KÄYTTÖEHDOT – TYÖAIKARATKAISUT
KÄYTTÖEHDOT – TYÖAIKARATKAISUT
TyövuoroVelho, TuntiVelho ja MaraPlan Pro
Näitä ehtoja sovelletaan Toimittajan Ohjelmistopalveluun.
1 YLEISTÄ PALVELUSTA
Toimittaja tarjoaa Internetin välityksellä käytettäviä palveluita Asiakkaalle. Palveluihin kuuluu muun muassa Internet-sivusto, jonka kautta Ohjelmistopalvelua tarjotaan. Ohjelmistopalvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 4, Ohjelmistopalvelukuvaus.
Toimittaja on sitoutunut kehittämään aktiivisesti tuottamiaan palveluita. Tämän tuotekehityksen turvaamiseksi Toimittajalla on oikeus kehittää Ohjelmistopalveluaan tiedottamalla muutoksista, ohjelmapäivityksistä ja uusista ominaisuuksista Ohjelmistopalvelun tiedotekanavan kautta. Laajemmista muutoksista ilmoitetaan myös sähköpostitse Ohjelmistopalvelun pääkäyttäjille.
Ohjelmistopalvelu pidetään käytössä 24 tuntia vuorokaudessa 7 viikonpäivänä. Kuitenkin esimerkiksi huoltotoimenpiteet ja mahdolliset häiriöt saattavat aiheuttaa katkoja palveluiden käytössä (mahdolliset huoltotyöt ja päivitykset pyritään tekemään toimistotyöajan ulkopuolella klo 17-7 välillä). Palveluissa käytetään evästeitä (”cookie”). Evästeiden kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua.
Ohjelmistopalvelu tuotetaan Advania ICT Oy:n ylläpitämässä virtuaalipalvelinympäristössä, joka sijaitsee Suomessa. Ohjelmistopalvelun varmuuskopiointijärjestelmät ovat Asiakkaasta riippumattomia Ohjelmistopalvelusta erillään olevia Passiivipalveluita.
Ohjelmistopalvelun käyttämiseen tarvittavat edellytykset (esim. käyttäjätunnus ja salasana tai tietyt laitevaatimukset) ilmenevät Ohjelmistopalvelukuvauksesta, liite 4. Toimittaja voi muuttaa palveluiden sisältöä tai palveluiden käyttämiseen tarvittavia laitteita koskevia vaatimuksia ilmoittamalla asiasta Ohjelmistopalvelun tiedotekanavan kautta.
Asiakas hankkii palveluiden käyttämiseen tarvitsemansa laitteet ja vastaa itse niistä.
Asiakas saa käyttää Toimittajan ylläpitämiä palveluita vain omaan käyttöönsä. Palveluita ei saa hyödyntää muulla tavalla tai murtaa.
Asiakastuki on tavoitettavissa kohdassa 13.1. mukaisesti. Reagointiaika tietoon tulleissa kriittisissä ongelmatilanteissa on palveluajan puitteissa 2 h, ongelman kiertoaika 8 h ja ratkaisuaika 48 h.
2 HINNAT JA LASKUTUS
Ohjelmistopalvelun käytöstä veloitetaan kuukausimaksua. Ensimmäisen laskutuskauden kuukausimaksut ovat sidoksissa organisaation ilmoittamaan työntekijöiden lukumäärään. Ensimmäisen laskutuskauden jälkeen laskutus perustuu työntekijöiden lukumäärään, joka tarkistetaan automaattisesti laskutuskauden vaihteessa. Palveluiden käyttöoikeus on voimassa aina maksetun laskutuskauden ajan ja se tulee voimaan heti kun laskutuskautta koskeva palvelumaksu on maksettu.
Kuukausimaksun, käyttöönoton, koulutusten ja Asiakkaan kanssa erikseen sovittujen lisäpalveluiden hinnat määräytyvät kulloinkin voimassaolevan hinnaston mukaisesti, ellei muuten ole sovittu. Voimassa oleva hinnasto löytyy Ohjelmistopalvelusta Ohjeet | Hinnasto ja käyttöoikeusehdot -kohdasta.
Ohjelmistopalvelulle Toimittaja pidättää oikeuden Tilastokeskuksen elinkustannusindeksin 1951 mukaiseen hintojen tarkistukseen kalenterivuoden vaihtuessa. Vertailukohtana käytetään kuluvan ja edellisen marraskuun indeksiä.
Toimittajalla on myös oikeus tarkistaa koulutus- ja muita henkilötyöhintoja kalenterivuoden vaihtuessa.
Laskutus tapahtuu kuuden (6) tai kahdentoista (12) kuukauden erissä etukäteen. Laskutuskaudet ovat 1.1.-30.6. ja 1.7.-31.12. Jos laskutettavassa työntekijämäärässä on huomautettavaa, se tulee tehdä viimeistään kahdeksan (8) päivän kuluessa laskun päiväyksestä. Vain yli viiden (5) työntekijän muutokset huomioidaan korjauslaskulla.
Maksauvehutolonlnaeljätoistsa (e14u) rpäaivätäaneattno laskun päiväyksestä. Myöhästyneistä maksuista veloitetaan viivästyskorkoa korkolain mukaisesti. Toimittajalla on oikeus veloittaa myös viivästyneen maksun perimiskulut sekä kohtuullinen laskutuslisä maksumuistutuksista.
Maksun suorittamatta jättäminen eräpäivään mennessä johtaa palvelun lukitsemiseen.
Tässä Sopimuksessa määritellyt hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Arvonlisävero lisätään hintoihin kulloinkin voimassaolevien säännösten mukaisesti.
3 REKISTERÖITYMINEN KÄYTTÄJÄKSI
Jotta yksityishenkilö, oikeushenkilö tai yritys voi käyttää Ohjelmistopalvelun rekisteröitymistä vaativia palveluja, hänen tulee hyväksyä nämä Käyttöehdot, rekisteröityä Käyttäjäksi ja ilmoittaa Toimittajan pyytämät tiedot. Käyttöehtoihin liittyy Ohjelmistopalvelun Tietosuojaseloste, liite 3.
4 KÄYTTÄJÄTUNNUS JA SALASANA
Palveluita voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätunnus ja salasana hankitaan Toimittajan antamien ohjeiden mukaan. Palveluita käyttävä organisaatio saa käyttöönsä pääkäyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla Asiakkaan pääkäyttäjä voi hallinnoida organisaation sisällä jaettavia käyttäjätunnuksia ja salasanoja.
Käyttäjän tulee säilyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa huolellisesti siten, että ne eivät joudu muiden tietoon ilman Käyttäjän suostumusta. Käyttäjä vastaa kaikista hänen käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan tehdyistä toimista. Mikäli käyttäjätunnus tai salasana on joutunut sivullisen tietoon ilman Käyttäjän suostumusta, tulee pääkäyttäjän vaihtaa kyseinen
käyttäjätunnus ja salasana. Ongelmatilanteissa Käyttäjän tulee ottaa yhteyttä Asiakastukeen.
