VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY

VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY

Univerzita Karlova,

ve smyslu ust. § 31 zákona a za dodržení podmínek dle ust. § 6 zákona číslo 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále jen „zákon“)

vás vyzývá

k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu na služby s názvem

„RUK – EO – Poradenská činnost a zastupování zaměstnavatele v zemích mimo ČR při vyřizování odvodů a hlášení za

zaměstnance UK“

Prohlášení zadavatele

Veřejný zadavatel (dále jen „zadavatel“) prohlašuje, že tato veřejná zakázka je dle výše její předpokládané hodnoty zadavatelem určena jako veřejná zakázka malého rozsahu dle ust. § 27 zákona, přičemž ve smyslu ust. § 31 zákona není zadavatel v takovém případě povinen dodržet postupy stanovené zákonem, avšak je povinen dodržet zásady stanovené v ust. § 6 zákona.

1

1. Identifikační údaje veřejného zadavatele

Zadavatel: Univerzita Karlova

se sídlem: Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1

IČO: 00216208

DIČ: CZ00216208

Zadávající útvar: Ekonomický odbor

pro účely výběrového řízení pověřený jednat: ThLic. Xxxx Xxxxxxx – vedoucí zadávajícího útvaru kontaktní osoba: Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx – mzdový metodik

2. Předmět plnění veřejné zakázky

Předmětem plnění této veřejné zakázky je poradenská činnost a zastupování Univerzity Karlovy jako zaměstnavatele v zemích mimo ČR při vyřizování odvodů a hlášení za zaměstnance Univerzity Karlovy a další činnosti uvedené viz níže.

Poradenskou činností se rozumí:

• Konzultační činnost (dle potřeby písemná nebo přímá) při řešení pracovně-právních otázek ke konkrétním zahraničním zaměstnancům, kteří přijíždějí pracovat do ČR

• předmětem konzultační činnosti bude u každého přijíždějícího zahraničního zaměstnance, u kterého bude konzultace vyžadována, ověřit a zadavateli předat nejméně následující informace:

o jaké postavení má zaměstnanec k právnímu řádu ČR

o jaké dokumenty jsou zaměstnanci povinni předložit zaměstnavateli

o zda a popřípadě kdy musí mít zaměstnanci povolení k výkonu práce v ČR

o které povinnosti musí splnit zaměstnavatel v souvislosti se zaměstnáváním zahraničních zaměstnanců a vůči státním institucím

o jakou formu pracovně-právního vztahu zvolit

o zda je povinností uzavřít se zaměstnancem dohodu o hostování

o všechny další informace nezbytné pro správné vyřízení odvodů a hlášení za dotčeného zaměstnance Univerzity Karlovy

• Zastupování Univerzity Karlovy jako zaměstnavatele v zahraničí

• předmětem této činnosti bude u každého přijíždějícího zahraničního zaměstnance, u kterého bude služba vyžadována, zajistit u zahraničních subjektů nejméně následující úkony:

o vyřízení přihlášek a odhlášek, a to jak za zaměstnavatele, tak i za zaměstnance u všech institucí, ke kterým to ukládají zákony dané země (zdravotní pojištění, sociální pojištění, zákonné pojištění atd.)

o zastupovat Univerzitu Xxxxxxx při kontrolách, které souvisejí se zaměstnáváním a s odvody do státního rozpočtu dané země

o předání Univerzitě Karlově potřebné dokumentace k výše uvedeným bodům

• Prověření a předání podkladů k odvodům ze mzdy, nebo dohody do zahraničí za zaměstnavatele a zaměstnance, dle platné legislativy daného státu

2

• předmětem této činnosti bude u každého přijíždějícího zahraničního zaměstnance, u kterého bude služba vyžadována, ověřit a zadavateli předat nejméně následující informace:

o stanovení procentuální částky u všech srážek, které je povinen zaměstnavatel a zaměstnanec odvádět

o vzorový výpočet mzdy (za jeden měsíc) dle příslušné legislativy

o čísla bankovních účtů k stanoveným odvodům spolu s variabilními čísly, specifickými symboly, konstantní symboly atd.

o dodání podkladů (formuláře, výkazy, dokumenty), které je zaměstnavatel povinen vyplnit a odeslat (četnost a termíny), případné vyřízení těchto záležitostí v rámci zakázky

o nastavení elektronické komunikace pro jednotlivé zahraniční instituce, nařizuje-li to zákonná povinnost, respektive existuje-li tato možnost

o adresy a kontakty na instituce, se kterými má zaměstnavatel povinnost spolupracovat

o všechny další informace nezbytné pro správné vyřízení odvodů a hlášení za dotčeného zaměstnance Univerzity Karlovy

• Další poradenská a konzultační činnost v rámci zaměstnávání zahraničních zaměstnanců

Seznam států, do kterých se řešily/řeší odvody za zaměstnance

(se státy s nevyplněným počtem odvodů se předpokládá budoucí spolupráce):

Stát	Rok 2014	Rok 2015	Rok 2016
Anglie			2x
Francie	1x	2x
Indie
Itálie
Kanada
Maďarsko			1x
Mexiko			1x
Německo	3x	1x
Norsko		1x
Polsko	1x	1x
Rakousko	1x
Slovensko	7x	7x
Španělsko			1x
Švédsko		1x
Ukrajina
USA

Účelem výběrového řízení je uzavření rámcové dohody s více účastníky na poskytování poradenství a zastupování Univerzity Karlovy jako zaměstnavatele v zemích mimo ČR při vyřizování odvodů a hlášení za zaměstnance. Rámcová dohoda bude uzavřena maximálně s pěti účastníky na dobu dvou let. Jednotlivé prováděcí smlouvy o poskytování poradenství budou uzavírány na základě rámcové dohody s jednotlivými účastníky postupem specifikovaným v textu vzoru rámcové dohody. Vzor rámcové dohody tvoří přílohu č. 3 této výzvy. Jako hodnotící kritérium bude při minitendru obvykle použito kritérium hodnocení nejnižší nabídkové ceny. Zadavatel však může v rámci minitendru zvolit i další kritéria hodnocení například dobu, za kterou budou požadované informace předány nebo zkušenosti dodavatele či členů týmu s poradenstvím při zaměstnávání osob z konkrétních zemí.

3

3. Místo a doba plnění veřejné zakázky

3.1 Místo plnění veřejné zakázky

Místem plnění této veřejné zakázky je sídlo zadavatele, tj. Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, případně sídla jednotlivých fakult a dalších součástí univerzity, kterých se bude poradenství týkat, viz xxxx://xxx.xxxx.xx/XX-000.xxxx

Poradenská činnost bude poskytována písemnou formou (listinnou nebo e-mailovou) nebo formou přímou (telefonickou nebo bude spočívat v uskutečnění jedné až dvou osobních schůzek v rámci řešení jednoho minitendru) v sídle zadavatele, případně v sídle jednotlivých fakult a dalších součástí univerzity, kterých se bude poradenství týkat.

3.2 Doba plnění veřejné zakázky

Předpokládané zahájení plnění předmětu této veřejné zakázky: následující den po uzavření prováděcí smlouvy uzavřené na základě rámcové dohody.

4. Požadavky na prokázání splnění kvalifikace

4.1 Základní způsobilost

Zadavatel požaduje prokázat splnění základní způsobilosti účastníka formou čestného prohlášení, jehož vzor tvoří přílohu č. 2 této výzvy.

4.2 Profesní způsobilost

Zadavatel požaduje prokázat splnění profesní způsobilosti účastníka předložením kopie výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence.

Účastník může v nabídce uvést pouze odkaz na dokumenty profesní způsobilosti vedené v informačním systému veřejné správy nebo v obdobném systému vedeném v jiném členském státě, který umožňuje neomezený dálkový přístup. Takový odkaz musí obsahovat internetovou adresu a údaje pro přihlášení a vyhledání požadované informace, jsou-li takové údaje nezbytné.

Není-li stanoveno jinak, předkládá účastník kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Účastníci, se kterými má být uzavřena rámcová dohoda, mohou být zadavatelem vyzváni před jejím uzavřením k předložení originálů nebo úředně ověřených kopií dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Doklad prokazující splnění základní způsobilosti a výpis z obchodního rejstříku musí prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem podání nabídky.

5. Požadavky na zpracování nabídkové ceny

Nabídková cena bude zpracována ke každé položce (ke každému pořadovému číslu poradenské činnosti) dle tabulky, která tvoří přílohu č. 1 této výzvy.

Účastník současně uvede celkovou nabídkovou cenu v krycím listu, jehož vzor tvoří příloha č. 4 a to v členění nabídková cena celkem v Kč bez DPH, sazba DPH v %, samostatně celková výše DPH v Kč a nabídková cena celkem v Kč včetně DPH.

