TIL HORSENS BIOENERGI APS
Halm til Fjernvarme og den grønne omstilling
Nærværende udbudsbetingelser gælder for indkøb af halm til Horsens Bioenergi ApS.
Februar 2024
Udbudsbetingelser for indkøb af halm
TIL HORSENS BIOENERGI APS
1. Generelt
Udbuddet vedrører levering af halm til Horsens Bioenergi. Leveringsadressen er Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Afholdelse af udbud annonceres senest 10 arbejdsdage forud for tidsfristen, som minimum på hjemmesiden for Horsens Bioenergi, men kan sideløbende blive annonceret i via medier og ved direkte annoncering til relevante samarbejdspartnere, f.eks. igennem nyhedsbreve og lign.
Udbudsbetingelserne beskriver proceduren for indkøb af halm til Horsens Bioenergi og indeholder de nærmere retningslinjer for afgivelse af tilbud, samt oplysninger om udbuddet i øvrigt.
Horsens Bioenergi anmoder alle interesserede i at afgive tilbud på levering af halm.
2. Spørgsmål til udbuddet
Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
3. Aftalegrundlaget/udbudsmaterialet
Til brug for Tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har Horsens Bioenergi udarbejdet udbudsmateriale. Det samlede udbudsmateriale består af:
Nærværende udbudsbetingelser
Halmleveringskontrakt (”Aftalen”)
Kravspecifikation og leveringsbetingelser
Tilbudsbrevet fra Tilbudsgiver (bilag 1)
Tro og love-erklæring (bilag 2)
4. Kvalifikationer for afgivelse af tilbud
Et tilbud kan kun tages i betragtning såfremt tilbudsgiveren opfylder følgende betingelser:
Tilbudsgiveren er myndig med en momsregistreret virksomhed.
Tilbudsgiveren må ikke være under konkurs, rekonstruktion, betalingsstandsning eller anden insolvensbehandling. Såfremt tilbudsgiveren ved eller bør vide, at hans virksomhed er eller vil blive begæret taget under rekonstruktion eller insolvensbehandling, må tilbudsgiveren ikke deltage i licitationen.
Tilbudsgiveren må ikke inden for en periode på 1 år forud for det aktuelle udbud have misligholdt eventuelle kontraktmæssige forpligtelser over for Fjernvarme Horsens A/S, Horsens Bioenergi ApS, eller tilknyttede selskaber; Bigadan A/S, Bioman ApS eller Fjernvarme Horsens A.m.b.A.. Ved misligholdelse af kontraktmæssige forpligtelser forstås blandt andet (men ikke udtømmende), manglende rettidig levering.
Horsens Bioenergi er berettiget, til at kræve dokumentation for, at Tilbudsgivere opfylder ovenstående betingelser på tidspunktet for afgivelsen af tilbud.
5. Tilbuddets udformning herunder minimumskrav
Det fremsendte tilbud skal indeholde følgende materiale:
Udfyldt og underskrevet Tilbudsbrev (bilag 1)
Underskrevet tro og love erklæring vedr. bæredygtighed (bilag 2)
Der afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation for at være konditionsmæssige.
For at en Tilbudsgiver kan deltage i udbuddet skal denne kunne levere halm i overensstemmelse med kravspecifikationen/leveringsbetingelserne, tilbudsbrevet og de øvrige bestemmelser i dette udbudsmateriale.
Tilbudsgivere opfordres til at afgive flere forskellige tilbud, både hvad angår mængde og pris.
Den tilbudte mængde skal udgøre minimum 50 ton pr. tilbud. Tilbudsgiver skal dog huske, at såfremt alle tilbud antages, vil Tilbudsgiver skulle leve op til samtlige forpligtelser. Såfremt tilbudsgiveren ønsker at indsende flere tilbud, skal der udarbejdes et tilbudsbrev for hvert tilbud.
Den samme mængde halm kan naturligvis ikke tilbydes flere gange. Når en tilbudsgiver afgiver flere forskellige tilbud m.h.t. pris og mængde, må tilbudsgiver derfor sikre sig, at den samlede tilbudte mængde halm ikke overstiger sælgers samlede kapacitet for levering af halm.
Tilbudsprisen skal være frit leveret (franco), jf. kbl § 65
Den tilbudte mængde halm skal samlet udgøre minimum 50 ton pr. tilbud. Tilbud med mængder under 50 tons vil ikke indgå i vurderingen af tilbud, og bliver således kasseret.
6. Tilbudsfrist mv.
De indkomne tilbud skal være Horsens Bioenergi i hænde senest den:
15. marts 2024 kl. 12.00
For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremkommer rettidigt.
Der vil ikke være mulighed for at tilbudsgiver kan overvære åbningen af de indkomne tilbud.
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Horsens Bioenergi s fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Horsens Bioenergi til at videregive oplysninger til tredjemand.
Tilbudsgiver kan forvente at resultatet af udbuddet meddeles inden 10 dage fra tilbudsfristens udløb.
7. Afgivelse af tilbud
Tilbudsbrevet samt øvrige dokumenter skal indscannes og sendes via mail til
Alternative tilbud og tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige.
Inden udløbet af tidsfristen for afgivelse af tilbud, kan Horsens Bioenergi ved annoncering på hjemmesiden udskyde tidsfristen. Den ændrede tidsfrist vil som minimum blive annonceret på virksomhedens hjemmeside. Ligeledes vil eventuelle rettelsesblade fremgå ved annoncering på hjemmesiden.
Tilbudsgiver er bundet af tilbud afgivet inden udløbet af tidsfristen, medmindre tilbudsgiver forinden har tilbagekaldt sit tilbud på samme mailadresse som til den tilbudsbrevet er stilet. Det oprindelige tilbud skal vedlægges til entydig identifikation påført ”Xxxxxxxxxx”, og mailen skal indeholde kontaktinformationer, således eventuelle uklarheder straks kan afklares.
8. Tildelingskriterie - udvælgelse af leverandører
Tildelingen af ordren vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ” laveste pris”.
Horsens Bioenergi vil evaluere de indkomne tilbud i forhold til tildelingskriteriet på baggrund af tilbudsprisen i tilbudsbrevet.
Antallet af Tilbudsgiver der vælges, vil afhænge af hvor store mængder den/de billigste Tilbudsgivere byder ind med.
Efter evaluering af tilbuddene udsendes på mail resultatet for det indkomne tilbud (accept/afslag). Accepteres tilbuddet, udsendes der en leveringskontrakt (Aftalen) til underskrift. Leveringsplaner udsendes på et senere tidspunkt. Se nærmere herom i Kravspecifikation/leveringsbetingelser afsnit 7.
Horsens Bioenergi forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud, såfremt der er saglig begrundelse herfor. I det omfang Horsens Bioenergi vælger at købe halm uden afholdelse af tilbudsrunder står det i øvrigt Horsens Bioenergi frit at vælge leverandører og forhandle bilateralt.
9. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og sendes til xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Eventuelle spørgsmål skal stilles senest den 12. marts kl. 12.00
Eventuelle svar eller rettelser vil være tilgængelige senest den 13. marts kl. 12.00
Spørgsmål og svar vil løbende være tilgængelige på Horsens Bioenergis hjemmeside på adressen: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx
10. Etik
Det er jf. lovgivningen forbudt for Tilbudsgiverne at koordinere deres tilbud. Leverandørerne må ikke videregive informationer til tredjemand, der kan foranledige en koordinering af tilbud, priser eller øvrige forhold i relation til udbuddet. Sådanne forhold kan medføre bla. aflysning af udbud.