Driftsaftalehåndbog for IT-understøttelsen af de akkrediterede opgaver i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde
Driftsaftalehåndbog for IT-understøttelsen af de akkrediterede opgaver i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde
Indgået mellem parterne:
Aarhus Universitet, Institut for Miljøvidenskab (ENVS), Institut for Bioscience (BIOS/Roskilde), Nationalt center for Miljø og Energi (DCE) og AU IT, Aarhus Universitet.
Systemejere/Forvaltningsledere: Viceinstitutleder Xxxx Xxxxxxx (ENVS), viceinstitutleder Xxxxxx X. Xxxxxxxx (BIOS/Roskilde) og direktør Xxxxx Xxxx (DCE).
Aftalepart for AU IT: Drifts- og teknologichef Xxxxx Xxxxxxxxxxx, AU IT
Version: 2.0
Dato: 30-03-2017
Dokumenthistorik:
Version | Dat0 | Ændret af | Ændring (hvad er ændret) | Godkendt af |
0.1 | 29-10-15 | KEM, SDA, SDC | 1. udkast | Ikke godkendt |
0.1.3 | 12-05-16 | KEM, SDA, SDC | 2. udkast | Ikke godkendt |
1.0 | 18-05-16 | KEM,SDA, SDC, PCH, KSV, CA, LG, CMO | Versionsudkast 1.0 | Ikke godkendt |
1.1 | 23-05-16 | KEM, SDC | Versionsudkast 1.1 | Ikke godkendt |
2.0 | 30-03-17 | LG, SDC | Endelig godkendt version | Xxxx Xxxxxxx, Xxxxxx X. Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxx og Xxxxx Xxxxxxxxxxx |
Indholdsfortegnelse:
1 Formål med driftsaftalehåndbogen 3
2 Beskrivelse af systemerne med akkrediterede data 4
3 Kontaktpersoner og ansvar 6
3.1 Kontaktpersoner 6
3.2 Ansvar 7
4 Adgange 9
4.1 Generelt 9
4.2 Adgange for ekstern 3. parts-leverandør af D4Infonet 9
5 Support fra den lokale IT-supportorganisationen i Administrationscenter ST Roskilde . 10
5.1 Udvidet driftssupport 10
5.2 Servicevinduer 10
5.3 Frozen Zones 10
6 Henvendelser og fejlhåndtering 11
6.1 Reaktionstider 11
7 Change Management 13
8 Backup, arkivering og restore 14
8.1 Backup 14
8.2 Arkivering 14
8.3 Restore 15
9 Statusmøder 16
9.1 Statusmøder 16
10 Håndtering af vedligeholdelsen af driftsaftalehåndbogen 17
10.1 Vedligeholdelse 17
10.2 Distribution 17
11 Bilag 18
11.1 ”Backup og restore procedure”, AU-IT V1.3 2014 18
1 Formål med driftsaftalehåndbogen
Vigtige dele af det arbejde, der foretages i bla. laboratorier og på målestationerne under institutterne ENVS og BIOS/Roskilde, skal udføres i overensstemmelse med standarden ISO/IEC 17025
Det er ofte et krav fra myndigheder og andre kunder at det arbejde, som laboratorierne i de to institutter udfører, er akkrediteret. Retningslinjerne i den anførte ISO-standard skal således overholdes, for at laboratorierne kan opretholde akkrediteringen.
I Danmark er det DANAK, der godkender og efterfølgende kontrollerer efterlevelsen af akkrediteringen.
XXXXX udfører en audit i de to institutter ca. hver 15. måned, og herudover udføres løbende intern audit af institutterne.
Akkrediteringen omfatter bl.a.
- Datasikkerhed
- Overholdelse af instrukser og procedurer i arbejdet med akkrediterede data
- Testprocedurer
- Sikring af data, herunder backup og arkievering
- Anvendelse af software
Formålet med denne driftsaftalehåndbog er :
- at samle aftalerne vedr. drift af de filservere, databaseservere og webservere, der anvendes til datasamlinger for de DANAK-akkrediterede data i instuttterne ENVS og BIOS i Roskilde.
