Guide til Dialog og Aftale
Guide til Dialog og Aftale
Dialog og Aftale i praksis i Lemvig Kommune
Definition på en aftaleenhed 3
Bilag 1: Aftaleenheder i Lemvig Kommune 7
Bilag 2: Forslag til aftaleskabelon 8
Bilag 3: Forslag til evalueringsskabelon - xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
Bilag4: Forslag til evalueringsskabelon - slutevaluering 10
Indledning
Dialog og Aftale er en del af Lemvig Kommunes samlede styringskæde.
Kommunalbestyrelsens overordnede vision og udviklingsstrategi, er udgangspunktet for de fælles mål, som omsættes i direktionens strategi, som danner grundlag for aftalerne med aftaleenhederne.
Visionspolitikker, fagpolitikker, principper for økonomistyring mv., danner rammer for aftaleenhedens styring.
F
iguren
herunder illustrerer styringskæden og den interne relation mellem
styringsdokumenterne i Lemvig Kommune.
Styringstænkningen i Lemvig Kommune er dialogbaseret og funderet på aftaler mellem direktør/fagchef og aftaleenhederne. Der findes andre aftaler, eksempelvis drift overenskomster og resultatkontrakter, som ikke indgår i konceptet omkring dialog og aftale.
Dialog og Aftale er i fokus i denne guide, hvilket er illustreret med en rød cirkel i ovenstående figur.
Lemvig Kommune har arbejdet med Dialog og Aftale siden kommunesammenlægningen i 2007.
Dialog og Aftale er gældende for hele organisationen og skal indgås på det administrative niveau – mellem direktøren/fagchefen og lederen af aftaleenheden. Aftalen tager afsæt i direktionens strategi, som er udarbejdet med afsæt i Kommunalbestyrelsens vision og udviklingsstrategi.
Sammenhængen mellem Dialog og Aftale og de øvrige styringsdokumenter er beskrevet i dokumentet Styringskæden i Lemvig Kommune - Dialog, aftaler og værdibaseret ledelse.
Denne guide beskriver formålet med Dialog og Aftale og hvordan Dialog og Aftale skal fungere i praksis. Guiden er en støtte til de involverede og en tydeliggørelse af roller og ansvar i processen.
Guiden er ikke blot en vejledning i udarbejdelsen af aftaledokumentet, men også en vejledning i aftaleprocessen og dialogen.
Dialog og Aftale
Dialog og Aftale er et af Lemvig Kommunes styringsprincipper. Dialog og Aftale har fokus på Lemvig Kommunes udvikling og skal sikre at organisationen, med baggrund i kommunens værdier, udvikler sig i samme retning og mod fælles mål.
Dialog og Aftale er baseret på dialog mellem aktørerne i styringskæden, samt indgåelse af en aftale mellem direktøren/fagchefen og lederen af aftaleenheden.
Aftalerne skal være et centralt styringsdokument for aftaleenheden, som understøtter lederens og medarbejdernes fokus på retningen for aftaleenhedens udvikling. Aftalen skal sikre at der arbejdes mod et fælles mål og at det er gennemskueligt, hvordan den enkelte aftaleenhed bidrager til opnåelsen af de fælles mål i vision og udviklingsstrategi.
Dialog på alle niveauer er en forudsætning for indgåelse og evaluering af aftalerne. Dialogen skal sikre et bredt ejerskab og frugtbare, meningsfulde og opnåelige mål i selve aftalerne.
Følgende dialoger skal etableres forud for indgåelse af aftalerne:
Dialog mellem direktør/fagchef og aftaleenhed
Dialog internt på aftaleenheder
Dialogen fungerer desuden som en feedbackmekanisme som giver politikerne input til arbejdet med visionen og udviklingsstrategien.
Definition på en aftaleenhed
En aftaleenhed er en enhed, hvor lederen har selvstændig personale- og budgetansvar. Det vil sige decentrale institutioner og afdelinger samt administrative enheder.
Der er vedlagt en oversigt over samtlige aftaleenheder i bilag 1.
Aftalens parter
Aftalen indgås mellem direktøren/fagchefen og lederen af aftaleenheden. Direktøren er defineret, som den direktør/fgchef, lederen af aftaleenheden refererer til.
For at sikre de involverede interessenters bidrag og ejerskab er lederen af aftaleenheden forpligtet til, gennem dialog, at involvere medarbejderne, som skal levere resultaterne i aftaleprocessen. Desuden involveres MED uvalg, bestyrelser og brugerråd m.fl. når det er meningsfyldt.
Aftalerne sendes til orientering i det relevante fagudvalg, og offentliggøres på Lemvig Kommunes hjemmeside.
Aftaleindholdet
Aftalen er ikke et udtryk for aftaleenhedens samlede opgaveportefølje, men for de strategiske prioriterede indsatser, hvor aftaleparterne vurderer, at en anderledes eller ekstra indsats kan bidrager til at opnå de fælles mål i udviklingsstrategien.
Aftalerne indgås som udgangspunkt med den enkelte aftaleenhed. Det er muligt at indgå klyngeaftaler, hvor dele af aftalen er fælles for flere aftaleenheder. Aftalen skal indeholde individuelle mål for den enkelte aftaleenhed.
Aftaledokumentet
Aftaledokumentet indledes med en kort beskrivelse af aftaleenhedens kerneopgaver og nøgletal.
Efterfølgende redegøres for de mål, som aftaleenheden vil fokusere på i aftaleperioden. Der er tale om 3 til 5 konkrete og målbare mål, som er udtryk for de resultater eller effekter, som der arbejdes mod i aftaleperioden.
Aftaledokumentet indeholder ikke mål for driften, men udelukkende mål for hvordan aftaleenheden vil bidrage til opfyldelsen af de fælles mål i vision og udviklingsstrategi.
Aftalen skal indeholde en beskrivelse af de konkrete indsatser, som iværksættes med henblik på målopfyldelse.
Der skal i aftalen redegøres for, hvordan der evalueres på graden af målopfyldelse. Der skal redegøres for metode til midtvejsevaluering og slutevaluering.
Aftaledokumentets omfang bør ikke overstige 2 A4-sider.
Skabelonen til aftaledokumentet findes som bilag 2 og kan desuden findes under Dialog og Aftale på intranettet.
Aftaleprocessen
Aftalen er 2 årige og er gældende fra 1. juli i aftaleåret og to år frem1.
År |
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
0000 |
0000 |
0000 |
2026 |
2027 |
|||||
|
Kom. valg |
|
|
|
Kom. valg |
|
|
|
Kom. valg |
|
|
|||||
Aftale fra 2017 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
Aftale 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Aftale 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Aftale 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Aftale 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
I sidste halvår forud for aftaleperioden påbegyndes processen omkring udarbejdelse af den nye aftale. I processen indgår en evaluering af den gældende aftale.
Det er Direktøren/fagchefen, som tager initiativ til at starte aftaleprocessen.
Aftalerne underskrives i juni måned forud for aftaleperioden. Samtidig sendes de til orientering i de respektive fagudvalg.
Aftalerne offentliggøres på hjemmesiden, så de er tilgængelig for borgerne samt på intranettet under Dialog og Aftaler.
Evalueringsprocessen
Evalueringen af de gældende aftaler er en naturlig del af aftaleprocessen for de kommende aftaler.
Aftalen evalueres midt i aftaleperioden og ved periodens udløb.
Lederen af aftaleenheden udarbejder med baggrund i en dialog i aftaleenheden samt dialog med direktøren/fagchefen en kort evaluering.Evalueringen sendes til orientering i fagudvalgene sammen med de nye aftaler.
Skabelon til evaluering kan ses i bilag 3 og findes på intranettet under Dialog og Aftale.
Processen for Dialog og Aftale ses herunder.
Bilag 1: Aftaleenheder i Lemvig Kommune
Direktør |
Område |
Aftaleenhed |
kommunaldirektøren |
|
|
|
Stab |
Direktionssekretariat |
|
Stab |
Udviklingsafdelingen |
|
Stab |
Økonomi og HR |
Direktøren for Teknik og Miljø |
|
|
|
Teknik og Miljø |
Bygge- og Erhvervsservice |
|
Teknik og Miljø |
Vej & Park |
|
Teknik og Miljø |
Plan & Projekt |
|
Teknik og Miljø |
Natur & Miljø |
Direktøren for Ældre, sundhed, Arbejdsmarked og Integration |
|
|
|
Arbejdsmarked og Integration |
Job- og Borgerservice |
|
Ældre og Sundhed |
Sundhedsområdet |
|
Ældreområdet |
Område Vest |
|
Ældreområdet |
Område Syd |
|
Ældreområdet |
Område Lemvig |
|
Ældreområdet |
Alparken |
|
Handicap og Psykiatri |
Center for Sociale Tilbud |
|
Handicap og Psykiatri |
Lemvig Dag- og Døgncenter |
|
Handicap og Psykiatri |
Myndighedsafdelingen |
|
Sundhed |
Tandplejen |
Direktøren for Familie og Kultur |
|
|
|
Tværgående |
Digitalisering og IT |
|
Stab |
Velfærdssekretariat |
|
Familie og Kultur |
Center for Læring |
|
Familie og Kultur |
Børne- og Familiecentret |
|
Familie og Kultur |
Lemtorpskolen |
|
Familie og Kultur |
Tangsø Skole |
|
Familie og Kultur |
Christinelystskolen |
|
Familie og Kultur |
Ramme Skole |
|
Familie og Kultur |
Thyborøn Skole |
|
Familie og Kultur |
Nr Nissum skole- og Børneunivers |
|
Familie og Kultur |
Harboøre Skole og Børnecenter |
|
Familie og Kultur |
Alt i et – skolen, Klinkby |
|
Familie og Kultur |
Lomborg Børnehus |
|
Familie og Kultur |
Thyborøn Børnecenter |
|
Familie og Kultur |
Tangsø Børnehus |
|
Familie og Kultur |
Børnegården Lemtorp |
|
Familie og Kultur |
Lemvig Menighedsbørnehave og vuggestue |
|
Familie og Kultur |
Dagplejen |
|
Familie og Kultur |
Lemvig Ungdomsgård |
|
Familie og Kultur |
Lemvig Ungdomsskole |
|
Familie og Kultur |
Lemvig Bibliotek |
|
Familie og Kultur |
Musikskolen |
Bilag 2: Forslag til aftaleskabelon
Aftaleperiode: |
|
|
|
Aftaleenhedens navn: |
|
|
|
Aftaleenhedens kerneopgave: |
|
|
|
Aftaleenhedens vigtigste nøgletal: |
|
Mål (resultat eller effektmål): |
Indsatser: (hvad gøres konkret for at nå målene) |
Metoder til evaluering: (Hvordan måle graden af målopfyldelse) |
|
|
|
Bilag 3: Forslag til evalueringsskabelon - midtvejsevaluering
Aftaleperiode: |
|
|
|
Aftaleenhedens navn: |
|
|
|
Evaluering for perioden: |
|
Mål (resultat eller effektmål): |
Status |
Handlinger på baggrund af status
Redegørelse for eventuel læring og betydning for fremtidige tiltag. |
|
|
|
Bilag4: Forslag til evalueringsskabelon - slutevaluering
Aftaleperiode: |
|
|
|
Aftaleenhedens navn: |
|
|
|
Evaluering for perioden: |
|
Mål (resultat eller effektmål): |
Graden af målopfyldelse |
Baggrund for graden af målopfyldelse.
Redegørelse for eventuel læring og betydning for fremtidige tiltag. |
|
|
|
1 Som en overgangsordning til det nye Dialog og Aftale forlænges aftalerne, som gælder fra 1. januar 2017 frem til 30. juni 2019, således at aftalernes gyldighedsperiode kommer til at stemme overens med Kommunalbestyrelsens valgperiode, jf. ovenstående figur.