Bilag 4: Kravspecifikation

1Alment

De fælles udbudsvilkår gælder for alle delaftaler, jf. ”Udbudsbetingelser”, medmindre der specifikt er angivet noget andet. I underbilag 5 er der yderligere angivet ”Specifikke vilkår” for de enkelte delaftaler.

Alle krav til tilbudsgiver og dennes løsning af opgaven, der fremgår af dette bilag med underbilag er minimumskrav, som tilbudsgiver skal overholde ved afgivelse af tilbud samt i den efterfølgende kontraktperiode.

Såfremt der i kontraktperioden forekommer ændringer i særlige vilkår samt de bekendtgørelser, metodedatablade, standarder mv. som ligger til grund for Leverandørens udførelse af opgaven, påhviler det Naturstyrelsen at gøre Leverandøren opmærksom på dette.

Fører ændringerne til dokumenterede væsentlige mer- eller mindreudgifter kan begge parter kræve priserne reguleret.

1.1Organisation, kontaktperson, koordinationsmøder mv.

Til hver naturforvaltningsenhed skal der være tilknyttet en fast dansktalende kontaktperson på laboratoriet til løsning af diverse praktiske problemer, herunder fejl i analyser ved afrapportering/dataoverførsel. Til faglig diskussion og rådgivning omkring analysetekniske problemer i forbindelse med uventede eller stærkt afvigende resultater og analysetekniske problemer knyttet til vanskelige prøvetagningsforhold o. lign. skal der være en kemiker, som taler engelsk eller dansk.

Såfremt tilbudsgiver finder det hensigtsmæssigt at anvende mere end én fast kontaktperson, skal antal kontaktpersoner og den enkeltes kontaktområde fremgå af aftalen med Naturstyrelsen.

Ved skift af kontaktperson(er) skal Naturstyrelsen straks adviseres.

Naturstyrelsen udarbejder tilsvarende en liste over Naturstyrelsens kontaktpersoner og deres ansvarsområder.

Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører skal uden ekstra vederlag yde Naturstyrelsen faglig rådgivning på analyseområdet.

Leverandøren og dennes eventuelle underleverandør er forpligtet til at kommunikere med Naturstyrelsen om det daglige samarbejde.

2Laboratorieydelsens udførelse

2.1Optioner

Ingen optioner.

2.2 Analyse og prøvetagning, delaftale D – Spildevand m.m

Laboratorier, som ønsker at afgive tilbud på analyserne i delaftale D – Spildevand, skal samtidig afgive tilbud på spildevandsprøvetagning og prøvetagning ved dambrug i henhold til den til enhver tid gældende tekniske anvisning for spildevandsprøvetagning underbilag 6.

2.3Prøveindlevering og afhentning

Tilbudsgiver skal, medmindre andet aftales, stå for afhentning af alle prøver. Tilbudsgiver skal være indstillet på at afhente prøver på flere forskellige indleveringslokaliteter indenfor hver naturforvaltningsenheds geografiske område. Placering af indleveringslokaliteter for hver naturforvaltningsenhed er angivet i underbilag 4 ”Prøveindlevering og afhentning”.

Indleveringsstederne er opgjort for hver delaftale.

Indleveringslokaliteterne indrettes af Naturstyrelsen med køleskabe, frysere m.m., så krav til opbevaring af prøver mht. temperatur, kontaminering m.m. kan honoreres.

Prøveafhentning kan i øvrigt bestilles eller aflyses af Naturstyrelsen med minimum 3 timers varsel indenfor tidsrummet kl. 8-16 for delaftale A1-A7, B1-B7 og C1-C7, når praktiske forhold gør det nødvendigt. Det skal i særlige tilfælde være muligt at indlevere prøver på andre steder end de i underbilag 5 angivne steder efter aftale med Naturstyrelsen.

Naturstyrelsen indleverer prøverne på indleveringslokaliteterne. Prøver vil normalt være klar til afhentning af Leverandøren efter kl. 16. For delaftale A1-A7, B1–B7, C1–C7, H og I er der af og til behov for at kunne få afhentet prøver efter kl. 17. Dette aftales nærmere. Prisen herfor skal angives i henhold til afsnit 5.2 ”Tillæg og rabatter” samt bilag 5 ”Tilbudslister og analysepakker”.

Delaftalerne Ea, Eb, F, H, I, J, K og L udbydes samlet for alle 7 naturforvaltningsenheder, prøverne skal dog afhentes på hver naturforvaltningsenhed.

Krav til opbevaringstider skal overholdes, se afsnit 2.5 ”Prøvehåndtering”.

Leverandøren skal udarbejde analyserekvisitioner og levere selvklæbende labels med stregkoder efter Naturstyrelsens anvisning. Naturstyrelsens Fagkoordineringsgrupper (FKG), fastlægger matricevis og lokalenheder kan på den baggrund bestille sags- og stationsspecifikke rekvisitioner.

