August 2022
August 2022
Administrationsgrundlag for
Vikartilskud
0. Indledning 4
1. Lov- og regelgrundlag 4
1.1. Lov om friskoler og private grundskoler 5
1.2. Tilskudsbekendtgørelsen 5
1.3. Revisionsbekendtgørelsen 5
1.4. Vedtægter Fordelingssekretariatet 5
2. Formål 6
3. Område 6
4. Finansiering 7
5. Vikartilskud 7
5.1. Betingelser for vikartilskud 7
5.1.1. Den fraværende skal være lønmodtager og der skal være udbetalt løn under fraværet 7
5.1.2. Der skal være tale om vikartilskudsberettiget fravær 7
5.1.3. Der skal være tale om vikarer 8
5.1.4. Der skal være en mødeplan for den fraværende i fraværsperioden 8
5.1.5. Vikartimerne skal være varetaget af de på de indberettede vikarskemaer anførte vikarer 8
5.1.6. Skolen skal have afholdt vikarudgiften i henhold til gældende overenskomster og vilkår 8
5.1.6.1. Månedslønnede vikarer 8
5.1.6.2. Timelønnede vikarer 9
5.1.6.3. Ansatte, der varetager løse vikartimer 9
5.1.6.4. konstituering 10
5.1.6.5. Vikar for vikaren 10
5.1.7. Oplysningerne i ansættelsesregistret skal være ajourførte på ansøgningstidspunktet 10
5.1.8. Vikarattestation 10
5.2. De enkelte tilskudsberettigede fraværsarter og fraværsperioder 10
5.2.1. Sygdom 11
5.2.1.1. Delvis sygdom 12
5.2.2. Barns 1. og 2. sygedag 12
5.2.3. TR-grunduddannelse 13
5.2.4. Omsorgsdage 13
5.2.5. §56 Dagpengeloven 14
5.2.6. Pasning af alvorligt syge børn 15
5.2.7. Pasning af alvorligt syge nærtstående 15
5.2.8. Barns hospitalsindlæggelse 16
5.2.9. Arbejdsmiljøuddannelsen 16
5.2.10. Borgerligt ombud 16
5.2.11. Barselsorlov med løn 17
5.2.12. Adoptionsorlov med løn 18
5.2.13. Graviditetsbetinget sygdom 18
5.2.14. COVID-19 19
5.2.14.0. Indberetning af COVID-19 fravær fra 1. marts 2022 19
5.2.14.1. Den ansatte er syg 19
5.2.14.2. Den ansatte er i karantæne 20
5.2.14.3 Den ansatte er formodet syg med COVID-19 20
5.2.14.4. Den ansatte tilhører eller er pårørende til en person i en risikogruppe 20
5.2.14.5. Beskæftigelseskravet 21
5.2.14.6. Pasning af børn og slægtninge 21
5.2.14.7. COVID-19 vaccination 21
5.2.14.8. Senfølger efter COVID-19 21
5.2.14.9. Covid-19 og andet samtidigt fravær 22
5.2.14.10. Ikke tilskudsberettiget fravær/aktivitet i forbindelse med covid-19 22
5.2.14.11. Tilskudsbetingelser ved covid-19 relateret fravær 22
5.2.15. Sorgorlov 23
5.3. Tilskudsberettiget beskæftigelsesgrad 23
5.4. Tilskudsberettigede vikartimer 24
5.4.1. Den fraværende er lærer, børnehaveklasseleder, kostafdelingsleder eller Pædagogisk og teknisk- administrativt personale 24
5.4.2. Den fraværende er øverste leder, øvrig leder ved grundskolen eller sfo-afdelingsleder 24
5.4.3. Når øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen eller sfo-afdelingsledere vikarierer 24
5.4.4. Ansatte på særlige arbejdsmarkedsordninger, f.eks. fleksjobbere 24
5.4.5. Opsigelse og fritstilling 24
5.4.6. Ansatte på kombinerede skoler 25
5.5. Beregning af vikartilskud 25
5.5.1. Vikarsatser 25
5.5.2. Tilskudsberegning 26
5.5.3. Dagpenge 27
5.6. Ansøgning om vikartilskud 27
5.7. Udbetaling af vikartilskud 27
6. Ansøgnings- og indberetningsfrister 27
7. Tilskudstilbagebetaling og -inddragelse 28
7.1. Mangelfuld administration 28
7.2. Fejl og mangler vedr. vikarskemaer 28
7.3. Fejl og mangler vedr. erklæringer 28
7.4. Modregningsadgang 28
8. Klageadgang 29
9. Regnskab og revision m.v 29
9.1. Regnskab og revision 29
9.2. Stikprøver 29
9.3. Skolernes oplysningspligt 29
9.4. Dokumentationskrav 30
9.4.1 Skolens opbevaring af dokumentationsmateriale vedrørende vikartilskud 30
10. Elektronisk kommunikation 30
0. INDLEDNING.
Dette dokument er administrationsgrundlaget for Fordelingssekretariatets vikartilskud.
I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af vikartilskuddet.
Ifølge friskoleloven kan undervisningsministeren bestemme, at tilskuddene til vikarudgifter m.v. fordeles mellem skolerne af Fordelingssekretariatet, hvis vedtægter godkendes af undervisningsministeren.
Ifølge disse vedtægter fastsætter bestyrelsen for Fordelingssekretariatet de nærmere retningslinjer for fordeling af tilskuddene. Disse nærmere retningslinjer - administrationsgrundlaget - er vedtaget af Fordelingssekretariatets bestyrelse. Administrationsgrundlaget kan ikke ændres uden bestyrelsens godkendelse.
I forlængelse af administrationsgrundlaget er udarbejdet detaljerede forretningsgangsbeskrivelser og brugervejledninger. I disse beskrivelser og vejledninger er der på enkeltaktivitetsniveau fastlagt procedurer og ansvars- og opgavefordelinger mellem skolerne og Fordelingssekretariatet i den lø- bende administration af tilskuddene.
Administrationsgrundlaget, forretningsgangsbeskrivelserne og brugervejledningerne suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ”ServiceNyt”, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skolerne og tilskuds- administrationen, f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v.
1. LOV- OG REGELGRUNDLAG
Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grundskoler, dvs.:
• Friskoleloven
• Tilskudsbekendtgørelsen
• Revisionsbekendtgørelsen
Herudover er Fordelingssekretariatet omfattet af:
• Forvaltningsloven
• Offentlighedsloven
• Finansloven
• Sekretariatets vedtægter
De bestemmelser fra ovenstående, der direkte vedrører vikartilskuddet, er gengivet nedenfor.
1.1. LOV OM FRISKOLER OG PRIVATE GRUNDSKOLER
§ 11. Af driftstilskudsbevillingen, jf. § 10, fastsættes på finansloven:
1) Et særligt tilskud
a) til specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand, jf. § 3, stk. 1, nr. 1,
b) til personlig assistance, jf. § 3, stk. 1, nr. 3, og
c) til hjælpemidler til elever i tilfælde, hvor der er et særligt behov herfor.
2) Et særligt tilskud til ekstraudgifter til befordring af elever med svære handicap.
3) Et særligt tilskud til støtteundervisning i dansk af tosprogede elever.
4) Et særligt tilskud til supplerende undervisning eller anden faglig støtte til en elev, der har brug for støtte, og som ikke kan understøttes alene ved brug af undervisningsdifferentiering og holddannelse, med henblik på elevens inklusion i den almindelige undervisning, jf. § 3, stk. 1, nr. 2.
5) Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse, og særlige lærerlønudgifter.
1.2. TILSKUDSBEKENDTGØRELSEN
§ 17. Tilskud, som Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler skal fordele til skolerne, jf. lovens § 11, stk. 1, nr. 2-3 og 5, og § 17, stk. 1 og 2, og tilskud, som Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig skal fordele til tyske mindretalsskoler, jf. lovens § 11, stk. 1, nr. 6, og
§ 14, udbetales ved finansårets begyndelse. Renteindtægter m.v. i perioden fra udbetalingen af tilskuddene og til anvendelsen bruges til delvis dækning af fordelingssekretariatets og Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswigs administrationsomkostninger.
1.3. REVISIONSBEKENDTGØRELSEN
§ 9. Reglerne i §§ 1 - 8 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig samt Friplads- og Vikarkassen for private gymnasieskoler, studenterkurser og kurser til højere forberedelseseksamen (hf-kurser) for de tilskud, de modtager fra statskassen.
Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love, administrative forskrifter og vedtægter. Revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse. Revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolernes revisorer.
1.4. VEDTÆGTER FORDELINGSSEKRETARIATET
§ 1, stk. 2 Fordelingssekretariatet er en selvejende institution oprettet den 1. juli 2003. Fordelingssekretariatet har til formål at fordele følgende tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer:
1. Tilskud til befordring af syge elever.
2. Et særligt tilskud til ekstraudgifter til befordring af elever med svære handikap.
3. Tilskud til befordring i forbindelse med brobygningsforløb.
4. Tilskud til nedbringelse af skolepenge, nedbringelse af betaling for ophold på kostafdelinger og nedbringelse af forældrebetalingen for skolefritidsordninger.
5. Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse og særlige lærerlønudgifter.
6. Et særligt tilskud til de frie skoleforeninger til varetagelse af fælles opgaver om tilsyn.
7. Et særligt tilskud til støtteundervisning i dansk for tosprogede elever.
§ 3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor ministeren for børn, undervisning og ligestilling.
