Nielsens adfærdskodeks for leverandører
Nielsens adfærdskodeks for leverandører
December 2016
Xxxxxxx er forpligtet til at overholde de højeste standarder for integritet og social ansvarlighed. Vi kræver, at de tredjeparter, vi gør forretning med, når de samme høje standarder. Dette adfærdskodeks for leverandører (kodeks) beskriver de generelle krav, der gælder for enhver leverandør, der leverer varer eller tjenesteydelser til Nielsen. Vilkårene i en specifik kontrakt mellem leverandør og Xxxxxxx kan indeholde yderligere bestemmelser om nogle af de samme emner. Intet i dette kodeks har til formål at erstatte de mere specifikke bestemmelser i en konkret kontrakt, og i den udstrækning, der er uoverensstemmelse mellem dette kodeks og en bestemmelse i en konkret kontrakt, gælder kontraktens bestemmelser. Dette kodeks er ikke beregnet til at erstatte nogen lov.
Leverandører skal overholde alle gældende love og bestemmelser i alle retskredse, hvor de opererer.
I overensstemmelse med adfærdskodekset for Electronics Industry Citizenship Coalition og FN’s Retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv er bestemmelserne i dette kodeks afledt af centrale internationale menneskerettighedsstandarder, herunder ILO's erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen og FN's Verdenserklæring om Menneskerettighederne.
A. ARBEJDSKRAFT
Leverandører er forpligtet til at overholde arbejdstagernes menneskerettigheder og behandle dem med værdighed og respekt i overensstemmelse med internationale menneskerettighedsstandarder. Dette gælder for alle arbejdstagere, herunder vikarer, migranter, studerende, kontraktansatte, direkte ansatte og enhver anden type arbejdstager.
De obligatoriske standarder for arbejdskraft er:
1) Frit valgt beskæftigelse - Tvunget, bundet (herunder gældsbundet) eller kontraktligt forpligtet arbejde, ufrivilligt fængselsarbejde, slaveri eller menneskehandel må ikke benyttes. Dette inkluderer transport, indlogering, rekruttering, overførsel eller modtagelse af personer ved hjælp af trusler, magt, tvang, bortførelse eller svig med henblik på arbejds- eller tjenesteydelser.
● Som en del af ansættelsesprocessen skal arbejdstageren modtage en beskrivelse af vilkårene for sin ansættelse på et sprog, som kandidaten behersker flydende. I forbindelse med migrantarbejdere skal disse vilkår udleveres, inden arbejdstageren forlader sit hjemland.
● Alt arbejde skal være frivilligt, og arbejdstagerne skal frit kunne forlade arbejdspladsen til enhver tid eller opsige deres stilling. Arbejdstagerne skal frit kunne forlade deres arbejdsplads eller sovesal, når de ikke er optaget af arbejdet, og de må ikke udsættes for urimelige begrænsninger af deres grundlæggende frihedsrettigheder (f.eks. adgang til toiletter, drikkevand, osv.).
● Arbejdsgivere og agenter må ikke tilbageholde eller på anden måde ødelægge, skjule, konfiskere eller nægte arbejdstagerne adgang til deres identitets- eller immigrationsdokumenter såsom
myndighedsudstedt identifikation, pas eller arbejdstilladelser, medmindre sådanne tilbageholdelser er påkrævet ved lov.
● Arbejdstagerne må ikke afkræves betaling for arbejdsgiveres eller agenters rekrutteringsgebyrer eller andre gebyrer i forbindelse med deres ansættelse. Hvis det konstateres, at sådanne gebyrer er blevet betalt af arbejdstagerne, skal disse gebyrer tilbagebetales til arbejdstageren.
2) Ungarbejdere - Børnearbejde må ikke anvendes på noget trin i forsyningskæden. Betegnelsen "barn" skal forstås som enhver person på under 15 år eller yngre end den normale alder ved afslutningen af den obligatoriske skolegang eller under minimumsalderen for beskæftigelse i landet, afhængigt af hvad der er størst. Arbejdstagere på under 18 år (ungarbejdere) må ikke udføre arbejde, der kan skade deres helbred eller sikkerhed, herunder natarbejde og overarbejde. Leverandører skal sikre en korrekt forvaltning af studentermedarbejdere via korrekt vedligeholdelse af de studerendes registrering, maksimal fornøden omhu fra uddannelsespartnere samt beskyttelse af de studerendes rettigheder i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Leverandørerne skal give passende støtte og uddannelse til alle studentermedarbejdere. I mangel af relevant lokal lovgivning skal lønniveauet for studerende, praktikanter og lærlinge mindst være det samme lønniveau som for andre nyansatte arbejdstagere, der udfører de samme eller lignende opgaver.
