Databehandleraftale
Side 1 af 15
Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med hen- blik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Brugervirksomheden under hvis adgang til Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv. nærværende Bestemmelser er godkendt
herefter ”den dataansvarlige” og
Life Peaks ApS CVR 36968729
Hovedgaden 53
8220 Brabrand Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
2. Præambel 3
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
5. Fortrolighed 4
6. Behandlingssikkerhed 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
14. Ikrafttræden og ophør 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
Side 2 af 15
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv. behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den da- taansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Databehandleraftalen er en forudsætning for, at Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv. kan anvendes i overensstemmelse med gældende da- tabeskyttelsesretlige regler. Databehandleraftalen kan derfor ikke opsiges uafhængigt af aftalen om brug af Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv.; men kan erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.
5. Nærværende databehandleraftaler erstatter alle databehandleraftaler, der tidligere er indgået mellem parterne.
6. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
7. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
8. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
9. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
10. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
11. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
12. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel
Side 3 af 15
24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Side 4 af 15
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underda- tabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om even- tuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehand- lere med mindst 21 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede under-
Side 5 af 15
databehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke be- handlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandle- ren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
Side 6 af 15
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet,
Side 7 af 15
medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden in- debærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en ana- lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- hed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrø- rende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
Side 8 af 15
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver op- bevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for den dataansvarliges elektroniske god- kendelse af Bestemmelserne i Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- lig varsel af begge parter.
5. Underskrift
Side 9 af 15
Side 10 af 15
På vegne af den dataansvarlige
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
Aftalen anses for underskrevet af den dataansvarlige ved elektronisk godkendelse i Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktperson hos Life Peaks er:
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Kontaktperson hos den dataansvarlige er den i Life Peaks’ platform til udstedelse og administration af gavekort mv.til enhver tid oplyste kontaktperson.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Databehandleren stiller en teknisk platform til rådighed for den dataansvarlige, gennem hvilken den dataansvarlige kan udstede gavekort og billetter til events. Platformen indeholder endvi- dere et administrationsmodul, hvor den dataansvarlige kan tilgå oplysninger om udstedte ga- vekort mv., herunder oplysninger om gavekortenes udløbsdato samt hvorvidt de enkelte ga- vekort er helt eller delvist brugt.
I tilknytning til platformen varetager databehandleren endvidere produktion og forsendelse af fysiske gavekort, som er solgt via platformen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Drift af teknisk platform samt levering af print- og forsendelse af gavekort.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• Navn
• E-mail adresse
• Telefonnummer
• Fysisk adresse (hvis køberen ønsker fremsendelse af fysisk gavekort)
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Købere af ydelser (gavekort eller billetter) via den platform, databehandleren stiller til rådighed
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
Behandlingen fortsætter indtil aftalen mellem dataansvarlig og databehandler opsiges eller af anden årsag bortfalder og alle oplysninger, som databehandleren har opbevaret på den data- ansvarliges vegne er endeligt slettet.
Side 11 af 15
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
Side 12 af 15
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING |
ActiveCampaign Postmark | 0 Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, 0xx Xxxxx, Xxxxxxx, XX 00000 | Servicen “Postmark” til håndtering af kvit- teringer. | |
Amazon Web Ser- vices | 000 Xxxxx Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxxx, XX 00000-0000 | Hosting Underdatabehandler (Cloud Infrastructure Hosting) for Active- Campaign Postmark | |
Deft (Tidl. Server Cen- tral) | 0000 Xxxxx Xxxx, Xxx Xxxxx Xxxxxxx, XX 00000 | Underdatabehandler (Infrastructure host- ing) for ActiveCam- paign Postmark | |
Indicom ApS | 26403197 | Brynet 4 Bramdrupdam 6000 Kolding | Systemudvikling og -vedligeholdelse, herunder fejlsøgning |
Link Mobility A/S | 30077520 | SOHO Flæsketorvet 68, 1. 1711 København V | Fremsendelse af gavekort pr. SMS |
Nuuday A/S (Tidl. Relatel A/S) | 40075291 | Xxxxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx SV | Telefonsupport |
En oversigt over Amazons underdatabehandlere fremgår her.
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden under- databehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Varslingsperioden for godkendelse af nye databehandlere og underdatabehandlere fremgår af bestemmelse 7.3.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren skal varetage drift af den tekniske platform samt levering af tilknyttede ydel- ser (print og forsendelse).
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle at behandlingen alene omfatter få og almindelige oplysninger om de enkelte registrerede. Der vurderes derfor ikke at være behov for særlige sikkerhedsfor- anstaltninger ud over hvad der kan anses for almindelig god skik på området.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nød- vendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
• Den tekniske løsning indeholder funktionalitet til udtræk af oplysninger om enkelte registrerede i forbindelse med indsigtsanmodninger.
• Det er som udgangspunkt ikke muligt at ændre eller slette oplysninger i systemet, da disse udgør
o dokumentation for kunders krav mod udstedere af gavekort
o dokumentation for udsteders omsætning
Skulle der undtagelsesvis opstå behov for ændring (berigtigelse) eller sletning af op- lysninger ud over sletning i overensstemmelse med de vedtagne slettefrister, vil da- tabehandleren bistå med dette efter anmodning fra den dataansvarlige.
• Underretning om eventuelle sikkerhedsbrister vil tilgå de berørte dataansvarlige via
den mail-adresse, der af den dataansvarlige er oplyst som kontaktinformation.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Oplysninger om udstedte gavekort opbevares i 12 måneder fra den dato hvor gavekortet er udløbet.
Oplysninger om billetter til events opbevares i 36 måneder fra den dato, det relevante event er afviklet.
Herefter slettes alle oplysninger om det pågældende gavekort.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbeva- res skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
Side 13 af 15
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Behandlingen finder sted på den dataansvarliges adresse i henhold til CVR-registret samt hos de i bilag B anførte databehandlere og underdatabehandlere. Derudover har medarbejdere hos databehandleren mulighed for at tilgå systemer og data via fjernadgang kontrolleret af databehandleren.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige bemyndiger og instruerer hermed databehandleren til at overføre person- oplysninger til de tredjelande, hvor databehandlerens underdatabehandlere er baseret, jf. bilag B.
Ved overførsel til tredjelande, der ikke er godkendt af EU-Kommissionen som sikre tredje- lande, træffer databehandleren de nødvendige foranstaltninger for at sikre tilstedeværelsen af et gyldigt overførselsgrundlag, såsom EU-Kommissionens standardkontrakter.
I forhold til kravet om at træffe supplerende foranstaltninger for at sikre, at den registrerede i alt væsentligt har samme beskyttelse, når data eksporteres til tredjelande, som hvis data var forblevet inden for EU, har databehandleren foranstaltet
• at data er krypteret med en kryptering, der generelt anses for ”stærk”
• at krypteringsnøglen opbevares sikkert inden for EU, og
• at krypteringsalgoritme, nøglelængde og andre faktorer ændres, såfremt den tekno- logiske udvikling tilsiger, at dette er nødvendigt for, at krypteringen til stadighed kan anses for ”stærk”.
Dette er efter databehandlerens opfattelse tilstrækkeligt til at sikre de registrerede den påkræ- vede beskyttelse.
I henhold til databeskyttelsesforordningen påhviler der den dataansvarlige et selvstændigt an- svar for at vurdere behovet for yderligere supplerende foranstaltninger til sikring af, at over- førslen til pågældende tredjelande lovligt kan finde sted. Life Peaks lægger derfor til grund, at den dataansvarlige har foretaget en sådan vurdering og i påkommende fald har truffet sådanne yderligere foranstaltninger, således at instruksen om overførsel til tredjelande dermed er lovlig.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren stiller hvert år inden udgangen af august en revisorattesteret erklæring af typen ISAE 3000 til rådighed for den dataansvarlige.
Erklæringen omfatter databehandlerens overholdelse af dennes forpligtelser i henhold til nær- værende aftale.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren indhenter en gang årligt en revisionserklæring fra sine underdatabehand- lere. Som udgangspunkt indhentes revisionserklæringer for første led af underdatabehand- lere, og kun hvor konkrete omstændigheder vurderes at medføre behov herfor, indhentes ma- teriale vedrørende underdatabehandleres underdatabehandlere.
Side 14 af 15
Databehandleren gennemgår det indhentede materiale og træffer de foranstaltninger, som materialet måtte give anledning til, henset til karakteren af den behandling, den enkelte under- databehandler varetager for databehandleren.
Side 15 af 15