Leverandøren skal med e-mail eller anden elektronisk løsning kvittere til Naturstyrelsen ved:

Naturstyrelsens bestilling af prøveafhentning
Når prøven afhentes fra Naturstyrelsens prøveudvekslingsrum
Når prøven registreres og tages i arbejde på laboratoriet

Naturstyrelsen er interesseret i at anvende leverandørenes evt. rekvisitionssystem, som kan give overblik over status for førnævnte kvitteringer. Hvis Naturstyrelsen overgår til elektroniske rekvisitioner skal leverandøren anvende disse, samt Naturstyrelsens elektroniske læsbare mærkning af prøverne. Evt. ændring af arbejdsgang for rekvisitioner og mærkning vil ske efter forudgående høring hos leverandøren.

Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i prøveindleverings- og afhentningsforhold kan begge parter kræve regulering af priserne, hvis det kan dokumenteres, at det giver væsentlige mer- eller mindreudgifter.

2.4Emballering

Leverandøren skal levere og sørge for, at der på alle faste indleveringslokaliteter er tilstrækkeligt med klargjorte prøvetagningsflasker, dunke, slanger, filterholdere mv. til rådighed til alle relevante typer prøvetagninger det pågældende sted.

Leverandøren skal stille feltegnede og rengjorte transportkasser og køleelementer, som kan sikre kontamineringsfri transport af prøvebeholderne til rådighed. Naturstyrelsen opstiller fryser i prøveudvekslingsrum til leverandørens køleelementer, som skal anvendes ved transport.

Leverandøren skal udarbejde fuldstændig emballageliste, som omfatter alle prøvetyper i alle matricer. Listen skal som minimum identificere flasketype og angive, volumen, prøvehåndtering, fyldningsanvisning og evt. tilsætningsstoffer. Emballagelisten skal i kontraktperioden ajourføres ved alle ændringer.

Tilbuddet skal indeholde et eksempel på en fuldstændig emballageliste.

Valg af emballage og evt. rengøring heraf skal følge de til enhver tid godkendte metodedatablade og analysestandarder.

Til prøver, der udtages med Naturstyrelsens prøvetagningsudstyr, modtager leverandøren Naturstyrelsens emballage og transportkasser, som skal rengøres efter de gældende standarder. Prisen på denne håndtering skal indgå i analyseprisen. Leverandøren skal rengøre Naturstyrelsens emballage mv. for:

analysepakke ”LOOP vandløb intensiv” for delaftale A1, A2, A4, A5 og A6
analysepakke ”LOOP jordvand fælles” for delaftale A1, A2, A4, A5 og A6, (kun vask og syreskylning én gang årligt)

Returnering af emballage skal ske hurtigst muligt efter aftale med Naturstyrelsen.

Leverandøren skal dokumentere kvaliteten af leveret emballage til prøver samt rengøring af denne ud fra de retningslinjer, der er givet i notat ”Bekendtgørelsens bilag 1.1.5 Kontrolprøver. Kvalitet af emballage” (se underbilag 8 Forklarende noter) fra Naturstyrelsens Referencelaboratorium for Kemiske og Mikrobiologiske Miljøanalyser. Resultatet af denne kontrol skal registreres og databehandles i lighed med leverandørens øvrige kvalitetskontrol. Resultaterne skal indgå i kvalitetsrapport jf. afsnit 3.2.3. Program for dokumentation af emballage skal fremgå af leverandørens tilbud.

2.5Prøvehåndtering

Visse parametre ændres meget hurtigt ved opbevaring. Det er laboratoriets ansvar, at prøverne er håndteret og opbevaret korrekt, herunder temperatur og opbevaring i et tidsrum, som ikke medfører signifikant ændring af prøven, efter prøven er afhentet fra indleveringslokaliteterne.

Opbevaring, håndtering og eventuel konservering skal overholde gældende metodedatablade, godkendte standarder, samt specifikke vilkår for delaftalerne, underbilag 5. Hvis der er modstrid mellem kravene i disse, gælder følgende prioriterede rækkefølge:

For parametre, hvor der i metodedatablade er anvisning om håndtering, konservering eller prøveopbevaring, herunder tidsfrister fra prøvetagning til analyse, anvendes disse.
For parametre, hvor der er anvisning herom i internationale eller danske standarder, herunder ISO-standard 5667 for så vidt angår opbevaringstider, anvendes disse.
For øvrige parametre kan der i enkelte tilfælde være stillet krav herom i de specifikke vilkår for delaftalerne, underbilag 5.
For de resterende parametre kan leverandøren selv fastlægge håndteringen, opbevaringstiden mv. På konkret anmodning fra Naturstyrelsen skal leverandøren til enhver tid kunne dokumentere, at den anvendte håndtering, opbevaringstid mv. er forsvarlig i forhold til analysen.

Leverandøren skal give anvisning på evt. konservering af prøverne. Eventuel tilsat konserveringsmiddel til klargjort emballage skal fremgå af emballagelisten samt påføres etiketten, jf. afsnit 2.4.