6. Požadavky na zpracování nabídky

6.1 Forma nabídky

Nabídka účastníka bude podána prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK. Účastník se řídí pokyny uvedenými v příloze č. 6 této výzvy.

4

6.2 Požadavky zadavatele na formální stránku nabídek

Nabídku podá účastník elektronicky zpracovanou v českém jazyce. Dokumenty vyhotovené v jiném jazyce musí být opatřeny úředním předkladem do jazyka českého; dokumenty ve slovenštině nemusí být překládány. Nabídka nesmí obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl.

Veškeré doklady či prohlášení, u nichž je vyžadován podpis dodavatele, musí být podepsány dodavatelem, statutárním orgánem dodavatele nebo osobou oprávněnou jednat za dodavatele.

Pokud za dodavatele jedná zmocněnec na základě plné moci, musí být v nabídce přiložena na poslední stránce příslušná plná moc v originále nebo v úředně ověřené kopii.

Zadavatel doporučuje, aby účastník podal nabídku v jednom PDF souboru. Nabídka by měla být na první straně označena názvem veřejné zakázky, obchodní firmou a sídlem účastníka.

Zadavatel doporučuje účastníkům využití vzorových dokladů předaných v přílohách této výzvy a zpracování nabídky dle odst. 6.3 této výzvy.

6.3 Obsah a členění nabídky

Nabídka bude obsahovat veškeré údaje a dokumenty požadované v této výzvě. Zadavatel doporučuje, aby pro operativní a transparentní průběh otevírání obálek s nabídkami byla nabídka uvozena krycím listem nabídky zpracovaným účastníkem podle doporučené předlohy v příloze č. 4 této výzvy; v případě rozporu mezi údaji uvedenými v krycím listu nabídky a v návrhu rámcové dohody platí údaje uvedené v návrhu rámcové dohody.

Zadavatel doporučuje sestavit nabídku v níže uvedeném členění:

a) úvodní strana s názvem veřejné zakázky, obchodní firmou a sídlem účastníka;

b) obsah nabídky;

c) krycí list nabídky – (vzor viz příloha č. 4 této výzvy);

d) čestné prohlášení (vzor viz příloha č. 2 této výzvy), z jehož obsahu je zřejmé, že účastník splňuje kvalifikaci požadovanou zadavatelem v čl. 4 odst. 4.1 této výzvy (základní způsobilost);

e) dokumenty, popřípadě odkaz na odpovídající informace dle čl. 4 odst. 4.2 této výzvy (profesní způsobilost);

f) návrh dohody podepsaný osobou oprávněnou jednat za účastníka (viz příloha č. 3 této výzvy), včetně požadované vyplněné a podepsané osobou oprávněnou jednat za uchazeče přílohu č. 1 této výzvy (Specifikace a rozsah předmětu plnění);

g) ostatní dokumenty, jsou-li požadovány v této výzvě,

h) prohlášení o celkovém počtu listů nabídky.

7. Obchodní a platební podmínky

Zadavatel v příloze č. 3 této výzvy specifikoval základní požadavky na předmět, rozsah, lhůty a místo plnění předmětu této veřejné zakázky. Dále jsou ve vzoru rámcové dohody (dále jen „dohoda“) jednoznačně definovány obchodní a platební podmínky této veřejné zakázky.

5

Účastník není oprávněn k jakýmkoli zásahům do textace dohody, vyjma doplnění dohody tam, kde je to zadavatelem výslovně požadováno čímž není dotčen čl. 6.3 písm. f) této výzvy. Pokud tak učiní, bude z další účasti na výběrovém řízení vyloučen. Účastník je povinen v dohodě vyplnit pouze požadované údaje: identifikační údaje v čl. I a podpisovou doložku.

Účastník je povinen k návrhu dohody přiložit vyplněnou přílohu č. 1 - Specifikace a rozsah předmětu plnění – která musí být podepsána účastníkem nebo osobou oprávněnou jednat za účastníka.

8. Způsob a lhůta pro podání nabídek

Nabídky lze podat nejpozději do 19. 12. 2016 do 10.00 hod.

Nabídky se podávají výlučně v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK (odkaz xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxxx.xx). Požadavky na elektronické zpracování a podání nabídky naleznete v příloze č. 6 této výzvy.

