ÍNDICE
PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA HOMOLOGACIÓN DE CONSULTORES COMERCIALES EXTERNOS
(AGENCIAS DE PUBLICIDAD, MARKETING O COMUNICACIÓN Y AGENTES INDEPENDIENTES, ENTRE OTROS)
PARA HIPÓDROMO DE LA ZARZUELA, S.A., S.M.E.
18/01/2019
ÍNDICE
1. DISPOSICIONES GENERALES 3
1.1. Naturaleza y régimen jurídico 3
1.2. Objeto y necesidad del contrato 3
1.3. Plazo de homologación y duración del contrato 3
1.4. Precio del contrato 3
1.5. Garantía 4
1.6. Perfil del contratante 4
1.7. Órgano de Contratación 4
1.8. Responsable del contrato 4
2. PROCEDIMIENTO PARA LA HOMOLOGACIÓN 4
2.1. Principios a los que se somete la homologación 4
2.2. Presentación de solicitudes 4
2.2.1. Forma de presentación 4
2.2.2. Contenido de la solicitud 5
2.2.3. Acuerdo de Homologación 6
3. CONDICIONES DE LA COMERCIALIZACIÓN 6
3.1. Comercialización de patrocinios, soportes, stands u otras acciones comerciales 6
3.2. Formalización de la contratación de las acciones comerciales 7
4. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS 7
5. EJECUCIÓN Y EXTINCIÓN DEL CONTRATO 8
5.1. Ejecución del contrato 9
5.2. Extinción y resolución del contrato 9
ABREVIATURAS
HZ: | Hipódromo de la Zarzuela, S.A., S.M.E. |
IIC: | Instrucciones Internas de Contratación |
LCSP: RGLCAP: | Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado mediante Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre |
SEPI: | Sociedad Estatal de Participaciones Industriales |
UTE: | Unión Temporal de Empresarios |
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Naturaleza y régimen jurídico
El contrato tiene carácter privado.
El contrato se regirá por lo previsto en el presente documento, en las IIC (en particular su art. 8.4) de HZ y en la normativa aplicable vigente.
1.2. Objeto y necesidad del contrato
El objeto del contrato al que se refiere el presente documento es la homologación de consultores comerciales externos (en adelante, CONSULTORES o, individualmente, CONSULTOR), tales como agencias de publicidad, marketing y/o comunicación, o agentes independientes,para la asistencia en la explotación comercial xxx xxxxxxx del Hipódromo de la Zarzuela de Madrid, mediante la promoción, conclusión y ejecución de contratos de publicidad, patrocinios, eventos, y acciones estratégicas en general que promocionen el crecimiento de la marca HZ y los acuerdos comerciales con otras marcas.
La actuación del CONSULTOR se orientará en todo caso a la conclusión de acciones comerciales que supongan un ingreso económico para HZ mediante acuerdos de éste con clientes proporcionados por el CONSULTOR.
En virtud de esta homologación, HZ y el CONSULTOR podrán acordar la forma de comercialización de los distintos soportes, eventos y acciones que se desarrollen en las instalaciones de HZ.
Con estas homologaciones se pretende desarrollar la actividad comercial de HZ de forma flexible e incrementar los ingresos provenientes de clientes, anunciantes, patrocinadores, etc, dando a la comercialización xxx xxxxxxx y de los diversos productos un alcance que escaparía a sus limitados recursos.
1.3. Plazo de homologación y duración del contrato
Se podrá solicitar la homologación desde el día siguiente a la publicación del presente documento en el Perfil del Contratante de HZ. El Órgano de Contratación determinará en su caso el cierre del período de homologación, que en ningún caso podrá ser inferior a 30 días desde dicha publicación.
El contrato tendrá duración hasta el 31 de diciembre de 2019. Este plazo comenzará a contar a partir de la formalización del contrato.
El contrato podrá ser prorrogado por un período de hasta un (1) año, previo acuerdo expreso entre las Partes.
1.4. Precio del contrato
El CONSULTOR percibirá en concepto de retribución por los servicios prestados el 15% del importe obtenido efectivamente por HZ del cliente por la acción comercial conseguida por el CONSULTOR.
Dicha cantidad será abonada al CONSULTORuna vez que el cliente final haya abonado el importe de la acción comercial.
En el caso de que el cliente final abonara la acción comercial en distintos pagos, HZ liquidará con el CONSULTORel 15% correspondiente a cada uno de ellos.
Los pagos se realizarán 30 días después de cada ingreso del cliente y previa presentación de factura por el importe que corresponda.
1.5. Garantía
El CONSULTOR constituirá una garantía por importe de 2.000€ (DOS MIL EUROS), mediante transferencia bancaria, para responder del cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente documento y/o del desarrollo de su actividad enrelación con HZ. La garantía deberá permanecer vigente durante el período de homologación.
La garantía será liberada dentro del plazo de un mes contado a partir de la terminación de la homologación, previa petición por parte del CONSULTOR.
1.6. Perfil del contratante
En el perfil del contratante de HZ, ubicado en su página web (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx), o a través de la Plataforma de Contratación del Estado (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx), se ofrecerá la información relativa a la convocatoria de homologación.
En todo caso, los interesados pueden recabar información adicional en la siguiente dirección de correo electrónico:xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1.7. Órgano de Contratación
El Órgano de Contratación y adjudicación será el Comité de Dirección de la sociedad, conforme a lo previsto en las IIC.
1.8. Responsable del contrato
El Órgano de Contratación designará un responsable del contrato. Al responsable del contrato le corresponderá supervisar la ejecución del contrato y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de las prestaciones pactadas.
2. PROCEDIMIENTO PARA LA HOMOLOGACIÓN
2.1. Principios a los que se somete la homologación
La contratación está sometida a los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no discriminación, en los términos previstos en las IIC.
La gestión de la contratación de HZ considerará igualmente la aplicación de los principios de necesidad, idoneidad y eficiencia.
2.2. Presentación de solicitudes
2.2.1. Forma de presentación
La solicitud de homologación, junto con la documentación que se detalla en el presente documento, se presentará en las oficinas de HZ, en la Xxxxxxx xxx Xxxxx Xxxxxxxx x/x (xxxxxx xx
8. A-6), 00000 Xxxxxx, a la Att. DIRECCIÓN COMERCIAL
2.2.2. Contenido de la solicitud
Las solicitudes incluirán la documentación que se indican a continuación.
1. Documentos que acrediten la personalidad del empresario y su ámbito de actividad.
- Si la empresa fuera una persona jurídica, la escritura o documento de constitución, los estatutos o acto fundacional en los que conste las normas por las que se regula su actividad, debidamente inscritos, en su caso, en el Registro Público que corresponda según el tipo de persona jurídica de que se trate, así como el Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Si se trata de empresario individual, el DNI o documento que, en su caso, le sustituya reglamentariamente.
2. Documentos que acrediten, en su caso, la representación. Los que comparezcan o firmen proposiciones en nombre de otro presentarán poder bastante al efecto y fotocopia de su D.N.I. o del documento que, en su caso, haga sus veces. Si la empresa fuera persona jurídica, el poder deberá figurar inscrito en el Registro Mercantil o en el Registro público que corresponda.
3. Solvencia económica y financiera. Acreditación de su solvencia económica y financiera por el siguiente medio:
Las cuentas anuales aprobadas y depositadas en el Registro Mercantil, si el empresario estuviera inscrito en dicho registro, y en caso contrario o por las depositadas en el registro oficial en que deba ser inscrito. Los empresarios individuales no inscritos en el Registro Mercantil acreditarán su volumen anual de negocios mediante sus libros de inventarios y cuantas anuales legalizados en el Registro Mercantil.
Los empresarios no obligados a presentar las cuentas en registros oficiales podrán aportar, como medio alternativo de acreditación, los libros de contabilidad debidamente diligenciados.
Se entenderá acreditada la solvencia económica-financiera, por aquellos participantes que dispongan de una cifra de negocios global superior a 100.000Euros en total durante dos últimos ejercicios (2017 y 2018).
4. Solvencia Técnica y profesional.Acreditación de su solvencia técnica y profesional por el siguiente medio:
RELACIÓN DE CLIENTES ENLOS ÚLTIMOS DOS AÑOS (2017 Y 2018).
El solicitante deberá acreditar servicios de publicidad, marketing y/o comunicación en cuanto a la gestión y/o comercialización de patrocinios, compra de soportes publicitarios y/o organización de eventos de deportivos, ocio o espectáculos con al menos 3 clientes del sector de los eventos deportivos y/o espectáculos en cada año.
5. Obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
a) Certificación positiva expedida por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, en la que se contenga genéricamente el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 13 del RGLCAP.
b) Certificación positiva expedida por la Tesorería de la Seguridad Social, en la que se contenga genéricamente el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 14 del RGLCAP.
6. Documento acreditativo de constitución de la garantía.
2.2.3. Acuerdo de Homologación
El Director Comercial de HZ, conforme a las cláusulas recogidas en el presente documento, analizará que la solicitud cumpla todos los requisitos exigidos.Una vez verificada la solvencia, se elevará la propuesta al Comité de Dirección, quien autorizará, en su caso, la homologación, debiendo formalizarse en un plazo no superior a 15 días.
