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POLÍTICA CORPORATIVA DE ANTICORRUPCIÓN GRUPO BAFAR
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1.0 Objetivo. 3
2.0 Alcance 3
3.0 Definiciones y terminología. 3
4.0 Lineamientos Generales. 4
4.1 Fraude, corrupción y soborno 4
4.2 Relaciones con Gobierno 5
4.3 Participación en licitaciones 6
4.4 Contribuciones políticas 6
4.5 Pagos de facilitación 7
4.6 Contratación de Ex Servidores Públicos 7
4.7 Donaciones y Patrocinios 7
4.8 Donaciones 7
4.9 Patrocinios 8
4.10 Regalos 8
4.11 Relaciones con Terceros 9
4.12 Resguardo de registros y contabilidad adecuados 9
4.13 Capacitación 9
4.14 Consecuencias del incumplimiento 9
1.0 Objetivo.
El objetivo de esta Política es establecer responsabilidades y obligaciones para los Colaboradores de las Empresas de Grupo Bafar y los Terceros que actúan en nombre de éstas, con el fin de que comprendan y cumplan las leyes en materia de anticorrupción en el desarrollo de sus actividades cotidianas, al hacer negocios y en todas las relaciones que puedan surgir en el curso normal de las operaciones, previniendo así, los riesgos de Corrupción y sus posibles consecuencias legales, comerciales, reputacionales, etc.
2.0 Alcance.
Esta Política es aplicable a todos los Colaboradores Directivos y Terceros que tengan relación con las Empresas de Grupo Bafar o sus subsidiarias o afiliadas.
3.0 Definiciones y terminología.
3.1 Asociaciones: Se refiere a cualquier asociación entre empresas o individuos (incluyendo consorcios y asociaciones en participación) formada para un fin común y para emprender un proyecto específico de negocio por medio de aportaciones que pueden ser de diversos tipos, sin implicar la pérdida de autonomía como persona física o moral y con la finalidad de compartir beneficios y riesgos.
3.2 Colaborador(es): Toda persona que tiene una relación laboral bajo un contrato escrito individual o colectivo de trabajo con las Empresas que integran Grupo Bafar. El término incluye al personal temporal, becarios, honorarios y miembros de los Órganos del Gobierno Corporativo.
3.3 Conflicto de Interés: Existe cuando directa o indirectamente los intereses personales de los Colaboradores o de sus Familiares influyen de forma real, potencial o aparente en la toma de decisiones de operaciones o negociaciones, contraponiéndose a los intereses de las Empresas y la responsabilidad que tienen de actuar en beneficio de las Empresas. Los conflictos de interés pueden darse en todos los niveles organizacionales y pueden ser de índole económica o no económica.
3.4 Contribuciones Políticas: Son aportaciones directas o indirectas, monetarias o en especie, para apoyar a partidos políticos, funcionarios de partidos políticos, políticos o candidatos a puestos de elección popular. Por ejemplo: en dinero, con otros recursos, instalaciones u otros activos de Grupo Bafar.
3.5 Contribuciones Sociales: Pagos en efectivo o en especie realizados a nombre de las Empresas a asociaciones sin fines de lucro que tienen como objetivo contribuir al desarrollo y mejora del bienestar de la comunidad.
3.6 Corrupción: La promesa, ofrecimiento o entrega, solicitud o recepción – directa o indirectamente – de cualquier ventaja indebida (monetaria o de otro tipo) a otra persona,para que ésta, en violación de sus tareas, actúe o deje de actuar para obtener o retener negocios u otra ventaja indebida.
3.7 Directivo: El Colaborador con nivel de Dirección de Área, Dirección de Procesos y Dirección General.
3.8 Donativos o Donaciones: Las contribuciones voluntarias como acto de compromiso con la comunidad, sin expectativas de alguna retribución. Los Donativos pueden ser un apoyo financiero o consistir en servicios o productos (en especie).