5 SALASSAPITO
Sopijapuoli sitoutuu pitämään luottamuksellisina toiselta Sopijapuolelta saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamukselliseksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvoite koskee myös sellaisia Luottamuksellisia tietoja, jonka Sopijapuoli on luovuttanut toiselle Sopijapuolelle ennen Sopimuksen voimaantuloa. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa tai tietoa,
i. joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista;
ii. jonka vastaanottava Sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta;
iii. joka oli vastaanottavan Sopijapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta Sopijapuolelta;
iv. jonka vastaanottava Sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta Sopijapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa taikka;
v. jonka vastaanottava Sopijapuoli on velvollinen luovuttamaan lain tai viranomaismääräyksen perusteella.
Sopijapuolten tulee käsitellä ja säilyttää saamiansa Luottamuksellisia tietoja yhtä huolellisesti kuin omia luottamuksellisia tietojansa, kuitenkin aina vähintäänkin kohtuullisella huolellisuudella. Sopijapuoli ei saa milloinkaan hyödyntää tai jäljentää saamiansa Luottamuksellisia tietoja tai viitata niihin muussa kuin hyväksytyssä käyttötarkoituksessa eikä luovuttaa niitä kolmannelle, ellei tässä Sopimuksessa tai muuten toisin ole kirjallisesti sovittu.
Sopijapuolen on välittömästi lopetettava toiselta Sopijapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä pyynnöstä palautettava tai hävitettävä kyseinen aineisto luotettavalla tavalla kaikkine kopioineen, kun Sopimus päättyy tai kun Sopijapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaismääräyksen edellyttämä aineisto. Sopijapuolella on oikeus käyttää Palvelun yhteydessä hankkimaansa ammattitaitoa ja kokemusta.
Tämän Sopimuksen mukaiset velvoitteet koskevat myös Sopijapuolen työntekijöitä ja muita henkilöitä, jotka saavat tietoonsa Luottamuksellisia tietoja. Sopijapuoli on aina velvollinen huolehtimaan ja on vastuussa siitä, että sen työntekijät ja muut henkilöt, jotka ovat saaneet tietoonsa Luottamuksellisia tietoja, noudattavat tätä Sopimusta.
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
Tähän kohtaan 5 liittyvät oikeudet ja velvollisuudet jäävät voimaan Sopimuksen päättymisen jälkeenkin. Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, nämä oikeudet ja velvollisuudet päättyvät 5 vuoden kuluttua Sopimuksen päättymisestä. Sopimuksen päättymisellä ei kuitenkaan ole vaikutusta tähän kohtaan 5 liittyviin oikeuksiin ja velvollisuuksiin, jos voimassa olevasta lainsäädännöstä seuraa edellä tässä kohdassa todettua pidempi salassapitovelvollisuus.
Tämän kohdan mukaisina mukaiset velvoitteet eivät sellaisenaan sovellu henkilötietoihin, vaan henkilötietojen käsittelyn osalta Sopijapuolten velvoitteista on sovittu tarkemmin kohdassa 6.
6 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Näitä ehtoja sovelletaan, kun Toimittaja käsittelee Asiakkaan Henkilötietoja Ohjelmistopalvelussa Asiakkaan puolesta. Asiakas toimii sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä Asiakkaan Henkilötiedoille tarkoitettuna Rekisterinpitäjänä. Asiakas on vastuussa Asiakkaan Henkilötiedoista ja niiden käsittelyn lainmukaisuudesta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakas vastaa kaikista tarvittavista toimenpiteistä ja kaikkien niiden oikeuksien, suostumusten ja valtuutusten hankkimisesta, turvaamisesta ja ylläpitämisestä, jotka ovat Toimittajalle tarpeellisia Palvelun toteuttamiseksi tämän Sopimuksen mukaisesti mitään lakia rikkomatta tai kolmannen osapuolen oikeuksia loukkaamatta. Rekisterinpitäjä sitoutuu ohjeistamaan Käsittelijää Henkilötietojen käsittelyssä Sopimuksen mukaisesti koko käsittelyn ajan.
Sopijapuolet ovat sopineet tässä kappaleessa 6 sovitun lisäksi tarkemmin Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyn ehdoista liitteessä 3, Tietosuojaseloste.
Sopijapuolten vastuu Henkilötietojen käsittelystä rajoittuu näissä Käyttöehdoissa kohdassa 10. sovittuihin vastuisiin ja velvoitteisiin.
6.1 SOPIJAPUOLTEN YLEISET VELVOLLISUUDET
Toimittaja vastaa siitä, että se käsittelee Asiakkaan Henkilötietoja Asiakkaan puolesta sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja siten kuin on tarpeen palvelun toimittamisen ja Sopimuksen noudattamisen kannalta. Asiakkaan Henkilötietoja käsitellään Asiakkaan ohjeiden mukaisesti.
Toimittaja pitää Asiakkaan Henkilötiedot luottamuksellisina ja varmistaa, että Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
Asiakas vahvistaa ohjeiden olevan tyhjentävästi kuvattuna näissä Käyttöehdoissa niiden hyväksymishetkellä. Jos Asiakas antaa
myöhemmin lisäohjeistusta Käsittelijälle
vaatimuksia tai ohjeistusta. Toimittaja ilmoittaa viipymättä Asiakkaalle kaikista rekisteröityjen, tietosuojavaltuutetun tai muun viranomaisen vaatimuksista ja tiedusteluista. Toimittajalla on oikeus veloittaa näistä tehtävistä Sopimuksen mukaisesti, tai jos hintaa ei ole sovittu, Toimittajan yleisen hinnaston mukaisesti.
Mikäli tietosuojalainsäädännön muutokset edellyttävät muutoksia Sopimukseen sisältyvien ohjelmistojen tai palveluiden toiminnallisuuksiin, sisältöön tai tuotoksiin, Sopijapuolet sopivat tällaisten muutosten tekemisestä ja hintavaikutuksista muutoshallinnan kautta.
Edellä esitetyn rajoittamatta Toimittaja voi käyttää Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn yhteydessä syntyneitä tietoja Palvelujensa ja toimintansa kehittämiseen, testaamiseen, käyttötukeen, analysointiin ja arviointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin edellyttäen, että lopputuloksesta ei voi tunnistaa yksittäistä luonnollista henkilöä. Sopijapuolet tiedostavat, että tähän käsittelyyn sovelletaan tietosuojalainsäädäntöä ja että käsittelystä on ilmoitettava asianmukaisesti niille henkilöille, joita käsittely koskee. Asiakas voi myös antaa Toimittajalle tätä laajemman oikeuden Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyyn kirjallisesti. Sopijapuolet tiedostavat, että tässä tarkoitettu käsittely voi aiheuttaa velvollisuuksia sekä Asiakkaalle että Toimittajalle, kuten esimerkiksi velvollisuuden ilmoittaa käsittelystä niille henkilöille, joita Asiakkaan Henkilötiedot koskevat.
