EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PUBLICA N° 10376709
OBJETO
Contratar la prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio
BOGOTÁ D.C., FEBRERO DE 2018
CAPITULO I
1. PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONDICIONES CONTRACTUALES
1.1. OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en adelante ETB,
está interesada en recibir ofertas para contratar la prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio. Todo de conformidad con las condiciones establecidas en los términos de referencia, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y en el manual de Contratación de ETB el cual está publicado en la página xxx.xxx.xxx.xx.
El servicio se ejecutará con base en órdenes cursadas por el supervisor del contrato, quien no se obliga a solicitar un número determinado de servicios ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de servicios en cada orden, pues ello depende de las necesidades puntuales de ETB. Por consiguiente, las cantidades informadas en los términos son estimadas, así como el precio del contrato que llegare a celebrarse es un cupo de recursos estimado que podrá o no agotarse. El oferente acepta las condiciones anteriores con la presentación de la oferta y, en consecuencia, renuncia a intentar efectuar reclamación alguna con ocasión del resultado de la ejecución contractual.
Cuando se requieran servicios cuyo precio no está pactado en el contrato, pero que haga parte del objeto del contrato, el Supervisor del contrato de ETB solicitará al contratista la cotización respectiva, y verificará que los mismos se encuentren dentro de los valores xxx xxxxxxx de conformidad con los procedimientos establecidos para estos efectos por la Gerencia de Abastecimiento. El supervisor del contrato los someterá a aprobación del facultado para contratar, quien los determinará en caso de no llegarse a un acuerdo con el proveedor y los incorporará al contrato de conformidad con lo señalado en el Manual de Contratación de ETB (Acuerdo).
NO SE ACEPTA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARCIALES.
Los presentes términos de referencia no tienen valor y no constituyen oferta mercantil.
1.2. INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
1.3. CRONOGRAMA DEL PROCESO
El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.19 de los presentes términos de referencia:
ACTUACIÓN | FECHA INICIO | FECHA TERMINACION | |
Publicación de términos en la página de ETB. | FEBRERO 14 DE 2018 | ||
Plazo máximo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia. (2 días) | FEBRERO 15 DE 2018 | FEBRERO 16 DE 2018 | |
Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas. (1 día) | FEBRERO 19 DE 2018 | ||
Fecha y hora para presentación de ofertas. | FEBRERO 21 DE 2018 A LAS 9 HORAS | ||
Plazo de estudio de ofertas y solicitud aclaraciones. (2 días) | FEBRERO 22 DE 2018 | FEBRERO 23 DE 2018 | |
Plazo negociación y evaluación de contra- oferta. (2 días) | FEBRERO 26 DE 2018 | FEBRERO 27 DE 2018 | |
Adjudicación (1 día) | FEBRERO 28 DE 2018 | ||
Elaboración del Contrato y suscripción por las partes (2 días) | MARZO 01 DE 2018 | MARZO 02 DE 2018 | |
1.4. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de éste documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, a la cuenta de correo electrónico xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, dentro del dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de remisión de los términos de referencia.
ETB dará respuesta a las solicitudes recibidas dentro del día hábil siguiente a la remisión de los términos de referencia.
Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante Adendas que serán comunicadas a los oferentes.
No obstante, lo anterior, ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.
1.5. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web xxx.xxx.xxx.xx.
El oferente que no esté inscrito como proveedor, deberá diligenciar el Formato “Datos básicos proveedor Nacional” o “Datos básicos Proveedor Extranjero” que se adjunta como Anexo No. 2 del presente capítulo, anexo que no podrá ser modificado por el oferente. Únicamente se deben diligenciar los campos solicitados
Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su inscripción.
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.
1.6. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.
a) El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado. Dicho anexo deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.
b) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán ser presentados en su idioma original y traducidos oficialmente al castellano, con excepción de los manuales y documentación técnica que se aceptan en inglés
c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.
d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB.
e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.
f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.
No podrán participar en el proceso de invitación las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso bien sea directamente o a través de terceros.
1.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:
Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8
b. En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el Nit.
c. Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
d. Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos
e. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por el veinte por ciento (20%) del valor de la oferta, antes de IVA (Entendida como la sumatoria del valor de la nómina más la administración).
f. Riesgos que se garantizan: La póliza debe señalar expresamente que garantiza (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g. Modalidad: Sancionatoria.
h. Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
i. La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y el representante legal del oferente.
j. La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.
Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Ordenante: El oferente y su Nit.
b. Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
c. Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8
d. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una garantía por el veinte por ciento (20%) del valor de la oferta, antes de IVA (Entendida como la sumatoria del valor de la nómina más la administración).
Modalidad: A primer requerimiento.
e. Riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato
– (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de
la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
f. Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.
g. Plazo para pago: Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de los requisitos de exigibilidad.
h. Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
i. La garantía deberá estar firmada por el Representante Legal del garante y el representante legal o apoderado del oferente.
j. Se deberá anexar original del recibo de pago de los derechos del garante.
k. El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.
Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro del día hábil siguiente al recibo de la comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada.
1.8. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Los oferentes deberán tener en cuenta que es parte del estudio jurídico de las ofertas, la revisión y verificación de los documentos que acreditan la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual deberán adjuntarlos a la oferta en caso que éstos no obren actualizados dentro de la Base de Datos de Proveedores de ETB.
Para el efecto, el oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá acreditar que:
a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el contrato.
b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación, no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y 1 año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique.
c) La sociedad actúa a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerla en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato en caso que se adjudique, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.
Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta se deberá contar con la misma.
1.8.1. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS
Para este proceso no se admite la presentación de ofertas por sociedades extranjeras.
1.8.2. OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN
Para este proceso no se admite la presentación de ofertas en unión temporal o consorcio.
1.9. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la Cra. 7 Nº 20-99 Piso 2, el 21 de febrero de 2017, a las 9 horas en los términos del artículo 829 del Código de Comercio.
Vencida la hora fijada para la recepción de ofertas, estas serán abiertas en presencia de los representantes del equipo jurídico, de estudios económicos, técnico, el líder del equipo de compras, los oferentes que se encuentren presentes y demás personas convocadas a la recepción de ofertas. Abiertas las ofertas se dejará constancia de los siguientes datos:
Fecha y hora de recibo de cada una de las ofertas;
Objeto de la invitación;
Nombre de los oferentes;
Número de folios que contiene cada oferta,
Observaciones a la oferta.
De lo actuado se dejará constancia en un acta suscrita por los participantes de la reunión. La oferta deberá presentarse por escrito en original y copia del mismo tenor, si existe alguna diferencia entre la propuesta original y la copia, primará la información consignada en el original.
La oferta estará compuesta de 6 sobres (Capítulo I jurídico: original y copia; Capitulo II financiero: original y copia; Capítulo III técnico: original y copia), los cuales deberán estar separados, sellados, foliados, y rotulados de la siguiente manera:
1. Describir el capítulo correspondiente (ej.: Capitulo I Jurídico original, Capitulo II financiero copia …)
2. Describir el número de invitación
3. Describir el objeto correspondiente al proceso de contratación
4. Describir la razón social del oferente con el N° de NIT
Cada capítulo debe contener un índice y estar debidamente foliado o numerado. La información técnica debe suministrarse adicionalmente en medio digital
La información financiera debe suministrarse adicionalmente en medio digital, en formato Excel.
En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información original.
Una vez surtida la etapa de negociación, ETB podrá entregar información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal.
ETB sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas.
No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, correo electrónico.
Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el manual de contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos.
1.10. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar a cada oferente vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda mejorar las condiciones de su oferta.
El oferente deberá responder dentro del día (1) día hábil siguiente al recibo de la comunicación en tal sentido, vía correo electrónico dirigido a xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada).
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a su recibo.
En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo xxxxxxx o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. En ningún caso podrá el oferente mejorar la oferta.
1.11. PROPUESTAS ALTERNATIVAS
ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia.
La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será considerada por ETB.
1.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será rechazada en los siguientes casos:
a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.
b) Cuando el objeto social no le permita presentar la oferta y celebrar el contrato
c) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.
d) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.
e) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.
f) Cuando el oferente no cotice los ítems señalados como obligatorios dentro del capítulo financiero.
g) La no presentación de los anexos financieros en medio físico será causal de rechazo de la oferta.
h) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.
i) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente.
j) Cuando el oferente o una de las personas naturales relacionadas no superen el estudio de seguridad adelantado por ETB.
1.13. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo No. 1 del presente capítulo, con base en las siguientes consideraciones:
a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas.
b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.
c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.
d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.
1.14. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
El Contratista declara de manera voluntaria que (i) su patrimonio y los recursos utilizados para la ejecución del presente Contrato al igual que sus ingresos no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero; (ii) El Contratista, sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para que puedan ser consultadas por ETB; (iii) en desarrollo de su objeto social no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione y en consecuencia, se
obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia de del daño reputacional ocasionado. El Contratista se obliga con ETB a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional. (Según aplique), así como la información financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite ETB, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con El Contratista, sin que por este hecho El Contratista pueda reclamar indemnización.
1.15. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas (…) "
1.16. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos.
Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.
Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil.
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.
Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.
1.17. NEGOCIACIÓN
Con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil, luego del estudio jurídico, económico y técnico, ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro de los dos (02)
días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa de evaluación de ofertas, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas. ETB podrá hacer uso de la oferta mínima combinada como mecanismo de negociación, para lo cual se informará a los oferentes hábiles el menor precio o precio base de las ofertas recibidas.
Se podrá hacer uso de los siguientes mecanismos:
(i) Tradicional, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial, las cuales deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, en medio impreso y digital formato Excel [CD
], diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta inicial.
No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de oferta fuere inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.
El líder del Equipo de Xxxxxxx de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las remitirá para el respectivo estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.
El plazo antes señalado se distribuye en las siguientes etapas: (i) 1 día hábil para efectuar la negociación y recibir las contraofertas; y (ii) 1 día hábil para realizar estudio económico de las ofertas.
(ii) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido en el presente numeral con sujeción lo previsto en el artículo 25 del Manual de Contratación de ETB, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.
En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.
Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no puedan asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.
En el evento en de empate, se solicitará presentar una nueva contraoferta o postura económica, según aplique.
1.18. ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, se podrá efectuar dentro del día hábil (1) siguiente a la etapa de negociación si a ésta hubo lugar, o de la de estudio de ofertas.
La adjudicación se realizará al oferente mejor ubicado de conformidad con el puntaje financiero definido en el respectivo capítulo de estos términos de referencia.
La decisión sobre la adjudicación, será comunicada a todos los invitados, dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de Abastecimiento.
1.19. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo por el Sistema de Gestión Contractual de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para su elaboración: 1 día hábil a partir del recibo por parte del Equipo Jurídico en el Sistema de Gestión Contractual, (ii) Para firma por parte del apoderado de ETB, y Para su suscripción por parte del contratista, 1 día hábil a partir al recibo de la comunicación que le curse el Equipo de Compras Administrativas de la Gerencia Abastecimiento de ETB.