3.9 Due Diligence: Investigación reputacional y de antecedentes de actos y litigios de una empresa o persona previa a la contratación y/o firma de un contrato o acuerdo con un Tercero para identificar potenciales riesgos de Corrupción.
3.10 Empresa(s): Todas las empresas que integran Grupo Bafar.
3.11 Familiar: Se considera que existe un vínculo familiar en los siguientes casos:
• Por consanguinidad en línea recta o colateral: padre, madre, hermano(a).
• Por afinidad o civil: esposo(a), concubino(a).
3.12 Gratificación: También denominada “dádiva”, incluye cualquier pago realizado en efectivo, en especie o mediante descuento para asegurar o agilizar un trámite, negociación, etc.
3.13 Pagos de Facilitación: Es aquel pago que se da a un Servidor Público o individuo de una Entidad Privada para facilitar o acelerar un trámite o gestión de rutina. Generalmente son pagos de bajo monto que se dan o son solicitados por Servidores Públicos de bajo rango para obtener licencias, certificados y otros tipos de servicios públicos.
3.14 Patrocinios: El acto de apoyar un evento, actividad, proyecto u organización, sea a través de una contribución financiera por la provisión de servicios o productos (en especie), con la expectativa de obtener un beneficio contractual para las Empresas, como publicidad, uso de instalaciones u otras oportunidades para promover la marca, productos y servicios de la compañía. Las conferencias, simposios, congresos externospatrocinados se deben tratar como Patrocinios.
3.15 Regalos: Cualquier artículo de valor o beneficio entregado a una persona, en donde el receptor del mismo lo recibe de manera gratuita o a un valor inferior al xx xxxxxxx.
3.16 Servidor Público: Cualquier funcionario o empleado de un órgano de gobierno o unidad descentralizada de éste, ya sea electo o designado, actuando en esa calidad, representando a cualquier nivel de gobierno, federal o nacional, estatal o municipal; de manera enunciativa y no limitativa, a sus órganos legislativos, ministerios o secretarías, órganos judiciales y agencias de investigación. Asimismo, cualquier miembro perteneciente a algún partido político o candidato a cualquier puesto de elección popular. Incluye a los empleados de proveedores que sean controlados por el gobierno.
3.17 Xxxxxxx: Es ofrecer, prometer o regalar, así como exigir o aceptar cualquier ventaja o ganancia, sea directa o indirectamente, para obtener, conservar o asegurar cualquier otra ventaja indebida para lograrlo.
3.18 Socios Comerciales: Se refieren a entidades que forman parte de una relación de negocio con las Empresas con el fin de generar una ventaja competitiva. Estas relaciones se establecen mediante acuerdos contractuales en los que cada una de las partes aporta cualidades y características que la otra necesita para un fin determinado.
3.19 Tercero(s): Son todos los consultores, representantes, distribuidores, agentes, concesionarios, asesores generales, subcontratistas, franquiciatarios, contadores, abogados, representantes de ventas, agentes aduanales, intermediarios similares o cualquier proveedor de servicios con quien la Empresa podrían tener relación. De igual forma, este concepto incluye a todos los Socios Comerciales y Asociaciones con los que la Empresa hacen negocios, así como cualquier persona que tenga interacción con entidades u oficiales de gobierno.
3.20 Fraude: Las actividades y/o acciones con el propósito de enriquecimiento personal a través del uso inapropiado o la sustracción de recursos y/o activos de una organización por parte de una persona.
4.0 Lineamientos Generales.
4.1 Fraude, corrupción y soborno.
Grupo Bafar tiene una política de “Cero Tolerancia” ante actos de fraude, corrupción y soborno de cualquier clase; por ello, está prohibido participar en este tipo de actos a los Colaboradores o Terceros que actúen para o en nombre de cualquiera de las Empresas que integran al Grupo.