- at sikre at versionsændringer af AUs standardsoftware og af operativsystemer foretaget af AU IT på forhånd meddeles de akkrediteringsansvarlige i så god tid, at de akkrediterede systemer kan omlægges inden ændringerne træder i kraft.
- at sikre at der foretages backup og arkivering af akkrediterede data på en måde, så dette udføres efter de krav der stilles af akkrediteringen.
De data, der er omfattet af DANAK-akkrediteringen, er placeret på AUs fælles filservicesystemer samt i databaser og på webservere.
Den interne AU-økonomi i forbindelse med drift, vedigehold, support og udvikling i forhold til IT- understøttelsen af de akkreditere opgaver i institutterne ENVS og BIOS/Roskilde er ikke beskrevet i driftsaftalehåndbogen.
Driftsaftalehåndbogen og dens bilag er tilgængelig for BIOS, ENVS og DCE på DCE´s medarbejderside og kan ligeledes findes på D4Infonet. Håndbogen opdateres løbende og altid i forbindelse med afholdelse af statusmøder, der typisk afholdes én gang årligt mellem AU IT og forvaltningslederne, sidstnævnte repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige.
2 Beskrivelse af systemerne med akkrediterede data
Driftsaftalehåndbogen omfatter de herunder nævnte systemer. Det er besluttet at udarbejde én fælles driftsaftalehåndbog for IT-understøttelsen af de systemer og IT-services, der er omfattet af akkrediteringen, fremfor at udarbejde en aftale for hvert enkelt system.
D4 Infonet
Et dokumenthåndteringssystem, der indeholder instrukser, procedurer og registre vedrørende akkrediteringen. Systemet ligger på en virtuel server benævnt ”x0xxxxxxx.xxx.xx”. Systemet består af en webapplikation samt af en database. Adgangen til systemet er licensstyret, og kun brugere med en licens kan få adgang til læsning og/eller redigering af data.
Akkrediterede data på fil-servicessystemet
Data opbevares på særskilte shares på filservice-systemer. Det er ikke alle de data, der genereres i laboratorier og på målestationer i de to institutter, der er omfattet af akkrediteringen.
Luftdatabasen ”luft”
Luftdatabasen”Luft” på MS SQL serveren benævnt ”XxxXxxXxxxxxx.xxx.xx.xx”. Databasen indeholder hovedsagelig data, der er omfattet af akkrediteringen.
Laboratorie-backupserveren ”dmurbcklab”
Data på laboratorie-backupserveren benævnt ”dmurbcklab”. Denne server fungerer som backupserver af data fra laboratorie-computere, som ikke har adgang til AUs netværksservices. På de to institutter findes en række laboratorier med analyseinstrumenter med tilhørende computere. Analysesoftware og instrumenter er følsomme overfor netværkstrafik og kører derfor i et lukket netværk, uden adgang til AU’s generelle netværk, og da analysesoftwaren i nogle tilfælde afvikles på ældre operativsystemer (Windows 98, Windows XP, Windows 2000, Windows NT), som af sikkerhedsmæssige årsager ikke må tilgå AUs netværk. Dataoverførslen til
”dmurbcklab” foretages ved datakopiering hver nat, og ENVS har ansvaret for at data overføres fra analyseinstrumenterne til ”dmurbcklab”.
Prøvemodtagningssystemet benævnt ”Anreg”
Systemet anvendes i BIOS til registrering af analyseprøver, når de modtages på laboratorierne. Det består af en webserver med en applikation til oprettelse af prøver beliggende på webserveren ”marweb”. Data gemmes i en database beliggende på ”xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.xx”.
Systemet ”Secure Mobile” til sikker trådløs adgang til luftmålestationer
Systemet anvendes til at give adgang til computere på ENVS luftmålestationer via mobilt bredbånd (4G-net). Det består af hardware-enheder i form af MPLS-routere, som etablerer forbindelsen til modems på målestationerne. Systemet er leveret af TDC og anvendes også af andre enheder på ST.
