CONTRATACIÓN DIRECTA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Art. 81 Decreto 1510 de 2013 reglamentario de la
Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007)
1. DEFINICIÓN DE LA ENTIDAD ESTATAL.
Con el fin de mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y servicios que respondan a las expectativas de los usuarios, el Congreso de la República, expidió la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, el cual se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, lo cual permite identificar y gestionar de manera eficaz las actividades misionales y de apoyo en las entidades públicas, haciendo especial énfasis en el mejoramiento continuo para la prestación de un mejor servicio a los ciudadanos colombianos.
Dentro de este contexto, el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 En el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para todos” subíndice A. 2 “Propiedad intelectual, instrumento de innovación” en el lineamiento estratégico de Protección uso y aprovechamiento se enfocara en fortalecer la Dirección Nacional de Derecho de Autor para el buen ejercicio de sus funciones misionales.
Dentro del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2012 del Ministerio del Interior, en el componente de “Fomento de cultura de la Calidad y el Control” la dirección tiene como metas Planificar y ejecutar una auditoria anual de seguimiento del Sistema de gestión de calidad y Planificar y ejecutar recertificación del Sistema de Gestión de calidad en las entidades del Sector.
La Dirección Nacional de Derecho de Autor ha venido mejorando continuamente sus procesos en busca de la satisfacción de sus usuarios, es así, como el 22 de febrero de 2013, luego de una auditoría de recertificación, obtiene, por tercera vez el certificado de calidad bajo la norma ISO 9001:2008 No SG-2012002552 A, e igualmente, fue recertificada bajo la norma NTCGP 1000:2009 Xx. XX-0000000000 X, certificados entregados por la firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTDA. cuya vigencia es por tres años siempre y cuando la organización mantenga su Sistema de Gestión conforme con los requisitos, lo cual es verificado mediante auditorías de seguimiento y renovación anuales.
La firma COTECNA está acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), y la última certificación expedida cubre el período comprendido entre el 22 de febrero de 2013 y el 21 de febrero de 2016.
Teniendo en cuenta el principio de Mejora Continua de la norma NTCGP 1000:2009 implementada en la DNDA, el cual indica que “Es fundamental que la mejora continua del desempeño global es un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad”, y dado que uno de los objetivos estratégicos de la entidad es …“Mejorar la eficiencia institucional mediante la implementación de sistemas de calidad de la gestión”…, es necesario que la DNDA mantenga vigente la Certificación del SGC, y para esto se debe realizar una auditoría de seguimiento en cumplimiento de la normatividad vigente.
Con el fin de darle continuidad al Sistema de Gestión de Calidad de la DNDA y cumplir las directrices del Gobierno Nacional plasmadas en el Plan Nacional de Desarrollo 2010- 2014, se hace necesario contratar los servicios profesionales especializados en auditorías a sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009.
1.1 ANÁLISIS DEL SECTOR (Artículo 15 Decreto 1510 de 2013)
El Sistema de Gestión de la Calidad es una filosofía adoptada por las organizaciones para dirigir y evaluar el desempeño institucional orientado al mejoramiento de los productos que se ofrecen al ciudadano.
El estado colombiano a través de la Ley 872 de 2003 dio origen a la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, que determina los requisitos que las entidades públicas deben cumplir para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios.
A través del Decreto 4110 de 2004, el Gobierno Nacional adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.
Está norma es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de otras entidades prestadoras de servicios.
El proceso por el cual una tercera entidad examina y verifica la efectividad del sistema de gestión implantado, teniendo como base el grado de cumplimiento de una norma, se denomina certificación. Este examen se realiza mediante una auditoría, de la cual se deriva un informe, que en caso de ser positivo, permite al organismo certificador conceder un certificado cuya validez es de 3 años y cada año deberá realizase una verificación, a través de una Auditoría de los requisitos exigidos por la norma, que permite corroborar que el Sistema se mantiene efectivo
En Colombia las certificaciones ISO y NTCGP 1000 pueden ser otorgadas por diferentes entidades que ya han sido aprobadas con anterioridad por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Dentro de las cuales podemos mencionar el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec). SGS Colombia S.A., BVQI Colombia Ltda., International Certificación and Training S.A. (IC & T), Cotecna
Certificadora Servicies Ltda., y la Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico.
