МЕЖДУНАРОДНА СХЕМА SHARESAVE 2024 на DS SMITH PLC („Компанията“)
Общи условия
Известие за обработка на данни
МЕЖДУНАРОДНА СХЕМА SHARESAVE 2024 на DS XXXXX PLC („Компанията“)
ВАЖЕН ДОКУМЕНТ – МОЛЯ, СЪХРАНЯВАЙТЕ ГО НА СИГУРНО МЯСТО
Когато решите да продавате тези акции в бъдеще, трябва да обсъдите условията за това с борсов посредник или компания за търговия с акции. Трябва да вземете предвид следното:
• Тази услуга може да бъде платена
• Акциите ще се продават на Лондонската фондова борса в британски лири стерлинги
• Паричната сума, която ще получите, зависи от колебанията на пазара и на валутния курс
Във Вашата Декларация за поверителност ясно е обяснено как са защитени данните Ви и как се прилагат подобрените Ви права от 25-ти май 2018 г.
ИНФОРМАЦИЯ ЗА EQUINITI LIMITED (Equiniti’)
Equiniti е част от групата от компании Equiniti. Адрес на управление: Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxxx Xxxx, Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxx, XX00 0XX, Xxxxxx Xxxxxxx (Обединеното кралство). Регистрирана в Англия x Xxxx под № 6226088
БАНКОВИ ТАКСИ
Ако изберете да упражните опцията си, ще бъде приложена комисиона за обмен на чуждестранна валута (FX) в размер на 1,50% към стойността на всяка трансакция,
в случай че спестяванията се съхраняват във валута, различна от лири стерлинги. Equiniti ще уреди комисионната на банковия си агент от тези суми.
ПЛАЩАНИЯ ЧРЕЗ ВЕДОМОСТ ИЛИ ЧРЕЗ ТРЕТА СТРАНА
Можем да възстановим средства директно на Вас или чрез трета страна (което може да включва Вашата работна заплата).
ВАШИТЕ ПРАВА ЗА АНУЛИРАНЕ
Вашето право на отказ надвишава Вашите права за анулиране съгласно закона. Можете да отмените участието си в схемата по всяко време. Моля, свържете се с местния координатор, ако желаете да отмените участието си.
КОНФЛИКТИ НА ИНТЕРЕСИ
Възможно е да извършваме трансакции с Вас или за Вас при упражняване на Вашата опция, в която ние или сътрудник действаме като принципал или агент, или по друг начин имаме съществен интерес или връзка с друга страна, която може да включва конфликт с нашето задължение към Вас или да доведе до получаване на плащане от нас или сътрудник. Няма да можем да Ви консултираме за това, но ще се опитаме да гарантираме, че условията на всяка трансакция са толкова благоприятни за Вас, колкото и тези, извършени с независима трета страна.
Вашите спестявания ще бъдат съхранявани от местна банка и ще подлежат на Общите условия, издадени от местната банка. Международната схема Sharesave 2024 г. на DS Xxxxx Plc („Компанията“) се управлява от Equiniti.
ЕЛЕКТРОННИ ПРИЛОЖЕНИЯ (интернет или интранет)
Ако кандидатствате за участие в Плана чрез предоставената електронна система, ще се прилагат следните условия:
a. Дружеството и/или Equiniti имат право да преустановят действието на електронната система за кандидатстване по всяко време.
b. Дружеството и/или Equiniti могат да настояват за писмено вместо електронно заявление.
c. Ако изпратите няколко заявления, последното изпратено заявление (получено преди публикувания краен срок) ще се ползва с предимство.
d. Информацията, която предоставяте, за да получите достъп до услугата, заедно с приемането от Ваша страна на всякакви правила и условия ще представляват Вашия електронен подпис, когато потвърдите заявлението си.
e. Компанията и/или Equiniti могат да Ви разрешат да променяте своите данни за кандидатстване чрез електронната система за кандидатстване. В този случай те могат да посочат краен срок, след който няма да можете да променяте своите данни за кандидатстване.
f. Повишеното търсене на услугата, както и обстоятелства, които са извън целесъобразния контрол на Компанията и/или Equiniti, може да означават, че електронната система за кандидатстване няма винаги да бъде достъпна за използване.