Los Colaboradores tienen prohibido dar o prometer Gratificaciones directa o indirectamente a Servidores Públicos, Entidades Privadas o algún Familiar de los mismos, con la intención de inducirlo a usar su posición, poder o influencia para ayudar a las Empresas a obtener una ventaja indebida. De igual forma, los Colaboradores no deben por ningún
motivo solicitar, requerir, aceptar, ni recibir, alguna Gratificación para ellos o su Familiar por parte de un Servidor Público o Entidad Privada que pueda dar como resultado una ventaja aparente e indebida para la empresa o para el propio Colaborador.
Toma las medidas necesarias para combatir el Fraude, el Soborno y la Corrupción, de cualquier forma o tipología de la que se trate. Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
Se consideran actos de fraude, corrupción y soborno desde pagos en efectivo hasta cualquier objeto de valor incluyendo comisiones infladas, tratos preferenciales, regalos, rebajas y descuentos, hospitalidades en exceso a los límites establecidos, contribuciones o Donaciones, cuando son otorgados a un Servidor Público o Entidad Privada, o a miembros de su familia a cambio de un beneficio tangible o intangible.
Cualquier incumplimiento de lo dispuesto en el Código de Ética, incluyendo los actos incorrectos relacionados con Fraude, Soborno y Corrupción que pudiera derivar en una violación a la política o a cualquier otro lineamiento mencionado en este documento, debe ser inmediatamente reportado al Director de Auditoría Interna, al Comité de Ética o la Gerencia Jurídica.
Los reportes pueden hacerse por medio de la línea interna de denuncias de Grupo Bafar, “Bafar Transparente” que es un medio de comunicación anónimo y confidencial, a través de sus diferentes medios de contacto:
Lada sin costo: 00-000-000-0000
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx Sitio en Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xx Whatsapp: (000) 000.0000
Estos reportes serán compartidos exclusivamente con otras personas autorizadas por la Empresa que forzosamente necesiten conocerlo.
La omisión en reportar una conducta conocida o de la cual se tenga sospecha, puede sujetar a los colaboradores a una sanción, pudiendo llegar inclusive a la terminación de la relación laboral.
Si el colaborador no está seguro de que alguna conducta constituye o no un acto de corrupción o soborno, debe consultar al Director de Auditoría Interna, al Comité de Ética o a la Gerencia Jurídica.
4.2 Relaciones con Gobierno
En los diferentes sectores en los que operan las Empresas de Grupo Bafar, se puedenllevar a cabo interacciones con Servidores Públicos para realizar trámites previstos en la legislación como son los siguientes:
• Solicitar la emisión de permisos y licencias.
• Importar maquinaria y otros productos.
• Tener como clientes a instituciones gubernamentales, entre otros.
Las Empresas procurarán establecer relaciones cordiales y armónicas con los Servidores Públicos en todos los niveles; sin embargo, es imprescindible que esas relaciones se desarrollen con apego a las leyes aplicables (ej. anticorrupción) y a esta Política, por lo que todas las interacciones con Servidores Públicos deberán ser llevadas a cabo con respeto, equidad, justicia, honradez y de manera transparente, estableciendo claramente el propósito de la relación y siendo
documentadas de forma clara y completa. Las áreas que tengan interacción con autoridades deberán tener un expediente con el registro de las interacciones y avances de los trámites.
Está prohibido que Colaboradores o Terceros que actúen en nombre de Grupo Bafar prometan pagos, descuentos o cualquier objeto de valor a un Servidor Público o Entidad Gubernamental con el objetivo de influenciar, conseguir o conservar negocios para sí, para otro o para el mismo Grupo Bafar.
Sólo los pagos realizados directamente a aquellas entidades cuyo fin sea legítimo para la operación (el pago de derechos para una solicitud, permiso, licencia, etc.) y estén amparados por un recibo oficial, serán permitidos, autorizados y reembolsados.