La firma COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTDA certificó, el pasado 16 de febrero de 2013 el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad en las normas NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008 para los siguientes 3 años.
Al obtener estas certificaciones, la Dirección Nacional de Derecho de Autor se comprometió a mantener un sistema efectivo y eficiente y a lograr un mejoramiento continuo en la calidad de sus servicios.
Por tal razón, se debe garantizar el cumplimiento de los Ciclos de Auditorías tanto internos como externos o de seguimiento y verificación de la firma certificadora, que permitan fortalecer la sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad, y ayuden a identificar los vacíos al interior de la Entidad y determinar posibles mejoras.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR.
Contratar los servicios profesionales especializados en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de realizar la primera visita de seguimiento a los nuevos certificados del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009 e ISO9001:2008.
2.1 ALCANCE DEL OBJETO.
Dentro de la ejecución del objeto del contrato de prestación de servicios profesionales se desarrollarán las siguientes actividades:
2.1.1 Visita de seguimiento al SGC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009
Verificar que los procedimientos, documentación y cumplimiento de los requisitos mínimos de acuerdo a la normatividad aplicable se encuentren implementados.
Verificar que el plan de mejora continúa implementado por la DNDA como respuesta a un SGC que busca el mejoramiento de sus procesos.
Verificar los procedimientos llevados a cabo, conforme lo dispone la normatividad.
Evaluar los procedimientos y criterios de control estipulados con anterioridad por la firma certificadora
2.1.3 Entregables
No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES |
1 | INFORME DE AUDITORIA DE LA PRIMERA VISITA DE SEGUIMIENTO | Contratista | Se realizará auditoría al Sistema de Gestión de Calidad, para corroborar el cumplimiento del mismo de conformidad con la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008 | INFORME DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO |
2.2. Clasificación UNSPSC
El objeto contractual se enmarca dentro de los siguientes códigos del Clasificador de Bienes y Servicios:
Clasificación UNSPSC | Segmento | Familia | Clases | Producto |
80121601 | Servicios de Gestión, servicios profesionales de Empresa y Servicios Administrativos | Servicios Legales | Servicios de Derecho Comercial | Servicios legales sobre competencias o regulaciones gubernamentales |
80121609 | Servicios de Gestión, servicios profesionales de Empresa y Servicios Administrativos | Servicios Legales | Servicios de Derecho Comercial | Servicios legales sobre competencias o regulaciones gubernamentales |
3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
Para el correcto desarrollo del objeto contractual y de su alcance el contratista seleccionado que ejecute el objeto del contrato, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Tener en cuenta los resultados del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad surtido en el año 2013.
b. Tener en cuenta los desarrollos tecnológicos ejecutados por la entidad dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
c. Tener en cuenta las pautas que en materia de identidad e imagen institucional ha definido la DNDA, con el fin de incorporarlas en los resultados de las actividades objeto del contrato.
d. Garantizar como persona jurídica, que el personal contratado cuente con la suficiente experiencia, idoneidad y conocimientos profesionales para la ejecución de las labores pactadas en el contrato.
e. A excepción de la Ley y la autoridad acreditadora la persona natural o jurídica a la cual le sea adjudicado el contrato, actuará de manera confidencial y no revelará a terceros, sin previo consentimiento por escrito del cliente de información que se considere confidencial.
f. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
g. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato.
h. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
i. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
j. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
k. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
l. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
m. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
n. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
o. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
p. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato.
q. El contratista mantendrá indemne al CONTRATANTE, en caso de demandas, reclamaciones o acciones legales con EL CONTRATANTE por las acciones u omisiones de EL CONTRATISTA, quien será notificado obligándose a responder por dichas reclamaciones y asumir todos los costos y gastos que se generen.
r. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
4. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
a. La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria, y facilitará el ambiente para la realización de la auditoría de seguimiento No. 1 a la certificación entregada en febrero de 2013 al Sistema de Gestión de Calidad en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, y las demás reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista y los respectivos Jefes de Proceso de la entidad.
b. Efectuar los pagos que se generen acorde con las condiciones estipuladas en el contrato en cumplimiento del objeto.