g. Компанията и/или Equiniti ще предприемат разумни стъпки, за да гарантират, че електронната система за кандидатстване е на разположение, но не са отговорни за
системи извън техния разумен контрол или каквато и да е несъвместимост между Вашите системи и електронната система за кандидатстване.
h. Ако сте абонирани за Equiniti Shareview или услуга за създаване на портфолио или всяка друга услуга във връзка със схемата, Equiniti Limited ще има право да използва и обработва информацията, която сте въвели, за да получи достъп до тази друга услуга.
С цел гарантиране на сигурността на клиентите и персонала и поддържане на качеството на услугите някои телефонни обаждания може да се записват или проследяват. В съответствие с наредбите против изпирането на пари можем да изискаме проверка на самоличността Ви или тази на доставчика трета страна. За тази цел може да извършваме проучвания на бази данни и други кредитни данни или може да се наложи да Ви помолим да представите доказателство за самоличността си или тази на доставчика трета страна. Това може да доведе до забавяне на
изпращането на Вашите инструкции, забавяне на плащането на приходите от продажбите Ви или до отхвърляне на Вашите инструкции. Ние не носим отговорност за евентуални загуби, които могат да произтекат от това.
ОТНОСНО ТЕЗИ ОБЩИ УСЛОВИЯ
Настоящите Общи условия се управляват от английското право. Вие се съгласявате, че съдебните действия, свързани с това споразумение, могат да бъдат разглеждани само от съдилищата на Англия x Xxxx. Всеки контакт, осъществен от нас и от Вас във връзка с тези правила и условия, ще бъде на английски език. Всички инструкции и известия към нас съгласно Правилата и условията трябва да ни бъдат дадени в съответствие с Правилата на схемата. Ако желаете тези Общи условия в различен формат – например брайлово писмо или аудио запис, моля, свържете се с Вашия местен координатор.
ДО DS XXXXX PLC
В съответствие с Правилата на схемата „Sharesave“ на компанията („Схемата“) с настоящото кандидатствам пред компанията за опция, за да се запиша за акции в
компанията с приходите от моя договор Sharesave, съхранявани на местно ниво, включително всички приложими условни платими бонуси. Упълномощавам моята компания-работодател да приспадне от заплатата ми размера на спестяванията, които съм посочил/x.
Упълномощавам Дружеството да намали сумата на вноската (и съответно да измени инструкцията ми) съгласно Правилата на схемата, ако няма достатъчно налични акции, за да удовлетвори всички заявки в пълен размер.
Съгласявам се, че схемата ще се администрира от Equiniti и Equiniti и компанията могат да споделят информацията, събирана за целите на администриране на схемата.
Потвърждавам, че когато моето заявление за откриване на сметка Xxxxxxxxx бъде прието, ще се прилагат предоставените Общи условия. Потвърждавам, че сметката Xxxxxxxxx може да се управлява от Equiniti.
Издадено ми е копие от Общите условия на схемата, които приемам.
Декларирам, че:
a. че имам навършени 16 години;
b. че отговарям на условията за участие в схемата, свързани с това заявление, което е уредено от моя работодател;
c. че това заявление няма да наруши месечния лимит за спестяванията, посочен в документацията на заявлението на компанията;
d. че моите спестявания ще се съхраняват в местна валута;
e. че нося отговорност за спазването на всички действащи местни разпоредби, в това число тези, свързани с придобиване на опции, валутни ограничения и закони, ограничаващи покупката или продажбата на акции на DS Xxxxx Plc;
f. че участието в Схемата може да има данъчни отражения на местно ниво и разбирам, че е моя отговорност да платя всички дължими местни данъци;
g. че като подпиша и изпратя този формуляр за кандидатстване, давам съгласието си за събиране и обработка на личните ми данни от компанията и други членове на нейната група, както и за предаване на такива данни от компанията и другите членове на нейната група на нейни служители, сътрудници и на трети страни във връзка с управлението на международната схема „Sharesave“.
h. че се съгласявам, че Equiniti може да комуникира с компанията без моето предварително съгласие, за да обсъжда моите спестявания по международната схема Sharesave.