Tidspunktet for prøvetagning og påbegyndelse af analysen skal fremgå af analyserapporten. Leverandøren skal kunne dokumentere kølekæden minimum hvert 10. minut i hver enkelt transportkasse, fra prøven afhentes til den tages i arbejde på laboratoriet.

Indtil den umiddelbare evaluering af analysen er foretaget af leverandøren, skal resten af prøven opbevares med henblik på en eventuel hurtig omanalyse. Dette gælder dog ikke langvarige analyser som BI₅.

Efter at analysen er helt afsluttet gemmes en reserveprøve, som kun anvendes, hvis Naturstyrelsen på et senere tidspunkt ønsker en prøve omanalyseret. Opbevaringstiderne for reserveprøver ses i nedenstående tabel 2.1

Tabel 2.1. Oversigt over opbevaringstider for reserveprøver.

Delaftale	Matrice	Prøvetype	Opbevaring af reserveprøver
Delaftale A1- A7	Grundvand	Næringsstoffer/ hovedbestanddele	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
	Ferskvand	Næringsstoffer
	Terrestriske prøver	Næringsstoffer m.m.
Delaftale B1-B7	Grundvand	Metaller/uorganiske sporstoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale C1-C7	Grundvand	Organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale D	Spildevand inkl. prøvetagning mv.	Næringsstoffer, metaller/uorganiske sporstoffer og organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter analyseresultat er modtaget
Delaftale Ea	Marint sediment	Metaller/uorganiske sporstoffer og organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 4 måneder efter analyseresultat er modtaget
Delaftale Eb	Muslinger og fisk	Metaller og organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 4 måneder efter analyseresultat er modtaget
Delaftale F	Fersk sediment	Metaller/uorganiske sporstoffer og organiske Miljøfremmede stoffer	Opbevares 4 måneder efter analyseresultat er modtaget
Delaftale H	Ferskvand	Metaller /uorganiske sporstoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale I	Ferskvand	Organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale J	Ferskvand og spildevand	Organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale K	Marint sediment	Organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget
Delaftale L	Muslinger og fisk	Organiske miljøfremmede stoffer	Opbevares 1 måned efter at analyseresultat er modtaget

Hvor resultater af reserveprøver rapporteres, skal evt. afvigelse fra det oprindelige resultat anføres på analyserapporten.

Opbevaring og evt. konservering af reserveprøver skal opfylde gældende metodedatablade, standarder eller specifikke vilkår, angivet i underbilag 5.

Reserveprøverne må kun anvendes til analyse efter aftale med Naturstyrelsen.

2.6Analysefejl og afvigende resultater

Så snart en parameter er analyseret, skal den evalueres af leverandøren med henblik på eventuel omanalyse, som så skal sættes i gang umiddelbart efter på restprøven.

Hvis dette ikke er muligt, skal Naturstyrelsen straks og senest næste arbejdsdag inden kl. 10.00 kontaktes telefonisk for at vurdere, om der skal udtages ny prøve.

Det samme gælder, hvis en analyse mislykkes eller en prøve går tabt.

2.7Aflevering af analyseresultater (dataoverførsel og rapportering)

Alle prøver skal følges af en rekvisition x.xx. 2.3, som sammen med kontraktens tilbuds- og pakkelister udgør den specificerede bestilling og dermed grundlaget for datalevering af analyseresultaterne.

Aflevering af analyseresultater skal indgå i tilbudsprisen for alle delaftaler, der afgives tilbud på.

Analyseresultaterne for hver prøve skal afleveres samlet med alle parametre inden for en delaftale, også uanset om der måtte være anvendt underleverandør til nogle parametre.

Samtlige nødvendige felt- og følgedata til den enkelte prøve, herunder data som kræves i Tekniske anvisninger skal være indeholdt i afrapporteringen der skal være komplet før den betragtes som afsluttet.

Naturstyrelsen kan, for alle delaftaler forlange, at Leverandøren med 6 måneders varsel anvender en ny fællesoffentlig digital procedure for rekvisition og levering af analyseresultater.

2.7.1Procedure for levering af analyseresultater fra overfladevand

Analyseresultaterne og følgedata (inkl. bemærkninger) fremsendes både som analyserapport på pdf-format og digitalt i et format efter ministeriets anvisninger, pt. STANDAT-format, som beskrevet på STANDAT-sekretariatets hjemmeside:

xxxx://xxx.xx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx/

2.7.2Procedure for levering af analyseresultater fra grundvand, spildevand og dambrug

Analyseresultaterne og følgedata (inkl. bemærkninger) fremsendes både som analyserapport på pdf-format og overføres digitalt i et XML-format efter ministeriets anvisninger, pt. Stancode, som beskrevet på STANDAT-sekretariatets hjemmeside:

xxxx://xxx.xx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/

Overførslen af analyseresultater på Stanlab-formatet sker via Webservices hos Danmarks Miljøportal, som indbygges og kaldes automatisk direkte fra laboratoriets eget IT-miljø, når laboratoriet har afsluttet og godkender analyseopgaver.

Webservices og servicebeskrivelser er etableret som ’SOAP service’, beskyttet af ’WStrust’ og findes både som:
Webservice Produktion, Demo eller Test. Du kan få adgang til demomiljøerne for de enkelte webservices, hvor du kan udvikle en klient mod et produktionslignende miljø.

De tekniske beskrivelser findes her:

xxxx://xxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.0.0.0/Xxxxxxxx.xxx

xxxx://xxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.0.0.0/Xxxxxxx.xxx

Danmarks Miljøportal hjælper gerne med, hvordan du kommer i gang med at bruge Miljøportalens webservices. Kontakt os på xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

3Krav til analysekvalitet

3.1Analysekvalitet og analysemetoder

3.1.1Krav til analysekvalitet mv.

Alle målinger skal udføres under et kvalitetsstyringssystem i overensstemmelse med standarden ISO/IEC17025 eller andre tilsvarende internationalt accepterede standarder. Ganske få parametre er undtaget herfor, jf. Udbudsbetingelsernes afsnit 1.4.2.6 ”Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed”, pkt. 4.

De tilbudte ydelser skal leveres med en kvalitet, der overholder kravene i den til enhver tid gældende udgave af Miljøministeriets bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger, §§ 1-21 og bilag 1. Gældende er bekendtgørelse nr. 231 af 5. marts 2014. Dansk og engelsk udgave af gældende bekendtgørelsen er vedlagt udbudsmaterialet på hjemmesiden (Underbilag 7).

Der kræves på den baggrund som hovedregel akkreditering af de parametre/matricer, som er omfattet af bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19, jf. § 9, stk. 1. Enkelte målinger omfattet af bekendtgørelsens bilag 1.3-1.9 er undtaget fra kravet om akkreditering, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 1 og bilag 1.1.7.

Ifølge Xxxxxxxxxxxxxxxxx bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger skal akkrediteringen af en analyse være meddelt af Den Danske Akkrediterings- og Metrologifond (DANAK) eller af et tilsvarende akkrediteringsorgan, som er medunderskriver af EA’s multilaterale aftale om gensidig anerkendelse.

Parametre/matricer, som er indeholdt i bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19, skal opfylde bekendtgørelsens generelle bestemmelser i bilag 1.0-1.2, herunder om definitioner, kontrolprøver, dokumentation af laboratoriets analysekvalitet og analysemetoder, og målingerne skal gennemføres til det kvalitetsniveau, som bekendtgørelsen forudsætter, udtrykt ved krav til detektionsgrænse (LD) og ekspanderet måleusikkerhed (U_abs og U_rel), jf. værdierne i bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19.

Bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19 dækker ikke nødvendigvis alle parametre/matricer i de udbudte opgaver. Det kræves imidlertid, at laboratoriet for alle kemiske analyser, der udbydes i dette program, skal opfylde bekendtgørelsens generelle bestemmelser i bilag 1.0-1.2. I det omfang disse parametre/matricer i dag er kendt, er minimumskrav til detektionsgrænse og måleusikkerhed fastlagt i udbuddets tilbudslister, jf. Bilag 5. Ved inddragelse i kontraktperioden af nye parametre/matricer, der ikke er indeholdt i bekendtgørelsens bilag 1.3-1.9, fastlægges detektionsgrænse og måleusikkerhed af Naturstyrelsen i samråd med leverandøren.

I bekendtgørelsens bilag 1.0 er beskrevet, hvorledes kvantifikationsgrænsen (LQ) omregnes til detektionsgrænse i tilfælde af, at laboratoriet er akkrediteret til en defineret kvantifikationsgrænse.

For visse analyseparametre er resultatet afhængigt af den anvendte metode. For disse parametre er der tilknyttet metodedatablade fra Naturstyrelsens Referencelaboratorium for Kemiske og Mikrobiologiske Miljømålinger. Metodedatabladene kan indeholde krav til prøvetagning, målemetode, prøvebeholder, prøvehåndtering, filtrering, konservering, opbevaring mv. Hovedparten af metodedatablade er juridisk gældende grundet deres ophæng i bekendtgørelsen, jf. bekendtgørelsens bilag 1.2 – 1.19. Bestemmelserne i metodedatabladene skal være opfyldt for de udbudte kemiske analyser. Engelske udgaver af metodedatablade er vedlagt udbudsmaterialet, underbilag 9.

Naturstyrelsens Referencelaboratorium for Kemiske og Mikrobiologiske Miljømålinger har publiceret notater, som udgør en administrativ tydeliggørelse af specifikke bestemmelser i Miljøministeriets bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger. Notaterne er udarbejdet i samarbejde med Naturstyrelsen og er derfor også udtryk for styrelsens opfattelse af bekendtgørelsens bestemmelser. Indtil videre har referencelaboratoriet publiceret følgende notater af relevans for de udbudte analyser (vedlagt i underbilag 8), hvor ”Bekendtgørelsens bilag x.x” i notaternes titler angiver det bilag i bekendtgørelsen, som det enkelte notat refererer til:

Bekendtgørelsens bilag 1.1 Laboratoriets analysekvalitet. Kritiske værdier for måleparametre
Bekendtgørelsens bilag 1.1.3 og 1.1.5 Bestemmelse af standardafvigelse S_Tog CV_T
Bekendtgørelsens bilag 1.1.4 Ekspanderet måleusikkerhed
Bekendtgørelsens bilag 1.1.4 Signifikante bidrag til måleusikkerhed fra standardstoffer til kalibrering
Bekendtgørelsens bilag 1.1.5 Kontrolprøver. Kvalitet af emballage
Bekendtgørelsens bilag 1.1.5 Kontrolprøver. Kontrolprøvers repræsentativitet
Bekendtgørelsens bilag 1.1.6 Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Analyse som ægte dobbeltprøver
Bekendtgørelsens bilag 1.1.6 Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Kontrol af detektionsgrænse
Bekendtgørelsens bilag 1.1.6 Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Frekvens for periodisk vurdering
Bekendtgørelsens bilag 1.1.6 Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Kvalitetskontrol for sjældent udførte målinger
Bekendtgørelsens bilag 1.1.6 Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Ekspanderet måleusikkerhed for ustabile parametre
Bekendtgørelsens bilag 1.3 Kontrolovervågning af grundvand. Korrektion af trykfejl for IN70941

Notaterne er retningsgivende og skal lægges til grund ved gennemførelse af de udbudte analyser, herunder ved laboratoriets interne kontrol af den leverede analysekvalitet (fx til bestemmelse af detektionsgrænse, fastlæggelse af koncentrationsniveauer for kontrolprøver, valg af repræsentative kontrolprøver, kontrol af sjældent udførte målinger og kontrol af kvalitet af emballage).

Laboratorierne skal for de udbudte analyser følge de anvisninger, der fremgår af underbilag 5 ”Specifikke vilkår”. For en del parametre målt i ferskvand og grundvand er der i underbilag 5 angivet specifikke målemetoder, som skal anvendes ved måling af parameteren.

For alle de udbudte analyser har Naturstyrelsen i tilbudslisterne gengivet bekendtgørelsens minimumskrav til detektionsgrænser og har i øvrigt fastlagt minimumskrav til detektionsgrænser for parametre, der ikke indgår i bekendtgørelsens bilag 1.3 – 1.19. Disse detektionsgrænser skal være opfyldt. Miljøministeriets bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger definerer i bilag 1.0 og bilag 1.1.1 beregningsmetoden for detektionsgrænsen. For så vidt angår beregning af detektionsgrænse er det yderligere beskrevet i det retningsgivende notat fra referencelaboratoriet ”Bekendtgørelsens bilag 1.1.6. Kontrol med laboratoriets analysekvalitet. Intern kvalitetskontrol. Kontrol af detektionsgrænse”, jf. underbilag 8.

Som angivet i Udbudsbetingelserne ønskes tilbud på de parametre, der fremgår af bilag 5 ”Tilbudslister og analysepakker”. I nogle tilfælde analyserer laboratoriet disse parametre som en multianalyse, hvor der samtidig opnås analyseresultat for andre parametre inden for en stofgruppe end de, der fremgår af tilbudslisterne, bilag 5. Hvis tilbudsgiver uden ekstra vederlag kan levere resultater for yderligere parametre i en stofgruppe i forbindelse med multianalyser, ønskes leveret en liste med disse samt forventet detektionsgrænse. Tilbud om sådan medfølgende parametre vil blive vurderet som en del af laboratoriets service (jf. Udbudsbetingelserne, afsnit 1.4.3) og blive vægtet ud fra en generel vurdering af relevansen for Naturstyrelsen af de pågældende parametre.

3.1.2Miljøministeriets bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger

Kemiske analyser under de udbudte opgaver skal udføres, så de opfylder den til enhver tid gældende bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger.

Naturstyrelsen forventer at udsende ændringer til bekendtgørelsen i høring i 2015. Væsentligste ændring af bekendtgørelsen forventes at være, at bekendtgørelsens bestemmelser om aktionsværdier vil udgå, jf. bl.a. bilag 1.1. og bilag 1.3-1.19. Desuden forventes der fastsat analysekvalitetskrav til fx bestemmelse af perfluorstoffer i grundvand. I kontraktperioden vil Naturstyrelsen holde Leverandøren underrettet om ændringer af bekendtgørelsen. Hvis der i den forbindelse eventuelt forekommer ændrede krav, som giver anledning til væsentlige dokumenterede meromkostninger for laboratoriet, kan prisen kræves reguleret.

