Tilbudsindhentning Konsulentydelser vedrørende AI-projekt Intelligent flådestyring og klimasmarte kørselsmønstre





Tilbudsindhentning

Konsulentydelser vedrørende AI-projekt Intelligent flådestyring og klimasmarte kørselsmønstre

















6.1.Indledning

Projekt ”Intelligent Flådestyring og Klimasmarte kørselsmønstre” er et samarbejdsprojekt mellem 5 kommuner (Syddjurs, Sønderborg, Aarhus, Slagelse og Favrskov) med Syddjurs Kommune som projektleder. Projektet er et signaturprojekt bevilget på finansloven fra Investeringsfonden for nye teknologier og digitale velfærdsløsninger, der administreres af Digitaliseringsstyrelsen, Danske Regioner og KL – se mere her.

Projektet har til formål at optimere den kommunale kørsel og flådestyring gennem tilgængelige data og algoritmer og køres som et forløb i 2021, som vil være inspireret af agile principper. Projektgruppen vil være sammensat af deltagere fra de fem kommuner og yderligere deltager konsulenter, som er hyret ind til specifikke opgaver i projektet.

Nærværende tilbudsindhentning vedrører fire overordnede opgaver:

  1. Data Lake’s. Etablering samt løbende vedligehold og teknisk drift af data lake`s

  2. Big Data analyse. Ud fra 3 definerede hypoteser fra kommunerne samt leverandørens egen bud på en hypotese udarbejdes 4 datamodeller for hver af d 5 kommuner

  3. Foranalyse. Der gennemføres og afrapporteres en foranalyse til projektets fase 2

  4. Input til udbudsbrev for fase 2. Herunder udarbejdes bl.a. forslag til arkitektur og teknologivalg for en AI-platform, der indkøbes og udvikles i projektets fase 2

Tilbudsindhentningen sker som en frivillig annoncering i henhold til Udbudsloven § 193 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), som vedrører offentlige indkøb under tærskelværdien og uden klar grænseoverskridende interesse.

Tilbudsmaterialet består af betingelserne i dette dokument, samt følgende bilag:

  • Bilag A – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere

  • Bilag B – Tro og love-erklæring

  • Bilag C – Skabelon til kontrakt vedrørende timer

  • Bilag D – Skabelon til kontrakt vedrørende drift af data lake`s

  • Bilag E – Skabelon til Databehandleraftale

  • Bilag F – Hypotese 1

  • Bilag G – Hypotese 2

  • Bilag H – Hypotese 3

  • Bilag I – Scoreboard for kommunale hypoteser

  • Bilag J – Datalake arkitektur



Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via udbudsværktøjet Mercell: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx ,og al kommunikation med Ordregiver skal foregå herigennem.

Ved Tilbudsgivers login vælges ’My Mercell’ for at se/downloade alle informationer om opgaven.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til xxxxxxx.xx@xxxxxxx.xxx eller stilles på telefon x00 0000 0000.

Efter afholdt markedsanalyse er det af hensyn til konkurrencen besluttet at indbyde følgende leverandører til at afgive tilbud:

  1. Droids

  2. KMD

  3. Breakawai

  4. QAMPO

  5. 0000.xx

  6. Mjølner

  7. Deloitte

  8. Carve

Opgaven har maksimalpris på kr. 700.000 inklusiv serverdrift eksklusiv moms.

Kunden forudsætter at servere og data behandles efter gældende EU-lov herunder med hensyntagen til Schrems II-dommen. Denne betyder bl.a., at personoplysninger ikke må overføres ud af EU/EØS til et land, der ikke er godkendt, som et sikkert tredjeland af EU-Kommissionen.



6.2.Ordregiver

Ordregiver er:

Syddjurs Kommune, IT og Digitalisering

Ordregivers kontaktperson er teamleder for Digitalisering og projektledelse Xxxxxx Xxxxxx



6.3.Projektet og opgavens omfang

3.1Projektets mål

Projektet har til formål at optimere den kommunale kørsel og flådestyring gennem tilgængelige data og algoritmer. Gevinsterne er først og fremmest reduktion af klimabelastningen og økonomiske besparelser i form af både mindre arbejdstid til transport og færre kilometer. Projektet vil via anvendelsen af AI og avancerede statiske metoder udvikle algoritmer på eksisterende data. De gøres tilgængelige via en Cloud- og Open Source-baseret softwareplatform, og kommunernes eksisterende systemer til flådestyring, planlægning mv. skal kunne anvende algoritmerne.

