Diabetesartikler
Varer Offentligt udbud
På levering af
Diabetesartikler
til deltagende kommuner fra KomUdbud
April 2018
Indholdsfortegnelse
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus 4
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 7
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 8
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 8
6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud 9
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 10
9. Tildelingskriterium og underkriterier 11
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 12
12.1 Forbehold og konditionsmæssighed 12
12.2 Udelukkelse og egnethed 12
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier 12
13. Orientering om resultatet af udbuddet 13
KomUdbud skabelon – offentligt udbud af varer – udkast til rammeaftale 14
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling 19
6.2 Udskiftning af medarbejdere 20
7.6 Emballage (forsendelses indpakning) 21
8. Priser og prisregulering 22
10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 24
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 25
15. Leverandørens misligholdelse 29
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 29
15.4.2 Afhjælpning og omlevering 30
15.6 Ophævelse af rammeaftalen 31
17. Produktansvar og forsikring 33
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 34
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 34
Bilag 1 – Kravspecifikation 37
Bilag 3 – Kommunespecifikke oplysninger 42
Bilag 4 – E-handelssystemspecifikke bilag 43
1. Indledning
Udbuddet vedrører levering af diabetesartikler til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag
• Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation)
Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort på:
2. Ordregiver
"KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:
• Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen for en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.
Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus
Kommune: | Årlig forventet volumen (kr.): * | Antal bevillinger: | Deltager fra aftalestart: |
Esbjerg | Esbjerg: 5.445.077 Fanø: 198.038 | x | |
Fredericia | 2.496.239 | x | |
Herning | 4.177.292 | x | |
Holstebro | 2.690.745 | x | |
Ikast-Brande | 2.100.658 | x | |
Kolding | 3.921.788 | x | |
Lemvig | 1.207.744 | x | |
Middelfart | 1.791.357 | x |
Odense | 10.797.555 | x | |
Randers | 4.716.439 | x | |
Silkeborg | 4.327.461 | x | |
Svendborg | 2.951.709 | x | |
Sønderborg | 4.322.343 | x | |
Vejle | 5.239.347 | x |
56.383.792
Kr.
Indmeldt årlig volumen i alt:
*Årlig forventet volumen er udtryk for køb ved nuværende leverandør i 2016.
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.
Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver p.t. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 3 - Kommunespecifikke oplysninger).
Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af e-handel eller evt. ændringer i e-handelssystemer.
2.2. Udbudsansvarlig
Kolding Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:
Kolding Kommune Nytorv 11
6000 Kolding
Att.: Xxxxxxx Xxxxxxx
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 5.
3. Udbuddets omfang
Udbuddet vedrører indkøb af diabetesartikler bevilget efter Serviceloven §112 (herefter kaldet: indkøb til brugere), og i mindre omfang indkøb til ordregivers egne depoter til behandling efter Sundhedsloven (herefter kaldet: indkøb af ordregivers ansatte). Udbuddet indeholder herudover krav om service (både til brugere og ordregivers ansatte), levering og tilstedeværelse af bevillingssystem (at tilbudsgiver har bevillingssystem, der stilles til rådighed for rammeaftalen).
Udbuddet skal omfatte hjælpemidler til både børn og voksne, injektions og tablet behandlede diabetikere. Målet er et passende bredt sortiment, der kan afhjælpe så mange som muligt. Ordregiver har fokus på, at brugerne med det rette engangshjælpemiddel kan være selvhjulpne.
Brug af rammeaftalen foregår hovedsageligt ved at brugerne selv køber direkte ved leverandøren, og diabetesartiklerne sendes til en af ordregiver eller brugerne valgt adresse i Danmark.
Området er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit valg, hvorfor tilbudsgiverne skal være opmærksom på de særlige forhold, der gør sig gældende i denne forbindelse.
Udbuddet opdeles ikke i delaftaler, idet udbuddets omfang i forvejen er afgrænset til et specifik område indenfor engangshjælpemidler, der serviceres af få store leverandører. En opsplitning vil ikke give mulighed for andre og mindre leverandører.
En opsplitning formodes at være økonomisk uhensigtsmæssig både for ordregiver og leverandører.
