Metodický pokyn pro zpracování smluv v iFIS
Metodický pokyn pro zpracování smluv v iFIS
Založení nové smlouvy
Do modulu „Registr smluv“ se zapisují všechny smlouvy, vyjma pracovně – právních smluv. Nová smlouva se pořizuje z menu „registr smluv“ tlačítkem „nový záznam“ nebo funkční klávesou „F6“. Pro uložení smlouvy do databáze musí být vyplněna povinná pole (mají růžový podklad) – viz obr. č. 1 „Formulář pro založení nové smlouvy“.
Formulář pro založení nové smlouvy
Povinné údaje
Obr. č. 1
1. Stav
Z číselníku se vybírá při pořízení smlouvy z těchto možností
• „Návrh“ v případě, že smlouva není podepsaná všemi stranami
• „Aktivní“ v případě, že smlouva je podepsaná všemi stranami
Z číselníku se vybírá po zapsání smlouvy z těchto možností
• „Neaktivní“, pokud vypršela platnost a účinnost
• „Neuzavřená“, pokud nedošlo k uzavření smlouvy po 3 měsících od návrhu smlouvy
• „Zrušená“ – tato volba je určena pouze pro právní oddělení
2. Strana
• „F“, pokud je druhá smluvní strana jakákoliv právnická osoba nebo fyzická osoba podnikající. Tuto smluvní stranu je nutno vybrat z číselníku firem. Pokud tato firma není založena v číselníku, založí ji některý z uživatelů ekonomických oddělení děkanátu.
• „O“, pokud jde o zaměstnance UK 1. lékařské fakulty, vybírá se z číselníku osob. V případě, že se jedná o nového zaměstnance, který není založen v číselníku, založí ho některý z uživatelů ekonomických oddělení děkanátu.
• „N“. Tato volba je bez vazby na číselníky a obsahuje volný text (subjekt - např. student).
V tomto poli uvedená strana se automaticky ukládá do záložky „Strany“ jako hlavní smluvní
partner.
3. Předm. typ smlouvy
Typ smlouvy se vybírá z číselníku přípustných hodnot (obr. č. 2).
Obr. č. 2
Orientační vymezení výběru typu smlouvy pro jednotlivá oddělení:
• Anglická paralelka – studijní odd. (dále jen SO)
• Dar – právní odd. (dále jen PO), hospodářské odd. (dále jen HO)
• Dílo – PO, HO, technicko-provozní odd. (dále jen OTP), odd. pro vědeckou činnost (dále jen OVČ), odd. specializačního a celoživotního vzdělávání (dále jen OSCV)
• Grant – grantové odd. (dále jen GO), OVČ
• Klinická praxe – SO, HO
• Koupě – GO, HO, OTP
• Příkazní – odd. veřejných zakázek (dále jen OVZ), PO, GO
• Nájem a podnájem – PO, OTP, HO
• Ostatní – všechna oddělení
• Objednávka ke zveřejnění – GO, HO
• Spolupráce – PO, sekretariát, HO (uvedení slova „spolupráce“ v nadpisu smlouvy
neznamená automatické zařazení smlouvy do tohoto předm. typu smlouvy)
• Věcné břemeno - OTP
• Výpůjčka – PO, odd. komunikace (dále je OK), odd. výpočetní techniky (dále jen OVT)
• Zabezpečení výuky – PO -bezúplatné, HO - úplatné
4. Předmět
Předmět je volné textové pole, jehož obsah je automaticky přednastaven do všech hlášení, varovných zpráv a přehledů.
Pro jednotlivé typy smluv bude pole vyplněno podle následujícího návodu:
Anglická paralelka | studijní program |
Dar | „peněžitý dar“ nebo „věcný dar“ s popisem předmětu daru |
Dílo | stručný popis předmětu díla |
Grant | název grantu (dlouhý název možno zkrátit) |
Klinická praxe | jméno studenta, ročník, st. program nebo konkretizace studijních programů u rámcových smluv |
Koupě | předmět koupě |
Nájem a podnájem | prostory + adresa budovy |
Objednávka ke zveřejnění | stručný popis předmětu objednávky |
Ostatní | stručný popis předmětu smlouvy |
Příkazní | stručný popis závazku |
Spolupráce | stručný popis předmětu spolupráce |
Věcné břemeno | stručný popis předmětu věcného břemene |
Výpůjčka | předmět výpůjčky |
Zabezpečení výuky | „rámcová - praxe studentů + st. program“ nebo „výuka předmětu + název“, jméno stážisty, ročník, obor a pracoviště 1.LF u studentů z jiných škol |
5. Zveřejnit
Zápis se provede výběrem z číselníku pro zveřejnění smlouvy: Ano/Ne/Určit
Toto pole indikuje, zda se smlouva bude zveřejňovat na portálu ISRS (Informační systém registru smluv).
6. Zodpovídá NS
Zápis se provede výběrem z číselníku nákladových středisek (dále jen NS). Jedná se o údaj, který určuje přístupy uživatelů k datům a není možné na ně účtovat. Výběr NS je určen podle oddělení uživatele, který zápis provádí. Jednotlivým oddělením byla přiřazena tato čísla:
901 | OTP |
902 | OVT |
903 | SEKR |
904 | SO |
905 | OVČ |
907 | HO |
911 | OK |
913 | GO |
915 | PO |
916 | OSM |
917 | OSCV |
923 | OVZ |
925 | OSR |
7. Xxxxx. osoby
Zápis se provede výběrem z číselníku osob. Tato vybraná osoba se automaticky ukládá mezi odpovědné osoby za smlouvu s přiřazením role „Hlavní garant“. Výběr osoby je určen uživatelem, který zápis provádí. Uvádí se příslušná osoba z oddělení děkanátu vybraného v položce „Zodpovídá NS“ jako hlavní odpovědná osoba. Zpravidla je uživatel, který zápis smlouvy provádí, uveden jako hlavní odpovědná osoba.
Anglická paralelka | studijní referent |
Dar | příslušný referent HO NS 907 nebo GO NS 913, |
Dílo | • Zodpovídá OTP - NS 901 – příslušný referent • Zodpovídá OVZ - NS 923 – příslušný referent • správce rozpočtu |
Grant | správce rozpočtu daného grantu nebo projektu |
Klinická praxe | • prázdninové praxe - SO – NS 904 studijní referent příslušného ročníku u individuálních smluv, pověřený referent u rámcových smluv • rámcové smlouvy pro výuku praktických předmětů mimo prázdninové praxe PO – NS 915 |
Koupě | příslušný referent OVZ – NS 923 správce rozpočtu |
Nájem a podnájem | a) bytové a nebytové prostory • referent OTP NS 901 zodpovídající za tuto agendu, je-li 1.LF pronajímatel • správce rozpočtu, je-li 1.LF nájemce |
b) věci • správce rozpočtu, je-li 1. LF nájemce • referent HO - NS 907, je-li 1. LF pronajímatel | |
Objednávka ke zveřejnění | osoba uvedená v iFIS/Objednávky v poli „Vystavil“ |
Ostatní | • správce rozpočtu, je-li smlouva úplatná • příslušný referent oddělení, jehož agendy se smlouva týká |
Příkazní | • referent zajišťující agendu importu (celní záležitosti) • referent OVZ – NS 923 • správce rozpočtu |
Spolupráce | referent dle „Zodpovídá NS“ |
Věcné břemeno | vedoucí OTP NS 901 |
Výpůjčka | vedoucí OSM NS 916 |
Zabezpečení výuky | referent PO NS 915 |
Autor záznamu (hlavní garant) je povinen průběžně kontrolovat aktuálnost a pravdivost záznamů jím pořízených (např. záznam po uplynutí platnosti smlouvy přesunout z adresáře aktivních smluv do neaktivních).
Další odpovědné osoby lze vyplnit kliknutím na tlačítko „Odpov. osoby“.
V následující tabulce je orientační vymezení dalších odpovědných osob (finanční poradce, odborný poradce, příkazce operace, referent, správce rozpočtu, žadatel atp. – pole „Role“ je navázáno na číselník), které je možno k dané smlouvě přiřadit:
Anglická paralelka | tutor |
Dar | a) věcný dar • konečný příjemce (uživatel daru) b) peněžitý dar • osoba uvedená ve smlouvě • pokud osoba ve smlouvě uvedená není, je zodpovědnou osobou vedoucí organizační součásti, jemuž je dar určen • tajemnice fakulty, pokud je dar určen pro 1. LF bez bližšího určení |
Dílo | a) 1. LF objednatel • pokud je vyplněné zodpovědné NS 901, je zodpovědnou osobou vedoucí OTP • pro ostatní smlouvy osoba uvedená ve smlouvě nebo osoba určená v závislosti na smlouvě b) 1. LF zhotovitel • osoba uvedená ve smlouvě nebo osoba, která dílo provádí |
Grant | řešitel |
Klinická praxe | osoba odpovědná za realizaci praxe, příslušný proděkan |
Koupě | konečný uživatel předmětu koupě, přednosta pracoviště |
Nájem a podnájem | a) bytové a nebytové prostory • správce objektu nebo odpovědná osoba z dotčeného pracoviště 1.LF b) věci • uživatel věci, pokud je 1. LF nájemce |
• zodpovědná osoba uvedená v evidenci majetku, pokud je 1. LF pronajímatel | |
Objednávka ke zveřejnění | příkazce operace |
Ostatní | osoba uvedená ve smlouvě nebo osoba, jejíž zodpovědnost ze smlouvy vyplývá |
Příkazní | osoba uvedená ve smlouvě pro příkazní smlouvy |
Spolupráce | osoba uvedená ve smlouvě, příslušný proděkan |
Věcné břemeno | |
Výpůjčka | a) 1. LF půjčitel • zodpovědná osoba uvedená v evidenci majetku – pro výpůjčku majetku • vedoucí OVV – pro výpůjčku Akademického klubu • vedoucí organizační součásti (např. přednosta ústavu, tajemnice fakulty) – pro výpůjčku jiných prostor b) 1. LF vypůjčitel • osoba, která předmět výpůjčky využívá |
Zabezpečení výuky | osoba uvedená ve smlouvě |
Nepovinné údaje, které uživatel povinně vyplní, pokud se jedná o aktivní smlouvu:
1. Nadříz. sml.
Vyplní se výběrem ze seznamu registrovaných smluv, pokud jde o dodatek nebo prováděcí
smlouvu.
2. Platnost od
3. Účinnost od
Vyplní se konkrétní datum v závislosti na režimu podle z.č. 340/2015 Sb., o registru smluv,
v platném znění:
• smlouva neuveřejňovaná v ISRS:
Den uvedený ve smlouvě Pokud není uvedeno ve smlouvě nebo z ní jinak nevyplývá, vyplní se datum platnosti. (Den zahájení plnění není nutně dnem účinnosti.)
• smlouva uveřejňovaná v ISRS:
Den uvedený ve smlouvě nebo den uveřejnění v ISRS. Den účinnosti nikdy nesmí předcházet dni uveřejnění v ISRS.
Tento údaj se automaticky přenáší do záložky „Termíny“ a naopak.
4. Účinnost do
Vyplní se účinnost do dle smlouvy, pokud se smlouva uzavírá na dobu určitou. U smlouvy na dobu neurčitou se uvede 31.12.3333. Tento údaj se automaticky přenáší do záložky „Termíny“ a naopak.
5. PID
Číslo PID lze vyplnit jen v případě, že smlouva má již vygenerováno číslo smlouvy.
Pokud je smlouva již zaevidovaná ve spisové službě iFIS, vyplní se toto číslo výběrem
z číselníku navázaného na pole PID.
V případě, že smlouva ještě není zaevidována ve spisové službě iFIS, lze využít pro zápis záznamu do spisové služby ikonu SPS umístěnou vlevo nahoře na navigačním panelu (svislá levá lišta). Ikona SPS je aktivní, pokud má smlouva již vygenerováno číslo smlouvy.
6. Smlouva v elektronické podobě
Každá smlouva, která byla nebo je aktivní, musí mít na záložce „Dokumenty“ vloženou přílohu, jejíž obsah je buď konverze listinné podoby smlouvy nebo přímo originál smlouvy, která existuje jen v elektronické podobě.
Další nepovinné údaje
1. Naše číslo
Naše číslo je automaticky generováno systémem (musí být zatržen checkbox „G“) po vyplnění povinných polí a uložení záznamu. Maska číselné řady je tvořena: 20RRT-CCCC (2, 0, - jsou konstanty; RR je rok, T je proměnná pro typ smlouvy, CCCC je pořadové číslo)
Předm. typ smlouvy | Proměnná pro předmětný typ smlouvy |
Anglická paralelka | A |
Dar | D |
Dílo | L |
Grant | G |
Klinická praxe | P |
Koupě | K |
Nájem a podnájem | N |
Objednávka ke zveřejnění | _ |
Ostatní | X |
Příkazní | R |
Spolupráce | S |
Věcné břemeno | E |
Výpůjčka | V |
Zabezpečení výuky | B |
Číslo dodatku smlouvy již v systému evidované se zadává ručně v podobě “číslo smlouvy_XY“, kde XY vyjadřuje pořadové číslo dodatku (např. _01).
2. Vaše číslo
Toto pole se ručně vyplní podle údaje ze smlouvy.
3. Výpověď
Vyplňuje se délka výpovědní lhůty výběrem z číselníku, pokud je uvedena ve smlouvě.
4. Obsah
Zapíše se podrobnější popis předmětu smlouvy, pokud není kompletní popis již uveden
v povinném poli „Předmět“. Dále je pole „Obsah“ určeno pro libovolné další poznámky.
5. Plnění ze závazků/z pohledávek bez DPH
Po připojení závazku nebo pohledávky se automaticky doplní částka plnění bez DPH.
Záložky
1. Termíny, ceny, činnosti
Na této záložce lze doplňovat a měnit termíny. Zároveň zde lze nastavit a aktivovat systém
varování.
2. Dokumenty
Na této záložce lze vkládat jakékoliv elektronické dokumenty. Vždy obsahuje smlouvu uzavřenou v elektronické podobě nebo sken smlouvy uzavřené v listinné podobě, je-li to možné i znění smlouvy ve formátu *.doc, *.docx, *.rtf apod.
3. Strany
Tuto záložku lze využít pro doplnění, příp. opravu smluvní strany. V případě vícestranné smlouvy musí obsahovat záznam o dalších smluvních stranách.
4. Ostatní
Tato záložka se využívá dle potřeby uživatele.
5. Rozpočet
Záložku „Rozpočet“ lze využít pro rezervaci částek ze smluv.
6. Plán plnění
Tato záložka umožňuje sledovat rozdíl mezi skutečným plněním z faktur a plánovaným plněním ze smlouvy v částkách bez DPH.
7. Zveřejňovací doložka
Prostřednictvím funkcí na této záložce lze uveřejnit smlouvu v ISRS.
S ohledem na regulérní uveřejňování záznamů prostřednictvím ISRS se dodatky smluv uveřejňují samostatně, tj. pro jejich evidenci se pořizuje nový záznam s uvedením příznaku
„podřízená smlouva“ a uvedením čísla smlouvy nadřízené.
Upozornění pro uživatele
Tento metodický pokyn slouží jako stručný návod pro zaregistrování smluv pro účel evidence smluv na UK 1. LF. Neslouží k detailnímu popisu všech variant případů, které se v praxi mohou vyskytnout. V případě nejasností je třeba konzultovat právní problémy s právním oddělením, ostatní problémy s administrátorem a metodikem systému.
Zpracovala: Xxx. X. Xxxxxxxx, právní pomoc poskytla Xxx. X. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx
Poslední aktualizace: 23. 7. 2021