Съхранение на документите. Всички документи по договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ следва да се съхраняват заедно на определеното за това място. Всеки класьор трябва да съдържа опис и етикет с наименованието и номера на Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Документите на хартиен носител се съхраняват в оригинал или заверено копие с гриф „Вярно с оригинала“ от лице, което има право да извършва такава заверка. За всяко досие от архива се води хартиен и електронен опис. Бенефициентът следва да води регистър на документите по проекта през периода на неговото изпълнение, като всеки документ се регистрира по реда на постъпване и задължително се посочва: дата на постъпване; наименование на документа; досие, в което се съхранява документът; служител, взел документа; наименование на документа; срок за връщане на документа; дата на вземане/връщане на документа. Съхранението на документите по договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ има за цел установяване на адекватна одитна пътека, съгласно изискванията на Регламент (ЕО) № 1303/2013 г. Дейностите по архивиране и съхранение на документи се извършват в съответствие с изискванията на Закона за счетоводството и чл. 140 от Регламент (ЕО) № 1303/2013 г. Одиторът следва да провери дали сумите, които бенефициента е посочил за възстановяване в съответветната декларация отразяват коректно направените разходи към съответния период. Да се провери дали искането за средства отговаря на актуалния към момента на подаването му образец. Допълнително одиторът трябва да се увери, че сумите по искане за средства са в размер, допустим за междинно/окончателно плащане и отговарят на условията в съответния договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, като и че съотношението между националното и европейското съфинансиране е точно и съответните закръгляния са коректно направени.
Съхранение на документите. Документите /документацията/ се съхраняват на определените със заповед на директора места. Приключилите преписки /дела/ се отчитат и се съхраняват в архива на училището. Директора и председателят по архивирането отговарят за съхранението в архива на училището документите, съобразно определения в наредбата на XXX срокове за приключването им.
Съхранение на документите. Всеки бенефициент по Европейските Оперативни Програми е длъжен да съхранява оригиналите на документи на хартиен носител, а документите, подписани с универсален електронен подпис – на електронен носител, който дава възможност да бъдат възпроизвеждани. Партньорите съхраняват оригинали на всички документи, свързани с изпълнение на дейностите по проекта, за които са отговорни. Бенефициентът съхранява в досието заверени от партньорите копия на тези документи. *Във всекидневната работа използвайте копията на документите, а не оригиналите ! *Липсата на всеки един документ може да бъде открита при проверка на място от страна на УО на Оперативната Програма • етикет (номер и наименование на проекта); • опис на документите; • проектно предложение; • договор, приложения и анекси (когато е приложимо); • договори на бенефициера с изпълнители; • тръжна документация; • технически доклади (междинни и окончателен) и приложения; • финансови отчети; • искания за плащане и проложения; • доклади от проверките на място; • доклади за открити нередности; • данни за предприетите мерки за публичност; • одитни доклади; • кореспонденция с УО на Оперативната Програма. Досиетата на проектите се съхраняват от бенефициентите и партньорите за срок от 3 до 5 години след приключване на проекта. Като бенефициент вие трябва да гарантирате, че всички документи, отнасящи се до разходите и одитите на проекта, се намират на разположение на УО на Оперативната Програма и всички контролни органи на национално и на европейско ниво. Писма и друга изходяща кореспонденция се изготвят поне в 2 оригинални екземпляра (един за получателя и един за досието на проекта).