Kravspecifikation
Bilag 2 Kravspecifikation
[indsæt dato. 2021]
Kravspecifikation
Levering af ortopædisk fodtøj til visite- rede borgere
[Vejledning til Tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud
Dette Rammeaftalebilag indeholder Ordregivers Kravspecifikation, som består af Mindstekrav og tilhørende information og regulering, der har til hensigt at skabe en fælles forståelse for den udbud- te genstand.
Tilbudsgiver må ikke rette i Ordregivers tekst. Tilbudsgivere der retter i Ordregivers tekst risikerer at blive afvist, idet handlingen kan opfattes som værende et forbehold for udbudsmaterialet.
Teksten i denne vejledning er ikke en del af Rammeaftalen og vil blive fjernet ved indgåelse af Rammeaftalen.]
Indholdsfortegnelse
3 Forretningsgang og rådgivning af borger hos fagperson 5
3.1 Generel rådgivning af borger 5
3.2 Rådgivning i forbindelse med svær foddeformitet 5
7 Krav til fremstilling og kvalitet 6
1 Indledning
Nærværende Rammeaftalebilag fastsætter de krav og mindstekrav der gælder for anskaffelsen som udbudt af Ordregiver ved udbudsbekendtgørelse nr. [reference].
Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i den tilbudte pris og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning.
Som følge heraf bedes leverandøren udfylde Bilag 6 – Tilbudsbesvarelse som foreskrevet.
Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående krav og mindstekrav, kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af even- tuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer.
2 Generelle krav og rammer
Iht. vejledningen til servicelovens § 112 skal kommunalbestyrelsen yde det bedst egnede og billig- ste hjælpemiddel ud fra en samlet vurdering af borgerens situation. Det er således Ordregiver, der
- ud fra en konkret og individuel vurdering af borgerens samlede funktionsnedsættelse og de deraf affødte behov for kompensation - i hver enkelt sag afgør, hvilket hjælpemiddel, der er bedst egnet og billigst for borgeren, og som der derfor kan ydes tilskud til, jf. serviceloven. Leverandøren kan alene angive løsningsforslag.
Iht. Servicelovens § 112 har borgeren ”Det frie hjælpemiddelvalg”, hvilket bl.a. betyder, at borgeren kan vælge anden leverandør end Ordregivers aftaleleverandør af det hjælpemiddel, Ordregiver har udstedt bevilling til. Ordregiver kan i så fald højst yde tilskud med et beløb svarende til den pris, som Ordregiver kunne have erhvervet hjælpemidlet til hos sin aftaleleverandør. Borgeren kan lige- ledes som følge af det frie hjælpemiddelvalg vælge et dyrere hjælpemiddel end det, Ordregiver vurderer som bedst egnet og billigst. Ordregiver vil da højst kunne yde tilskud svarende til den pris, Ordregiver kunne have erhvervet dette bedst egnede og billigste hjælpemiddel til hos sin aftalele- verandør.
I forbindelse med bevilling af hjælpemiddel efter ansøgning fra borger informerer Ordregiver borge- ren om det frie leverandørvalg.
Ifølge vejledning til Servicelovens § 112 skal Ordregiver indhente alle relevante oplysninger for at få sagen om ansøgningen om et hjælpemiddel oplyst.
Der kan normalt ikke ydes støtte til hjælpemidler, som ansøgeren selv har anskaffet, inden bevil- ling er givet jf. hjælpemiddelbekendtgørelsens § 2 (BEK. 1247 af 13.11.2017).
Der skal således foreligge en bevilling fra Ordregiver, førend fremstilling af ortopædisk fodtøj, her- under reparation og tilretning, samt ortopædiske fodindlæg påbegyndes, medmindre andet er aftalt med Ordregiver for den enkelte borger. Fremstilling/udlevering af hjælpemidler, hvor der ikke fore- ligger bevilling fra Ordregiver, sker på Leverandørens eget ansvar, og kommunal dækning af udgif- ten kan som udgangspunkt ikke forventes.
Ordregiver yder økonomisk støtte til hjælpemidler i henhold til bevilling udstedt efter Servicelovens
§ 112.
I henhold til hjælpemiddelbekendtgørelsens § 6, stk. 3 skal afregning ske direkte mellem Leveran- døren og Ordregiver. Borger hæfter dog selv for eventuel egenbetaling i forbindelse med udleve- ring af hjælpemiddel, og dette afregnes direkte mellem Leverandøren og borger.
Det skal fremgå af fakturaen, som sendes til Ordregiver, om borgerens eventuelle egenandel er fratrukket.
3 Forretningsgang og rådgivning af borger hos fagperson
3.1 Generel rådgivning af borger
Såfremt en borger henvender sig til Leverandøren med et ønske om at få ortopædisk fodtøj, så skal Leverandørens tilknyttede fagperson foretage en vurdering af, hvorvidt en borger kan være berettiget til at modtage tilskud eller ej.
Leverandøren skal rådgive borgeren om hvordan et normalt udredningsforløb forløber med forven- tet tidsforbrug, samt at det alene er kommunen som på baggrund af indstilling fra speciallæge, foretager bevilling til borgeren.
Såfremt borgeren ikke vurderes at være berettiget til tilskud, skal Leverandøren give en fyldestgø- rende information til borgeren, samt oplyse om mulighed for borger kan henvende sig til egen læ- ge.
For almindelige og ikke komplicerede lidelser som ligtorne, nedgroede negle, almindelig platfod, skæv storetå bør borger så vidt muligt vejledes til at undgå at skulle igennem en administrativ pro- ces, som forventeligt vil resultere i et afslag. Leverandøren skal i den forbindelse rådgive og vejle- de borgeren om hvilken behandling, som vurderes væsentligt at kunne afhjælpe borgerens gener, medføre højere livskvalitet og færre komplikationer.
3.2 Rådgivning i forbindelse med svær foddeformitet
Såfremt Leverandøren vurderer at borgeren kan være berettiget til at modtage støtte til ortopædisk fodtøj, kan Leverandøren assistere borgeren med udarbejdelse af ansøgning til tilskud til levering af ortopædisk fodtøj. Leverandør kan herefter indsende ansøgning om bevilling med borgerens underskrift på ansøgning til ordregiver. Borgerens behov skal stå beskrevet i ansøgningen i form et journalnotat, se Rammeaftalens pkt. 4.4.
Ordregiver behandler derefter ansøgningen inkl. relevante speciallægepapirer træffer afgørelse om borgeren er berettiget til tilskud.
Leverandøren skal udfærdige ortopædisk fodtøj, ud fra den bevilling der er udstedt af den enkelte kommune, baseret på en lægefaglig vurdering i forhold til hvilken lidelse der skal afhjælpes. Leve- randøren skal anvende den til enhver tid bedste faglige vurdering af hvilket fodtøj, der afhjælper borgerens problem bedst muligt, i forhold til den konkrete bevilling udstedt af den enkelte kommu- ne.
Leverandøren er derfor forpligtet til at foretage tilpasninger og mindre justeringer af fodtøjet, som en del af den tilbudte pris.
Ved uenighed mellem borger og leverandør er leverandøren forpligtet til, uden unødig forsinkelse at kontakte kommunen med henblik på at søge en uenighed bilagt.
Det præciseres, at Leverandøren ikke er sagsbehandler. Leverandøren skal udfærdige fodtøj, ud fra den bevilling der er udfærdiget og den skomagerfaglige vurdering til hvilket fodtøj, der afhjælper borgerens problem. Det er alene Leverandørens ansvar at levere et produkt der lever op til bevil- ling udstedt af den enkelte kommune og som er baseret på en lægefaglig vurdering ift. hvilken li- delse der skal afhjælpes.
4 Journalnotat
Leverandøren skal leve op til Rammeaftalens bestemmelser om journalnotater og dokumentation.
5 Kundeservice - support
Leverandøren skal leve op til Rammeaftalens bestemmelser om samarbejde og rådgivning i Ram- meaftalens løbetid, hvor såvel borgere, Ordregivere og øvrige parter kan være relevante aktører.
Leverandøren skal stille faglig rådgivning og support til rådighed for kommunerne. Rådgivning og support skal være dansksproget, tilgængelig alle årets 12 måneder, og udføres personlig, telefo- nisk og via mail.
Rådgivning og support skal være tilgængelig på hverdage også f.eks. på hverdage mellem jul og nytår.
Rådgivningen skal f.eks. indeholde support og vejledning vedrørende ansøgninger, hjælpemidlers funktion, koordineringsopgaver med borgere og Ordregiver, fakturaindhold mv.
Der tillades alt to ugers ferielukning i perioden uge 27-32.
6 Betjeningssteder (lokale)
Leverandøren skal leve op til Rammeaftalens bestemmelser om anvendelse af betjeningssteder.
7 Krav til fremstilling og kvalitet
Leverandøren, skal vurdere/afprøve det bedst egnet og billigste produkt til borgeren. Det kan f.eks. være, når en borger henvender sig med bevilling til fodtøj, som skal afhjælpe diabetes og dermed er tryksårstruet, så forventes det at der tages vurdering ud fra, kan denne borger benytte ff-fodtøj, og hvis det vurderes, at der skal lidt ekstra plads i fodtøjet til f.eks. hammertæer, så vurderes det om der kan benyttes semiortopædisk fodtøj - altså sidste udvej er ortopædisk håndsyet fodtøj.
Der er følgende krav til produkter og kvalitet:
• Det tilbudte fodtøj er af en kvalitet, så det ved almindeligt brug har en holdbarhed på mini- mum 18 mdr.
• De tilbudte fodindlæg er af en kvalitet, så de ved almindelig brug har en holdbarhed på minimum 12 måneder.