For nærmere beskrivelse af de ønskede produkter, herunder de mindstekrav produkterne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 2) og kravspecifikationen (bilag 1).
Den oplyste volumen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet i 2016, og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Den udbudte rammeaftale har en 4 årig aftaleperiode, hvor det første år er uopsigeligt for begge parter, hvorefter rammeaftalen kan opsiges med 6 måneders varsel. Se endvidere kontraktens afsnit 4. Aftaleperiode.
4. Forventet tidsplan
Indsendelse til TED: | 28. maj 2018 |
Spørgefrist: | 24. juli 2018 |
Svarfrist: | 31. juli 2018 |
Tilbudsfrist: | 6. august 2018 kl. 12.00 |
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 33 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Leveringsstart: | 1. november 2018 |
5. Spørgsmål
5.1. Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Kolding Kommune, E-mail: xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via
6. Udelukkelse og egnethed
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene.
Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 135, stk. 4 og 5 og § 137:
• At tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret.
• At tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-,
social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88,
• At tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er
blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende,
• At tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet,
• At tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning,
• At tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion, eller
• At tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens
beslutningsproces, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt.
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal virksomheden oplyse virksomhedens egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være positiv i alle 3 regnskabsår (hvert år for sig).
• Ved kontrakt start have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring med ansvarsdækning på min. 10.000.000 kr.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Referenceliste fra tilbudsgiver, over de betydeligste sammenlignelige ramme-
/prisaftaler indgået af tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år. Krav om min. 3 sammenlignelige referencer. Sammenlignelige referencer er levering af diabetes artikler til kommuner. Ordregiver forbeholder sit ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger.
6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud:
ESPD skal downloades fra xxx.xxxxxxxx.xx og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.
Herefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx- databases/espd/welcome
På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD:
• Dansk
• ”Jeg er økonomisk aktør”
• ”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”
• Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”
• Vælg land og tryk ”Næste”
Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.
Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Eksporter”, og bilaget gemmes som en pdf-fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil underskrives og uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf- format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives.
For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx_xxxxxx_ det.pdf
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.
6.5 Konsortier
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 til 6.4) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.
Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.4 for den anden enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte rammeaftale, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.
6.7 Dokumentation for ESPD
Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges inden for en passende tidsfrist.
Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Følgende dokumentation skal indsendes:
• Kopi af serviceattest udstede af Erhvervsstyrelsen (attesten må maksimalt være 6 måneder gammel).
• Kopi af forsikringspolice for erhvervs og produktansvarsforsikring eller dokumentation for at forsikring er tegnet ved aftalestart.
7. Brug af rammeaftaler
Den udbudte aftale er rammeaftale, som forudsættes indgået med 1 leverandør. Der foretages køb direkte via udbuddets tilbudsliste. Ordregiver forpligter sig ved dette udbud ikke ud over tilbudslisten. Der kan forekomme behov som er udenfor det udbudte sortiment, men indenfor de omfattede produktgrupper. Ordregiver forbeholder sig ret til at dække dette behov ved køb hos 3. part.
8. Tilbud
8.1 Flere tilbud
Der kan ikke afgives mere end et tilbud pr. tilbudsgiver.
8.2 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige pris. Ved den økonomisk mest fordelagtige pris forstås følgende:
Laveste samlede årlige vægtet tilbudspris, som det fremgår af tilbudslisten.
10. Afgivelse af tilbud
10.1 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal afleveres i to papir eksemplarer og et elektronisk eksemplar lagret på ESB stik. Papir eksemplaret har forrang for det elektronisk lagrede på USB stik.
ESPD skal ikke afleveres i papir, men udelukkende være lagret elektronisk på USB stik.
Tilbud skal afleveres inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist på følgende adresse:
Kolding Kommune Nytorv 11
6000 Kolding Indkøb og forsikring
Tilbud skal mærkes ”Diabetesartikler” og ”Tilbuddet må kun åbnes af Indkøb og forsikring. ”
Forsendelsen skal være lukket.
10.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
11. Tilbuddets indhold
11.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5 og 6.6.