DS Xxxxx | Планът Sharesave | Известие за поверителност
DS Xxxxx Plc подготви това „Известие за поверителност“ („известие“) за служители в рамките на групата DS Xxxxx, които отговарят на условията за участие в международния план Sharesave 2020 на DS Xxxxx или плана Sharesave 2020 на DS Xxxxx (заедно „планът“).
Искаме нашите служители да се възползват от дългосрочния успех на компанията. Планът е един от начините, по които можем да постигнем това.
За да можем да управляваме плана, трябва да използваме Вашите лични данни. Настоящото известие има за цел да обясни каква информация за Вас събираме и как можем да я използваме. Ако не сме в състояние да извършим
дейностите по обработване, описани в настоящото известие, има възможност да не сме в състояние да Ви предоставим плана като част от Вашия пакет с преимущества.
Когато казваме „ние“ или „DS Xxxxx“, имаме предвид DS Xxxxx Plc и/или юридическото лице на DS Xxxxx, с което имате трудов договор (т.е. Вашия работодател). Освен това ще видите редица препратки към „групата DS Xxxxx“, която включва DS Xxxxx Xxx, Вашия работодател и всички други дружества на DS Xxxxx в световен мащаб (подробности за тях могат да
бъдат получени от DS Xxxxx чрез данните за контакт по-долу). Моля, имайте предвид, че този документ не е част от Вашия трудов договор и може да бъде актуализиран периодично, например ако приложим нови системи или процеси, които включват използването на лични данни.
акви категории лични данни събираме за Вас във връзка с плана?
„Лични данни“ означава всяка свързана с Вас информация. Когато е необходимо, ние ще събираме, обработваме, използваме и потенциално прехвърляме следните категории и видове лични данни за Вас във връзка с предоставянето на плана:
• данни за самоличността Ви (напр. име, дата и място на раждане, домашен адрес, данни за близки, пол, подпис,
идентификационен номер на служител, идентификационен номер на ведомост, служебен имейл адрес, служебен адрес и национален осигурителен номер или номер на социална осигуровка);
• данни за контакт (напр. домашен адрес, телефонен номер и имейл адрес);
• информация за Вашата заплата и обезщетения (напр. права на бонуси и комисиони, застрахователни обезщетения, пенсионни планове, данъчен код, данни за Вашата банкова сметка и дати на плащане, натрупана информация за
заплатата и група за заплащане на служителите);
• информация, свързана с работата, (напр. позиция, длъжност, вид заетост, ниво на управление, тип време (пълен или непълен работен ден и процент), местоположение, отдел, ниво на длъжност, начална и крайна дата, статус на заетост, подробности за всички отпуски и причина за напускане);
• информация за Вашите спестявания съгласно договорите Ви за спестявания по плана и
• информация за Вашето обезщетение в собствен капитал (напр. придобити акции или дялове, подробности за всякакви споделени опции или всяко друго право на акции);
заедно „Xxxxx на служителя за плана“
Защо трябва да събираме, обработваме и използваме Вашите данни като служител във връзка с този план?
Ние събираме, обработваме и използваме „Данни на служителите за плана“, за да управляваме и администрираме плана, и изискваме само информацията, която е абсолютно необходима за правилното му администриране. За да ги изясним, по- долу сме изложили списък с причините, поради които събираме и използваме тези данни („Цели на обработване“).
За да Ви очертаем пълната картина, ние сме посочили всяка от целите, поради които събираме, обработваме и използваме данни на служителите за плана,
• в Целите на обработването и сме ги съпоставили спрямо правното основание.
