Aarhus Kommune Tilslutningsaftale til produktet OS2 FleetOptimiser

1 OS2-produktsamarbejdet er en sammenslutning af myndigheder som samarbejder om videreudvikling og anvendelse af det fælles produkt (IT-løsning). OS2-produktsamarbejdet er organiseret under OS2 – Offentlig digitaliseringsfællesskab.

2 OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab er en forening som har til formål at sikre en governance ramme for open source udvikling i det offentlige samt muliggøre teknisk udveksling og videndeling. OS2 er et åbent fællesskab. Den bagvedliggende filosofi skal fremme samarbejde, deling og digital udvikling af relevante løsninger.

3 Benævnelsen OS2 er i denne aftale en reference til OS2-produktsamarbejdet under OS2. Så står der f.eks. ’at OS2 varetager…’ betyder dette, ’at OS2-produktsamarbejdets styregruppe eller koordinationsgruppe varetager…’ indenfor rammerne af OS2 - Offentlige digitaliseringsfællesskab.

1.1 Aftalens gyldighed

Aftalen skal sikre tilstrækkelig finansiering til koordinering, kodevedligehold og udvikling af OS2- produkt. Derfor bortfalder aftalen hvis OS2 i samarbejde med OS2-produktet vurderer at der ikke er tilstrækkelig tilslutning til at opretholde samarbejdet.

2. OM OS2-PRODUKT

FleetOptimiser er en klimateknologi, som understøtter optimering og omstilling af køretøjsflåden i offentlige myndigheder ved hjælp af kunstig intelligens. Værktøjet er målrettet Fleet Managers, kørselskoordinatorer, datakonsulenter mfl., og understøtter forskellige typer kørsel, herunder f.eks. administration, skoler og hjemmepleje.

Værktøjet anvender moderne allokeringsalgoritmer til at optimere flådesammensætning og tildelingen af køretøjer til ture. Datagrundlaget er GPS-data fra et flådestyringssystem eller andet dataopsamlingsmodul, fx OS2iot, som via API bliver overført til FleetOptimiser en gang i døgnet.

OS2FleetOptimiser er udviklet og skaleret gennem fire år fra 2021-2024, først som et AI- signaturprojekt og herefter som en del af Digitaliseringsstyrelsens tilskudspulje for nye teknologier. Værktøjet er udviklet i et brugerdrevet samarbejde mellem 14 offentlige myndigheder og leverandørerne Droids Agency og Qampo, hvor funktionalitet løbende er tilføjet og forbedret.

OS2-produkt er en løsning som indgår i porteføljen af open source-produkter i OS2 - Offentligt Digitaliseringsfællesskab.

Løsningen OS2-produkt er beskrevet på OS2’s hjemmeside under xxxxx://xx0.xx/xxxxxxxxx.

Kildekode

Kildekoden kan downloades i overensstemmelse med vilkårene i den anvendte og af OS2 godkendte open source licens.

3. BEFØJELSER

OS2

• varetager governance og koordinerer udviklingsforslag herunder etablering af styregruppe og koordinationsgruppe.

• prioriterer udviklingsforslag, ændringsønsker, fejl og supportsager.

• indgår leverandøraftaler – herunder evt. udbud for drift, support og videreudvikling.

• faciliterer kommunikation og videndeling mellem anvenderne og OS2 – og på tværs af anvenderne.

• reviderer budget og regnskab én gang årligt.

• fastsætter tilslutningsafgiften og vederlag jf. pkt. 8

Anvender

• bidrager med udviklingsforslag, ændringsønsker, fejlmeldinger og feedback om anvendelsen af OS2-produkt.

• deltager i videndeling og brugerklubmøder omkring OS2-produkt.

• kan anmode om at deltage i koordinationsgruppe og/eller styregruppe.

• bidrager med dokumentation, vejledninger, kode og andet relevant materiale for OS2- produkt.