4.3 Participación en licitaciones
Todas las participaciones de las Empresas en licitaciones públicas o privadas deberán realizarse en cumplimiento con las leyes y reglamentos correspondientes.
Los Colaboradores no deberán dar, ofrecer o prometer - directa o indirectamente - a través de cualquier Tercero, dinero o cualquier otra cosa de valor a un Servidor Público, a un Tercero y/o a sus Familiares con el propósito de influir en su autoridad para beneficiar a la Empresa, para ganar un contrato o licitación pública.
Los Colaboradores no deberán obtener, ni intentar obtener de ninguna fuente:
• Información no pública de las licitaciones u ofertas del gobierno.
• Información confidencial del gobierno, como la lista de los contendientes preseleccionados para un contrato o licitación.
• Información privada de un competidor incluyendo, por ejemplo, información que servirá para participar en una licitación durante el proceso de compra del gobierno o en cualquier otra situación donde pueda presumirse que dicha información no debe ser exhibida sin permiso.
• Los Colaboradores nunca deberán comprometer su posición en pláticas con Terceros de otras empresas o con Servidores Públicos.
4.4 Contribuciones políticas
Los Colaboradores o Terceros no deberán realizar directa o indirectamente, a nombre de las Empresas de Grupo Bafar, aportaciones o Donativos a partidos políticos, candidatos, organizaciones políticas, campañas electorales o cualquier persona física o moral, asociación, organismo, sindicato o cualquier otro tipo de entidad dedicada a la política, relacionadas con actividades políticas, ya sea en México o en el extranjero.
Las Empresas reconocen y respetan el derecho de sus empleados a participar en actividades políticas; sin embargo, deben ser legales, a título personal y no interferir ni comprometer las obligaciones y responsabilidades que el Colaborador ha asumido como parte de su relación laboral. En el supuesto de que un Colaborador realice aportaciones políticas a título personal, éstas deben apegarse a la legislación aplicable.
La participación de los Colaboradores en actividades políticas no debe realizarse, de manera alguna, en nombre de las Empresas de Grupo Bafar, tampoco en días y horas hábiles, ni permitir que se interpreten como una contribución realizada en nombre de éstas; además, en ninguna circunstancia se permite que los Colaboradores utilicen los recursos de las Empresas (oficina, equipos, vehículos utilitarios, maquinaria, etc.) para estos fines.
4.5 Pagos de facilitación
Los Pagos de Facilitación son una forma de Soborno y están prohibidos en Grupo Bafar. Ningún Colaborador o Tercero actuando en nombre de las Empresas puede realizar Pagos de Facilitación, aun y cuando este pago sea solicitado por un Servidor Público o se considere una práctica común.
Si existiera alguna circunstancia extraordinaria en la cual la libertad, la salud, la integridad física o la seguridad de los Colaboradores de las Empresas se ponga en riesgo y por esta razón se efectúe un Pago de Facilitación, esta circunstancia deberá ser informada inmediatamente a la Dirección General y al área de Cumplimiento para determinar el plan de acción.
4.6 Contratación de Ex Servidores Públicos
En la contratación de personas para puestos permanentes, temporales o pasantías (pagadas o no), no deberá darse trato especial a los ex Servidores Públicos o a sus Familiares. Las Empresas no deberán sostener pláticas de posibilidades de empleo con ningún Servidor Público involucrado en procedimientos de licitación o compra al gobierno en la que alguna Empresa esté participando.
La contratación de ex Servidores Públicos debe ser autorizada por la Dirección General para un puesto Directivo. Estas contrataciones no deberán aprovechar la información privilegiada que posea el ex Servidor Público, ni deberán contravenir las limitantes establecidas por la autoridad o la legislación aplicable para la contratación de Servidores Públicos.