3.2Løbende dokumentation af analysekvalitet

Laboratorier og underleverandører, skal løbende dokumentere den leverede analysekvalitet som beskrevet nedenfor.

3.2.1Kvalitetskontrol

Laboratoriet skal dokumentere kvaliteten af alle tilbudte parametre baseret på et kvalitetskontrol-program, jf. bekendtgørelsens kap. 1.1.5-1.1.8. Et kvalitetskontrolprogram kan typisk bestå af følgende kontrolprøver i hver serie:

Ægte dobbeltbestemmelse på blindprøve (eller hvis metoden ikke giver anledning til en blindværdi, da en prøve med koncentration på højst 5 gange den forventede detektionsgrænse).
Ægte dobbeltbestemmelse på kontrolprøver til dokumentation af lave koncentrationer
Ægte dobbeltbestemmelse på kontrolprøver med koncentration omkring de niveauer der findes i naturlige prøver
Ægte dobbeltbestemmelse på hver 20. naturlige prøve i analyseserien, dog mindst en dobbeltbestemmelse pr. serie.

Såfremt et certificeret referencemateriale eksisterer af samme type som prøverne (matrix og koncentration), bør mindst én kontrolprøve baseres på et sådant materiale.

Leverandøren skal føre kontrolkort over kontrolanalyserne til sikring mod, at analyseserier er ude af kontrol.

Kontrolværdierne anvendes til dokumentation af den leverede analysekvalitet i en kvalitetsrapport jf. afsnit 3.2.3.

Det ovenfor anførte er et typisk kontrolprogram, men kan ikke tages som nødvendigt eller tilstrækkeligt under alle forhold. Det er laboratoriets ansvar, at kontrolprogrammet er egnet til løbende kvalitetskontrol og til dokumentation af den leverede analysekvalitet på et niveau, der modsvarer bekendtgørelsen og retningslinjerne i referencelaboratoriets notater med administrative tydeliggørelser af specifikke bestemmelser i bekendtgørelsen, og som indikeret af ovennævnte typiske kontrolprogram.

3.2.2Deltagelse i præstationsprøvninger

Ifølge bekendtgørelsen om kvalitetskrav til miljømålinger kap. 1.1.6 skal et laboratorium så vidt muligt én gang om året deltage i præstationsprøvninger for alle anvendte målemetoder, men ikke nødvendigvis for alle matricer. Præstationsprøvningerne skal være repræsentative for og egnede til at dokumentere den analysekvalitet, der er anført i bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19.

Præstationsprøvningerne skal være tilrettelagt af akkrediterede organisationer eller nationalt eller internationalt anerkendte organisationer, som opfylder kravene i standarden ISO/IEC 17043 eller andre tilsvarende internationalt accepterede standarder. For metoderelaterede parametre skal laboratoriet så vidt muligt vælge præstationsprøvninger, hvor den nominelle værdi er fastlagt ved anvendelse af de i bilag 1.3-1.19 specificerede metoder.

For de parametre/matricer, hvor der er stillet krav til analysekvalitet i bekendtgørelsens bilag 1.3-1.19, skal der opnås en Z-score på |z| ≤ 2 ved laboratoriets deltagelse i præstationsprøvninger. Har laboratoriet opnået en dårligere Z-score, skal laboratoriet træffe de nødvendige skridt til bedømmelse af betydningen af afvigelsen og til efterfølgende relevant korrigerende handling.

3.2.3Kvalitetsrapport

Leverandøren udarbejder kvalitetsrapporter over den leverede analysekvalitet. Leverandøren skal hvert kvartal fremsende en kvalitetsrapport for den leverede analysekvalitet i det forudgående kvartals periode. For analyseparametre, der forekommer med lav hyppighed, kan en mindre frekvens for kvalitetsrapportering aftales mellem leverandør og kunde, evt. rapportering én gang årligt. Kvalitetsrapporten skal ledsages af en redegørelse om resultatet af deltagelse i præstationsprøvninger. Kontrol af emballage skal også være indeholdt i kvalitetsrapporten, jf. afsnit 2.4 Emballering. Redegørelsen omfatter leverandøren og eventuelle underleverandører. Kvalitetsrapporten skal leveres senest en måned efter kvartalsafslutning.

I kvalitetsrapporten skal anvendes følgende betegnelser for forskellige kontrolmaterialer:

Blindprøve - Kontrolprøve, lavt niveau - Kontrolprøve, højt niveau - Naturlig prøve, lavt niveau - Naturlig prøve, højt niveau - Emballagekontrol

Kvalitetsrapporterne skal kunne dække følgende kvalitetsdata:

Detektionsgrænse, LD, måleusikkerhederne U_abs og U_rel, genfinding og standardafvigelse.

