Common use of DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR Clause in Contracts

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La labor de supervisión podrá ser ejercida por los funcionarios de El Programa designados por el Ordenador del Gasto, para la vigilancia, control y seguimiento, durante la ejecución del contrato y su liquidación. Para lograr una adecuada supervisión, los funcionarios que xxxx designados para ejercerla deberán contar con conocimientos relacionados con el objeto del contrato. Por regla General los Ordenadores del Gasto no podrán ser supervisores de los contratos donde hayan actuado en posición de Ordenadores. No obstante lo anterior de manera excepcional, en caso de falta de designación del supervisor del contrato y/o convenio o en sus faltas temporales o absolutas (porque nadie suplió su cargo, o porque habiéndose eliminado el cargo el Ordenador del Gasto no designó nuevo supervisor, entre otros eventos de ausencia del supervisor) el Ordenador del Gasto asumirá la condición de supervisor hasta tanto se realice el nuevo nombramiento. En el formato de solicitud de contratación y en el texto del contrato y/o convenio, constará el cargo de quien (quienes) ejercerá (n) la supervisión o si contará con interventoría o una figura que ejerza su seguimiento. Corresponde al Ordenador del Gasto, informar desde el momento mismo de la solicitud de elaboración del contrato, por escrito a través del formato establecido al (los) supervisor (es), su designación en la contratación respectiva y en caso que la supervisión sea conjunta, determinar claramente que aspectos de la ejecución del contrato supervisará cada supervisor. El (los) Supervisor (es) designado (s) podrá (n) ser cambiado (s) por decisión del ordenador del gasto. Esta decisión deberá ser notificada al (los) nuevo (s) Supervisor (es) a través del mismo formato, el cual se copiará al anterior supervisor (salvo ausencia definitiva de la entidad), al contratista, a la Vicepresidencia de Negocios Especiales y a la Dirección de Contratación. Del recibo de estas notificaciones deberá quedar constancia en la carpeta del contrato. Xxxxxx trabajador de El Programa podrá negarse a ejercer la supervisión para la cual ha sido designado, salvo que presente alguna causal de tipo legal que conlleve a un conflicto de interés para lo cual deberá actuar conforme lo establezca el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La labor de supervisión podrá El Ordenador del Gasto designará las personas que tengan el perfil para ser ejercida por los funcionarios de El Programa designados supervisoras. Dicha designación se efectuará dentro del texto del contrato correspondiente o mediante comunicación escrita en tal sentido, suscrita por el funcionario competente dentro de la entidad. Si por cualquier causa no se designa el Supervisor de conformidad con lo establecido en el párrafo anterior, se entenderá como Supervisor del contrato, el Coordinador del programa o proceso correspondiente. Con todo, cuando se designe un Supervisor que no tenga las calidades necesarias para su ejercicio, éste manifestará tal circunstancia al Ordenador del Gasto, por escrito, exponiendo las razones que le impiden cumplir con esta función o actividad. Para efectos de la supervisión de contratos o convenios a través de los cuales se ejecutan varias obras o proyectos, o cuyo objeto requiera de una supervisión específica o de mayor acompañamiento, el Coordinador del Proceso solicitará al Ordenador del Gasto, la supervisión compartida. Cada funcionario público además de cumplir con sus funciones misionales, debe supervisar un máximo de cinco (5) contratos. En caso de gran complejidad contractual o de insuficiencia de la planta de personal, es necesario considerar la posibilidad de contratar a particulares para que apoyen la gestión de la entidad, estableciendo también topes respecto de las cargas de trabajo asignadas en ese sentido. Funciones de supervisión Aspecto administrativo Elaborar y suscribir las actas de inicio, suspensión, reiniciación, gestión o supervisión, liquidación del contrato, y de todos los documentos producidos como consecuencia de la ejecución del mismo. Efectuar el seguimiento a la ejecución del contrato, para verificar que se cumpla dentro de los términos y plazos pactados. Documentar todas y cada una de las actividades desarrolladas por el contratista. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los términos de referencia, planos y especificaciones generales para la vigilanciadebida ejecución del contrato. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Acudir a los mecanismos de ajuste y revisión de precios. Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos de la entidad. Emitir cuando sea el caso, concepto y recomendación a la entidad sobre la conveniencia de modificar o adicionar el contrato. Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto contractual, dando aviso a la entidad de los eventos de incumplimiento que ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la entidad. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, realizarla inducción al contratista, señalando los objetivos del contrato y la necesidad que se buscar satisfacer, de lo cual dejará constancia en acta suscrita conjuntamente con el contratista. Remitir los documentos y soportes de los requerimientos y demás actuaciones que se generen en la ejecución del contrato. Diligenciar el formato correspondiente al estudio de conveniencia y oportunidad y justificar las prórrogas o adiciones en relación con los contratos en los que ejerce labores de supervisión. Justificar la solicitud de suspensión de los contratos, indicando las consecuencias de la misma y su relación con el cumplimiento íntegro del objeto contractual. Elaborar con la periodicidad definida en el contrato los informes de supervisión, en los que se indicará al menos: El porcentaje de cumplimiento del contrato y el avance del mismo en relación con lo proyectado y contratado. En los contratos de Prestación de Servicios, indicar las labores desarrolladas por el contratista, el resultado de las mismas indicando su relación con lo contratado. En los contratos de suministro y compraventa las características físicas de los mismos tales como: Clase, serie, marca, estado, calidad y cantidad, valor unitario, valor total, fechas de recibo, período cobrado y en general todas las circunstancias de modo tiempo y lugar en que se ejecutó el contrato, dejando constancia que el bien o producto recibido por la entidad corresponde al contratado. Aspecto técnico Verificar el cumplimiento de los cronogramas, establecidos en el contrato. Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Efectuar seguimiento de cumplimiento de obligaciones contractuales mediante actas o informes de acuerdo a la naturaleza de los contratos. Verificar permanentemente la calidad de los servicios y bienes que se estipule en el contrato. Expedir el recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios adquiridos, una vez realizada la verificación integral de los bienes o servicios contratados, el cual contendrá como mínimo: Las especificaciones técnicas de los bienes o servicios recibidos. Si se trata de bienes, las características físicas. Para efectos del pago el supervisor debe garantizar que este corresponda al bien o servicio efectivamente recibido. Dar constancia de la destinación final de la totalidad de los bienes recibidos como consecuencia de la ejecución del contrato. Garantizar que los bines adquiridos se utilicen dentro del término proyectado en el Estudio de Conveniencia y Oportunidad. Cuando se trate de adquisición de software, se debe soportar en el acta de recibo final con las constancias de recibo de conformidad de los usuarios finales de losbienes adquiridos. En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro a la entidad de los mismos. Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas. Promover las acciones de responsabilidad contra los contratistas y sus garantes cuando las calidades ofrecidas no se cumplan. Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias. Coordinar con el contratista y almacenista de la entidad cuando sea del caso, el ingreso al almacén de los bienes adquiridos, dentro del término establecido en el contrato. Aspectos financieros, tributarios y contables Rendir periódicamente a la entidad, informes económicos sobre el cumplimiento del contrato. Verificar que los recursos públicos que maneje el contratista se encuentren debidamente utilizados. Verificar que se efectúe una adecuada programación financiera del contrato. Hacer seguimiento a la ejecución financiera del contrato, verificando que se ajuste al plan de acción y al proyecto formulado. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato. Comunicar veraz y seguimientooportunamente la liberación de los dineros que no serán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupuéstales del contrato. Solicitar al contratista y aprobar el plan de inversión del anticipo, si es del caso. Solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Solicitar la liberación de los dineros que no fueron ejecutados en desarrollo del contrato. Aspecto legal Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, para proceder a la aplicación de las sanciones a que haya lugar o a la terminación bilateral del contrato. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible aplicación de multas. En caso de cualquier incumplimiento requerir por escrito al contratista, para soportar la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato y la ley. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, además deberá elaborar el correspondiente informe de supervisión detallando cada uno de los incumplimientos del contratista, que permita ejercer la medida conminatoria, declarar el incumplimiento o declarar la caducidad. Verificar la aprobación de pólizas y que las mismas se encuentren vigentes durante su ejecución, sus adiciones, suspensiones y prorrogas si es el caso y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelación del saldo adeudado a la terminación del contrato. Dar rápida y oportuna información a los organismos de control, a los superiores jerárquicos y organismos competentes acerca del proceso contractual. Exigir periódicamente al contratista la acreditación de los pagos a seguridad social y parafiscal durante la ejecución del contrato y antes de su liquidación. Para lograr una adecuada supervisiónlos contratos de prestación de servicios con persona natural, verificar que durante el término de ejecución, el contratista haya realizado los funcionarios que xxxx designados para ejercerla deberán contar aportes al sistema de seguridad social. (Salud, Pensiones y ARL). En los contratos celebrados con conocimientos relacionados personas jurídicas, exigir el cumplimiento con las obligaciones frente al sistema de salud, pensiones y riesgos laborales y con el objeto del contrato. Por regla General los Ordenadores del Gasto no podrán ser supervisores pago de los contratos donde hayan actuado en posición aportes parafiscales (Cajas de Ordenadores. No obstante lo anterior de manera excepcionalCompensación Familiar, en caso de falta de designación del supervisor del contrato y/o convenio o en sus faltas temporales o absolutas (porque nadie suplió su cargo, o porque habiéndose eliminado el cargo el Ordenador del Gasto no designó nuevo supervisor, entre otros eventos de ausencia del supervisor) el Ordenador del Gasto asumirá la condición de supervisor hasta tanto se realice el nuevo nombramiento. En el formato de solicitud de contratación I.C.B.F. y en el texto del contrato y/o convenio, constará el cargo de quien (quienes) ejercerá (n) la supervisión o si contará con interventoría o una figura que ejerza su seguimiento. Corresponde al Ordenador del Gasto, informar desde el momento mismo de la solicitud de elaboración del contrato, por escrito a través del formato establecido al (los) supervisor (esSENA), su designación en la contratación respectiva y en caso que la supervisión sea conjunta, determinar claramente que aspectos de la ejecución del contrato supervisará cada supervisor. El (los) Supervisor (es) designado (s) podrá (n) ser cambiado (s) por decisión del ordenador del gasto. Esta decisión deberá ser notificada al (los) nuevo (s) Supervisor (es) a través del mismo formato, el cual se copiará al anterior supervisor (salvo ausencia definitiva de la entidad), al contratista, a la Vicepresidencia de Negocios Especiales y a la Dirección de Contratación. Del recibo de estas notificaciones deberá quedar constancia en la carpeta del contrato. Xxxxxx trabajador de El Programa podrá negarse a ejercer la supervisión para la cual ha sido designado, salvo que presente alguna causal de tipo legal que conlleve a un conflicto de interés para lo cual deberá actuar conforme lo establezca el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La labor de supervisión podrá ser ejercida por los funcionarios de El Programa del Fideicomiso PROCOLOMBIA designados por el Ordenador del GastoGasto o de la Fiduciaria en caso de que éste último sea de la Fiduciaria y así se llegare a determinar, para la vigilancia, control y seguimiento, durante la ejecución del contrato y su liquidación. Para lograr una adecuada supervisión, los funcionarios que xxxx sean designados para ejercerla deberán contar con conocimientos relacionados con el objeto del contrato. Por regla General los Ordenadores del Gasto no podrán ser supervisores de los contratos donde hayan actuado en posición de Ordenadores. No obstante obstante, lo anterior de manera excepcional, en caso de falta de designación del supervisor del contrato y/o convenio o en sus faltas temporales o absolutas (porque nadie suplió su cargo, o porque habiéndose eliminado el cargo el Ordenador del Gasto no designó nuevo supervisor, entre otros eventos de ausencia del supervisor) el Ordenador del Gasto asumirá la condición de supervisor hasta tanto se realice el nuevo nombramiento. En el formato de solicitud de contratación y en el texto Ordenador del contrato y/o convenio, constará Gasto informará el cargo de quien (quienes) ejercerá (n) la supervisión o si contará con interventoría la interventoría, lo cual deberá constar igualmente en el texto del contrato y/o una figura que ejerza su seguimientoconvenio. Corresponde al Ordenador del Gasto, informar desde el momento