Previo a realizar una oferta de trabajo formal a cualquier candidato, el área de Recursos Humanos deberá indagar si el mismo candidato o un Familiar cercano es o ha sido Servidor Público durante el último año y, en caso de que el candidato lo fuese, solicitar una constancia de no inhabilitación por parte de la Secretaría de la Función Pública o su correlativa a nivel estatal o municipal, además de informar al área de Cumplimiento para que analice el posible Conflicto de Interés antes de que se le contrate, si el puesto a cubrir es Directivo, y en su caso, se remita para aprobación conforme a lo señalado en la Política de Conflictos de Interés.
4.7 Donaciones y Patrocinios
Las Donaciones y Patrocinios se consideran parte de los esfuerzos legítimos de Grupo Bafar para participar como ciudadanos socialmente responsables y promover la identidad de las marcas de las Empresas. La Dirección General es la única autoridad que puede promover su aprobación.
Se debe realizar un proceso formal de autorización en el que se documente la verificación del perfil del donatario, institución u organización que recibirá la Donación o patrocinio; asimismo, estos procesos deben conducirse de forma transparente.
4.8 Donaciones
Las Empresas de Grupo Bafar pueden realizar Donaciones o Contribuciones Sociales a alguna institución y organización sin fines de lucro con la finalidad de contribuir al bienestar y desarrollo de la sociedad y de la comunidad.
Las Empresas deberán verificar que los Donativos apoyen alguna de las siguientes causas:
a) Promoción del bienestar: Proyectos que promuevan hábitos saludables y una mejor calidad de vida,
como el deporte o alimentación balanceada.
b) Voluntariado: Programas que busquen el involucramiento de la comunidad para elapoyo de personas en situación vulnerable.
c) Auxilio en Desastres Naturales: Asistencia a personas afectadas por contingencias provocadas por temblores, huracanes, entre otros.
d) Educación: Formación de niños y jóvenes de escasos recursos a través de instituciones con programas educativos.
e) Medio Ambiente: Impulsar programas para el cuidado y conservación de los recursos naturales.
Para otorgar un Donativo o contribución a un organismo o institución sin fines de lucro se debe cumplir con los siguientes lineamientos:
• Que las instituciones u organizaciones estén legalmente constituidas y registradas fiscalmente para emitir recibos deducibles.
• Llevar un control efectivo y transparente de los Donativos otorgados. Los Donativos deberán ser adecuadamente registrados en la contabilidad.
• En ninguna circunstancia se otorgarán Donativos a personas físicas.
• No se otorgará ningún tipo de apoyo a instituciones u organizaciones con las que exista un Conflicto de Interés con algún Colaborador de la empresa.
El área involucrada, con el apoyo de Cumplimiento, llevará a cabo un Due Diligence de la institución u organización que solicitó el Donativo con la finalidad de detectar y prevenir potenciales riesgos de Corrupción o Conflictos de Interés. El resultado del Due Diligence será considerado por la Dirección General.
4.9 Patrocinios
El objetivo de los Patrocinios es la promoción de las marcas de las Empresas de Grupo Bafar. Para realizar Patrocinios, las Empresas deberán cumplir con los siguientes lineamientos:
• No realizar pagos en efectivo.
• No aceptar compromisos como obligado solidario.
• No comprometer Patrocinios por períodos indefinidos.
• Todos los Patrocinios deberán ser tramitados formalmente especificando los montos económicos, la forma en que estos serán utilizados y el o los beneficiarios de estos.
• No otorgar un Patrocinio que ponga en riesgo la reputación de Grupo Bafar o de sus accionistas.
• Los Patrocinios deberán ser registrados como tal en la contabilidad.
4.10 Regalos
Los Regalos deben tratarse de acuerdo con la Política corporativa de compras de Grupo Bafar, que entre otras cosas establece que los Colaboradores o Terceros que actúen en su nombre, no deberán prometer, ofrecer, otorgar ni aceptar Xxxxxxx que tengan por objeto influir indebidamente en las decisiones de quien los recibe o crear una obligación comercial sobre cualquiera de las partes o que pudiera percibirse como un intento para influir indebidamente en tales decisiones o crear ese tipo de obligación. Xxxxxxx o aceptar Xxxxxxx inapropiados puede perjudicar gravemente nuestro prestigio y ser ilegal. Excepto aquellos regalos institucionales autorizados por Dirección General.
