POLITIK FOR UDBUD (–rev. jf. ØK mødet den 6.5.2020)

POLITIK FOR UDBUD (–rev. jf. ØK mødet den 6.5.2020)

Indledning

Center for HR, Økonomi og IT servicerer den samlede organisation på indkøbs- og udbudsområdet herunder sikre aftaler følges. Kommunens Intranet opdateres løbende af Center for HR, Økonomi og IT for så vidt angår beskrivelser af interne procedurer, indgåede indkøbsaftaler, kurser, udbud og udløbne aftaler.

Kommunen indgår i et forpligtigende indkøbs- og udbudssamarbejde, SUI sammen med Næstved, og Vordingborg kommuner. Herudover deltages i ad-hoc indkøbs og udbudssamarbejder med en række Sjællandske kommuner via FUS-samarbejdet.

Statens og Kommunernes Indkøbs Service SKI benyttes ligeledes ved indkøb og udbud. SKI-aftaler kan blive forpligtigende, hvis de er indgået mellem SKI og SUI.

Center for HR, Økonomi og IT sikrer gennem sit samarbejde med SUI en overordnet understøtning og rådgivning af alle centre og institutioner i kommercielle og juridiske forhold vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser.

Direktionen skal overfor Økonomiudvalget:

• minimum 1 gang årligt fremlægge kommenterede indkøbsnøgletal

• Årligt udarbejde og fremlægge en opgørelse over, hvor mange procent af kommunens samlede indkøb, der sker på en opdateret leverandøraftale

Det er centrene, institutionerne og afdelingerne, der i deres daglige indkøbsarbejde har den direkte kontakt til samarbejdsorganisationen SUI i Næstved. Herom kan der læses i Pjecen ”Sådan køber vi ind” på kommunens Intranet.

I kommunens økonomisystem, Prisme er der adgang til både at orientere sig og anvende indgåede indkøbsaftaler og handle elektronisk.

I det praktiske, daglige arbejde med denne politik er det vigtigt, at centrenes ledelser iagttager gældende regler og procedurer for GDPR.

Det forventes, at ledelserne instruerer de indkøbsansvarlige om, at der altid skal ske en tidlig involvering af kommunens DPO, hvor dette kræves.

1.0 Formål

1. Det overordnede formål med en udbudspolitik er at give borgere, leverandører og medarbejdere et overblik over kommunens holdninger til og beslutninger om, hvordan udbud anvendes i Faxe Kommune.

2. Udbudspolitikken skal sikre, at Faxe Kommune opnår god kvalitet og effektivitet i de kommunale indkøb samtidig med, at kommunen opnår markedets bedste vilkår i forhold til ønsket om kvalitet og funktionalitet, herunder en sikring af, at de daglige driftsopgaver løses bedst muligt.

3. Kommunen ønsker ved anvendelse af udbud at afprøve, om markedet kan tilbyde en bedre og/eller billigere løsning end den eksisterende.

4. Kommunen ønsker således at bruge udbud som en måde at afprøve markedsvilkårene på.

5. Målsætningen er:

• at efterleve KL´s aftale med regeringen om øget konkurrenceudsættelse i kommunerne,

• at samarbejde med indkøbs- og udbudssamarbejdet SUI, og

• at følge den årlige, fælles udbudsplan, som i et samarbejde med SUI fastlægger omfanget af de kommende udbud i kommunen.

6. Udbudspolitikken skal samtidig sikre, at der leves op til de lovgivningsmæssige krav der findes på udbudsområdet. Dette skal bl.a. ske ved, at der i udbudspolitikken og den årlige udbudsplan opstilles enkle retningslinjer for, hvordan de ansvarlige centre skal håndtere de forskellige udbudsformer. Udbud af IT-systemer skal her gives en særlig opmærksomhed, idet anskaffelsesprocessen erfaringsmæssigt tager tid.