3) Arbejdstid - Arbejdsugen må ikke overstige det maksimum, der er bestemt ifølge lokal lovgivning, og må ikke være mere end 60 timer pr. uge, inkl. overtid, undtagen i nødsituationer eller usædvanlige situationer. Arbejdstagerne skal have mindst én fridag hver syvende dag.
4) Løn og personalegoder - Udbetalte kompensationer til arbejdstagere skal overholde alle gældende lønlove, herunder dem, der vedrører mindsteløn, overarbejdstimer og lovmæssigt bemyndigede fordele. Leverandører skal kompensere arbejdstagerne for overarbejde i overensstemmelse med lokal lovgivning. Fradrag i lønnen som disciplinær foranstaltning er ikke tilladt. For hver lønperiode skal arbejdstagerne modtage en rettidig og forståelig lønerklæring, der indeholder tilstrækkelige oplysninger til at verificere en korrekt kompensation for udført arbejde. Al brug af midlertidig, udsendt og udliciteret arbejdskraft sker i overensstemmelse med lokal lovgivning.
5) Human behandling - Der må ikke anvendes nogen form for hård eller umenneskelig behandling af arbejdstagerne, herunder seksuel chikane, seksuelle overgreb, fysisk afstraffelse, psykisk eller fysisk tvang eller verbal mishandling. Der må heller ikke anvendes trusler om en sådan behandling. Disciplinære regler og procedurer, der understøtter disse krav, skal være klart defineret og kommunikeret til arbejdstagerne.
6) Ikke-diskrimination - Leverandører skal behandle medarbejdere med værdighed og respekt og skabe et arbejdsmiljø, hvor der ikke finder chikane og overgreb sted. Leverandører må ikke anvende en ansættelses- eller beskæftigelsespraksis, der diskriminerer på baggrund af egenskaber, der ikke er relateret til udøvelsen af en medarbejders job. Arbejdstagerne skal udstyres med passende faciliteter til udøvelse af religiøse
skikke. Derudover må arbejdstagere eller potentielle arbejdstagere ikke udsættes for medicinske forsøg eller fysiske undersøgelser, der kan anvendes på en diskriminerende måde.
7) Foreningsfrihed - I overensstemmelse med den lokale lovgivning skal leverandører respektere alle arbejdstageres ret til at oprette og indmelde sig i fagforeninger efter eget valg, til at forhandle kollektivt og deltage i fredelige forsamlinger samt respektere arbejdstagernes ret til at afstå fra sådanne aktiviteter. Arbejdstagerne og/eller deres repræsentanter skal være i stand til at kommunikere åbent og dele tanker og bekymringer med ledelsen i forhold til arbejdsvilkår og ledelsespraksis uden at skulle frygte nogen form for diskrimination, repressalier, trusler eller chikane.
B. SUNDHED OG SIKKERHED
Leverandørerne forventes at integrere fornuftige praksisser for sundhed og sikkerhed i alle aspekter af virksomheden, herunder: sikkert arbejde (begrænsning af arbejdstagernes eksponering for potentielle sikkerhedsrisici), nødberedskab (implementering af beredskabsplaner og afværgeforanstaltninger, herunder undervisning og øvelser for arbejdstagerne), forebyggelse og rapportering af arbejdsrelaterede skader og sygdomme, industriel hygiejne (kontrol og begrænsning af eksponering for kemiske, biologiske og fysiske påvirkninger), begrænsning af fysisk krævende arbejde og sikring af beskyttelse ved brug af tunge eller farlige maskiner, adgang til et rent og sikkert arbejdsmiljø (herunder rene toiletter, rent drikkevand og hygiejnisk fødevaretilberedning) samt klar kommunikation af sundheds- og sikkerhedsmæssige oplysninger.
C. MILJØ
Xxxxxxx er forpligtet til at udvise socialt ansvar og bidrage til at beskytte miljøet, og vi opfordrer vores leverandører til at gøre det samme. Vi kræver, at alle leverandører skal overholde alle gældende miljølove og -bestemmelser, herunder tilladelses- og indberetningskrav. Leverandørerne skal finde omkostningseffektive metoder til at forbedre energieffektiviteten og mindske deres energiforbrug og udledning af drivhusgasser.