4.11 Relaciones con Terceros
Los Terceros que mantengan una relación con las Empresas o actúen en representación de ellas, deberán ser sometidos a una certificación periódica, cuya profundidad y periodicidad dependerá del grado de riesgo de sus operaciones en general y las operaciones que se realizarán con ellos en particular.
Por otro lado, los responsables de la contratación de Terceros deberán hacer de su conocimiento y solicitar su apego al Código de Ética y Conducta y la Política de Integridad de Grupo Bafar. Cualquier conducta de los Terceros que contravenga los lineamientos establecidos en esta Política, la Política de Integridad y el Código de Ética y Conducta, podrá derivar en la aplicación de sanciones que pueden consistir desde la terminación de la relación, hasta la denuncia con las autoridades correspondientes.
4.12 Resguardo de registros y contabilidad adecuados
Las Empresas deben mantener registros contables correctos, completos y accesibles que permitan la trazabilidad y exactitud de sus operaciones. Ninguna operación ni cuenta contable debe quedar fuera de los libros oficiales.
Las normas contables deberán aplicarse de acuerdo al giro, sector o industria en los que se desempeñen las Empresas.
4.13 Capacitación
A través de Universidad Bafar se diseñarán los cursos correspondientes a los temas de Código de Ética, Política Anticorrupción, cultura de la empresa e integridad, así como demás temas que se consideren importantes en el currículo de capacitación de la empresa. Los temas referentes a este apartado serán de observancia obligatoria para todo el personal de Grupo Bafar, sin importar función o jerarquía, formando parte de su evaluación de desempeño y criterios para la meritocracia.
El objetivo de la capacitación es que los colaboradores y directivos de Grupo Bafar deben familiarizarse con el contenido del Código de Ética, Política Anticorrupción, cultura e integridad de la empresa, y participar en los cursos y sesiones de formación.
El área de Recursos Humanos es responsable de asegurar que los nuevos Colaboradores tengan conocimiento del Código de Ética, Política Anticorrupción, cultura e integridad de la empresa y de que se incluya en los programas anuales de capacitación.
4.14 Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento a esta Política Corporativa y a las leyes anticorrupción pueden originar amonestaciones, sanciones civiles y penales. Las sanciones pueden ser aplicadas tanto a nivel individual (personas físicas), como a nivel de las Empresas, inclusive si los actos se realizaran fuera de México.
Es responsabilidad de los Colaboradores:
• Entender y cumplir esta Política, la Política de Integridad y el Código de Ética y Conducta.
• Asegurar que el equipo de trabajo conozca y cumpla los lineamientos de esta Política.
• Ayudar a prevenir actos de Soborno o Corrupción, estar alertas de cualquier incumplimiento y en caso de presentarse, reportarlo.
• En caso de ser responsables de las relaciones con Terceros, asegurar que están familiarizados y se apegan a esta Política.
• Contactar al área de Cumplimiento en caso de dudas.
El incumplimiento de esta Política puede dar lugar a las siguientes sanciones dependiendo de su gravedad:
• Primera ocasión: Reporte de acción disciplinaria.
• Segunda ocasión: Acta administrativa.
• Tercera ocasión: Baja laboral inmediata.
El Comité de Ética es responsable de determinar cualquier acción disciplinaria dependiendo de la gravedad de la falta. De forma externa la sanción será determinada conforme a las leyes aplicables por la instancia correspondiente.
El incumplimiento de esta Política por parte de Terceros puede resultar en la cancelación de la relación comercial con las Empresas de Grupo Bafar.