9. Otevření obálek s nabídkami

Otevření obálek s nabídkami provede zadavatel.

Otevírání obálek s nabídkami není veřejné a nemohou se ho účastnit ani účastníci, kteří podali nabídku ve výběrovém řízení.

Rozhodnutí zadavatele o vyloučení účastníka z výběrového řízení bude takovému účastníkovi písemně oznámeno. Proti rozhodnutí zadavatele nejsou přípustné námitky ani jiné opravné prostředky. Rozhodnutí zadavatele nemá povahu správního rozhodnutí a z tohoto důvodu není zadavatelem vydáváno dle příslušných ustanovení zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, v platném znění.

10. Posouzení a hodnocení nabídek

Nabídky, které nebyly v rámci otevírání obálek s nabídkami vyřazeny, budou posouzeny z hlediska souladu s výzvou a poté hodnoceny postupem uvedeným v čl. 11 této výzvy.

O výsledku hodnocení budou účastníci písemně vyrozuměni.

Zadavatel uzavře s vybranými účastníky rámcovou dohodu dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění, která tvoří přílohu č. 3 této výzvy.

11. Hodnotící kritéria

Pro účely hodnocení zvolil zadavatel následující dílčí hodnotící kritéria:

	Kritérium	Váha %
1.	Nabídková cena	50%
2.	Poskytnuté služby poradenství v jednotlivých státech	50%

11.1 Nabídková cena

Nabídková cena vychází z jednotkových cen a z pro účely nabídky předpokládaného množství a hodin poskytnutých služeb. Nabídkovou cenu účastník výběrového řízení spočítá dle přiložené tabulky, která tvoří přílohu č. 1 této výzvy.

6

11.2 Poskytnuté služby poradenství v jednotlivých státech

Předmětem hodnocení nabídky v rámci tohoto hodnotícího kritéria jsou zkušenosti účastníka výběrového řízení s poradenstvím zabývajícím se zaměstnáváním cizinců a zastupováním zadavatele jako zaměstnavatele v různých zemích mimo ČR. Jako úspěšnější nabídka je hodnocena nabídka účastníka, který má zkušenosti s poradenstvím při řešení pracovně-právních otázek zaměstnanců v rozsahu obdobném předmětu plnění dle čl. 2 této výzvy z většího počtu zemí, se kterými zadavatel předpokládá v budoucnu spolupráci. U každé ze zemí se hodnotí maximálně dvě zkušenosti.

Za jednu zkušenost se považuje poskytnuté poradenství týkající se jednoho zahraničního zaměstnance nebo společně přijíždějící skupiny zaměstnanců z jedné země pro jednoho zadavatele, a to v kterékoli z následujících oblastí:

• Konzultační činnost při řešení pracovně-právních otázek ke konkrétním zahraničním zaměstnancům, kteří přijíždějí pracovat do ČR

• Zastupování zadavatele jako zaměstnavatele v zahraničí

• Prověření a předání podkladů k odvodům ze mzdy, nebo dohody do zahraničí za zaměstnavatele a zaměstnance, dle platné legislativy daného státu

Pokud bylo k jednomu zahraničnímu zaměstnanci poskytováno účastníkem výběrového řízení více služeb mimo uvedených, jsou tyto služby považovány pro účely hodnocení za jednu zkušenost. V případě, že účastník výběrového řízení má požadované zkušenosti, doplní tabulku č. 1 přílohy č. 5 této výzvy.

Pokud účastník poskytoval k zahraničním zaměstnancům z téže země další poradenství, je pro účely uznání druhé zkušenosti nezbytné, aby se jednalo buď o odlišného zadavatele služby, nebo o odlišného zaměstnance či skupinu zaměstnanců, tak aby byla zajištěna různorodost zkušeností účastníka. V takovém případě účastník doplní tabulku č. 2 přílohy č. 5 této výzvy.

Poskytnutí služeb poradenství prokáže účastník čestným prohlášením, které tvoří přílohu č. 5 této výzvy (Čestné prohlášení – tabulka hodnotícího kritéria – seznam jednotlivých států). Účastník v čestném prohlášení označí ty státy, se kterými měl v posledních 3 letech zkušenost v rámci poskytování služeb poradenství zabývající se zaměstnáváním cizinců a zastupováním zadavatele jako zaměstnavatele v zemích mimo ČR v konkrétních státech do tabulky č. 1 nebo tabulky č. 2.