6.2 TIETOTURVA
Kummankin Sopijapuolen on huolehdittava, että sen vastuulla oleva osa henkilötietojen käsittelyn kohteesta ja kyseisen Sopijapuolen omasta ympäristöstä, kuten kyseisen Sopijapuolen vastuulla olevat laitteet, palvelutuotannon tilat ja toimitilat, on kyseisen Sopijapuolen noudattamien ja asianmukaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan. Edellä esitetyn rajoittamatta, Toimittaja voi muuttaa omia tietoturvallisuuteen liittyviä menettelyjään, mikäli nämä muutokset eivät heikennä yleistä tietoturvallisuutta.
Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle Asiakkaan Henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Toimittaja antaa Asiakkaalle saatavilla olevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä Asiakkaan ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseksi. Toimittaja pyrkii parhaansa mukaan korjaamaan sekä rajoittamaan loukkauksen aiheuttamia vaikutuksia.
6.3 ASIAKKAAN AVUSTAMINEN
Toimittaja auttaa pyynnöstä ja kaupallisesti hyväksyttävillä ehdoilla Asiakasta Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttämisessä, kun Rekisteröidyn oikeuksien
alihankkijoihin, Käyttöehtojen kohdassa 11 määritellyllä tavalla.
Ennen kuin Toimittaja vaihtaa tai lisää henkilötietojen käsittelyyn osallistuvia alihankkijoita, Toimittaja ilmoittaa asiasta kirjallisesti Asiakkaalle ilman aiheetonta viivästystä. Xxx Xxxxxxx ei hyväksy alihankkijan vaihtamista tai lisäämistä, Toimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus 30 päivän irtisanomisajalla. Toimittaja vastaa alihankkijoiden toimista ja laiminlyönneistä suhteessa Asiakkaaseen.
Asiakas hyväksyy, että Toimittaja voi antaa Asiakkaan Henkilötietoja käsiteltäväksi ja saatavilla olevaksi tämän Tietosuojaliitteen toteuttamiseksi ja palvelujen toimittamiseksi sellaisille Alihankkijoille, jotka ovat sijoittautuneet Asiakkaan kotimaan ulkopuolelle. Jos Asiakkaan henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Toimittaja toteuttaa Asiakkaan puolesta asianmukaiset suojatoimet Rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi ja turvaamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Toimittaja voi esimerkiksi Asiakkaan puolesta tehdä sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi EU-komission hyväksymien tietosuojaa koskevien vakiolausekkeiden mukaisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittautuneen Xxxxxxxxxxxx kanssa.
6.5 KÄSITTELYN PÄÄTTÄMINEN
Sopimuksen voimassaoloaikana Toimittaja ei saa poistaa Asiakkaan Henkilötietoja ilman Asiakkaan nimenomaista pyyntöä. Kun näiden Käyttöehtojen mukainen Asiakkaan Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista, Toimittaja tarjoaa Asiakkaalle teknisen mahdollisuuden ottaa kopion Palveluun tallennetuista Asiakkaan Henkilötiedoista. Sen jälkeen Toimittaja poistaa Aktiivipalvelusta kaikki Asiakkaan Henkilötiedot, ellei lainsäädännössä edellytetä Toimittajaa säilyttämään henkilötiedot. Jos Asiakas ei pyydä Asiakkaan Henkilötietojen poistamista tai palauttamista, Toimittaja säilyttää Asiakkaan Henkilötiedot Aktiivipalvelussa neljä (4) kuukautta Sopimuksen päättymisestä, minkä jälkeen Toimittajan poistaa ne Aktiivipalvelusta, ellei lainsäädännössä edellytetä Toimittajaa säilyttämään henkilötiedot.
6.6 TOIMITTAJAN HENKILÖTIEDOT
Asiakas hyväksyy, että palvelun toimittamisen yhteydessä Toimittajan on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja, jotka liittyvät Asiakkaan työntekijöihin, päätöksentekijöihin tai muihin henkilöihin (esim. Asiakkaan teknisiin tai hallinnollisiin yhteyshenkilöihin) Palvelun tarjoamista, vianmääritystä, asiakashallintaa, asiakaspalvelua, laskutusta, viestintää, markkinointia, Palvelun kehitystä ja muita
Asiakkaan Henkilötietojen käsittelystä,
toteuttamiseksi ja sovellettavan tietosuojalain-
vastaavia tarkoituksia var
Toimittajalla on oikeus veloittaa tästä aiheutuvat lisäkustannukset ja tehdyt työt, jotka ovat tarpeen annettujen ohjeiden noudattamiseksi. Jos Toimittaja ei pysty noudattamaan annettuja ohjeita, se ilmoittaa välittömästi asiasta Asiakkaalle, ja Sopijapuolet yrittävät yhteisesti ratkaista asian tarkoituksenmukaisella tavalla. Jos asiaa ei saada ratkaistua yhden (1) kuukauden kuluessa, kummallakin Sopijapuolella on oikeus irtisanoa tämä Sopimus palveluiden toimittamisesta kahden
(2) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.
Toimittajan tulee viipymättä Asiakkaan pyynnöstä tarjota Asiakkaalle kaikki sellaiset tiedot, jotka Asiakas saattaa tarvita täyttääkseen rekisteröityjen oikeudet, sisältäen pääsyoikeudet, tai noudattaakseen tietosuojaviranomaisten
säädännön velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot eivät ole Asiakkaan saatavilla Palvelun kautta.
Pyydettäessä Toimittaja toimittaa tarpeellisen selvityksen sovellettavan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
6.4 ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÄMINEN KÄSITTELYSSÄ
Toimittaja saa käyttää näiden Käyttöehtojen mukaisessa Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyssä Alihankkijoita, jotka on ilmoitettu Käyttöehdoissa tai Tietosuojaselosteessa Käyttöehtojen hyväksymishetkellä. Toimittaja ilmoittaa muutoksista alihankkijoihin, ja Asiakkaalla on oikeus vastustaa suunniteltua muutosta
Henkilötiedot”).
Toimittaja on Toimittajan Henkilötietojen osalta sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä tarkoitettu rekisterinpitäjä ja vastuussa käsittelyn lainmukaisuudesta. Ellei muuta kirjallisesti sovita, Asiakas ei voi antaa ohjeita Toimittajan Henkilötietoja tai niiden käsittelyä koskien. Tietoa Toimittajan Henkilötietojen käsittelystä on saatavilla xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ja xxx.xxxxxxxxxx.xxx, ja käsittelyä koskevat pyynnöt tulee osoittaa Asiakastukeen.
7 OIKEUDET PALVELUIHIN
Omistusoikeus Ohjelmistopalveluun sekä ohjelmiston immateriaalioikeudet sekä oikeudet
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
Asiakaskohtaiseen aineistoon ovat ja pysyvät Toimittajalla. Toimittaja takaa, että palveluiden Käyttäjän hankkima palvelu ei loukkaa kolmansien osapuolien patentti-, tekijän- tai muuta immateriaalioikeutta.
8 AUDITOINTI
Toimittajalla on oikeus tarkistaa Asiakkaan esittämiä tietoja niiltä osin, mitä Palvelun tuottaminen edellyttää ja varmistaakseen, että Asiakas noudattaa Käyttöoikeusehtoja.
Sopijapuolella tai tämän valtuuttamalla kolmannella osapuolella on oikeus suorittaa auditointi toisen Sopijapuolen tiloissa sen varmistamiseksi, että Sopimuksen mukaisia käyttöoikeusehtoja ja muita Sopimuksen sekä sovellettavan lainsäädännön mukaisia velvollisuuksia on noudatettu. Toimittaja varmistaa, että vastaava tarkastusoikeus on annettu Toimittajalle suhteessa sen alikäsittelijöihin. Edellä mainitun mukaiseen auditoinnin suorittamiseen sovelletaan seuraavia ehtoja:
i. Auditointi voidaan suorittaa normaalina virka-aikana edellyttäen, että Sopijapuoli on ilmoittanut auditoinnista kohtuullisessa ajassa etukäteen;
ii. Auditointi ei saa häiritä Sopijapuolen liiketoimintaa;
iii. Mikäli Sopijapuoli on valtuuttanut kolmannen osapuolen suorittamaan auditoinnin, kyseisen kolmannen osapuolen on oltava riippumaton ja ammattimainen toimija. Kolmannen osapuolen on ennen auditoinnin suorittamista sitouduttava Sopijapuolen kannalta kohtuullisena pidettävään salassapito- velvoitteeseen.
iv. Asiakas vastaa auditoinneista aiheutuvista kustannuksista, mukaan lukien Toimittajan työaika
9 PALVELUIDEN KÄYTÖN LOPETTAMINEN
Sopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi Asiakkaalle ja kolme (3) kuukautta Toimittajalle.
Ohjelmistopalvelun käyttö katsotaan myös lopetetuksi, mikäli Asiakas ei halua jatkaa palveluiden käyttöä uudelle laskutuskaudelle ja Asiakas ei suorita uuden laskutuskauden palvelumaksua määräaikaan mennessä.
Ohjelmistopalveluin käytön loppuessa Toimittaja veloittaa Ohjelmistopalvelusta perittävät kuukausimaksut kuluvan laskutuskauden päättymispäivään saakka. Ellei Asiakkaan kanssa muuta sovita, käyttäjätiedot poistetaan Ohjelmistopalvelun Aktiivipalvelusta neljän (4) kuukauden kuluessa käytön päättymispäivän jälkeen lukuun ottamatta Asiakkaan ja sen pääkäyttäjien yhteystietoja, laskutustietoja ja näihin verrattavia lakisääteisiä tietoja. Varmuuskopioiden osalta, Passiivipalvelusta käyttäjätiedot poistuvat varmistuksien elinkaaren mukaisesti, joka on viisi (5) vuotta.
Ohjelmistopalvelun käytön päättyessä Asiakas ottaa talteen tarvittavat tiedot csv- ja pdf- muodoissa. Toimittaja auttaa tarvittaessa kyseisten tietojen saannissa. Asiakkaalla on mahdollisuus ottaa käyttöön Varastopalvelu varsinaisen käytön loputtua, jolloin tiedot ovat saatavissa suoraan Ohjelmistopalvelusta. Tämän
palvelun kustannus on 25 % palvelun sen hetkisistä käyttömaksuista.
Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen ilmoittamalla asiasta kirjallisesti asiakastukeen.
9.1 SOPIMUKSEN SIIRTO
Kummallakaan Sopijapuolella ei ole oikeutta siirtää tätä Sopimusta ilman toisen Sopijapuolen kirjallista suostumusta. Kirjallista suostumusta ei tarvita, jos kysymys on konsernin sisäisestä siirrosta tai siirrosta yrityskaupan, ulkoistuksen tai muun vastaavan järjestelyn yhteydessä edellyttäen, että siirronsaaja ei ole toisen Sopijapuolen kilpailija ja että siirtävä Sopijapuoli ilmoittaa asiasta toiselle Sopijapuolelle ja siirronsaaja vahvistaa kirjallisesti sitoutuvansa noudattamaan Sopimuksen ehtoja.
9.2 SOPIMUKSEN PURKAMINEN
Jos on käynyt selväksi, että Sopimuksen täyttäminen viivästyy ylivoimaisen esteen vuoksi yli
60 päivää, sillä Sopijapuolella, jota ei ole kohdannut ylivoimainen este, on oikeus purkaa Sopimus kokonaan tai osittain ilman, että kummallakaan Sopijapuolella on oikeutta vaatia vahingonkorvausta.
Sopijapuolella on oikeus purkaa Sopimus kokonaan tai osittain myös silloin, jos toinen Sopijapuoli muutoin olennaisesti rikkoo Sopimusta ja sopimusrikkomuksella on Sopijapuolelle olennainen merkitys. Jos sopimusrikkomus on korjattavissa, Sopimuksen purkaminen edellyttää kuitenkin, ettei toinen Sopijapuoli ole korjannut sopimusrikkomustaan sopijapuolen kirjallisesti asettaman kohtuullisen, kuitenkin vähintään 30 päivän määräajan puitteissa.
Toimittajalla on oikeus purkaa Sopimus kokonaan tai osittain myös silloin, jos Asiakas ei suorita erääntynyttä ja perusteeltaan oikeaa maksua 30 päivän kuluessa maksun erääntymistä koskevasta kirjallisesta huomautuksesta eikä Asiakas ole asettanut Toimittajalle hyväksyttävää vakuutta Sopimukseen perustuvien maksujen suorittamisesta.
Sopijapuolella on oikeus purkaa Sopimus kokonaan tai osittain ennen kuin Sopimuksen täyttämisen aika on käsillä, jos on käynyt selväksi, että toinen Sopijapuoli syyllistyy Sopimuksen purkamiseen oikeuttavaan sopimusrikkomukseen. Sopimuksen purkaminen jää kuitenkin vaille vaikutusta, jos toinen Sopijapuoli viipymättä purkuilmoituksen saatuaan joko asettaa hyväksyttävän vakuuden Sopimuksen täyttämisestä tai esittää muun luotettavan selvityksen sopimuksen täyttämisestä.