Systemsoftware og operativsystemer (bl.a. Windows, antivirus, Office pakke)
Data som indsamles fra laboratorier og målestationer mv. bearbejdes på standard AU IT kontor- computere med tilhørende standard-software leveret fra AU IT. Databehandlingen er fastlagt og beskrevet i instrukser og procedurer i akkrediteringen. Sker der ændringer i softwaren f.eks. i form af”fulde” versionsopgraderinger af Office-pakken til f.eks. MS Office 2016 eller overgang til nyt Windows-operativsystem skal det dokumenteres at databehandlingen giver præcis de samme resultater, f.eks. at en makro i Excel 2010 også giver samme resultat i Excel 2016. Derfor skal forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige, varsles om planlagte versionsopgraderinger mv. i så god tid som muligt, således at der er tid til at opdatere og teste databehandlingen på f.eks. en ny version af standard-softwaren, jfr. afsnit 6.1 i denne
driftsaftalehåndbog. Forpligtelsen til forudgående varsling af ændringer omfatter ikke patches, servicepacks mv.
Backup af akkrediterede data
Akkrediteringen kræver at gennemførelse af backupforløbet af akkrediterede data kan overvåges af de akkrediteringsansvarlige. Der stilles også krav om at det løbende testes om backup kan genindlæses via en restore-proces uden forandringer i data. Kravene til backup af data omfatter såvel shares på fil-servicesystemet med akkrediterede, systemet ”dmurbcklab” samt databaser og webapplikationer, jfr. afsnit 8 i denne driftsaftalehåndbog.
Arkivering af akkrediterede data
Akkrediterede data skal arkiveres 2 gange årligt. Dette sker ved at data kopieres til et netværksdrev, hvorfra AU IT sikrer data og foretager arkivering, jfr. afsnit 8 i denne driftsaftalehåndbog.
3 Kontaktpersoner og ansvar
3.1 Kontaktpersoner
Denne liste indeholder rollebeskrivelse og kontaktoplysninger for de relevante kontaktpersoner i hhv. AU IT og i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde.
Navn | Rolle | Kontaktoplysninger |
Systemejer/Forvaltnings- ledere: ENVS, BIOS/Roskilde og DCE | Systemejer/Forvaltningsleder (”Single point of contact” på forretningssiden i de to institutter i Roskilde) | Xxxx Xxxxxxx (xx@xxxx.xx.xx) Xxxxxx X. Xxxxxxxx (xxx@xxxx.xx.xx) Direktør Xxxxx Xxxx (xxx@xxx.xx.xx) |
Datasamlingsejere: ENVS og BIOS/Roskilde | Datasamlingsejere/ Akkrediteringsansvarlige | Xxxx Xxxxxxxx (xx@xxxx.xx.xx) Xxxxxxxxx Xxxxxx (xxx@xxxx.xx.xx) Xxx Xxxxxx (xx@xxxx.xx.xx) Xxxxxx Xxxx Xxxxxx (xxx@xxxx.xxxx.xx.xx) |
Xxxxxxxx Xxxxxxx AU IT | Primær driftsansvarlig for LUFT databasen | Primær kontakt: xxxxxx.xx@xx.xx Direkte: Xxxxxxxx Xxxxxxx (xxx@xx.xx) |
Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx og Xxxxx Xxxx, AU IT | Sekundær driftsansvarlig LUFT databasen | Primær kontakt: xxxxxx.xx@xx.xx Direkte: Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx (xxx@xx.xx) Xxxxx Xxxx (xx@xx.xx) |
Xxxxxxxx Xxxxxxx AU IT | Primær driftsansvarlig for ANREG databasen (dmusqlfagintern) | Primær kontakt: xxxxxx.xx@xx.xx Direkte: Xxxxxxxxx Xxxxxxx (xxx@xx.xx) |
Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx og Xxxxx Xxxx AU IT | Sekundær driftsansvarlig for ANREG database (dmusqlfagintern) | Primær kontakt: xxxxxx.xx@xx.xx Direkte: Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx (xxx@xx.xx) Xxxxx Xxxx (xx@xx.xx) |
AU IT, Teamet for adminstrative applikationer | D4 Infonet (MS SQL database og web-server) | |
Xxxxx Xxxxxx, AU IT | Fil-servicesystemet | Primær kontakt: Teamet for Generelle Applikationer Direkte: Xxxxx Xxxxxx (xx@xx.xx) |
Xxxxx Xxxxxxxx, AU IT | Laboratorie-backupserveren dmurbcklab | Primær kontakt: Teamet for infrastruktur Direkte: Xxxxx Xxxxxxxx (xxx@xx.xx) |
Xxxx Xxxxxx, IT- supporten i Roskilde Xxxxx Xxxxxxxx, AU IT | Secure Mobile for så vidt angår klient-siden | Primær kontakt: Teamet for infrastruktur Direkte: Xxxx Xxxxxx (xx@xx.xx) Xxxxx Xxxxxxxx (xxx@xx.xx) |
AU IT, Teamet for generelle pplikationer | Systemsoftware og OS | Primær kontakt: Teamet for Generelle Applikationer Direkte kontakt: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (xxx@xx.xx) |
Xxx Xxxxxx, AU IT | Backup af akkrediterede data på MS SQL databaser og web-server | Primær kontakt: Teamet for Infrastruktur Direkte: Xxx Xxxxxx (xxxxxx@xx.xx) |
ST IT-supportens helpdesk i Roskilde | Modtager, håndterer og eventuelt videresender fejlmeldinger fra instutterne via sagssystemet NSP | Telefon: 000 00000 |
3.2 Ansvar
De akkrediteringsansvarlige, repræsenteret ved forvaltningslederne eller deres stedfortrædere i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde samt AU IT har en gensidig forpligtelse til at informere hinanden om forhold, der har indflydelse på IT-understøttelsen af de akkrediterede data.
Forvaltningslederne har ansvaret for:
• Systemfunktionalitet og forretningsbehov
• Data i systemet
• Overholdelse af myndighedskrav, herunder indberetninger
• Overholdelse af AUs informationssikkerhedshåndbog, herunder sikre efterlevelse af kravene heri i det daglige arbejde
De akkrediteringsansvarlige har ansvaret for:
• Leverandørstyring i forhold til 3. parts-leverndører og aftaler med leverandører, herunder opdatering af D4Infonet
• Fastlæggelse af adgange og rettigheder til akkrediterede data
• Fastlægge indhold og funktionalitet i integrationer der omfatter akkrediterede data
• Risikoanalyse, dataklassifikation,
• Retningslinjer for brugerne, hvis systemet er ude af drift
• Brugervejledninger
• Aftaler om ressourceallokering til systemforvaltning
• Sikre backup af computere i laboratorier via den lokale laboratorie-backupserver ”dmurbcklab” i Roskilde
AU IT, repræsenteret ved de respektive driftsteams og de enkelte systemansvarlige har ansvaret for:
• Teknisk løsningsvalg for systemfunktionaliteten
• Understøttende it-services f.eks. netværk og backup
• Hardware og systemsoftware
• Platformsarkitektur
• Overholdelse af AUs informationssikkerhedshåndbog, herunder sikre efterlevelse af kravene heri i den daglige drift
• Beredskabsplan
• Vedligehold af driftsaftalehåndbogen
• Koordinering til basale it-ydelser i dagligdagen
• Driftsafvikling og driftssupport
• Driftsdokumentation
• Samarbejde med institutternes 3. parts-leverandører, herunder adgange og rettigheder til konsulenter vedr. D4infonet
• Databasedrift vedr. databaserne ”D4infonet”, ”Anreg”, ”Luftdatabasen”
• Drift og overvågning af integrationer
• Kapacitetsplanlægning
• Servicevinduer
• Change Management
4 Adgange
4.1 Generelt
Adgang til filservices
På anmodning fra forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, tildeler IT-supporten i Roskilde i samarbejde med AU IT rettigheder til adgang til data på de respektive shares.
Adgang til databaserne ”Luft” og ”Anreg”
På anmodning fra forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, tildeler AU IT rettigheder til brugere af databaserne. Alle strukturændringer skal foretages af AU IT efter anmodning fra de akkrediteringsansvarlige.
Adgang til data på ”dmurbcklab”
På anmodning fra forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, tildeler AU IT rettigheder til data og administration af serveren.
Adgang til backup og arkiv
Se beskrivelsen i afsnit 8 i denne driftsaftalehåndbog
4.2 Adgange for ekstern 3. parts-leverandør af D4Infonet
På anmodning fra forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, kan AU IT give eksterne konsulenter fra D4Infonet adgang til D4Infonet-systemet for at foretage systemopdateringer og/eller håndtering af fejl, og herunder kan AU IT efter aftale også bistå ved eventuel restore af backups af D4Infonet dokumenthåndteringssystemet.
5 Support fra den lokale IT-supportorganisation i Administrationscenter ST Roskilde
Brugerne vil normalt kunne forvente at det er muligt at logge på og arbejde med akkrediterede data inden for den normale arbejdstid.
I tilfælde af uregelmæssigheder i driften mv. af systemer omfattet af denne driftsaftalehåndbog skal brugerne altid rette henvendelse herom til den lokale IT-helpdesk i IT-supportorganisation i Roskilde, evt. via mailadressen xxxxxxxx.xx.xx@xx.xx. Den lokale helpdesk i Roskildfe har åbent mandag – torsdag fra 08.00 til 16.00, fredag dog kun 08.00-15.00.
Udenfor helpdeskens åbningstider kan henvendelser vedrørende fejl eller uregelmæssigheder i systemet kun ske via e-mail til mailadressen xxxxxxxx.xx.xx@xx.xx, idet sådanne henvendelser håndteres når supporten åbner.
5.1 Udvidet driftssupport
Der er ikke aftalt udvidet driftssuppport hos AU IT i forbindelse med spidsbelastningssituationer eller særlige arrangementer m.v.
5.2 Servicevinduer
Systemvedligeholdelse lægges i aftalte servicevinduer. Følgende er aftalt for fastlæggelse af servicevinduer:
• Placeres primært i AU ITs ”Store Servicevinduer”, der generelt omfatter alle systemer og afholdes som beskrevet i dette link til Driftstatus: xxxx://xxxxxxxxxxx.xx.xx/Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx/0
• Ad Hoc Servicevinduer.
Aftales efter behov mellem parterne og varsles normalt mindst en uge inden gennemførelsen. Som udgangspunkt lægges servicevinduet inden for normal arbejdstid. Det aftales særskilt om der er behov for at afvige fra dette.
Forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, har ansvaret for at aftaler med 3.-partsleverandøren af D4Infonet om f.eks. systemopgraderinger giver mulighed for at disse kan foregå inden for almindelig arbejdstid.
Det er aftalt, at der ikke må foretages ekstraordinært systemvedligehold, herunder genstart af servere uden at forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS, på forhånd er kontaktet. Dette skal ske med 24 timers varsel, eller efter aftale. Afhjælpning af akut opståede problemer i den daglige drift er undtaget herfra.
5.3 Frozen Zones
Intet aftalt
6 Henvendelser og fejlhåndtering
Nedenfor ses en beskrivelse af processen for fejlhåndtering og andre henvendelser vedrørende akkrediterede data.
6.1 Reaktionstider
Reaktionstiderne for henvendelser og fejlhåndtering ses nedenfor.
A) D4 infonet. Database + webapplikation på ” d4infonet”
B) Akkrediterede data på fil-servicesystemet
C) Luftdatabasen ”luft” på ”XxxXxxXxxxxxx.xxx.xx.xx”
D) Data på laboratorie backupserver ”dmurbcklab”
E) Prøvemodtagningssystem ”Anreg”, webserver ”marweb” og databaser på ”dmusqlfagintern”
F) Secure Mobile (sikkert trådløst internet til luftmålestationer)
G) Systemsoftware og operativsystemer (f.eks. ”fulde” versionsopgraderinger af Office-pakken, ibrugtagning af nyt Windows-operativsystem, ibrugtagning af nyt antivirus-system, ”fulde” versionsopgraderinger af MS SQL Server)
System: | Problem: | Problemløsning startet senest efter: |
A | Systemet kan ikke anvendes | 3 timer |
A | Systemopdateringer/fejlfinding | 1 døgn |
B | Ingen adgang til data | 3 timer |
B | Backup fejlet | 1 døgn |
C | Databasen kan ikke anvendes | 1 døgn |
C | Ændringer skal udrulles | 1 uge |
C | Backup fejlet | 2 døgn |
D | Systemet kan ikke anvendes | 1 døgn |
E | Systemet kan ikke anvendes | 1 døgn |
F | Ude af drift | 8 timer |
G | Ændringer/ophør | Varsles såvidt muligt 3 måneder før ændring |
Tidsangivelser anført i timer og i døgn er reaktionstiden målt i arbejdstimer mellem kl. 8.00 og 15.30, fra det tidspunkt AU IT modtager henvendelsen, til fejlhåndtering påbegyndes.
Der er ingen servicemål for fejlafhjælpning udenfor AU ITs og IT-supportens åbningstider.
Fejl der relaterer til pc-arbejdspladserne hos brugerne er ikke omfattet af de her beskrevne servicemål.
7 Change Management
AU IT har ansvaret for at Change Management-processen følges i forbindelse med både planlagte servicevinduer og akutte ændringer, og for at driftsforstyrrelser der berører akkrediterede data kommunikeres via den lokale IT-supportorganisation ud til de berørte brugere.
Det er ligeledes AU ITs ansvar at definere og vedligeholde en liste over prægodkendte ændringer vedr. akkrediterede data, der kan foretages uden at Change Management-processen følges.
8 Backup, arkivering og restore
8.1 Backup
De daglige backup af det akkrediterede faglige miljø foretages af AU IT ved hjælp af Tivoli Storage Manager (TSM) i henhold til standardproceduren beskrevet i dokumentet ”Backup og restore procedure”, AU-IT V1.3 2014, jfr. vedhæftede bilag 1.
Følgende databaser på D4INFONET indgår i backup:
‐ D4Doc
‐ D4InfoNet
‐ ReportServer$D4INFONET
Det akkrediterede faglige miljø har efter aftale scheduleret en lokal dump af disse databaser, som der via TSM foretages backup af.
Luftdatabasen ”Luft” på den virtuelle server ” XxxXxxXxxxxxx.xxx.xx.xx” backes op via TSM. Prøvemodtagningssystemet ”Anreg”, herunder webserveren ”marweb” og databaseserveren
”xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.xx” backes op via TSM.
Data fra det akkrediterede faglige miljø, som af ENVS og BIOS er placeret på Isilon filservices, backes op via TSM.
Den virtuelle server ”Dmurbcklab”, der indeholder labotoriedata, backes op via TSM.
Rapporter fra TSM vedrørende forløbet af den daglige backup på de specifikke servere sendes efter aftale løbende til en særskilt funktionspostkasse benævnt ”Backuplogs, ST Roskilde”, som de akkrediteringsansvarlige i ENVS og BIOS i Roskilde har adgang til. Der udpeges en eller flere navngivne personer blandt medarbejderne i det akkrediterede faglige miljø, som har ansvaret for at føre den løbende kontrol med backup-jobbenes afvikling via gennemsyn af de fremsendte rapporter fra TSM. Hvis backup utilsigtet fejler i flere på hinanden følgende dage, skal der sendes mail herom til den lokale IT-support i Roskilde, der via sagssystemet Nilex videreekspederer henvendelsen til backup-teamet i AU IT. Ved gentagne fejl i backup´en har de akkrediteringsansvarlige ansvaret for at alle medarbejdere, der arbejder med akkrediterede opgaver, bliver orienteret om at data også skal gemmes lokalt indtil backup-procedurerne igen afvikles normalt.
AU IT kan bistå med fortolkning af de rapporter fra TSM i det omfang der er behov herfor.