7. Udbudspolitikken skal medvirke til der er økonomisk råderum for prioriteringer, således at kommunen også i fremtiden fremstår som en professionel, offentlig organisation.

2.0 Afgrænsning

1. Udbudspolitikken omfatter alle udbudspligtige indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.

2. Områderne skole og institutioner opfattes i udbuds- og indkøbsmæssig sammenhæng som én samlet organisation under det center, hvor disse hører.

3. Udbudspolitikken skal følges af alle centre ved udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.

4. De selvejende enheder er ikke omfattet af udbudspolitikken.

3.0 Den årlige udbudsplan

1. Hvilke opgaver, der skal udbydes, fastlægges i den årlige udbudsplan, der udarbejdes af SUI i samarbejde med Faxe kommune.

2. Udbudsplanen formidles til centrene. Inden behandlingen af udbudsplanen skal alle centre have mulighed for at give tilbagemeldinger på de udbudsopgaver, centrene forventer at skulle gennemføre i det kommende år. De respektive tilbagemeldinger formidles af Center for HR, Økonomi og IT til SUI.

3. Udbudsplanen offentliggøres på SUI´s fælles hjemmeside og på kommunens egen hjemmeside, så snart den er klar til brug. Leverandører kan herefter vurdere, om der er udbudsopgaver med interesse for dem.

4. Udbudsplanen har herudover til formål at give et overblik over, hvilke varekøb, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver der udbydes i det kommende år.

5. Udbudsplanen giver samtidig et overblik over andelen af udbud, som gennemføres via SKI og FUS

4.0 Udbudsformer

1. Ved hvert udbud vurderes det sammen med SUI hvilken udbudsform, der er mest hensigtsmæssig.

2. Udbudsdirektivet udbudsformer skal anvendes og skal til en hver tid afspejle gældende regler og vejledninger på den offentlige hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

3. Hvis der er tale om et udbud indenfor tilbudslovens anvendelsesområde anvendes følgende tre udbudsformer:

• Offentlig licitation

• Begrænset licitation

• Underhåndsbud

4. Kommune ønsker som udgangspunkt at holde alle muligheder åbne ved udbud, dvs. at kommunen kan anvende alle udbudsformer, hvis dette findes hensigtsmæssigt.

5. Ved valg af udbudsform indgår forhold som f.eks. markedsforhold, produkt- og opgaveforhold, investeringshensyn og ressourceoptimering, en vurdering af geografiske/organisatoriske hensyn, herunder evt. udbud af delopgaver eller delområder.

6. Der anvendes almindeligvis offentlige eller begrænsede udbud. Endvidere anvendes gældende rammeaftaler som eksempelvis Finansministeriets indkøbsaftaler kaldet FM-aftaler.

7. Ved hvert udbud skal der sammen med SUI tager det berørte center stilling til, hvilke kriterier der skal være gældende for udvælgelse af tilbudsgivere og senere tildeling af kontrakten. I forlængelse heraf afklares, hvordan kvalitets- og mængdekontrol samt kontraktopfølgning indgår som en integreret del af udbudsmaterialet og i den efterfølgende kontrakt.

8. Det er vigtigt for Faxe Kommune, at den valgte udbudsform sikrer den bedst mulige konkurrence samtidig med, at den administrative byrde for såvel kommunen som tilbudsgivere minimeres. Disse hensyn inddrages derfor i vurderingen.

9. Der henvises i det hele til de gældende beskrivelser af udbudsprocedurerne herunder de af SUI vedtagne politikker og strategier på området.

5.0 Indkøbsaftaler

1. Indkøbsaftaler kan være egne indkøbsaftaler, SKI-indkøbsaftaler, FUS- indkøbsaftaler eller SUI-indkøbsaftaler.

2. Indkøbsaftaler skal altid anvendes. Dette for at sikrer indkøbskoordinering af identiske varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver for hele organisationen.