• Udfyldt tilbudsliste
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
11.2 Sprog
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
11.4 Forbehold
Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
12. Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud jævnfør nedenstående.
12.1 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftalen.
12.2 Udelukkelse og egnethed
Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige pris, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel:
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.
13. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
14. Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
KomUdbud skabelon – offentligt udbud af varer – udkast til rammeaftale
Udkast til rammeaftale
på levering af Diabetesartikler
til deltagende kommuner fra KomUdbud
April 2018
Indholdsfortegnelse
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling 19
6.2 Udskiftning af medarbejdere 20
7.6 Emballage (forsendelses indpakning) 21
8. Priser og prisregulering 22
10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 24
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 25
15. Leverandørens misligholdelse 29
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 29
15.4.2 Afhjælpning og omlevering 30
15.6 Ophævelse af rammeaftalen 31
17. Produktansvar og forsikring 33
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 34
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 34
1. Parterne
Mellem Ordregiver Esbjerg Kommune Fanø Kommune
Fredericia Kommune Herning Kommune Holstebro Kommune Ikast-Brande Kommune Kolding Kommune Lemvig Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Randers Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune
og Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af diabetesartikler til ordregiver. Kolding Kommune agerer som tovholder på aftalen i kontraktperioden.
2. Indledning
Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.
Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.
Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.
Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.
3. Aftalegrundlag
3.1 Rammeaftalens grundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.] Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Denne rammeaftale
2. Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation, tilbudsliste og spørgsmål/svar til udbudsmaterialet
3. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
3.2 Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
4. Aftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 1.11.2018 til den 31.10.2022. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.10.2019 (1 år efter kontraktstart). Rammeaftalen kan af ordregiver opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe
rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
5. Rammeaftalens omfang
5.1 Omfang
Denne rammeaftale omfatter levering af diabetesartikler bevilget efter Serviceloven
§112 med direkte levering til brugerne, og i mindre omfang indkøb til ordregivers egne depoter til behandling efter Sundhedsloven. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1), tilbudslisten bilag 2 og udbudsbetingelsernes punkt 3 ”Udbuddets omfang”.
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet (køb i 2016) og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug.
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling
Ordregiver/brugerne skal i forbindelse med skift af produkter (ved opstart af rammeaftale eller udskiftning af produkter på tilbudslisten) have flergangs produkter (blodsukkerapparter og andre flergangs produkter fra tilbudslisten) udskiftet gratis af tilbudsgiver. Er det nødvendigt med afprøvningsperiode før skift af produkt endeligt kan besluttes, skal tilhørende engangsmateriale til de nævnte flergangs produkter tilsvarende gratis stilles til rådighed for ordregiver/brugerne i rimelig afprøvningsperiode.
Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående godkendelse fra ordregiver og/eller tovholder.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt som minimum, lever op til specifikationerne i kravspecifikationen for det produkt, der udskiftes. De nye produkter må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentsændringerne fra ordregiver og/eller tovholder.
Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes.
Leverandøren er forpligtet til at dokumentere, at erstatningsprodukter fuldt og helt lever op til kravspecifikationen fra udbudsmaterialet og er af samme standard/kvalitet som det udgående produkt (det oprindeligt tilbudte produkt). På opfordring skal der fremsendes nyt datablad/varedeklaration.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.
Ordregiver medvirker ved forudgående godkendelse fra aftaleansvarlige, gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser og kvalitative krav.
6. Samarbejde
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.
Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren skal rådgive ordregiver og brugerne omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers og brugernes behov.
Dette betyder bl.a., at såfremt ordregivers eller brugernes behov kan dækkes af tilbudslistens varer, skal leverandøren gøre ordregiver eller brugerne opmærksom herpå.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.
6.1 Sprog
Kontakt mellem ordregiver, brugerne og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.
6.2 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
6.3 Statusmøder
Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt.
På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.
Faste emner for statusmøder er:
- Status på samarbejdet
- Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til solgte produkter indenfor/udenfor rammeaftalen.
- Gennemgang af indkøbsadfærd, måling på ordrefordeling og gennemsnitsordrer
- Gennemgang af bestillingsmetode
- Leverandørens logistikomkostninger: Niveau samt udvikling i omkostningerne
- Leveringssikkerhed
- Miljømæssige forhold
- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.
Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
I forbindelse med implementering skal leverandøren påregne ekstra statusmøder, således eksempelvis statusmøde pr. kvartal eller halve år i rammeaftalens første år.
7. Kvalitet
7.1 Generelt
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, branchenormer og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
De tilbudte produkter skal endvidere opfylde branchenormer og standarder, herunder opfylde nyeste ISO standard.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
7.2 CE-mærkning mv.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU- mærkning, herunder opfylde krav om CE-mærkning og overholde andre relevante harmoniserede standarder.
7.3 Miljø
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen.
Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.
7.4 Garanti
Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.
7.5 Kvalitetssikring
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.
7.6 Emballage (forsendelses indpakning)
Leverandøren har ansvar for at emballagen udføres på en måde, der sikrer produkternes kvalitet.
Emballagen skal endvidere være let at åbne for brugere med svage hænder, og så minimal som muligt i forhold til brugernes efterfølgende arbejde med at bortskaffe emballagen.
Emballagen skal være påført leverandørens navn, men derudover ikke angive noget om indhold af leveringen.
8. Priser og prisregulering
8.1 Pris
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten bilag 2.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
8.2 Prisregulering
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start.
Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt pr. 1. november. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Netto pris
indekset fra 30.06.2018 til 01.07.2019. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget.
Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet (1. november). Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
8.3 Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
9. Bestilling
Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem, e-mail, telefon og leverandørens webportal, hvor ordregiver eller brugere via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der alene omfatter samtlige varer, jf. ordregivers tilbudsliste.
Det skal være omkostningsfrit for ordregiver og brugerne at bestille produkter, uanset hvilken bestillingsløsning, der vælges.
Det er leverandørens ansvar, at leverandørens webportal til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser. Det er leverandørens ansvar at ordregiver til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser.
Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver eller brugerne, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, (EAN. nr. hvis det er anvendt), leveringsadresse, antal (stk., kg, liter mv.), varenummer og navn og pris.
Ved e-handel skal leverandøren kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer, herunder leverandørens webportal/hjemmeside – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
10. E–handel
10.1 E–handel
Ordregiver anvender e-handelssystemet, som beskrevet i det e- handelssystemspecifikke bilag på det udbudte område. Leverandøren skal således
acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e- kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt.
E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver ved aftalens start.
Såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger, kan leverandøren pålægges bod, efter bestemmelserne i henhold til rammeaftalens afsnit 15.4 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem.
10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:
• Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e- kataloget. Xxxxxxxx hertil kan rekvireres hos ordregiver.
• Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Ordregiver har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal leverandøren fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Ordregiver har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark. Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:
• billede,
• uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (f.eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed),
• krav til opbevaring/mål/materialer,
• varekategori/varegruppe,
• mindste bestillingsenhed,
• nettoindhold,
• søgeord/emneord, og
• UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)
Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.
I felterne varenavn, uddybende varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.
E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af ordregiver, som sender besked om godkendelsen til de deltagende kommuner forud for upload af nyt
e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e-kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til afsnit 15.4 Bod.
Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Er leverandøren den samme som tidligere, og skal leverandøren i henhold til rammeaftalens afsnit 3.2 Betingelser levere substitution af tilbudslistevarenumre, skal
leverandøren ligeledes benytte e-handelssystemets erstatningsvarefunktion til substitution af tilbudslistevarerne ved upload af e-katalog til det nye udbud.
Tilbuds- og kampagnepriser skal – medmindre andet er aftalt – uploades i e- katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Leverandøren opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. afsnit 10.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
11. Levering
11.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretages på følgende vilkår.
Diabetesartikler skal leveres frit på en af ordregiver eller brugerne valgt adresse i Danmark.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.
Leveringstid fra ordreafgivelse til endelig levering må maksimalt være 5 arbejdsdage.