La homologación se perfeccionará con el acuerdo de homologación.
3. CONDICIONES DE LA COMERCIALIZACIÓN
3.1. Comercialización de patrocinios, soportes, stands u otras acciones comerciales
La comercialización se regirá por las indicaciones y normas de gestión establecidas por HZ.
HZ proveerá al CONSULTOR los siguientes documentos para el ejercicio de la actividad:
- Presentación oficial de hipódromo
- Tarifas y soportes publicitarios en vigor
- Fórmulas estándar de patrocinio
Cualquier propuesta publicitaria, patrocinio,esponsorización o acción comercial será proporcionada o expresamente validada por HZ, sin que en ningún caso será válida cualquier propuesta presentada al cliente final que no haya sido presupuestada y consentida por HZ.
El CONSULTOR podrá proponer a HZ nuevas propuestas y fórmulas comerciales con el objetivo de generar nuevas vías de negocios y clientes. En cualquier caso,todas las propuestas tendrán que ser estudiadas y aprobadas internamente por HZ antes de ser presentas a ningún potencial cliente.
Previa autorización fehaciente de HZ, el CONSULTOR podrá enseñar las instalaciones a sus clientes e invitarle a la asistencia de las jornadas xx xxxxxxxx para que conozca los soportes, el espectáculo, los espacios susceptibles de contratación publicitaria u otras acciones comerciales.
Para ello tendrá que solicitar a hipódromo para cada acción presupuesto de los soportes, promociones, acciones o patrocinios, así como disponibilidad de fechas para las acciones publicitarias.
El CONSULTOR adquiere el compromiso general de promover acciones comerciales de HZ y, en particular, las siguientes obligaciones:
- Prestar los servicios de acuerdo con las condiciones previstas en el presente documento y conforme a los más altos niveles de calidad e imagen.
- No estar incurso en ninguna de las prohibiciones e incompatibilidades para contratar previstas en la LCSP
- Reportar a HZ un listado de los clientes en cartera. En el caso de conflicto de intereses con otros CONSULTORES por un mismo cliente, HZ respetará la gestión del CONSULTOR que acredite su gestión mediante una declaración del cliente a su favor, pudiendo HZ definir por sectores las áreas de acción comercial.
- Proporcionar a HZ los datos de los responsables de los clientes para el envío de convocatorias e invitaciones a eventos y jornadas xx xxxxxxxx de caballos en HZ.
- No presentar ninguna propuesta al cliente que no haya sido aprobada o presupuestada por HZ.
3.2. Formalización de la contratación de las acciones comerciales
El CONSULTOR elaborará una propuesta de acción comercial para el cliente, que someterá a aprobación previa de HZ. Si la propuesta ratificada por HZ fuese aceptada por el cliente, el acuerdo se estructurará en el correspondiente documento contractual.
La contratación de la acción comercial se realizará entre HZ y el cliente final. No obstante, también podrá realizarse entre HZ y el CONSULTOR, pero en este caso se aplicará directamente el 15% como descuento sobre el presupuesto aceptado por el cliente y el CONSULTOR no tendrá derecho a retribución alguna.
EL CONSULTORserá responsable de las acciones xx xxxxxxx, de la supervisión de las mismas y de la ejecución y calidad de los soportes empleados, así como de la relación entre el cliente e HZ.
Todas las acciones se llevarán a cabo según los parámetros de calidad de HZ, quien realizara seguimiento y control de calidad de las mismas, pudiendo solicitar modificaciones o mejoras con el objetivo de mantener consistencia entre todas las acciones que se lleven a cabo dentro de los espacios de HZ.
4. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
El CONSULTOR queda obligado a tratar de forma confidencial y reservada la información recibida, así como a tratar los datos conforme a las instrucciones y condiciones de seguridad que dicte el responsable del Contrato.
El CONSULTOR deberá respetar el carácter confidencial de aquella información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del Contrato a la que se le haya dado el referido carácter o que, por su propia naturaleza, deba ser tratada como tal y estará obligado a guardar sigilo respecto a los datos o antecedentes que, no siendo públicos o notorios, estén relacionados con el objeto del Contrato, de los que tenga conocimiento con ocasión del mismo, durante la vigencia del Contrato y los cinco años posteriores al vencimiento de éste en los términos del artículo
133.2 la LCSP.
El CONSULTOR no podrá utilizar para sí ni proporcionar a terceros dato alguno de los trabajos contratados ni publicar, total o parcialmente, el contenido de los mismos sin autorización escrita del Órgano de Contratación.
El CONSULTOR adquiere, igualmente, el compromiso de la custodia fiel y cuidadosa de la documentación que se le entregue para la realización del trabajo y, con ello, la obligación de que ni la documentación ni la información que ella contiene o a la que acceda como consecuencia del trabajo llegue, en ningún caso, a poder de terceras personas.
