Samarbejdsaftale
Bilag 5 Sagsnr. 288266
Xxx.xx. 1754111
Samarbejdsaftale
Samarbejdsaftalen består af dette dokument med overskrifterne:
1. Parterne
2. Baggrund for indgåelse af nærværende aftalen
3. Svanemøllehallen og Remisens drift
4. Målsætninger
5. Facilitetsfordeling
6. Svanemøllehallen og Remisens organisering
7. Angivelse af de samlede rammer for Svanemøllehallen og Remisens drift
8. Samarbejde
9. Udvikling af ledelse og medarbejdere
10. Udvikling af ressourcestyringen
11. Miljøledelse
12. Vedligeholdelse
13. Evaluering
14. Vilkår for regulering af aftalens bestemmelser m.m.
15. Ikrafttrædelsestidspunkt, gyldighedsperiode.
1. Parterne
Dette dokument udgør en samarbejdsaftale mellem
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Fritid & Idræt Københavns Kommune Flæsketorvet 68
1501 København V og
Brugerbestyrelsen for Svanemøllehallen og Remisen
Xxxxxxxxxxxx 000
2100 København Ø
2. Baggrund for indgåelse af nærværende aftale
Grundlaget for indgåelse af samarbejdsaftalen er Borgerrepræsentationens beslutning af 13. januar 2006 om at ”der decentraliseres så langt det enkelte anlæg kan bære det”
Samarbejdsaftalen er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. Aftalen skal derfor betragtes som en hensigtserklæring som begge parter forpligter sig til at følge.
Aftalen fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler, personalepolitikker mv. Dette betyder at nærværende aftale ikke medfører nogen indskrænkning i Borgerrepræsentationens, Kultur- og Fritidsudvalgets eller Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktørs kompetence til at tilbagekalde eller ændre aftalen, eller andre forhold af betydning for det aftalte.
3. Svanemøllehallens og Remisens drift
Svanemøllehallen er på 7500 m2. Remisen er på 2100 m2. Begge haller er indendørs haller.
I Svanemøllehallen er der badmintonbaner, squashbaner, en håndboldbane, fodboldbaner, tennisbaner, basketballbaner, volleybaner og richochetbaner. Endvidere dyrkes der frisbee, kickboksing, gymnastik, aerobic og motion.
Svanemøllehallens brugergruppe består af skoler, institutioner, selvorganiseret idræt og organiseret idræt.
I Remisen er der skoleidræt, badmintonbaner og bordtennisfaciliter. Remisens brugergruppe består af skoler og uorganiseret idræt.
Begge anlæg er primært idrætsanlæg.
4. Målsætninger
Formålet med aftalen er indenfor de økonomiske rammer at styrke anlæggenes fysiske rammer og optimere vilkårene for brugerne gennem en styrkelse og forbedring af ledelse, organisering, ressourcestyring og ressourceudnyttelse.
Målsætninger for anlæggenes drift og udvikling:
• At stille faciliteter til rådighed for idrætslige, kulturelle eller andre almennyttige formål
• Svanemøllehallen og Remisens mission er at tilbyde brugerne gode fysiske rammer for idrætsudøvelse
• At medvirke til en realisering af målsætningerne i Den Idrætspolitiske Redegørelse (heri er indeholdt de kommunalt opstillede målsætninger)
• At medvirke til udvikling især på børne- og ungeområdet
• At indgå i og styrke det lokale netværksarbejde
• At bidrage til udvikling af sundhed og social og etnisk integration
• At søge faciliteterne udlejet i det omfang det under hensyn til de primære aktiviteter måtte være muligt
• At udvikle såvel eksisterende som nye faciliteter med henblik på til stadighed, at kunne imødekomme idrættens og den enkelte brugers behov
• At arbejde for at etablere lokale og fleksible faciliteter, der løbende tager højde for de krav til aktivitets- og motionsmuligheder, som særligt opstår hos brugerne i Københavns Kommune
• At arbejde for, at kvaliteten af faciliteterne, serviceydelserne, informationsniveauet samt betjeningen i det daglige lever op til de krav, de enkelte brugergrupper efterspørger
• At få optimeret baneudlejningen i begge haller, således at flest mulige idrætsgrene er repræsenteret både indenfor den organiserede og den uorganiserede idræt
5. Facilitetsfordeling
Efter kommunaliseringen er faciliteterne offentlige, hvilket medfører, at fordelingen hører ind under Folkeoplysningsudvalgets kompetence.