Det skal være muligt i særlige tilfælde at få leveret fra dag til dag – hastelevering. Ved hastelevering kan leverandøren indskrænke bestillingsformerne til kun telefonisk bestilling, og leverandøren skal oplyse tidspunkt for hvornår bestilling senest skal
foreligge (tidspunkt skal være efter kl. 12.00 dagen før). Hastelevering er til akutte situationer.
Levering til ordregivers ansatte skal foretages på hverdage efter aftale med den bestillende enhed.
Produkter bestilt på samme ordre skal som hovedregel leveres samlet. Er samlet levering ikke muligt pga. eksempelvis restordre, er ordregiver først forpligtet til at betale for den samlede levering i forbindelse med modtagelse af den sidste levering på bestillingen. Brugerne kan ikke vælge/ønske flere leveringer af en ordre.
Leverandøren må pr. levering ikke levere mere end hvad der svarer til 3 måneders forbrug for den enkelte bruger. Levering svarende til 3 måneders forbrug må ikke leveres hyppigt efter hinanden.
11.2 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• Bestiller identifikation (EAN-nummer eller brugers navn)
• Leveringsadresse
• Dato
• Xxxxx (stk., kg., liter mv.)
• Varenummer og navn
• Restordrer
11.4 Returvarer
Har ordregiver eller brugerne foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren ombytte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
12. Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers/brugers navn og adresse
• Tydelige varenavne og éntydige varenumre
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Bestillinger fra ordregiver til ordregivers egne enheder skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Bestillinger fra og til brugere faktureres på samle fakturaer med varelinje for hvert xxx.xx, dog med opdeling i forhold til alder (over og under 67).
Leverandøren skal kunne håndtere ændrede krav til fakturering i aftaleperioden. Leverandøren skal uden beregning for ordregiver ændre fakturering, hvis lovgivning medfører behov for ændring af fakturering.
Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Anvendes ordregivers e-handelssystems, skal ordrenummer herfra bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.
Bestiller bruger selv skal ordrenummeret svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.
Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Ved fejlbehæftede fakturaer skal leverandøren betale en administrationsafgift på kr. 250,00 pr. fejlbehæftet faktura.
13. Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 12.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
14. Statistik
Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om køb på rammeaftalen og de tilknyttede bevillinger.
Statistik, der rekvireres i forbindelse med klagesag, skal dog leveres hurtigst muligt og senest 3 arbejdsdage efter afsendt anmodning.
Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem tilbudslistevarer og øvrigt sortiment, ligesom ændringer af tilbudslistens varer skal være tydeligt angivet.
Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
15. Leverandørens misligholdelse
15.1 Generelt
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014, med senere ændringer) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Forsinkelse kan maksimalt forekomme i 10 arbejdsdage efter forsinkelsen er konstateret. Efter 10 arbejdsdage overgår forsinkelsen til at være restordre. Er leverandøren når forsinkelsen konstateres bekendt med, at produktet ikke vil kunne leveres indenfor de 10 arbejdsdage, som en forsinkelse kan vare, skal leverandøren fra starten definere situationen som en restordre.
15.3 Restordre
Der foreligger restordre når et produkt ikke kan leveres, og der ikke er tale om en forsinkelse indenfor de 10 arbejdsdage.
Leverandøren skal straks meddele ordregiver/tovholder når der forekommer restordre.
Ordregiver skal reklamere inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt restordre, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset restordrens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Leverandøren er forpligtet til straks at stille erstatningsprodukt til rådighed for ordregiver ved restordre. Erstatningsprodukt er produkt, der opfylder stillede krav i kravspecifikationen, er af samme kvalitet og til samme pris som det produkt, det skal erstatte. Leverandøren skal dokumentere, at erstatningsproduktet lever op til krav i kravspecifikationen. Se afsnit 5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling, hvoraf det fremgår hvordan det vurderes om produkt lever op til krav i kravspecifikationen.
Straks defineres i denne sammenhæng som senest 5 arbejdsdage efter det tidligste af følgende to tidspunkter:
- Ordregiver får oplyst at vare er i restordre, eller
- Leverandøren får oplyst at vare er i restordre.
15.4 Mangler
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
15.4.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 6 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 30 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 30 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 15.4.2.
• Såfremt der inden for 6 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 15.4.2, såfremt ordregiver accepterer dette.