Stk. 2. Bestyrelsen varetager Fordelingssekretariatets overordnede ledelse og er juridisk samt økonomisk ansvarlig for, at Fordelingssekretariatets opgavevaretagelse finder sted i overens- stemmelse med lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer, anden lovgiv- ning samt Fordelingssekretariatets vedtægt.
Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere principper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i § 1, stk. 2, og § 2.
Stk. 4. Forvaltningslovens og offentlighedslovens regler gælder for Fordelingssekretariatets virksomhed.
Love og bekendtgørelser kan findes i deres fulde udstrækning på xxx.xxxxxxxx.xx.
Fordelingssekretariatets vedtægter kan findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
2. FORMÅL
Formålet med vikartilskuddet er at give skolerne økonomisk mulighed for gennem anvendelse af vikarer at reducere de negative virkninger på skole- og undervisningsvirksomheden, når en ansat er fraværende, og skolen er forpligtet til at udbetale løn under fraværet.
3. OMRÅDE
Alle tilskudsberettigede skoler under lov om friskoler og private grundskoler kan søge om vikartilskud (Vikartilskudssystemet).
En skole er vikartilskudsberettiget fra det tidspunkt, hvor skolen er berettiget til driftstilskud fra Undervisningsministeriet.
Fordelingssekretariatet yder tilskud ved fravær for alle lønmodtagere på en fri grundskole. Personale på en tilknyttet afdeling såsom børnehave, efterskole, gymnasium og personale, der varetager opgaver for førskolebørn eller 11.-12. klasse og lønmodtagere ansat på særlige arbejdsmarkedsordninger er dog ikke omfattet af vikartilskudsordningen.
Med ansatte på særlige arbejdsmarkedsordninger forstås ansatte, som er omfattet af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats.
Vikartilskud ved fravær pga. barsel, adoption, graviditetsbetinget sygdom og omsorgsdage i forlængelse af barsel/adoption ydes kun ved fravær for øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere eller børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
Som lønmodtagere anses personer, der modtager skattepligtig lønindkomst for personligt arbejde i et tjenesteforhold på skolerne og for hvem, der er udstedt et ansættelsesbevis, der som minimum indeholder de oplysninger, der er fastsat i §2, stk. 2, nr. 1-10 incl. i Bekendtgørelse af lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet, eller hvis indhold er i overensstemmelse med bestemmelserne i den kollektive overenskomst for den pågældende.
Som vikarer anses personer, der dækker lønmodtageres arbejdsopgaver på skolerne under lønmodtagernes lønnede fravær, og som modtager skattepligtig lønindkomst for personligt arbejde i et tjenesteforhold på skolerne. Dvs. at der ikke gives vikartilskud, hvis vikartimerne f.eks. varetages af vikarbureauer.
4. FINANSIERING
Vikartilskudsordningen finansieres dels af en finanslovsbevilling, dels af kontingent fra skolerne og dels af renteindtægter af den statslige bevilling.
5. VIKARTILSKUD
5.1. BETINGELSER FOR VIKARTILSKUD
For at opnå vikartilskud skal nedenstående grundbetingelser være opfyldt. Skolen opbevarer dokumentation for, at betingelserne er opfyldt.
5.1.1. DEN FRAVÆRENDE SKAL VÆRE LØNMODTAGER OG DER SKAL VÆRE UDBETALT LØN UNDER FRAVÆRET
Der ydes ikke tilskud ved fravær for ansatte på særlige arbejdsmarkedsordninger (fleksjob o.a.). Der ydes ikke tilskud ved fravær for personale på en tilknyttet afdeling såsom børnehave, efterskole, gymnasium eller for personale, der varetager opgaver for førskolebørn eller 11. – 12. klasse.
Dokumentationen udgøres af lønmodtagerens ansættelsesbevis samt skolens registrering i lønregnskabet.
5.1.2. DER SKAL VÆRE TALE OM VIKARTILSKUDSBERETTIGET FRAVÆR
Der skal være tale om en af fraværsarterne nævnt i afsnit 5.2., og fraværet skal være indenfor de nedenstående dækningsperioder. Det skal dokumenteres, at der foreligger et fravær, der er omfattet af det katalog af fraværsarter og fraværsperioder, som er tilskudsberettigede.
Dokumentationen for fraværet udgøres af vikarskemaets fraværsdel, hvorpå den ansatte på tro og love attesterer det fravær, som fremgår af skemaet. Fraværserklæringen udskrives fra Xxxxxxx x
forbindelse med indberetningen, underskrives og opbevares på skolen.
Hvis der er tale om fravær over flere måneder, er det tilstrækkeligt, at den fraværende attesterer den samlede fraværsperiode for den sidste måned i fraværet.
5.1.3. DER SKAL VÆRE TALE OM VIKARER
Som vikarer anser Fordelingssekretariatet personer, der varetager lønmodtageres arbejde på skolerne under lønmodtagernes lønnede fravær, og som modtager skattepligtig lønindkomst for personligt arbejde i et tjenesteforhold på skolerne. Dvs. at der ikke gives vikartilskud, hvis vikartimer f.eks. varetages af vikarbureauer.
5.1.4. DER SKAL VÆRE EN MØDEPLAN FOR DEN FRAVÆRENDE I FRAVÆRSPERIODEN
For at der kan være tale om et vikariat, skal vikaren have varetaget den fraværendes arbejdsopgaver under dennes fravær. Derfor forudsætter Fordelingssekretariatet, at der som minimum er udarbejdet en mødeplan, som viser, hvornår den fraværende skulle have været på arbejde. For øverste ledere og øvrige ledere ved grundskolen er der ikke krav om mødeplan.
Dokumentationen udgøres af mødeplaner for de fraværende.
5.1.5. VIKARTIMERNE SKAL VÆRE VARETAGET AF DE PÅ DE INDBERETTEDE VIKARSKEMAER ANFØRTE VIKARER
På de indberettede vikarskemaer skal skolen anføre de vikarer, der varetager vikartimerne for den fraværende, bortset fra situationer hvor ekstraudgiften skyldes, at der er anvendt ”vikar for vikaren”, jf. afsnit 5.1.6.3.c. og 5.1.6.5.
For lærere og børnehaveklasseledere og pædagogisk og teknisk-administrativt personale skal der være sammenhæng imellem den fraværendes mødeplan og vikarregnskabet, så det kan påvises, hvem der har vikarieret for den fraværende og på hvilket tidspunkt.
Dokumentationen udgøres af skolens vikarregnskab. For lærere, børnehaveklasseledere og pædagogisk og teknisk-administrativt personale desuden: Bilag som viser sammenhæng imellem den fraværendes mødeplan og vikarregnskabet.
5.1.6. SKOLEN SKAL HAVE AFHOLDT VIKARUDGIFTEN I HENHOLD TIL GÆLDENDE OVERENSKOMSTER OG VILKÅR
Aflønningen for vikartimerne skal være foretaget efter reglerne i de overenskomster, der gælder for de pågældende vikarer afhængig af, hvem de vikarierer for. For de personalegrupper, der ikke er overenskomstdækket, skal aflønningen være i overensstemmelse med de vilkår, der er aftalt mellem skolen og den ansatte.
Der ydes ikke tilskud til vikarer ansat på særlige arbejdsmarkedsordninger.
5.1.6.1. MÅNEDSLØNNEDE VIKARER
”Månedslønnede vikarer” ansættes til varetagelse af vikararbejde for en ansat, der er fraværende i en længere periode. For månedslønnede vikarer skal der være udbetalt løn for vikartimerne.
”Månedslønnede vikarer” kan være i forvejen ansatte, der midlertidigt får forhøjet beskæftigelsesgraden på grund af vikariat, eller som får forlænget ansættelsen på grund af vikariat.
Dokumentationen for lønudgiften udgøres af skolens registrering i lønregnskabet og ansættelsesbrevet. For skolens ansatte, der midlertidigt får forhøjet beskæftigelsesgraden på grund af vikariat, skal der desuden foreligge bilag til ansættelsesbrevet, der dokumenterer forhøjelsen af beskæftigelsesgraden.
5.1.6.2. TIMELØNNEDE VIKARER
”Timelønnede vikarer” ansættes som hovedregel til varetagelse af vikararbejde for en ansat, der er fraværende i en kortere periode. For timelønnede vikarer skal der være udbetalt løn for vikartimerne.
Dokumentationen for lønudgiften udgøres af skolens registrering i lønregnskabet.
5.1.6.3. ANSATTE, DER VARETAGER LØSE VIKARTIMER
a) Lærere, børnehaveklasseledere og kostafdelingsledere
For løse vikartimer, der er varetaget af skolens lærere, børnehaveklasseledere og kostafdelingsledere, kan der opnås vikartilskud, hvis vikariatet medfører en ekstraudgift for skolen.
Hermed menes, at vikartimerne er en aktivitet udover vikarens ”egne” opgaver eller, at timerne indgår i en pulje af vikartimer, som der er taget højde for i vikarens arbejdstid.
Der er ikke tale om en ekstraudgift, hvis der læses vikartimer, fordi planlagte opgaver er blevet aflyst, med mindre de planlagte opgaver bliver gennemført på et andet tidspunkt.
Vikaren skal skrive under på vikarskemaet som dokumentationen for meraktiviteten. På vikarskemaets vikardel attesterer vikaren på tro og love de vikartimer, som fremgår af skemaet. Vikarskemaet udskrives fra Eunomia i forbindelse med indberetningen, underskrives og opbevares på skolen.
