, testy apod., kterými může dojít k úpravě nebo změně zabezpečení nebo zpracování osobních údajů, jakýmkoliv podezřením z porušení důvěrnosti, jakýmkoliv podezřením z náhodného či nezákonného zničení, ztráty, změny, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jiného způsobu zpracování osobních údajů v rozporu s Nařízením. Správce bude neprodleně seznámen s jakýmkoliv podstatným porušením těchto ustanovení o zpracování dat.
k) Zpracovatel není oprávněn, ve smyslu čl. 28 Nařízení, zapojit do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele ( zákaz řetězení zpracovatelů ), bez předchozího schválení a písemného souhlasu Správce.
l) Zpracovatel je povinen a zavazuje se k veškeré součinnosti se správcem, o kterou bude požádán v souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo která mu přímo vyplývá z Nařízení. Zpracovatel je povinen na vyžádání zpřístupnit správci svá písemná technická a organizační bezpečnostní opatření a umožnit mu případnou kontrolu dodržování předložených technických a organizačních bezpečnostních opatření.
m) Po skončení účinnosti této smlouvy nebo v případě předčasného ukončení dle čl. VI, bodu 2, této smlouvy, je zpracovatel povinen všechny osobní údaje, které má v držení vymazat, a pokud je dosud nepředal správci, předat je správci a dále vymazat všechny existující kopie.
Povinnost uvedená v tomto článku neplatí, stanoví-li právní předpis EU, případně vnitrostátní právní předpisy zpracovateli osobní údaje ukládat i po skončení této smlouvy.
n) Smluvní strany se zavazují, že budou předávat veškeré podklady ke zpracování i zpracovanou mzdovou agendu v elektronické podobě, chráněné bezpečnostním heslem, na kterém se dohodnou. Podklady je možné předávat i osobně.
Čl. II
Povinnosti příkazníka
1. Příkazník je povinen se řídit při provádění sjednané činnosti pro příkazce jednak platnými obecně závaznými právními předpisy, zejména mzdovými, daňovými, na ochranu osobních údajů a účetními, jednak vnitřními předpisy příkazce (např. kolektivní smlouvou).
2. Příkazník odpovídá za správnost všech výpočtů učiněných pro příkazce ve smyslu této
smlouvy a je povinen upozornit příkazce na případné nedostatky nebo nesprávnosti v
předávaných dokladech, které jsou v rozporu s obecně závaznými právními a vnitřními předpisy příkazce. Zjistí-li příkazník, že příkazce porušuje povinnosti stanovené zákonem o ochraně osobních údajů je povinen jej na to neprodleně upozornit a může ukončit zpracování mzdové agendy.
3. Příkazník odpovídá za včasné vyhotovení všech dokladů, které se zavázal zpracovat podle čl. I této smlouvy a měsíční zpracování ukončí vždy v termínu do 8 pracovních dnů následujícího měsíce.
4. Příkazník se zavazuje zachovat mlčenlivost o skutečnostech souvisejících se zpracovávanou mzdovou agendou pro příkazce.
5. Příkazník může shromažďovat osobní údaje o zaměstnancích příkazce odpovídající pouze Čl. I. této smlouvy.
6. Příkazník nemá archivační povinnost a bude uchovávat osobní údaje o zaměstnancích příkazce pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.
7. Příkazník se na požádání příkazce zúčastní kontrol prováděných oprávněnými orgány, zejména finančním nebo pracovním úřadem, zdravotní pojišťovnou a správou sociálního zabezpečení.
8. Příkazník se zavazuje, že spolu s fakturou předloží příkazci přehled, z kterého bude patrná fakturovaná cena podle čl. IV této smlouvy pro příslušný kalendářní měsíc.
Čl. III
Povinnosti příkazce
1. Příkazce se zavazuje předávat příkazníkovi v potřebné kvalitě a včas, nejpozději však do 2 pracovního dne následujícího měsíce smlouvy, doklady nezbytné pro měsíční výpočet platů, náhrad mezd a dávek v nemoci, popřípadě jiných nároků zaměstnanců vyplývajících z pracovního poměru k příkazci.
2. Za správnost a úplnost poskytovaných podkladů odpovídá příkazce.
3. Příkazce oznámí příkazníkovi včas veškeré změny týkající se personální a mzdové agendy, zejména změny kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu, pracovních smluv, nástupy a odchody zaměstnanců apod.
4. Příkazce plně odpovídá za splnění všech svých oznamovacích a registračních povinností včetně statistických hlášení, která nejsou na základě této smlouvy svěřena příkazníkovi.