1.20. PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.
1.21. CONDICIONES CONTRACTUALES
Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que aparecen a continuación:
1.22. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato será de seis (6) meses contados a partir de la orden escrita de inicio.
1.23. GARANTÍAS CONTRACTUALES
El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos:
(i) CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado del 20% del precio del estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.
(ii) CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor asegurado del 20% del precio del estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.
(iii) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un valor asegurado del 5% del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigentes desde la suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución y 3 años más.
De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación de ETB” se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas suscribiendo convenios con aseguradoras en virtud de los cuales los contratistas que suscriban contratos con ETB a partir xx xxxxx de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.
Conforme con lo anterior, para la obtención de los primeros certificados de seguro, el CONTRATISTA deberá, en virtud de las alianzas suscritas por ETB, obtenerlos con alguna de las aseguradoras de la alianza, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xxxx 0x, Xxxx xx Xxxxxxx y Seguros, para su vinculación como cliente y la asignación inicial de cupo de seguro, aportando los documentos relacionados en el literal A del “INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL”, que puede
consultar en la página web xxx.xxx.xxx.xx, o consultar directamente en la dirección antes señalada.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, teniendo en cuenta que dicho trámite aplica para el primer contrato en el que se haya vinculado al proveedor, los posteriores certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario en ETB, y posteriormente, ETB informará en cualquiera de estos eventos al Contratista para que realice el pago de la prima respectiva.
En el evento que el CONTRATISTA no pague la prima, la Unidad de Expedición de la Aseguradora y el Intermediario reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto al CONTRATISTA de las sumas que le adeude a éste por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El CONTRATISTA acepta que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos del cobro de estas penas el contrato prestará merito ejecutivo lo cual entiende y acepta el contratista con la suscripción del mismo.
En el evento que la Aseguradora, en desarrollo de sus políticas de suscripción, se abstenga de emitir certificados de seguros al CONTRATISTA, éste podrá constituir las pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones autorizadas en Colombia
En todo caso, se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean afectados por razón de siniestros.
Los certificados de seguro que llegaren a requerirse en caso de modificación del contrato, deberán obtenerse dentro de los 2 días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo.
1.24. MULTAS
Si hay retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato, pagará el contratista una multa equivalente al 0.5% del precio del contrato, por cada semana de atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 20% del valor total del contrato. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
ETB podrá descontar el valor de las multas de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
1.25. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto será por el 20% del valor del contrato. La pena no exime al proveedor del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje, en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes.
ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
1.26. PROPIEDAD INTELECTUAL
El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada, y por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.
En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley.
1.27. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SALUD Y SALUD EN EL TRABAJO
El contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con los trabajadores en misión para ETB como de sus trabajadores de planta que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
Como requisito para el trámite de las actas de recibo de los servicios que sean base para el pago, el contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de las obligaciones laborales y los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), o en su defecto, deberá entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades.
1.28. ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
El Oferente deberá suscribir el “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3, y deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.
1.29. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes:
(i) Por mutuo acuerdo. (ii) de manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. ETB pagará únicamente al Contratista las sumas correspondientes a los servicios prestados y recibidos a satisfacción. (iii) de manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna.
1.30. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.
PARAGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección de los trabajadores en misión que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, dotación y entrenamiento necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar;
b) Contar con un programa de seguridad y salud en el trabajo acorde con los riesgos de las labores ejecutadas por el personal a su servicio y de conformidad con las obligaciones legales a su cargo;
c) Propender por la concientización sobre seguridad e higiene en el trabajo de su personal;
d) Afiliar a sus trabajadores tanto de planta como en misión a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia;
e) Mantener actualizada la garantía con una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, de que trata el numeral 5º del artículo 81 del C.S.T.
PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas”.
1.31. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL
El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en el caso que se requiera por el objeto contratado, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas. ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.
Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del Contratista, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.
1.32. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizado por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la reserva sobre la misma. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.
1.33. HABEAS DATA
Cuando para la debida ejecución del contrato, el contratista deba acceder, consultar, almacenar y/o administrar bases de datos de ETB que contengan información personal de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, previos los permisos concedidos para el efecto, el contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
En consecuencia, el contratista debe entender y aceptar que a partir del momento en que ETB le suministre cualquier base en donde reposen datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, asume la calidad de encargado de su tratamiento y en consecuencia solo hará uso de los datos para las finalidades establecidas al momento de su entrega. En tal sentido, se obliga a cumplir con las disposiciones que en relación con la protección de datos personales se encuentran consagradas en la Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
1.34. INDEMNIDAD
El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños o perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato.
1.35. CESIÓN
El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.
1.36. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará por las partes dentro de los cinco (5) meses siguientes a su terminación.
1.37. DOMICILIO
Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.
1.38. SUPERVISIÓN
Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.
CAPITULO II
2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS
En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos, las siguientes serán las condiciones financieras aplicables a la contratación de los servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio, de conformidad con el presente documento, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y el Manual de Contratación de ETB.
2.1 ESQUEMA DE COTIZACION DE LOS PRECIOS
ETB solicita que el servicio objeto de la presente contratación sea cotizado bajo el esquema de un porcentaje de administración aplicable a los cargos del Programa.
Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.
2.2 VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar el Anexo de cotización N° 1- Porcentaje de administración aplicable a los Cargos del Programa especificados.
