SMLOUVA O POSKYTNUTÍ KONZULTAČNÍCH A PORADENSKÝCH SLUŽEB
SMLOUVA O POSKYTNUTÍ KONZULTAČNÍCH A PORADENSKÝCH SLUŽEB
Níže uvedené strany
Město Lanškroun
se sídlem nám. J. M. Marků 12, Lanškroun-Vnitřní Město, 563 01 Lanškroun IČ: 00279102
zastoupeno Mgr. Xxxxxxx Xxxxxxx, starostou na straně jedné jako zadavatel
a
Centrum pro ochranu osobních údajů s.r.o.
se sídlem Lidická 710/57, 602 00 Brno IČ: 06242430
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, pod sp. zn. C 100932
zastoupena Ing. Xxxxxx Xxxxxxx, Ph.D., jednatelem
na straně jedné jako poskytovatel
uzavírají ve smyslu ustanovení § 1746 odst. 2 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
v účinném znění (dále jen „občanský zákoník“), tuto
smlouvu o poskytnutí konzultačních a poradenských služeb:
I.
Úvodní ujednání
1.1. Poskytovatel je obchodní společností s předmětem podnikání v oblasti ochrany osobních údajů a zprostředkování dalších služeb s touto oblastí souvisejících, tj. zejména poradenská a konzultační činnost, provádění auditů, navrhování řešení a jeho implementace. Poskytovatel je odborníkem v oblasti právní a procesní a je způsobilý plnit předmět této smlouvy, tj. vykonat kontrolní činnost za účelem zjištění právního a procesního stavu zadavatele, navrhovat řešení a udělovat doporučení za účelem zvýšení úrovně ochrany osobních údajů u zadavatele, a to vše v intencích Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení“ nebo „GDPR“).
1.2. Zadavatel je správním orgánem, základním uzemním samosprávným celkem. Poskytovatel poskytl zadavateli na základě licenční smlouvy k balíčku „GDPR pro sociální služby“ oprávnění k užití balíčku dokumentů a vzorů, a to s výhradou, že tento balíček je koncipován pro zařízení sociálních služeb, tedy typově a obsahově neodpovídá potřebám zadavatele. Zadavatel má nyní zájem o kontrolu implementace dokumentů a vzorů, stejně jako kontrolu vlastního fungování a získání návrhů a doporučení ke zlepšení úrovně ochrany osobních údajů, to vše za podmínek stanovených dále v této smlouvě.
1.3. Smluvní strany tímto prohlašují, že v rámci závazku z této smlouvy vůči sobě vystupují v rovném postavení, kdy žádná ze stran se necítí být vůči druhé slabší stranou a obě smluvní strany měly skutečnou možnost ovlivnit obsah smlouvy.
II.
Předmět smlouvy
2.1. Poskytovatel se tímto zavazuje provést nestranně kontrolu právního a procesního stavu základních operací zpracování osobních údajů a celkové úrovně ochrany osobních údajů u zadavatele, informace získané touto kontrolou vyhodnotit a navrhnout zadavateli řešení a doporučení vedoucí ke zvýšení úrovně ochrany osobních údajů (dále také jako „poskytnutí konzultačních a poradenských služeb“). Zadavatel se zavazuje zaplatit mu odměnu, to vše v rozsahu a za podmínek stanovených touto smlouvou.
2.2. Kontrolou právního a procesního stavu základních operací zpracování osobních údajů a celkové úrovně ochrany osobních údajů se pro účely této smlouvy rozumí získání relevantních informací z pohledu ochrany osobních údajů ve smyslu GDPR, kdy jednotlivé fáze auditu je možné rozdělit takto:
a) Získání prvotního přehledu o rozsahu a intenzitě zpracovávání osobních údajů zadavatelem. Určení typologie osobních údajů.
b) Seznámení se se základními organizačními a technickými opatřeními zadavatele, tj. jak fakticky dochází ke zpracování osobních údajů, jaké osoby mají přístup a k jakým údajům, jaké softwary jsou používány atp.
c) Náhled do stěžejních dokumentů relevantních pro zpracování osobních údajů, tj. zejména pracovních smluv; dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr; vnitřních předpisů; případně jiných smluv; dokumentů, týkajících se výkonu veřejné správy ve vztahu k fyzickým osobám v rámci pravomoci a působnosti zadavatele; případných souhlasů se zpracováváním osobních údajů atp.; event. zmapování chybějící dokumentace.
d) Získání přehledu o obsahu interních směrnic zadavatele a faktickém nastavení procesů zpracovávání dat, evidence a ochrany před zneužitím a o postupech v případě narušení ochrany osobních údajů.
2.3. Poskytovatel se zavazuje informace získané kontrolou dle č. II. odst. 2.2. této smlouvy zhodnotit a navrhnout zadavateli řešení zjištěných nedostatků, případně doporučit další opatření pro zvýšení efektivity a úrovně ochrany osobních údajů u zadavatele, to vše v intencích a v souladu s GDPR. Poskytovatel se zavazuje se zadavatelem zkonzultovat jeho dotazy a připomínky jak k navrhovaným řešením a doporučením, tak i k ochraně osobních údajů a činnostem s ní související.
2.4. Smluvní strany se dohodly, že poradenská a konzultační činnost poskytovaná zadavateli poskytovatelem dle této smlouvy bude provedena formou ústního jednání. Poskytovatel není povinen vypracovávat z poskytovaných konzultačních a poradenských služeb dle této smlouvy žádné písemné výstupy, hodnocení, zprávy či záznamy. Zároveň však toto ustanovení nevylučuje možnost úpravy dílčích dokumentů, které jsou součástí balíčku dokumentů GDPR pro sociální služby, který si zadavatel zakoupil. Stejně tak se poskytovatel zavazuje poskytnout zadavateli praktické rady ohledně použití a úpravy jednotlivých dokumentů pro specifické podmínky zadavatele, které jsou součástí dříve zakoupeného balíčku dokumentů a vzorů.
2.5. Zadavatel prohlašuje, že si je vědom toho, že s informacemi, které mu budou v rámci plnění předmětu smlouvy poskytnuty bude dále pracovat sám, nedohodnou-li se smluvní strany jinak.
2.6. Poskytovatel je oprávněn plnit předmět této smlouvy pomocí svých zaměstnanců v pracovním či jiném obdobném vztahu, nebo spolupracujících osob mimo pracovní vztahy.
2.7. Smluvní strany se dohodly, že konzultační a poradenské služby dle této smlouvy budou zadavateli poskytnuty ve dnech 28.08.2018 – 30.09.2018. Konkrétní časové učení stanoví strany po dohodě tak, aby tímto nebylo ztíženo řádné poskytování služeb dle této smlouvy.
2.8. Místem poskytnutí konzultačních a poradenských služeb bude sídlo zadavatele.
2.9. Zadavatel se zavazuje poskytnout poskytovateli nezbytnou součinnost při plnění předmětu této smlouvy, zejména umožnit spolupráci odpovědných osob, které budou moci poskytovateli poskytnout úplné a relevantní informace, potřebné pro zjištění všech relevantních skutečností.
III.
Odměna
3.1. Zadavatel uhradí poskytovateli za poskytnuté konzultační a poradenské služby dohodnutou
odměnu ve výši 50.000,- Kč, čemuž odpovídá odhadovaný celkový počet cca 21 hodin.
3.2. Smluvní strany dále berou na vědomí a souhlasí s tím, že výše uvedená částka nemusí být finální, neboť je možné, že na základě informací zjištěných u zadavatele může vyvstat skutečnost ospravedlňující podstatné překročení počtu hodin dle čl. III. odst. 3.1. této smlouvy (dále jen
„vícepráce“).
3.3. Vyvstane-li dle jedné smluvní strany potřeba provést vícepráce, bezodkladně informuje o této skutečnosti druhou stranu. Dojdou-li následně smluvní strany ke shodě, že vícepráce poskytovatel pro zadavatele provede, souhlasí zadavatel s cenou ve výši 2.400,- Kč za každou člověkohodinu těchto víceprací. Konečnou specifikaci a časový odhad víceprací si smluvní strany vždy potvrdí písemně.
3.4. Poskytovateli nepřísluší náhrada nákladů, které při plnění povinností vyplývajících pro něj
z této smlouvy účelně vynaložil, vyjma cestovních nákladů.
3.5. Strany se dohodly, že pro účely náhrady cestovních nákladů je určena pevná sazba ve výši 12 Kč/ 1km a rozhodným místem pro účely výpočtu náhrady cestovních nákladů je Brno.
3.6. Veškeré shora uvedené částky se rozumí bez daně z přidané hodnoty, jež bude účtována dle platných právních předpisů.
3.7. Odměna je splatná na základě vyúčtování, vystaveného poskytovatelem a řádně doručeného zadavateli. Vyúčtování musí obsahovat veškeré náležitosti požadované zákonem. Odměna je pak splatná ve lhůtě a způsobem uvedenými ve vyúčtování. Splatnost přitom nebude kratší, než 14 dnů od vystavení vyúčtování, nedohodnou-li se strany jinak.
3.8. V případě prodlení s úhradou jakékoliv částky dle tohoto článku zaplatí zadavatel poskytovateli
smluvní pokutu ve výši 0,05 % dlužné částky za každý den prodlení.
IV.
Práva a povinnosti stran
4.1. Poskytovatel poskytne své služby nezávisle, s odbornou péčí a v rozsahu a způsobem vyplývajícím z dohody smluvních stran.
4.1. Dojde-li k rozhodnutí o provedení víceprací ve smyslu čl. III. této smlouvy, jsou smluvní strany povinny poskytnout si vzájemnou součinnost nezbytnou pro sjednání termínů poskytnutí těchto víceprací.
4.2. Zadavatel poskytne poskytovateli součinnost nutnou k řádnému poskytnutí konzultačních a poradenských služeb dle této smlouvy, zejména mu umožní potřebný přístup k informacím, bude- li to účelné i přístup do příslušných prostor zadavatele, a dále nerušený výkon činnosti dle této smlouvy. V případě porušení této povinnosti zadavatele není poskytovatel v prodlení se splněním svých povinností a má právo žádat po zadavateli úhradu vzniklých vícenákladů.
4.3. Zadavatel je povinen upozornit poskytovatele na všechny skutečnosti a poskytnout veškerou dokumentaci, jež jsou rozhodné pro plnění předmětu této smlouvy, zejména zjištění všech z pohledu ochrany osobních údajů relevantních skutečností. V případě porušení této povinnosti zadavatele není poskytovatel v prodlení se splněním svých povinností a má právo po zadavateli žádat úhradu vzniklých vícenákladů.
V.
Mlčenlivost
5.1. Smluvní strany považují veškeré informace, které si vzájemně poskytly při jednání o uzavření této smlouvy, jakož i informace, které se v souvislosti s realizací práv a povinností podle této smlouvy v budoucnu dozvědí, za důvěrné.
5.2. Strany se zavazují, že žádná z nich poskytnuté důvěrné informace neprozradí třetí osobě, ani je nepoužije v rozporu s jejich účelem pro své potřeby.
5.3. Smluvní strany jsou povinny zajistit dodržování všech povinností vyplývajících z tohoto článku smlouvy rovněž ze strany svých pracovníků, kterými se pro účely tohoto článku smlouvy rozumí jak zaměstnanci v pracovním či jiném obdobném vztahu, tak i spolupracující osoby mimo pracovní vztah.
5.4. Všechny poznatky, zkušenosti a dovednosti, jakož i zadání, osnovy a koncepty tvůrčí, hospodářské či jiné činnosti, včetně objevů, námětů nebo nápadů, metod, vzorců, systémů, principů, postupů řešení (algoritmů), jakož i jejich návrhů nebo částí, bez ohledu na podobu vnímatelného vyjádření a nehledě na to, jsou-li obsahem obchodního tajemství nebo důvěrné informace (dále jen „know-how“), které byly některou ze smluvních stran druhé smluvní straně sděleny či jinak zpřístupněny v souvislosti s jednáním o uzavření této smlouvy nebo v souvislosti s realizací práv a povinností podle této smlouvy, zůstávají majetkem té smluvní strany, od níž pochází. Know-how může být druhou smluvní stranou použito jen v nezbytném rozsahu, v souvislosti s touto smlouvou a v souladu s jejím účelem.
5.5. Za porušení mlčenlivosti se nerozumí případy, kdy dojde k předání či zpřístupnění důvěrných informací orgánům státní moci na základě zákona. O každém takovém zpřístupnění je však dotčená smluvní strana povinna bez zbytečného odkladu druhou smluvní stranu informovat.
5.6. Pro případ porušení povinností stanovených v tomto článku sjednávají smluvní strany smluvní pokutu ve výši 200.000,- Kč za každý případ porušení mlčenlivosti. Tím není dotčeno právo na náhradu škody.
VI.
Odpovědnost
6.1. Smluvní strany shodně prohlašují, že plněním a splněním povinností vyplývajících z této smlouvy nepřebírá poskytovatel odpovědnost za nedodržení povinností zadavatele pro něj z GDPR vyplývajících, a to ať už z pozice správce anebo zpracovatele. Poskytovatel rovněž nepřebírá odpovědnost zadavatele za případné následky způsobené vadnou, nedbalostní či jinak nedostatečnou implementací navrhovaných opatření a nedodržování doporučení poskytovatele ve vztahu k ochraně osobních údajů.
6.2. Pro vyloučení všech pochybností tak smluvní strany rovněž výslovně prohlašují, že poskytnutím konzultačních a poradenských služeb dle této smlouvy se z poskytovatele nestává zpracovatel zadavatele ve smyslu GDPR.
6.3. Zadavateli svědčí vůči poskytovateli právo z vadného plnění ve vztahu k poskytovaným službám, v souladu s právními předpisy, to vše však pouze v celkovém rozsahu nanejvýš do výše přijaté odměny.
VII.
Ukončení závazku a ostatní ujednání
7.1. Závazek z této smlouvy lze ukončit písemnou dohodou smluvních stran nebo odstoupením
v souladu s právními předpisy.
7.2. Vedle smluvních pokut má poskytovatel právo na náhradu újmy vzniklé z porušení povinnosti, ke kterému se smluvní pokuta vztahuje. Zadavatel může na poskytovateli žádat úhradu toliko újmy na jmění, způsobenou mu úmyslně nebo z hrubé nedbalosti poskytovatelem.
7.3. Poskytovatel je oprávněn veškeré své pohledávky za zadavatelem, včetně pohledávek vyplývajících z jiných smluvních vztahů se zadavatelem, jednostranně započítávat na své dluhy vůči zadavateli.
7.4. Zadavatel tímto vůči poskytovateli přebírá nebezpečí změny okolností. Zadavatel není oprávněn domáhat se po poskytovateli a/nebo soudně obnovení jednání o této smlouvě z důvodu podstatné změny okolností zakládající hrubý nepoměr v právech a povinnostech smluvních stran.
VIII.
Závěrečná ujednání
8.1. Požadavek písemnosti dle této smlouvy je splněn i v případě použití emailu.
8.2. Za účelem urychlení komunikace mezi smluvními stranami si každá ze stran ustanovila jednu kontaktní osobu, přes které bude výlučně probíhat komunikace v souvislosti s plněním této smlouvy.
a. Za zadavatele to je pí Xxxxx Xxxxxxxx, tel. 000 000 000, e-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
b. Za auditora p. Xxxx Xxxxxx, tel. 000 000 000., e-mail: xxxxxx@xxxx.xx
8.3. Závazek z této smlouvy lze měnit pouze písemně, a to vzestupně číslovanými dodatky v listinné podobě.
8.4. Strany si sjednaly, že odpověď na nabídku s dodatkem nebo odchylkou ve smyslu § 1740 odst. 3 občanského zákoníku se vždy považuje za protinávrh.
8.5. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každý má platnost originálu a každá ze smluvních stran obdrží po jednom. Veškeré přílohy tvoří nedílnou součást této smlouvy.
8.6. Případná neplatnost některého ujednání této smlouvy nemá vliv na platnost ostatních ustanovení. Účastníci smlouvy se v tomto případě zavazují poskytnout si vzájemnou součinnost k uzavření dodatku ke smlouvě, kde bude neplatná část smlouvy nahrazena novým ujednáním, a to ve lhůtě do jednoho měsíce poté, co tato potřeba vyvstane.
8.7. Smluvní strany prohlašují, že si smlouvu přečetly, že jí porozuměly a že si jsou vědomy veškerých povinností vyplývajících z daňových a právních předpisů, které z této smlouvy vyplývají, přičemž s ní bez dalšího souhlasí.
8.8. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí s uveřejněním smlouvy v Registru smluv Ministerstva vnitra ČR. Uveřejnění zajistí zadavatel, který se zavazuje zaslat tuto smlouvu k uveřejnění správci registru do pěti dnů ode dne jejího podpisu oběma smluvními stranami. Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu smluvních stran, účinnosti dnem uveřejnění v Registru smluv MVČR.
8.9. Potvrzuje se podle ustanovení § 41 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, že pořadatel byl vybrán v souladu s „Pokynem pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Lanškroun“ schváleným usnesením Rady města Lanškroun č. 93/RM/2018 ze dne 19.02.2018.
V Lanškrouně dne 28.08.2018
Město Lanškroun Xxx. Xxxxx Xxxxxx starosta | Centrum pro ochranu osobních údajů s.r.o. Xxx. Xxxx Xxxxxx, Ph.D. jednatel |