El Órgano de Contratación no podrá divulgar la información facilitada por los empresarios que éstos hayan designado como confidencial, carácter que afecta, en particular, a los secretos técnicos o comerciales y a los aspectos confidenciales de las ofertas.
A estos efectos, el CONSULTOR podrá designar como confidenciales alguno o algunos de los documentos aportados, circunstancia que deberá reflejarse claramente (sobreimpresa, al margen o de cualquier otra forma) en el propio documento señalado como tal.
Como efecto de la adjudicación del presente Contrato, el CONSULTOR quedará obligado al cumplimiento de lo establecido en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal, por lo que, como consecuencia de la celebración de este, el Adjudicatario adquiere la condición de Encargado de Tratamiento, y queda obligado a guardar la más estricta confidencialidad sobre los datos o información a la que pueda tener acceso como consecuencia de prestación del servicio.
El acceso del CONSULTOR a los datos de carácter personal contenidos en los ficheros de HZ para la prestación del servicio objeto del Contrato, no tendrá la consideración legal de comunicación o cesión de datos a efectos de la legislación vigente en materia de protección de datos personales, sino de acceso por cuenta de terceros conforme a lo previsto en dicha legislación. Por lo que como consecuencia, el Adjudicatario queda obligado específicamente a:
- Utilizar los datos de carácter personal a los que tuviese accesos para los exclusivos fines de la ejecución del presente Contrato.
- Adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias establecidas en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal aplicando de esta manera, las medidas de seguridadque correspondan en función del tipo de datos a tratar.
- Mantener la más absoluta confidencialidad sobre los datos personales a los que pueda tener acceso para la prestación objeto del Contrato así como sobre los que resulten de su tratamiento cualquiera que sea el soporte en el que se hubieren obtenido.
- No comunicar o ceder los datos del fichero a otras entidades, ni siquiera para su conservación, salvo que en el Contrato de prestación de servicios se detalle lo contrario, en cuyo caso, dichas entidades se verán sometidas a las mismas reglas de protección de datos y confidencialidad que el Encargado de Tratamiento.
- Comunicar al personal que pudiera intervenir en cualquier fase del tratamiento el deber de guardar secreto profesional sobre los datos de carácter personal que conozca o a los que tenga acceso en ejecución del Contrato, obligándose de igual manera a hacer cumplir las medidas de seguridad.
- Destruir o devolver a HZ, según las instrucciones que al respecto se den, una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal eventualmente tratados y los soportes o documentos en que consten los mismos, sin conservar copia alguna de aquellos.
La infracción de estos deberes por parte del CONSULTOR será calificada como grave y será causa de resolución del Contrato, sin perjuicio de la responsabilidad de índole civil, penal o administrativa que corresponda con arreglo a la legislación vigente, respondiendo, en todo caso éste, como Responsable del Tratamiento, sobre los daños y perjuicios que, en materia de protección de datos, se deriven del incumplimiento de estas.
Estas obligaciones que se extienden durante la ejecución del Contrato, seguirán vigentes una vez que el Contrato haya finalizado o haya sido resuelto.
5. EJECUCIÓN Y EXTINCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se rige, en cuanto a sus efectos, modificación y extinción, por el derecho privado.
5.1. Ejecución del contrato
El contrato se ejecutará con sujeción a lo previsto en los documentos contractuales y normativa vigente.
La ejecución del contrato se realizará a riesgo y xxxxxxx del CONSULTOR. Éste será responsable de la calidad técnica de los trabajos que desarrolle y de las prestaciones y servicios realizados, así como de las consecuencias que se deduzcan para HZ o para terceros de las omisiones, errores, métodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato, tanto si dichos prestaciones y servicios se realizan en sus propias instalaciones, como en los centros o profesionales que tenga concertados para el debido cumplimiento del contrato.
HZ efectuará la inspección, comprobación y vigilancia para la correcta ejecución del contrato y podrá dictar las instrucciones oportunas para su correcto cumplimiento.
5.2. Extinción y resolución del contrato
El Contrato se extinguirá por su vencimiento, mutuo acuerdo o resolución.
La pérdida de la condición de homologado se podrá acordar por el Órgano de Contratación de forma motivada, siendo causas de resolución las siguientes:
- Comprometer con el cliente una acción comercial que no haya sido aprobada previamente por HZ.
- Desatender las acciones comerciales contratadas con el cliente.
- La no contratación en seis meses de al menos una acción comercial.
- Cualquiera de los incumplimientos de las condiciones de ejecución de la actividad previstos en el presente documento.