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
15.5 Bod
Såfremt der ved aftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. afsnit 10, skal leverandøren betale en bod på kr. 500,00 pr. kalenderdag til de deltagende kommuner, indtil godkendt e-katalog foreligger. Dette gælder ikke såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Efterfølgende e-kataloger i aftaleperioden, der ikke fremsendes i henhold til afsnit 10, kan pålægges en bod på kr. 500,00 pr. kalenderdag, indtil godkendt e-katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
15.6 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 18.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.
Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
15.6 Erstatning
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
16. Force majeure
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for
underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren jævnfør ovenstående.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
17. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år.
Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
18. Etik
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO- konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
19. Overdragelse
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang, dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
20. Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.
Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
21. Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
22. Tavshedspligt
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
23. Databehandling
Ordregiver er i denne kontrakt dataansvarlig og leverandøren er databehandler.
Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren overholde disse.
Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
Leverandøren skal opfylde Databeskyttelses forordningens regler således Europa Parlamentet og Rådets forordning /EU) 2016/679 af 27. april 2016.
Der indgås individuelle databehandleraftaler med hver enkelt deltager kommune (eksempel på databehandleraftale er vedlagt som separat bilag).
24. Lovvalg og værneting
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
25. Underskrifter
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Kravspecifikation
1. Generelt
Nærværende udbud vedr. diabetesartikler, som det er defineret ovenfor, og som det fremgår af tilbudslisten.
Ordregiver ønsker tilbud kendetegnende ved bredt sortiment af produkter bestående af både høj og mellem kvalitet.
Tilbudte produkter skal passe sammen, således at de skal kunne bruges sammen, hvis det er del af deres funktion.
Hvis der er viden om – hos tilbudsgiver eller i markedet generelt – at en serie/et produkt udgår af markedet indenfor det kommende år, må der ikke bydes ind med produktet (tilbudsgiver har bevisbyrden).
Tilbudte produkter må ikke indeholde allergifremkaldende elementer, der på den ene eller anden måde under brug kan være sundhedsskadelige for brugere eller sundhedspersonale.
Tilbudsgiver skal på forlangende kunne udlevere dokumentation for:
• Produkternes indholdsstoffer samt anvendelse, herunder dokumentation for allergi test.
• Afprøvningsrapporter eller evidensbaserede artikler/rapporter, hvor disse forefindes.
Tilbudte produkter skal have tydelig angivelse af navn, varenummer, antal, lot/batch nummer, ref. nummer, restholdbarhed, opbevaringstemperatur og andre relevante mærkninger (eks. CE).
Restholdbarhed i uåbnet emballage skal være min. 6 måneder fra levering.
Varedeklaration til de tilbudte produkter skal være på dansk. Varedeklaration skal indeholde oplysninger om varens indhold, bortskaffelse m.m., som kan være af betydning for brugere.
Der skal foreligge brugervejledning til de tilbudte produkter. Brugervejledningen skal indeholde oplysninger og anbefalinger om korrekt brug af produkterne, herunder beskrivelse af hvordan disse skal håndteres og opbevares efter åbning. Vejledningen skal være på dansk. Hvis behov opstår for brugervejledning på andet sprog end dansk, skal tilbudsgiver være behjælpelig med at tilvejebringe disse.
2. Bevilling
Ordregiver har bevillingskompetencen. Det betyder, at der altid skal foreligge en bevilling fra en af ordregivers medarbejdere før tilbudsgiver må levere diabetesartikler til en bruger. Tilbudsgiver må kun udlevere diabetesartikler i henhold til specifikationerne fra bevillingen, samt det aftalte sortiment (tilbudslisten).
Udtrykker bruger ønske om produkter udenfor det aftalte sortiment (ønske om relaterede produkter, eksempelvis teststrimmel, der ikke er på tilbudslisten) må leverandøren ikke – med mindre det er aftalt med den konkrete ordregiver - levere det ønskede produkt uden frit valgs bevilling udstedt af ordregiver.
Ved behov for ændring af bevilling skal tilbudsgiveren henvise brugerne til bevillingsmyndigheden ved den aktuelle kommune.