Цели на обработване | Правно основание |
1. администриране и предоставяне на преимущества по плана, което включва обработване на идентификационни данни, данни за контакт, информация, свързана с работата, информация за заплата и обезщетения, информация за компенсация на собствения капитал и ефективност и дисциплинарна информация. | • Необходимо е за изпълнението на процесите, нужни за изпълнение на Вашия договор за план; • Законни интереси на DS Xxxxx за администриране и предоставяне на ползи съгласно плана; и • Спазване на правните задължения, които DS Xxxxx има във връзка с трудовото и данъчното право. |
2. спазване на приложимите закони и регулаторни изисквания, заедно с администрирането на тези изисквания, като данък върху доходите и удръжки от националното осигуряване, което включва обработването на идентификационни данни, данни за контакт, информация, свързана с работата, информация за заплатата и обезщетенията и информация за компенсацията на собствения капитал. | • Необходимо е за изпълнението на процесите, необходими за изпълнение на Вашия договор за план. • Законни интереси на DS Xxxxx за спазване на приложимите закони и регулаторни изисквания и • Спазване на правните задължения, които DS Xxxxx има във връзка с трудовото и данъчното право. |
3. наблюдение и гарантиране на спазването на приложимите политики, процедури и закони, включително провеждане на вътрешни разследвания, свързани с плана, които включват обработването на идентификационни данни, данни за контакт, информация, свързана с работата, информация за заплата и обезщетения, както и информация за компенсация на собствения капитал. | • Спазване на правните задължения, които DS Xxxxx има конкретно във връзка с трудовото и данъчното право, и • законни интереси на DS Xxxxx за предотвратяване на измами, злоупотреба с фирмени ИТ системи и пране на пари. |
4. комуникация с Вас, други служители на DS Xxxxx и трети страни (включително, но не само Equiniti и местните данъчни органи), която включва обработване на идентификационни данни, данни за контакт, информация, свързана с работата, и информация за компенсация на собствения капитал. | • Законни интереси на DS Xxxxx за комуникация със служители и други трети страни. |
5. отговаряне и спазване на искания и правни изисквания от регулаторни органи или други органи във или извън Вашата държава, което включва обработване на идентификационни данни, данни за контакт, информация, свързана с работата, и информация за компенсация на собствения капитал. | • Необходимо е за изпълнението на процесите, необходими за изпълнение на Вашия договор за план. • Легитимни интереси на DS Xxxxx да отговаря и да изпълнява искания и правни изисквания от регулаторни органи или други органи; и • Спазване на правните задължения, които DS Xxxxx има. |
кого споделяме Вашата лична информация?
Както знаете, ние сме част от глобална група и няколко юридически лица в тази група (включително Вашата работодателска организация) са обхванати в целите на обработването. Нашата компания-майка (DS Xxxxx Plc) управлява плана и предоставя награди по плана по отношение на всички отговарящи на условията служители по целия свят. За да се гарантира, че целите на обработването могат да бъдат изпълнени, Вашата информация може да бъде споделена с всяко от лицата в мрежата на DS Xxxxx по възможно най-сигурен и ограничителен начин.
DS Xxxxx може да прехвърля лични данни на трети страни, включително на организации в рамките на мрежата на DS Xxxxx и извън нея, намиращи се във всички юрисдикции, където се намират нашите дружества от групата, за целите на
обработването, както следва:
• С друга компания на DS Xxxxx.Тъй като DS Xxxxx Plc изисква съдействието на своите дружества от групата с офиси, разположени по целия свят, за да администрират преимуществата, на които може да имате право съгласно плана, DS Smith може да прехвърля данните от плана на служителя, или по друг начин да позволи достъп до такива данни от други организации в рамките на групата DS Smith, които могат да използват, прехвърляне, и да обработва данните за следните цели: за да се гарантира, че плановете се управляват правилно; за наблюдение и гарантиране на спазването на
приложимите политики и процедури, и приложимите закони; и за да отговаря на искания и правни изисквания от регулаторните органи и други органи.
• Equiniti. Equiniti е доставчик на услуги – трета страна; която ни помага при ежедневното администриране на плана. Equiniti подлежи на солидни договорни задължения за прилагане на подходящи технически и организационни мерки за сигурност за защита и използване на личната информация и за обработване на личната информация само според
инструкциите. Удовлетворени сме, че Equiniti разполага с необходимите процеси и дългогодишен опит, за да поддържа сигурността на личната информация.