Anlæggenes årlige banefordeling varetages af Folkeoplysningsudvalget. Fordelingen af tider vil fortsat ske i samarbejde med brugerbestyrelsen og ansatte i Svanemøllehallen og Remisen.
6. Svanemøllehallen og Remisen organisering
Denne aftale ændrer ikke ved den sædvanlige ansvarsfordeling mellem Borgerrepræsentationen, Kultur- og Fritidsudvalget, Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Det er således stadig Kultur- og Fritidsforvaltningen, der har det overordnede forvaltningsmæssige ansvar for Svanemøllehallen og Remisen.
Svanemøllehallen og Remisen ledes af en teamchef og en anlægsleder, som sammen varetager den daglige koordinering af anlæggets drift. Brugerbestyrelsen har medansvaret for anlæggets udvikling og profiler.
Brugerbestyrelsen:
• Fastsætter principperne for anlæggets profil i samarbejde med teamchefen og anlægslederen
• Formulerer flerårige visioner for anlægget i samarbejde med teamchefen og anlægslederen, herunder kvantitative mål for anlæggets drift
• Høres vedr. prioriteringen af Svanemøllehallen og Remisens driftsbudgetter
• Høres vedr. ændringer på ordensregler, åbningstider mv.
• Afgiver udtalelse om alle spørgsmål, som Kultur- og Fritidsudvalget anmoder om udtalelse vedrørende
Teamchefen og anlægslederen:
• Under hensyntagen til overholdelse af Svanemøllehallen og Remisens budgetter, Københavns Kommunes politikker og lovmæssige begrænsninger mv. samarbejder brugerbestyrelsen, teamchefen og anlægslederen med virkeliggørelse af visionerne for Svanemøllehallen og Remisen.
Teamchef
Anlæggets organisationsstruktur
Fritidschef
Anlægsleder
Brugerbestyrelse
7. Angivelse af de samlede økonomiske rammer for Svanemøllehallen og Remisen
Med budgettet vedtager Borgerrepræsentationen en nettoramme for de københavnske idrætsanlæg. Kultur- og Fritidsudvalget vedtager herefter nettorammen for Svanemøllehallen og Remisen.
Teamchefen kan flytte midler fra et anlægs nettoramme til et andet anlægs nettoramme efter høring af Brugerbestyrelsen.
Den økonomiske ramme for Svanemøllehallen og Remisen bygger dels på behovet for at planlægge i hele aftaleperioden, dels på anlæggenes behov for økonomisk stabile rammer samt behovet for fleksibilitet.
Nettorammen anvendes til gennemførelse af mission og vision for Svanemøllehallen og Remisen. Inden for nettorammen udarbejder teamchefen og anlægslederen et budget. Budgettet sendes til høring hos Brugerbestyrelsen. Teamchefen er ansvarlig for overholdelse af nettobudgettet.
Københavns Kommunes sikrings- og forsikringspolitiks retningslinier gælder for anlægget. I anlæggets budget skal indgå præmieomkostninger. I 2006 etableres en selvrisikopulje til dækning af
skadesbeløb mellem 10.000 kr. (det tidligere KI´s forsikringers selvrisiko) og 100.000 kr. (Københavns Kommunes forsikrings selvrisiko).
Svanemøllehallen og Remisens samlede budgetramme 2006 udgør følgende (1.000 kr.):
Svanemøllehallen | Remisen | |
Budgetår | 2006 | 2006 |
Indtægter | 5.227 | 1.321 |
Udgifter | 4.591 | 1.096 |
Netto | 636 | 225 |
Budgetrammen er udarbejdet i løbende priser på baggrund af Svanemøllehallen og Remisens budgetramme for 2005. Budgetrammen vil i øvrigt blive reguleret efter de samme retningslinier, som gælder for forvaltningens øvrige områder, og kan ændres som følge af generelle rammekorrektioner og prioriteringer vedtaget af Kultur- og Fritidsudvalget eller Borgerrepræsentationen.