På given foranledning skal skolen kunne redegøre for, at vikartimerne er læst udover vikarens planlagte opgaver eller indgår i en vikarpulje.
b) Pædagogisk og teknisk-administrativt personale
Der kan ydes tilskud til løse vikartimer varetaget af fastlønnede pædagogisk og teknisk-administrativt personale, når timerne er udbetalt som over- / merarbejde.
Dokumentationen for lønudgiften udgøres af skolens registrering i lønregnskabet og arbejdstidsopgørelsen.
c) Øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen og sfo-afdelingsledere
Der ydes ikke tilskud til løse vikartimer varetaget af øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen eller sfo-afdelingsledere, bortset fra situationer hvor vikariatet medfører, at der må tilkaldes en vikar
for lederen, og at denne vikar medfører en ekstraudgift.
Eksempel: En leder tager lærer A’s lektioner og kan derfor ikke varetage sine egne lektioner. Der tilkaldes derfor en vikar – lærer C – som tager lederens lektioner, og det medfører en ekstraudgift. På vikarskemaet er lærer A den fraværende, og lærer C er vikaren. Skolen skal opbevare et vikarregnskab, som viser, hvem der har vikarieret for hvem samt dokumentation for ekstraudgiften i forbindelse med lærer C’s vikartimer.
5.1.6.4. KONSTITUERING
Der ydes vikartilskud til en ansat, der konstitueres i forbindelse med en leders (øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, kostafdelingsledere og sfo-afdelingsledere) tilskudsberettigede fravær.
Skolen opbevarer dokumentation for, at vikaren er konstitueret for den fraværende.
5.1.6.5. VIKAR FOR VIKAREN
Der ydes vikartilskud, hvis ekstraudgiften skyldes, at der er anvendt ”vikar for vikaren”.
Eksempel 1: Lærer A er fraværende. Lærer B tager lærer A’s lektioner og kan derfor ikke varetage sine egne lektioner. Der tilkaldes derfor en vikar – lærer C – som tager lærer B’s lektioner, og det medfører en ekstraudgift. På vikarskemaet er lærer A den fraværende, og lærer C er vikaren. Skolen skal opbevare et vikarregnskab, som viser, hvem der har vikarieret for hvem samt dokumentation for ekstraudgiften i forbindelse med lærer C’s vikartimer.
Eksempel 2: Lærer A er på barsel. Lærer B er ansat som månedslønnet barselsvikar. Lærer B bliver syg. Skolen ansætter lærer C som vikar i stedet for lærer B. Skolen indberetter 2 vikarskemaer. På det ene er lærer A fraværende på grund af barsel, og lærer B er vikar. På det andet vikarskema er lærer B fraværende på grund af sygdom, og lærer C er vikar.
5.1.7. OPLYSNINGERNE I ANSÆTTELSESREGISTRET SKAL VÆRE AJOURFØRTE PÅ ANSØGNINGSTIDSPUNKTET
Oplysningerne i Fordelingssekretariatets ansættelsesregister om beskæftigelsesgrad, konstituering, orlovsperioder og arbejdsmarkedsordninger anvendes ved beregningen af vikartilskud. Det er hver enkelt skoles ansvar, at oplysningerne for de på vikarskemaerne anførte fraværende og vikarer er ajourført.
5.1.8. VIKARATTESTATION
Skolen skal ved regnskabsårets afslutning indsende en opgørelse over skolens anvendelse af vikartilskudsmidler attesteret af skolens ledelse og skolens revisor.
5.2. DE ENKELTE TILSKUDSBERETTIGEDE FRAVÆRSARTER OG FRAVÆRSPERIODER
Der ydes tilskud til nedenstående fraværsarter i de anførte dækningsperioder.
Perioderne fastlægges af Fordelingssekretariatets bestyrelse – principielt uafhængigt af og uden automatik i relation til sygedagpengereglerne og/eller overenskomster.
Dag er defineret som fraværsdag. Som fraværsdage medregnes alle kalenderdage, også når der er tale om fri-, ferie- eller helligdage.
For alle skolens lønmodtagere:
Tilskudsberettiget fraværsart | Dækningsperiode start | Dækningsperiode slut |
Egen sygdom (Hel og delvis) | Dag 6* | Hele fraværsperioden – dog max efter 12 mdr. |
Barns 1. og 2. sygedag | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
TR-grunduddannelse | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Omsorgsdage, ej i forlængelse af barsel/adoption | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
§56 Dagpengeloven | Dag 1 | Hele fraværsperioden – dog max efter 12 mdr. |
Pasning af alvorligt syge børn | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Pasning af alvorligt syge nærtstående | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Barns hospitalsindlæggelse | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Arbejdsmiljøuddannelsen | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Borgerligt ombud | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
* Se afsnit 5.2.1. om karensdage og undtagelserne vedrørende kronisk og kritisk sygdom.
For øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere:
Tilskudsberettiget fraværsart | Dækningsperiode start | Dækningsperiode slut |
Barselsorlov med løn | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Adoptionsorlov med løn | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Graviditetsbetinget sygdom | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Omsorgsdage i forlængelse af barsel/adoption | Dag 1 | Hele fraværsperioden |
Tilskud fra Fordelingssekretariatet ydes kun i de i skemaet anførte dækningsperioder med de nævnte undtagelser, uanset om de er kortere eller længere end dækningsperioderne i dagpengelovgivningen og/eller læreroverenskomsten.
5.2.1. SYGDOM
Der ydes tilskud til vikarudgifter ved fravær som følge af sygdom, når sygdommen har varet i mere end 5 kalenderdage fra og med første fraværsdag.
Der er karens, hvis der opstår en ny sygdom for en ansat, der i forvejen er delvis sygemeldt med en anden sygdom.
For fravær som følge af kritisk sygdom er der ikke karens, hvis skolen over for Fordelingssekretariatet dokumenterer, at den pågældende lider af en kritisk sygdom. Dokumentation kan være i form af lægeerklæring eller f.eks. meddelelse om erstatning for kritisk sygdom fra Forenede Gruppeliv. Med kritisk sygdom menes de til enhver tid dækkede sygdomme og beskrevne krav i Forenede Gruppeliv, aftale nr. 85034.
For kronisk sygdom er der ikke karens, hvis skolen over for Fordelingssekretariatet dokumenterer, at den pågældende lider af en kronisk sygdom. Dokumentation kan være i form af lægeerklæring eller f.eks. meddelelse om tildeling af kronikertilskud.
Udgifter til lægeerklæring vedrørende kritisk og kronisk sygdom afholdes af skolen. Med ovenstående undtagelser ydes der ikke tilskud i karensperioden.
Der kan ydes vikartilskud til sygefravær af en varighed på sammenlagt højst 12 måneder inden for en periode af 2 år. Ved opgørelsen af de 12 måneders fravær medregnes også fravær ifm. §56-aftale. Jf.
§56 i dagpengeloven, jf. afsnit 5.2.5 og COVID-19 relateret fravær, der starter 1. januar 2022 eller senere, jf. afsnit 5.2.14.11.
Ved sygefravær på mere end 8 uger skal skolen indsende redegørelse bilagt enten et dagpengebilag eller lægefaglig dokumentation for sygefraværet. Desuden skal kommunens afgørelse om forlængelse af sygedagpenge, efter at kommunen har udbetalt sygedagpenge i 22 uger, indsendes til Fordelingssekretariatet.
5.2.1.1. DELVIS SYGDOM
Fordelingssekretariatet yder tilskud, når den ansatte får nedsat sit normale ugentlige timetal pga. sygdom (delvis sygdom).
Tilskud til vikarudgifter ved fravær som følge af delvis sygdom følger samme regler som ved ”fuldtidssygdom”.
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter med det timetal, som den fraværende har fået nedsat sit normale timetal med. Det tilskudsberettigede timetal kan variere fra 4 timer om ugen og op til fuld tid. Det vil sige, at der ikke ydes tilskud for delvist fravær på mindre end 4 timer pr. uge.
Hvis der under et sygefravær i en periode er tale om delvist fravær med mindre end 4 timer om ugen, så anser Fordelingssekretariatet sygefraværet som afsluttet, når sygefraværet falder til under 4 timer om ugen. Hvis sygefraværet senere stiger til mere end 4 timer om ugen, så anses det som et nyt sygefravær.
5.2.2. BARNS 1. OG 2. SYGEDAG
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær til barns 1. og 2. sygedag.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter læreroverenskomstens (statens) regler, uanset om den ansatte er omfattet af disse regler eller ej.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Ifølge statens regler kan en ansat efter anmodning i fornødent omfang få hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af sygt, mindreårigt, hjemmeværende barn på dets 1. og
2. sygedag, når hensynet til barnets forhold gør det nødvendigt, og forholdene på tjenestestedet tillader det. Et mindreårigt barn er et barn, der ikke er fyldt 18 år.
Den 1. sygedag er barnets 1. sygedag og ikke den første arbejdsdag, hvor barnet er sygt. Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af barnets 1. sygedag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag.
Den 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. at en ansat kan holde fri på barnets 2. sygedag, selvom den pågældende ikke har holdt fri på barnets 1. sygedag.
Forældre kan derfor også dele de to dage imellem sig, sådan at den ene af forældrene holder fri den
1. dag, og den anden holder fri den 2. dag.
Med virkning fra 1. august 2021 skal skolen oplyse barnets fødselsdato ved ansøgninger om vikartilskud ved fravær i forbindelse med barns 1. og 2. sygedag.
5.2.3. TR-GRUNDUDDANNELSE
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter som følge af tillidsrepræsentanters fravær i forbindelse med den obligatoriske grunduddannelse.
Én gang årligt indhenter Fordelingssekretariatet en oversigt over henholdsvis FSL’s og BUPL’s grunduddannelser.
For grunduddannelser for personale organiseret i Danmarks Lærerforening og for TAP-personale skal skolen indsende beskrivelse af uddannelsen.
Ved fravær for kombinationsansatte på grund af TR-kurser ydes der tilskud til vikartimer i begge stillinger. Hvis den fraværende TR er f.eks. både pædagog og lærer, ydes der således tilskud til vikarer i både lærer- og pædagogtimerne.
5.2.4. OMSORGSDAGE
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær som følge af omsorgsdage. Der ydes tilskud til vikartimerne, uanset om omsorgsdagene afvikles som hele eller halve dage eller som enkelttimer.
For omsorgsdage, der ikke er i direkte forlængelse af lønnet barsels- eller adoptionsorlov, ydes der vikartilskud ved fravær for alle personalegrupper.
For omsorgsdage, der er i direkte forlængelse af lønnet barsels- eller adoptionsorlov, ydes der vikartilskud ved fravær for øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter reglerne i statens barselsaftale, jf. cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage, uanset om den ansatte er omfattet af disse regler eller ej.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Ifølge barselscirkulæret blev omsorgsdagsordningen omlagt pr. 1. oktober 2005.
Ændringen gælder fuldt ud for ansatte, der er blevet eller bliver ansat inden for aftalens område 1. oktober 2005 eller senere.
Ansatte har herefter ret til 2 omsorgsdage om året pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år. Det gælder, uanset om barnet er født/modtaget før 1. oktober 2005 og før den pågældende blev ansat inden for aftalens område.
Omsorgsdagene kan ikke holdes før fødslen.
Omsorgsdage, der ikke er brugt, bortfalder som hovedregel ved kalenderårets udløb.
For ansatte, der pr. 30. september 2005 var – og fortsat er – ansat inden for aftalens område, gælder den nye ordning derimod kun i forhold til børn, der er født/modtaget 1. oktober 2005 eller senere.
For børn født/modtaget før 1. oktober 2005 gælder reglerne i cirkulære om barsel, adoption og omsorgsdage af 4. februar 2004.
Med virkning fra 1. august 2021 skal skolen oplyse barnets fødselsdato ved ansøgninger om vikartilskud ved fravær i forbindelse med omsorgsdage.
Hvis der på et vikarskema ansøges om tilskud til omsorgsdage, og der i kalenderåret er afholdt mere end 2 omsorgsdage for barnet, skal skolen indsende en mail til Fordelingssekretariatet med forklaring på dette forhold.
5.2.5. §56 DAGPENGELOVEN
Fordelingssekretariatet giver tilskud til vikarudgifter ved fravær som følge af aftale i.h.t. §56 i Dagpengeloven.
Hvis der er indgået en §56-aftale, får skolen dagpengerefusion allerede fra 1. fraværsdag.
En §56-aftale kan indgås mellem arbejdsgiveren og den ansatte. Aftalen skal godkendes af den ansattes bopælskommune.
Aftalen kan indgås i de situationer, som er beskrevet i §56 i Lov om sygedagpenge:
• Når lønmodtagerens sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en langvarig eller kronisk lidelse, og fraværet på grund af lidelsen skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage inden for 1 år.
• Når lønmodtageren skal indlægges eller behandles ambulant på sygehus eller tilsvarende behandlingsinstitution, og indlæggelsen eller behandlingen var besluttet på ansættelsestidspunktet.
• Når arbejdsgiveren under det bestående arbejdsforhold allerede har udbetalt sygedagpenge eller løn i 21 kalenderdage for samme lidelse inden for de seneste 12 måneder, før indlæggelsen eller behandlingen.
Kopi af §56-aftalen skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
Der kan ydes vikartilskud til fravær jf. §56 i dagpengeloven af en varighed på sammenlagt højst 12 måneder inden for en periode af 2 år. Ved opgørelsen af de 12 måneders fravær medregnes også fravær ifm. sygdom, jf. afsnit 5.2.1 og COVID-19 relateret fravær, der starter 1. januar 2022 eller senere, jf. afsnit 5.2.14.11.
5.2.6. PASNING AF ALVORLIGT SYGE BØRN
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær til pasning af alvorligt syge børn.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter læreroverenskomstens (statens) regler, uanset om den ansatte er omfattet af disse regler eller ej.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Ifølge statens regler er en ansat berettiget til løn under fravær til pasning af alvorligt syge børn under 18 år, hvis den fraværende har ret til fravær med dagpenge efter barselslovens § 26, jf.
Finansministeriets cirkulære af 29. april 2019 om tjenestefrihed af familiemæssige årsager.
Skolen er berettiget til refusion af dagpenge, når den ansatte modtager løn under tjenestefriheden.
Kopi af aftale mellem skolen og kommunen om dagpenge eller kopi af dagpengebilag skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
Der ydes ikke tilskud til vikarudgifter ved fravær jf. § 42 i serviceloven, hvorefter bopælskommunen yder hjælp til tabt arbejdsfortjeneste til personer, der i hjemmet forsørger et barn under 18 år med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse. Denne form for pasningsorlov er ikke omfattet af vikartilskuddet, fordi skolen ikke skal yde løn under fraværet.
5.2.7. PASNING AF ALVORLIGT SYGE NÆRTSTÅENDE
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær til pasning af alvorligt syge nærtstående.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter læreroverenskomstens (statens) regler, uanset om den ansatte er omfattet af disse regler eller ej.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Ifølge statens regler er en ansat berettiget til løn under fravær til pasning af nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem, hvis den fraværende får bevilget plejevederlag efter servicelovens § 119, jf.
Finansministeriets cirkulære af 29. april 2019 om tjenestefrihed af familiemæssige årsager.
Skolen betaler den ansatte forskellen mellem plejevederlaget og sædvanlig løn i tjenestefrihedsperioden.
Kopi af aftalen mellem skolen og kommunen om plejevederlag eller kopi af dagpengebilag skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
Plejevederlaget udgør 1,5 gange dagpengebeløbet. Fordelingssekretariatets tilskud udgør 0,5 gange lav timesats x antal vikartimer.
Der ydes ikke tilskud til vikarudgifter ved fravær jf. § 118 i lov om social service, hvorefter en ansat, der ansættes af kommunen til at passe en nærtstående i hjemmet, har ret til fravær. Denne form for pasningsorlov er ikke omfattet af vikartilskuddet, fordi skolen ikke skal yde løn under fraværet.
5.2.8. BARNS HOSPITALSINDLÆGGELSE
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær som følge af barns hospitalsindlæggelse.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter statens regler, uanset om den ansatte er omfattet af disse regler eller ej.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Ifølge statens regler er en ansat berettiget til tjenestefrihed med løn i op til 5 dage pr. barn inden for 12 på hinanden følgende måneder i forbindelse med hospitalsindlæggelse sammen med et hjemmeværende barn under 14 år, jf. Finansministeriets cirkulære af 10. juni 2008 om tjenestefrihed af familiemæssige årsager.
Tilsvarende gælder, hvis barnet under indlæggelsen opholder sig i hjemmet eller modtager ambulant behandling, der træder i stedet for hospitalsindlæggelse, og som kræver den ansattes tilstedeværelse. De 5 dage kan holdes enkeltvis eller samlet. Der er heller ikke noget til hinder for, at ansættelsesmyndigheden og den ansatte aftaler, at dagene bruges som for eksempel 10 halve dage.
Hvis begge forældre er omfattet af Finansministeriets cirkulærer, kan den
samlede tjenestefrihedsperiode med løn højst udgøre 5 dage for forældrene tilsammen.
Kopi af indlæggelsesbrevet, hvoraf det fremgår, at den fraværende er indlagt sammen med barnet, skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
5.2.9. ARBEJDSMILJØUDDANNELSEN
Fordelingssekretariatet giver tilskud til vikarudgifter ved fravær i forbindelse med sikkerhedsrepræsentantens deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsens varighed er p.t. på 3 dage.
Ved udskiftning af sikkerhedsrepræsentanten i sikkerhedsgruppen, hvor det nye medlem ikke har den krævede uddannelse, dækker Fordelingssekretariatet også vikarudgifterne ved fravær for denne.
For øverste ledere og øvrige ledere ved grundskolen, der deltager i uddannelsen, ydes der vikartilskud i det omfang, fraværet medfører vikarudgifter jf. afsnit 5.1.6.
Kopi af kursusbevis til Fordelingssekretariatet skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
5.2.10. BORGERLIGT OMBUD
Ved borgerligt ombud forstås et hverv, der er pålagt af det offentlige, og som man har pligt til at
varetage.
Som borgerligt ombud regnes blandt andet udførelse af hvervet som nævning, domsmand, vidne eller valgtilforordnet.
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær som følge af borgerligt ombud, når skolen skal yde løn under fraværet.
Der tages udgangspunkt i statens regler om tjenestefrihed ved borgerligt ombud, som er gældende for personale omfattet af læreroverenskomsten.
For ansatte, der ikke er omfattet af statens regler, er det en forudsætning, at det enten ved anden kollektiv aftale eller ved lokalaftale er aftalt at yde løn under fraværet.
Dokumentation for, at der er tale om fravær til borgerligt ombud, skal sendes til Fordelingssekretariatet, når der ansøges om tilskud til vikarudgifterne.
5.2.11. BARSELSORLOV MED LØN
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved helt og delvist fravær med løn på grund af barsel (graviditets-, barsels-, fædre- og forældreorlov).
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter statens regler, jf. cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage og cirkulære om administrationsgrundlag til aftale om barsel, adoption og omsorgsdage.
Tilskuddet omfatter øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
En gravid ansat har ret til løn i 6 uger før forventet fødsel. (Graviditetsorlov).
Xxxxxxx har ret til løn under orlov i indtil 14 uger efter fødslen for børn, der er født før 2. august 2022 og i indtil 10 uger efter fødslen for børn, der er født 2. august 2022 eller senere. (Barselsorlov).
Faderen/medmoderen har i forbindelse med barnets fødsel ret til løn under orlov i indtil 2 sammenhængende uger umiddelbart efter fødslen. Efter aftale med arbejdsgiveren kan de 2 uger placeres på et andet tidspunkt inden for de første 14 uger / 10 uger efter fødslen. (Fædreorlov).
Xxxxxxx har ret til løn i 6 af de 32 ugers forældreorlov for børn, der er født før 2. august 2022 og i 10 uger for børn, der er født 2. august 2022 eller senere. Faderen/medmoderen har ret til løn i 7 af de 32 ugers forældreorlov. (Forældreorlov).
Herudover har den ansatte ret til løn i 6 af de 32 ugers forældreorlov. Hvis begge forældre er omfattet af barselsaftalen, kan denne lønret dog højst udnyttes af forældrene i 6 uger tilsammen. Forældrene kan vælge at dele de 6 uger mellem sig.
Faderen/medmoderen har ret til at placere lønnet forældreorlov inden for de første 14 uger / 10 uger efter fødslen.
5.2.12. ADOPTIONSORLOV MED LØN
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved helt og delvist fravær med løn på grund af adoptionsorlov.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter statens regler, jf. cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage og cirkulære om administrationsgrundlag til aftale om barsel, adoption og omsorgsdage.
Tilskuddet omfatter øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
En ansat, der skal modtage et adoptivbarn i udlandet, har ret til lønnet orlov i op til 4 uger (eventuelt 8 uger) før modtagelsen. (Adoption).
Adoptanter har ret til løn under xxxxx én ad gangen i de første 14 uger efter modtagelsen for børn, der er modtaget før 2. august 2022 og i de første 10 uger efter modtagelsen for børn, der er modtaget 2. august 2022 eller senere. (Adoptionsorlov).
Adoptanter har dog ret til løn, når de holder orlov samtidig i indtil 2 sammenhængende uger inden for de første 14 uger / 10 uger efter barnets modtagelse.
Den ene adoptant har ret til løn i 6 af de 32 ugers forældreorlov for børn, der er modtaget før 2. august 2022 og i 10 af de 32 ugers forældreorlov for børn, der er modtaget 2. august 2022 eller senere. Den anden adoptant har i samme periode ret til løn i 7 uger. Hvis adoptanterne ikke er af samme køn, tilkommer retten til de 7 uger den mandlige adoptant. (Forældreorlov).
Herudover har en adoptant ret til løn i 6 af de 32 ugers forældreorlov. Hvis begge adoptanter er omfattet af barselsaftalen, kan denne lønret dog højst udnyttes af adoptanterne i 6 uger tilsammen. Adoptanterne kan vælge at dele de 6 uger mellem sig.
Den anden adoptant har ret til at placere lønnet forældreorlov inden for de første 14 uger / 10 uger efter modtagelsen.
5.2.13. GRAVIDITETSBETINGET SYGDOM
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved helt og delvist fravær med løn på grund af graviditetsbetinget sygdom.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter statens regler, jf. cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage.
Tilskuddet omfatter øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
Ifølge barselscirkulæret har en ansat ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn på grund af graviditet tidligere end 6 uger før forventet fødsel i følgende situationer:
a) Hvis det efter en lægelig bedømmelse skønnes, at graviditeten har et sygeligt forløb, der ved fortsat beskæftigelse vil medføre risiko for kvindens helbred eller for fosteret.
b) Hvis graviditeten hindrer, at en sygdom kan behandles, eller hvis graviditeten væsentligt forværrer en sygdom – for eksempel en bestående ryg-, hjerte-, lunge- eller nyrelidelse – der ellers ikke har forbindelse med graviditeten.
c) Hvis arbejdets særlige karakter eller arbejdsstedets indretning mv. medfører risiko for fosterets udvikling og/eller svangerskabets videre forløb.
d) Hvis kvindens graviditet på grund af offentligt fastsatte bestemmelser forhindrer hende i at varetage sit arbejde, og arbejdsgiveren ikke kan tilbyde hende anden passende beskæftigelse.
5.2.14. COVID-19
Fordelingssekretariatets bestyrelse har besluttet at supplere administrationsgrundlaget om vikartilskud med mulighed for at yde tilskud ved fravær i forbindelse med COVID-19.
Tilskuddet har virkning fra 27. februar 2020.
5.2.14.0. INDBERETNING AF COVID-19 FRAVÆR FRA 1. MARTS 2022
COVID-19 fravær skal med virkning fra 1. marts 2022 indberettes i Eunomia med fraværsarten ”Sygdom”. Hvis et COVID-19 fravær overlapper 1. marts 2022 skal fraværet opdeles i 2 perioder. For perioden inden 1. marts 2022 skal fraværet indberettes med fraværsarten ”COVID-19” og med slutdato 28. februar 2022. For den sidste del af fraværet skal fraværet indberettes med fraværsarten ”Sygdom” og med startdato 1. marts 2022. Sygdom startdato skal være fraværets faktiske startdato.
5.2.14.1. DEN ANSATTE ER SYG
Fordelingssekretariatet yder vikartilskud, hvis den ansattes uarbejdsdygtighed skyldes, at den ansatte er konstateret syg med COVID-19
Fordelingssekretariatet dækker indtil 1. juli 2021 fra dag 1 med lav vikarsats, fordi skolerne får dagpenge fra dag 1.
I perioden fra 1. juli til 30. september 2021 ydes der vikartilskud med høj sats fra fraværets dag 1 til dag 30, og med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion.
Fra 1. oktober 2021 – 22. november 2021 ydes der først vikartilskud fra fraværets dag 6 – dvs. efter 5 karensdage. Fra dag 6 til dag 30 ydes der vikartilskud med høj sats, og der ydes vikartilskud med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion. Dette svarer til vikartilskudsreglerne ved almindelig sygdom.
Med virkning fra 23. november 2021 ydes vikartilskud fra dag 1 med lav vikarsats, da skolen kan få dagpengerefusion fra dag 1.
Med virkning fra 1. marts 2022 ydes der først vikartilskud fra fraværets dag 6 – dvs. efter 5 karensdage. Fra dag 6 til dag 30 ydes der vikartilskud med høj sats, og der ydes vikartilskud med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion. Dette svarer til vikartilskudsreglerne ved almindelig sygdom.
5.2.14.2. DEN ANSATTE ER I KARANTÆNE
Fordelingssekretariatet yder vikartilskud, hvis den ansattes uarbejdsdygtighed skyldes, at den ansatte er sat i karantæne på grund af smitterisiko for COVID-19.
”Karantæne” omfatter bl.a. situationer, hvor en ansat er fraværende, fordi vedkommende i forbindelse med smitteopsporing skal testes og i selvisolation efter Sundhedsstyrelsens retningslinjer.
Fordelingssekretariatet dækker indtil 1. juli 2021 fra dag 1 med lav vikarsats, fordi skolerne får dagpenge fra dag 1.
I perioden fra 1. juli til 30. september 2021 ydes der vikartilskud med høj sats fra fraværets dag 1 til dag 30, og med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion.
Fra 1. oktober 2021 – 22. november 2021 ydes der først vikartilskud fra fraværets dag 6 – dvs. efter 5 karensdage. Fra dag 6 til dag 30 ydes der vikartilskud med høj sats, og der ydes vikartilskud med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion. Dette svarer til vikartilskudsreglerne ved almindelig sygdom.
Med virkning fra 23. november 2021 ydes vikartilskud fra dag 1 med lav vikarsats, da skolen kan få dagpengerefusion fra dag 1.
Med virkning fra 1. marts 2022 ydes der ikke vikartilskud ved fravær, som skyldes, at den ansatte er sat i karantæne på grund af smitterisiko for COVID-19.
5.2.14.3 DEN ANSATTE ER FORMODET SYG MED COVID-19
Fordelingssekretariatet dækker indtil 1. juli 2021 fra dag 1 med lav vikarsats, fordi skolerne får dagpenge fra dag 1.
I perioden fra 1. juli til 30. september ydes der vikartilskud med høj sats fra fraværets dag 1 til dag 30, og med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion.
Fra 1. oktober 2021 – 22. november 2021 ydes der først vikartilskud fra fraværets dag 6 – dvs. efter 5 karensdage. Fra dag 6 til dag 30 ydes der vikartilskud med høj sats, og der ydes vikartilskud med lav sats fra og med dag 31, hvor skolen kan få dagpengerefusion. Dette svarer til vikartilskudsreglerne ved almindelig sygdom.
Med virkning fra den 23. november 2021, hvor der ikke er dagpenge fra første fraværsdag, skal fraværet ikke omfattes af COVID-19 vikartilskuddet. Det vil sige, at hvis den ansatte fortsat er fraværende efter 5 karensdage, kan fraværet indberettes som almindelig sygdom. Hvis den ansatte testes positiv med COVID-19, skal fraværet indberettes som COVID-19, og fraværets startdato er den første dag, hvor den ansatte ikke kan arbejde på grund af symptomer på COVID-19.