Jos Asiakas purkaa Sopimuksen jonkin tuotteen tai palvelun osalta, Asiakkaalla on oikeus purkaa Sopijapuolten väliset sopimukset samanaikaisesti myös sellaisten muiden samaa palvelukokonaisuutta koskevien tuotteiden ja palvelujen osalta, joita Asiakas ei voi edellä mainitun purkamisen johdosta olennaisilta osin enää käyttää hyödykseen.
Sopijapuolen on ilmoitettava Sopimuksen purkamisesta kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle, jotta purku olisi pätevä.
Jos Sopijapuolella on oikeus purkaa Sopimus, Sopijapuolella on myös oikeus pidättyä suorituksestaan ilmoittamalla tästä kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle. Sopijapuolen oikeus pidättyä suorituksestaan päättyy, jos toinen Sopijapuoli viipymättä pidättymistä koskevan ilmoituksen saatuaan joko asettaa hyväksyttävän vakuuden sopimuksen täyttämisestä tai esittää muun luotettavan selvityksen Sopimuksen täyttämisestä.
10 VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJAUS
Toimittaja ei ole vastuussa mistään vahingoista, jotka johtuvat palvelun tai sen sisällön käyttämisestä tai käytön estymisestä. Toimittajan vastuu palvelun virheistä rajoittuu virheen korjaamiseen. Toimittaja sitoutuu korjaamaan palvelun virheet ilman aiheetonta viivytystä.
Toimittaja ei vastaa välillisestä vahingosta, kuten tulon tai liikevaihdon menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä taikka muusta niihin verrattavasta vahingosta. Toimittajan vastuu muusta vahingosta on yhteensä enintään palvelun toistuvaismaksujen laskennallinen kuuden (6) kuukauden arvonlisäveroton kokonaishinta. Toimittajan yhteenlaskettu kokonaisvastuu kaikissa tapauksissa on aina enintään kymmenentuhatta (10’000) euroa.
Mikäli Sopijapuolen sopimusvelvoitteiden täyttäminen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspiirin ulkopuolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauksesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkosvauriosta tai muusta luonnontapahtumasta taikka tietoliikenneyhteys-, viestintäyhteys- tai sähköhäiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoitteidensa täyttämisestä ja seuraamuksista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät.
Xxx Xxxxxxx rikkoo näitä Käyttöoikeusehtoja, hän on velvollinen korvaamaan rikkomisesta aiheutuneet vahingot Toimittajalle.
11 EHTOJEN MUUTTAMINEN
Käyttöehtoihin tulevista muutoksista ilmoitetaan ensisijaisesti palvelun tiedotuskanavan kautta sekä Asiakkaan Ohjelmistopalvelun pääkäyttäjille sähköpostitse vähintään kuukautta ennen muutosta.
Muutettuja ehtoja sovelletaan siitä ajankohdasta alkaen, jonka Toimittaja toteaa muutosta koskevassa ilmoituksessaan.
Mikäli Asiakas ei halua noudattaa muuttuneita ehtoja, tulee hänen ilmoittaa siitä Toimittajalle kohtuullisessa ajassa, kuitenkin viimeistään ennen kuin muuttuneet ehdot astuvat voimaan. Tällöin Asiakkaaseen ei sovelleta muuttuneita ehtoja, jolloin Toimittaja voi irtisanoa Ohjelmistopalvelun ilmoituksensaantiajankohdasta lukien.
12 ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Tässä Sopimuksessa olevat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvotteluin Sopijapuolten välillä. Mikäli erimielisyyksiä ei pystytä kohtuullisessa ajassa neuvotteluin sopimaan, ratkaistaan ne lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti yhden (1) välimiehen toimesta Helsingissä. Rahamääräistä saatavaa koskeva vaatimus voidaan kuitenkin ratkaista myös vastaajan kotipaikan yleisessä tuomioistuimessa, jos vastaaja ei kiistä maksuvelvoitettaan.
13 MUUT EHDOT
Accountor-konserniin kuuluvalla Toimittajalla on oikeus käyttää Ohjelmistopalvelua käyttävän organisaation nimeä ja logoa referenssinä. Asiakkaan yhteyshenkilöiden tietoja voidaan käyttää viestintään, tiedottamiseen, markkinointiin, myyntiin, asiakaspalveluun, tarpeiden
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
kartoittamiseen, mielipidekyselyihin sekä markkinatutkimukseen myös muissa Accountor- konserniin kuuluvissa suomalaisissa yhtiöissä henkilötietolain mukaisesti.
Asiakkaalla on oikeus vaatia tietojen korjaamista ja kieltää Toimittajaa ja Accountoria käyttämästä edellä mainittuja tietoja kyseisissä tarkoituksissa. Edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee osoittaa Asiakastukeen.
13.1 ASIAKASTUEN YHTEYSTIEDOT JA PALVELUAIKA
TyövuoroVelhon ja TuntiVelhon asiakastuen yhteystiedot ovat seuraavat:
x Puhelin: 020 744 2666
x Sähköposti: xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xx
MaraPlan Pron asiakastuen yhteystiedot ovat seuraavat:
x Puhelin: 020 744 2650
x Sähköposti: xxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Asiakastuen palveluaika on arkisin klo 8:00-15:30. Postiosoite Työaikaratkaisuille on:
x Accountor HR Solutions Oy, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxxxx.