Udformningen af, og detalje niveauet på bevillingerne vil være forskellig fra kommune til kommune. Tilbudsgiver skal kunne håndtere disse forskelligheder. Det forventes at tilbudsgiver ved aftalestart holder opstartsmøde med hver enkelt kommune, og her aftaler de nærmere detaljer.
Som en del af aftalen skal tilbudsgiver stille et elektronisk bevillingssystem til rådighed. Bevillingssystemet skal være et web-baseret system, som skal kunne tilgås af ordregivers bevillingsmyndighed i forbindelse med oprettelse og redigering af bevillinger.
Det elektroniske bevillingssystem skal indeholde funktioner til håndtering af bevillinger, herunder indeholde mulighed for at danne oversigter over brugernes forbrug.
Tilbudsgiver har ansvar for administration af bevillingerne, samt udlevering af produkter i henhold til bevillingerne. Tilbudsgiver skal forbrugsstyre i forhold til lovbestemte rammer for teststrimler og lancetter for behandlede diabetikere.
Tilbudsgiver skal selv opkræve betaling ved brugerne, for det, der udleveres ud over det fastsatte bevillingsniveau og den lovbestemte ramme.
Tilbudsgiver skal kunne håndtere bevillinger fra ordregivere, der ikke ønsker at benytte elektronisk bevillingssystem. Ordregiver kan vælge at sende information om bevillinger pr. sikker mail.
Ændringer i bevillinger (ophør eller opstart) skal registreres og effektueres hos tilbudsgiver inden for maksimum 3 arbejdsdage.
Ordregiver skal kunne købe produkter fra tilbudslisten til depot uden bevilling. Restriktioner på køb fra Serviceloven gælder ikke ordregiver.
3. Service
Tilbudsgiver skal sikre, at alle tilbudsgivers medarbejdere som servicerer ordregiver, kender den indgåede kontrakt, således at de kan agere i henhold til den, herunder kun tilbyder varer som er omfattet af aftalen.
Tilbudsgiver skal have personer med sundhedsfaglig viden og erfaring indenfor diabetes området tilknyttet det service team, som ordregiver eller brugerne møder ved henvendelse til tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal yde kundeservice i form af telefonisk rådgivning og vejledning i bestilling og brug af hjælpemidlerne.
Det forventes, at tilbudsgiver opretholder en god kommunikation med ordregiver, således at afvigelser foranlediget af fejl, mangler og misforståelser kan undgås.
Ordregiver og brugerne skal på alle hverdage kunne komme i telefonisk kontakt med tilbudsgiver. Det skal som minimum være muligt at kontakte tilbudsgiver i tidsrummene:
- Mandag – torsdag kl. 8.00 – 16.00 og
- Fredag kl. 8.00 – 15.00.
Tilbudsgiver skal generelt have lave ventetider ved telefonisk henvendelse. Lave ventetider defineres som gennemsnitligt under 3 minutters ventetid inden kontakt med ordregivers medarbejdere opnås.
Tilbudsgiver skal kunne kontaktes via e-mail. Spørgsmål modtaget via e-mail skal som hovedregel på arbejdsdage besvares indenfor 24 timer.
Det skal være muligt for tilbudsgiver at sende og modtage sikre e-mails. Tilbudsgivers repræsentanter skal ved personligt fremmøde kunne legitimere sig.
4. Konsulentbistand
Tilbudsgiver skal tilbyde konsulentbistand. Konsulenten skal have specialviden indenfor diabetes området, og være sundhedsfaglig uddannet. Konsulenten skal have specifik viden om produkter i eget sortiment. Konsulenten skal kunne yde rådgivning og vejledning vedr. de tilbudte produkter og anvendelsen af de tilbudte produkter.
Konsulenten skal vejlede neutralt i forhold til produkter på markedet.
Ordregiver skal have fast konsulent/fast kontaktperson (fast konsulent/kontaktperson skal tilknyttes hver kommune). Ordregiver skal have direkte telefonnummer til konsulenten/kontaktpersonen.
Konsulenter skal efter behov besøge de enkelte kommuner med henblik på bl.a.:
• Opdatering af sundhedspersonalets viden om produkterne.