5.2.14.4. DEN ANSATTE TILHØRER ELLER ER PÅRØRENDE TIL EN PERSON I EN RISIKOGRUPPE
Fordelingssekretariatet yder indtil 1. oktober 2021 vikartilskud, hvis den ansatte ikke kan varetage sit arbejde, fordi den ansatte er i øget risiko for et alvorligt sygdomsforløb ved smitte med COVID-19, eller fordi den ansatte er pårørende til en person, der er i øget risiko for et alvorligt sygdomsforløb ved smitte med COVID-19.
Skolen skal indhente og opbevare lægelig dokumentation for, at den ansatte eller den pårørende er i øget risiko for et alvorligt sygdomsforløb ved smitte med COVID-19.
I perioden 20. maj 2020– 31. august 2021 er fraværet dagpengeberettiget for ansatte, der er fritaget helt fra deres arbejdsforpligtelse, jf. lov nr. 1438 af 29. juni 2021 om ændring af lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., lov om sygedagpenge og barselsloven. For fravær i denne periode yder Fordelingssekretariatet derfor tilskud med lav vikarsats for ansatte, der er fritaget helt for deres arbejdsforpligtelse. For ansatte, der ikke er fritaget helt for deres arbejdsforpligtelse ydes tilskud med høj vikarsats.
I perioden indtil 20. maj 2020 og i perioden fra 1. september til 30. september 2021 yder Fordelingssekretariatet tilskud med høj vikarsats, da fraværet ikke er dagpengeberettiget.
Med virkning fra 1. oktober 2021 ydes der ikke vikartilskud ved fravær, som skyldes, at den ansatte eller en af den ansattes pårørende tilhører en risikogruppe.
5.2.14.5. BESKÆFTIGELSESKRAVET
Fordelingssekretariatet yder vikartilskud med høj sats, hvis fraværet skyldes en af de ovenfor nævnte dagpengeberettigede fraværsårsager, men den fraværende ikke opfylder beskæftigelseskravet til, at skolen kan få dagpengerefusion.
5.2.14.6. PASNING AF BØRN OG SLÆGTNINGE
Hvis der er tale om, at den ansattes fravær skyldes et pasningsbehov over for børn eller slægtninge, ydes der vikartilskud efter de hidtidige regler om fravær på grund af barns 1. og 2. sygedag og efter reglerne for orlov til pasning af børn og nære slægtninge.
5.2.14.7. COVID-19 VACCINATION
Hvis en ansat bliver syg på grund af bivirkninger efter COVID-19 vaccination, betragtes fraværet som almindelig sygdom og ikke som COVID-19 relateret fravær, og fraværet skal derfor indberettes i Eunomia som ”Sygdom”.
5.2.14.8. SENFØLGER EFTER COVID-19
Hvis en ansat, der tidligere har været sygemeldt på grund af COVID-19, sygemeldes på ny på grund af senfølger/eftervirkninger efter COVID-19, så betragtes fraværet som almindelig sygdom, som skal indberettes i Eunomia som ”Sygdom”. Sygdom- og fravær startdato på vikarskemaet er den dag, hvor sygemeldingen starter på ny.
Hvis en ansat, der er sygemeldt på grund af COVID-19, i forlængelse heraf bliver uarbejdsdygtig på grund af senfølger efter COVID-19, betragtes fraværet, som skyldes senfølger efter COVID-19, ligeledes som almindeligt sygefravær, som skal indberettes i Eunomia som ”Sygdom”. Sygdom startdato på vikarskemaet er den allerførste sygedag, dvs. den dag, hvor sygemeldingen startede med COVID-19 og fravær startdato på vikarskemaet er den dag, hvor sygemeldingen skyldes senfølger efter COVID-19.
Kontakt gerne Fordelingssekretariatet i tvivlstilfælde.
5.2.14.9. COVID-19 OG ANDET SAMTIDIGT FRAVÆR
Hvis den ansatte er fraværende pga. ”delvis sygdom”, ”delvis barsel” eller ”delvis graviditetsbetinget sygdom” og rammes af COVID-19 relateret fravær, skal fraværene indberettes i Eunomia med hver sin fraværsperiode.
For så vidt angår ”delvis sygdom” bedes skolen undersøge hos kommunen eller jobcentret, hvor meget ”delvis sygdom” udgør af den fraværendes beskæftigelsesgrad.
Hvis en læge sygemelder en ansat med delvis graviditetsbetinget sygdom med virkning fra en dato ud i fremtiden, men den ansatte inden da rammes af COVID-19 relateret fravær, så er hele fraværet COVID-19 relateret fravær.
Hvis skolen er i tvivl, om der er tale om fravær med 2 fraværsarter, bedes skolen undersøge det hos kommunen.
5.2.14.10. IKKE TILSKUDSBERETTIGET FRAVÆR/AKTIVITET I FORBINDELSE MED COVID-19
Fordelingssekretariatet yder ikke tilskud, hvis skolen sender en ansat hjem, fordi arbejdsgiver selv mener, at der er tale om smittefare.
Fordelingssekretariatet yder ikke tilskud til aktivitetsudvidelse, f.eks. hvis skolen på grund af opdeling af en klasse er nødt til at anvende 2 lærere i stedet for 1. Men der ydes vikartilskud, hvis en af de 2 lærere er fraværende, og skolen ansætter en vikar i stedet.
Fordelingssekretariatet yder ikke tilskud, hvis den ansatte kan varetage sit arbejde hjemmefra.
5.2.14.11. TILSKUDSBETINGELSER VED COVID-19 RELATERET FRAVÆR
De almindelige tilskudsbetingelser gælder, det vil sige, at den fraværende har fået løn under fraværet, at en vikar har varetaget den fraværendes arbejde (eventuelt i form af fjernundervisning), og at der er udbetalt løn for vikartimerne.
Fordelingssekretariatet yder således tilskud i det omfang, den fraværendes opgaver er varetaget af en vikar, men det forudsættes, at den fraværende arbejder så meget som muligt hjemmefra.
Der ydes vikartilskud ved fravær for ledere, lærere, børnehaveklasseledere, pædagogisk personale og teknisk administrativt personale, men ikke ansatte på særlige arbejdsmarkedsordninger (f.eks. ansatte i fleksjob).
For COVID-19 relateret fravær, der starter inden 1. januar 2022, kan der ydes vikartilskud i sammenlagt højst 12 måneder inden for en periode på 2 år.
COVID-19 relateret fravær, der starter 1. januar 2022 eller senere, indgår i opgørelsen jf. ”12 - måneders reglen” ved sygdom. Ifølge ”12-måneders reglen” kan der ydes vikartilskud til sygefravær af en varighed på sammenlagt 12 måneder inden for en periode af 2 år. I opgørelsen af de 12 måneder indgår COVID-19 relateret fravær, der starter 1. januar 2022 eller senere, almindeligt sygefravær og fravær jf. §56 i sygedagpengeloven.
Skolens øverste leder underskriver en af Fordelingssekretariatet udformet tro og love-erklæring, som skal indsendes til Fordelingssekretariatet for hvert fravær med COVID-19.
For perioder efter 1. marts 2022 skal der ikke indsendes tro og love-erklæring.
Ved fravær jf. pkt. 5.2.14.4. er det en forudsætning, at fraværet er på baggrund af en anbefaling fra en læge. Skolen skal indhente og opbevare den lægefaglige dokumentation. For fravær i perioden 20. maj 2020– 31. august 2021 undersøger skolen om fraværet er dagpengeberettiget.
5.2.15. SORGORLOV
Fordelingssekretariatet yder tilskud til vikarudgifter for ansatte ved fravær med løn på grund af sorgorlov.
Fordelingssekretariatet yder tilskud med udgangspunkt i, at fraværet afholdes efter statens regler, jf. cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage.
Tilskuddet omfatter øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen, lærere og børnehaveklasseledere. Ansatte med en pensionsgivende løn på skalatrin 49 eller derover er dog ikke omfattet af tilskuddet.
Begge forældre har ret til fravær og dagpenge i 26 uger fra barnets død, hvis barnet dør inden det fyldte 18. år og ifølge cirkulære om aftale om barsel, adoption og omsorgsdage har den fraværende ret til løn under hele sorgorloven.
Skolen får dagpengerefusion og refusion fra den statslige barselsfond under fraværet. Fraværet indberettes i Eunomia med fraværsårsagen ”Barsel med løn”.
5.3. TILSKUDSBERETTIGET BESKÆFTIGELSESGRAD
Fordelingssekretariatet yder vikartilskud inden for den fraværendes beskæftigelsesgrad.
Ved delvis sygdom er den tilskudsberettigede beskæftigelsesgrad = det timetal, som den fraværende har fået nedsat sit normale timetal med. Det tilskudsberettigede timetal kan variere fra 4 timer om ugen og op til fuld tid. Det vil sige, at der ikke ydes tilskud for delvist fravær på mindre end 4 timer pr. uge.
Ved delvis barsels- eller adoptionsorlov med løn er den tilskudsberettigede beskæftigelsesgrad = den beskæftigelsesgrad, der holdes orlov med.
I vikartilskudsmæssig sammenhæng kan der vikarieres med beskæftigelsesgrad, hvis der er tale om en månedslønnet vikar, eller hvis en af skolens ansatte midlertidigt får forhøjet sin beskæftigelsesgrad med henblik på et vikariat eller får forlænget ansættelsen på grund af vikariat.