NOTA 1: Las cantidades mensuales de servicios enunciadas en el anexo de cotización son estimadas y serán utilizadas única y exclusivamente para efectos de verificar el valor estimado de la oferta. Por lo anterior, en ejecución del contrato éstas cantidades podrán aumentar, mantenerse o disminuir, de conformidad con los requerimientos de la compañía.
NOTA 2: El Anexo financiero deberá presentarse debidamente firmado por el Representante Legal.
2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El precio ofertado por concepto de los servicios objeto de la presente contratación deberá incluir todo lo que el proveedor requiera para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance del contrato, de conformidad con los requerimientos especificados en el capítulo técnico de la presente invitación.
El oferente deberá revisar detenidamente las especificaciones técnicas contenidas en los presentes términos de referencia y tenerlas en cuenta al elaborar su oferta. Los costos derivados de las omisiones en la conformación de los precios, serán asumidos por el contratista, de manera que en ningún caso habrá lugar a pago adicional por parte de ETB.
En este contexto es claro que en el porcentaje de administración propuesto deberán quedar incluidos todos los gastos que deberá hacer el proveedor en la ejecución contractual y otros que graven capital, renta, así como la utilidad del contratista y en general todo cuanto sea necesario y conveniente para dar cabal cumplimiento al contrato.
De manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la propuesta no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.4 AJUSTE DE PRECIOS
El porcentaje de administración no será ajustado durante la vigencia del contrato por ningún motivo.
2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.5.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.
Para los servicios de servicios temporales prestados por empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 19% en la parte correspondiente al AlU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato.
2.5.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.
2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.
2.5.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta, se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.
2.5.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Oferente Proveedor Nacional
El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.
Proveedor No Residente Ni Domiciliado En El País
Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.
2.5.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE
De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo
con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.
2.5.7 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN
El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan.
Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.
2.5.8 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA
Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.
Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.
2.5.9 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.
Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el Documento Consorcial.
2.5.10 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.
ETB es Gran Contribuyente (Resolución DIAN No. 00076 del 01 de diciembre de 2016), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de
Diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.
2.6 CONDICIONES GENERALES
El porcentaje de administración se podrá cotizar hasta con 4 decimales. En todo caso, ETB se reserva el derecho de redondear a 4 decimales el porcentaje de administración ofertado, para lo cual utilizará la herramienta redondear de Excel.
2.7 FORMA DE PAGO
El precio de los servicios se pagará mediante cortes mensuales vencidos, sobre los servicios efectivamente suministrados en el respectivo periodo, a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en el Equipo de Cuentas Por Pagar de ETB, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, la cual debe presentarse debidamente suscrita por el supervisor del contrato y el contratista.
NOTA: Para efectos de la firma de las Actas mensuales de recibo a satisfacción de los servicios, el contratista deberá acreditar ante el supervisor del contrato en ETB, el pago de la nómina y demás obligaciones laborales, y de aquellas en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.
2.8 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito al supervisión del contrato, quien a su vez deberá revisar y dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna número 00571 “ACTUALIZACIÓN DE CUENTAS O CAMBIO DE DESTINATARIOS DE LOS PAGOS EN EL SISTEMA SAP” del 2 xx xxxxx
de 2010; la cual regula el tema.
2.9 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO
Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB; para tal efecto, se emitirá una cuenta de cobro por el Dirección de Facturación y Cartera, con visto bueno del interventor o supervisor, previa liquidación e indexación por parte del Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.
Para interventor del contrato deberá cursar solicitud al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera, en la cual deberá detallar toda la información requerida para el cálculo, esto es: el mayor valor pagado, la fecha real de pago, la fecha probable de devolución de los dineros por parte del CONTRATISTA y demás información relevante para el cálculo.
El pago de estos valores será descontado de los valores que se adeuden al contratista por cualquier concepto, en caso de no adeudar dineros al contratista o que estos sean insuficientes para el respectivo pago, el contratista deberá consignar dichos valores dentro del plazo establecido.
La metodología que se adelantará para calcular el valor a reintegrar es la siguiente:
Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.
Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
2.10 EVALUACION FINANCIERA DE LAS OFERTAS
El estudio financiero de las ofertas incluirá la verificación de las ventas frente al valor a contratar, la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los términos de referencia y la ponderación económica de las ofertas.
2.10.1 VERIFICACION DE LAS VENTAS FRENTE AL VALOR A CONTRATAR
Las ventas reportadas por el oferente para la última vigencia fiscal no podrán ser inferiores a la suma de CIENTO CINCUENTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS M/CTE (COP$157.286.438,00).
Para realizar esta verificación, el oferente junto con la oferta, deberá adjuntar el Estado de Resultados del último año fiscal, debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.
En el evento en que la oferta sea presentada en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, el valor de las ventas sobre el cual se verificará esta condición, será el resultante de la sumatoria de las ventas por el porcentaje de participación informado en
el Documento consorcial para cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación.
2.10.2 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES FINANCIERAS
Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.
2.10.3 PONDERACION ECONOMICA DE LAS OFERTAS Y CONTRAOFERTAS PRESENTADAS:
Las ofertas que cumplan con las condiciones técnicas, jurídicas y financieras contenidas en el presente documento, serán objeto de ponderación económica, sobre una base de 100 puntos, los cuales se asignarán mediante la aplicación del siguiente procedimiento:
Se asignará el máximo puntaje económico a la oferta que presente el menor porcentaje de administración. El puntaje económico de las demás ofertas se asignará aplicando la siguiente fórmula:
Ci = (Cmax x Pmin) / Pi, donde: | |
Ci: | Puntaje económico obtenido por la oferta i |
Cmax: | Máximo puntaje económico, es decir 100 puntos. |
Pmin: | Menor porcentaje de operación y administración propuesto, dentro del rango de ofertas |
En caso de que ETB decida adelantar una etapa de negociación, en las contraofertas presentadas, las posturas no podrán contener porcentajes superiores a los ofertados inicialmente o en la postura anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el porcentaje, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio estimado total de la oferta.
