Udbudsbetingelser
Aftale om levering og udskiftning af gasmotoranlæg på Helsingør Renseanlæg
15. Marts 2019
Indholdsfortegnelse
1 Indledning 3
2 Udbuddets omfang 3
2.1 Udbuddets genstand 3
2.2 Overordnet tidsplan 3
3 Vilkår for udbudsprocessen 4
3.1 Regelsæt 4
3.2 Udbudsform 4
4 Vilkår for afgivelse af tilbud 4
4.1 Formkrav 4
4.2 Vedståelsesfrist 4
4.3 Alternative tilbud 4
4.4 Forbehold 4
4.5 Fortrolighed 5
4.6 Øvrige forhold 5
5 Tilbuddets indhold 5
5.1 Leveringstid 6
5.2 Besigtigelse 6
5.3 Forbehold 6
6 Vurdering af tilbud 6
6.1 Vurdering af tilbud 6
6.2 Pris 6
6.3 Funktionalitet 6
6.4 Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept 7
7 Evalueringsmetode 8
7.1 Evaluering af underkriteriet Pris 8
7.2 Evaluering af underkriteriet Funktionalitet 8
7.3 Evaluering af underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept 8
8 Tildeling af kontrakt 9
9 Underretning om tildelingsbeslutning 9
10 Aflysning 9
1 Indledning
Forsyning Helsingør er et multiforsyningsselskab, der leverer el, varme og vand, og sørger for affald og spildevand kommer godt væk.
Forsyning Helsingør Spildevand A/S, opfordrer Dem hermed til at afgive tilbud på en aftale om levering og udskiftning af biogasmotor anlæg på Helsingør Renseanlæg
Ordregiver:
Forsyning Helsingør Spildevand A/X Xxxxxxxxx 00
3000 Helsingør
i det følgende kaldet Ordregiveren.
2 Udbuddets omfang
2.1 Udbuddets genstand
Dette udbud omfatter en aftale om levering og udskiftning af biogasmotoranlægget på Helsingør Rense- anlæg jf. Kravspecigfikationen
Leverandøren bør bemærke at:
1. Leveringsproceduren skal koordineres i samarbejde med Ordregiveren.
2. Al kommunikation mellem Leverandøren og Ordregiveren skal foregå på dansk.
3. Forsyning Helsingørs standardtillæg til kontrakten (Social klausul) stiller en række konkrete so- ciale og etiske krav til virksomheder, der udfører arbejder for Forsyning Helsingør, herunder krav om overholdelse af internationalt og nationalt vedtagne menneske- og arbejdstagerrettigheder samt ansvarlighed over for miljøet.
2.2 Overordnet tidsplan
Aktiviteter | Dato |
Frist for aflevering af tilbud | 9. april 2019 |
Forventet Forsyning Helsingørs vurdering af tilbud | 16. april 2019 |
Forventet aftaleindgåelse | 23. april 2019 |
Seneste færdiggørelse inkl. prøvedrift af anlægget | December 2019 |
3 Vilkår for udbudsprocessen
3.1 Regelsæt
Udbuddet gennemføres i henhold til udbudsloven LOV nr. 1564 af 15/12/2015 Afsnit IV.
3.2 Udbudsform
Udbuddets gennemføres som offentligt udbud.
4 Vilkår for afgivelse af tilbud
4.1 Formkrav
Tilbud skal være på dansk.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne væ- re på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk.
Tilbud skal være underskrevet af en tegningsberettiget for tilbudsgiver.
4.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet er bindende for Tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståel- sesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, ind- til klagens endelige afgørelse.
4.3 Alternative tilbud
Der ønskes tilbud på den beskrevne opgave, men tilbudsgiver kan foreslå alternative løsninger og sup- plerende udstyr. I så fald skal de være beskrevet på sammen måde som den øvrige leverance og pris- sat.
4.4 Forbehold
Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af for- behold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge Udbudsbetingelser eller Kontraktudkastet.
Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold.
Ordregiver vil afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller an- dre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed.
Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav kan afvises som ukonditionsmæssigt.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at hen- lede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssigheder eller uklarheder i udbudsmateri- alet ved at fremsætte spørgsmål i overensstemmelse med udbudsbrevet.
Det henstilles til at eventuelle forbehold tydeligt angives i et selvstændigt bilag.
4.5 Fortrolighed
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som Tilbudsgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold.
I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkur- rencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til beret- tiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.
4.6 Øvrige forhold
Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at an- vende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud.
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende.
5 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal afgives på grundlag af hele udbudsmaterialet, herunder evt. fremsendte rettelsesblade. Tilbudsgivers tilbudsdokumenter skal omfattes som mindstekrav:
1. Tilbudsgiverens generelle firmapræsentation, inklusiv regnskabstal for de foregående to år
2. Dokumentation for certificering iht ISO 9001 samt overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet
3. Referenceliste for lignende anlæg leveret og installeret i de seneste 3 år, inklusiv størrelse og opstil- lingssted.
4. Eventuelle forbehold i forhold til udbudsbetingelserne.
5. Udfyldt Tilbudsliste.
Samtlige poster i Tilbudslisten skal udfyldes/besvares for at tilbuddet kan betragtes som værende konditionsmæssigt.
6. Beskrivelse af plan for gennemførelse af projektet
Planen skal indeholde en bindende tidsplan samt oplæg til betalingsplan. Planen skal også indehol- de beskrivelse af tilbudsgivers organisation/projektledelse og CV for foreslået projektleder på opga- ven.
7. Forslag til Service- og vedligeholdelsesaftale jf. Option 3. Forslaget skal indeholde en beskrivelse af omfanget af planlagt service og vedligehold og en maksimal tilkaldetid for leverandørens serviceper- sonale.
8. Teknisk tilbudsdokumentation jf. Kravspecifikation
5.1 Leveringstid
Anlægget skal være idriftsat og have gennemgået prøvedriften inden udgang af 2019.
Leverandøren skal beskrive, hvordan denne vil sikre at være leveringsdygtig. Tilbuddet skal indeholde oplysninger om leveringstid fra kontraktindgåelse til levering på anvist adresse, herunder den tid der vil bruges til interne rutiner i deres organisation.
5.2 Besigtigelse
Leverandøren opfordres til at besigtige det eksisterende anlæg på stedet for at gøre sig bekendt med forholdene som grundlag for afgivelse af tilbuddet. Forbehold som bunder i leverandørens manglende kendskab til det eksisterende anlæg og forholdende på stedet vil ikke blive accepteret.
5.3 Forbehold
Såfremt tilbuddet indeholder afvigelser fra det udbudte, vil Forsyning Helsingør efter karakteren af afvi- gelsen behandle afvigelser ved enten at se bort fra tilbuddet eller de vil efter Forsyning Helsingørs frie skøn blive kapitaliseret.
6 Vurdering af tilbud
6.1 Vurdering af tilbud
I tildelingsfasen vurderes først tilbuddets gyldighed, og dernæst bedømmes tilbuddet på grundlag af de opstillede vurderingskriterier.
Ved vurdering af tilbuddets gyldighed kontrolleres, at tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger angivet i punkt 5.1-5.4.
Gyldige tilbud bedømmes i henhold til tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud på bag- grund af de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtfordeling (se Evalueringsmetode):
Pris (eksklusiv optioner) | 50 % |
Funktionalitet | 30 % |
Leveringstid og projektgennemførelse | 20 % |
6.2 Pris
Pris vurderes ud fra den i tilbudslisten tilbudte pris ekskl. optionerne og i henhold til Evalueringsmetode. Der gives point for prisen på en skala fra 0-10.
Eventuelle forbehold i tilbuddet vil blive kapitaliseret efter Ordregivers skøn og tillagt den tilbudte pris.
6.3 Funktionalitet
Med underkriteriet Funktionalitet vil Ordregiver lægge vægt på følgende:
• At den garanterede el-virkningsgrad (100% last) for det tilbudte anlæg er højest mulig 15%
• At garanterede varme-virkningsgrad (100% last) for det tilbudte anlæg er højest mulig. 10%
• At vedligeholdelsesomkostningerne i det tilbudte anlæg er lavest mulige 5%
Tilbudsgiver skal medsende anlæggets tekniske specifikationer/ datablad for det tilbudte anlæg, i hen- hold til Kravspecifikation.
Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode.
6.4 Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept
Med underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept vil Ordregiver bedømme til- budsgivers:
• Leveringsdygtighed ud fra den tilbudte tidsplan og plan for gennemførelse af leverancen. Med det- te underkriterie vil Ordregiver lægge vægt på at den garanterede leveringtid er så kort som mulig samt at risikoen for forsinkelser minimeres.
• Generelle tekniske kompetencer og evne til at levere det ønskede anlæg samt at gennemføre pro- jektet i den ønskede kvalitet. Dette vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers generelle fir- mapræsentation, referencer fra lignende anlæg, kvalitetsstyringssystemet, plan for gennemfø- relse af projektet samt de generelle tekniske beskrivelser.
• Servicekoncept, herunder tilstedeværelsen af en tilstrækkelig serviceorganisation og tilkaldetiden i tilfælde af stop på anlægget.
Vægtningen af ovennævnte tre bedømmelser er ligeværdig.
Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode.
7 Evalueringsmetode
Til brug for evalueringen af tilbuddene, jf. pkt. 6. ovenfor, vil ordregiver anvende følgende evalueringsme- tode.
7.1 Evaluering af underkriteriet Pris
Ifølge udbudsbetingelse pkt. 6.2 gives point for prisen på en skala fra 0-10. Der er i vurderingen lagt vægt på en lav pris får tildelt point i forhold hertil.
Pointfordelingen udregnes på følgende måde:
Laveste pris får tildelt det højeste pointtal i den anvendte pointskala, altså 10 point.
Tilbud, der er 45 % højere end laveste pris får tildelt det lavest mulige antal point i den anvendte point- skala, altså 0 point.
Tilbud, der er mindre end 45 % højere end laveste pris, tildeles point i mellem ovenstående yderpunkter bestemt ved retlinet interpolation.
7.2 Evaluering af underkriteriet Funktionalitet
Ved evaluering af underkriteriet Funktionalitet vil tilbuddene blive tildelt point for hver af de tre kriterier, der efterfølgende vægtes med de respektive procenttal, som angivet i punkt 6.3.
For kriteriet ”El-virkningsgrad” tildeles 10 point for en virkningsgrad på 40% og 0 point for en virknings- grad på 30% og derunder. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation.
For kriteriet ”Varmevirkningsgrad” tildeles 10 point for en samlet virkningsgrad på 50% og 0 point for en virkningsgrad på 40% og derunder. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation.
For kriteriet ”Vedligeholdelsesomkostninger” tildeles 10 point for laveste tilbudte pris for Option 3 jf. til- budslisten. Tilbud, der er 45 % højere end laveste pris får tildelt det lavest mulige antal point i den an- vendte pointskala, altså 0 point. For værdier mellem disse tildeles point ved interpolation.
7.3 Evaluering af underkriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept
Ved evaluering af kriteriet Leveringstid, projektgennemførelse og servicekoncept vil der ske en samlet kvalitativ bedømmelse af tilbuddets beskrivelser.
Ifølge udbudsbetingelse pkt.6.4 sker vurderingen af underkriterierne på en skala fra 0 til 10.
Pointene er fordelt på følgende måde: | |
Bedst tænkelige | 10 |
Meget over middel | 9 |
Noget over middel | 8 |
Over middel | 7 |
Lidt over middel | 6 |
Middel | 5 |
Lidt under middel | 4 |
Under middel | 3 |
Noget under middel | 2 |
Netop acceptabelt | 1 |
Uacceptabelt | 0 |
8 Tildeling af kontrakt
Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtigt.
9 Underretning om tildelingsbeslutning
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning om til- delingsbeslutningen.
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med Tilbudsgiveren, men alene underretning om at Tilbudsgiver efter Ordregiverns vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter.
Tilbudsgivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtel- serne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen.
Kontrakt skal indgås på grundlag af det vedlagte udkast.
10 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiveren.