OTEVŘENÉ SMLOUVY Představení komplexního řešení pro uveřejňování smluv a souvisejících dokumentů obcí
OTEVŘENÉ SMLOUVY
Představení komplexního řešení
pro uveřejňování smluv a souvisejících dokumentů obcí
Koordinace: Xxxxx Xxxxxxxx, Oživení o.s., xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Implementace: Xxxx Xxxxxxxxx, Centrum aplikované ekonomie, xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Východisko
Existuje celá řada obcí, které chtějí online zveřejňovat obecní smlouvy, faktury, objednávky a další dokumenty
Každá obec volí
různá místa uveřejnění (vlastní web, jiný web, registr smluv),
různé způsoby uveřejnění (tabulka s dokumenty, prostý seznam),
různé formáty uveřejnění (pdf scan, word,…)
Pro občany vzniká nepohodlný způsob vyhledávání, třídění či zpracování informací
Pro obce často finančně nákladný či neudržitelný systém evidence
Současná vláda chystá spustit nejdříve od roku 2016 povinný veřejný registr pro evidenci smluv (ukládání jinam než na portál veřejné správy?).
Po volbách 2014 vznikla iniciativa obcí přistupovat společně ke sjednocení způsobu uveřejňování svých dokumentů
Kontext
Platforma xxx.XxxxxxxxxxXxxXxxxxxxxxxxxxxx.xx propojuje obce, které zveřejňují smlouvy
Po komunálních volbách se v Poslanecké sněmovně na semináři starostové starostů setkají zástupci Brna, Ústí nad Labem a některých městských částí a projevují zájem o jednotný standard údajů, které uveřejňovat u smluv
Následují další setkání s IT odborníky a zástupci samospráv nad konkrétními položkami standardu, který je na začátku ledna 2015 finalizován
Praha, Brno, Ústí nad Labem a několik menších obcí se podílelo na připomínkování standardu, a zvažují zapojení
O co jde?
Datový standard – seznam údajů, které by měly být uveřejněny ke smlouvám, fakturám příp. dalších dokumentů
Metodiku pro obce, jak smlouvy evidovat a zveřejňovat
Centrální nástroj pro samosprávy, kam ukládat své dokumenty a pro občany, kde je přehledně vyhledávat
Co nám to přinese?
Pro veřejnost vznikne uživatelsky přívětivý portál, kde budou moci prohledávat dokumenty obcí, nad kterým bude možné dělat další doprovodné aplikace
Zveřejňování ve standardizovaném formátu oslabí monopol stávajících dodavatelů IT a potenciálně ušetří finanční náklad na taková řešení
Systém umožní i lepší kontrolu zevnitř - zastupitelé budou mít přístup k smlouvám a plnění takřka v reálném čase. Dojde k efektivnější interní kontrole.
Sestavy smluv a jejich plnění se budou automaticky propisovat na web města.
Pomocí systému půjde snadno sledovat i podřízené organizace (příspěvkové organizace, městské firmy)
Povinnost zveřejňovat smlouvy ve státním registru časem pravděpodobně vznikne, toto je však příležitost začít zveřejňovat jednak dříve, a zejména komplexněji, když zahrnuje podrobnější možnosti uveřejňování, jakož i možnost uveřejňování dalších druhů dokumentů
Koalice měst zároveň může mít sílu vyjednat plynulejší a levnější souběh se státním registrem
Co to stojí?
Vývoj celého řešení je odhadován na 880.000 Kč (jednorázově) – 220 dní / os.
Provoz vč. administrace 36.000 Kč (měsíčně)
Uvedené náklady jsou stanoveny pro celé nabízené řešení, náklady jednotlivých obcí tedy závisí od počtu zapojených samospráv
Kdo a kdy to udělá?
Projekt bude realizovat Centrum aplikované ekonomie, o. s. xxx.xxxxxx.xx a Oživení, o. s. (např. xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx , xxx.xxxxxxxxxx.xx , xxx.xxxxxx.xx )
V ostrém provozu bude první verze 6 měsíců od schválení projektu
Co máme dělat?
Představte uvedené řešení na Vašich samosprávách (viz. dokument Projekt – otevřené smlouvy) a zašlete nám informaci, zda máte zájem být do projektu zapojeni a nadále informováni.
Do té doby můžete smlouvy uveřejňovat v centrálním registru smluv na portálu veřejné správy, případně na svých webech,
manuál naleznete na xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Otevřené smlouvy: Projektový návrh
Shrnutí
Dokument navrhuje otevřenou platformu pro zveřejňování smluv městy a dalšími institucemi.