Af vore producerende leverandører kræver vi desuden: forebyggelse af forurening og reduceret ressourceforbrug, sikker håndtering, opbevaring, transport, brug og bortskaffelse af farlige stoffer og kemikalier, kontrolleret anvendelse og reduktion af spildevand samt tilsyn og kontrol af luftemissioner (herunder flygtige organiske kemikalier, aerosoler, ætsende stoffer, partikler, ozonnedbrydende kemikalier og restprodukter fra forbrænding).
D. ETIK OG INTEGRITET
Leverandører og deres agenter skal opretholde de højeste etiske standarder, herunder:
1) Forretningsintegritet og ærlighed
De højeste standarder for integritet skal opretholdes i alle forretningsmæssige sammenhænge. Leverandører skal overholde de skikke, regler, praksisser og adfærdskodekser, der gælder for Nielsens industrielle og praktiske områder i alle de lande, hvor leverandøren leverer tjenesteydelser til Nielsen, herunder dem, der er relateret til Nielsens kunder, kolleger og andre fagfolk.
Leverandører skal have en nul-tolerance politik over for og forbyde alle former for bestikkelse, korruption, afpresning og underslæb.
Alle transaktioner skal være transparente og korrekt afspejlede i leverandørens erhvervsbøger og - optegnelser. Leverandørerne må ikke give nogen falske fremstillinger eller urigtige oplysninger eller data til Xxxxxxx eller i forbindelse med enhver transaktion eller ethvert arbejde, der involverer Xxxxxxx eller deres kunder. Dette omfatter brug af usande erklæringer eller levering eller brug af forkerte data.
Leverandører må kun acceptere arbejde, som de er behørigt kvalificerede til og har erfaring med at udføre. Leverandører skal holde sig informeret om branchens praksis for at sikre etisk adfærd og levering af kvalitetsprodukter og -tjenesteydelser til
Xxxxxxx og deres kunder
Tilsyns- og håndhævelsesforanstaltninger vil blive iværksat for at sikre, at leverandørens forretningspraksis overholder disse krav.
2) Ingen bestikkelse
Leverandører skal overholde alle gældende lokale og internationale anti-korruptionslove, herunder USA's Foreign Corrupt Practices Act og Storbritanniens Bribery Act. Bestikkelse eller andre midler til at opnå uberettigede eller uretmæssige fordele må ikke udloves, tilbydes, godkendes, gives eller accepteres.
Leverandører må ikke udlove, tilbyde, godkende, give eller acceptere noget af værdi med henblik på at opnå eller bevare forretninger, direkte forretninger med enhver person eller på anden måde opnå en uretmæssig fordel. Faciliterende betalinger til at fremskynde udførelsen af rutinemæssige statslige funktioner er ligeledes forbudt. Leverandører må ikke engagere tredjeparter til at udføre noget, som leverandøren forbydes at gøre direkte som beskrevet ovenfor.
3) Videregivelse af oplysninger
Oplysninger om leverandørens arbejdskraft, sundhed og sikkerhed, miljøpraksis, forretningsaktiviteter, struktur, finansielle situation og præstation skal videregives i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser og gældende branchepraksis. Leverandører må ikke give en misvisende fremstilling af aktiviteter i disse oplysninger.
4) Intellektuel ejendomsret
Leverandøren skal implementere og vedligeholde sikkerhedsforanstaltninger, herunder administrative, fysiske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, for at beskytte sine informationssystemer mod uautoriseret adgang og skal straks informere Xxxxxxx, hvis det skønnes, at leverandørens systemer er blevet kompromitteret på en måde, der kan have negative konsekvenser for Nielsen.
Leverandørerne må kun anvende Nielsens fortrolige oplysninger, data, handelsoplysninger, ophavsret og varemærker på en måde, der er tilladt i henhold til deres kontrakter med Xxxxxxx, og som et minimum
beskytte sådanne oplysninger med en rimelig grad af omhu. Leverandører må ikke misbruge eller krænke handelsoplysninger, varemærker eller ophavsretligt beskyttede værker, der tilhører andre. Leverandører må ikke misbruge andres forretningshemmeligheder eller ejendomsretlige eller fortrolige oplysninger eller videregive sådanne oplysninger til uautoriserede tredjeparter. Leverandørerne skal straks underrette Xxxxxxx om enhver uautoriseret brug af Nielsens data, forretningshemmeligheder, varemærker, logoer eller fortrolige oplysninger, der er foregået hos leverandøren eller en tredjepart.