3.2Projektets opdeling

AI er nyt for kommunerne, som er gået sammen i dette projekt. Det er samtidig også er en relativt ny teknologi i markedet, så derfor deler projektet indkøb af konsulentassistance op. På den måde kan kommunerne høste erfaringer, skærpe deres indsigt og viden undervejs og bringe det i anvendelse i selve projektet.

Konkret opdeles indkøbet af konsulentassistance i to faser:

  1. Dataanalyse og fremtidigt koncept samt AI – data og modellering

  2. AI-data og modellering og softwareudvikling med anvendelse af live-data



Herunder beskrives leverancerne under fase 1. Tilbudsindhentning til Fase 2 forventes gennemført i 2. kvartal 2021.



3.3Beskrivelse af opgaver og leverance

Projektet vægter en eksplorativ tilgang, hvor leverandøres bud på at løse opgaverne vil blive budt velkommen. Den eller de valgte leverandører må således være indstillet på at materiale, som udarbejdes i projektet aktivt bruges til tilbudsindhentning. Leverandører forventes derfor at forholde sig konstruktivt, innovativt og kritisk til det materiale, som her fremlægges fra kommunerne, for at der opnås den løsning, som kan hjælpe den grønne omstilling bedst mulig på vej.


Nærværende tilbudsindhentning vedrører fire overordnede opgaver og leverancer. Herunder beskrives de uddybende:

  1. Data Lake’s
    Der etableres data lake`s, så hver kommune kan opbevare egne data til Big dataanalyser, samt til udvikling af algoritmer. Hver Data Lake, skal fungere, som en mobilitets Data Lake, med data IN/Out, og de skal ligeledes være skalerbare. Derudover er der behov for at etablere en Data Lake, som er fælles for alle kommunerne, hvor kommunerne kan benytte sig af fælles anonymiserede data og semianonymiserede data. Forslag til arkitektur præsenteres i bilag J.

Ud fra denne arkitektur ønskes en redegørelse for, hvordan leverandøren vil etablere, vedligeholde og drifte data lake`s, herunder hvor mange timer der medgår samt omkostning til drift i 2 år.

  1. Big Data analyse
    Kommunerne har udarbejdet og valgt tre hypoteser inklusiv en skitse af de bagvedliggende problemer. Hypoteserne er valgt udfra en scoring på potentiale for økonomi og klimabesparelse, implementerbarhed samt på datatilgængelighed og AI-egnethed. Se bilag I. Leverandøren skal sammen kommunerne fortsætte processen med vurdere og videreudvikle hypoteser bl.a. på ovenstående parametre.

Konsulenterne forventes selv komme med forslag til en ny hypotese, som kan understøtte projektets gevinstrealisering.

Konsulenterne forventes ligeledes at udarbejde op til 20 datamodeller, som blandt andet tager udgangspunkt i de tre hypoteser. For hver hypotese inkl. konsulenternes udarbejdes en datamodel pr. kommune baseret på den givne kommunes data med anvendelse af 3 mdr. historiske data. Den enkelte datamodel, skal efterfølgende valideres op imod 1 mdr. ny data, for at teste datamodellens validitet. Det er muligt, at en datamodel kan udarbejdes for en kommune men ikke for en anden, fordi datagrundlaget ikke er tilstrækkeligt. Derfor er der her lagt op til et samarbejde med leverandøren i forhold til at afsøge, hvad mulighederne er. Det er kommunernes eget ansvar at skaffe data, men i dette indkøb, er det også en opgave for konsulenterne, at yde sparring og hjælp til den enkelte kommunes datatræk.

Konsulenterne skal også hjælpe kommunerne med at finde og trække de nødvendige data fra forskellige systemer. Kommunerne er selv ansvarlige for opgaven, men forventer hjælp og sparring til konkret at kunne udføre opgaven.

Kommunerne har også påbegyndt et sæt af persona’er, for at understøtte organisatorisk implementering af projektets resultater. Arbejdet med personaerne skal videreføres under denne opgave i samarbejde med leverandøren.

  1. Foranalyse
    I Foranalysen udarbejder konsulenterne en kort beskrivelse af løsningsforslag til de enkelte hypoteser, som bl.a. forslag til AI- datamodellering samt ideer til softwareudvikling. Løsningsforslagene vurderer kommunerne ud fra anvendelse af det bagvedliggende problem, som hypotesen skulle løse samt anvendelse af personaer for at vurdere implementerbarheden af løsningsforslaget.

    I Foranalysen indgår også en kort beskrivelse og undersøgelse af, hvordan andre lignende kommuner i verden håndterer fleet management baseret på andres undersøgelser. Her kan trækkes på erfaringer fra bl.a. Gartner, MIT samt andre relevante undersøgelser. Hensigten med leverancen er at få kendskab til, hvordan andre har løst opgaven, hvorved andres erfaringer kan bringes aktivt i spil. Lande erfaringer, som kunne bringes i spil er f.eks. New Zealand, Tyskland og Nederlandene. En max. 10 siders præsentation med erfaringer er tanken, med referencer til de studier, som er benyttet til undersøgelsen.

Konsulenterne og kommunerne vil herefter have et godt indblik i, hvad der skal løses af opgaver i fase 2, hvilket skal indgå i den sidste leverance IV.


  1. Input til udbudsbrev for Fase 2

Arkitektur og teknologivalg for AI platform skal beskrives i en form, så disse kan indgå i tilbudsindhentning til fase 2. Krav og ideer skal tage udgangspunkt i behov og ikke i specifikke tekniske løsninger, hvorved leverandørerne selv har mulighed for at specificere den mest hensigtsmæssige arkitektur og teknologi for kunden baseret på Open Source.

Herudover medvirker og bidrager leverandøren relevant på en workshop, hvor emnerne er udarbejdelse af risikokatalog, konsekvensanalyse og kravkatalog med informationssikkerhed som tematisk overligger. Kunden tilrettelægger workshoppen med udgangspunkt i AI-værktøjskasse fra KL og Kammeradvokaten.



3.4Projektets organisering

Det løbende samarbejde mellem leverandør og kommunernes projektgruppe organiseres i agilt setup og afvikles virtuelt 2 gange om ugen til et stand-up møde af 30 min. varighed,. Mødet vil blive faciliteret af Projektlederen eller Scrum Masteren. Projektlederen vil yderligere have rollen, som Product Owner. Projektlederen/Scrum Masteren vil yderligere facilitere en planning af 45 min, varighed, et retrospektiv og en demo på hver 15 min. hver 3. uge. Projektets sprints vil være af 3 ugers varighed. Projektdeltagerne vil selv have til opgave at byde ind med ideer og nedbryde opgaverne i mindre tasks. Møderne afholdes på Teams og vil blive digitalt understøttet af værktøjet Jira. Jira vil fungere, som den digitale tavle, som understøtter transparens i forhold til hvilke opgaver, der er i gang samt understøtte teamet i at kunne samarbejde virtuelt. Arbejdsformen kan ændres undervejs alt efter hvad Scrum Master og Projektlederen vurderer fungere bedst.




Projektet er organiseret med en projektgruppe på tværs af de 5 kommuner, en Syddjurs-baseret gruppe, der varetager projektledelsen samt en 5 kommunes-styregruppe med deltagelse af KOMBIT:


Styregruppe:

Projektejer (Syddjurs Kommune)
Leder af It og Digitalisering (Syddjurs Kommune)
Repræsentanter for de 4 kommuner
KOMBIT








Projektledelse:

Product Owner (Syddjurs Kommune)

Koordinator (Syddjurs Kommune)

Scrum Master (Syddjurs Kommune)








Projektgruppe:


Product Owner (Syddjurs Kommune)

Koordinator (Syddjurs Kommune)

Scrum Master (Syddjurs Kommune)

Projktleder og dataansvarlig for de øvrige 4 kommuner


3.5Foreløbig tidsplan for projektet

Projektplanen foreslås udarbejdet i samarbejde med leverandøren. Tanken er at der gennemføres 3-5 sprints af 3 ugers varighed. Ved første planning, udarbejdes et fælles Roadmap med milepæle på leverancer, som de forventes fordelt ud over hele perioden, og overordnede leverancer formuleres som overordnede userstoryes. Disse userstories fordeles over alle sprints. Herefter nedbrydes de userstories, som skal udføres i 1. sprints, hvorved backloggen er fyldt op med opgaver til sprint 1. De enkelte tasks tilknyttes en ansvarlig for løsning af opgaven og fremgår på Jira-boardet. Herved er planning for først sprint gennemført. På Stand up-møderne prioriteres løbende opgaverne, så alle hele tiden arbejder på det vigtigste først. I slutningen af 1. sprint, gennemføres en planning-session, hvor userstories fra roadmapet, som skal løses i sprint to nedbrydes, hvorved backloggen bliver fyldt op. Igen prioriteres opgaverne så det sikres at alle hele tiden arbejder på det vigtigste først.