• Hjælp med råd og vejledning i situationer, hvor et ønsket produkt ikke findes i det tilbudte sortiment.
• Konsulenten skal i samarbejde med de enkelte kommuner hjælpe med at sammensætte et standardsortiment, herunder sammensætte et sortiment bestående af primære og sekundære produkter, såfremt dette ønskes.
Konsulenten skal i særlige tilfælde kunne yde rådgivning til brugerne i brugernes egne hjem. Konsulenter, der yder rådgivning i brugernes egne hjem, skal kunne identificere sig på en tydelig og let genkendelig måde.
Herudover skal konsulenten uden beregning stå til rådighed en dag om året pr. kommune (8 timer – kan deles op), til eventuelle arrangementer i samarbejde med kommunerne, samt deltage i afholdelse af statusmøder, jævnfør kontraktens punkt 6.3.
5. Implementering af aftale
Tilbudsgiver skal stå for implementering i samarbejde med ordregiver.
Implementering skal bestå af
• Udarbejdelse af implementeringsplan (godkendes af aftaleansvarlig),
• Udarbejde informationsmateriale ved aftalestart
• Opstartsmøde med hver deltagende kommune,
• Oprette bevillinger i bevillingssystem.
Tilbudsgiver får efter indgåelse af aftalen udleveret data på bevillingshaverne fra tidligere leverandør eller den aktuelle kommune. Tilbudsgiver udarbejder i samarbejde med ordregiver information om leverandørskift.
Tilbudsgiver skal på baggrund af de overdragne data oprette bevillingshaverne i eget bevillingssystem.
6. Reklame og andet skriftligt materiale fra tilbudsgiver
Tilbudsgiver får ikke med denne aftale fri ret til at sende reklame og/eller andet skriftligt materiale til brugerne vedr. aftalens produktområde eller tilbudsgivers andre produktområder. Brugerne af denne aftale må ikke tilsendes materiale, vareprøver, skrivelser o.l. i markedsføringsøjemed uden godkendelse fra aftaleansvarlig.
Aftaleansvarlig skal informeres om og godkende eventuel nyhedsinformation, reklame og andet skriftligt materiale for det aftalte produktområde, inden dette sendes ud til brugere og kommunale enheder. Dette gælder uanset udsendelsesform.
Aftaleansvarlig skal inden offentliggørelse informeres om udtalelser til pressen vedr. denne kontrakt.
Brug af ordregiver i markedsføringsøjemed og/eller som reference, må kun ske efter forudgående godkendelse fra aftaleansvarlig.
Tilbudsgiver må ikke efter afslutning af aftalen kontakte brugerne.
7. Afslutning af aftalen
Afslutning af aftalen skal ske professionelt og fleksibelt, og med mindst mulig gene for brugerne.
Tilbudsgiver skal ved afslutning af aftalen uden omkostninger for ordregiver levere data af enhver form i Excel format vedr. eksisterende aftale og bevillinger til de enkelte ordregivere. Data vedr. bevillinger (data til brug for evt. ny leverandør når denne skal oprette eksisterende bevillinger) skal kunne rekvireres af ordregiver fra 4 uger før aftalen ophører.
Når aftalen er afsluttet og de deltagende ordregivere har modtaget de oplysninger, der skal bruges for at fortsætte aftale skal tilbudsgiver slette oplysninger i henhold til persondataforordningen.
Data vedr. ordregivers brugere, som opbevares i tilbudsgivers bevillingssystem, skal være tilgængelig for ordregiver i tilfælde af at tilbudsgiver går i betalingsstandsning eller konkurs. Som det fremgår af afsnit om Databehandler aftale er ordregiver dataansvarlig og ejer af data i henhold til persondata-forordningen.
Bilag 2 – Tilbudsliste
Se Excel bilag.
Bilag 3 – Kommunespecifikke oplysninger
Bilag 4 – E-handelssystemspecifikke bilag
Se vedhæftede bilag. Bilag 4A Prisme e-handel Bilag 4B Rakat e-handel Bilag 4C Opus e-handel
Bilag 4D True Trade e-handel