CAPÍTULO III
3. CONDICIONES TÉCNICAS
3.1 OBJETO.
ETB está interesada en recibir ofertas para la prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio, de conformidad con el presente documento, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y el Manual de Contratación de ETB.
3.2. CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
Todos los requerimientos contenidos en el presente capitulo son requerimientos mínimos obligatorios. Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, el OFERENTE debe tener en cuenta lo siguiente:
Son requisitos mínimos obligatorios aquellos requerimientos expresados en términos tales como “ETB REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio.
El oferente debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE con las especificaciones técnicas contenidas en este capítulo. En los casos en los que el oferente lo considere conveniente, o ETB S.A. E.S.P. lo exija, el oferente debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, ETB S.A. E.S.P, podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin que con ocasión de las respuestas pueda modificar la oferta.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB S.A. E.S.P. formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas.
Los documentos exigidos en el presente capitulo que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.
La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman. Además el oferente debe presentar una copia de la información técnica en medio digital (en CD), formato no re- escribible y debidamente rotulado. El documento en CD debe tener su índice de enlaces o hipervínculos que faciliten su revisión.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma Español.
3.3. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS.
3.3.1. CONDICIONES GENERALES.
EL OFERENTE deberá garantizar en su OFERTA el cubrimiento total de los requerimientos del servicio de Trabajadores en Misión, de acuerdo con los perfiles descriptivos del cargo,
experiencia, estudios profesionales o especializados según corresponda y salario (según los salarios establecidos por ETB) suministrados previamente de manera escrita por ETB.
El OFERENTE deberá garantizar en su OFERTA que se sujetará a lo dispuesto por la ley, de conformidad con la normatividad vigente legal para los trabajadores en misión, en su calidad de empleador, para efectos del pago de salarios (según los salarios establecidos por ETB), prestaciones sociales en dinero y en especie, afiliación y pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, aportes parafiscales y seguridad y salud en el trabajo.
Todos los conceptos legales deberán ser incluidos en el cobro a facturar a ETB más el porcentaje de la Cuota de Administración AIU especificado por persona y por la totalidad de la nómina.
3.3.2. CERTIFICACIÓN DE VIGENCIA.
EL OFERENTE deberá anexar a su OFERTA la siguiente documentación:
a) La Resolución de autorización de funcionamiento de la Empresa de Servicios Temporales expedida por el Ministerio de Trabajo o el que haga sus veces (Art. 7 del Decreto 4369 de 2006);
b) El Certificado de Constitución y Vigencia de la Póliza de Garantía como lo señala el Numeral 5 del artículo 83 de la Ley 50 de 1990, de cumplimiento de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de los trabajadores en misión, en caso de iliquidez de la Empresa de Servicios Temporales;
c) El Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, donde conste el término de duración de la empresa, el cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más y deberá contener la Razón Social; el Objeto Social y las facultades del Representante Legal y el R.U.T.
Éstos certificados deben estar vigentes de acuerdo con los requerimientos exigidos por la ley durante la ejecución del contrato, en caso de ser adjudicado, y cuando el Supervisor del Contrato lo exija durante la ejecución del mismo.
3.3.3. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
El contratista debe dar cumplimiento a lo establecido en la legislación colombiana respecto de salud ocupacional – Seguridad y Salud en el Trabajo, sin embargo, teniendo en cuenta el tipo de labores que se habrán de ejecutar con el presente contrato, ETB podrá exigir al oferente que demuestre el suficiente cumplimiento de los aspectos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, acorde con la normatividad vigente. En ese sentido ETB solicitará para la fase precontractual, lo siguiente, evidencias de ejecución de un Sistema de Seguridad en el Trabajo.
• El oferente debe demostrar que se encuentra en ejecución de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que debe estar a cargo de personal idóneo y debidamente certificado para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En la oferta se debe incluir una certificación de la ARL a la que está afiliada la empresa, en la que se exprese el desarrollo del sistema
de seguridad y salud en el trabajo y un cuadro con los perfiles profesionales de los encargados del tema. Al iniciar el contrato se pedirán las certificaciones correspondientes.
• Adicionalmente el oferente debe expresar y asegurar que los trabajadores en misión que empleará en la ejecución del contrato se mantendrán a lo largo del mismo, debidamente afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral incluida la afiliación en salud, pensiones, riesgos laborales, con pagos al día y vigentes. El oferente debe aceptar la presentación periódica de soportes de pago y afiliación de sus empleados al supervisor del contrato o a quien ETB disponga.
• El Contratista debe suministrar y mantener disponible para los trabajadores en misión asignados al contrato con ETB, durante el tiempo que dure el contrato, los elementos de protección personal requeridos acordes con la normatividad respectiva, al igual que los uniformes de trabajo, para cada una de las actividades a realizar, y estos elementos deben cumplir con las normas de calidad y de protección que el riesgo amerite. En la oferta, se informará en una matriz, los elementos de protección personal que corresponden a cada labor ofertada con la respectiva norma a la que se dé cumplimiento.