Kvalitetsrapporterne skal til enhver tid afspejle de kvalitetsparametre, der er indeholdt i den gældende bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger. Kvalitetsparametrene estimeres på basis af alle kontroldata for godkendte analyseserier i pågældende kvartal. Såfremt et givent kvartal ikke omfatter mindst 20 analyseserier med tilhørende kontroldata, inddrages også foregående kvartal(er) i estimaterne for analysekvalitet.

Redegørelse for deltagelse i præstationsprøvninger omfatter for hver kombination af parameter og prøvetype dato for deltagelse, nominel værdi ("sand" værdi) i prøven eller prøverne, Leverandørens resultat og afvigelsen af Leverandørens resultat fra den nominelle værdi (z-score). Redegørelsen vises i et dataformat fastlagt af Naturstyrelsen; indtil videre et regneark, som leveres af Naturstyrelsen.

Redegørelsen for deltagelse i præstationsprøvninger udbygges løbende i kontraktperioden, sådan at hver kvalitetsrapport ledsages af en redegørelse, der viser deltagelse i præstationsprøvninger gennem de seneste tre år. I en bemærkningskolonne skal det fremgå, hvis den gennemsnitlige afvigelse fra nominel værdi ikke opfylder kravene til ekstern kvalitetskontrol i bekendtgørelsen om kvalitetskrav til miljømålinger jf. afsnit 3.2.2.

Redegørelsen for leveret analysekvalitet er tilstrækkeligt rapporteret med fremsendelse af de udfyldte regneark eller evt. overførsel via databaseprogram, såfremt alle analyser er leveret i en kvalitet, der er mindst lige så god som den tilbudte kvalitet, og resultater fra deltagelse i præstationsprøvninger overholder de angivne krav.

Såfremt den leverede kvalitet ikke er i overensstemmelse med den tilbudte, eller resultater i præstationsprøvninger ikke overholder de stillede krav, skal Leverandøren i et følgebrev/e-mail til de fremsendte data redegøre for afvigelsen, afvigelsens indflydelse på de resultater, der er leveret til Naturstyrelsen i den periode, hvor kvaliteten ikke har været tilfredsstillende, samt hvad Leverandøren har gjort for at bringe kvaliteten tilbage til et tilfredsstillende niveau og for at undgå gentagelse.

Leverandøren skal på evt. anmodning fra Naturstyrelsen fremsende dokumentation (kontrolkort, kontroldata, andre udskrifter fra kvalitetskontrolprogram, resultat af præstationsprøvning med deltagernummer, etc.) for de data, der indgår i kvalitetsrapporterne og redegørelsen for deltagelse i præstationsprøvninger.

Kvalitetsrapporten skal anvende et dataformat fastlagt af Naturstyrelsen, dvs. regneark eller evt. databaseprogram. Naturstyrelsen leverer regneark eller kopi af databaseprogram til Leverandørens indberetning.

3.3Audit

Laboratoriet skal efter forudgående aftale give Naturstyrelsen eller en af Naturstyrelsen udpeget rådgiver adgang til auditering af de dele af laboratoriet og laboratoriets kvalitetssystem, der vedrører de tilbudte ydelser.

3.4Ændringer i anvendt analysemetode

Leverandøren skal af egen drift skriftligt orientere Naturstyrelsen, når det tager nye analysemetoder i brug. Orienteringen skal foreligge senest en måned før en ny metode tages i brug. Det forudsættes, at de nye analysemetoder giver en kvalitet, der er mindst på højde med hidtil anvendte metoder og i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav til analysekvalitet og analysemetode, jf. afsnit 3.1 ”Analysekvalitet og analysemetoder”.

4Tidsfrister

4.1Analyseresultater

Rapportering af analyseresultater, jf. afsnit 2.2.6, skal leveres efter de frister, der er angivet i nedenstående tabel 4.1, Fristerne er angivet i antal arbejdsdage efter at prøverne er indleveret. Det gælder såvel analyserapport som elektronisk overførsel.

Tabel 4.1 Afleveringsfrister for analyseresultater

Delaftale	Matrice	Stofgruppe	Leveringstid (arbejdsdage)
A1-A7	Grundvand Ferskvand sø Ferskvand vandløb Terrestriske prøver Fersk sediment	Hovedkomponenter/Næringsstoffer Hovedkomponenter/Næringsstoffer Hovedkomponenter/Næringsstoffer Hovedkomponenter/Næringsstoffer Hovedkomponenter/Næringsstoffer	30 10 20 30 30
B1-B7	Grundvand	Metaller/Uorganiske sporstoffer	30
C1-C7	Grundvand	Miljøfremmede stoffer	30
D	Spildevand Spildevand Spildevand	Hovedkomponenter/Næringsstoffer Metaller/Uorganiske sporstoffer Miljøfremmede stoffer	30 30 30
Ea	Marint sediment	Miljøfremmede stoffer	30
Eb	Muslinger Fisk	Miljøfremmede stoffer Miljøfremmede stoffer	30 30
F	Fersk sediment Fersk sediment	Metaller/Uorganiske sporstoffer Miljøfremmede stoffer	30 30
H	Ferskvand	Hovedkomponenter/Næringsstoffer	10
I	Ferskvand	Metaller/Uorganiske sporstoffer	30
J	Ferskvand Spildevand	Miljøfremmede stoffer Miljøfremmede stoffer	30 30
K	Marint sediment	Miljøfremmede stoffer	30
L	Muslinger Fisk	Miljøfremmede stoffer Miljøfremmede stoffer	30 30

Naturstyrelsen kan i særlige tilfælde skriftligt aftale længere tidsfrister med Leverandøren.