c. Permitir el acceso del equipo auditor a todos los sitios e información correspondiente al Sistema de Gestión y designar un responsable para la coordinación de las actividades con el equipo auditor
d. El cliente debe estar disponible para recibir la auditoría en las fechas previamente acordadas con el equipo auditor
e. Para permitirle al equipo auditor cumplir con la legislación que aplica a la salud y seguridad, la DNDA debe suministrarle toda la información disponible en relación con peligros conocidos o potenciales que el personal auditor pueda encontrar durante su visita.
f. Informar al equipo auditor de los reglamentos de salud y seguridad de la DNDA para que tomé todas las medidas razonables que aseguren que mientras esté en las instalaciones de la DNDA, su personal cumple con todo lo establecido en ellos.
g. Permitir la realización de Auditorías de Seguimiento, auditorías especiales/complementarias para cierre de No Conformidades, levantamiento de suspensión, ampliación o reducción del alcance y otros tipos de auditorías necesarias para la verificación del cumplimiento con la norma pertinente y los procedimientos del cliente.
h. Asegurarse del cumplimiento de las normas aplicables asociadas con sus productos o servicios y Sistemas de Gestión, requerimientos del sector específico (sí aplica).
i. Cerrar las no conformidades identificadas de la auditoría en el tiempo establecido y enviar los soportes correspondientes de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas a la firma certificadora (en un plazo no mayor a 90 días calendario a partir de la reunión de cierre de la auditoría de seguimiento).
j. Modificar toda la publicidad en caso de reducción del alcance de la Certificación.
k. Suministrar acceso a los registros de las comunicaciones de terceros, externos a la DNDA, como también, datos específicos u otra documentación relacionada con el cumplimiento legal o regulatorio para la revisión, cuando se requieran. Esto incluye los registros de todas las comunicaciones y las acciones tomadas en relación a los requerimientos de la norma de cada Sistema de Gestión u otros documentos normativos aplicables como las quejas y reclamos de las partes interesadas aplicables de clientes, la comunidad y tratamiento dado a los mismos, las sanciones impuestas por la autoridad competente por incumplimiento de requisitos legales o reglamentos aplicables, etc.
l. Pagar dentro de los plazos estipulados, las facturas que la firma auditora le presenta a la organización por concepto de los servicios de auditoría.
5. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN
De acuerdo con el objeto descrito en el numeral 2 del presente documento, se realizará un proceso de Contratación Directa de servicios profesionales especializados en auditorías de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y de tal modo que dicho proceso de contratación cumpla con los objetivos que justificaron su aprobación, puesto que dicho contrato cumple con las disposiciones del artículo 1 del Decreto 4266 de 2010, que modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, al definir el contenido del literal (h) del numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, referido a la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales– recoge el alcance expresado en sus antecedentes normativos y legislativos.
Para contratar el servicio profesional, el mismo debe contratarse con la persona que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Para el caso se trata de un trabajo para el cual se requiere experiencia específica en la realización de auditorías de certificación de calidad, labor que por su misma esencia y de acuerdo a la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, no puede ser ejecutada por el personal de planta de la DNDA; pudiéndose realizar únicamente por empresas autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
Por lo anteriormente expuesto, es procedente esta modalidad de contratación porque se realizarán actividades estrictamente profesionales en desarrollo de lo previsto en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013.
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato a celebrar, las normas aplicables a esta contratación están basadas en:
Literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.
Las demás disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
Los conflictos que surgieren entre LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y los proponentes con ocasión del presente proceso de selección, serán resueltos de conformidad con la legislación colombiana.
7. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato de prestación de servicios objeto del presente estudio previo se realizará en un solo giro realizando los descuentos xx Xxx y se cancelará dentro
de los treinta (30) días siguientes a la realización de la auditoría de seguimiento y entrega del informe correspondiente, certificado a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, certificado xx xxx y salvo de salud, pensión y parafiscales y la factura correspondiente.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
8. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, y tendrá un plazo de un (1) mes para su ejecución, contados a partir del perfeccionamiento del contrato, termino dentro del cual el supervisor de común acuerdo con el contratista acordarán las fechas para adelantar las auditorias en cada una de las dependencias.
El supervisor de la DNDA debe evaluar los informes o entregables pactados y realizar los comentarios del caso.
9. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Y FORMA DE MITIGARLO.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y lo pretendido por las partes en suscribir un contrato de prestación de servicios profesionales para la auditoria de seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, de conformidad total con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2009, para el estudio e iniciación del proceso contractual, la entidad ha analizado que los riesgos previsibles que afectan directamente la ejecución del contrato a celebrar son los siguientes:
CLASE | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACIÓN DEL RIESGO | MITIGAR LOS RIESGOS | ||||
DESCRIPCIÓN | CONCEPTO | DNDA | CONTRA TISTA | EVALUA CION | VALOR ACION | PONDER ACION. CLASE | ||
ECONÓMICOS | RIESGOS TRIBUTARIOS | Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes al momento de la presentación de la propuesta, será asumido por el contratista, cuando en el desarrollo del contrato se modifiquen las tarifas de los impuestos o eliminan los ya existentes. Siempre y cuando sean aplicables a este tipo de contratos. | X | BAJO | 5 | 12,5% | Verificación de normas y cambios | |
XXXX EN LOS | Efectos económicos desfavorables derivados por la xxxx en el pago pactado en el contrato por fallas atribuibles a | X | MEDIO | 10 | 25% | Seguimiento | ||
PAGOS | la administración, exceptuándose a los retrasos generados por fallas en los sistemas que soportan la plataforma financiera de la Entidad. | de aprobación de PAC | ||||||
SERVICIO | FALLAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALE S PRESTADOS | El contratista es responsable de la calidad e idoneidad de la prestación de sus servicios profesionales y del incumplimiento del objeto contractual y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los servicios profesionales prestados, una vez realizadas el seguimiento a las obligaciones, actividades y al cronograma no cumplen con lo pactado, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen | X | MEDIO | 10 | 25% | Reuniones de seguimiento y control | |
SOCIAL | RIESGO POLÍTICO | El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante. | X | BAJO | 5 | 12,5% | Actualizació n en normas | |
LABORAL | RIESGOS ACCIDENTALES | La posibilidad que el contratista sufra un determinado daño durante la ejecución del trabajo y/o actividad contratada | X | MEDIO | 10 | 25% | Contratar una persona jurídica para que sea ella quien responda y cambie los contratistas en tales eventos |
10. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGO.
Una vez elaborados los estudios previos de la contratación, se establecieron los siguientes riesgos:
10.1 Riesgos Asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que debe asumir el contratista y que son asegurables son los siguientes:
a. Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato.
b. Que el servicio prestado no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato.
10.2 Riesgos no asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que deba asumir el contratista y que no son asegurables son los siguientes:
Que durante la ejecución del contrato, el contratista afronte situaciones de índole laboral, administrativo y legal respecto de sus empleados que prestan el servicio durante la ejecución del contrato, por lo cual el contratista siempre deberá garantizar, mantener y ofrecer la prestación del servicio.
10.3 Riesgos que asume la entidad
A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:
a. Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación existente.
b. Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
Para aminorar los riesgos, en el presente estudio previo se definió que el perfil del supervisor del contrato debe ser el funcionario encargado de la administración del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, es decir el Asesor de la Dirección General que tiene a su cargo las funciones de la Oficina de Planeación.
10.4 Garantía para el Proceso de Contratación
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, y teniendo en cuenta el análisis de Xxxxxx que se incluye en el acápite anterior, no se exige la constitución de ninguna garantía a cargo del contratista.
11. VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO
Teniendo en cuenta el contrato que se suscribió en el año 2011 para realizar la primera auditoría de seguimiento cuyo valor fue de $1’436.126 y el contrato que se suscribió en el año 2012 para la segunda auditoría de seguimiento por valor de $1.443.921 y la cotización recibida por la firma COTECNA en el 2013 y actualizada a enero de 2014 por valor de $1.751.500 se proyecta suscribir un contrato por valor de $1.751.500,oo que incluye impuestos, tributos, contribuciones aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Discriminados de la siguiente manera:
12. PERFIL DE LA PERSONA A CONTRATAR
Se considera más beneficioso para la entidad, la contratación de una persona jurídica que esté debidamente autorizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública para realizar procesos de Auditoría en Calidad bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, para lo cual deberá adjuntar la correspondiente certificación que así lo acredite.
13. PERSONAL REQUERIDO
La persona jurídica a contratar tendrá bajo su cargo y responsabilidad la elección de los auditores para adelantar el proceso de Auditoría de seguimiento al Sistema de gestión de Calidad de la DNDA, cuyo perfil y hoja de vida deberá enviarse a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, quien, en todo caso, dará su aprobación y consentimiento previo sobre los profesionales elegidos para adelantar dicho proceso.
14. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES.
ITEM | DETALLE DEL DOCUMENTO |
1 | Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado (Anexo 2). De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. |
2 | Certificación sobre pagos de seguridad social (Anexo No. 3) aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 797 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 y Articulo 23 de la Ley 1150/07). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato. |
3 | Certificado de Constitución y Gerencia con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. |
4 | Registro Único Tributario expedido por la DIAN, debidamente actualizado. |
5 | Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. |
6 | Certificación expedida por la Contraloría General de la República. Donde conste que el oferente no está reportado en el boletín de responsables fiscales. |
7 | Certificado de antecedentes de policía o judiciales Hoja de vida |
única persona jurídica | |
8 | Hoja de vida única persona jurídica. (Anexo No. 5) |
9 | Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. |
10 | Fotocopia de la Libreta Militar del Representante Legal (si es hombre) |
11 | Fotocopia de la certificación expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública que lo acredita para realizar procesos de Certificación en Calidad en la Norma NTCGP 1000:2009. |
12 | Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante) El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). |
13 | Experiencia del Proponente: Acreditar mínimo dos (2) años. 1. Experiencia del proponente: El proponente deberá allegar certificaciones de experiencia, las cuales deben acreditar la experiencia mínima de dos (2) años en la prestación de servicios de auditorías de certificación, específicamente norma técnica de calidad en la gestión pública y la participación de mínimo 50 personas en el sistema. 2. Experiencia del equipo de trabajo (2 años por cada profesional participante): Para la evaluación del equipo de trabajo se debe entregar la hoja de vida de cada uno de sus integrantes, donde se indique su nacionalidad, anexando fotocopia de la cédula, certificaciones requeridas que demuestren su experiencia profesional en área objeto del contrato y según el perfil al que se presenta. Para las certificaciones del equipo de trabajo expedidas directamente por el proponente, deberá relacionarse adicionalmente las empresas donde se realizaron los proyectos con los cuales trabajó el profesional. La certificación debe contener mínimo la siguiente información: |
Razón social o nombre de la empresa contratante. Objeto del contrato Tiempo de labores y/o asesoría Calificación dada por la empresa contratante. Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante, o quien haga sus veces. | |
14 | Oferta Económica. Las oferta que se realice por la persona jurídica que desee contratar, mínimo deberá contener: 1. Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el numeral 2 y los respectivos subnumerales del Estudio Previo. 2. Plazo del Contrato: Un (1) mes a partir del perfeccionamiento del contrato. 3. Indicar el precio de la oferta, detallando si incluye impuestos, En el precio deberá discriminarse el valor de la ejecución de las actividades señaladas para la visita de seguimiento. 4. Los documentos señalados en el numeral 15 del Estudio Previo que permitan acreditar el perfil de las personas encargadas de ejecutar el proceso de certificación. 5. Certificado de existencia y representación del oferente. |
15. EVALUACIÓN.
Para adjudicar el contrato con la propuesta recibida, la entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
1. JURÍDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
2. TÉCNICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
3. ECONÓMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
Se adjudicará la oferta que cumpla con los requisitos habilitantes, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma $1751.500,oo acorde con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 1514 del 17 de enero de 2014 expedido por la Subdirectora Administrativa.
16. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través de un comité de contratos conformado por la Subdirectora Administrativa, Delegado del nominador, Coordinadora del Grupo de Compras, Jefe Oficina Asesora Jurídica y Asesor del Director General que tiene funciones de la oficina de Planeación.
17. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
Para dar cumplimiento al numeral 8 del artículo 20 ¨Estudios y documentos previos¨ del Decreto 1510 de 2013, se procedió a verificar en el Portal Único de Contratación y en la página del Ministerio de Comercio Industria y Turismo y se corroboró que los bienes y servicios a contratar no tienen regulación especial derivada de tratados de libre comercio vigentes.
El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para contratar los servicios profesionales especializados en auditorías de sistemas de gestión de calidad, con el fin de realizar la primera visita de seguimiento al sistema de gestión de calidad de la DNDA basado en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los diecisiete (17) días del mes de Enero de 2014.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO
XXXX XXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX
Asesor del Director General con funciones de La Oficina de Planeación
Anexo: Propuestas del estudio xx xxxxxxx CDP 1514 del 17 de enero de 2014.