• El contratista debe garantizar la certificación válida de los trabajadores asignados a labores que así lo requieran, de acuerdo con las normas propias. Al momento de iniciar el contrato los trabajadores asignados a este tipo de labores deberán presentar las respectivas certificaciones. El oferente debe presentar al supervisor del contrato de ETB, las recertificaciones que se requieran durante la ejecución del contrato.
• El contratista debe expresar mediante escrito firmado por el representante legal, que está dispuesto a aceptar las normas de seguridad que el equipo de seguridad y salud en el trabajo de ETB disponga, para la conservación de la integridad, seguridad y salud de los trabajadores en misión que se envíen a ETB.
• El contratista debe registrar, mantener y actualizar las estadísticas de accidentalidad de los trabajadores en misión asignados al contrato, y debe suministrarlas trimestralmente al supervisor del contrato. Una vez asignado el contrato, ETB proporcionará los formatos respectivos.
3.3.4. CERTIFICACIONES. CERTIFICACIÓN DEL REVISOR FISCAL
EL OFERENTE deberá anexar a su OFERTA certificación emitida por el Revisor Fiscal de la EST donde conste que se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social integral, parafiscales xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación familiar.
EL OFERENTE deberá indicar el nombre de la Caja de Compensación Familiar y ARL a la que tiene afiliados los trabajadores en misión contratados.
No obstante, lo anterior, ETB se reserva el derecho de comprobar la información que trata este numeral.
DECLARACIÓN JURAMENTADA NO SANCIONES
El oferente debe presentar declaración juramentada en la que señale que no ha tenido sanciones por parte del Ministerio del Trabajo o el que haga sus veces en el último año.
En caso de contar con sanciones en el último año, el oferente será rechazado.
CERTIFICADO DE LA CONTADURIA GENERAL
El oferente debe aportar el certificado emitido por la contaduría General sin anotaciones de deudas pendientes.
3.3.5. EXPERIENCIA DEL OFERENTE.
EL OFERENTE deberá acreditar experiencia mínima de cuatro (4) años en el desarrollo de las actividades de Empresa de Servicios Temporales con la presentación de máximo tres (3) certificaciones de experiencia.
Nombre, Nit, teléfono y dirección de la empresa contratante;
Valor total y valor ejecutado del contrato;
Objeto del contrato;
Calidad del servicio;
Fecha de inicio o suscripción;
Fecha de finalización del contrato y si se encuentra vigente o no, a la fecha de presentación de la oferta y
La Calificación
La certificación debe estar suscrita por el Representante Legal de la empresa contratante, o quien haga sus veces, no se tendrá en cuenta las certificaciones que califiquen el servicio como regular o malo y no deberá presentar inconsistencias ni enmendaduras, ETB se reserva el derecho de verificar la información suministrada en las certificaciones y documentos aportados.
La sumatoria de los contratos que certifique o al menos uno de ellos deberá tener un valor igual o superior a QUINIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE. ($500.000.000.oo).
3.3.6. ALCANCE.
Los trabajadores en misión requeridos son los siguientes:
DENOMINACIÓN DEL CARGO | CANTIDAD |
Asesor atención usuarios | 17 |
Profesional Administrador de Proyecto | 1 |
TOTAL | 18 |
3.3.6.1. PERFIL PARA DESARROLLAR EL SERVICIO TEMPORAL.
Los perfiles de los cargos requeridos se encuentran en el Anexo técnico No. 1.
EL CONTRATISTA se compromete a reemplazar con otra persona idónea, en las mismas condiciones y sin costo adicional para ETB, al trabajador en misión que renuncie o que es retirado porque no cumple con el perfil esperado y cuando su desempeño no corresponde al requerido por ETB o si este debe ausentarse por incapacidad u otros motivos.
3.3.6.2. ETAPAS DEL PROCESO DE BÚSQUEDA Y SELECCIÓN.
EL OFERENTE deberá describir en su oferta las etapas y el tiempo de duración en cada una de ellas, teniendo en cuenta que el proceso no deberá durar más de cinco (5) días hábiles y contener como mínimo las siguientes etapas:
a) Reclutamiento.
b) Pruebas de Selección.
c) Entrevista o entrevistas que utilizará en el proceso.
d) Verificación de Referencias.
e) Estudio de Seguridad.
f) Presentación de Personal Temporal a ETB para entrevista: La Empresa de Servicios Temporales deberá presentar dos (2) candidatos finalistas que cumplen con el perfil para el cargo requerido y coordinar las entrevistas con el área solicitante por ETB, a través del Supervisor, dicha presentación deberá ir acompañada del informe de las pruebas de selección, entrevista, verificación de referencias, estudio de seguridad, y el concepto final de aprobación, dando el resultado de forma cuantitativa (no es aceptable una posición intermedia).
3.3.7. DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR LA EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES CUANDO REMITE UN TRABAJADOR EN MISIÓN.
Carta de Presentación
Fotocopia de la Cédula
Dos (2) fotos fondo azul 3x4
Formato tradicional de Hoja de Vida
Acuerdo de Confidencialidad firmado por cada trabajador durante el tiempo que dure su contrato y por tres (3) años más, en donde conste que el trabajador en misión que solicite ETB dentro del marco del contrato en mención, se obliga a manejar y utilizar cualquier información escrita, gráfica, oral o por cualquier otro medio apto para su transmisión, que le sea entregada o a la que tenga acceso, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance, la obligación de mantener la reserva sobre la misma, siendo dicha información propiedad de ETB.