Leverandøren skal gennemføre en kvalitetssikring, der sikrer, at der er fuld overensstemmelse mellem analyserapporten og det digitalt overførte resultat.

Hvis Naturstyrelsen henvender sig med mistanke om fejl, skal Leverandøren indenfor 2 arbejdsdage afklare problemet og give en tilbagemelding. Ved konstaterede fejl i en analyserapportering, uanset om det er indtastningsfejl, analysefejl eller andet, skal Leverandøren indenfor 5 arbejdsdage gentage analyserapporteringen med rettelser, hvis ikke en anden frist for rettelsen er aftalt.

Når Naturstyrelsen henvender sig til Leverandøren om en bestemt prøve, skal Leverandøren kunne finde prøven og tilhørende resultater ud fra Naturstyrelsens identifikation – fx lokalitetsidentifikation, prøvedato.

4.2Kvalitetsrapporter

Kvalitetsrapporter beskrevet i afsnit 3.2.3 skal leveres senest 30 arbejdsdage efter slutningen af den periode rapporten omhandler.

5Tilbudsgrundlaget

Grundlaget for afgivelse af tilbud er udbudsbekendtgørelsen, nærværende udbudsmateriale (Udbudsbetingelser inkl. bilag og disses underbilag), eventuelle rettelsesblade samt skriftlige svar på spørgsmål lagt på hjemmesiden.

5.1Omfang og variationer

I tilbudslisterne (Bilag 5) er angivet det samlede antal prøver for hver delaftale. Hver delaftale består af forskellige analysepakker. Analysepakkerne indeholder sammensætningen af de parametre, der skal analyseres samtidig på én prøve. Analysepakker for de enkelte delaftaler findes i bilag 5 ”Tilbudslister og analysepakker”.

På grund af forskellige faktorer, kan det antal analyser, der er opgivet i tilbudslisterne variere. Det skyldes bl.a. vejrlig, men også det faktum, at det nationale overvågningsprogram ikke er endeligt fastlagt på tidspunktet for offentliggørelse af udbuddet. Derfor skal tilbudsgiver afgive 4 priser på hver delaftale, hvor hver pris afspejler et interval for variationen på det samlede antal analyser for delaftalen eller interval for antal, inden for hvilken ingen af parterne kan kræve forhandling om prisregulering af den eventuelle mer- eller mindreydelse. Priserne afgives i henhold til bilag 5 ”Tilbudslister og analysepakker”.

For delaftalerne A1-A7, B1-B7, C1-C7, D, E, F, H og I opgives der én pris for variationsintervallerne:

-50 % ≤ variation på antal analyser <-26 %

-26 % ≤ variation på antal analyser < -11 %

-10 % ≤ variation på antal analyser < 10 %

11 % ≤variation på antal analyser < 25 %

For delaftalerne J, K og L opgives der én pris for antalsintervallerne:

Ved 1 pakker/prøver i alt

Ved 2-5 pakker/prøver i alt

Ved 6-10 pakker/prøver i alt

Ved > 10 pakker/prøver i alt

Inden kontrakten træder i kraft meddeles det Leverandøren, hvilket interval af variationen eller antal, der vil gælde for de enkelte delaftaler. Det vil herefter være den pris, der er tilbudt for analyserne i dette interval, der gælder. Naturstyrelsen kan vælge at skifte interval hvert år d. 1. januar med minimum 3 måneders varsel.

Ved variationer ud over de fastlagte grænser kan hver af parterne kræve forhandling om prisregulering af den eventuelle mer- eller mindreydelse, hvis den pågældende part kan sandsynliggøre, at den tilbudte pris ikke er rimelig.

Variationen opgøres på antal analyser pr. år for hver delaftale.

I det omfang der ændres i parametersammensætningen i en analysepakke, forbeholder Naturstyrelsen sig ret til at kræve prisen reguleret for den ændrede analysepakke.

5.2Tillæg og rabatter

Der skal opgives en tillægspris (timepris) for prøver, der uforudset skal afhentes efter den normale tidsfrist for afhentning af prøver, jf. afsnit 2.3 (se underbilag 4). Prisen afregnes for hver påbegyndte halve time.

Tillægspriser angives i henhold til bilag 5 ”Tilbudslister og analysepakker”.

Document Metadata

Table of Contents

Bilag 4: Kravspecifikation

Document Metadata