UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
Forpagtning af caféen i Spar Nord Arena
OKTOBER 2022
Indholdsfortegnelse
2.1 Den ordregivende myndighed 2
2.6 Generelt om forpagtningen 4
3.2 Egnethedskrav for ansøgningen 4
3.4 Formkrav til ansøgningen 5
3.4.1 Navn og kontaktoplysninger 5
3.4.2 Virksomhedsoplysninger 6
3.4.3 Faglige kvalifikationer 6
3.4.4 Motivation for ansøgning 6
4.2 Generelle vilkår for vurderingen 7
4.3 Særligt for vurderingen af forretningsplanen 7
4.5 Endelig vurdering og evaluering 8
5.1 Fritidsafdelingens forbehold og annullering af udbud 9
5.1.2 Fritidsafdelingens forbehold 9
5.5 Underleverandører & Konsortier 9
5.6 Erstatning og forsikring 9
Slagelse Kommune byder interesserede aktører velkommen til at deltage i nærværende udbud af forpagtningen af caféen i Spar Nord Arena.
Spar Nord Arena i Slagelse by er den største sportshal i Slagelse Kommune med plads til 2500 tilsku- ere, hvorfor den ganske naturligt danner rammen om nogle af de største indendørsarrangementer i kommunen.
Yderligere understøtter Spar Nord Arena også dagligdagsaktiviteterne på Antvorskov Skole, samt det lokale foreningsliv.
Caféen danner derved rammen for mange forskellige aktiviteter i Spar Nord Arena, og dette udbud giver nu mulighed for at få en central rolle for aktiviteterne.
Interesserede aktører opfordres til at indsende en ansøgning, som beskrevet under afsnit 3 nedenfor.
Forpagtningen udbydes via en annoncering, hvor det samlede udbudsmateriale kan hentes via Sla- gelse Kommunes hjemmeside.
Dette dokument opstiller betingelser og vilkår for hele udbudsprocessen - herunder bl.a. oplysninger om tidsplan, ansøgningskrav og udvælgelsesvilkår.
Den samlede materialeoversigt ser ud som følgende:
• Udbudsbetingelser
• Bilag 1: Kontraktudkast
• Bilag 2: Kravsspecifikation
• Bilag 3: Ansøgningsblanket
• Bilag 4: Detailtegning over cafeområdet
• Bilag 5: Plantegning
• Bilag 6: Inventar- og løsøreoversigt
2.1 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er forpagtningsudbuddet er:
Slagelse Kommune
Center for Kultur, Fritid og Borgerservice Xxxxxxxxxxx 0
4200 Slagelse
(Herefter benævnt ”Fritidsafdelingen”)
Kontaktperson: Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Alle henvendelser skal ske skriftligt pr. e-mail og skal være på dansk.
Er der uoverensstemmelse mellem Fritidsafdelingens skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gæl- der de skriftlige angivelser til enhver tid forud for de mundtlige.
Under udbudsprocessen og efter modtagelsen af tilbud, samt ved kontraktindgåelse med den vin- dende forpagter, er Fritidsafdelingen dataansvarlig myndighed. Fritidsafdelingen vil derfor behandle oplysninger om ansøgere og eventuelle personhenførbare data i disses tilbud efter reglerne i databe- skyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.
Oplysningerne anvendes til gennemførelsen af udbuddet samt ved kontraktindgåelse med den vin- dende forpagter.
Følgende tidsplan gælder for udbuddet af forpagtningsaftalen:
Annoncering offentliggøres | Uge 43, 2022 |
Besigtigelse | 10. november, kl. 10-11.30 (NB! tilmelding senest 7. november) |
Ansøgers spørgefrist | 14. november, kl. 12:00 |
Fritidsafdelingens svarfrist | 18. november |
Deadline for indsendelse af ansøgning | 28. november, kl. 23.59 |
Interviews | 6. december, mellem kl. 9.00 og 12.00 |
Orientering om tildeling | Uge 50 |
Underskrivelse af kontrakt | 20. december kl. 11.00-12.00 |
Forpagtningsopstart | 1. marts 2023 |
Der kan ske løbende ændringer i tidsplanen. Derfor opfordres I til at holde jer løbende orienteret om ændringsmeddelelser via hjemmesiden for annonceringen.
Der er mulighed for at deltage i besigtigelse af forpagtningen og de tilstødende faciliteter.
Tilmelding til besigtigelse skal ske på e-mail: xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx senest 7. november 2022.
Ved tilmelding til besigtigelse skal man angive navn og eventuelt virksomhedsnavn, samt antal per- soner som møder op fra samme ansøger. Max. 2 pers. pr. ansøger.
Forpagtningsperioden løber fra den 1. marts 2023 til den 28. februar 2025 med mulighed for forlængelse i yderligere 2x1 år, dvs. den samlede forpagtningslængde kan løbe op til 4 år.
Læs nærmere om kontraktperioden og øvrige aftalevilkår i kontraktudkastet (bilag 1).
Spørgsmål i forbindelse med forpagtningsprocessen sendes til e-mail: udbud-kulturogfritid@sla- xxxxx.xx
Spørgsmål der er modtaget efter ovenstående spørgefrist kan ikke påregnes besvaret.
Spørgsmål der modtages mundtligt eller ikke modtaget ved ovenstående e-mailadresse, kan ikke påregnes besvaret.
Alle indkomne spørgsmål offentliggøres (i anonymiseret form) på Slagelse Kommunes hjemmeside: xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx
Forpagtningsaftalen indgås på baggrund af kontraktudkastet (bilag 1). Nærværende bilagsoversigt betragtes som en del af kontraktgrundlaget.
Nærværende udbud omfatter forpagtningen af caféen i Spar Nord Arena, hvilket bl.a. vedrører den daglige cafédrift, samt værtskabet ved store arrangementer i Spar Nord Arena.
Nærmere beskrivelse af opgaven og dertilhørende minimumskrav til forpagtningen er angivet i krav- specifikationen (bilag 2).
Spar Nord Arena Slagelse er et kultur-, konference- og sportscenter, som ligger ved Antvorskov Skole, og Slagelse Svømmehal, tæt på hotel, xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, busstoppested og offentlig P-plads.
Forpagtningen giver mulighed for salg/servicering af borgere i området med f.eks. ”Mad ud af huset”.
Caféen og Spar Nord Arena Slagelse ejes af Slagelse Kommune og administreres i det daglige af Fritidsafdelingen i Slagelse Kommune.
Bygninger og udearealer driftes af Slagelse Kommune, Kommunale Ejendomme.
Slagelse Kommune håber med dette udbud at vække interessen hos en eventuelt kommende forpag- ter og samarbejdspartner.
I forbindelse med nærværende udbud opfordres alle interesserede aktører til at indsende en ansøg- ning.
Fritidsafdelingen vil foretage en vurdering af alle ansøgninger, og på baggrund af evalueringen invi- tere de bedst egnede ansøgere videre til et interview hos Fritidsafdelingen, jf. tidsplanen ovenfor.
3.2 Egnethedskrav for ansøgningen
Fritidsafdelingen stiller følgende egnethedskrav til alle ansøgere:
• Det er et krav, at ansøgeren har minimum 2 års erfaring med faktisk drift af restauration, køkken eller tilsvarende.
Ansøger skal på Fritidsafdelingens anmodning aflægge dokumentation for dette.
Ansøgninger der ikke opfylder egnethedskravet, kommer ikke i videre betragtning i udbudsprocessen.
Har Fritidsafdelingen begrundet mistanke til at tro, at egnethedskravet for en ansøgning ikke er op- fyldt, kommer ansøgningen ligeledes ikke i videre betragtning i udbudsprocessen.