• Регулатори, органи и други трети страни. Както е необходимо за описаните по-горе цели на обработването, личната информация може да бъде прехвърлена на регулаторни органи, съдилища и други органи (напр. данъчни и
правоприлагащи органи), независими външни консултанти (напр. одитори), застрахователни доставчици,
администратори на планове, пенсии и вътрешни екипи за съответствие и разследване (включително външни съветници, назначени за провеждане на вътрешни разследвания).
• Придобиващи организации. DS Smith може да бъде продадена или прехвърлена изцяло или частично (или ако се предвижда такава продажба или трансфер), Вашите лични данни могат да бъдат прехвърлени на купувача или
потенциалния нов купувач като част от самото прехвърляне или като част от първоначален преглед за такова прехвърляне (т.е. надлежна проверка), при спазване на всички права, предвидени от приложимото законодателство, включително
юрисдикциите, където се намира новият купувач или потенциалният нов купувач.
• Други трети страни. Както е необходимо за описаните по-горе цели за обработване, личните данни могат да бъдат споделяни с една или повече трети страни, независимо дали са свързани или несвързани, за обработване на лична информация съгласно съответните инструкции („Обработващи данни“). Примери за трети страни, с които може да
споделяме лични данни, включват доставчици на услуги, изпълнители, доставчици, консултанти, одитори, консултанти и други трети страни, предоставящи услуги по договор. Обработващите данни могат да отправят инструкции във връзка с
плана и ще подлежат на солидни договорни задължения за прилагане на подходящи технически и организационни мерки за сигурност за защита на личната информация и за обработване на личната информация само според инструкциите.
За пълен списък на дружествата от групата DS Smith и трети страни, с които можем да споделяме Вашите данни, моля, свържете се с нас, както е посочено по-долу.
Както може да очаквате от международен план, някои от получателите, с които споделяме данни на служителите, може да се намират в страни извън Европейското икономическо пространство („ЕИП“) с потенциално по-слаби задължения за
защита на данните. Ако получателите извън групата DS Smith се намират в други държави без адекватна защита на личните данни, DS Smith ще предприеме всички необходими мерки, за да гарантира, че трансферите към тези държави са адекватно защитени, както може да се изисква от приложимото законодателство за защита на данните.
За колко време ще съхраняваме Вашите лични данни?
Ние съхраняваме личните Ви данни за разумен времеви период, след като сте напуснали, за да гарантираме, че всички награди, които са били предоставени по плана, са администрирани правилно. Нашата политика е да не съхраняваме лични
данни за по-дълго, отколкото е необходимо.
Права на субектите на данни
Като субект на данни съгласно ОРЗД Вие имате следните права:
Право на достъп: Имате право да поискате достъп до личните данни, които съхраняваме за Вас като администратор на данни, включително потвърждение, че Вашите лични данни се обработват и категориите включени данни. Можете също така да поискате копие от тези лични данни.
Право на коригиране: Имате право да поискате коригиране на Вашите лични данни, ако са неточни или непълни.
Право на изтриване: Имате право да поискате изтриване на Вашите лични данни при определени обстоятелства, например когато данните вече не са необходими във връзка с целите, за които са били събрани, или ако оттеглите съгласието си.
Право на ограничаване на обработването: Имате право да ограничите обработването на Вашите лични данни при
определени обстоятелства в зависимост от проверката на точността на данните или правно основание за продължаване на обработването.
Право на възражение срещу обработването: Имате право да възразите срещу обработването от наша страна на Вашите лични данни на основания, свързани с Вашата ситуация. Ние ще прекратим обработването, освен ако не покажем законни основания за обработването, които имат предимство пред Вашите интереси.
Право на преносимост на данните: Имате право да поискате прехвърляне на Вашите лични данни директно на Вас или на друг администратор в машинно четим формат.
Право на подаване на жалба: Имате право да подадете жалба относно управлението на Вашите лични данни до Вашия местен надзорен орган.
За да упражните някое от тези права или да получите повече информация, моля, свържете се с нас, както е посочено по-долу.
кого можете да се свържете?
Ако имате притеснения или въпроси относно това известие или ако искате да упражните правата си като субект на данни, моля, свържете се с share.plans@dssmith.com