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
LIITE: MÄÄRITELMÄT
Ellei toisin nimenomaisesti todeta tai asiayhteydestä käy yksiselitteisesti ilmi, Sopimuksessa tarkoitetaan alla mainituilla termeillä seuraavia asioita yksikössä ja/tai monikossa:
Muut määritelmät | Kuvaus |
Aineettomat oikeudet | Tarkoittaa kaikkia immateriaalioikeuksia kuten tekijänoikeuksia ja lähioikeuksia, mukaan lukien oikeus lisensoida ja luovuttaa tekijänoikeus edelleen sekä muokata tekijänoikeudella suojattuja teoksia, patentteja (mukaan lukien vireillä olevat ja valmisteluvaiheessa olevat patenttihakemukset sekä niihin liittyvät tiedot ja aineistot), hyödyllisyysmalleja, rekisteröityjä tai rekisteröimättömiä malleja, tavaramerkkejä, verkkotunnuksia sekä muita aineettomia oikeuksia, riippumatta siitä voidaanko ne mahdollisesti rekisteröidä ja onko niitä rekisteröity, edellä mainittuja koskevia hakemuksia ja niihin liittyviä kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvia suojamuotoja. |
Aktiivipalvelu | Tarkoittaa Asiakkaan tuotantoympäristössä tuotantokäytössä käyttämiä Ohjelmistopalvelun ominaisuuksia. Toimittaja säilyttää Aktiivipalvelussa Asiakkaan henkilötiedot neljä kuukautta Sopimuksen päättymisestä. |
Alihankintapalvelut | Tarkoittaa Toimittajan Alihankkijoiden toimittamia alihankintapalveluja Ohjelmistopalvelun toimitukseen ja/tai Palveluihin liittyen. |
Alihankkija | Tarkoittaa kutakin sellaista kolmatta osapuolta, jota Toimittaja käyttää millään tavoin Sopimuksen mukaisten velvoitteidensa täyttämiseen. |
Asiakaskohtainen aineisto | Tarkoittaa kaikkia alla Asiakaskohtaiseksi aineistoksi säännönmukaisesti määriteltyjä aineistoja sekä Sopimuksessa Asiakaskohtaisiksi aineistoiksi yhdessä määriteltyjä tuotoksia. Asiakaskohtainen aineisto voi olla sovellettavassa laajuudessa ohjelmistoja, ohjelmamoduuleja, ohjelmakoodia, tietokantoja, dokumentaatiota ja muita asiakirjoja ja aineistoja, jotka Toimittaja luo tai tuottaa Asiakkaalle, riippumatta siitä toimitetaanko ne Asiakkaalle vai käyttääkö Toimittaja niitä muuten Palvelujen tuottamiseen. Vaikka aineiston laajuutta ei olisi nimenomaisesti määritelty Sopimuksessa, Asiakaskohtaista aineistoa ovat aina: x Kaikki Asiakasta varten tehty Sopimuksen mukaisesti tuotettu Palvelun parametrisointi sekä konfigurointi ja siihen liittyvä Dokumentaatio x Palvelua tuottavien Toimittajan toimittamien tietojärjestelmien välisten integraatioiden kuvaukset x Asiakasta varten tehty soveltamisohje |
Asiakkaan henkilötiedot | Asiakkaan henkilötiedoilla tarkoitetaan Asiakkaan asiakkaita, työntekijöitä tai muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, joita Toimittaja käsittelee Asiakkaan puolesta Palvelussa sen toteuttamiseksi. Asiakkaan Henkilötiedot sisältävät Rekisteröityjen nimi- ja yhteystietoja; Rekisteröityjen työsuhteeseen liittyviä tietoja; Rekisteröityjen työvuorojen suunnitteluun ja suorittamiseen liittyviä tietoja; Rekisteröityjen työsuhteeseen ja työajanseurantaan liittyviä tietoja; palkanlaskentaan liittyviä tietoja; sekä muita Rekisteröityjä koskevia henkilötietoja, jotka Asiakas kirjaa Palveluun sen toteuttamiseksi. |
Dokumentaatio | Tarkoittaa kaikkea aineistoa, joka liittyy Ohjelmistopalvelun tai Palvelujen tuottamiseen tai käyttämiseen taikka Palveluympäristöön siinä laajuudessa kuin on tarpeellista Palvelujen asianmukaiseksi tuottamiseksi, Asiakkaan Palvelujen käyttämiseksi sekä Toimittajan tällä Sopimuksella asetettujen velvoitteiden täyttämiseksi, mukaan lukien Toimittajan raportit, Virheitä ja muutoshallintaa koskeva informaatio ja muut Palveluja koskevat lokitiedostot, ja Sopijapuolten tämän Sopimuksen alaiseen yhteistyöhön liittyvä dokumentaatio, mukaan lukien kokouspöytäkirjat, projektidokumentaatio yms. siitä riippumatta, onko se sähköisessä vai kirjallisessa muodossa. Toimittaja ei laadi Ohjelmistopalvelun tai Palvelun asiakaskohtaisia käyttöohjeita taikka suunnittelu- ja järjestelmädokumentaatiota, joka olisi soveltuva kolmannen toimesta tapahtuvaan Ohjelmistopalvelun tai Palvelun laajentamiseen, muuttamiseen tai liittämiseen toiseen järjestelmään tai ohjelmistoon, taikka Palveluiden siirtämiseksi uudelle palveluntarjoajalle, ellei Sopimuksessa tai Työtilausliitteessä ole toisin sovittu. |
Henkilötietojen käsittelijä | Henkilötietojen käsittelijänä pidetään sitä Accountor-konserniin kuuluvaa yhtiötä, joka käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta. |
Kolmansien osapuolten aineisto | Tarkoittaa kaikkea tietoa, materiaalia ja aineistoja, kuten ohjelmistoja, ohjelmamoduuleja, ohjelmakoodia, tietokantoja, Dokumentaatiota, asiakirjoja, palvelukonsepteja ja -menetelmiä, prosesseja, työvälineitä, mukaan lukien ohjelmistotyökalut, tietotaitoa, Avointa lähdekoodia sekä muita tuotoksia, joiden omistus- ja/tai Aineettomat oikeudet kuuluvat kolmannelle osapuolelle. |
Konserniyhtiö | Tarkoittaa suhteessa koti- tai ulkomaiseen yhteisöön, säätiöön tai henkilöön (jäljempänä tässä kohdassa "Yhtiö") sellaista toista koti- tai ulkomaista yhteisöä, säätiötä tai henkilöä (a) jolla on suoraan tai välillisesti määräysvalta Yhtiössä, (b) joka on suoraan tai välillisesti Yhtiön määräysvallassa, tai (c) joka on suoraan tai välillisesti saman koti- tai ulkomaisen yhteisön, säätiön tai henkilön määräysvallassa kuin Yhtiö niin kauan kuin tällainen määräysvalta on olemassa. Määräysvallalla tarkoitetaan määräysvaltaa siten kuin se on määritelty Suomen kirjanpitolaissa siitä riippumatta, onko määräysvaltaa käyttävä taho suomalainen osakeyhtiö vai muu koti- tai ulkomainen yhteisö, säätiö tai henkilö. |
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
Käyttäjä | Tarkoittaa Asiakkaan valtuuttamaa henkilöä, jolle Asiakas tai Toimittaja Asiakkaan puolesta on antanut käyttöoikeudet Ohjelmistopalveluun. |