Bude vytvořena centrální databáze, uživatelský portál a rozhraní pro libovolné stávající systémy.
Návrh se doplňuje se současným i plánovaným státním registrem smluv, bude však informačně bohatší a přístupnější veřejnosti.
V ostrém provozu bude první verze 6 měsíců od schválení projektu, s náklady nepřevyšujícími 1 mil. Kč. Projekt bude realizovat Centrum aplikované ekonomie,o.s. a Oživení, o.s. (např. xxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxxxx.xx, xxxxxx.xx)
Pro veřejnost vznikne uživatelsky přívětivý portál, s Opendata rozhraním pro nadstavbové aplikace.
Zveřejňování ve standardizovaném formátu oslabí monopol stávajících dodavatelů IT, vytvoří tlak na kvalitnější interní evidenci.
Sestavy smluv a jejich plnění se budou automaticky propisovat na web města.
Pomocí registru půjde snadno sledovat i podřízené organizace (příspěvkové organizace, městské firmy)
Systém umožní i lepší kontrolu zevnitř - zastupitelé budou mít přístup k smlouvám a plnění takřka v reálném čase.
Povinnost zveřejňovat v státním registru časem pravděpodobně vznikne, toto je však příležitost začít zveřejňovat už dříve, a výrazně lépe. Koalice měst zároveň může mít sílu vyjednat plynulejší a levnější souběh se státním registrem.
Úvod
Tento materiál navrhuje realizaci registru pro uveřejňování smluv a vybraných dalších dokumentů v souladu s datovým standardem vznikajícím na bázi rozšiření britského OpenContracting standardu, konsensu zástupců neziskového sektoru a profesionálů ze zainteresovaných měst (projekt Starostové pro transparentnost).
Pracovní verzi tohoto standardu lze nalézt zde.
Projekt předkládají sdružení Centrum aplikované ekonomie, o.s. a Oživení o.s. jako návrh, který mohou realizovat pro koalici měst. Tento má poskytnout robustní řešení pro poskytování informací občanům, a zároveň přispět k standardizaci a levnějšímu dlouhodobému vývoji interních evidencí.
Projekt není v kolizi s připravovaným ani současným státním registrem smluv, naopak navrhuje takové řešení, které v stávající situaci umožní plynulý přechod z uveřejňování v současném registru včetně migrace dat, budoucí státní registr pak bude významně rozšiřovat a doplňovat - například o evidenci plnění, smluvních lhůt nebo dokumentů v platném znění.
Architektura systému
Systém se sestává z několika modulů, soustředěných kolem jádra - centrálního repozitáře evidujícího dokumenty. Tato architektura jednak umožňuje postupný vývoj a zprovozňování dílčích částí, druhak zbytečně nenutí uživatele k využívání jednotného software - ať pro zveřejňování smluv, nebo naopak jejich zobrazování na webu či další práci s nimi. Konkrétně systém zahrnuje:
Repozitář dokumentů - jádro systému, evidující dokumenty - smlouvy, dodatky, přílohy (volitelně další typy dokumentů) a metadata. Obsahuje strojové rozhraní pro:
Publikaci dat (z externích systémů)
Získávání dat (všech dosud publikovaných)
Repozitář tedy nemá “lidské” rozrhaní, na vstupu i výstupu předpokládá softwarového klienta, mezi které se budou řadit i následující moduly. Bude mít dobře zdokumentované rozhraní, nad kterým mohou být stavěny i další nástroje.
Součástí Repozitáře bude i evidence uživatelů (resp. uživatelských systémů - např. evidence smluv konkrétního města), sloužící k jejich autentifikaci. Základem pro tuto evidenci bude Seznam orgánů veřejné moci1, zejména obsažených elektronických podatelen a datových schránek, které budou použity pro autentifikaci. Dokumenty
Systém bude přijímat pouze tyto dokumenty: .docx, .odt, .xlsx, .ods (B) .pdf, .doc, .xls(C)
Publikační nástroj – pro subjekty, které nebudou publikaci dokumentů řešit vlastním software2 je dostupný jednoduchý nástroj pro ruční publikaci a správu publikovaných dokumentů.
