Rammeaftale om Biblioteksdrift ved Aarhus Universitet
Rammeaftale om Biblioteksdrift ved Aarhus Universitet
Mellem
Aarhus Universitet CVR nr. 31119103
Xxxxxx Xxxxxxxx 0 XX-0000 Xxxxxx C (Herefter AU)
Og
Det Kgl. Bibliotek CVR nr. 28988842
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx 0 XX-0000 Xxxxxxxxx K (Herefter KB)
(AU og KB benævnes også hver for sig som Part og tilsammen Parterne)
1 Formål
Denne aftale om biblioteksdrift ved AU (herefter Rammeaftalen) indgås efter Parternes fælles øn- ske om et kontraktretligt samarbejde om KB’s opgavevaretagelse som universitetsbibliotek for AU.
KB yder under betegnelsen ”AU Library” en række ydelser, der er målrettet AU’s forskere, undervi- sere, studerende og omverden, med afsæt i følgende målsætninger:
- Biblioteket opleves som en professionel og nærværende samarbejdspartner, der skaber
sammenhæng mellem behov og ydelser.
- Biblioteket tager afsæt i dialog om lokale behov, og tilbyder ydelser, der er fleksible og trækker på effektive fælles processer på tværs af KB.
Rammeaftalen beskriver principperne for samarbejdet mellem AU og KB om biblioteksydelser, samt de gensidige relationer omkring styring, dialog og økonomi for opgaven. Rammeaftalen sup- pleres af 5 Service Level Agreements (herefter SLA), der beskriver de konkrete ydelser og omfan- get af disse med tilhørende servicemål jf. bilag 4 - 8.
Rammeaftalen omfatter nærværende aftale, samt følgende bilag:
- Bilag 1: Økonomi
- Bilag 2: Samarbejdsflader
- Bilag 3: Template SLA
- Bilag 4 - 8: SLA’er for AU overordnet og de fire fakulteter
2 Governance
2.1 Ledelse
Det juridiske ansvar for AU’s andel af biblioteksdriften ved AU henhører under AU, jf. Bibliotekslo- ven. AU ønsker, at den faktiske forvaltningsvirksomhed, og dermed løsning af biblioteksopgaven, varetages af KB. AU har dermed fortsat kompetencen til at træffe afgørelser i forbindelse med biblioteksdrift ved Aarhus Universitet (myndighedsudøvelse), dog under respekt for AU’s forplig- telser i nærværende rammeaftale.
KB’s ydelser over for AU leveres generelt under betegnelsen ”AU Library”. Der etableres ikke en særskilt juridisk enhed under KB til biblioteksbetjening af AU, idet ydelserne under hensyn til den bedste og mest effektive opgaveløsning leveres lokalt via KB’s betjeningssteder på fakulteterne ved AU og/eller via KB’s tværgående funktioner.
Direktøren på KB ansætter en bibliotekschef med ansvar for den overordnede biblioteksbetjening af AU, efter høring af universitetsledelsen på AU.
Rammeaftalen skaber ikke nogen juridisk person med Parterne som deltagere, og Parterne kan ikke forpligte hinanden over for tredjemand. Parterne påtager sig ikke andre begrænsninger over for hinanden, herunder konkurrencebegrænsninger, end de begrænsninger, der udtrykkeligt fremgår af Rammeaftalen.
2.2 Dialog
2.2.1 Universitetsledelsen
Der gennemføres som minimum et årligt dialogmøde i juni måned mellem den biblioteksansvarli- ge i AU’s ledelse og KB’s ledelse. På mødet drøftes det forgangne kalenderårs biblioteksbetjening, bemandingsplaner samt planer/behov for udvikling det næste kalenderår. Til brug herfor udarbej- der KB en årsberetning for biblioteksbetjeningen af AU, og fakulteterne indstiller til AU’s ledelse deres respektive ændringsønsker til SLA’erne jf. 2.2.2.
På dialogmødet har Parterne mulighed for at initiere genforhandling af hele eller dele af Ramme- aftalen, herunder skriftlig varsling af ændring i de økonomiske rammer for aftalen. Ændringer af Rammeaftalen skal være skriftlige og være godkendt af begge Parter.
Sker der væsentlige ændringer i forhold til Parternes rammebetingelser, eller internt hos Parterne, med betydning for KB’s ydelser, er Parterne pligtige til at varsle disse, så der er mulighed for at gennemføre drøftelser og implementere relevante tiltag som følge heraf.
