Contract

Formålet med denne forretningsgang er, at beskrive de praktiske forhold omkring det daglige samarbejde for virk- somheder med en Samarbejdsaftale – Fleet Management, finansiel leasing.

1. Primære forhandlere

Nordania vælger leverandør.

2. Bilpolitik

Biler vælges med udgangspunkt i en med virksomheden fastlagt bilpolitik. Nordania rådgiver løbende virksomhe- den om valg af biler.

3. Bilrådgivning og tilbud

Den bilansvarlige hos virksomheden kontakter Nordania Fleet Direkte via e-mail til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx eller via telefon 00 00 00 00. E-mailen skal foruden navn og telefonnummer på brugeren, også indeholde oplysninger om de vilkår, der gælder for den pågældende bruger i henhold til bilpolitik, samt så fyldestgørende oplysninger som muligt om den/de konkrete biler, der ønskes tilbud på herunder mærke, model, udstyr, farve m.v.

Det er også muligt at anvende Nordania Bilapp til at konfigurere sin nye firmabil jf. virksomhedens bilpolitik. I forbindelse med dette fremsendes konfigurationen altid til verifikation hos Nordania, hvor efter evt. yderligere råd- givning forekommer eller endeligt tilbud fremsendes.

Procedure for bestilling af bil fremgår af mailkorrespondancen i tilbudsfasen. Når rekvisition modtages pr. e-mail fra fuldmagtshaver jf. tillæg ”Fuldmagt til Samarbejdsaftalen - Fleet Management”, betragtes bestillingen som en- delig.

Tilbud afgives ud fra reglerne i virksomhedens bilpolitik. Fleet Direkte afgiver kun tilbud på biler, der overholder gældende bilpolitik.

Såfremt det ønskes, henviser Fleet Direkte til nærmeste primære forhandler, hvor den enkelte bil kan prøves.

4. Levering af bil

Forhandler kontakter den på leasingrekvisitionen anførte medarbejder/kontaktperson vedrørende aftale om levering af bilen i henhold til det ønskede leveringstidspunkt.

Forsinkelse ved levering af ny bil

Hvis bilen ikke kan leveres på det lovede tidspunkt og sted, vil den primære forhandler kontakte brugeren/kontakt- personen angående ny aftale om levering.

Leveringssted for ny bil

Bilen afhentes af bruger hos forhandleren, leveres hos en af virksomhedens afdelinger i Danmark eller leveres på hjemmeadressen efter aftale og det er p.t. uden beregning.

Mangler ved den leverede bil

Hvis der i forbindelse med levering af en ny bil konstateres mangler eller skader, skal virksomheden/brugeren om- gående gøre forhandleren opmærksom herpå samt aftale, hvornår det kan blive bragt i orden.

5. Leasingaftale

Efter bilen er leveret, vil den endelige leasingaftale være tilgængelig i Nordania Connect. Leasingaftalen bliver ud- færdiget når vi har modtaget faktura på bilen og færdigbehandlet sagen.

Leasingafgiften beregnes fra bilens leveringsdag.

6. Information til bruger af bilen

I forbindelse med levering af ny bil, sender Nordania et velkomstbrev til bruger/kontaktperson pr. mail når der er bestilt ny bil. Derefter sendes yderligere et velkomstbrev 2 uger før forventet levering.

Velkomstbrevene indeholder en række praktiske informationer samt svar på typiske spørgsmål. Endvidere indehol- der mailen link til bestilling af en Falck-førstehjælpskasse og evt. sikkerhedspakke.

På xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx kan brugeren finde yderligere relevante oplysninger i forbindelse med bru- gen af sin firmabil.

Virksomheden er pligtig til at informere bruger om virksomhedens bilpolitik, personbeskatning (herunder genbe- regning), forsikringsforhold mv.

7. Genberegning

For leasingbiler benyttes prisen på indregistreringstidspunktet som beskatningsgrundlag. I henhold til registrerings- afgiftsloven skal en leasingbil genberegnes senest efter 3 måneder, hvor formålet er at kalibrere afgiften til det ni-

veau, der svarer til afgiftsniveauet på tilsvarende biler, som er udbudt til salg. For biler indregistreret efter 1. fe- bruar 2020, er markedsprisen, og dermed den nye genberegnede tekniske nypris, ligeledes gældende som beskat- ningsgrundlag, efter genberegningen har fundet sted. Selve beregningen sker i henhold til den juridiske vejledning, hvor det også fremgår at et beskatningsgrundlag ikke kan blive lavere end den oprindelige pris ved 1. indregistre- ring.

8. Ladeløsning

Såfremt virksomheden har valgt en løsning med privat ladeboks til medarbejderne, installerer ladeoperatøren lade- boksen på medarbejdernes private adresser.

Ladeoperatøren kontakter medarbejderen direkte for at aftale eventuel projektering, installationstidspunkt samt an- det, der måtte vedrøre opladning af leasingbilen.

Medarbejderen betaler sit strømforbrug til egen el-leverandør. Ladeoperatøren fjernaflæser herefter forbruget på den opsatte ladeboks og overfører automatisk et beløb til medarbejderens konto, afhængig af den valgte løsning, tilbagebetalingssats og ladeoperatørens betingelser.

Ladeoperatøren sender ladebrik til bruger på baggrund af Nordanias bestilling af ladeløsning. Ladebrikken er til- knyttet brugers firmabil gennem Nordania, og må udelukkende benyttes til denne.

Yderligere oplysninger kan findes på xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

9. Fakturering

Faktura udskrives én gang pr. måned og sendes til den aftalte fakturaadresse. Der vil fremkomme én faktura på fa- ste ydelser og én faktura på variable ydelser (udlæg). I forbindelse med bl.a. opstart og afslutning af leasingaftale, vil der kunne forekomme ad hoc fakturaer/kreditnotaer ud over den faste månedlige fakturering.

Faste ydelser pr. måned – én faktura

• Leasingydelse

• Oplysning om momsfradrag (følger som bilag til hovedfakturaen)

• Forsikring

• El abonnement

Ovenstående ydelser faktureres månedsvis.

Variable ydelser (udlæg) pr. måned – én faktura

• Brændstof og bilvask

• Kør videre-produkter efter konstateret forbrug

• Diverse services efter regning

• Lejebil

Ovenstående ydelser faktureres månedsvis bagud eller, når faktura er godkendt af Nordania.

10.       Brændstof (gældende, hvis brændstofadministration indgår i aftalen)            

Den enkelte medarbejder kan efter eget valg vælge brændstofkort, jf. bilpolitik.

Tekst på brændstofkort

Aftalenummer og eventuelt brugernavn eller firmanavn.

Fremsendelse af brændstofkort

Brændstofselskaberne fremsender brændstofkortene til virksomheden, att. den enkelte bruger eller kontaktperson.

Kilometerindtastning

Der er i brændstofordningen indbygget krav om kilometerindtastning ved hver brændstofpåfyldning. Såfremt en- kelte medarbejdergrupper hos virksomheden ikke benytter kilometerindtastningen, vil Nordania ikke være i stand til at rapportere brændstofforbrug m.m. for de pågældende bil. Såfremt brændstofkort benyttes til lejebil, indtastes kilometerstand som 999.999.

Bortkommet brændstofkort

Såfremt et brændstofkort bortkommer eller bliver stjålet, kontakter medarbejderen brændstofselskabet som anført i det udleverede materiale fra denne (kortbestemmelser m.v.).

Afmeldt brændstofkort

Et afmeldt brændstofkort skal destrueres.

Bestilling af erstatningskort

Virksomheden sender anmodning om bestilling af nyt kort direkte til Nordania via e-mail/ Nordanias hjemmeside.

11. Service- og vedligeholdelse

Service og vedligeholdelse er ikke indeholdt i leasingaftalerne. Leasingtager indestår for, at de leasede biler ser- viceres og vedligeholdes efter den til enhver tid forskriftsmæssige serviceplan på mærkeautoriseret værksted. Ud- gifterne hertil er Nordania uvedkommende.

12. Lejebil

Nordania formidler lejebiler efter regning. Yderligere oplysninger om lejebiler kan ses på xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

13. Skader

Anmeldelse af skader

Bruger skal anmelde skade til relevante forsikringsselskab. Er kunden forsikret gennem Nordania, kan bruger også vælge at anmelde skade til Nordania Assistance på tlf. 00 00 00 00.

Nordania anbefaler, at alle skadereparationer som udgangspunkt, udføres på et autoriseret skadeværksted. Se yder- ligere oplysninger på xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Glasskader/Dækskader

Alle glasskader og dækskader skal repareres hos en af Nordanias partnere. Alle reparationer udføres for virksom- hedens regning. Yderligere oplysninger kan ses på xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Xxxxxx kontakter reparatøren og aftaler tidspunkt og sted for besigtigelse og reparation. Faktura kan fremsendes til Nordania, der viderefakturerer virksomheden for udlægget.

14. Brugers indeståelse for bilens restværdi

Ved leasingperiodens udløb er virksomheden forpligtet til på Nordanias anfordring at anvise en momsregistreret erhvervsdrivende køber af den leasede bil for en minimum kontantpris, der fremgår af den individuelle leasingaf- tale.