UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
Forpagtning af Bildsø Camping
SEPTEMBER 2022
Indholdsfortegnelse
1.1 Beskrivelse af campingpladsen 2
2.1 Den ordregivende myndighed 3
3.2 Egnethedskrav for ansøgningen 4
3.4 Formkrav til ansøgningen 5
3.4.1 Navn og kontaktoplysninger 5
3.4.2 Virksomhedsoplysninger 5
3.4.3 Faglige kvalifikationer 5
3.4.4 Motivation for ansøgning 6
4.2 Generelle vilkår for vurderingen 7
4.3 Særligt for vurderingen af forretningsplanen 7
4.5 Endelige vurdering og evaluering 8
5.1 Kommunale Ejendommes forbehold og annullering af udbud 8
5.1.2 Kommunale Ejendommes forbehold 8
5.5 Underleverandører & Konsortier 9
5.6 Erstatning og forsikring 9
1 Indledning
Slagelse Kommune byder interesserede aktører velkommen til at deltage i nærværende udbud af forpagtningen af Bildsø Campingplads.
Slagelse Kommunes campingplads ved Bildsø Strand, Xxxxxxxxxxxxxxx 00X, 0000 Slagelse ønskes bortforpagtet.
1.1 Beskrivelse af campingpladsen
Campingpladsen ligger i udkanten af et fredsskovsområde med stiadgang ned til Bildsøstrand. Pladsen er på 19.200 kvadratmeter og er godkendt til 105 enheder. Pladsen kan anvendes af campingvogne, autocampere og teltvogne. Det bemærkes i denne sammenhæng, at der ikke kan forventes tilladelse til udvidelse af pladsen, da en forøgelse af aktivitetsniveauet ikke er forenelig med campingpladsens aktuelle beliggenhed.
Forpagtningen udbydes via en annoncering, hvor det samlede udbudsmateriale kan hentes via Sla- gelse Kommunes hjemmeside.
Pladsen indeholder følgende bygninger og tekniske anlæg:
• Forpagterbolig uden bopælspligt*
• Campinghytter 3 stk. 2 med 4 sovepladser og 1 hytte med 2 sovepladser
• 2 toiletbygninger
• Mindre opholdsrum (max. 8 personer)
• Fælleskøkken
• Bålplads
• En hoppepude
• Et shelter
• Kiosk
• Udtag til el og vand til brug for campingvogne
*Forpagterbolig kan, såfremt forpagter ikke ønsker at benytte denne som bolig, omdannes til ferie- lejligheder, bed and breakfast eller aktivitetshus. Boligen må ikke udlejes som helårsbolig til 3. part
Antal overnatninger på campingpladsen fordelt på år 2020: 479 Overnatninger
2021: 589 Overnatninger
2022: 698 Overnatninger
Dette dokument opstiller betingelser og vilkår for hele udbudsprocessen - herunder bl.a. oplysninger om tidsplan, ansøgningskrav og udvælgelsesvilkår.
Den samlede materialeoversigt ser ud som følgende:
• Udbudsbetingelser
• Bilag 1: Kontraktudkast
• Bilag 2: Ansøgningsblanket
• Bilag 3: Kortbilag
• Bilag 4: Vedligeholdelsesplan
2.1 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed er forpagtningsudbuddet er:
Slagelse Kommune
Center for Kommunale Ejendomme Xxxxxx Xxxxxx Plads 6
4220 Korsør
(Herefter benævnt ”Kommunale Ejendomme”) Kontaktperson: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx
Alle henvendelser skal ske skriftligt pr. e-mail og skal være på dansk.
Er der uoverensstemmelse mellem Kommunale Ejendommes skriftlige angivelser og mundtlige ud- sagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud for de mundtlige.
Under udbudsprocessen og efter modtagelsen af tilbud, samt ved kontraktindgåelse med den vin- dende forpagter, er Kommunale Ejendomme dataansvarlig myndighed. Kommunale Ejendomme vil derfor behandle oplysninger om ansøgere og eventuelle personhenførbare data i disses tilbud efter reglerne i databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.
Oplysningerne anvendes til gennemførelsen af udbuddet samt ved kontraktindgåelse med den vin- dende forpagter.