2.2.2 Fakulteterne
Der gennemføres et årligt dialogmøde i maj måned mellem hvert enkelt fakultet, bibliotekschefen og relevante biblioteksledere. På mødet drøftes det forgangne års biblioteksbetjening, beman- dingsplaner samt planer/behov for udvikling det næste år på baggrund af det enkelte fakultets SLA
- herunder drøftelse af KB’s politikker for opbevaring, arkivering og kassation.
På dialogmødet har parterne mulighed for at initiere forhandlinger om ændringer i biblioteksydel- ser og servicemål. Ændringer af biblioteksydelserne og servicemål skal være skriftlige og godkendt af AU’s ledelse og KB’s ledelse jf. 2.2.1.
3 Det Kgl. Biblioteks ydelser
3.1 Integration og nærhed
Det Kgl. Biblioteks ydelser er en vigtig del af universitetets forskning og undervisning. De ydelser som KB leverer under betegnelsen ”AU Library” er derfor en integreret del af AU’s daglige drift. Det tilstræbes at fastholde nærhed i de ydelser, hvor det er centralt for AU’s forskere og stude- rende.
Dette betyder, at:
- KB deltager, efter konkret invitation fra AU, i relevante ledelsesfora og udvalg, som f.eks.
Uddannelsesudvalget, Forskningsudvalget, Systemejerforum, EDU-IT m.m.
- KB kan deltage i relevante universitetseksterne fora efter delegation fra AU
- Biblioteksledere med tilknytning til fakulteterne deltager i relevante ledelsesfora, udvalg mv. på fakulteterne og modtager relevant information, referater mm.
- KB’s medarbejdere, som er involveret i levering af AU Library-ydelser, er integreret i uni- versitetets IT-infrastruktur, herunder AU’s IDM-system, med henblik på at sikre effektive samarbejdsprocesser via universitetets systemer som fx. intranet, CMS, LMS og kalender- integration mellem AU og KB
De i SLA’erne beskrevne ydelser leveres:
- Med udgangspunkt i lokal tilstedeværelse på fakulteterne
- Hvor muligt gennem universitetets digitale platforme – primært web og LMS
- Under AU-navnetræk/logo for AU Library, i henhold til universitetets retningslinjer
KB’s deltagelse i udvalg samt interne og eksterne fora er beskrevet i bilag 2 ”Samarbejdsflader”.
3.2 Effektivisering og tværgående løsninger
Det forudsættes, at KB søger at optimere organisation og processer, med henblik på altid at levere effektive og relevante ydelser til bibliotekets brugere.
3.3 Digitalt grundlag
AU sikrer relevant adgang for KB’s medarbejdere, som er involveret i levering af AU Library- ydelser, til at arbejde i de af universitetets digitale platforme og systemer, hvori biblioteksydelser- ne leveres.
Det sikres, via datasynkronisering mellem parterne, at KB’s brugerregister er synkroniseret med universitetets registre over studerende og ansatte.
AU sikrer, at AU’s CMS-platform og tilknyttede produkter, sidesystemer mv. overholder gældende lovgivning, for så vidt angår tilgængelighed, databeskyttelse, brug af cookies, etc.
Det skal sikres, at dataudveksling mellem AU og KB til enhver tid lever op til gældende persondata- forordning, og udveksling af oplysninger omfattet af den til enhver tid gældende regulering af per- sondata kan kun ske med hjemmel i tilladelse og eller behørig anmeldelse til datamyndigheden og efter indgåelse af konkret databehandleraftale.
3.4 Ydelser
KB’s ydelser er beskrevet i bilag 4 - 8 indeholdende SLA’er for AU overordnet og de fire fakulteter. SLA’er udarbejdes i overensstemmelse med Bilag 3 Template-SLA.
KB har forskellige ydelser uden for nærværende Rammeaftale, eksempelvis video- publiceringsplatform og data-management vedr. forskningsdata, som bruges af AU efter særskilt aftale.
4 Finansiering
4.1 Grundprincipper
Universitetsbiblioteksdriften på KB er sikret gennem et bidrag på finansloven og en årlig fakture- ring af AU, jf. Overdragelsesaftalen.
AU betaler midt i hvert kvartal KB en fjerdedel af det aftalte beløb for hele året jf. det årligt opda- terede bilag 1 vedr. Økonomi. KB skal senest 14 dage efter påbegyndelse af nyt kvartal fremsende en faktura med betalingsbetingelsen 30 dage netto.