På linie med øvrige institutioner i Kultur- og Fritidsforvaltningen kan Svanemøllehallen og Remisen pålægges at bidrage til Københavns Kommunes årlige prioriteringsrum.
Kultur- og Fritidsudvalget har den 21. november 2002 (KFU 427/2002) vedtaget overførselsregler for aftalestyrede virksomheder. Ifølge disse regler kan mindreforbrug overføres til det næste år og anvendes til engangsudgifter. Anvendes det overførte beløb til flerårige udgifter, er det en betingelse, at Svanemøllehallen og Remisen inden for aftaleperiodens ramme kan finansiere merudgifterne.
Tilsvarende gælder, at merforbrug, der finansieres af næste års budget, ikke må anvendes til flerårige udgifter, der ikke kan holdes inden for rammen, eller medfører en begrænsning af den daglige drift og dermed muligheden for at opfylde aftalte målsætninger i aftaleperioden.
Københavns Kommunes bevillingsregler er i øvrigt gældende for Svanemøllehallen og Remisen. Svanemøllehallen og Remisen skal desuden opfylde de krav og følge de regler, som Kultur- og Fritidsforvaltningen stiller i forbindelse med budgetforslag, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse.
Teamchefen og anlægslederen skal mindst en gang om måneden vurdere økonomien og tage initiativ til regulering af driften, såfremt nettobudgettet ikke kan overholdes. Eventuelle initiativer sker i samarbejde med Brugerbestyrelsen.
b. Personalemæssige vilkår
b.1. Ledelsesforhold
Teamchefen ansættes af og i Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Anlægslederen ansættes tilsvarende af og i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Ansættelse af anlægslederen sker i samarbejde mellem Fritid & Idræt, medarbejderrepræsentanter, og maksimalt 2 medlemmer fra Brugerbestyrelsen for Svanemøllehallen og Remisen.
Teamchefen bærer ansvaret for den daglige drift af Svanemøllehallen og Remisen. Driftsansvaret kan uddelegeres til en anlægsleder.
Driften af Svanemøllehallen og Remisen sker i henhold til Københavns Kommunes værdigrundlag og Kultur- og Fritidsforvaltningens ledelsesgrundlag. Ledere og medarbejdere ansættes i henhold til de af Københavns Kommune indgående overenskomster.
Teamchefen har kompetence til at indgå aftaler om lønfastsættelse i form af funktions- og kvalifikationsløn samt resultatløn (Ny Løn) inden for de gældende regler og inden for de budgetmæssige rammer. Denne kompetence eller dele heraf kan delegeres til anlægslederen. Lønfastsættelsen sker i et samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningens personaleafdeling.
Mange medarbejdere, som var ansat i det tidligere Københavns Idrætsanlæg, er indtil 31. marts 2008 ikke omfattet af Ny Løn, men er i stedet omfattet af individuelle rettigheder hidhørende fra lov om virksomhedsoverdragelse.
b.2. Medarbejdere
Inden for nettorammen kan teamchefen frit disponere antallet af medarbejdere. Forøgelse/nedskæring af antallet af medarbejdere forudsætter høring af brugerbestyrelsen.
Kompetencen til ansættelse af medarbejdere kan delegeres til anlægslederne. Ansættelse af tjenestemænd kan kun ske efter forudgående godkendelse af Kultur- og
Fritidsforvaltningens personaleafdeling efter de generelle regler om tjenestemandsansættelse i Københavns Kommune.
Uansøgt afskedigelse af medarbejdere kan kun ske i samarbejde med tillidsrepræsentanter og Kultur- og Fritidsforvaltningens personaleafdeling.
8. Samarbejde
Teamchefen samarbejder med Svanemøllehallen og Remisens brugerbestyrelse og den øvrige forvaltning. Teamchefen deltager i forvaltningens teamchefmøder.
9. Udvikling af ledelse og medarbejdere
Kultur- og Fritidsforvaltningens personalepolitik skal følges.
Kultur- og Fritidsforvaltningen prioriterer en stadig medarbejder- og ledelsesudvikling. Som følge af denne prioritering er teamchef og anlægsleder forpligtet til at deltage i såvel individuel som kollektiv lederudvikling.
Teamchefen er ansvarlig for tværgående lederudviklingsprojekter.
Medarbejderne i Svanemøllehallen og Remisen skal have mulighed for løbende at udvikle deres faglige kompetencer med henblik på at opnå en forbedring af arbejdsrutiner og en opdatering af viden i takt med udviklingen.
10. Udvikling af ressourcestyring
Valby Idrætspark/Satellitanlæggene anvender Kultur- og Fritidsforvaltningens ressourcestyringsværktøjer. Teamchefen og anlægslederen i Svanemøllehallen og Remisen har ansvar for løbende i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen at udvikle værktøjerne, således at anlæggets økonomistyring kan ske på optimale vilkår.
11. Miljøledelse
Borgerrepræsentationen tiltrådte i juni 2001 samarbejdsaftalen om Dogme 2000 og miljø. Deltagelsen i Dogme 2000 samarbejdet indebærer bl.a., at Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner over tid skal miljøcertificeres.
Målsætningen er præciseret i Københavns Agenda 21, 2004-2007, som blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen i januar 2005. Agenda 21 planen indebærer, at alle forvaltninger og institutioner i Københavns Kommune skal miljøcertificeres inden udgangen af 2008.
Kultur- og Fritidsudvalget vedtog den 4. november 2004 en tidsplan for indførelse af miljøledelse i forvaltningen. Tidsplanen indebærer, at alle idrætsanlæg under Kultur- og Fritidsforvaltningen skal være miljøcertificeret i løbet af 2007 og 2008.
Svanemøllehallen og Remisen er forpligtet til løbende at registrere alle væsentlige miljøforhold inden for anlæggenes område, som kan indgå i Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede miljøkortlægning, der løbende bliver opdateret.
Svanemøllehallen og Remisen er desuden forpligtet til at sikre, at der tages hensyn til miljøet ved indkøb af produkter, samt ved anvendelsen af produkterne i det daglige arbejde og den efterfølgende håndtering og bortskaffelse af affaldsprodukter.
12. Vedligeholdelse
Svanemøllehallen og Remisens tilstand er beskrevet i ”Investeringsplan for renovering af de københavnske idrætsanlæg”, som Borgerrepræsentationen tog til efterretning d. 25. august 2006.
Det økonomiske og praktiske ansvar for den ud- og indvendige vedligeholdelse og fornyelse påhviler i 2006 Københavns Ejendomme.
Svanemøllehallen og Remisen er ansvarlig for den indvendige vedligeholdelse og fornyelse fra 1. januar 2007.
Det økonomiske og praktiske ansvar for den udvendige vedligeholdelse og fornyelse påhviler Københavns Ejendomme.
Renholdelse er Svanemøllehallen og Remisens ansvar.
13. Evaluering
Aftalen er gældende i 4 år og evalueres et år inden udløbet.
Evalueringen vedrører hele aftalen, målene, samarbejdet, afrapporteringen etc.
14. Vilkår for regulering af aftalens bestemmelser m.m.
Hver af parterne har krav på genforhandling af aftalen i aftaleperioden ved væsentlige ændringer i det grundlag, aftalen er indgået på.
I øvrigt kan genforhandling finde sted, når parterne er enige herom.
15. Ikrafttrædelsestidspunkt, gyldighedsperiode
Aftalen er gældende for perioden 1. januar 2006 til 31. december 2009.
Det er en forudsætning for aftalens gyldighed at denne er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget og underskrevet af Fritidschefen, Teamchefen og brugerbestyrelsen.
*************
For Kultur- og Fritidsforvaltningen For Kultur- og Fritidsforvaltningen
Xxxx Xxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxxx Xxx Xxxxxxxx, Teamchef
København d. / 2006 København d. / 2006
For Brugerbestyrelsen
København d. / 2006