I forlængelse af ansøgningsprocessen indkaldes maksimum 3 ansøgere til et interview med Fritidsaf- delingen.
Interviewet tager udgangspunkt i den indsendte ansøgning, og giver Ansøger mulighed for at uddybe sine beskrivelser i ansøgningsmaterialet. Derudover har Fritidsafdelingen mulighed for at stille direkte spørgsmål til beskrivelserne.
Fritidsafdelingen agter at tage referat af interviewet.
Interesserede ansøgere skal skrive en motiveret ansøgning til Fritidsafdelingen. Ansøgningen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
• Navn og kontaktoplysninger, jf. afsnit 3.4.1 nedenfor
• Virksomhedsoplysninger, jf. afsnit 3.4.2 nedenfor
• Faglige kvalifikationer, jf. afsnit 3.4.3 nedenfor
• Motivation for ansøgning, jf. afsnit 3.4.4 nedenfor
• Forretningsplan, jf. afsnit 3.4.5 nedenfor
Derudover opfordres Ansøger til at angive hvorvidt, de også ønsker at overtage forpagtningen af caféen i Slagelse Svømmehal (læs nærmere herom i kravsspecifikationen (bilag 2)).1
Ansøgninger, der ikke efterlever formkravene i nærværende afsnit, kan ikke påregne at blive evalu- eret i den videre ansøgningsproces.
Ansøger kan vælge at udfylde ovenstående oplysninger i udbuddets ansøgningsblanket (Bilag 3), eller angive oplysningerne i et andet Word-dokument (eller tilsvarende format).
NB: Fritidsafdelingen opfordrer til, at man ikke vedlægger materiale som ikke fremgår af tilbudsdi- spositionen. Dette gælder fx standard-salgsmateriale o.l., da disse kan have indhold, som strider med forpagtningens minimumskrav eller aftalens vilkår. Hvis dette sker, kan ansøger bliver udeluk- ket fra udbudsprocessen.
3.4.1 Navn og kontaktoplysninger
Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive hvilken/hvilke fysisk(e) person(er), der er Ansø- ger og dermed forpagtningsansvarlig(e) overfor Fritidsafdelingen.
Øvrige kontaktoplysninger omfatter telefonnummer, e-mail, m.v.
1 For så vidt den kommende forpagter ønsker at forpagte caféen i Slagelse Svømmehal, indgår Fritidsafdelingen og kommende forpagter en særskilt forpagtningsaftale herom. Nærmere betingelser, vilkår og økonomi vil fremgå af den konkrete forpagtningsaftale.
Eventuelt virksomhedsnavn og CVR-nummer, hvis forpagtningen skal drives af en eksisterende virk- somhed.
Dokumentation for faglige kvalifikationer i form af CV for ansøger.
CV’et skal indeholde oplysninger om erhvervsfaglig baggrund, praktisk erfaring, sprogkundskaber, referencer etc.
CV’et kan suppleres med en beskrivelse af Ansøgers eksisterende organisation eller virksomhed her- under fx antal ansatte og faglige kvalifikationer for de ansatte (dog ikke CV’er).
Beskrivelsen af ansøgers faglige kvalifikationer må maksimalt fylde 2 A4-sider.
3.4.4 Motivation for ansøgning
Ansøgningen skal indeholde en motiveret begrundelse for, hvorfor ansøger ønsker at være forpagter af caféen i Spar Nord Arena. Begrundelsen må maksimalt fylde 1 A4-side.
