YHTEISTYÖSOPIMUS

YHTEISTYÖSOPIMUS

1. Sopimusosapuolet

SUOMEN HIIHTOLIITTO RY

Xxxxxxxxx 00

00380 Helsinki

Y-tunnus: 0114312-6 Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxxxx

(jäljempänä ”Hiihtoliitto”)

ja

NORDIC SKI FINLAND OY

Xxxxxxxxx 00

00380 Helsinki

Y-tunnus: 0186353-7 Yhteyshenkilö: Xxxx-Xxxxx Xxxxxx

(jäljempänä ”NSF”)

ja

HELSINGIN KAUPUNKI

Fredriksberg,

A-talo, Konepajankuja 1,

00510 Helsinki

Y-tunnus: 0201256-6 Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxx

(jäljempänä ”Kaupunki”)

Hiihtoliitto, NSF ja Kaupunki jäljempänä yhdessä ”Sopimusosapuolet”.

Vastuuhenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja antaa sopijaosapuolille tietoja sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Vastuuhenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti vastuuhenkilön vaihtumisesta toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle.

Helsinki Ski Weeks - tapahtumakokonaisuuden vastuullinen järjestäjä on Nordic Ski Finland Oy, joka on Suomen Hiihtoliitto ry:n 100% omistama kaupallinen yhtiö. NSF vastaa Hiihtoliiton tuotteiden ja palveluiden myynnin ja markkinoinnin sekä kumppaniyhteistyön toteuttamisesta. NSF toimii tapahtuman vastuullisena järjestäjänä ja koostaa ympärilleen tarvittavan toimijaverkoston sekä niiden välille tarvittavat sopimukset.

NSF:n vastuulla on tapahtuman toteutukseen liittyvän hiihtoladun rakentaminen Olympiastadionille sekä sen ympäristöön, hiihtolatuun tarvittavan lumetuksen toteutus ja ylläpito sekä kohdassa 3.1. määriteltyjen tapahtumien tuottamisesta ja kustannuksista kokonaisuudessaan sisältäen mm. järjestyksenvalvonnan, vartioinnin sekä tarvittavat liikennejärjestelyt.

NSF omistaa kaikki Helsinki Ski Weeks- tapahtumakokonaisuuteen liittyvät oikeudet ja hallinnoi itse tapahtumaa ja kaikkia siihen liittyviä toimintoja koko tapahtuman keston ajan, 29.1.-28.2.2022.

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Tämä sopimus koskee Helsingin Olympiastadionilla 29.1. – 28.2. 2022 järjestettävää uutta HELSINKI SKI WEEKS -hiihtotapahtumakokonaisuutta (jäljempänä ”Helsinki Ski Weeks”) ja tässä sopimuksessa määriteltyjä Helsinki Ski Weeksiin liittyviä tapahtumia.

Sopimuksen tarkoituksena on sopia yhteistyöstä Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuutta koskien ja siihen liittyvistä vastuista ja velvoitteista Kaupungin, Hiihtoliiton ja NSF:n kesken sekä mahdollistaa Helsinki Ski Weeksin mahdollisimman laadukas ja kokonaisvaltainen toteutus. Tavoitteena on luoda Helsinki Ski Weeksistä vuosittain Olympiastadionilla järjestettävä tapahtumakokonaisuus kohdan 3 ja liitteen mukaisesti ja mahdollistaa kaupunkilaisille hiihtomahdollisuus historiallisessa ympäristössä.

Yhteistyön tavoitteena on kasvattaa Helsingin positiivista tunnettuutta ja vahvistaa brändiä niin kotimaassa kuin ulkomailla sekä luoda näkyviä malleja kaiken ikäisille ja erityisesti nuorille liikuntaharrastuksen aloittamiseksi sekä osallisuuden lisäämiseksi. Helsingin kaupungin kaupunkistrategian mukaisesti Helsinki on kansainvälinen, elävä ja kiehtova tapahtumien Helsinki. Helsinki on monipuolinen ja kansainvälisesti vetovoimainen kulttuuri-, urheilu- ja tapahtumakaupunki. Lisäksi Helsinki panostaa matkailun edistämiseen.

Kansainväliset tutkimukset osoittavat, että suurtapahtumat tuovat paikkakunnille näkyvyyttä, vetovoimaa ja matkailutuloja sekä vilkastuttavat elinkeinoelämää. Tutkimukset osoittavat, että tapahtumilla on vaikutusta urheilun harrastamisen määrän kasvuun.

Hiihtoviikot -konseptin avulla luodaan kaikille helsinkiläisille useaksi viikoksi uniikit talviliikunta- olosuhteet sekä elämyksellinen mahdollisuus päästä hiihtämään uudistuneelle Olympiastadionille.

Sopimusosapuolet saavat tässä sopimuksessa määritellyt sopimusoikeudet ja –vastineet.

2.1. Sopimusasiakirjat ja niiden etusijajärjestys

Sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja sen liitteestä. Sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraava liite1: Tapahtumien kuvaus ja tavoitteet

Yllämainitut sopimusasiakirjat ja niiden sisältämät ehdot täydentävät toisiaan.

Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan kysymyksessä olevan seikan osalta ensisijaisesti tätä sopimusasiakirjaa ja sen jälkeen sopimuksen liitteitä numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.

2.2. Sopimuksen voimassaolo

Tämän sopimuksen voimassaolo alkaa sopimuksen allekirjoitushetkellä ja on voimassa 31.3.2022 saakka. Sopimus päättyy 31.3.2022 ilman erillistä irtisanomista.

Sopimusmääräykset, jotka on tarkoitettu sovellettaviksi myös sopimuksen päättymisen jälkeen, pysyvät voimassa sopimussuhteen lakkaamisesta huolimatta.

Sopimus kattaa vuoden 2022 Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuuden. Sopimusosapuolet sitoutuvat kuitenkin tavoittelemaan monivuotista yhteistyötä, jolla mahdollistetaan Helsinki Ski Weeksin vuosittainen järjestäminen ja tapahtumakokonaisuuden jatkuva kehittäminen.

Sopimusosapuolet sitoutuvat käymään vuoden 2022 aikana tarvittavat neuvottelut jatkoyhteistyön sopimisesta vuodelle 2023 ja allekirjoittamaan mahdollinen jatkoyhteistyösopimus viimeistään 30.6.2022 mennessä.

3. Sopimuksen kohde

3.1. Tapahtuman kuvaus

Helsinki Ski Weeks on Suomen Hiihtoliitto ry:n ja sen omistaman yhtiön Nordic Ski Finland Oy:n järjestämä uusi hiihtotapahtumakokonaisuus Helsingin Olympiastadionilla.

Ensimmäinen Helsinki Ski Weeks järjestetään talvella 2022. Helsinki Ski Weeksistä pyritään luomaan monivuotinen tapahtumakokonaisuus, joka järjestetään vuosittain aina tammi-helmikuun välisenä aikana.

Helsinki Ski Weeks koostuu useista erilaisista hiihtourheiluun liittyvästä tapahtumasta kansainväliseen huippu-urheiluun, lasten ja nuorten liikkumiseen sekä aikuisten hiihdon harrastamiseen liittyen.

Helsinki Ski Weeksin ajaksi Olympiastadionille ja sen ympäristöön rakennetaan n.1 km pituinen hiihtolatu pääosin keinolumesta. Hiihtolatu on auki kaikille kansalaisille ja sen käyttö Helsinki Ski Weeksin maksullisten tapahtumien ulkopuolella on veloituksetonta.

Helsinki Ski Weeksin ajankohta vuonna 2022 on 29.1.-28.2.

Sopimukseen kuuluvat Helsinki Ski Weeksin päätapahtumat:

- Helsinki Ski Weeks - Kansallinen Hiihtopäivä, 29.1 tai 30.1.2022

- Helsinki Ski Weeks - Hiihtoviikot, 1.-28.2.2022

- Helsinki Ski Weeks – Olympialaisten hiihtokisojen kisakatsomo, viikoilla 6 ja 7 2022

- Helsinki Ski Weeks – Stadion Sprint, kansainvälinen kutsukilpailu 24.2.2022

- Helsinki Ski Weeks – Stadion Sprint, lasten ja nuorten kilpailu 28.2.2022

3.2. Sopimusosapuolten yleiset velvoitteet

Sopimusosapuolet noudattavat toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopimusosapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan toimillaan myötävaikuttamaan myös toiselle sopijapuolelle kuuluvien tehtävien toteutukseen. Tämä ei kuitenkaan muuta sopimuksessa määriteltyjä sopijapuolten velvoitteita.

Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että niiden vastuulla olevat tehtävät suoritetaan asiantuntevasti, huolellisesti ja ilman aiheetonta viivästystä.

Sopimusosapuolet tulee antaa toiselle sopijapuolelle oikea-aikaisesti riittävät tiedot tapahtuman toteuttamiseen vaikuttavista seikoista ja ilmoittaa niiden olennaisista muutoksista.

3.3. Tapahtuman järjestäminen ja kustannukset

NSF vastaa Tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä velvoitteista siltä osin kuin niitä ei ole määritelty tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteessä Kaupungin vastuulle.

3.4. Tapahtuman järjestäminen ja siihen liittyvät Sopimusosapuolten tavoitteet on kuvattu liitteessä 1 ”Tapahtuman kuvaus ja tavoitteet”.

3.5. Vakuutukset

NSF on vastuussa Tapahtumaan osallistuvien turvallisuudesta. NSF on velvollinen ottamaan Tapahtuman järjestämistä koskevan ja siihen liittyviin riskeihin nähden riittävän vastuuvakuutuksen.

3.6. Luvat ja suostumukset

NSF vastaa Tapahtuman järjestämiseen liittyvien lupien, ilmoitusten ja suostumusten hankkimisesta ja kustannuksista.

3.7. Tapahtumatutkimus ja loppuraportti

Hiihtoliitto/NSF toteuttaa tapahtumatutkimuksen sisältäen vaikuttavuustutkimuksen. Kaupungilla on mahdollisuus vaikuttaa tutkimuksen kysymyksiin. Yhteistyökumppani toimittaa tapahtumatutkimusta koskevan selvityksen ja tutkimusaineiston Kaupungille tutkimuksen valmistuttua.

Hiihtoliitto/NSF toimittaa Tapahtuman loppuraportin sisältäen talousraportin Kaupungille kahden kuukauden kuluessa Tapahtuman päättymisestä.

4. Kaupungin sopimusoikeudet ja -vastineet

4.1. Status

Kaupunki on Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuuden sekä edellä mainittujen erillistapahtumien pääyhteistyökumppani ja yksi merkittävimmistä tapahtuman kumppaneista. Kaupungilla on oikeus käyttää tätä statusta omassa markkinoinnissa ja viestinnässään.

4.2. Helsinki Ski Weeksin brändimateriaalin käyttöoikeudet

Kaupunki saa oikeuden käyttää Helsinki Ski Weeksin nimeä, brändiä, logoa, erillistapahtumien nimiä, tunnuksia sekä NSF:n Kaupungille toimittamaa kuva- ja viestintämateriaalia Helsingin kaupungin omassa kansainvälisessä ja kotimaisessa markkinoinnissa ja viestinnässä ilman erillistä korvausta.

4.3. Näkyvyys Helsinki Ski Weeks-logossa

Kaupungin nimi integroidaan Helsinki Ski Weeks -logoon Helsinki -tekstinä. NSF vastaa logon suunnittelusta. Helsinki Ski Weeks -logoa ja Helsinki Ski Weeks -nimeä käytetään Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuuden ja erillistapahtumien markkinointiviestinnässä.

4.4. Näkyvyys ja kaupungin brändin vahvistaminen Helsinki Ski Weeksin markkinointiviestinnässä

Kaupunki saa näkyvyyttä Helsinki Ski Weeks -logossa sekä myös erikseen kaupungin kehystunnuksella pääyhteistyökumppanina kaikessa Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuuden ja sen erillistapahtumien markkinoinnissa ja viestinnässä:

- Tapahtuman internet-sivuilla (näkyvyys sekä sisältöyhteistyö)

- Mediatilaisuuksien taustaseinissä

- Mainonnassa

- PR -materiaaleissa

- Muissa Helsinki Ski Weeksin markkinointiviestintämateriaaleissa

4.5. TV-näkyvyys Helsinki Ski Weeks Stadion Sprint -tapahtumassa

Kaupunki saa seuraavat mainoselementit TV-näkyvyysalueella:

- Mainospaikka kaikkien kilpailunumeroiden alaosissa (kisan nimessä tai Helsinki - kehystunnuksena) FIS:n kilpailunumeroita koskevien mainossääntöjen mukaisesti

- Helsinki - kehystunnus kaikissa lähtö- ja maaliporteissa

- Laitamainontaa Stadionin rata-alueella (digitaalisessa mainospinnassa 50 x 5-10 sek)

- Laitamainontaa Stadionin ulkopuolisella rata-alueella minimissään 10 m

- Yksi (1) mainosinstallaatio Stadionalueella tai Stadionin ulkopolisella rata-alueella (puhallettava mainoskaari tai vastaava mainoselementti)

- Näkyvyys TV-haastatteluseinässä Helsinki Ski Weeks-nimessä ja Helsinki-kehystunnuksella

4.6. Muu Kaupungin näkyvyys Helsinki Ski Weeks Stadion Sprint -tapahtumassa:

- Videotaulumainontaa vähintään 2 x 30 sek. tapahtumaillan aikana sekä muu näkyvyys videotaululla (Helsinki –kehystunnus esillä)

- Näkyvyys Stadionin alueella olevissa Helsinki Ski Weeks – tapahtumaseinissä

- Markkinointimateriaaleissa ja muissa mahdollisissa Helsinki Ski Weeksiin liittyvissä materiaaleissa Helsinki Ski Weeks -logossa ja erikseen Helsinki kehystunnuksella.

4.7. Promootio-oikeudet

Kaupungilla on oikeus esittely- ja promootiopisteisiin sekä promootiotoimenpiteisiin Stadionin alueella vastaten niiden rakentamisesta ja purkamisesta sekä kaikista omaan toimintaan liittyvistä kustannuksista, sekä pisteen käytöstä aiheutuvasta sähkönkulutuksesta ja mahdollisesti NSF:ta rai Stadion-säätiötä tilattavista muista teknisistä palveluista. Jätehuollosta ja sen kustannuksista vastaa NSF ellei kaupungin promootiopisteen ja promootioiden toiminta aiheuta normaaliksi katsotusta tapahtumatoiminnasta poikkeavaa jätteiden määrää, jolloin niiden poistamisesta ja hävittämisestä vastaa kaupunki. NSF määrittelee näiden esittelypisteiden ja promootiotoimenpiteiden paikat, koot ja määrät. Kaupungin tulee hyväksyttää suunnitelmat NSF:lla etukäteen.

4.8. Pääsyliput ja VIP-liput Helsinki Ski Weeks Stadion Sprint –tapahtumaan

- Pääsylippuja Stadion Etkot-tilaisuuteen (edellinen päivä) 20 kpl

- Pääsylippuja A- katsomoon 30 kpl Stadion Sprint -tapahtumaan

- Pääsylippuja kaarrekatsomoon Kaupungin omaan katsomo-osaan henkilöstön ja sidosryhmien käyttöön max. 2000 kpl (tarvittava määrä sovitaan erikseen Sopimusosapuolten kesken). Katsomo-osa voidaan brändätä Kaupungin katsomoksi, kustannuksista vastaa Kaupunki.

- Pääsylippuja kutsukilpailun palkintojenjako- ja iltagaalaan 20 kpl

- Etuosto-oikeus ostaa hospitality -paketteja Helsinki Ski Week Stadion Sprint VIP-tilaan

4.9. Oma VIP-aitio

Kaupungilla on oikeus yhteen (1) omaan VIP-aitioon (kapasiteetti n. 20-25 henkeä) A-katsomon takana Helsinki Ski Weeks Stadion Sprint -tapahtumaan. Kaupungilla on haluttaessaan oikeus sisustaa ja somistaa VIP-aitio omalla kustannuksellaan. Kaupunki tilaa ruoka- ja juomatarjoilut erikseen NSF:lta Helsinki Ski Weeksin VIP-tarjoilulistalta.

4.10. Näkyvyys Helsinki Ski Weeks -tapahtumakokonaisuuden muissa tapahtumissa (Kansallinen Hiihtopäivä, Stadion Sprint Junior ja Hiihtoviikot):

- Laitamainontaa Stadionin rata-alueella ilman erillisiä kustannuksia

- Laitamainontaa Stadionin ulkopuolisella rata-alueella

- Mainosinstallaatio Stadionalueella (puhallettava mainoskaari tai vastaava mainoselementti)

- Näkyvyys Stadionalueella olevassa kuvaus- / sponsoriseinässä ilman erillisiä kustannuksia

- Videotaulumainontaa myöhemmin tarkennettavalla tavalla ja määrällä ilman erillisiä kustannuksia

- Näkyvyys Stadionin alueella olevissa Helsinki Ski Weeks - tapahtumaseinissä, markkinointimateriaaleissa ja muissa mahdollisissa Helsinki Ski Weeksiin liittyvissä materiaaleissa ilman erillisiä kustannuksia

4.11. Oma päivä Olympiastadionilla

Kaupunki saa oikeuden pitää oman tapahtumapäivän Olympiastadionilla ensimmäisellä tapahtumaviikolla. Tapahtuman kesto on maksimissaan 4 tuntia. NSF konsultoi Kaupunkia oman tapahtumapäivän suunnittelussa ja sen tuottamisessa. NSF voi kaupungin niin halutessa suunnitella tapahtumapäivän käytännön toteutuksen, järjestää tapatumanpäivään hiihtokoulun vetäjät, hiihtovälineiden vuokrauksen ja tuottaa muita mahdollisia kaupungin tarvitsemia palveluja tapahtumapäivän toteutukseen Sopimusosapuolten erikseen sovittavalla hinnoittelulla. Kaupunki vastaa tapahtuman toteutukseen liittyvistä kustannuksista.

4.12. Helsinki Ski Weeksin Kumppanipäivä

Kaupunki saa oikeuden osallistua Helsinki Ski Weeksin Kumppanipäivään Olympiastadionilla ensimmäisellä tapahtumaviikolla. Kumppanipäivän alustava päivämäärä on 2.2.2022 iltapäivällä tai erikseen yhteisesti sovittavana päivänä. Kumppanipäivän tarkempi ohjelma ja sisältö määritellään yhteisesti. Osallistujien määrä vahvistetaan myöhemmin.

4.13. Kumppanien verkostoitumistilaisuudet

Kaupungin edustajat saavat kutsut kaikkiin NSF:n järjestämiin Helsinki Ski Weeksin kumppani- ja verkostoitumistilaisuuksiin sekä puheenvuorot tilaisuuksiin. Kaupunki saa oikeuden isännöidä yhtä kumppanitilaisuutta vastaten tällöin tilaisuuden kustannuksista, kuten tilavuokrista ja tarjoiluista.

5. Toiminnallinen yhteistyö

Sopimusosapuolet sitoutuvat tekemään keskenään aktiivista toiminnallista yhteistyötä Helsinki Ski Weeksin onnistuneiden järjestelyiden mahdollistamiseksi ja tukemaan kunkin Sopimusosapuolen tavoitteiden toteuttamista. Tavoitteena on, että kaikki Sopimusosapuolet pystyvät hyödyntämään Helsinki Ski Weeksin tarjoamia mahdollisuuksia täysimittaisesti ja laadukkaasti.

5.1. Tapahtuman vastuullisuus

Kaupunki on sitoutunut kaikessa toiminnassaan vastuullisuuteen, ja myös tapahtumayhteistyössä vastuullisuus on keskiössä. Sopimusosapuolet varmistavat että tapahtuman suunnittelussa ja yhteistyötoimenpiteissä otetaan huomioon sosiaalinen, ekologinen ja taloudellinen vastuullisuus. NSF:n on tehtävä tapahtumalle ympäristösuunnitelma tai –järjestelmä.

5.2. Yhteiskuntavastuullinen työllistäminen

Tapahtumassa pyritään toteuttamaan yhteistyössä Helsingin kaupungin kanssa hanke työttömien ja/tai nuorten työllistämisestä. Tapahtuman yhteydessä mahdollisesti toteutettavan yhteiskuntavastuullisen työllistämisen laajuudesta sovitaan yhdessä. Tapahtuman järjestäjä määrittelee työkokeilun tehtävät ja tarvittavan osaamisen niihin. Helsingin kaupunki esittelee erilaiset työllistämiskeinot ja tukitoimet NSF:lle. Lisäksi kaupunki järjestää tapahtumaa edeltävän työkokeilun ja koulutuksen, joiden avulla luodaan valmiuksia tapahtuman työtehtäviin. Lopulliset päätökset rekrytoinneista tekee NSF.

6. Sopimuskorvaukset ja maksuaikataulu

Kaupunki suorittaa vastineena tämän sopimuksen oikeuksista NSF:lle rahakorvauksena 200.000 euroa Helsinki Ski Weeks 2021 -tapahtumakokonaisuudesta.

Sopimuskorvaus erääntyy maksettavaksi NSF:n laskuja vastaan seuraavasti:

- 40.000 euroa tapahtuman valmisteluja varten sekä toimitettua ympäristösuunnitelmaa vastaan, eräpäivä 15.1.2022

- 50.000 euroa tuotettuja tapahtumia ja tapahtumainfran ylläpitoa vastaan, eräpäivä 10.2.2022

- 70.000 euroa välillä tuotettuja tapahtumia ja tapahtumainfran ylläpitoa vastaan, eräpäivä

25.2.2022

- 40.000 euroa, eräpäivä 10.3.2022

Kaupunki maksaa osuutensa NSF:n lähettämää hyväksyttävää laskua vastaan. Maksuehtona 21 päivää netto. Laskuihin lisätään voimassa oleva arvolisävero.

Jos tapahtuma peruuntuu Hiihtoliitosta/NSF:stä tai ylivoimaisesta esteestä johtuvista syistä on kaupungilla oikeus periä takaisin jo maksetut erät ja jättää maksamatta loppuerät.

Rahakorvauksen lisäksi kaupunki antaa Hiihtoliitolle/NSF:lle Helsinki Ski Weeks- tapahtumakokonaisuuden järjestelyitä varten ilman erillistä korvausta:

o tarvittavat maa-alueet, niiltä osin kuin ne ovat kaupungin hallinnoimia, Olympiastadionin välittömästä läheisyydestä tapahtuman käyttöön. NSF vastaa alueen ennallistamisesta ja mahdollisista alueen tapahtumakäyttöön vaadittavista muutostöiden suunnittelusta, toteutuksesta, ennalleen palauttamisesta ja niistä syntyneistä kustannuksista. Suunnitelmat hyväksytetään kaupungilla.

o Kaupunki toteuttaa 125 Adshel-pinnan ulkomainoskampanjan erikseen sovittavalla viikolla ja 21 Downtown Digi –pinnan ulkomainoskampanjan erikseen sovittavilla viikoilla. NSF vastaa aineiston suunnittelusta. Aineisto hyväksytetään Kaupungin viestintäosastolla. Aineistossa on oltava mukana Helsingin kaupunki tunnus, mutta ei näkyvyyttä kolmansille osapuolille.

Hiihtoliitto/NSF vastaa sopimukseen toteutukseen liittyvien kohdassa 4.10 mainittujen Kaupungin mainoselementtien tuotannon koordinoinnista, mainosten asennuksista ja purkamisesta tapahtumissa. Kaupunki varaa oikeuden päättää kohdan 4.10 toteutettavat näkyvyyselementit saatuaan niitä koskevat tarjoukset. Hiihtoliitto/NSF hyväksyttää kaupungilla kaupungin

mainoselementteihin liittyvät tarjoukset. Hiihtoliitto/NSF laskuttaa kaupungilla hyväksytetyt mainoselementit kaupungilta tapahtuman jälkeen eräpäivällä 15.3.2022.

Kaupunki vastaa myös kaikista muista tähän sopimukseen liittyvistä omaan toimintaan ja sopimuksen hyödyntämiseen liittyvistä kustannuksista.

7. Muut ehdot

7.1. Immateriaalioikeudet

Kaupunki saa Hiihtoliiton/NSF:n itsensä tuottamiin tapahtumaa koskeviin valokuviin, videoihin ja muuhun tapahtuma-aineistoon pysyvän käyttöoikeuden kotimaisessa ja kansainvälisessä Kaupungin markkinoinnissa ilman lisäkustannuksia. Hiihtoliitto/NSF vastaavat vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa kyseiset oikeudet Kaupungille.

Muilta osin sopimusosapuolten välillä ei luovuteta immateriaalioikeuksia.

Sopimusosapuolet vastaavat siitä, ettei niiden tapahtuman järjestämisessä käyttämä tai toiselle sopimusosapuolten luovuttama aineisto sopimuksen mukaisesti käytettynä loukkaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.

7.2. Tietosuoja

Sopimusosapuolet eivät luovuta toisilleen henkilötietoja. Mikäli henkilötietojen luovutuksia tapahtuu, sovitaan niiden käsittelystä erikseen Kaupungin tietosuojaliitettä käyttäen.

Mikäli Tapahtuman järjestämisen yhteydessä Hiihtoliitto/NSF keräävät ja käsittelevät henkilötietoja, toimivat ne rekisterinpitäjinä ja noudattavat tietosuoja-asetusta sekä muuta voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

7.3. Sopimuksen muuttaminen

Kaikki muutokset ja lisäykset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja Sopimusosapuolten yhteisellä päätöksellä. Muutokset ja lisäykset tulevat Sopimusosapuolia sitovaksi, kun kumpikin Sopimusosapuoli on allekirjoituksellaan vahvistanut ne.

7.4. Sopimuksen siirtäminen

Sopimusosapuolilla ei ole oikeutta siirtää tämän sopimuksen oikeuksia ja velvoitteita kolmannelle osapuolelle ilman toisen Sopimusosapuolen kirjallista hyväksyntää.

7.5. Sopimuksen purkaminen

Molemmilla Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa tämä sopimus kokonaan tai osittain välittömin oikeusvaikutuksin, mikäli toinen Sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo tai laiminlyö tästä sopimuksesta johtuvia velvollisuuksiaan eikä korjaa rikkomustaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa toisen Sopimusosapuolen huomautettua kirjallisesti asiasta.

7.6. Tapahtuman siirtäminen tai muuttaminen

Mikäli Helsinki Ski Weeksiä ei voida järjestää vuonna 2022 viranomaisista tai muusta ylivoimaisesta esteestä johtuvasta syystä, NSF:llä on oikeus siirtää Helsinki Ski Weeks 2022 tapahtumakokonaisuus vuodelle 2023. Tällöin jo maksetut erät peritään takaisin ja maksamattomia eriä ei laskuteta kaupungilta. Kaupungin velvoitteet eivät miltään osin siirry suoraan vuoden 2023

tapahtumatoteutukseen. Kaupungin kustannukset kohdistuvat kuluvuoteen. Tämän sopimuksen mukaisesti kaupungin päätös vuodesta 2023 tehdään vuoden 2022 aikana.

Mikäli Helsinki Ski Weeksin kesto lyhenee oleellisesti kohdassa 3. määritellystä ajasta 31.1.- 28.2.2022 sopimusosapuolista riippumattomista tai muusta ylivoimaisesta esteestä johtuen, ja tämän johdosta osa sopimukseen sisältyvistä tapahtumista ja toiminnoista (kohta 3.) jää joko osittain tai kokonaan toteuttamatta, palautetaan Kaupungin maksamista eristä suhteellisesti se mistä ei ole vastiketta saatu.

7.7. Ylivoimainen este

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopimusosapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopimusosapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko, epidemia tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopimusosapuolista riippumaton syy.

Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan kaikki koronavirus Covid-19 liittyvät viranomaismääräykset.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopimusosapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopimusosapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopimusosapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta sopimukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta tai jos Tapahtuman järjestäminen ei ole ylivoimaisen esteen vuoksi enää mahdollista.

7.8. Vahingonkorvausvelvollisuus

Sopimusosapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopimusosapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta.

Sopimusosapuolet eivät vastaa välillisistä vahingoista. Tätä rajoitusta ei sovelleta, jos toinen sopimusosapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopimusosapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.

Sopimusosapuolet vastaavat kolmannelle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta siinä suhteessa kuin vahingon voidaan katsoa aiheutuneen kunkin sopimusosapuolen toiminnasta tai laiminlyönnistä, eikä kyseiseen vastuuseen sovelleta tässä sopimusasiakirjassa tai sen liitteissä todettuja vastuunrajoituksia.

7.9. Salassapito ja luottamuksellisuus

Sopimusosapuolet huolehtivat kukin omalta osaltaan, että hanketta toteutettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä sekä viranomaisten antamia määräyksiä.

Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot sikäli, kuin ne ovat lain perusteella salassa pidettäviä tai toinen osapuoli on ne merkinnyt salassapidettäväksi, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Sopimusosapuoli vastaa siitä, että sen käyttämä alihankkija noudattaa näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.

Tämän kohdan mukaiset määräykset ovat voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

7.10. Sovellettava laki ja riitojen ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Sopimusosapuolet sitoutuvat ratkaisemaan tähän sopimukseen liittyvät erimielisyydet aina ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli Sopimusosapuolet eivät pääse sovintoratkaisuun, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

7.11. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tätä sopimusta on laadittu kolme (3) samasanaista kappaletta, yksi kullekin Sopimusosapuolelle.

Paikka: Paikka:

Aika: Aika:

NORDIC SKI FINLAND OY SUOMEN HIIHTOLIITTO RY

Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Toimitusjohtaja Puheenjohtaja

Paikka:

Aika:

HELSINGIN KAUPUNKI

Xxxxx Xxxxxx Toimialajohtaja

Kulttuurin ja vapaa-ajantoimiala

SOPIMUSLIITE 1

Tapahtumien kuvaus ja tavoitteet

Helsinki Ski Weeks

Helsinki Ski Weeks on uusi tammi-helmikuussa 2022 ensimmäisen kerran Helsingin Olympiastadionilla järjestettävä hiihtourheilun ja -liikunnan suurtapahtuma. Helsinki Ski Weeks yhdistää huippu-urheilun ja liikunnan harrastamisen uudella tavalla.

Helsinki Ski Weeks tuo samalla sekä maailman parhaat sprinttihiihtäjät kilpailemaan uusitulle Olympiastadionille kansainväliseen televisioitavaan urheilu- ja viihdetapahtumaan että myös antaa jokaiselle hiihdosta kiinnostuneelle mahdollisuuden nauttia hiihtämisestä Helsingin keskustassa.

Helsingin Olympiastadionista rakennetaan kuukauden ajaksi kansalaisten ainutlaatuinen lähiliikuntapaikka.

Helsinki Ski Weeksin Hiihtoviikkojen aikana kansalaiset pääsevät yksittäisiä tapahtumia ja ajankohtia lukuun ottamatta hiihtämään vapaasti Olympiastadionin hiihtoladulla. Ensimmäinen kaikille vapaa Hiihtopäivä on Kansallinen Hiihtopäivä 29.1 tai 30.1.2022.

Suurimmalta osin Hiihtoviikkojen erillistapahtumien aikana hiihtäminen Olympiastadionilla on myös mahdollista ja kuuluu oleellisena osana tapahtumien sisältöä. Hiihtäminen on maksutonta, poikkeuksena mahdolliset yksittäiset maksulliset tilaisuudet. NSF pidättää oikeuden päättää mahdollisista Hiihtoviikkojen aikana järjestettävistä maksullisista yleisötapahtumista.

Helsinki Ski Weeksin tavoitteena on nousta hiihtourheilun ja -liikunnan lippulaivatapahtumaksi sekä Suomessa että tulevaisuudessa myös kansainvälisesti.

Helsinki Ski Weeksin tavoitteena on vähintään 100.000 kävijää vuoden 2022 tapahtuma- kokonaisuuden aikana eri tapahtumien osallistujina sekä hiihtäjinä.

Päätapahtumat

Stadion Sprint, to 24.2.2022

Stadion Sprint on maailmancup-tasoinen kansainvälinen sprinttihiihdon kutsukilpailu, joka järjestetään Olympiastadionilla iltatapahtumana.

Kilpailuun kutsutaan maailman ja Suomen parhaat sprinttihiihtäjät. Miesten ja naisten sarjassa on kummassakin 30 osallistujaa, yhteensä 60. Lisäksi ei-kutsuttaville Suomen maajoukkuehiihtäjille sekä kansallisen tason suomalaisille järjestetään erillinen karsintakilpailu 1 - 2 tuntia ennen varsinaista erävaihetta. Kutsukilpailu käydään virallisten FIS:n sääntöjen mukaan. Alkuerävaiheesta pääsee välieriin 30 urheilijasta 12 parasta ja välierästä finaaleihin 6 parasta.

Stadion Sprint- tapahtuma tulee olemaan urheilu- ja viihdetapahtuma, jossa yhdistetään huippu- urheilun ja viihdetapahtuman elementtejä keskenään ja luodaan katsojille ainutkertainen tapahtumaelämys sekä paikan päällä että televisio- ja suoratoistolähetysten kautta.

Stadion Sprint televisioidaan Suomessa suorana lähetyksenä YLE:n kanavilla. Alustava lähetysaika on noin klo 19 - 22.

Stadion Sprint -tapahtuman tavoitteena on nousta lähitulevaisuudessa viralliseksi FIS:n maailmancup-kisaksi, joka järjestetään aina lähellä Lahden maailmancupia, Salpausselän kisoja.

Kansallinen Hiihtopäivä, la 29.1.2022 tai su 30.1.2022

Suomen Hiihtoliitto lanseeraa Helsinki Ski Weeks 2021 yhteydessä jatkossa vuosittain järjestettävän Kansallisen Hiihtopäivän.

Olympiastadionilla järjestettävän päätapahtuman lisäksi Kansallinen Hiihtopäivä jalkautetaan ympäri Suomen. Kansallisesta Hiihtopäivästä tehdään valtakunnallinen liikuntatempaus yhteistyössä Suomen Hiihtoliiton, Hiihtoliiton jäsenseurojen, Helsinki Ski Weeks-organisaation, mediakumppani YLE:n sekä muiden yhteistyökumppanien kanssa.

Kansallisen Hiihtopäivän tavoitteena on saada koko Suomi liikkumaan suksilla kyseisenä päivänä. Tapahtuman tavoitteena on innostaa kaikenikäisiä ihmisiä kokeilemaan hiihtämistä ja kokemaan positiivisia elämyksiä hiihtoliikunnan parissa.

Stadion Sprint Juniors, su 28.2.2022

Stadion Sprint Juniors on lapsille ja nuorille järjestettävä uusi kansallinen hiihtokarnevaalitapahtuma Olympiastadionilla. Tapahtuma on suunnattu alle 18-vuotiaille hiihtäjille ja heidän perheilleen.

Stadion Sprint Juniorsin tavoitteena on muodostua jatkossa suomalaisten hiihtoperheiden yhteiseksi ns. Get Together- tapahtumaksi, jossa yhdistyy sekä kilpailutoiminta että muu karnevaalityyppinen toiminta innostavan harrastustoiminnan parissa upeissa puitteissa Helsingin Olympiastadionilla.

Tapahtuma on Suomen Hiihtoliiton virallinen kilpailutapahtuma. Kilpailujen järjestelyistä vastaavat pääkaupunkiseudun hiihtoseurat yhteistyössä Suomen Hiihtoliiton kanssa.

Tavoite on saada mukaan useita satoja juniorihiihtäjiä eri puolelta Suomea.

Hiihtoviikot, 1.-28.2.2022

Helsinki Ski Weeksin ensimmäisen viikon jälkeen Olympiastadion aukeaa koko kansan hiihtoareenaksi. Hiihtoviikkojen aikana hiihtäminen Olympiastadionilla on ilmaista pois lukien mahdolliset maksulliset erityistapahtumat ja muun muassa yrityksille järjestettävät hiihtokoulut.

Olympiastadionin latu on Hiihtoviikkojen aikana lähtökohtaisesti auki arkisin klo 8-21 välisenä aikana ja viikonloppuina klo 10-18. Aukioloaikoihin voi vaikuttaa Olympiastadionin aukioloprosessit.

Olympiastadionille järjestetään myös kansalaisille, yrityksille ja yhteisöille Hiihtoviikkojen ajaksi maksulliset suksivuokraamo-, testaus- ja huoltopalvelut yhteistyössä Helsinki Ski Weeksin kumppanien kanssa.

Hiihtoliiton Lasten Lumipäivät -kiertueen ns. spin off- tapahtuma järjestetään Stadionilla Hiihtoviikkojen aikana. Konsepti koostuu muutamasta suksilla tapahtuvasta rastipisteestä ja aktiviteetistä, mm. pujotteluradasta, minihyppyrimäestä jne. Lasten Lumipäivät on suunnattu päiväkoti- ja alakouluikäisille. Lasten Lumipäivissä lapset pääsevät tutustumaan lumiliikuntaan turvallisissa puitteissa ohjaajien opastuksella.

Hiihdon Olympiakisojen kisakatsomo, viikoilla 6 ja 7 2022

Helsinki Ski Weeksin aikana Olympiastadionille järjestetään samanaikaisesti Kiinan Pekingissä alkavien Olympialaisten pohjoismaisten hiihtolajien osuuksien virallinen kisakatsomo- tapahtuma.

Olympiastadiionin jättiscreeneillä näytetään YLE:n MM-kisalähetyksiä ja samalla kansalaiset pääsevät itse hiihtämään Olympiastadionin hiihtoladulla. Olympais-kisakatsomotapahtumasta tehdään karnevaalityyppinen elämys juontajineen ja oheisohjelmineen.

Helsinki Ski Weeks 2022 huipentuu sunnuntaina 28.2. päättäjäisiin.

Hyödyntämis- ja toteuttamissuunnitelma

Sopimusosapuolet laativat yhteistyössä yksityiskohtaisen Helsinki Ski Weeksin yhteistyön hyödyntämis- ja toteuttamissuunnitelman 30.9.2021 mennessä, sisältäen muun muassa seuraavat toiminnat:

- Organisoituminen Hiihtoliito/NSF, Sopimusosapuolten vastuuhenkilöt

- Yhteistyön projektiaikataulu

- Helsinki Ski Weeksin -tapahtumakokonaisuuden (sisältäen HSW:n erillistapahtumat) markkinointi- ja viestintätoiminnat Kaupungin viestintä- ja markkinointikanavien ja NSF/Hiihtoliiton kanavien kautta

- Media- ja sidosryhmäyhteistyö

- Kaupungin koululaisten liikuntatuntien ja liikuntapäivien järjestäminen HSW Hiihtoviikolla

- Muut mahdolliset yhteistyöhön liittyvät asiat