mismo de la solicitud de elaboración del contrato, por escrito a través del formato establecido al (los) supervisor (es), su designación en la contratación respectiva y en En caso que la supervisión sea conjunta, determinar determinará claramente que aspectos de la ejecución del contrato supervisará cada supervisor. Una vez verificada la completitud de la solicitud de contratación, la Vicepresidencia Jurídica - Dirección de Contratación, informará mediante comunicación al supervisor (es) de su designación. El (los) Supervisor (es) designado (s) podrá (n) ser cambiado (s) por decisión del ordenador del gasto. Esta decisión , quien deberá ser notificada notificar al (los) nuevo (s) Supervisor (es) a través del mismo formatomediante comunicación, el cual se copiará con copia al anterior supervisor (salvo ausencia definitiva de la entidad)supervisor, al contratista, a la Vicepresidencia de Negocios Especiales y a la Dirección de Contratación. Del recibo de estas notificaciones deberá quedar constancia en la carpeta del contrato. Xxxxxx trabajador de El Programa PROCOLOMBIA podrá negarse a ejercer la supervisión para la cual ha sido designado, salvo que presente alguna causal de tipo legal que conlleve a un conflicto de interés interés, para lo cual deberá actuar conforme lo establezca el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX.

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La labor designación de supervisión podrá ser ejercida supervisor será comunicada por los funcionarios de El Programa designados escrito por el Ordenador del Gasto, para la vigilancia, control y seguimiento, durante la ejecución del contrato y su liquidación. Para lograr una adecuada supervisión, los funcionarios que xxxx designados para ejercerla deberán contar con conocimientos relacionados con el objeto del contrato. Por regla General los Ordenadores del Gasto no podrán ser supervisores de los contratos donde hayan actuado en posición de Ordenadores. No obstante lo anterior de manera excepcional, en caso de falta de designación del supervisor del contrato y/o convenio o en sus faltas temporales o absolutas (porque nadie suplió su cargoGestión Contractual, o porque habiéndose eliminado el cargo el Ordenador del Gasto no designó nuevo supervisor, entre otros eventos a través de ausencia del supervisor) el Ordenador del Gasto asumirá la condición de supervisor hasta tanto se realice el nuevo nombramiento. En el formato de solicitud de contratación y correo electrónico en el texto del contrato y/o convenio, constará cual se adjuntará el cargo de quien (quienes) ejercerá (n) la supervisión o si contará con interventoría o una figura que ejerza su seguimiento. Corresponde al Ordenador del Gasto, informar desde el momento mismo de la solicitud de elaboración del contrato, memorando firmado por escrito a través del formato establecido al (los) supervisor (es), su designación en la contratación respectiva y en caso que la supervisión sea conjunta, determinar claramente que aspectos de la ejecución del contrato supervisará cada supervisor. El (los) Supervisor (es) designado (s) podrá (n) ser cambiado (s) por decisión parte del ordenador del gasto, copia del contrato, registro presupuestal y aprobación de póliza si la hubiere. Esta decisión El supervisor del contrato deberá ser notificada hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, con el fin que verificar que el contrato se encuentre debidamente registrado y que el contratista xxxxxxx dentro del término señalado en el contrato, las pólizas solicitadas. Teniendo en cuenta que la supervisión recae sobre el cargo situado en una dependencia, en el evento en que se presente la ausencia (los) nuevo (s) Supervisor (es) a través del mismo formatovacaciones, el cual se copiará al anterior supervisor (salvo ausencia definitiva permiso, comisión, licencia y retiro de la entidad), la supervisión recaerá automáticamente en el Jefe Inmediato del supervisor o en el funcionario que sea encargado de las funciones de ese cargo, en los casos en que se realice dicho encargo. Por lo anterior, los supervisores cuando se vayan a ausentar de su cargo, ya sea por vacaciones, licencias, retiro definitivo, permisos, comisiones u otro, deberá realizar un acta de entrega a la persona que lo reemplazará en su ausencia, señalando los contratos a su cargo como supervisor con copia al Gestión Contractual y al Grupo de Gestión Financiera y Contable para su conocimiento. Por lo anterior, los supervisores cuando se vayan a ausentar de su cargo, ya sea por vacaciones, licencias, retiro definitivo, permisos, comisiones u otro, deberá realizar un acta de entrega a la persona que lo reemplazará en su ausencia, señalando los contratos a su cargo como supervisor con copia al Grupo de Gestión Contractual y al Grupo de Gestión Financiera y Contable para su conocimiento. De igual manera cuando se requiera modificar la supervisión de un contrato, el jefe de la dependencia respectiva, deberá remitir un memorando dirigido a la Dirección General señalando la nueva persona que ejercerá la labor de supervisión, a quien de la misma manera se le notificará mediante correo electrónico o de manera escrita enviado desde el Grupo de Gestión Contractual para su conocimiento. Es responsabilidad del supervisor enviar los documentos de la ejecución de cada contrato, al Grupo de Gestión Administrativa y Documental del Instituto, para su respectiva incorporación al expediente Contractual, documentos tales como informes, actas, listas de asistencia de reuniones, ayudas de memoria y demás que se hayan expedido durante la ejecución contractual, así como incorporarlos a la carpeta física del contrato. La función de supervisión sólo cesará una vez expire el plazo de ejecución previsto en el contrato en aquellos casos en que no aplique la liquidación del mismo, o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato, en los casos en que está se requiera. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continúen vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías, las cuales comprenden el mantenimiento preventivo de los bienes adquiridos, repuestos y demás actividades que se hayan contemplado dentro de estas garantías ofrecidas por el contratista. Así mismo, estará a cargo del supervisor adelantar las gestiones pertinentes relacionadas con la confidencialidad de la información Igualmente, cuando se pacten cronogramas ya sea por la entrega de productos o para la realización de actividades con el contratista durante la ejecución del objeto del contrato, en el evento en que se deban modificar fechas, el supervisor deberá solicitar las modificaciones respectivas ante el Grupo de Gestión Contractual con el fin de que tramite la modificación, la cual deberá estar debidamente justificada. El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, deberá citar a reuniones al contratista, a la Vicepresidencia al Coordinador del Grupo de Negocios Especiales Gestión Contractual y a la Dirección de Contratación. Del recibo de estas notificaciones deberá quedar constancia los funcionarios o interventores que tengan interés directo en la carpeta ejecución del contrato, o hayan participado en la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y/o en la de la minuta del contrato. Xxxxxx trabajador Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes. El supervisor deberá revisar que los informes de El Programa podrá negarse los contratistas contengan como mínimo lo siguiente: - Nombre completo del contratista. - Número del contrato. - Fecha de inicio del contrato: Fecha de expedición del registro presupuestal y fecha de aprobación de la póliza y/o acta de iniciación, si hay lugar a ejercer ella. - Fecha de terminación del contrato: De acuerdo con la supervisión cláusula de plazo del contrato - Periodo del informe: día, mes y año de inicio y de terminación del periodo. - Objeto del contrato: Copiar textualmente la cláusula del contrato. - Actividades desarrolladas en el periodo del informe: Referirse una a una a las actividades realizadas durante el periodo del informe resumiendo para cada una, la gestión realizada, soportándola cuando a ello hubiere lugar, con la indicación de los documentos, archivos y/o gestión, resultado de las actividades desarrolladas9. - Nombre y firma del contratista. Cuando el supervisor manifieste su desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos los reparos por escrito al contratista con copia al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, quien analizará junto con el supervisor, la procedencia de la aplicación del artículo 17 de la Ley 1150 de 2001 y el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, teniendo en cuenta que la entidad tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones o declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. Cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen su paralización, es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos, al Grupo de Gestión Contractual y al Director o Jefe de la dependencia para la cual se ha sido designadocontratado el bien o servicio, salvo con el fin de iniciar las acciones correspondientes. Igualmente, el supervisor deberá constatar, a la fecha de vencimiento del contrato, que presente alguna causal éste se cumplió en su totalidad. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo, no podrá expedir el certificado de tipo legal que conlleve a un conflicto cumplimiento final, hasta tanto tenga certeza de interés para lo cual deberá actuar conforme lo establezca el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEXsu cumplimiento.