Za každé označení získá účastník 1 (jeden) bod. Celkem tedy může účastník získat max. 30 bodů. Z čestného prohlášení dále musí u každé označené služby vyplývat:

• označení objednatele služby,

• konkrétní specifikace poskytované poradenské činnosti, ze které bude zřejmé, že se jedná o činnosti obdobné předmětu plnění dle čl. 2 této výzvy,

• období, ve kterém byla služba poskytnuta a

• kontakt na objednatele služby, u kterého bude možné údaje ověřit.

11.3 Celkové hodnocení

11.3.1 Výpočet celkového počtu bodů dílčího kritéria nabídkové ceny

nejvhodnější nabídka

Počet bodů = 100 x -------------------------------------------------- x 50%

hodnocená nabídka

7

11.3.2 Výpočet celkového počtu bodů dílčího kritéria poskytnutí služby poradenství v jednotlivých státech

hodnocená nabídka

Počet bodů = 100 x -------------------------------------------------- x 50%

nejvhodnější nabídka

Celkové hodnocení je součtem bodových hodnocení dílčích kritérií. Nejvýhodnější nabídkou je ta, která získá nejvyšší celkový počet bodů.

Zadavatel neprovede hodnocení nabídek, pokud by měl hodnotit nabídky pouze pěti či méně účastníků.

12. Další podmínky veřejné zakázky

• Zadavatel si vyhrazuje právo veřejnou zakázku zrušit či neuzavřít dohodu s žádným z účastníků.

• Zadavatel si dále vyhrazuje právo ověřit si informace poskytnuté účastníkem u třetích osob a účastník je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost.

• Zadavatel nepřipouští variantní řešení.

• Účastník nemá nárok na úhradu nákladů spojených s jeho účastí v tomto výběrovém řízení.

• Zadavatel si vyhrazuje právo dodatečně změnit či doplnit zadávací podmínky veřejné zakázky.

• V případě, že dojde ke změně údajů uvedených v nabídce do doby uzavření dohody s vybraným účastníkem, je příslušný účastník povinen o této změně zadavatele bezodkladně písemně informovat.

• Jednotliví účastníci jsou povinni zdržet se jakýchkoli jednání, která by mohla narušit transparentní a nediskriminační průběh výběrového řízení, zejména pak jednání, v jejichž důsledku by mohlo dojít k narušení soutěže mezi účastníky v rámci zadání veřejné zakázky.

• Účastník nemá nárok na náhradu škody včetně ušlého zisku, jestliže zadavatel využije svá práva uvedená výše v tomto článku.

13. Zadávací lhůta

Zadavatel stanovuje zadávací lhůtu, tj. lhůtu, po kterou je účastník svou nabídkou vázán, na 90 dnů. Zadávací lhůta začíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky.

14. Dodatečné informace

Účastník je oprávněn po zadavateli požadovat dodatečné informace k zadávacím podmínkám, a to:

- elektronicky e-mailem na adrese: xxx@xxx.xxxx.xx nebo

- elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK (xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/).

8

V rámci dodržení principu rovného zacházení se všemi účastníky, nemohou být dodatečné informace poskytovány telefonicky.

Žádost o dodatečné informace musí být zadavateli doručena nejpozději 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel doručí odpověď na dodatečné informace k této výzvě, případně související dokumenty, nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne doručení žádosti účastníka. Dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, doručí zadavatel současně všem účastníkům, kteří požádali o poskytnutí výzvy nebo kterým byla výzva poskytnuta.

Zadavatel může poskytnout účastníkům dodatečné informace k této výzvě i bez předchozí žádosti.

15. Přílohy

• Příloha č. 1 – Specifikace a rozsah předmětu plnění

• Příloha č. 2 – Čestné prohlášení základní způsobilosti

• Příloha č. 3 – Vzor rámcové dohody

• Příloha č. 4 – Krycí list nabídky

• Příloha č. 5 – Čestné prohlášení – tabulka hodnotícího kritéria – seznam jednotlivých států

• Příloha č. 6 – Požadavky na elektronické zpracování a podání nabídky

V Praze dne 1. 12. 2016

Bártová

Digitálně podepsal Xx. Xxxxx Xxxxxxx Datum: 2016.12.02

Bc. Xxxxx

14:59:22 +01'00'

…………………………………………….

ThLic. Xxxx Xxxxxxx vedoucí ekonomického odboru UK

9