Aftale om håndtering af ændringer i Datafordelerregi
Ændringshåndteringsprocessen
Bilag 8 til datadistributionsaftale
Aftale om håndtering af ændringer i Datafordelerregi
Version | Dato | Ansvarlig |
0.2 | 10-10-2017 | Xxxxx Xxxxx |
0.3 | 24-11-2017 | Xxxxx Xxxxx |
0.8 | 11-04-2018 | Xxxxx Xxxxx |
Indhold
Bilag 5 Politik for ændringshåndtering 3
Relationer til forretningsservices og andre processer 5
Roller hos supportleverandøren 6
Roller hos Registermyndighederne 6
Fællesoffentlig opgavereference 7
Politik for ændringshåndtering
Med denne politik udstikkes de retningslinjer og rammer, som gælder for datafordelermyndighedens ændringshåndtering, herunder normale, standard- og hasteændringer.
Ændringshåndteringsprocessen består af to delprocesser:
• En change managementproces, der håndterer ændringen end-to-end. Denne proces holder indberetteren informeret og har særligt fokus på at håndtere værdien, risici og økonomi ved ændringen.
• En release- og deployment managementproces, der spiller sammen med leverandørens idriftsættelse af ændringen samt koordinerer testaktiviteter. Denne proces informerer også interessenter om lukkevinduer og deployerede ændringer.
Release og deployment mangementprocessen er en underordnet men vital del af change managementprocessen.
Gældende underbilag til dette bilag kan altid findes på datafordelermyndighedens hjemmeside. Det drejer sig om:
• Procesdiagram, procesbeskrivelse og RASCI-matrice
• En beskrivelse af hvordan ændringer til Datafordeleren klassificeres
• En blanket til indmelding af ændringer
• En beskrivelse af datafordelermyndighedens configuration items
Formålet med processen er, at:
Change managementprocessen
• Sikre at de ændringer, der skal implementeres på Datafordeleren, håndteres end-to-end.
• Understøtte at ændringer på Datafordeleren giver det ønskede forretningsmæssige udbytte.
• Sikre at risici, økonomi og timing er afklaret og aftalt med alle
relevante interessenter.
• Sikre at enhver ændring godkendes på rette niveau i grunddatasamarbejdsorganisationen.
• Sikre overdragelse af godkendte ændringsforslag til release og deployment managementprocessen, der sørger for at disse færdigimplementeres.
Release og deployment managementprocessen
• Sikre at alle ændringer på Datafordeleren:
• Deployeres til de rette miljøer på de rette tidspunkter
• Testes og godkendes af de rette instanser
• Lever op til designspecifikationer (funktionelle krav) og kan bruges af anvendere (nonfunktionelle krav).
• Sikre at alle anvendere orienteres om kommende og gennemførte ændringer, for at minimere negativ impact på deres forretning.
Principperne for ændringshåndteringsprocessen er som følger:
• Alle, der ønsker det, kan komme med ændringsønsker til Datafordeleren.
• Alle ændringsønsker indberettes på en standard ændringsblanket, der stilles til rådighed på xxxxxxxxxxxx.xx.
• Alle ændringsønsker til services på Datafordeleren skal være knyttet
op på dataleverancespecifikationer (DLS’er), som revideres i samarbejde med de registermyndigheder, der ejer dem og vedlægges til ændringsblanketten.
• Nye ændringsønsker indberettes altid til Datafordelerens Change
Manager, som også efterfølgende er den rolle, som indberetteren først og fremmest har direkte kontakt med.
• Det er Change Managerens opgave at kvalitetssikre udfyldelsen af indberetningsblanketten og gå i dialog med indberetteren, såfremt det skønnes nødvendigt.
• Change Manageren kan vælge at afvise et ændringsønske, hvis dette ikke er beskrevet ordentligt, ligger uden for Datafordelerens scope eller lignende. Datafordelerens Change Advisory Board (CAB) orienteres i disse tilfælde.
• Alle normale ændringer behandles som udgangspunkt i CAB og kan herfra eskaleres til andre niveauer i grunddatasamarbejdsorganisationen, hvis det skønnes nødvendigt.
• En given ændring skal altid behandles på laves mulige niveau i grunddatasamarbejdsorganisationen.
• Change Manageren kan, ud fra en vurdering af urgency/impact, vælge at opgradere normale ændringer til hasteændringer, hvorefter Emergency CAB (ECAB) indkaldes. CAB orienteres i de tilfælde, hvor det har været nødvendigt at gennemføre en hasteændring.
• Normale ændringer, hvor risici, økonomi og impact er kendte (og begrænsede), kan defineres som standardændringer – disse behøver efterfølgende ikke blive behandlet i CAB, men CAB orienteres altid, om gennemførte standardændringer.
• XXX søges altid bestykket, således at der er tekniske og forretningsmæssige kompetencer til stede til at behandle de ændringsønsker og ændringer, der er på dagsordenen.
• Alle godkendte ændringer lægges i en ændringsoversigt, som alle relevante interessenter og anvendere har adgang til.
• Ændringsønsker og ændringer håndteres i et egnet værktøj, således at end-to-end processen er digital og sporbar.
• Ændringer og tilhørende dokumenter, såvel som
procesdokumentation for den enkelte ændring (change records), opbevares i datafordelermyndighedens ESDH-værktøj, således at dokumentation for ændringer senere kan fremsøges.
• Indberetter skal løbende holdes orienteret om status for aktuelle
ændringsforslag og ændringer.
• Forud for implementeringen af en ændring skal det defineres, hvem der kan teste og godkende denne – og en ændring kan først lukkes, når den er testet og godkendt.
• Change Manager arbejder tæt sammen med Release og Deployment Manager, indtil ændringen er færdigimplementeret og kan lukkes.
• Alle sagsakter og blanketter i forbindelse med ændringshåndteringen journaliseres løbende i datafordelermyndighedens ESDH-system.
• Change Manager monitorerer, at processen følges, og kan om nødvendigt gå i dialog med involverede parter om dette.
• Change Manager kan – i samarbejde med registermyndighederne og
leverandøren og andre interessenter – justere ændringshåndteringsprocessen. Datafordelermyndighedens Continuous Service Improvement proces danner ramme for dette.
Relationer til forretningsservices og andre processer
Processen hører til i SDFEs eksterne forretningsservice ”Distribution af
Fællesoffentlige Grunddata” og har et ophæng i den interne forretningsservice ”Drift”.
Ændringshåndteringsprocessen har relationer til:
• Problem Management-processen
• Knowledge Management-processen
• Incident Management-processen
• SLA Management-processen
Setuppet omkring ændringshåndtering på Datafordeleren opererer på tværs af enheder og lokationer, og omfatter:
1. Datafordelermyndigheden, der hører til i SDFE, og er end-to-end ansvarlig for ændringshåndteringsprocessen, herunder CAB.
2. Leverandøren, som er ansvarlig for at udvikle, teste og deployere de ændringer, som datafordelermyndigheden beslutter skal releases på Datafordeleren.
3. Registermyndigheder, som har en vigtig rolle i forhold til at designe og evaluere de ændringer, der skal lægges på Datafordeleren, således at disse bedst muligt understøtter forretningsbehovene.
Roller hos datafordelermyndigheden
Intern forretningsserviceejer: Kontorchef i det kontor, der har ansvar for Datafordelerens drift
Procesejer: Kontorchef i det kontor, der har ansvar for Datafordelerens drift. Xxxxxxxxx endeligt ændringsforslag når disse kommer retur fra supportleverandøren, deltager i CAB-møder og er ledelsesmæssigt eskaleringspunkt.
Procesdesigner: Har det udførende/operationelle ansvar for at processen skabes og vedligeholdes, og at en passende værktøjsstyring etableres
Procesbestyrer (Change Manager): Har det udførende/operationelle ansvar for processen og sørger for, at alle aktører følger processen, at processen rapporteres og at afvigelser håndteres.
Procespraktiker(e): Applikationsspecialister og forretningsspecialister – hjælper Change Manageren med at vurderer, sagsbehandle og kvalitetssikre disse.
Indgår i CAB efter behov.
Samme person kan godt have flere af ovenstående roller.
Service Delivery Manager: Tovholder for drift- og supportmæssige spørgsmål
Procesejer: Chef med mandat til at godkende udarbejdede ændringsforslag, alternativt til at afvise indkomne ændringsønsker, i henhold til kontraktens krav
10.2. Er ledelsesmæssigt eskalationspunkt.
Procespraktiker: Teknisk og forretningsmæssig specialist, der deltager i vurderingen af ændringsønsker og koordinerer udarbejdelsen af ændringsforslag. Indgår i CAB efter behov.
Roller hos Registermyndighederne
Procesejer: Chef hos registret, der inddrages i beslutninger om mere omfattende ændringer, og som fungerer som ledelsesmæssigt eskalationspunkt.
Procesbestyrer (Changeansvarlig): Har den tekniske og forretningsmæssige forståelse til at kunne behandle ændringer, der vedrører registermyndigheden, i CAB. Skal have mandat til at træffe beslutninger vedrørende ændringer, til et vist niveau.
Procespraktiker: Applikationsspecialister og forretningsspecialister, der støtter den changeansvarlige i hans arbejde. Indgår i CAB efter behov.
ITIL best practice framework Underdatabehandleraftale med KMD Databehandleraftale med hver Registermyndighed
Ændringshåndteringsprocessen er underordnet kontraktens bilag 10 – Ændringshåndtering
Dette er p.t. ikke relevant.
Fællesoffentlig opgavereference
FORM-kode: 06.38.10.20 Tværgående it-løsninger til den digitale infrastruktur