Igualmente, se obliga a que la información que se le suministre durante el desarrollo del contrato sea manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará el derecho a ETB de reclamar indemnización.
Para que una persona sea remitida a ETB como trabajador en misión, deberá haber diligenciado y entregado con la suficiente anticipación a la Empresa de Servicios Temporales la totalidad de los documentos requeridos, de tal manera que no quede ninguno pendiente y así poder iniciar inmediatamente sus labores. Solo hasta este momento se entenderá como cubierto el requerimiento de personal.
3.3.8. ESTRUCTURA REQUERIDA.
La EST deberá contar con el siguiente personal para atender los requerimientos de ETB, sin que ello implique un costo adicional al AIU ofertado, y se entiende que no existe relación laboral alguna entre el ETB y las personas designadas por la EST para desempeñar dichas labores:
Equipo de Selección: El equipo de selección deberá responder por todos los procesos de selección de los Trabajadores en Misión, el cual deberá tener como mínimo el siguiente perfil: Profesionales en Psicología o Trabajo Social, con conocimiento e interpretación y certificación de pruebas psicotécnicas; y experiencia mínima de dos (2) años en procesos masivos de selección y vinculación de trabajadores en misión.
Coordinador: Será el encargado de recibir los requerimientos e inquietudes de personal temporal en misión garantizando la disposición de tiempo completo, será el contacto directo con el Supervisor del Contrato. La labor realizada por el coordinador es inherente al servicio que presta la EST. No se requiere presencia del Coordinador en las instalaciones de ETB.
La EST debe presentar junto con la oferta las hojas de vida del personal que cubrirá los cargos mencionados.
En caso de modificación del personal presentado en la oferta, la EST debe informar previamente a ETB el cambio garantizando que el personal de reemplazo cumpla con las condiciones establecidas en el perfil.
3.3.9. SUPERVISIÓN POR PARTE DE ETB.
Durante la ejecución del contrato, el Supervisor podrá realizar las visitas que estime conveniente a la EST y verificar entre otros aspectos, el pago de nómina y seguridad social de los trabajadores en misión, el proceso de selección realizado, referenciación y la documentación que debe reposar en la carpeta de cada trabajador que como mínimo deberá contener lo siguiente:
Hoja de vida formato tradicional.
Proceso de selección.
Pruebas psicotécnicas aplicadas y su interpretación.
Informe de entrevista donde se integren los resultados de la visita domiciliaria, verificación de referencias laborales y de estudio de seguridad, examen ocupacional, antecedentes judiciales y el concepto de ingreso.
Contrato Laboral
Fotocopia del documento de identificación.
Si es Bachiller, fotocopia del diploma de grado.
Si es Profesional, fotocopia del Diploma y Acta de Grado.
Fotocopia de la Matricula o Tarjeta Profesional para los Profesionales que la requieran.
Si actualmente adelanta estudios deberá estar la fotocopia del diploma xx xxxxxxxxx y la certificación de los estudios actuales.
Certificado de los dos (2) últimos empleos, especificado tiempo de servicio, cargo y sueldo devengado si ha trabajado en alguna Entidad Oficial deberá estar archivada dicha certificación.
2 fotos a color tamaño cédula 3 x 4.
Declaración individual de no haber sido notificado de tener demandas por obligaciones alimentarias.
Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por el Concejo Superior de la Judicatura expedido recientemente (si es abogado litigante).
Certificaciones presentadas por el Trabajador en Misión en la que conste que se encuentra afiliado E.P.S.; Fondo de Pensiones; Fondo de Cesantías y Caja de Compensación Familiar.
Certificado médico de ingreso.
3.3.10. ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES.
a) Cumplir oportunamente con sus obligaciones contractuales para evitar las dilaciones, los retardos y los sobrecostos.
b) Cumplir cabalmente con los compromisos contenidos en la OFERTA, particularmente en todo lo relacionado con las condiciones y plazos de la ejecución del contrato y con la calidad de los servicios ofrecidos.
c) Cumplir con las condiciones de pago de nómina que especifique ETB y liquidación de contratos laborales.
d) Ejecutar el objeto del contrato con personal idóneo que cumpla con las características que se especifiquen en cada requerimiento para la realización de la obra o labor contratada, garantizando la prestación oportuna del servicio temporal y suministrando los reemplazos por incapacidad o permiso de los trabajadores en misión.
e) Xxxxxx las condenas o sanciones que le sean impuestas a ETB como consecuencias xx xxxxxx del servicio, entendiendo como tal el incumplimiento de sus obligaciones como EST.
f) Responder por los eventuales daños o perjuicios graves generados por el personal en misión, en las instalaciones de ETB.
g) Hacer constar por escrito los contratos de trabajo que celebre con los trabajadores en misión y afiliarlos al Sistema de Seguridad Social Integral, a una caja de compensación familiar y al Fondo de Cesantías.
h) Mantener comunicación directa permanentemente con el Supervisor del Contrato a través de Coordinador para cubrir los requerimientos de trabajadores en misión y los informes que se solicitan durante la ejecución del contrato.
i) Deberá garantizar de manera permanente la disponibilidad de personal y el compromiso de reemplazar con personal idóneo al trabajador en misión que renuncie, cuando deba ausentarse por incapacidad u otros motivos, término que no deberá ser superior a cuatro (4) días hábiles, una vez sea informada sobre la ausencia del personal o tres (3) días hábiles en aquellas áreas operativas, o donde se preste directamente servicio al cliente.
j) En su calidad de EMPLEADOR de los Trabajadores en Misión, la Empresa de Servicios Temporales deberá cumplir con lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo y en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de conformidad con la normatividad legal vigente, respecto a su responsabilidad frente al pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales, despidos, liquidaciones, licencias de maternidad o de enfermedad, vacaciones y demás derechos de los trabajadores, así como con los requerimientos señalados en las normas vigentes de afiliación en materia de Seguridad Social Integral, riesgos profesionales y pago de aportes parafiscales: Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Caja de Compensación Familiar, los cuales deberán estar certificados por el Revisor Fiscal con sus correspondientes soportes al inicio del contrato y de manera mensual al Supervisor del mismo.
k) La EST deberá presentar de manera quincenal y debidamente certificada en medio magnético al supervisor del contrato, la pre-nómina de los trabajadores en misión que prestan sus servicios a ETB, por lo menos con tres días de antelación al pago, con el fin de ser validada, sin perjuicio de la responsabilidad de liquidación y pago que seguirá siendo de la EST indicando: nombre, número de identificación, ubicación, denominación y un control del tiempo total de la solicitud de la temporalidad, independientemente de los funcionarios que lleven a cabo dicha función. Si por alguna razón el trabajador que preste el servicio temporal es cambiado y se envía otro, se tomará el tiempo total del requerimiento teniendo en cuenta desde el momento de la primera requisición, formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada, para la expedición del Acta de Satisfacción y cumplimiento por parte del Supervisor del Contrato que se radica con la factura para el pago correspondiente.
l) La responsabilidad de la liquidación de nómina es de la EST y está se compromete a dejar indemne a ETB por cualquier error en la liquidación de la misma, y a asumir su costo.
m) La EST deberá tramitar las licencias, incapacidades de los trabajadores en misión que prestan sus servicios temporales y entregar un informe mensual de los pagos de incapacidades, licencias, según el índice de ausentismo. Cada uno de estos informes deben ser entregados discriminado causales, ocupación o cargo y demás información que contribuya a definir planes específicos de intervención y tramitar las licencias, incapacidades de los trabajadores en misión que prestan sus servicios temporales.
n) La EST deberá entregar dentro de los diez primeros días de cada mes al supervisor del contrato de ETB, copia de los documentos que acrediten el
cumplimiento de las obligaciones frente el Sistema General de Seguridad Social Integral de los trabajadores en misión que en el mes inmediatamente anterior hayan terminado su servicio temporal a ETB así como la discriminación frente a cada periodo mensual, durante todo el proceso de facturación y cobro, entregando la correspondiente copia al trabajador al momento del pago.
o) Rendir y elaborar los reportes e informes que se soliciten en el desarrollo del contrato, reportes semanales, entre otros que se requieren para la ejecución del contrato y solicitados a través del Supervisor del Contrato.
p) La EST se compromete a pagar a los trabajadores en misión el valor de la nómina de manera quincenal, los 15 y 30 de cada mes y si estas fechas son festivas o fines de semana, los pagos se deben realizar el día hábil inmediatamente anterior.
q) Dentro del costo a facturar estará incluido el salario establecido por ETB e incluirá los costos correspondientes a las Prestaciones Sociales, Sistema Integral de Seguridad Social de cada trabajador en misión, horas extras, viáticos y otros (cuando sea aprobado previamente por el supervisor del contrato), así como el porcentaje de Cuota de Administración.
r) Realizar seguimiento y control al personal incapacitado o con incapacidad reforzada sea por diagnóstico de EPS o de ARL, enfermedad profesional o enfermedad general de tal manera que se garantice el control permanente de la evolución del colaborador.
s) Realizar el seguimiento cuando las incapacidades se acumulen en 180 días acompañando a los trabajadores para tramitar sus pagos y presentaciones a través de la ARL o fondo de pensiones según sea el caso.
t) De acuerdo al marco legal vigente, se suministrarán los elementos de protección personal a los Trabajadores en misión cuando la obra o labor contratada, genere actividades riesgosas. No obstante, este acuerdo no libera a la empresa de servicios temporales de la responsabilidad laboral frente al trabajador en misión, de conformidad con lo dispuesto en al artículo 78 de la Ley 50 de 1990 o en su defecto la normatividad vigente.
Nota: De conformidad con lo establecido en la ley 50 de 1990, la empresa de servicios temporales tiene el carácter de empleador de las personas naturales contratadas para el desarrollo del servicio en la empresa usuaria, razón por la cual, son responsables del pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos, así como de las obligaciones en materia de la salud, salud ocupacional, pensiones, dotación, y demás obligaciones de carácter laboral que ley establezca a favor de los trabajadores en misión.
3.3.11. SOLICITUD DE CAMBIO DEL TRABAJADOR EN MISIÓN O TERMINACIÓN DE OBRA O LABOR CONTRATADA.
ETB a través del supervisor del contrato y mediante comunicación escrita a la EST podrá solicitar el cambio de personal que no cumpla con el perfil esperado o su desempeño y
cumplimiento de xxxxxxx no corresponda al requerido por la organización, por lo cual la EST deberá enviar un nuevo trabajador en misión que cumpla con dicho perfil, dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al requerimiento. Así mismo informará sobre la terminación de la obra o labor contratada de cada trabajador en misión, dentro de los cuatro
(4) días hábiles siguientes entregará las novedades respecto a satisfacción de la labor desarrollada.
3.3.12. HORARIO.
El horario del trabajador en misión será el establecido por ETB sin que supere las 48 horas semanales legales, conforme al artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo.