Sopimushallinnan toimintaohje, sivistystoimen sopimukset
Sopimushallinnan toimintaohje, sivistystoimen sopimukset
Kunnanhallitus 23.08.2021 § 319
Sopimusten solmiminen eri tahojen kanssa on oleellinen osa kunnan toimintaa. Käytännössä jokaisella toimialalla nimittäin ilmenee säännöllisesti tilanteita, joissa on tarve sopia yhteistyöstä esim. järjestön tai toisen kunnan kanssa, tai joissa on hyödyllistä hankkia kunnan tarvitsemia palveluita tai hyödykkeitä. Kunta myös myy ajoittain omistamiaan rakennuksia ja tontteja, sekä vuokraa maata muille toimijoille.
Tämän vuoksi on tärkeää, että sopimusten laatimiselle, säilyttämiselle ja seurannalle on olemassa selkeät toimintasäännöt. Sopimusten asianmukainen hallinta ja valvonta säästää kunnan varoja ja henkilöstön työaikaa sekä vähentää sopimussuhteissa ilmeneviä riskejä.
Kunnalla ei tällä hetkellä kuitenkaan ole voimassaolevaa sopimushallinnan toimintaohjetta. Ilmeisen tarpeen vuoksi kunnalle on laadittu sopimushallinnan ohjeen luonnos, joka esitetään kunnanhallituksen hyväksyttäväksi. Kunnan voimassaolevan hallintosäännön 21 § mukaan kunnanhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan.
Esityslistan liitteenä sopimushallinnan ohje.
Asian valmistelija
tiedonhallinnan asiantuntija
Esittelijä
vs. kunnanjohtaja
Päätösehdotus
Kunnanhallitus hyväksyy sopimushallinnan toimintaohjeen liitteen mukaisesti.
Päätös
Kunnanhallitus hyväksyi sopimushallinnan toimintaohjeen liitteen mukaisesti.
Merkitään, että Xxxxx Xxxxxxxxx poistui kokouksesta tämän asian päätöksenteon jälkeen klo 19:08.
Sivistyslautakunta 05.10.2022 § 104 322/00.00.00.00/0000 [Sopimushallinnan ohje]
Hallintosäännön 21 §:n mukaan kunnanhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan järjestämisestä, antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta sekä määrää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan. Lautakunta ja johtokunta määräävät sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan.
Kunnanhallitus on hyväksynyt sopimushallinnan toimintaohjeen 23.8.2021 § 319. Sopimushallinta kattaa kaikki sopimuksiin liittyvät toimenpiteet, kuten suunnittelun, valmistelun,
päätöksenteon, toteutumisen seurannan, päättämistoimet ja kirjanpidolliset toimet kuten laskutuksen.
Sopimushallinnan perusperiaatteet pätevät käytännössä kaikkiin sopimustyyppeihin, mutta kunnanhallituksen hyväksymässä toimintaohjeessa mainitaan sopimustyyppi erikseen, kun sopimustyyppiin liittyy jotain erityisesti huomioitavaa.
Sopimusprosesseihin osallistuu useampi henkilö, joilla on erilaisia rooleja valmistelussa ja toimeenpanossa. Yksi henkilö voi toimia useammassa roolissa, kunhan esteellisyysnäkökohdat huomioidaan.
Päätöksentekijä: henkilö, joka tekee päätöksen sopimuksen tekemisestä tai esittelee sen kunnan toimielimen päätettäväksi.
Yhteyshenkilö: vastaa allekirjoitetun sopimuksen toimittamisesta arkistoitavaksi, sopimuksen toteutumisen valvonnasta, tiedottamisesta sekä riskien hallinnasta.
Asiantuntija: henkilö, jolla on organisaatiossa paras tietämys alasta, jota sopimus koskee. Hän on mukana sopimustekstin valmisteluissa ja tarpeen mukaan neuvotteluissa.
Tallentaja: asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija tai kyseisen toimialan sihteeri.
Sopimushallinnan toimintaohje on jaettu sivistyslautakunnan jäsenille esityslistan oheismateriaalina. Esityslistan liitteenä on sivistystoimialan sopimusten vastuuhenkilöt.
Asian valmistelija
sivistys- ja hyvinvointijohtaja
Esittelijä
sivistys- ja hyvinvointijohtaja
Päätösehdotus
Sivistyslautakunta määrää sopimusten vastuuhenkilöt liitteen mukaisesti.
Päätös
Hyväksyttiin.