Der kan vikarieres med beskæftigelsesgrad:
- når vikaren har samme stillingsbetegnelse som den fraværende,
- hvis der vikarieres for en øverste leder eller øvrig leder ved grundskolen, eller
- hvis vikaren er konstitueret i den fraværendes stilling.
Timelønnede kan ikke vikariere med beskæftigelsesgrad i vikarsystemet.
5.4. TILSKUDSBERETTIGEDE VIKARTIMER
5.4.1. DEN FRAVÆRENDE ER LÆRER, BØRNEHAVEKLASSELEDER, KOSTAFDELINGSLEDER ELLER PÆDAGOGISK OG TEKNISK-ADMINISTRATIVT PERSONALE
Der udløses vikartilskud for timer i den fraværendes beskæftigelsesgrad, når der er tale om et tilskudsberettiget fravær, når vikaren har dækket den fraværendes arbejdsopgaver, og når det har medført en vikarudgift jf. afsnit 5.1.6.
For timelønnede lærervikarer ydes der tilskud til ”ikke læste” timer efter reglen om, at der minimum lønnes for 3 timer, uanset om timerne bliver læst.
5.4.2. DEN FRAVÆRENDE ER ØVERSTE LEDER, ØVRIG LEDER VED GRUNDSKOLEN ELLER SFO-AFDELINGSLEDER
Fordelingssekretariatet yder vikartilskud ved fravær for øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen og sfo-afdelingsledere.
Der kan ydes vikartilskud, hvis vikaren har varetaget den fraværendes arbejdsopgaver, og det har medført en vikarudgift jf. afsnit 5.1.6.
Hvis vikaren er øverste leder, øvrig leder ved grundskolen eller sfo-afdelingsleder, er det en tilskudsbetingelse, at vikaren er konstitueret i den fraværendes stilling.
5.4.3. NÅR ØVERSTE LEDERE, ØVRIGE LEDERE VED GRUNDSKOLEN ELLER SFO-AFDELINGSLEDERE VIKARIERER
Når øverste ledere, øvrige ledere og sfo-afdelingsledere ved grundskolen vikarierer, ydes der vikartilskud, hvis vikaren konstitueres i et tilskudsberettiget fravær for en øverste leder, en øvrig leder ved grundskolen eller en sfo-afdelingsleder.
Der ydes desuden vikartilskud til løse vikartimer varetaget af øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen eller sfo-afdelingsledere, hvis vikariatet medfører, at der må tilkaldes vikar for lederen, og at denne vikar medfører en ekstraudgift, se eksempel i afsnit 5.1.6.3.c.
Herudover ydes der ikke tilskud, når øverste ledere, øvrige ledere ved grundskolen og sfo- afdelingsledere vikarierer.
5.4.4. ANSATTE PÅ SÆRLIGE ARBEJDSMARKEDSORDNINGER, F.EKS. FLEKSJOBBERE
Fordelingssekretariatet yder ikke vikartilskud, når ansatte på særlige arbejdsmarkedsordninger (f.eks. fleksjobbere) er fraværende eller bliver anvendt som vikarer.
5.4.5. OPSIGELSE OG FRITSTILLING
I tilfælde, hvor den ansatte opsiges, kan der højst ydes tilskud i perioden for det overenskomstmæssige opsigelsesvarsel, herunder også opsigelsesperioder for ansatte, der den 31. juli 1995 havde længere opsigelsesvarsler end funktionærlovens. Dog ydes der ikke tilskud for den del af opsigelsesvarslet, der overstiger 12 måneders sygefravær. Hvis den ansatte selv siger op, kan Fordelingssekretariatet yde vikartilskud med det varsel, den ansatte siger op med. Hvis der er tale om
gensidig forlængelse af opsigelsesvarslet, kan Fordelingssekretariatet yde vikartilskud i perioden for det forlængede opsigelsesvarsel, forudsat at aftalen om forlængelse er indgået før opsigelsen.
Tildeling af vikartilskud forudsætter, at der har været tale om et tilskudsberettiget fravær, og der kan ikke ydes vikartilskud i perioder, hvor den ansatte er fritstillet.
Ved opsigelse fra skolens side, skal skolen oplyse tidspunktet for afgivelse af opsigelsesvarslet, det overenskomstmæssige opsigelsesvarsel og tidspunktet for fratrædelsen.
5.4.6. ANSATTE PÅ KOMBINEREDE SKOLER
Ledere
Ledere på kombinerede skoler med ledelsesansvar for den samlede institution – dvs. forstandere og viceforstandere på kombinerede fri- og efterskoler og rektorer og vicerektorer på gymnasier med grundskoleafdeling - kan udløse vikartilskud, hvis der ikke er ansat en daglig leder af den frie grundskole.
Ved lederens fravær kan der ydes vikartilskud med en andel af lederens beskæftigelsesgrad, som svarer til omfanget af beskæftigelsen i grundskolen. Skolen vurderer omfanget og indtaster andelen af beskæftigelsen i Ansættelsesregistret.
Lærere, børnehaveklasseledere og pædagogisk og teknisk-administrativt personale
Ved fravær for lærere, børnehaveklasseledere og pædagogisk og teknisk-administrativt personale, hvor ansættelsen omfatter både den frie grundskole og efterskole/gymnasium, er det kun beskæftigelsesgraden i den frie grundskole, der er vikartilskudsberettiget. I Ansættelsesregistret skal skolen indtaste beskæftigelsesgraden i den frie grundskole i feltet ”BG i Ansæt.”
Beskæftigelsesgraden i efterskole/gymnasium skal indtastes i feltet ”BG uden for FG” (lærere) og ”BG Efs/Gym/Bh” (Øvrige ansatte). Øvrige oplysninger om beskæftigelsen i efterskole/gymnasium skal ikke registreres i Ansættelsesregistret.
For det pædagogiske personale i kombineret børnehave-sfo kan der ydes vikartilskud i det omfang, personalet varetager sfo-børn. Dvs. med den del af deres beskæftigelsesgrad, der svarer til deres arbejde med sfo-børn.
5.5. BEREGNING AF VIKARTILSKUD
5.5.1. VIKARSATSER
Fordelingssekretariatet yder tilskud med faste satser pr. vikartime á 60 minutter.
Der fastsættes 2 satser gældende for ledere, lærere og børnehaveklasseledere og 2 satser gældende for pædagogisk og teknisk-administrativt personale.
En høj timesats beregnet på fraværsarter, der ikke er dagpengeberettigede og en lav timesats beregnet på fraværsarter, der er dagpengeberettigede.
For sygefravær gælder særskilt, at der ydes tilskud med lav sats efter sygefraværets dag 30, uanset om fraværet er dagpengeberettiget eller ej. Dog kan skoler ansøge Fordelingssekretariatet om
vikartilskud med høj sats også efter sygefraværets dag 30, hvis der ikke kan opnås dagpengerefusion i forbindelse med en ansats sygefravær på grund af manglende opfyldelse af beskæftigelseskravet.
Fraværsarterne og de tilhørende timesatser fremgår af nedenstående skema.
De to satser for ledere, lærere og børnehaveklasseledere fastsættes årligt med udgangspunkt i lærernes basistrin 1, områdetillæg 3, OK 08 tillæg, særligt OK-2013 tillæg, OK-2018 tillæg, UV-tillæg ved 750 årlige undervisningstimer, feriegodtgørelse på 12,5% og pension i Lærernes Pension og i de gældende maksimale sygedagpengesatser.
De to satser for pædagogisk og teknisk-administrativt personale fastsættes årligt med udgangspunkt i den maksimale refusionssats, som ydes af ATP’s barselsfond for det private arbejdsmarked og i de gældende maksimale sygedagpengesatser.
For fraværsårsagerne barsel, adoption, graviditetsbetinget sygdom og omsorgsdage i forlængelse af barsel og adoption udbetaler Fordelingssekretariatet et tilskud som supplement til det tilskud, som skolerne kan opnå i Barselsfonden.
Fordelingssekretariatets tilskud udgør pr. vikartime ca. 75% af forskellen mellem Barselsfondens timesats og Fordelingssekretariatets timesats.
Satserne fastlægges af bestyrelsen for Fordelingssekretariatet i.f.m. den ordinære budgetlægning i Fordelingssekretariatet og gælder for hele budgetåret.
Bestyrelsen for Fordelingssekretariatet kan i særlige tilfælde fastlægge særlige satser for enkelte eller grupper af skoler.
5.5.2. TILSKUDSBEREGNING
Fraværsart | Timesats (vikartimer à 60 minutter) |
Egen sygdom indtil dag 31 | Høj timesats |
Egen sygdom fra og med dag 31 | Lav timesats * |
Barns 1. og 2. sygedag | Høj timesats |
TR-grunduddannelse | Høj timesats |
Omsorgsdage ej i forlængelse af barsel/adoption | Høj timesats |
§56 Dagpengeloven | Lav timesats |
Pasning af alvorligt syge børn | Lav timesats |
Pasning af alvorligt syge nærtstående | 0,5 x Lav timesats |
Barns hospitalsindlæggelse | Høj timesats |
Arbejdsmiljøuddannelsen | Høj timesats |
Borgerligt ombud | Høj timesats |
Barsel | Ca. 75% af forskellen mellem Barselsfondens timesats og Fordelingssekretariatets lave timesats. |
Adoption | Ca. 75% af forskellen mellem Barselsfondens timesats og Fordelingssekretariatets lave timesats. |
Graviditetsbetinget sygdom | Ca. 75% af forskellen mellem Barselsfondens timesats og Fordelingssekretariatets lave timesats. |
Omsorgsdage i forlængelse af barsel/adoption | Ca. 75% af forskellen mellem Barselsfondens timesats og Fordelingssekretariatets høje timesats. |
* Skoler kan ansøge i Fordelingssekretariatet om vikartilskud med høj sats også efter sygefraværets dag 30, hvis der ikke kan opnås dagpengerefusion i forbindelse med en ansats sygefravær på grund af manglende opfyldelse af beskæftigelseskravet.