Nástroj pro migraci z Portálu veřejné správy3 (stávající registr smluv) - bude automaticky přenášet všechny smlouvy a další dokumenty zde uveřejněné do Repozitáře. Díky tomuto nástroji mohou zájemci publikovat smlouvy už nyní (i když jen s omezenými metadaty podporovanými PVS). Uživatel tak najde všechny zveřejněné smlouvy na jednom místě, nehledě na původním způsobu uveřejnění.
Prezentační portál – bude veřejnosti uživatelsky přívětivě poskytovat data z Repozitáře (přehled smluv za subjekt, vyhledávání, sdílení, filtrace apod.). Bude rovněž obsahovat rozhraní pro jednoduché zobrazení specifického výběru smluv na stránkách města - např. nejnovějších smluv města a jeho podřízených organizací.
Harmonogram Implementace
Měsíc |
Aktivita |
Výstup |
Pracnost (MD) |
1. |
Specifikace standardu |
Datový standard pro evidenci smluv |
40 |
2.-4. |
Vývoj repozitáře, sběr dat pro autentifikaci |
Funkční repozitář s dokumentací API, připravený pro testování třetími stranami |
90 |
5. |
Vývoj migrace z PVS, testování API s vývojáři třetích stran |
Do repozitáře jsou přenesena data z PVS, je odzkoušen pro použití třetími stranami |
30 (+ externisté) |
5.-6. |
Vývoj Prezentačního portálu |
Funkční portál pro veřejnost, který bude obsahovat přinejmenším smlouvy z PVS |
60 |
6.-8. |
Vývoj Publikačního nástroje |
Publikační nástroj, s pomocí kterého lze zveřejnit všechny položky standardu, nejméně v kvalitě B |
60 |
Prezentace a doprovodné aktivity
Aktivity zahrnující propagaci nástroje a jeho uživatelů, jejich síťování.
Zajištění poradenství pro uživatele v souvisejících oblastech - ochrana osobních údajů, aj. Propojování samospráv a jejich zkušeností.
Organizace výročních setkání uživatelů.
Propagace a případná další spolupráce na projektu je předpokládána taktéž s Otevřenou společností o. p. s.
1) oslovení zainteresovaných samospráv s nabídkou a podkladovými materiály pro orgány zastupitelstev (40 h)
2) zpracování krátké animace/prezentace - představení fungování celého systému v praxi, přínos pro obce i občany (40h)
3) příprava oslovovacího dopisu pro pilotní samosprávy, kterým budou oslovovat další samosprávy s připojením se k nástroji, komunikace se sdruženími samospráv (10h)
4) propagace nástroje (výzva k připojení) na stránkách xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx , soc. sítích a dalších nástrojích - články, zapojení členové, aktuality, příklady best practice zveřejňování, newsletter oživení a poradny (90h)
5) zapojení aktivních občanů - uživatelské testování dostupnosti dokumentů obcí („Najdi, kolik platí 10 obcí v jižních Čechách za nákup elektřiny a porovnej ceny. Jak dlouho to trvalo, kolikrát si kliknul?“). Infografika k prezentaci výstupů. (30)
6) administrace fóra na starostové pro transparentnost pro sdílení zkušeností (30)
7) medializace - tisková zpráva + tis. konference s pilotními samosprávami (20)
8) setkání se zástupci samospráv - sběr individuálních požadavků a jejich implementace během vývoje systému, sdílení zkušeností aj. (20)
Náklady vývoje se odrážejí od výše zmíněných náročností.
Část implementace (specifikaci standardu) by mohla potenciálně hradit Britská ambasáda.
Položka |
Jednotky |
Celkem |
Vývoj navržené architektury |
220 MD |
880.000 Kč (jednorázově) |
Provoz4 včetně administrace |
4 MD + 20.000 Kč hosting |
36.000 Kč (měsíčně) |
Koordinace, uživatelská a metodická podpora, prezentace veřejnosti společné PR aktivity |
285 hodin |
50.000 Kč (jednorázově) |
Kontaktní osoby
Koordinace: Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx, xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Technická implementace: Xxxx Xxxxxxxxx, CAE, xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Validační pravidla
Zde jsou evidována pokročilá pravidla pro validaci.
C – Pokud Ammount > 0, potom alespoň jedna Party má příznak Payer = true
B - buď je dokument v strojově čitelném formátu, nebo je k němu poskytnut plain text. Pro smlouvy účinné od 1.6.2015 (TBA) je přípustná pouze varianta ve strojově čitelném formátu. U strojově čitelného formátu bude kontrolován obsah textu (kvůli variantě docx s vloženými obrázky).
B - U smlouvy typu dardovací nesmí být připojeny faktury, ani jedna smluvní strana nesmí být identifikována jako Payer. Atd.
Registr smluv (dokumentů): Standard a architektura v1.13
Tento materiál navrhuje základní teze k fungování registru smluv (případně dalších dokumentů – půjde dále rozšiřovat dle libosti), pro koalici měst a obcí Starostové pro transparentnost. V rámci možností je cílen pro čtení i neinformatikům.
Datový standard
Validita
U každé zveřejněné smlouvy budeme rozlišovat tři stupně validity, tedy správnosti a úplnosti dat: A (kvalitní), B (dobrý), C (základní). Dokumenty, které nebudou splňovat ani podmínky pro C nebudou v registru zveřejněny. Pokud je nějaký atribut požadován pro stupeň validity C, je níže v textu označen např. takto (C). Položky doplněné systémem jsou označeny (S). Nepovinné položky jsou značeny (N), hvězdička znamená, že položka může být kontrolována pokročilejším pravidlem.
Zveřejním-li tedy smlouvu v registru, dostanu potvrzení o přiděleném identifikátoru a zjištěnou validitu (případně chybovou hlášku, pokud validita nedosáhne ani stupně C).
Struktura dat
Registr funguje jako repozitář dokumentů. každý dokument má přidělen typ (např. smlouva, dodatek, faktura..) a jedinečné ID. Pro jednotlivé typy rozlišujeme různé datové struktury:
Dokument
- URI (string) (S), typicky http://xxxxxx.xx/[Typ]/[Id]/[Version], kde Version je vzestupné číslování verzí při změnách dokumentu či metadat
o Smlouva
o Příloha
o Dodatek
- Document (URL) (S) – url na které je uložen soubor typicky xxxxxx.xx/[Typ]/[Id]/[Version]/File
- Document no (string) (B) – interní identifikátor zveřejňujícího subjektu
- Responsible persons (array) (B)
o Name – odpovědná osoba, např. příkazce operace ve smyslu zákona o finanční kontrole. Odpovědnou osobu stanovuje zveřejňující subjekt interní normou.
- Anonymised (boolean) (B)
- Versions (array) (S)
o Version (int) – pořadové číslo verze, nejvyšší = aktuální
o URI (string) – identifikátor dané verze
o Published (dateTime) – datum publikace v systému
- Valid (boolean) (B/S) – indikuje, zda dokument je platný, tj. nebyl zneplatněn nebo nahrazen novou verzí.
- Plain text (string) (B/S) – text dokumentu (nestrukturovaný, indexovatelný), alternativa pro scanované dokumenty
- Publisher
o ID (string) (N), ičo, lze vložit i zahraniční id
o noID (bool) (B), indikuje že subjekt nemá ičo, nebo zahraniční id
o Name (string) (C), název / jméno a příjmení (s tituly)
o Country (string), 3-písmený ISO kód (B)
o Authentication (S) – značí stupeň ověřenosti zveřejňující strany
▪ url
▪ datova_schranka
▪ ..TBA (podle dohodnuté metody autentifikace)
- Parties (Array) (C)
o Party:
▪ localID (int) (C), identifikátor unikátní v rámci dokumentu
▪ ID (string) (N), ičo, lze vložit i zahraniční id
▪ noID (bool) (B), indikuje že subjekt nemá ičo, nebo zahraniční id
▪ Name (string) (C), název / jméno a příjmení (s tituly)
▪ Country (string), 3-písmený ISO kód (B)
▪ Payer (boolean) – identifikuje stranu která bude finančně plnit, pokud není zřejmé, nevyplňuje se
▪ PaysVAT (boolean) (A) – plátce DPH
▪ Address (A), adresa, TBA – ANONYMIZACE
▪ SuperiorInstitution (N/S) - řídící nebo ovládající právnická osoba, v případě veřejnoprávních smluv nadřízený správní orgán
● ID (string) (N), ičo, lze vložit i zahraniční id
● noID (bool) (B), indikuje že subjekt nemá ičo, nebo zahraniční id
● Name (string) (C), název
● Country (string), 3-písmený ISO kód (B)
Smlouva1 Vychází z xxxx://xxxx.xxxx-xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/x/0__0__XX/xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/#xxxxxxxx
- AwardID (N*) – evidenční číslo vz
- AwardProfileID (N) – číslo zakázky na profilu zadavatele
- Ammount (C) cena s DPH (u neplátců celková cena). Nejvyšší přípustná hodnota řádného plnění z dané smlouvy, které vynaloží některá smluvní strana. U smluv na dobu určitou se jedná o očekávané celkové finanční plnění strany s nejvyšším plněním, včetně opcí, bez sankcí. U smluv na dobu neurčitou, ve kterých není stanoven strop na celkové plnění, se jedná o nejvyšší očekávané roční plnění. U smluv bez finančního plnění (bartery, darovací smlouvy) je uvedena celková hodnota nefinančního plnění strany s nejvyšším plněním (např. odhadovaná hodnota daru). U smluv s nejasným plněním připustit NULL.