Ansøgningen skal indeholde en udførlig beskrivelse af forretningsplanen for den forpagtede café. Beskrivelsen skal som minimum omfatte følgende:
• Ansøgers vision for forpagtningen
o Hvad er målet med forpagtningen
• Beskrivelse af forretningskonceptet
o Madkoncept
o Priser
• Øvrig beskrivelse af forretningsplan:
o Plan for personale
o Budget
o Eventuelt cateringplan, eller plan for kælderkiosk og/eller svømmehalsforpagtning (for så vidt Ansøger ønsker at antage disse salgssteder)
Ved evalueringen af egnede ansøgninger vurderes den samlede ansøgning efter følgende pointskala:
Point | Vurdering |
8 | Gives for bedst mulige opfyldelse af kriterierne |
7 | Gives for meget tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
6 | Gives for god opfyldelse af kriterier |
5 | Gives for lidt over middel opfyldelse af kriterierne |
4 | Gives for middel opfyldelse af kriterierne |
3 | Gives for lidt under middel opfyldelse af kriterierne |
2 | Gives for mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
1 | Gives for meget utilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
0 | Gives for utilstrækkelig opfyldelse af kriterierne |
Ansøger skal som minimum opnå 6 point i samlet vurdering af ansøgning og CV for at komme i betragtning til interview og senere afsluttende evaluering.
På baggrund af denne evaluering inviterer Fritidsafdelingen op til 3 ansøgere videre til interviewrun- den.
4.2 Generelle vilkår for vurderingen
Følgende kriterier vægtes ved evalueringen:
• Solid erfaring med cafédrift eller lignende erfaring
• Erfaring med afholdelse af konference og sportsevents
• Erfaring med at sikre kvalificeret personale, selv om der er tale om sæsonudsving
• Erfaring med konceptudvikling for spisesteder
• Motivation og samarbejde – herunder lysten og evnen til at ville arbejde under et fælles kon- cept
På baggrund af ansøgningen og interview m. ansøgere foretager Fritidsafdelingen en samlet vurdering af, hvorledes ansøgningen lever op til de ovenstående kriterier.
Det vægtes generelt positivt, at ansøgningen beskriver en konkret praktisk erfaring og tilgang til ovenstående kriterier.
Det vægtes særligt positivt såfremt det beskrevne erfaringsgrundlag matcher den udbudte forpagt- ning i karakter og størrelsesomfang (gælder især events), samt såfremt beskrivelsen af motivation og samarbejde viser samspil med kravsspecifikationens opgavebeskrivelse.
Det vægtes generelt negativt, hvis ansøgningen er utydelig eller ukonkret omkring erfaring og tilgang til ovenstående kriterier.
4.3 Særligt for vurderingen af forretningsplanen
Hvad angår ansøgningens forretningsplan gælder følgende for evalueringen heraf:
• Vision:
o Det vægtes positiv, at beskrivelsen indeholder en udviklende og langsigtet vision.
• Koncept:
o Det vægtes positivt, at konceptet har et tidssvarende præg, hvor der er taget højde for tidens tendenser.
o Det vægtes endvidere positivt, at konceptet er helhedsorienteret, og at der eksempel- vis er en rød tråd i menu-udvalget.
• Øvrig forretningsplan:
o Det vægtes positivt, at der beskrives en gennemarbejdet forretningsplan, hvor der er sammenhæng imellem visionen, konceptet og den daglige drift af forretningen.
o Det vægtes endvidere positivt, at forretningsplanen indeholder en beskrivelse af, hvor- dan man sikrer at løse værtskabet på stabil vis, herunder vægtes det også positivt at beskrivelsen redegør for en tilstrækkelig og realistisk personaleplan.
Det vægtes særligt positivt, at ansøgningen beskriver en konkret og realistisk tilgang til ovenstå- ende kriterier.
Det vægtes særligt negativt, hvis ansøgningen er utydelig eller ukonkret omkring tilgangen til oven- stående kriterier.
Den endelige evaluering sker efter endt interview-runde, hvor Fritidsafdelingen sammenstiller den mundtlige præsentation af forretningsplanen med den skriftlige ansøgning, og vurderer interviewet efter nærværende pointskala.
Det vægtes positivt at præsentationen har tydelig sammenhæng med ansøgningen, samt at ansøge- ren tydeligt formår at uddybe sine tanker og begrundelser for indholdet i ansøgningen.
4.5 Endelig vurdering og evaluering
Evalueringen vægtes således:
o Ansøgning 50%
o Interview 50%
Hvert kriterie tildeles en karakter ud fra ovenstående pointskala. Ansøgningen/tilbuddet med højeste gennemsnitspoint betragtes som det bedste.
Ansøgningen med højeste point i tilbudsevalueringen vinder udbuddet af forpagtningen. Derved lægges denne ansøgning til grund for forpagtningsaftalen, jf. konkraktudkastet (bilag 1)
Eksempel:
Hvis den skriftlige ansøgning tildeles 6 point og interviewet 2 point, vurderes ansøgningen samlet set til 4 point.
Fritidsafdelingen forbeholder sig ret til ikke at invitere nogle ansøgere videre til interviewrunden, eller ikke at tildele forpagtningen til en ansøger.
Dette vil altid ske ud fra en konkret, saglig vurdering i forhold til udbuddets tildelingskriterier, eller på baggrund af manglende konkurrence i udbuddet.
5.1 Fritidsafdelingens forbehold og annullering af udbud
I forbindelse med en eventuel annullering af tilbuddet yder Fritidsafdelingen ingen kompensation for Ansøgers omkostninger til udarbejdelse af ansøgningen, samt eventuel deltagelse i interview.
5.1.2 Fritidsafdelingens forbehold
Fritidsafdelingen forbeholder sig retten til at foretage ændringer eller opsige kontrakterne med den kommende forpagter såfremt, der sker ændringer fra lovgivers side, samt ændringer i bevillinger, politiske eller organisatoriske ændringer m.m., som har væsentlig betydning for kontrakten.
Fritidsafdelingen forbeholder sig ret til at tildele forpagtningen til det næstbedste kvalificerede tilbud, såfremt den vindende Ansøger ikke lever op til egnetheden for opgaven.
Aftalen vil i relevant omfang regulere udvisning af samfundsansvar. I den forbindelse tænkes der særligt på visse sociale klausuler, herunder overholdelse af blandt andet ILO-konventioner, se nær- mere om ILO-konventioner i kontraktudkastet (bilag 1).
Nærværende materiale skal behandles fortroligt. Ansøgere skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til Ansøgernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivningen.
Såfremt Ansøger uberettiget videregiver, eller udnytter fortrolige oplysninger finder Straffelovens §§ 152-152d anvendelse, hvorefter Ansøger kan straffes med bøde eller fængsel.
Dokumenter med forbindelse til nærværende udbud, herunder de fx indkomne ansøgninger er under- lagt reglerne om aktindsigt. Fritidsafdelingen vil derfor være forpligtet til at indrømme aktindsigt i materialet i det omfang, det følger af lovgivningen.
5.5 Underleverandører & Konsortier
Såfremt Ansøgeren anvender underleverandører til at drive forpagtningen, så garanterer forpagteren for opfyldelsen af aftalen i samme omfang, som hvis Ansøgeren selv havde udført leverancen (”kæ- deansvar”). Kædeansvar gælder også hvis to eller flere ansøgere ansøger om forpagtningen i fælles- skab, jf. kontraktudkastet (bilag 1).
Kommende forpagter er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person –
og tingsskade, herunder også produktansvar.
Forpagteren er forpligtet til at tegne en erhvervsansvarsforsikring eller produkt- og erhvervsan- svarsforsikring på minimum 1.000.000 kr., som skal gælde i hele aftaleperiodens løbetid, jf. kon- traktudkastet (bilag 1).
Forpagteren skal senest ved kontraktunderskrivelsen forelægge dokumentation for forsikringsfor- holdet, før forpagtningsaftalen kan indgås.
Derudover opfordrer Fritidsafdelingen til, at Forpagter har en behørig løsøreforsikring i hele forpagt- ningsperioden, så Forpagters ejendele er dækket ved skadestilfælde.