8.2 Arkivering
Det akkrediterede faglige miljø i Roskilde har et særskilt filshare til rådighed på universitetets fælles filsystem (på disksystemet Isilon) i Århus til brug for placering af de filer og mapper, der ønskes omfattet af en arkiveringsprocedure. Det er aftalt at ENVS og BIOS hvert år pr. 1. april og 1. november på det tildelte filshare placerer de filer og mapper, som AU IT skal arkivere og opbevare på to brandmæssigt adskilte lokationer i minimum en 5-årig periode.
8.3 Restore
AU IT udfører på anmodning fra de akkrediteringsansvarlige, repræsenteret ved forvaltningslederne eller deres stedfortrædere, restore af data, som f.eks ved en fejl er blevet slettet af en medarbejder.
AU IT gennemfører med passende intervaller, dog mindst 1 gang årligt, en komplet restore-test af backup, der bekræfter at restorede data og databaser kan læses. Standardproceduren herfor er beskrevet i dokumentet i bilag 1: ”Backup og restore procedure”, AU-IT V 1.3 AU IT giver meddelelse via mail til de akkrediteringsansvarlige i Roskilde, når der skal foretages test efter en gennemført restore, idet medarbejdere fra både ENVS og BIOS bistår ved testen af restore. AU IT vedligeholder en dokumentation for hvornår restore-test er foretaget, og der er i dokumentationen også angivet resultatet af restore-testen.
AU IT stiller de fysiske og virtuelle server- og storage-miljøer til rådighed, som det akkrediterede miljø i Roskilde har behov for i forbindelse med understøttelsen af de akkrediterede opgaver. AU IT har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af disse server- og storage-miljøer og er ligeledes ansvarlig for den fysiske og logiske sikring af det samlede driftsmiljø.
9 Statusmøder
9.1 Statusmøder
Forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde, samt repræsentanter for AU IT mødes normalt 1 gang årligt i september måned til et statusmøde omkring IT-understøttelsen af de akkrediterede opgaver. Det er forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige, der har ansvaret for at indkalde til statusmøderne og for udfærdigelsen af et kort referat af mødet indeholdende emner og beslutninger.
Formålet med statusmødet er at drøfte samarbejdets tilrettelæggelse og ønsker til systemforvaltning i det kommende år, herunder systemændringer og bestilling af opgaver/projekter, som skal ressourcesættes. Statusmødet har endvidere til formål at sikre at systemdokumentationen og driftsaftalehåndbogen stadig er gyldige og relevante.
Dagsordenen for statusmødet skal som minimum indeholde disse punkter:
• Siden sidst
• Aktuelt lige nu: Hvilke ønsker og tiltag er i gang lige nu som kan have indflydelse på systemanvendelsen?
• Projektplaner for Akkrediterede data
• Vurdering af samarbejdet, herunder leverandørsamarbejdet og udviklingssamarbejdet
• Revurdering af systemklassifikation og beredskabsplan
• Opdatering af driftsaftalehåndbogen
10 Håndtering af vedligeholdelsen af driftsaftalehåndbogen
10.1 Vedligeholdelse
Problemstillingen af opdatering af driftsaftalehåndbogen er et fast dagsordenspunkt på de årlige statusmøder. Såvel forvaltningslederne, repræsenteret ved de akrediteringsansvarlige som AU IT kan herudover fremsende forslag til ændringer til driftsaftalehåndbogen f.eks. i forbindelse med ændringer i installationen, og godkendelse af sådanne forudsætter at partnerne er enige herom. Godkendelse kan foregå via bekræftelse med en mail eller ved underskrift på forsiden af det fysiske dokument.
Forvaltningslederne, repræsenteret ved de akkrediteringsansvarlige i institutterne ENVS og BIOS i Roskilde, skal godkende enhver ny version af håndbogen inden den publiceres på DCE´s medarbejderside. Godkendelse kan foregå via bekræftelse med en mail eller ved underskrift på forsiden af det fysiske dokument.
10.2 Distribution
De akkrediteringsansvarlige er ansvarlige for at gøre håndbogen tilgængelig internt i institutterne og for DCE på DCEs medarbejderside og på D4Infonet.