Luottamuksellinen tieto | Tarkoittaa (a) tätä Sopimusta ja Palvelusopimusta ja niiden liitteitä, ja (b) kaikkea Sopijapuoleen tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvaan yhtiöön, taikka niiden henkilöstöön, asiakkaisiin, sopimuskumppaneihin, alihankkijoihin tai muihin liikekumppaneihin sekä näiden liiketoimintaan liittyvää teknistä, taloudellista, strategista, kaupallista tai muuta tietoa ja materiaalia sekä suunnitelmia, tuotteita, palveluita, tekniikoita, teknologioita ja prosesseja, asiakastietoja, ideoita, tietotaitoa, määrityksiä, piirustuksia kaavioita, malleja tietokoneohjelmia ja -ohjelmistoja, järjestelmiä, ohjelmakoodia, tallenteita, markkinointi-suunnitelmia, asiakkaiden nimiä ja tunnistetietoja sekä (c) kaikkea muuta tietoa, jonka Sopijapuoli on määritellyt tai merkinnyt luottamukselliseksi riippumatta siitä, onko luottamuksellinen tieto kirjallista vai paljastetaanko se suullisesti taikka muutoin. |
Ohjelmistopalvelu | Tarkoittaa Sopimuksen kohdassa 2 valittua Toimittajan käyttöympäristöstä käsin tuotettua toiminnallisuutta Asiakkaan omaan käyttöön |
Olemassa oleva aineisto | Tarkoittaa olemassa olevia ohjelmistoja, tietokantoja, asiakirjoja, kaikenlaisia muita aineistoja, palvelukonsepteja ja -menetelmiä, prosesseja, työvälineitä (mukaan lukien ohjelmistotyökalut) sekä tietotaitoa, jotka on luotu tai hankittu Sopijapuolen tai kolmannen osapuolen toimesta itsenäisesti ennen tämän Sopimuksen allekirjoittamista tai muutoin tämän Sopimuksen ulkopuolella. |
Palvelu | Tarkoittaa Asiakkaan Toimittajalta tilaamaa tietoteknisesti toteutettavaa toiminnallisuutta Asiakkaan sisäiseen tai Asiakkaan liiketoiminnan loppukäyttäjien käyttöön. Xxxxx Xxxxxxx ei viittaa Toimittajan antamaan konsultointiin tai muuhun asiantuntijapalveluun Asiakkaalle, ellei asiayhteydestä selvästi muuta ilmene. |
Palveluympäristö | tarkoittaa kaikkia Palvelujen tuottamiseen tarvittavia tai käytettäviä laitteita, ohjelmistoja, työkaluja, palveluprosesseja, sisäisiä tietoliikenneyhteyksiä ja -verkkoja, sekä niitä koskevaa Dokumentaatiota yhdessä ja erikseen. Palveluympäristö on kuvattu tarkemmin Ohjelmistopalvelukuvauksessa. |
Passiivipalvelu | Tarkoittaa Ohjelmistopalvelun varmuuskopioita, joihin on pääsy ainoastaan Toimittajalla. Passiivipalvelun varmuuskopioista Toimittaja voi Asiakkaan pyynnöstä palauttaa Ohjelmistopalvelun tietyn hetken varmuuskopiosta Asiakkaan tarvitsemat tiedot. Tietojen haun jälkeen ohjelmakopio poistetaan. Passiivipalvelun varmuuskopioita Toimittaja säilyttää viisi vuotta. |
Rekisterinpitäjä | Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan Asiakasta, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. |
Sopijapuoli | Tarkoittaa Asiakasta ja/tai Toimittajaa ”Sojpaipuolet” ovat yhdessä Asiakas ja Toimittaj |
Sopimus | tarkoittaa tätä Sopijapuolten välillä tehtyä Ohjelmistoja ja Palveluita koskevaa Ohjelmistopalvelusopimusta liitteineen. |
Tausta-aineisto | Tarkoittaa sellaisia ohjelmia, ohjelmistoja, asiakirjoja, palvelumalleja, työkaluja, metodologioita tai muita aineistoja, joiden oikeudet kuuluvat jommallekummalle Sopijapuolelle ja jotka on aikaansaatu täysin riippumattomasti Sopimuksesta. Tausta-aineistoon eivät kuitenkaan kuulu Toimittajan Valmisohjelmistot tai Ohjelmistopalvelut. |
Tuotantokäyttö | Tarkoittaa Ohjelmistopalvelun ja Palvelujen käyttämistä Asiakkaan liiketoiminnassa. |
Varastopalvelu | Tarkoittaa Ohjelmistopalvelua, joka ei ole Asiakkaan aktiivisessa käytössä, vaan ainoastaan Asiakkaan pääkäyttäjällä on oikeudet tarkistella Ohjelmistopalvelun tietoja. Varastopalvelussa ei Ohjelmistopalveluun syötetä uutta dataa. |
Virhe | Tarkoittaa mitä tahansa Ohjelmistopalvelussa tai Palvelussa olevaa virhettä, puutteellisuutta tai muuta piirrettä, jonka vuoksi Järjestelmä ei vastaa Ohjelmistopalvelukuvausta tai toimi niiden mukaisesti. |
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
LIITE: TIETOSUOJASELOSTE
1 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄN YHTEYSTIEDOT
Nimi: | Accountor HR Solutions Oy |
Y-tunnus: | 2776178-2 ALV rek. |
Osoite: | Ylistönmäentie 33, 40500 Jyväskylä TyövuoroVelho ja TuntiVelho xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xx, 020 744 2666 MaraPlan Pro xxxxxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxx.xx, 020 744 2650 |
Yhteyshenkilö ja yhteystiedot: | Xxxx Xxxxxxxx, järjestelmäasiantuntija, xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx |
Accountorin tietosuojavastaavan yhteystiedot: | Xxxxx Xxxxxxxx-Xxxxx, Data Protection Officer Keilaniementie 1, 02150 Espoo, xxxxx.xxxxxxxx-xxxxx@xxxxxxxxx.xx |
2 ASIAKKAAN YHTEYSTIEDOT
Asiakas toimii sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä tarkoitettuna Rekisterinpitäjänä Käyttöehdoissa kuvatussa Toimittajan tuottamassa Ohjelmistopalvelussa. Asiakkaan ja pääkäyttäjän yhteystiedot löytyvät palvelusta. Ellei muuta ole sovittu, Asiakkaan pääkäyttäjä on tämän selosteen mukainen Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö.
3 REKISTERINPITÄJÄN LUKUUN SUORITETTAVA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Toimittaja suorittaa henkilötietojen käsittelyä Asiakkaan lukuun TyövuoroVelho-, MaraPlanPro-, TuntiVelho- ja Kellokortti-palveluiden tarjoamisen ja teknisen ylläpidon yhteydessä. Käsiteltävät henkilötiedot koskevat rekisterinpitäjän työntekijöitä, ulkoista työvoimaa tai muita henkilöitä ("Rekisteröidyt").
4 KÄSITELTÄVIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT
Ohjelmistopalveluun liittyy palvelukokonaisuudesta riippuen kolme erityyppistä henkilörekisteriä:
i. Työntekijätiedot,
ii. Pääkäyttäjä-, esimies/suunnittelija- ja palkanlaskijatiedot, joissa Asiakas toimii rekisterinpitäjänä, ja
iii. Toimittajan Henkilötiedot, jossa Toimittaja toimii rekisterinpitäjänä.
Alla on näistä tiedoista tärkeimmät järjestettynä pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan.
Työntekijätiedot | Pääkäyttäjä-/ esimies-/ suunnittelija-/ palkan- laskijatiedot | Toimittajan henkilötiedot | |
Pakolliset tiedot on lihavoitu (= minimi) ja (*) merkityt tiedot ovat tarpeellisia esim. tarvittavien laskentojen ja sujuvan toiminnan kannalta. | |||
Perustiedot x suku- ja etunimi x alias (nimilyhenne) x yhteystiedot x tietoja-kenttä Työsuhde ja työaika x työsuhteen alkupäivä x työsuhteen loppu x palkkausmuoto x työehtosopimus | x kulunvalvonta (numero) x kulunvalvonnan ja kellokortin aika- ja mahdollinen paikkatieto Sisäänkirjautuminen ja käyttöoikeudet: x käyttäjätunnus ja salasana x työryhmät (käyttöoikeus) | Sisäänkirjautuminen ja oikeudet: x sukunimi x etunimi (*) x käyttäjätunnus ja salasana x työryhmät ja oikeudet Esimiestehtävät, neuvonta ja opastus x sähköposti (*) | x Nimi- ja yhteystiedot: yritys, yksikkö, yhteyshenkilö, pääkäyttäjä ja palkanlaskija x asiakkuuden alku- ja lopputiedot x ylläpitotiedot x laskutustiedot x markkinointitiedot |
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
Työntekijätiedot | Pääkäyttäjä-/ esimies-/ suunnittelija-/ palkan- laskijatiedot | Toimittajan henkilötiedot | |
x viikkotyöaika x työsuhteen tila x nimike x tasoitusjakso (*) x työpisteet (oletuksena yksi työpiste) x työryhmät (oletuksena yksi työryhmä) | Palkanlaskenta x työntekijänumero x henkilötunnus x pankkitili ja –konttori x palkkaus x palkanlaskennan lisätiedot-kenttä | x puhelinnumero (*) x muut yhteystiedot | Yleinen tietosuojaseloste Toimittajan käsittelemiin henkilötietoihin löytyy verkkosivuilta xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ja xxx.xxxxxxxxxx.xxx | Tietosuojaseloste. |
Asiakas voi itse määritellä mitä edellä mainittuja tietoja palveluihin kirjataan, kenelle käyttäjätunnuksia annetaan ja millaisia käyttöoikeustasoja kullekin käyttäjätunnuksen omaavalle myönnetään yksikön sisällä.
Alla on kuvattu Henkilötietojen käytön perusteista.
4.1 TYÖNTEKIJÄN HENKILÖREKISTERI
Työntekijätiedoissa pakollisia kenttiä ovat nimi, työsuhteen alku ja palkkausmuoto, joita tarvitaan jo suunnitteluvaiheessa. Lisäksi monesti tarvitaan TES, viikkotyöaika, nimike ja tasoitujakso, jotta suunnittelu ja esim. lisien laskenta toimii oikein. Sähköposti ja/tai puhelinnumero ovat tarpeellisia varsinkin Töihinkutsu- toiminnallisuutta käytettäessä. Nämä tiedot ovat näkyvissä suunnittelijoilla, mutta esim. vuorolistassa on vain työntekijöiden nimet (tai nimilyhenne), vuorot ja niiden päivämäärät. Työryhmä-tieto on nostettava esille, sillä se kertoo mihin ryhmiin työntekijällä on oikeus, mutta toisaalta se myös kertoo, missä työntekijä tekee työnsä.
Toteuman puolella ovat samat tiedot kuin edellä. Lisänä tulee mahdolliset kulunvalvonta- ja kellokorttitiedot. Näillä lisätiedoilla automatisoidaan työaikojen kirjaaminen. Palkanlaskenta hoidetaan yleensä toisessa järjestelmässä ja työaikatietojen siirtoon palkanlaskentaohjelmat tarvitsevat joko työntekijänumeron tai henkilötunnuksen.
Isojen asiakkaiden yhteydessä varsinainen henkilörekisteri on usein kolmannen osapuolen HR-järjestelmässä, josta tarvittavat tiedot siirretään Ohjelmistopalveluun. Näissä tilanteissa tiedonsiirto tehdään salattuna.
4.2 MUUT HENKILÖREKISTERIT
Pakollisia tietoja käytetään henkilön tunnistautumisessa Palveluun. Pääkäyttäjien, esimiesten, työvuorosuunnittelijoiden ja palkanlaskijoiden työnkuvaan kuuluu yleensä työntekijöiden neuvonta ja opastus, joten sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero ovat tarpeellisia tietoja. Nämä tiedot ovat pääasiallisesti Palvelun sisäisiä tietoja eikä näitä yleensä siirretä toisiin järjestelmiin. Pääkäyttäjätietoon voidaan liittää Ohjelmistopalvelun laskutustieto. Tässä palkanlaskijan tieto poikkeaa muista, koska palkanlaskenta hoidetaan muussa järjestelmässä, mutta muuten tietona se on hyvin samantyyppinen kuin esimiehen tieto.
5 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Toimittaja ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot näiden alueiden ulkopuolelle toteutetaan Käyttöehtoja noudattaen.
6 YLEINEN KUVAUS TEKNISISTÄ JA ORGANISATORISISTA TURVATOIMISTA
Toimittaja on osaltaan ottanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet käyttöön Asiakkaan Henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden suojaamiseksi. Toimittaja toteuttaa henkilötietojen suojaamiseksi esimerkiksi seuraavat toimenpiteet:
x Ohjelmistopalvelun käytännöt ja työohjeet on hyväksytty ja otettu käyttöön.
x Tietoresursseja hallitaan ja ne on luetteloitu.
x Käyttöoikeudet on rajattu Toimittajan työntekijöille tarpeiden mukaan, ja niitä päivitetään muutosten yhteydessä tai ne poistetaan työsuhteen päättyessä.
x Toimittajan tietojärjestelmiin tehtäviä muutoksia hallitaan ja asianmukaiset varamenettelyt on varmistettu.
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä
x Toimittajan tietojärjestelmissä on turvalliset peruskonfiguraatiot, jotka ovat oletusarvoisesti tietosuojan ja tietoturvallisuuden varmistavia.
x Haavoittuvuuksia seurataan ja toimiin ryhdytään tarpeen mukaan. Ongelmia hallitaan, niistä raportoidaan ja niihin reagoidaan asianmukaisesti.
x Varmuuskopioita seurataan kattavuuden varmistamiseksi ja palautussuunnitelma on laadittu.
x Kaikkia Toimittajan valvontatoimia seurataan ja niiden toiminta todennetaan. Tarvittaessa valvontatoimia ja niihin liittyviä käytäntöjä parannetaan säännöllisesti.
Accountor HR Solutions Oy xxxxxxxxx.xxx
Puh. 020 7425 400
Keilaniementie 1
02150 Espoo
Xxxxxxxxxxxx 00 A
33200 Tampere
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
20520 Turku
Ylistönmäentie 33
40500 Jyväskylä