4. FORPLIGTIGELSER

Med mindre andre vilkår er nævnt i nærværende aftale, gælder OS2-fællesskabets Code of Conduct og kommissorium mellem parterne.

OS2

OS2 er i dialog med anvenderne og opretter og prioriterer udviklingsforslag og ændringsønsker. Anvenderne opretter ønsker og bidrag til OS2-produkt og OS2 medtager dem ved fremtidige prioriteringsrunder og releases.

OS2 tager stilling til vedligeholdelse og videreudvikling i overensstemmelse med OS2’s til enhver tid gældende governance.

OS2 forestår fælles leverandørstyring i forhold til vedligeholdelse og videreudvikling af OS2-pro- duktet og varetager koordinering i henhold til OS2s organisering og gældende governance.

Se.xxxxx://xx0.xx/xxxx/xxxxxxxxxx

OS2 sikrer at der til enhver tid er mindst en OS2 leverandørpartner, der tilbyder standardydelser til OS2-produktet.

OS2 stiller samarbejdsplatform(e) til rådighed for anvenderne og OS2-produktsamarbejdet. OS2 stiller opdaterede vejledninger og generel kommunikation til videndeling til rådighed for an-

vendernes brugere til support på anvendelsen af OS2FleetOptimiser. Det vil ske af de OS2 anviste

kanaler.

Anvenderen

Udviklingen af OS2-produktet baserer sig på interaktion mellem anvenderne og OS2.

Derfor forpligter Anvenderen sig til at samarbejde aktivt og konstruktivt med OS2 gennem forslag til processer og rettelser til eksisterende processer, deltagelse i arbejdsmøder og/eller brugerklubmøder samt at holde sig orienteret via de til enhver tid anviste support- og kommunikationskanaler. Anvenderen forpligter sig desuden til efter bedste evne at bidrage til udviklingen af OS2-produktet. Dette kan være i form af bidrag til kildekoden, dokumentation og vejledninger.

Anvenderen skal udpege mindst 1 og højst 2 administratorer for OS2-produktet i sin organisation. Navn og kontaktoplysninger oplyses til OS2 i nærværende aftale. Administratorerne er kontaktpersoner i forhold til OS2 og supporterer brugerne af OS2-produktet i Anvenderens organisation. Anvenderen skal oplyse OS2, såfremt den eller de pågældende udskiftes.

Anvenderens administratorer kan søge support i den af OS2 til enhver tid anviste support- og kommunikations kanal, samt komme med forslag til udviklings- og ændringsønsker i samme kanal.

Omkostninger til Anvenderens deltagelse i undervisning, arbejdsmøder og brugerklubmøder mv. afholdes af Anvenderen selv medmindre andet er aftalt.

5. ANVENDERENS OPGAVER VED IBRUGTAGNING

Det er Anvenderens ansvar at sikre udbredelse og implementering af OS2-produktet i Anvenderens egen organisation. OS2 kan eventuelt og i begrænset omfang bistå Anvenderen.

Anvenderen sikrer selv teknisk infrastruktur, som er GPS’er og et værktøj til dataopsamling. OS2 kan vejlede om de forskellige muligheder for dataopsamlingsværktøjer, som bl.a. dækker over flådestyringssystemer eller platforme som OS2IoT.

Eventuelt andre opgaver i forbindelse med ibrugtagning vil være beskrevet i OS2-produktets dokumentation.

6. EJERSKAB

Kildekode er licenseret på softwarelicensen, MPL 2.0 eller anden open source licens godkendt af Open Source Initiative og OS2. Alt afledt materiale som præsentationer, dokumentation, vejledninger o.l. licenseres på indholdslicensen, CC BY-SA 4.0.

Anvenderen ejer egne data i relation til OS2-produktet.

7. VIDEREUDVIKLING OG STØRRE ÆNDRINGER

Videreudvikling og større ændringer sker i overensstemmelse med OS2 governance.