Den økonomiske ramme for Rammeaftalen og realisering af SLA’er fremgår af Bilag 1. I den samle- de finansiering indgår udgifter svarende til AU’s administration i tilknytning til de virksomheds- overdragne medarbejdere (HR, økonomi, IT-understøttelse etc.) før overdragelsen til KB.
Rammeaftalens beløb pris- og lønreguleres fra år til år med den af Finansministeriet fastsatte ge- nerelle opregningsprocent inkl. efterreguleringer fra tidligere år, der anvendes til bevillingsopreg- ninger i finanslovsforslaget.
KB er forpligtet til at realisere de samme besparelser på biblioteksområdet, som AU havde planlagt for årene 2017-2019.
KB er forpligtet til at realisere stordrift og effektiviseringsgevinster, svarende til 2% pr. år i 2018- 2020 af det beløb, som AU ellers ville have brugt i det pågældende år, jf. bilag 1. Disse effektivise- ringsgevinster tilfalder AU, jf. bilag 1.
4.2 Ændringer
De økonomiske vilkår for Rammeaftalen kan ikke justeres for årene 2017-2019.
Fra 2020 og frem korrigeres det årlige fakturerede beløb med den faktor, som et evt. ompriorite- rings- og omstillingsbidrag udgør for AU ifølge finansloven. KB har mulighed for at initiere drøftel- ser af serviceniveau som følge af dette, og i det omfang KB efter 2020 pålægges et ompriorite- rings- og omstillingsbidrag for den del af økonomien, som er finanslovsoverført i forbindelse med overdragelsen af AU’s biblioteksfunktioner til KB.
Fra 2020 og frem kan der ske andre reduktioner af de økonomiske rammer med et års varsel og med efterfølgende indfasning over to år. Disse ændringer kan eksempelvis være ønsker til ændrin- ger i ydelserne som beskrevet i SLA’erne, eller prisstigninger for licenser, der ligger væsentligt over finansministeriets prisregulering. Aftales der ændringer af økonomisk betydning jf. 2.2.1, opdate- res Rammeaftalens bilag 1 vedr. økonomi.
4.3 Lokaler og inventar
AU stiller uden beregning lokaler til rådighed for KB i henhold til SLA’erne mellem det enkelte fa- kultet og KB. Fakulteterne kan med rimelig varsel ændre lokaletildelingen på baggrund af omstruk- tureringer, opsigelser af bygningerne og lignende forhold, ligesom KB kan fremsætte ønske om ændring af lokaletildelingen. Den Part, der initierer ændringer, som kræver flytning af inventar mv., afholder direkte og øvrige rimelige omkostninger, som den anden Part måtte have i den for- bindelse.
AU finansierer, og sørger for, almindelig bygningsdrift og vedligehold af lokaler, der benyttes af KB svarende til den sædvanlige standard på den pågældende lokalitet.
Almindelig bygningsdrift omfatter:
- Almindelig daglig rengøring (følger standard for driftsområdet), tilsyn med rengøringen, pudsning af vinduer jf. vanlig standard, udlevering af forbrugsartikler til toiletter og køkke- ner, håndtering af almindelig dagrenovation
- Daglig drift af byggetekniske anlæg inkl. vedligehold (el, varme, vand, køl, ventilation, ele- vatorer m.m.), fejlretning og udskiftning af grundbelysning indvendig og udvendig, vedlige- hold af mekaniske låse, vedligehold af adgangskontrolsystemer jf. vanlig standard
- Indvendig vedligeholdelse af bygninger og lokaler inkl. småreparationer, skiltning i den standard, der i øvrigt anvendes i bygningen
- Åbning og lukning af bygninger
- Vagtrondering, såfremt AU har den service på lokaliteten
- Evt. opfølgning på mangler fra brandsynsrapporter
- Udvendig skiltning, jf. AU’s skiltemanual
- Renholdelse af udvendige områder, sne- og glatførebekæmpelse uden for bygningen
- Intern post, idet KB kan anvende AU’s interne post til forsendelse mellem AU-lokaliteter.
Dette omfatter ikke transport af biblioteksmaterialer, som skal håndteres af KB
- Beredskab, således lokaliteterne er omfattet af AU’s gældende koncept
Endvidere sikrer AU netværksforbindelse til KB for tilsluttede computere og udstyr i kontorer, bib- lioteksrum og studiemiljøfaciliteter svarende til den eksisterende betalingsløsning vedrørende print og kopi.
Studiemiljøfaciliteter inkl. inventar finansieres af fakulteterne. Nyudvikling og inventaranskaffel- ser, for så vidt angår studiemiljø sker efter aftale mellem KB og fakulteterne.
Reoler til biblioteksformål er AU’s ejendom, og AU indestår for vedligehold og anskaffelse af disse i dialog med KB.
KB finansierer indkøb, vedligehold og fornyelse af:
- Biblioteksinventar som bogvogne, skranker, udlånsautomater, multifunktionsmaskiner til- knyttet betalingssystem, adgangskontrolgates, bogscannere, bibliotekar- og brugerpc’er m.m.
- Indvendig biblioteksspecifik skiltning
- Medarbejderrelateret kontorinventar, -computere, telefoner m.m.
- Software, telefoniydelser og lignende
KB finansierer endvidere:
- Almindeligt tilsyn med studiemiljøer indenfor betjeningsstedet: Løbende observation og ændring af studiemiljøfaciliteterne i forhold til de studerendes anvendelse af disse både mht. belægningsgrad og formål. Ved omkostningsbærende ændringer sker dette efter afta- le med fakultetet
- Almindeligt tilsyn med studiemiljøer udenfor betjeningsstedet: Løbende observation af studiemiljøfaciliteterne i forhold til de studerendes anvendelse af disse både mht. belæg- ningsgrad og formål med henblik på løbende dialog med fakultetet om behovet for stu- diemiljøfaciliteter
4.4 Forskningsprojekter
KB bidrager efter aftale til forskningsprojekter i de videnskabelige miljøer på AU’s institutter. Disse aktiviteter håndteres fra sag til sag via salg af løn og anden biblioteksservice til de enkelte forsk- ningsprojekter og følger de aftalte vilkår i den konkrete aftale i forskningsprojektet mellem KB og det/de involverede AU institut(ter).
4.5 Andre ydelser
KB afholder efter aftale med AU en række øvrige udgifter på vegne af AU, som ikke fremgår af ovenstående. Disse afregnes efter særskilt aftale.
5 Fortrolighed
Parterne ønsker åbenhed om samarbejdet under Rammeaftalen, men er enige om, at der kan væ- re oplysninger af særlig fortrolig karakter, som gøres tilgængelige Parterne imellem.
Parterne indestår for at gøre egne medarbejdere opmærksomme på, at der i forhold til følsomme og fortrolige personoplysninger, økonomiske forhold samt strategiske overvejelser, som disse måtte blive gjort bekendt med eller opnå adgang til under Rammeaftalen, er meddelt et tavsheds- pålæg i medfør af forvaltningslovens § 27, stk. 6. Tavshedspålægget indebærer, at medarbejderen ikke uberettiget må videregive, eller på anden måde medvirke til, at oplysninger af den ovennævn- te karakter kan udnyttes af uvedkommende. Tavshedspålægget består, selvom pågældende med- arbejder ikke længere er omfattet af Rammeaftalens bestemmelser.
I det omfang en Part er retligt forpligtet til at offentliggøre oplysninger om aktiviteter under Ram- meaftalen, accepterer den anden Part, at de krævede oplysninger offentliggøres i overensstem- melse med det relevante retsgrundlag.
6 Misligholdelse
Såfremt AU vurderer, at servicemål i en SLA under Rammeaftalen ikke er opfyldt, skal AU så hur- tigt som muligt orientere KB skriftligt herom. KB skal herefter umiddelbart iværksætte tiltag med henblik på at opfylde de påklagede servicemål. KB orienterer AU skriftligt, når de påklagede for- hold er bragt i overensstemmelse med de pågældende servicemål.
Såfremt det ikke er muligt for KB at opfylde kriterierne for målopfyldelse indenfor 14 dage, og der ikke er tale om force majeure, skal KB orientere AU om sagens stilling, og fremsende en handle- plan, der beskriver, hvordan KB søger at sikre målopfyldelse. KB er endvidere pligtig til at afrappor- terer løbende og skriftligt på fremdrift i den konkrete sag. Såfremt KB ikke er i stand til at sikre målopfyldelse inden for en rimelig periode baseret på en konkret vurdering af sagens forhold, re- guleres det videre forløb i henhold til Rammeaftalens punkt 2.2 subsidiært punkt 9 vedrørende tvister.
I tilfælde hvor KB vurderer, at servicemål ikke kan overholdes som følge af forsømmelser eller konkrete forhold hos AU, skal KB hurtigst muligt orientere AU skriftligt herom. Parterne er herefter pligtige til i fællesskab at afdække relevante forhold med betydning for sagen, og i fællesskab fast-
lægge en handleplan, som sikrer målopfyldelse. Parterne sikrer, at handleplanen forelægges rele- vante ydelsesaftagere i henhold til Rammeaftalens punkt 2.2, og afrapporterer løbende på frem- drift i den konkrete sag.