3. Indkøbsaftalerne nævnt øverst indgås altid i skriftlig form og understøttes i anvendelsen af de vedtagne principper for økonomistyring. Egne indkøbsaftaler skal som udgangspunkt være affattet af kommunen selv med henblik på at sikre kommunens samlede økonomiske og juridiske interesser tilgodeses.

4. Aftalerne indeholder de fornødne oplysninger, således at brugerne kan træffe korrekte indkøbsbeslutninger. Det kan eksempelvis være oplysninger i relation til aftalens parter, aftaleperiode, ophør, priser, rabatter, betalingsbetingelser, leveringstid, leveringssted, risikoovergang, forsikring, garanti, ansvar, GDPR, service og miljø.

6.0 Samarbejde om udbud og indkøb

1. SUI kan på vegne af de tre ejer kommuner gennemføre forpligtigende udbud eller tilbudsindhentning. Kommunerne involveres i arbejdet via nedsatte brugergrupper.

2. De fælles udbud foretages primært i relation til udbud af varer og tjenesteydelser, hvor dette findes hensigtsmæssigt ud fra en faglig og indkøbsstrategisk vurdering.

3. Kommune ønsker endvidere at bruge aftaler igennem Statens og Kommunernes Indkøbsservice SKI, på de vilkår der er gældende for disse aftaler. Der kan både være tale om anvendelse af rammeaftaler og fælleskommunale forpligtende indkøbsaftaler. Denne udbudspolitik er således ikke til hinder for, at Faxe Kommune kan indgå i sådanne aftaler ligesom SKI-aftaler kan blive forpligtigende, hvis de er indgået mellem SKI og SUI.

7.0 Afgivelser ved kontrolbud

1. Ved løsning af større opgaver i eget regi, afgives der som hovedregel kontrolbud.

2. Såfremt det besluttes, at der skal udarbejdes et kontrolbud på den udbudte ydelse, skal centeret sikre, at der er de fornødne ressourcer og faglige kompetencer tilstede i forbindelse med

udarbejdelse af kontrolbuddet, eksempelvis med inddragelse af ekstern bistand.

3. Endelig skal udarbejdelsen af kontrolbud organiseres således, at der ikke opstår habilitetsproblemer ligesom XXX skal inddrages i arbejdet.

8.0 Sociale klausuler

1. En social klausul er et kontraktvilkår, der pålægger vinderen af en opgave eller et udbud en social forpligtelse. Der kan udmærket anvendes hensigtserklæringer om samme forpligtigelse, når der ikke er tale om en større opgave men blot en småopgave.

2. Der lægges vægt på, at fremme et godt og sundt arbejdsmiljø samt vægter en social og en etisk ansvarlighed hos sine leverandører. Dette sikres ved at stille krav via sociale klausuler.

3. Sociale klausuler findes i forskellige udformninger. I de tilfælde, hvor det er hensigtsmæssigt, ønskes det særligt man har fokus på sociale klausuler via indbyggede arbejds- og uddannelsesaftaler.

4. Effekten af de sociale klausuler er vigtig. Det center der indarbejder en social klausul i en kontrakt har derfor ansvaret for, at der følges op overfor leverandøren, når opgaven løses.

5. Brugen af sociale klausuler er prioriteret højt i kommunen. Kommunen ønsker nemlig at medvirke til, at så mange som muligt får en uddannelse. Hvor det er hensigtsmæssigt, skal centrene derfor igennem sin udbud medvirke til, at der skabes lære - og praktikpladser.

9.0 Miljø- og klimahensyn

1. Miljø- og klimamæssige hensyn inddrages, hvor det efter en konkret vurdering findes muligt og hensigtsmæssigt.

2. Hvilke konkrete hensyn der inddrages, afhænger imidlertid altid af, hvilken kontraktgenstand der er tale om. Der kan derfor ikke på forhånd fastlægges en bestemt kreds af miljø- og klimahensyn, som altid søges varetaget ved udbud.

Godkendt i byrådet den    /    2020