Følgende tidsplan gælder for udbuddet af forpagtningsaftalen:
Annoncering offentliggøres | 29. september 2022 |
Besigtigelse | 6. oktober, kl. 8:30-9.30 (NB! tilmelding senest 5. oktober) |
Ansøgers spørgefrist | 12. oktober 2022, kl. 12:00 |
Kommunale Ejendommes svarfrist | 26. oktober 2022 |
Deadline for indsendelse af ansøgning | 3. november 2022, kl. 23.59 |
Interviews | 9. november 2022, mellem kl. 9:00 og 15:00 |
Orientering om tildeling | Uge 47, 2022 |
Underskrivelse af kontrakt | Uge 48, 2022 |
Forpagtningsopstart | 1. marts 2023 |
Der kan skal ske løbende ændringer i tidsplanen. Derfor opfordres I til at holde jer løbende orienteret om ændringsmeddelelser via hjemmesiden for annonceringen.
Der er mulighed for at deltage i besigtigelse af forpagtningen og de tilstødende faciliteter. Tilmelding til besigtigelse skal ske på e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx senest 4. oktober 2022.
Ved tilmelding til besigtigelse skal man angive navn og eventuelt virksomhedsnavn, samt antal per- soner som møder op fra samme ansøger. Max. 2 pers. pr. ansøger.
Forpagtningsperioden løber fra den 1. marts 2023 til den 31. december 2027 med mulighed for forlængelse i yderligere 2x1 år, dvs. den samlede forpagtningslængde kan løbe op til 6 år 10 måneder.
Læs nærmere om kontraktperioden og øvrige aftalevilkår i kontraktudkastet (bilag 1).
Spørgsmål i forbindelse med forpagtningsprocessen sendes til e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Spørgsmål, der er modtaget efter ovenstående spørgefrist kan ikke påregnes besvaret.
Spørgsmål, der modtages mundtligt eller ikke modtaget ved ovenstående e-mailadresse, kan ikke påregnes besvaret.
Alle indkomne spørgsmål offentliggøres (i anonymiseret form) på Slagelse Kommunes hjemmeside.
Forpagtningsaftalen indgås på baggrund af kontraktudkastet (bilag 1). Nærværende bilagsoversigt betragtes som en del af kontraktgrundlaget.
I forbindelse med nærværende udbud opfordres alle interesserede aktører til at indsende en ansøg- ning.
Kommunale Ejendomme vil foretage en vurdering af alle ansøgninger, og på baggrund af evalueringen invitere de bedst egnede ansøgere videre til et interview hos Kommunale Ejendomme, jf. tidsplanen.
3.2 Egnethedskrav for ansøgningen
Kommunale Ejendomme stiller følgende egnethedskrav til alle ansøgere:
• Det er et krav, at ansøgeren har minimum 2 års erfaring med faktisk drift af campingplads eller tilsvarende.
• Det er et krav, at ansøgeren kan fremvise ren straffeattest
• Det er et krav, at ansøgeren ikke er registreret som dårlig betaler
• Ansøger skal kunne stille 50.000 i depositum/garanti ved indgåelse af kontrakt Ansøger skal på Kommunale Ejendommes anmodning aflægge dokumentation for dette.
Ansøgninger der ikke opfylder egnethedskravet, kommer ikke i videre betragtning i udbudsprocessen.
Har Kommunale Ejendomme begrundet mistanke til at tro, at egnethedskravet for en ansøgning ikke er opfyldt, kommer ansøgningen ligeledes ikke i videre betragtning i udbudsprocessen.
I forlængelse af ansøgningsprocessen indkaldes maksimum 3 ansøgere til et interview med Kommu- nale Ejendomme.
Interviewet tager udgangspunkt i den indsendte ansøgning, og giver Ansøger mulighed for at uddybe sine beskrivelser i tilbudsmaterialet. Derudover har Kommunale Ejendomme mulighed for at stille direkte spørgsmål til beskrivelserne.
Kommunale Ejendomme agter at tage referat af interviewet.
Interesserede ansøgere skal skrive en motiveret ansøgning til Kommunale Ejendomme. Ansøgningen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
• Navn og kontaktoplysninger, jf. afsnit 3.4.1
• Virksomhedsoplysninger, jf. afsnit 3.4.2
• Faglige kvalifikationer, jf. afsnit 3.4.3
• Motivation for ansøgning, jf. afsnit 3.4.4
• Forretningsplan (læs nærmere krav nedenfor), jf. afsnit 3.4.5
Ansøgninger, der ikke efterlever formkravene i nærværende afsnit, kan ikke påregne at blive evalu- eret i den videre ansøgningsproces.
Ansøger kan vælge at udfylde ovenstående oplysninger i udbuddets ansøgningsblanket (Bilag 3), eller angive oplysningerne i et andet Word-dokument (eller tilsvarende format).
NB: Kommunale Ejendomme opfordrer til, at man ikke vedlægger materiale som ikke fremgår af tilbudsdispositionen. Dette gælder fx standard-salgsmateriale o.l., da disse kan have indhold, som strider med forpagtningens minimumskrav eller aftalens vilkår. Hvis dette sker, kan ansøger bliver udelukket fra udbudsprocessen.
