Arbejdsgang Opstart og tilbud på nybyggeri

Arbejdsgang

Opstart og tilbud på nybyggeri

Emne	I forbindelse med en kommunes udbud af grundkapital eller i forbindelse med erhvervelse af byggegrund eller anden erhvervelse kan 3B vælge at afgive et tilbud på et nybyggeri-projekt. Indholdet af et tilbud varierer på baggrund af kommunens udbudsbetingelser, men skal som minimum indeholde: Skema A Skitseprojekt Købstilbud eller købsaftale på grund (med mindre byggegrund er ejet af boligforeningen) Tilbudsbrev Ofte vedlægges også referencer fra andet byggeri og redegørelse for økonomisk solidaritet.
Arbejdsopgaver	Inden tilbudsprocessen iværksættes, skal organisationsbestyrelsen godkende igangsættelsen samt estimerede omkostninger forbundet med igangsættelse af projektet samt medarbejderressourcer. Projektlederen i Byg er tovholder på udarbejdelsen af et samlet tilbud til kommune/grundsælger, men får input fra følgende til tilbuddets indhold: Ingeniør (miljø m. fl) og advokat kommer med input til risikovurdering af grund. Byggeøkonomi kommer med input til budgetskema. Driftschef og økonomimedarbejder kommer med input til driftsbudget. Kommunikation kommer med input til layout, indhold og foreløbig afdelingsnavn. Arkitektrådgiver udarbejder skitseprojekt.
Procedurer	Der udarbejdes budget på estimerede udgifter og ressourcer til projektet. Der udarbejdes en indstilling til organisationsbestyrelsen om godkendelse af igangsættelse af tilbudsprocedure. Projektleder i Byg nedsætter projektgruppe og indkalder til opstartsmøde. Der udarbejdes en risikovurdering af grundkøbsforhold og projekt, herunder bl.a. miljø og forureningsforhold, der afstemmes med advokat på byggesagen. Der skal især være fokus ved projekter, hvor der er flere parter/ejerlejligheder. Der udarbejdes en indstilling til organisationsbestyrelsen på baggrund af byggeudvalgets anbefaling og risikovurdering. Det besluttes, hvad tilbuddet skal indeholde. Der udarbejdes købsaftale eller købstilbud. Der tilknyttes en rådgiver og skitseprojekt igangsættes. Der udarbejdes et udkast til skema A. Der udarbejdes et tilbudsbrev. Tilbuddet indsendes til kommunen.
Værktøj og Vejledning	1) Indstilling til organisationsbestyrelse Der udarbejdes en indstilling til organisationsbestyrelsen med en kort beskrivelse af projektet og budget for tilbudsproces. 2) Projektgruppe Der etableres en projektgruppe med repræsentanter fra Byg, Udlejning, Byggeøkonomi, Økonomi, Energi og miljø og Kommunikation. Projektleder fra Byg er tovholder på projektet. Projektgruppen har fået udleveret udbudsmateriale før udbud, og skal på den baggrund vurdere, om det er attraktivt at deltage i udbuddet. Projektgruppen vurderer hvilken boligtype og sammensætning samt niveau på husleje, der ønskes i projektet. Det vurderes samtidig, hvad der er den maksimale grundpris og den ønskelige grundpris. Baggrund for beslutningen er udlejningserfaringer fra lignende byggeri og kommunens udbudskrav. Samtidig drøftes visionen for projektet - har vi en særlig bæredygtig vinkel, er projekt oplagt til et forsøg med en ny arbejdsgang, ønsker vi en særlig beboergruppe, etc. Mødet opsummeres i et opstartsnotat med projektgruppens anbefalinger, som foreligges byggeudvalget. 3) Risikovurdering I risikovurderingen af grundkøb og projekt skal alle relevante forhold, som udgør en risiko ved grundkøb og nybyggeri, vurderes, herunder: Forhold omkring køber/sælgers forpligtelser Forurening Nødvendig byggemodning, f.eks. pilotering, kloak m.m. Deklarationer Servitutter Klausuler Ejerlejlighedsopdeling, egne matrikler og eksterne matrikler Eksisterende ejerforeninger i forhold til grundkøb Lokalplan Udover at der udarbejdes en risikovurdering, der forelægges direktion og organisationsbestyrelse, skal der være særlig fokus på forhold, hvor der i projektet er flere ejerlejlighedspartier. Dette gælder især ved eksterne ejeforhold. Herudover danner denne også grundlag for dokumentation m.m. i forhold til vurdering af grund- og ejendomsværdi og hvorvidt, denne evt. skal ankes. 4) Indstilling til organisationsbestyrelsen Hvis byggeudvalget godkender projektet, indstilles det til organisationsbestyrelsen, at de godkender, at der afgives tilbud, og at der afsættes midler til forundersøgelser og skitseprojekt. Budget aftales fra projekt til projekt. 5) Plan for indhold af tilbud. Tovholder gennemgår udbudsmateriale, identificerer de opgaver, der skal igangsættes, og laver en plan for, hvad tilbuddet skal indeholde. Tovholder og kommunikation aftaler et layout for tilbudsmaterialet, og i hvilket omfang kommunikation kan hjælpe med layout, tekst m.m. Oftest tages udgangspunkt i et tidligere layout. Mappestruktur, forside m.m. forberedes så vidt muligt i god tid, så tilbudsmaterialet løbende kan samles i tilbudsmappen i løbet af projektperioden. Foreløbigt afdelingsnavn vælges i samarbejde med kommunikation. Følgende bør igangsættes, hvis udbudsmaterialet kræver det: Rekvirering af ”Whom it may concern”-erklæring hos bank for at vise økonomisk soliditet. Opdatering af eksisterende referencer samt tilføjelse af nye relevante referencer fra organisationens byggeprojekter. Referencer opdateres i samarbejde med kommunikation. 6) Købsaftale Der skal der udarbejdes en købsaftale med ejeren af den udvalgte byggegrund. Købsprisen skal vurderes i forhold til den tidligere udarbejdede risikovurdering. Købsprisen skal som udgangspunkt være på plads, inden der tilknyttes en rådgiver på projektet, så det er muligt at komme med en vurdering af de økonomiske rammer for byggeriet. 7) Arkitektrådgivning/ skitseprojekt Der tilknyttes en rådgiver til projektet. Rådgiveraftalen skal vurderes for risici ift. rådgiveransvar i projektet. Denne skal være udarbejdet inden indgåelse af aftale. Rådgiveren vælges ud fra projektets vision. Er der f.eks. brug for en rådgiver med kompetencer inden for lavenergi? Det kan være nødvendigt at vælge en rådgiver fra SKI-aftale eller rammeudbud, hvis udbuddet kræver, at rådgiver er gennemgående i hele projektet. Der holdes et møde med rådgiveren, hvor opgaven/ visionen for projektet formidles. Der aftales samtidig honorar for opgaven. Rådgiveren præsenteres desuden for boligforeningens byggeprogram Tjekliste over hvad der bør være drøftet inden mødet: Alle fakta omkring byggegrunde(n) herunder købspris, kvadratmeter, bebyggelsesprocent og forurening Antal boliger Boligernes størrelse. OBS: Husk at boliger i gennemsnit maksimalt må være 110 m2 og den enkelte bolig maks. må være 115 m2 (lovgivning pr 8.april 2013) Beboergruppe Energikrav Kvalitetskrav Rådgivere skal levere følgende oplysninger til projektmaterialet: De i udbudsmaterialet ønskede tegninger, minimum situationsplan, boligplaner, snit og facader Beskrivelse af projektets vision og koncept Beskrivelse af projektets boligtyper, udearealer, forhold til kontekst m.m. Beskrivelse af materialer, teknik, konstruktion og energitiltag Overslag på husets årlige energiforbrug i varme, vand og el. Vand og el skal afspejle boligstørrelsen – f.eks. rækkehus = 2 voksne og 2 børn Håndværkerudgifter 8) Skema A Der udfyldes et skema A for projektet. Som udgangspunkt for skema A udfyldes skabelonen ”Budgetskema”. Følgende oplysninger leveres af projektleder i Byg: Tilslutningsafgifter for Gas og kloak (se kommuneforsyningens hjemmeside) OBS: Evt. reduktion ved nedsivning af vand på egen grund Vand Varme (se kommuneforsyningens hjemmeside). OBS: Evt. fritagelse for tilslutning af fjernvarme i lavenergiprojekter med andet varmesystem El Antenne Telefon Købspris for grund pr. m2 etageareal eller grundkøbssum Kommunens grundskyldspromille Teknikerhonorar – procent Følgende oplysninger skal rådgiveren levere jf. pkt. 5: Antal boliger Etageareal Overslag på husets årlige energiforbrug i varme, vand og el Overslag på håndværkerudgifter Følgende oplysninger skal leveres af Byggeøkonomi: Byggelånsrenter Afdelingsnummer Følgende oplysninger skal leveres af Drift: Driftsbudget (se ”Arbejdsgang: Udlejningsbudget til brug for lejefortegnelse i nybyggeri” og skabelon: Udlejningsbudget og Lejefortegnelse) 9) Tilbudsbrev Der udarbejdes et tilbudsbrev, som indeholder en beskrivelse af projektet, bl.a.: Boligforeningens vision og mål med projektet Hvad er der særligt lagt vægt på i projektet, f.eks. energi, bo-kvaliteter, antal boliger, størrelser, pris eller husleje Hvem er målgruppen? Tilbudsbrevet og projektet forelægges for direktionen og brevet underskrives af direktionen. 10) Indsendelse af tilbud Tilbuddet sendes jf. kommunens krav i udbudsmateriale. Husk at få kvittering for rettidig aflevering.