Når der vikarieres med timer (timelønnede vikarer og skolens fastansatte), skal skolen indberette det antal timer à 60 minutter, der vikarieres med. Tilskuddet beregnes som antal vikartimer à 60 minutter x timesats.
Når der vikarieres med beskæftigelsesgrad (månedslønnet vikar), skal skolen indberette beskæftigelsesgraden. Tilskuddet beregnes som Beskæftigelsesgrad x ”Månedsløn” x ”Del af måned”. ”Månedsløn” = Timesats x 1924/12.”Del af måned” = Vikardage i måneden/kalenderdage i måneden. Hvis vikaren i januar måned har vikarieret fra 1. – 15. januar, er ”Del af måned” lig med 15/31 for januar måned.
5.5.3. DAGPENGE
Skolernes inddrivelse af sygedagpenge fra kommunerne er Fordelingssekretariatet uvedkommende. Dagpengespørgsmålet har alene relevans i forhold til, om der udbetales tilskud med høj eller lav sats.
5.6. ANSØGNING OM VIKARTILSKUD
Der ansøges gennem Fordelingssekretariatets vikarsystem Eunomia, som er tilgængeligt på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Ansøgningerne består af månedlige indberetninger i vikarsystemet. Skolen opbevarer udskrifter af fraværsskemaerne med den fraværendes underskrift. Hvis der er tale om fravær over flere måneder, er det tilstrækkeligt, at den fraværende attesterer den samlede fraværsperiode på fraværsskemaet for den sidste måned i fraværet.
Vikarerne skal underskrive vikarskemaet, hvis der er tale om lærere eller børnehaveklasseledere, der varetager løse vikartimer.
Der ansøges på særligt skema for så vidt angår løse vikartimer varetaget af fastlønnede pædagogisk og teknisk-administrativt personale, når timerne er udbetalt som over- eller merarbejde efter ansøgningsfristens udløb.
5.7. UDBETALING AF VIKARTILSKUD
Fordelingssekretariatet udbetaler tilskud senest en måned efter ansøgningsfristen. Denne regel gælder for alle måneder undtagen for indberetninger for maj måned, som bliver udbetalt senest den
31. august.
6. ANSØGNINGS- OG INDBERETNINGSFRISTER
Indberetninger om vikartilskud skal foretages senest ved udgangen af den efterfølgende måned efter fraværet. Denne regel gælder for alle måneder undtagen for fravær i
juni måned, hvor ansøgningsfristen er den 31. august. Der kan ikke indberettes efter ansøgningsfristens udløb.
Som udgangspunkt kan en skole én gang for hvert kalenderår få dispensation fra en af de månedlige ansøgningsfrister for fravær i det pågældende år. Hvis skolen oplyser, at den har overset en frist, får skolen lov til at indsende ansøgninger om vikartilskud for fravær i den måned, fristen vedrører. For fristen den 31. august drejer det sig om fravær i juni og juli måned.
I ganske særlige tilfælde kan der gives yderligere dispensation. Skolernes henvendelser herom behandles konkret.
Der kan søges om dispensation for fravær i et kalenderår indtil 15. februar det følgende år.
7. TILSKUDSTILBAGEBETALING OG -INDDRAGELSE
7.1. MANGELFULD ADMINISTRATION
Hvis Fordelingssekretariatet konstaterer, at en skole ikke administrerer vikartilskud efter reglerne i administrationsgrundlaget, og hvis disse fejl og/eller mangler ikke rettes på opfordring, kan Fordelingssekretariatet kræve dele af eller hele tilskuddet tilbagebetalt og bestemme, at skolen ikke kan komme i betragtning ved tilskudsfordeling, før alle fejl og/eller mangler er udbedret.
Det er Fordelingssekretariatets pligt at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, der af skolerne ikke er behørigt dokumenteret og/eller er udbetalt i uoverensstemmelse med administrationsgrundlaget og/eller er anvendt i uoverensstemmelse med tilskuddets formål.
7.2. FEJL OG MANGLER VEDR. VIKARSKEMAER
Overholdes tidsfristen for indrapportering til vikarsystemet ikke, kan Fordelingssekretariatet bestemme, at skolen helt eller delvist mister retten til vikartilskud for den pågældende periode.
Såfremt skolens vikarskemaer er fejlbehæftede eller mangelfulde på væsentlige punkter, og hvis fejlene og manglerne ikke rettes på opfordring, kan Fordelingssekretariatet kræve dele af eller hele tilskuddet tilbagebetalt og bestemme, at skolen ikke kan komme i betragtning ved tilskudsfordeling, før alle fejl og/eller mangler er udbedret.
7.3. FEJL OG MANGLER VEDR. ERKLÆRINGER
Indsender skolen ikke ledelses- og/eller revisorerklæringer vedr. det modtagne tilskud inden den fastsatte tidsfrist, får skolen en påmindelse med en ny tidsfrist.
Overholder skolen ikke den fornyede tidsfrist, vil årets tilskud blive krævet tilbagebetalt til Fordelingssekretariatet.
7.4. MODREGNINGSADGANG
Sker tilbagebetaling af tilskud, der er krævet tilbagebetalt fra skolen, ikke til den fastsatte
betalingsfrist, kan Fordelingssekretariatet foretage modregning i andre tilskud fra Fordelingssekretariatet.
8. KLAGEADGANG
Afgørelser, som er truffet af Fordelingssekretariat, kan ikke indbringes for Undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet.
Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af sekretariatets bestyrelse.
9. REGNSKAB OG REVISION M.V.
9.1. REGNSKAB OG REVISION
Det er skolernes ansvar, at de modtagne tilskud regnskabsføres og revideres i overensstemmelse med lovgivningen og de særlige regnskabs- og revisionsbestemmelser, som gælder for de frie skoler.
Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for den samlede tilskudsbevilling. Regnskabsåret er kalenderåret.
Regnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor.
Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af tilskuddene blandt skoler samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regnskabet indsendes sammen med revisi- onsprotokollen til Undervisningsministeriet.
9.2. STIKPRØVER
Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan stikprøvevis kontrollere at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love og be- stemmelser, og at tilskuddet er anvendt til dets formål.
9.3. SKOLERNES OPLYSNINGSPLIGT
Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse.
Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor.
9.4. DOKUMENTATIONSKRAV
Enhver fri skole i Danmark er - i henhold til Bekendtgørelse om regnskab ved frie grundskoler - forpligtet til at bogføre i overensstemmelse med Bogføringsloven. Det fremgår bl.a. heraf:
”Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag. Er der udstedt eksternt bilag, skal dette så vidt muligt benyttes. Bilag skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb”.
Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan i alle tilfælde kræve, at dokumentationen attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor.
Det er skolens opgave og ansvar, at der foreligger den fornødne dokumentation for tilskuddets anvendelse.
Med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden er der indført opbevaringsbegrænsning vedrørende personoplysninger. Personoplysninger skal slettes eller gøres anonyme, når det ikke længere er nødvendigt for den dataansvarlige at have oplysningerne. Det er den enkelte dataansvarliges ansvar at vurdere, hvor længe det er nødvendigt at opbevare oplysningerne ud fra det formål, som oplysningerne oprindelig er indsamlet til.
9.4.1 SKOLENS OPBEVARING AF DOKUMENTATIONSMATERIALE VEDRØRENDE VIKARTILSKUD
Fordelingssekretariatet har brug for, at skolen opbevarer dokumentationsmateriale, der vedrører vikartilskud, i minimum 2 regnskabsår. Det vil sige, at når eksempelvis skolens regnskab for 2018 er afsluttet, skal skolen opbevare dokumentationsmateriale for vikartilskud for regnskabsårene 2017 og 2018, mens dokumentationsmateriale for regnskabsåret 2016 og tidligere kan slettes.
Skolen bør hos sin revisor afklare, om revisor af regnskabs- eller revisionsmæssige grunde har krav om, at dokumentationsmateriale vedrørende vikartilskud skal opbevares på skolen i længere tid end nævnt ovenfor.
10. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION
Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at skolernes indrapportering til Fordelingssekretariatets sagsbehandlingssystemer skal foregå elektronisk med mindre, der i hvert enkelt tilfælde er truffet aftale om andet mellem skolen og Fordelingssekretariatet.
Fordelingssekretariatets bestyrelse har vedtaget, at kommunikationen mellem For- delingssekretariatet og skolerne i videst muligt omfang skal foregå elektronisk, og at skolerne som minimum skal tilvejebringe en fungerende e-mailadresse.
Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blanketter, erklæringer, vejledninger m.v. elektronisk tilgængelige på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang kommunikere elektronisk med skolerne og deres revisorer. Kommunikationen vil foregå til de e-mailadresser, som skolerne og skolernes revisorer har meddelt til Fordelingssekretariatet.
Fordelingssekretariatet påtager sig ikke ansvar for fejl og mangler i tilskudsadministrationen og - udbetalinger som følge af fejl og mangler i skolernes e-mailadresser og/eller skolernes IT-tekniske infrastruktur eller driften heraf.
Personoplysninger skal indsendes via Eunomia.