• Materialer og komponenter i samtlige produkter er i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øv- rigt for området.
• Materialer, der anvendes ved forarbejdning, herunder farvning, af skindet til alle typer orto- pædisk fodtøj samt til fremstilling af fodtøjet i øvrigt, som udgangspunkt ikke indeholder stoffer, der er dokumenteret allergifremkaldende eller på anden måde er dokumenteret sundhedsskadelige.
• Er en borger allergisk over for de anvendte materialer - er muligt at anvende andre proces- ser og materialer til afhjælpning heraf.
• Alt særligt fabriksfremstillet fodtøj, Leverandøren forhandler, er CE-mærket og opfylder be- tingelserne i LBK nr. 1263 af 15.12.2008 om medicinsk udstyr.
Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj
Individuelt fremstillet ortopædisk fodtøj skal fremstilles ved, at patientens fod opmåles og der tages belastningsaftryk (pedografaftryk, blåaftryk, skanning el.lign.) for at se belastningspunkter og fejl- stillinger på foden. Der skal fremstilles en individuel læst på baggrund af mål, aftryk og evt. en gipsafstøbning. Fodtøj og grundindlæg skal fremstilles over læsten, og undervejs foretages af- prøvninger på patienten, for at sikre at læsten og det valgte indlæg korrigerer korrekt. Prøvninger- ne skal foretages som plastprøve og/eller prøvning af det delvist færdige fodtøj. Hvis patienten tidligere har fået fodtøj efter samme læst, kan afprøvningerne undervejs eventuelt udelades. På denne måde skal fodtøjet få en unik pasform konstrueret til en stabil styring af fodens knoglestruk- tur. Alle dele af fodtøjet skal individuelt tilpasses den enkelte borger, dvs. produceret over person- lig læst med individuelt overlæder. Det skal være muligt at korrigere foden og benlængden til den optimale gangafvikling samt sikre den nødvendige stabilitet for at holde foden.
Semiortopædisk fodtøj
Semiortopædisk fodtøj er fabriksfremstillet over en standard læst med standard overlæder. Fodtø- jet har et standardindlæg. Foden, skal måles eller prøves i prøvesko for at finde den bedst pas- sende standardlæst. Fodtøjet kan produceres i forskellige størrelser, vidder, med ekstra volumen
m.m. Derved er der større hensyntagen til fodens form end ved fabriksfremstillet fodtøj. Semiorto- pædisk fodtøj kan anvendes til fødder, hvor der ikke er alt for store foddeformiteter eller komplika- tioner. Det kræver dog oftest at standardindlægget erstattes af et individuelt tilpasset indlæg til støtte og evt. korrektion af foden. Fodtøjets sål kan tilgodese god afviklingsfunktion. Mindre orto- pædiske tilretninger kan evt. foretages i eller udenpå fodtøjet.
Fabriksfremstillet fodtøj
Fabriksfremstillet fodtøj (FF-fodtøj) er fremstillet på fabrik over en standardlæst i serieproduktion med standardoverlæder. Fodtøjet kan være specielt beregnet til ømme og sarte fødder fx med ekstra volumen. Fodtøjet er velegnet til løse indlæg og til ortopædiske tilretning på sålen (fx ud- vendige forhøjelser, gænger).
FF-fodtøj er fabriksfremstillet fodtøj med korrektioner indbygget. Fx gængesål, specielt blødt læder til sarte gigt- og diabetesfødder. FF-fodtøj har et standardindlæg. FF-fodtøj er ikke fodtøj, der for- handles i almindelig handel/netforretninger. Hvis der skal et andet fodindlæg i FF sko end stan- dard, skal der en bevilling til på det nye fodindlæg, Så hver ting bevilges for sig, eller i hvert fald skrives separat på evt. den samme bevilling. Der skal være taget stilling til hvilket fodtøj der skal søges om inden ansøgning sendes til kommunen.
Fodindlæg
Fodindlæg til aflastning og korrigering af svær foddeformitet skal være et individuelt ortopædisk fremstillet indlæg. Indlægget skal fremstilles efter en klinisk undersøgelse og anamnese samt en fod holdt i korrigeret stilling, måltaget f.eks. ved skanning, skumaftryk, gipsafstøbning og tilsvaren- de. Indlægget skal fremstilles 100 % efter data jævnfør en gipsafstøbning, skanning eller tilsvaren- de. Såfremt borgerens fod har ændret sig skal leverandøren kunne reproducere borgerens eksiste- rende indlæg/udskiftning af indlægget. Det understreges, at såfremt en borger har gennemgået væsentlige fysiske forandringer der gør, at produktet ikke længere passer, er Leverandøren forplig- tiget til at fremstille et nyt produkt til borgeren ud fra de forandringer som borgeren har måttet gen- nemgå.
Det nye produkt skal medføre en ny ansøgning, der herefter afregnes særskilt for.