Såfremt en Part hindres i at opfylde sine forpligtelser under Rammeaftalen som følge af udefra kommende ekstraordinære forhold, som Parterne ved Rammeaftalens indgåelse ikke kunne have forudset (force majeure), anses dette ikke for misligholdelse, men Parterne skal i sådanne tilfælde indlede en ekstraordinær drøftelse i henhold til principperne i punkt 2.2.1, såfremt hindringen
medfører væsentlig forsinkelse eller øgede omkostninger af KB’s ydelser.
7 Erstatningsansvar
Parterne er erstatningsansvarlige for mangler ved Parternes løsning af opgaver under Rammeafta- len og forsinket levering af aftalte ydelser, såfremt manglen eller forsinkelsen skyldes Partens uagtsomme eller forsætlige handling eller undladelse. Dette erstatningsansvar gælder også farlige egenskaber ved opgaveløsningen (produktansvar).
Parterne er ligeledes erstatningsansvarlige for egne medarbejderes skadegørende handlinger og undladelser efter dansk rets almindelige regler.
Parterne er ikke erstatningsansvarlige for manglende opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til Xxxxxxxxxxxx, såfremt den manglende opfyldelse skyldes force majeure jf. herover.
8 Forsikring
Parterne er hver for sig omfattet af Finansministeriets cirkulære af 9. december 2015 om selvfor- sikring i staten, og kan derfor kun tegne forsikring ved særskilt hjemmel hertil. Erstatningsansvar og størrelse på erstatningskrav fastsættes i henhold til dansk rets almindelige regler.
9 Tvister
Tvister, der måtte udspringe af denne aftale, søges løst mellem Parternes øverste daglige ledelse: rektor for AU og direktøren for KB.
Ved tvister, der ikke kan afgøres mellem institutionerne, afgøres sagen mellem departementsche- ferne i Kulturministeriet og Uddannelses- og Forskningsministeriet.
10 Ikrafttrædelse og opsigelse
Efter underskrift af nærværende aftale om biblioteksdrift ved AU er parterne enige om, at KB’s opgavevaretagelse som universitetsbibliotek for AU træder i kraft med virkning som anført i Over- dragelsesaftalen af 2017 vedrørende biblioteksdrift ved Aarhus Universitet punk 7.
Rammeaftalen kan ikke opsiges i årene 2017-2019. Fra 2020 kan opsigelse ske i henhold Overdra- gelsesaftalen af 2017 vedrørende biblioteksdrift ved Aarhus Universitet punkt 7.4.
11 Underskrifter
Aarhus, Dato:
Xxxxx Xxxxxx Direktør, Det Kongelig Bibliotek | Xxxxxx Xxxx Direktør, Aarhus Universitet |
BILAG 1: ØKONOMI
BILAG 2: SAMARBEJDSFLADER
Oversigt over KB’s deltagelse i interne og eksterne fora i henhold til Rammeaftalens punkt 3.1. Senest opdateret 2017.02.06
Forum | Deltager | Rolle | Efter delegation fra |
Den Nationale Styre- gruppe for Open Ac- cess | Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Medlem | Universitetsdirektøren |
Den National PURE- styregruppe | Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx | Medlem (systemejer) | Universitetsdirektøren |
Systemejerforum (vedr. PURE) | Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx | Xxxxxx (systemejer) | Vicedirektør AU Ud- dannelse |
EDU-IT | Xxxxx Xxxxx Xxxxxx- xxxxx | Xxxxxx | Vicedirektøren AU Uddannelse |
Administrativ leder- kreds Health | Xxxxx Xxxxx Xxxxxx- xxxxx | Xxxxxxxx | Administrationschef |
Administrativ leder- kreds Aarhus BSS | Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx | Deltager | Administrationschef |
Administrativ leder- kreds ST | Xxxxx Xxxxx | Deltager | Administrationschef |
Administrativ leder- kreds Arts | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxxxxx | Administrationschef |
Administrativ leder- kreds Arts | Xxxx Xxxx Xxxxxxx | Deltager | Administrationschef |
BILAG 3: TEMPLATE SLA
Ydelse | TITEL |
Kort beskrivelse | |
Aftager | |
KB’s ydelser | |
AU’s ydelser | |
Brugerkrav | |
Finansiering | |
Servicemål | |
Evaluering |
BILAG 4 - 8: SERVICE LEVEL AGREEMENTS