6.4.Tidsplan for tilbudsindhentning

Offentliggørelse:

Fredag d. 15. januar 2021

Spørgefrist:

Torsdag d. 21. januar 2021 kl. 12

Svarfrist:


Torsdag d. 21. januar 2021 kl. 18

Tilbudsfrist:

Fredag d. 29. januar 2021 kl. 9

To til fire udvalgte leverandører modtager indkaldelse til præsentation

Mandag d. 1. februar 2021

Præsentation af tilbud

Fredag d. 5. februar 2021

Offentliggørelse af resultatet af udbuddet:

Mandag d. 8. februar 2021

Kontraktstart:

Mandag d. 15. februar 2021





6.5.Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille afklarende spørgsmål, hvis der er tvivl om forståelsen af krav i opgavebeskrivelsen, vilkår i kontrakten eller materialet i øvrigt.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt igennem Mercell Sourcing Service, jf. tidsplanen i pkt. 4.

Spørgsmål stilles via ”My Mercell” under fanen ”Kommunikation”. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form være at finde på Mercell Sourcing Service under fanen ”Kommunikation”/Ekstra info”, efter Ordregiver har publiceret svar.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med opdateringer i Mercell Sourcing Service. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om opdateringer via Mercell Sourcing Service frem til tilbudsfristens udløb.



6.6.Udelukkelse og egnethed

6.1Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen. Her skal CV på den enkelte konsulent, som forventes at være med til at løse opgaven indgå. Yderligere stiller kommunerne som krav, at konsulenterne kan tale og forstå dansk.

Som en del af udvælgelsesprocessen vil 2-4 leverandører blive inviteret til at præsentere deres tilbud. Det et vigtigt for os, at de personer, som fremlægger tilbuddet på præsentationsmødet, er de samme personer, som efterfølgende vil blive allokeret til projektet.

Udvælgelsen af de 2-4 leverandører vil ske på basis af:

  • Pris

  • Tilbudsgivers udfoldelse af opgaveløsningen

  • Referencer/projektmedarbejderes kvalifikationer

  • Samarbejdsformer og metode



6.2Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet. Konsortiedeltagerne skal endvidere angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

6.7.Tildelingskriterium

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, som ud fra en helhedsvurdering bedst lever op til de beskrevne krav i dette dokument.

Som evalueringsparametre vil der blive kigget på:

  • Pris

  • Tilbudsgivers udfoldelse af opgaveløsningen

  • Referencer/projektmedarbejderes kvalifikationer

  • Samarbejdsformer og metode



6.8.Afgivelse af tilbud

8.1Tilbudsfrist

Tilbudsbesvarelse skal ske via udbudssystemet Mercell inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.

Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af tilbudsbetingelser og kontraktvilkår.

Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse.

Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt Udbudsbilag A - Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere. Konsortiedeltagerne skal herved erklære, at de deltagende tilbudsgivere i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, samt at de påtager sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk overfor Syddjurs Kommune. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, med hvilken tilbudsgiver Syddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

8.2Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 2 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.

6.9.Tilbuddets indhold

9.1Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

  • Teknisk eller faglig formåen i form af CVer

  • Reference oplysninger

  • Eventuelt Bilag A – Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere

  • Underskrevet tro og love erklæring (fortrykt formular er vedlagt som Bilag B og skal benyttes ved tilbudsafgivningen). Erklæringen vedrører udelukkelsesgrunde som angivet i udbudslovens § 135 samt § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 4 og 6. Virksomheder, der er omfattet af en af de angivne udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt

  • Pristilbud

  • Om muligt, virksomhedens ESG og CSR politik

Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet.

9.2Sprog

Tilbuddet skal være på dansk. Det er et krav at konsulenterne kan tale dansk.

9.3Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.



6.10.Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt 9.1. Konditionsmæssige tilbud evalueres herefter på følgende punkter:



10.1Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbuddene vurderes i deres helhed på baggrund af tildelingskriterierne, jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.

Vægtningen foretages af projektgruppen, som deltager i præsentationsmøderne.



6.11.Orientering om resultatet af tilbudsindhentningen

Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen, samt en kortfattet motivering for valget af leverandør. Tilbudsindhentningen er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter.





Document Metadata

Filed: May 6th, 2021