5. Příkazce zajistí veškeré povinné úhrady ve stanovených lhůtách vůči příslušným orgánům (finanční úřad, zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení apod.).
6. Příkazce zabezpečí archivaci podkladů a dokladů předaných příkazníkem pro potřeby kontrolních orgánů po dobu stanovenou právními předpisy.
7. Příkazce předloží příkazníkovi nejpozději do 20. ledna každého kalendářního roku závazný kalendář výplatních termínů pro příslušný kalendářní rok.
Čl. IV
Sjednaná odměna
1. Příkazce pověřuje příkazníka výkonem činností uvedenými v čl. I této smlouvy a zavazuje se zaplatit za tyto služby cenu, která se sjednává po vzájemné dohodě takto:
za měsíční zpracování mzdové a personální agendy :
a) 145 Kč za zpracování platu u zaměstnanců v pracovním poměru, pracujících na pracovní smlouvu
b) 80 Kč za zpracování dohody u zaměstnanců činných na základě dohod mimo pracovní poměr
c) 70 Kč za zavedení zaměstnance do databázového projektu PaM VEMA
d) 85 Kč za vypracování zápočtového listu délky odborné praxe
e) 60 Kč za zpracování ročního zúčtování daně z příjmu fyzických osob pro jednoho zaměstnance
f) 30 Kč za zajištění všech úkonů v elektronické podobě prostřednictvím portálu veřejné správy, souvisejících s předkládáním evidenčních listů důchodového pojištění za každého zaměstnance, za zajištění všech úkonů souvisejících s předkládáním oznámení o nástupu do zaměstnání ( skončení zaměstnání ) za každého zaměstnance, za zajištění odeslání přílohy k žádosti o dávku za každého zaměstnance
g) 260 Kč za hodinu mimořádných prací na základě požadavku příkazce. Počet hodin musí být vždy odsouhlasen příkazcem
2. Ke sjednaným cenám bude připočteno DPH v zákonné výši.
3. Sjednanou cenu uhradí příkazce příkazníkovi na základě jím vystavených faktur nejpozději do data splatnosti uvedeného na faktuře.
4. V případě pozdní úhrady má příkazník právo účtovat smluvní penále ve výši 0,5 % z dlužné částky za každý den prodlení.
5. Sjednané odměny lze měnit pouze na základě oboustranné písemné dohody od kalendářního měsíce následujícího po měsíci, kdy k dohodě došlo a to pouze formou dodatku k této smlouvě.
Čl. V
Odpovědnost za vzniklé škody
1. V případě pozdějšího doručení podkladů k měsíčnímu zpracování si příkazník vyhrazuje
právo jejich pozdějšího zpracování.
2. Dojde-li k doměření úhrad a případné penalizaci příslušnými orgány, zejména finančním úřadem, zdravotními pojišťovnami, správou sociálního zabezpečení v důsledku nedostatků způsobených příkazníkem porušením povinností uvedených v čl. II této smlouvy, zejména chybným výpočtem, je příkazník povinen uhradit příkazci takto vzniklou škodu.
3. Pokud se na vzniku škody podílel též příkazce porušením povinnosti uvedených v čl. III této smlouvy, zejména předáním nesprávných nebo neúplných dokladů, hradí příkazník
jen přiměřenou část škody, odpovídající míře jeho zavinění. Zaviní-li škodu v tomto smyslu výhradně příkazce, příkazník ji nehradí.
Čl. VI
Další ujednání
1. První zpracování mezd bude provedeno dle této smlouvy za měsíc leden 2022.
2. Smlouvu lze vypovědět s 3 měsíční výpovědní lhůtou, a to písemně. Lhůta počíná běžet
od 1. dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.
Čl. VII
Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou do 31. prosince 2022 a vstupuje v platnost
dnem podepsání smluvními stranami.
2. Změna ustanovení nebo rozšíření znění této smlouvy je možné pouze písemnou formou a se souhlasem smluvních stran.
3. Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno obdrží příkazce a jedno
příkazník.
4. Smluvní strany stvrzují svým podpisem, že smlouvu přečetly a souhlasí s jejím obsahem.
5. Příkazník souhlasí se zveřejněním (včetně zpracování) této smlouvy a všech údajů uvedených v této smlouvě a jejich případných přílohách na webových stránkách příkazce, v informačních a organizačních systémech příkazce, v registru smluv a dalších systémech/registrech dle platných právních předpisů.
Ve Valašském Meziříčí, dne 31. prosince 2021
………………………………………….... ………………………………………………