- AmmountNoVat (C*) cena bez dph, uvádí se povinně pouze v případě, že Xxxxxxx je s DPH
- Price annual (boolean) (B) – identifikuje, pokud je v Ammount roční částka.
- Currency (string) (B), 3-písmenný, ISO 4217 format
- CurrentValidContract (URL) (A) - aktuálně platné znění smlouvy (se zapracovanými dodatky)
- DateSigned (date) (B) – datum posledního podpisu
- Valid from (date) (B) - datum účinnosti smlouvy
- Valid until (date) (B) - datum ukončení účinnosti smlouvy (poslední plnění), NULL pro smlouvy na dobu neurčitou. V případě výpovědi smlouvy je datum aktualizováno.
- Title (string) (C) – předmět smlouvy
- Description (string) (A) – popis předmětu smlouvy
- Type (string) – číselník typů smlouvy (pronájem, koupě, dar apod.)
- SubjectType (string) – číselník typů zboží/služeb – cpv, nebo vlastní?
- Funding (string) (B) – převažující financování – vlastní, případně název dotačního titulu (bude kontrolován proti číselníku)
- Annexes (Array) (B)
o URI (identifikátor přílohy)
- Supplements (Array) (B)
o URI (identifikátor dodatku smlouvy)
- Implementation (Object)2 (A)
o Milestones (Array) – pole pro volnou evidenci událostí (obnova smlouvy, předání apod.)
▪ Title (string)(C) – název
▪ DueDate (date)(C) - datum
xxxx://xxxx.xxxx-xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/x/0__0__XX/xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/#xxxxxxxxxxxxxx
Milestone (Object)
o Transactions (Array)– seznam transakcí, tedy proběhlých plateb na základě smlouvy.
Transaction (Object)
- Number (B) libovolný číselný identifikátor transakce, unikátní v rámci smlouvy
- Date (date)(C)
- Ammount (number) (C), zaplacená cena s DPH, vždy stejná měna jako v Currency
- providerOrganization (C) (party LocalID)
- senderOrganization (C) (party LocalID)
- URI (identifikátor dokumentu) (A+) – je li zveřejněna související faktura či jiný účetní doklad.
Příloha
- Title (String) (C) - název
- Number (B) (Number) – číslo přílohy
- Contract (URI) (C) – ID smlouvy
Dodatek
- Title (String) (C) - předmět
- Number (B) (Number) – číslo dodatku
- Contract (URI) (C) – ID smlouvy
- DateSigned (date) (B) – datum podpisu
Pozn.: v případě že dodatek mění charakter smlouvy (např. celkový objem), aktualizují se spolu se zveřejněním dodatku metadata smlouvy.
Objednávka
- Title (String) (C) - předmětDateSigned (date) (B) – datum posledního podpisu
- Ammount (C) (cena s DPH)
- Currency (string) (B), 3-písmenný, ISO 4217 format
- Implementation (Object) (A) – stejné jako u Smlouvy
- ParrentDocument (URI) (N) – identifikátor smlouvy
Faktura
- Title (String) (C) - předmět
- Due (Date) (C)
- Ammount (C) (cena s DPH resp. bez DPH - stejné jako Ammount pro typ smlouva)
- ParrentDocument (URI) (A) – identifikátor smlouvy, objednávky
1 xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxx/x-xxxx.xxxx
2 Např. nemají evidenci smluv vůbec softwarově řešenu, nebo poskytovatel jejich řešení bude mít problém s propojením smluv a následného plnění
3 xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxx/x-xxxxxxx-xxxxx.xxxx
4 Měsíční náklady na provoz mohou růst v řádu až menších desítek tisíc, v závislosti na potřebné úložné kapacitě, zejména v případě že bude připuštěn nadměrně velký formát PDF bez strojové čitelnosti.