3.4.1 Navn og kontaktoplysninger
Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive hvilken/hvilke fysisk(e) person(er), der er Ansø- ger og dermed forpagtningsansvarlig(e) overfor Kommunale Ejendomme.
Øvrige kontaktoplysninger omfatter telefonnummer, e-mail, m.v.
Eventuelt virksomhedsnavn og CVR-nummer, hvis forpagtningen skal drives af en eksisterende virk- somhed.
Dokumentation for faglige kvalifikationer i form af CV for ansøger.
CV’et skal indeholde oplysninger om erhvervsfaglig baggrund, praktisk erfaring, sprogkundskaber, referencer etc.
CV’et kan suppleres med en beskrivelse af Ansøgers eksisterende organisation eller virksomhed her- under fx antal ansatte og faglige kvalifikationer for de ansatte (dog ikke CV’er).
Beskrivelsen af ansøgers faglige kvalifikationer må maksimalt fylde 2 A4-sider.
3.4.4 Motivation for ansøgning
Ansøgningen skal indeholde en motiveret begrundelse for, hvorfor ansøger ønsker at være forpagter af Bildsø Campingplads. Begrundelsen må maksimalt fylde 1 A4-side.
Ansøgningen skal indeholde en udførlig beskrivelse af forretningsplanen for den forpagtede camping- plads.
Beskrivelsen skal som minimum omfatte følgende:
• Ansøgers vision for forpagtningen
o Hvad er målet med forpagtningen
• Beskrivelse af forretningskonceptet
o Koncept
o Priser
• Øvrig beskrivelse af forretningsplan:
o Plan for personale
o Fx belægningsplan, hvorvidt Ansøger vil drive kiosk samt Ansøgers anvendelse af for- pagterbolig, såfremt denne ikke ønsker at benytte denne til bolig
o Budget
Ved evalueringen af egnede ansøgninger vurderes den samlede ansøgning efter følgende pointskala:
Point | Vurdering |
8 | Gives for bedst mulige opfyldelse af kriterierne |
7 | Gives for meget tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
6 | Gives for god opfyldelse af kriterier |
5 | Gives for lidt over middel opfyldelse af kriterierne |
4 | Gives for middel opfyldelse af kriterierne |
3 | Gives for lidt under middel opfyldelse af kriterierne |
2 | Gives for mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
1 | Gives for meget utilfredsstillende opfyldelse af kriterierne |
0 | Gives for utilstrækkelig opfyldelse af kriterierne |
Ansøger skal som minimum opnå 6 point i samlet vurdering af ansøgning og CV for at komme i betragtning til interview og senere afsluttende evaluering.
På baggrund af denne evaluering inviterer Kommunale Ejendomme op til 3 ansøgere videre til inter- viewrunden.
4.2 Generelle vilkår for vurderingen
Følgende kriterier vægtes ved evalueringen:
• Solid erfaring med campingdrift eller lignende erfaring
• Erfaring med at sikre kvalificeret personale, selv om der er tale om sæsonudsving
• Erfaring med konceptudvikling for campingpladser
• Motivation og samarbejde – herunder lysten og evnen til at ville arbejde med et fælles mål
På baggrund af ansøgningen og interview m. ansøgere foretager Kommunale Ejendomme en samlet vurdering af, hvorledes ansøgningen lever op de ovenstående kriterier.
Det vægtes generelt positivt, at ansøgningen beskriver en konkret praktisk erfaring og tilgang til ovenstående kriterier.
Det vægtes generelt negativt, hvis ansøgningen er utydelig eller ukonkret omkring erfaring og tilgang til ovenstående kriterier.
4.3 Særligt for vurderingen af forretningsplanen
Hvad angår ansøgningens forretningsplan gælder følgende for evalueringen heraf:
• Vision:
o Det vægtes positivt at beskrivelsen indeholder en udviklende og langsigtet vision.
• Koncept:
o Det vægtes positivt at konceptet har et tidssvarende præg, hvor der er taget højde for tidens tendenser.
o Det vægtes endvidere positivt at konceptet er helhedsorienteret, og at der eksempel- vis er en rød tråd i aktiviteter.
• Øvrig forretningsplan:
o Det vægtes positivt at der beskrives en gennemarbejdet forretningsplan, hvor der sammenhæng imellem visionen, konceptet og den daglige drift af forretningen.
o Det vægtes endvidere positivt, at forretningsplanen indeholder en beskrivelse af, hvor- dan man sikrer at løse værtskabet på stabil vis, herunder vægtes det også positivt at beskrivelsen redegør for en tilstrækkelig og realistisk personaleplan.
Det vægtes generelt positivt, at ansøgningen beskriver en konkret og realistisk tilgang til ovenstå- ende kriterier.
Det vægtes generelt negativt, hvis ansøgningen er utydelig eller ukonkret omkring tilgangen til ovenstående kriterier.
Den endelige evaluering sker efter endt interview-runde, hvor Kommunale Ejendomme sammenstiller den mundtlige præsentation af forretningsplanen med den skriftlige ansøgning, og vurderer inter- viewet efter nærværende pointskala.
Det vægtes positivt at præsentationen har tydelig sammenhæng med ansøgningen, samt at ansøge- ren tydeligt formår at uddybe sine tanker og begrundelser for indholdet i ansøgningen.
4.5 Endelige vurdering og evaluering
Evalueringen vægtes således:
o Ansøgning 50%
o Interview 50%
Hvert kriterie tildeles en karakter ud fra ovenstående pointskala. Ansøgningen/tilbuddet med højeste gennemsnitspoint betragtes som det bedste.
Ansøgningen med højeste point i tilbudsevalueringen vinder udbuddet af forpagtningen. Derved lægges denne ansøgning til grund for forpagtningsaftalen, jf. konkraktudkastet (bilag 1)
Eksempel:
Hvis den skriftlige ansøgning tildeles 6 point og interviewet 2 point, vurderes ansøgningen samlet set til 4 point.
Kommunale Ejendomme forbeholder sig ret til ikke at invitere nogle ansøgere videre til interview- runden, eller ikke at tildele forpagtningen til en ansøger. Dette vil altid ske ud fra en konkret, saglig vurdering i forhold til udbuddets tildelingskriterier, eller på baggrund af manglende konkurrence i udbuddet.
5.1 Kommunale Ejendommes forbehold og annullering af udbud
I forbindelse med en eventuel annullering af tilbuddet yder Kommunale Ejendomme ingen kompen- sation for Ansøgers omkostninger til udarbejdelse af ansøgningen, samt eventuel deltagelse i inter- view.
5.1.2 Kommunale Ejendommes forbehold
Kommunale Ejendomme forbeholder sig retten til at foretage ændringer eller opsige kontrakterne med Leverandøren såfremt, der sker ændringer fra lovgivers side, samt ændringer i bevillinger, poli- tiske eller organisatoriske ændringer m.m., som har væsentlig betydning for kontrakten.
Kommunale Ejendomme forbeholder sig ret til at tildele forpagtningen til det næstbedste kvalificerede tilbud, såfremt den vindende Ansøger ikke lever op til egnetheden for opgaven.
Aftalen vil i relevant omfang regulere udvisning af samfundsansvar. I den forbindelse tænkes der særligt på visse sociale klausuler, herunder overholdelse af blandt andet ILO-konventioner, se nær- mere om ILO-konventioner i kontraktudkastet (bilag 1).
Nærværende materiale skal behandles fortroligt. Ansøgere skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til Ansøgernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivningen.
Såfremt Ansøger uberettiget videregiver eller udnytter fortrolige oplysninger finder Straffelovens §§ 152-152d anvendelse, hvorefter Ansøger kan straffes med bøde eller fængsel.
Dokumenter med forbindelse til nærværende udbud, herunder de fx indkomne ansøgninger er under- lagt reglerne om aktindsigt. Kommunale Ejendomme vil derfor være forpligtet til at indrømme akt- indsigt i materialet i det omfang, det følger af lovgivningen.
5.5 Underleverandører & Konsortier
Såfremt Ansøgeren anvender underleverandører til at drive forpagtningen, så garanterer forpagteren for opfyldelsen af aftalen i samme omfang, som hvis Ansøgeren selv havde udført leverancen (”kæ- deansvar”). Kædeansvar gælder også hvis to eller flere ansøgere ansøger om forpagtningen i fælles- skab.
Kommende forpagter er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person –
og tingsskade, herunder også produktansvar.
Forpagteren er forpligtet til at tegne en erhvervsansvarsforsikring eller produkt- og erhvervsan- svarsforsikring på minimum 1.000.000 kr., som skal gælde i hele aftaleperiodens løbetid.
Forpagteren skal senest ved kontraktunderskrivelsen forelægge dokumentation for forsikringsfor- holdet, før forpagtningsaftalen kan indgås.
Derudover opfordrer Kommunale Ejendomme til, at Forpagter har en behørig løsøreforsikring i hele forpagtningsperioden, så Forpagters ejendele er dækket ved skadestilfælde.