Processen for udviklingsønsker, fejlmeldinger og bidrag beskrives af OS2-produktets styre- og koordinationsgruppe med udgangspunkt i skabeloner stillet til rådighed af OS2.

8. VEDERLAG OG TILSLUTNING

Anvenderen betaler en tilslutningsafgift samt et årligt vederlag, som afhænger, hvorvidt myndigheden er medlem af foreningen OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab eller ej.

Se takstbladet for beløb.

Vederlaget kan reguleres med udviklingen op til nettoprisindekset fra december en gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning den 1. januar året efter tilslutning med udviklingen i nettoprisindekset fra 1/12 til 1/12 årene før. Som eksempel: Pr. den 1. januar 2025 med udviklingen i nettoprisindekset fra 1.12.2023 til 1.12.2024.

Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).

Vederlaget betales forud hver den 1. januar. Det er muligt at melde sig ind hvert kvartal. Ved indmeldelse pr. 1. april betaler anvenderen ¾ af det årlige vederlag, ved indmeldelse pr. 1. juli halvdelen og ved indmeldelse pr. 1. oktober ¼. Der modregnes ikke ved udmeldelse.

Det årlige vederlag dækker udgifter forbundet vedligehold og videreudvikling af kildekode og dokumentation for OS2-produktet, samt opgaver med koordinering og governance i OS2.

OS2 er berettiget til med 4 måneders varsel til følgende 1. januar at revidere tilslutningsafgiften og det årlige vederlag hvis udgifterne forbundet med nedenstående ikke kan dækkes. Regulering kan tidligst ske pr. 1. januar året efter tilslutning. Hvis Anvenderen ikke kan acceptere det reviderede vederlag, kan Anvenderen opsige tilslutningsaftalen i overensstemmelse med pkt. 12 Opsigelse og ophør.

9. LOKALE ADMINISTRATORER

Nedenstående Administrator/Administratorer er Anvenderens kontaktperson/kontaktpersoner vedr. OS2-produktet. Nærværende aftale sendes til den Ansvarlige Lokal administrator.

	Navn	Email	Telefon
Ansvarlig Lokal administrator
Supplerende Lokal administrator

10. ANSVARSFRASKRIVELSE

OS2 er ikke ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andre direkte eller indirekte tab, som følger af brugen af OS2-produktets kildekode og dokumentation.

11. MISLIGHOLDELSE

Anvenders misligholdelse, herunder f.eks. manglende betaling, misbrug af data (f.eks. videresalg eller videreformidling af data), manglende aktiv deltagelse, m.v. medfører, at OS2 er berettiget til at lukke for Anvenderens adgang til OS2-produktsamarbejdet. OS2 skal dokumentere forhold(ene) for misligholdelsen i forbindelse med lukningen. Anvenderens adgang til OS2-produktsamarbejdet vil være lukket indtil, Anvenderen har afhjulpet de angivne forhold. Fortsætter misligholdelsen kan OS2 ophæve aftalen uden varsel.

Når OS2 opsiger aftalen pga. misligholdelse, er Anvenderen forpligtet til fortsat at betale vederlag i henhold til opsigelsesvilkårene.

Hvis OS2 ud fra en konkret vurdering af anvendernes generelle deltagelse, vurderer overvejende kollektiv passivitet og/eller generel manglende opfyldelse af OS2’s governance, kan OS2 opsige alle aftaler.

12. OPSIGELSE OG OPHØR

Tilslutningsaftalen træder i kraft, når OS2 har modtaget aftalen i underskrevet form og tilslutningsafgiften er betalt.

Aftalen er uopsigelig for parterne i et år fra ikrafttrædelsestidspunktet. Derefter kan aftalen opsiges med et varsel på 3 måneder til følgende 1. januar.

Gyldigheden af tilslutningsaftalen og det dertilhørende takstblad beror på en tilslutning fra mindst 15 Anvendere. Såfremt denne tilslutning ikke opnås, vil OS2 undersøge om produktet kan etableres på andre vilkår, subsidiært annullere aftalen.

13. TVISTER

13.1 Lovvalg

13.1.1

Kontrakten er undergivet dansk ret.

13.2 Forhandling mellem Parterne

13.2.1

Såfremt der er uenighed mellem Parterne om kontrakten og dens opfyldelse, kan hver af Parterne henvise spørgsmålet til Anvenderens og OS2s dagligt ansvarlige, der sammen afgør uenigheden. Kan der ikke opnås enighed mellem de dagligt ansvarlige, skal forhandlingerne eskaleres til styregruppen, hvis der er en sådan. Såfremt enighed ikke opnås i styregruppen, skal uenigheden eskaleres til et højere plan i Parternes organisationer.

13.2.2

Tvistløsning kan støttes af en udtalelse ved en sagkyndig teknisk og/eller juridisk ekspert. Såfremt Parterne ikke opnår en løsning ved forhandling inden 5 Arbejdsdage, kan hver af Parterne begære

tvistløsning efter Voldgiftsinstituttets ”Regler for juridisk/teknisk udtalelse i IT-sager” og den heri beskrevne proces.

13.3 Mediation / mægling

13.3.1

Såfremt ingen af Parterne ønsker at udnytte muligheden for tvistløsning ved sagkyndig teknisk og/eller juridisk ekspert, kan tvisten på begæring fra en Part søges løst ved mediering ledet af en mediator udpeget af Parterne. Som minimum har en Part pligt til at deltage i det første møde, som mediator indkalder til. En Part er dog berettiget til at indlede voldgiftssag, såfremt en udsættelse deraf kan føre til retsfortabelse, f.eks. på grund af forældelse. Parterne kan eventuelt afholde udgifterne til mediationen / mæglingen i fællesskab.

13.3.2

Såfremt en Part meddeler, at Parten ikke ønsker at fortsætte mediationen efter første møde, eller såfremt konflikten ikke er løst ved mediation inden 8 uger efter, at der blev fremsat skriftligt påkrav om mediation, kan hver af Parterne indbringe tvisten til endelig afgørelse ved voldgift, jf. punkt

13.4 Voldgift

13.4.1

Stedet for voldgiftsretten er i den kommune, hvor Anvenderen er registreret.

13.4.2

Såfremt den samlede værdi af tvisten ikke overstiger 1 mio. kr., afgøres tvisten ved voldgift jf. "Regler om forenklet voldgiftsproces ved Det Danske Voldgiftsinstitut", således som disse er gældende på tidspunktet for voldgiftssagens indledning.

13.4.3

Voldgiftsretten og voldgiftsdommere udpeges af Voldgiftsinstituttet. Parterne kan senest samtidig med udløbet af fristen for indklagedes svar i fællesskab bringe en voldgiftsdommer i forslag.

Såfremt den samlede værdi af tvisten overstiger 1 mio. kr., afgøres tvisten ved voldgift efter "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut", således som disse er gældende på tidspunktet for voldgiftssagens indledning.

13.4.4.1

Medmindre Parterne er enige om andet nedsættes voldgiftsretten med tre dommere. Når tvisten skal afgøres af tre dommere, kan klageren i sit klageskrift komme med forslag til sin voldgiftsdommer. Indklagede kan i sit svar komme med forslag til sin voldgiftsdommer. Den tredje voldgiftsdommer, der er voldgiftsrettens formand, bringes i forslag af Voldgiftsinstituttet, medmindre Parterne inden udløb af fristen for indklagedes svar i fællesskab foreslår en formand.

14. DATO OG UNDERSKRIFT

Passivt medlemskab, sæt kryds:

Dato:

Underskrift:

Navn:

Myndighed/Virksomhed:

CVR-nummer:

EAN-nummer:

Document Metadata

Table of Contents

Aarhus Kommune Tilslutningsaftale til produktet OS2 FleetOptimiser

Document Metadata