5) Beskyttelse af identitet og ikke-gengældelse
Leverandører skal enten (i) opretholde en whistleblower-hotline1 eller en lignende proces for deres medarbejdere til indberetning af overtrædelser af dette kodeks eller andre beslægtede integritetsbekymringer, der involverer arbejde for Xxxxxxx, eller (ii) tillade, at virksomhedens ansatte har adgang til Nielsens whistleblower-hotline. Leverandørerne skal vedligeholde programmer, der sikrer fortrolighed, anonymitet og beskyttelse af leverandør- og medarbejder-whistleblowers, medmindre det er forbudt ved lov. I begge tilfælde har leverandører en positiv pligt til straks at rapportere enhver oplysning eller påstand, som de modtager i forbindelse med en overtrædelse af dette adfærdskodeks, til Nielsen. En leverandør skal ligeledes straks informere Xxxxxxx, hvis leverandøren bliver opmærksom på, at en ansat eller tredjepart har indgivet et erstatningskrav mod eller en klage over Nielsen. Alle rapporter til Xxxxxxx skal foretages på Xxxxxxxxx@Xxxxxxx.xxx eller xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/
6) Ansvarlig leverandørstyring af mineraler
Leverandører skal have en rimelig politik for at sikre, at mineralerne i de produkter, de fremstiller, ikke direkte eller indirekte finansierer eller er til gavn for personer, der har begået alvorlige overtrædelser af menneskerettighederne. Leverandører skal udvise fornøden omhu ved at identificere kilden og forvaltningskæden for disse mineraler og stille deres foranstaltninger med henblik på fornøden omhu til rådighed for kunderne, hvis de anmoder om dette.
7) Beskyttelse af personlige oplysninger og data
Leverandørerne skal vedligeholde interne politikker og procedurer, som med rimelighed er udviklet til at beskytte data, der er leveret af Xxxxxxx eller indhentet af leverandøren på vegne af Xxxxxxx eller deres klienter ("Nielsen-data"). Leverandører skal overholde alle gældende love om personlige oplysninger, databeskyttelse og informationssikkerhed samt lovmæssige og retslige krav vedrørende indsamling, opbevaring, behandling, overførsel eller afsløring af Nielsen-data. Leverandører skal træffe passende aftaler om dataoverførsel med Nielsen i enhver form, som kræves af Xxxxxxx eller deres kunder i henhold til gældende lovgivning. Disse skal anvendes over for serviceudbydere eller virke nedad for underleverandører. Leverandøren skal give mindst 30 dages varsel til Nielsen, inden en ny underleverandør ansættes til at behandle Nielsen-data, og indhente Nielsens samtykke, inden en eventuel underleverandør får tilladelse til at behandle Xxxxxxx-data
8) Interessekonflikt
1 Definition af whistleblower: en person, der foretager en afsløring af upassende opførsel hos en medarbejder eller leder i en virksomhed eller hos en offentlig embedsmand eller et officielt organ.
Leverandørerne skal undgå enhver situation eller relation, der kan indebære en uhensigtsmæssig konflikt eller en tilsyneladende konflikt med Nielsens interesser. Leverandører må ikke tilbyde eller give overdrevne gaver, gæstfrihed eller underholdning til Nielsens medarbejdere eller disses medarbejderes familiemedlemmer. Nielsens medarbejdere og deres familiemedlemmer må ikke have væsentlige økonomiske interesser i nogen virksomhed, der gør forretninger med Xxxxxxx, og leverandører skal undgå relationer, der involverer en konflikt eller en tilsyneladende konflikt med Nielsens medarbejdere.
E. ADMINISTRATIVT SYSTEM
Leverandørerne skal vedtage eller etablere et administrativt system til sikring af:
1) Overholdelse af gældende lovgivning, bestemmelser og kundekrav relateret til leverandørens aktiviteter og produkter;
2) Overholdelse af dette kodeks; og
3) Identifikation og afhjælpning af driftsmæssige risici forbundet med dette kodeks. Det skal endvidere fremme løbende forbedring.
F. ÆNDRINGER AF ADFÆRDSKODEKS
Xxxxxxx forbeholder sig retten til at opdatere, modificere eller ændre kravene i Nielsens adfærdskodeks for leverandører, og leverandørerne skal acceptere sådanne ændringer og handle derefter. Intet indhold i nogen dokumenter, der måtte blive udstedt af leverandørerne, vil blive anset for at modificere eller ændre nogen del af dette kodeks.