CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN, LOGÌSTICA, INFRAESTRUCTURA Y ALQUILER DE SALONES PARA EL ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA - ONAC.

INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No. 020 de 2023

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN, LOGÌSTICA, INFRAESTRUCTURA Y ALQUILER DE SALONES PARA EL ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA - ONAC.

1.- DESCRIPCIÓN TÉCNICA, DETALLADA Y COMPLETA DEL BIEN O SERVICIO OBJETO DEL CONTRATO.

Antecedentes

El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, en el desarrollo de las actividades propias de su objeto social y dando cumplimiento a los planes de direccionamiento estratégico, requiere contratar el servicio de alojamiento, alimentación. logística, infraestructura y alquiler de salones.

En consideración a la comunicación recibida desde el foro de acreditación de la región (Inter- American Accreditation Cooperation - IAAC) en el mes de diciembre de 2022, y de acuerdo con las reuniones realizadas entre la Directora de Gestión, Desarrollo y Mejora con la evaluadora líder asignada, se requiere que ONAC precise del servicio de alojamiento individual (incluyendo desayuno) y alimentación para el equipo de personas que realizarán la evaluación par de ONAC, así como del alquiler de salones de reunión, considerando los lineamientos previstos en el documento IAAC MD002/21 ”Políticas y procedimientos para un acuerdo de reconocimiento multilateral entre organismos de acreditación”. La evaluación par, tiene como fin mantener el reconocimiento internacional de los esquemas de acreditación de la Dirección Técnica Internacional ante IAAC.

1.1.- OBJETO A CONTRATAR

EL CONTRATISTA se obliga con EL CONTRATANTE a la Prestación de servicios de alojamiento, alimentación, logística, infraestructura y alquiler de salones, para el equipo de personas que realizarán la evaluación par de ONAC programada por IAAC a desarrollar en 2023.

1.1.1.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

Para la prestación de los anteriores servicios el contratista se compromete a proveer:

a. Servicio de alojamiento individual: Para el equipo de 12 evaluadores que constituyen el equipo de evaluación par durante el período comprendido entre el 27 xx xxxx al 2 xx xxxxx de 2023 (7 noches), el cual debe incluir desayuno.

b. Servicio de cena: Para el equipo de 12 evaluadores que constituyen el equipo de evaluación par durante los días comprendidos entre el 28 xx xxxx y el 1 xx xxxxx de 2023 (5 días).

c. Servicio de almuerzo: Para el equipo de 12 evaluadores que constituyen el equipo de evaluación par para el día 28 xx xxxx de 2023 (1 día).

d. Servicio de alquiler de un salón de reunión: Con capacidad para al menos, 12 personas. El salón de reunión debe ser un lugar privado (no abierto o de paso), el cual deberá contar con un proyector

(video-beam) para conectar al menos (1) computador con puerto HDMI y sonido. Además, se deberá contar con una estación de café, que deberá proveer agua, té/aromática y café.

El alquiler del salón de reunión se requiere para 5 días (del 28 xx xxxx al 1 xx xxxxx de 2023) comenzará el domingo 28 xx xxxx desde las 2:00 p.m. y se estima que se requerirá por aproximadamente 4 horas. Entre el lunes 29 xx xxxx y el miércoles 31 xx xxxx de 2023 se necesitará del alquiler del salón de reunión por aproximadamente 3 horas y ½ iniciando a las 5:30

p.m. Entre tanto, el jueves 1 xx xxxxx el alquiler del salón se requerirá por aproximadamente 4 horas y ½ iniciando a las 5:30 p.m.

2.- MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta el estudio xx xxxxxxx realizado, el cual hace parte integral de los documentos precontractuales, se observa que existe pluralidad de oferentes en el mercado, que satisfacen la necesidad requerida por ONAC, en ese orden de ideas y conforme lo contemplado en el Numeral

6.1.3.1. del Manual de Gestión Contractual, la modalidad de selección del contratista será la Invitación Pública a Ofertar.

3.- CRITERIOS DE SELECCIÓN

El procedimiento de selección del contratista está sometido al deber de selección objetiva y a los principios de transparencia e igualdad de derechos y oportunidades de los que se deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en la ley, en el Manual de Gestión Contractual de ONAC y en la presente invitación.

Las condiciones de la invitación forman parte esencial del contrato; es la fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su interpretación e integración, pues contiene la voluntad del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia - ONAC a la que se someten tanto los proponentes como el futuro contratista.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores jurídicos, técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en la invitación pública a ofertar, resulte ser la más ventajosa para ONAC, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

3.1.- REQUISITOS MÍNIMOS JURÍDICOS

Para los anteriores efectos, se efectuará la verificación de los documentos mínimos de carácter jurídico y la propuesta inicial, validando la capacidad jurídica respecto de los proponentes que participen en el presente proceso de selección.

En ese orden, el oferente deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos relacionados a continuación:

● Carta de Presentación de la oferta debidamente suscrita por el Representante Legal de la persona Jurídica o de la persona natural de ser el caso.

● Propuesta económica formal cuyo contenido no supere el valor estimado por la entidad para el cubrimiento de la necesidad, firmada por el Representante Legal de la persona jurídica, so pena de rechazo.

● Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona Jurídica o de la persona natural de ser el caso.

● Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica con vigencia no mayor a treinta (30) días, con información que acredite que la sociedad proponente se ha constituido con mínimo dos (2) años de antelación a la fecha de la invitación pública a ofertar y que su duración no será inferior al término de ejecución del contrato y (2) dos años más.

● Copia del RUT – Registro Único Tributario.

● Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la persona jurídica y su representante legal, o de la persona natural, expedido por la Procuraduría General de la Nación con fecha no mayor a tres (3) meses contados a partir de la invitación pública a ofertar o de la solicitud de contratación directa.

● Certificado de Responsabilidad Fiscal de la persona jurídica y su representante legal, o de la persona natural, expedido por la Contraloría General de la República con fecha no mayor a tres (3) meses contados a partir de la invitación pública a ofertar o de la solicitud de contratación directa.

● Certificado de antecedentes judiciales del representante legal de la persona jurídica o de la persona natural, expedido por la Policía Nacional con fecha no mayor a tres (3) meses contados a partir de la invitación pública a ofertar o de la solicitud de contratación directa.

● Certificación de cuenta bancaria emitida por entidad financiera.

● Certificado de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral, expedida por Contador Público (adjuntar fotocopia de la cédula y de la tarjeta profesional) en el caso de la persona jurídica, o el soporte de pago de aportes, en el caso de la persona natural.

● Registro Único de Proponentes – RUP o estados financieros con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

● Certificación de la ARL donde se indique el porcentaje de implementación del SG-SST.

● Certificación firmada por el representante legal de la empresa en la cual conste la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con la resolución 0312 de 2019.

3.2.- REQUISITOS MÍNIMOS FINANCIEROS

ONAC verificará la capacidad financiera de los proponentes participantes en el presente proceso de selección, ya sea de la información financiera registrada en el Registro Único de Proponentes – RUP o en sus estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2022, quienes deberán cumplir con los siguientes indicadores:

A. CAPITAL DE TRABAJO

(Activo corriente – pasivo corriente)

Puntaje: mayor o igual al 100% del valor del contrato.

B. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

Pasivo total

Activo total

Puntaje: Menor o igual 85%

C. PATRIMONIO

(Activo total - pasivo total)

Puntaje: Mayor o igual al 200% del valor del contrato

En caso de que la propuesta sea presentada a través de alguna de las modalidades de proponente plural, los mismos serán verificados con base en la suma aritmética de cada indicador de cada uno de los integrantes de acuerdo con su grado de participación: activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos de los miembros y al resultado se le aplicará los cálculos de los indicadores financieros señalados en el presente documento.

NOTA IMPORTANTE: En caso de no cumplir con alguno de los índices financieros solicitados o definitivamente no subsane los documentos requeridos por ONAC será calificado con el término No Cumple y el proponente no será tenido en cuenta en la continuidad del proceso.

3.3.- REQUISITOS MÍNIMOS TÉCNICOS Y DE EXPERIENCIA.

Las personas jurídicas que participen en el presente proceso deberán demostrar una experiencia mínima de cinco (5) años en el ejercicio de actividades relacionadas con el objeto a contratar en el presente proceso.

El oferente deberá presentar: dos (2) certificaciones de contratos celebrados y ejecutados en los últimos tres (3) años, con personas jurídicas, públicas o privadas o copia de cada uno de ellos, cuyo objeto se relacione con los servicios a proveer y cuyos valores individuales (ejecutados a la fecha de expedición del certificado) no deben ser inferiores a $38.000.000, valor definido por ONAC en la disponibilidad presupuestal del presente proceso.

Adicionalmente, las personas jurídicas que participen en el presente proceso deberán evidenciar que corresponden a hoteles con categoría de mínimo “4 estrellas” y deberán estar ubicados cerca a las oficinas de ONAC (Dirección Ac. 26 #57-83, Bogotá), a una distancia que no debe superar los tres kilómetros (3 Km).

3.4.- DEFINICIÓN DEL PERFIL DEL FUTURO CONTRATISTA

El futuro contratista deberá ser una persona jurídica con mínimo cinco (5) años de experiencia certificada, de acuerdo con el objeto del presente documento.

3.4.1.- JUSTIFICACIÓN DE LA COMPETENCIA E IDONEIDAD

La competencia e idoneidad que debe tener el futuro contratista se determina con base en los numerales 3.1., 3.2, 3.3 y 3.4. del presente documento.

3.5.- FACTORES DE EVALUACIÓN

Para la evaluación de las ofertas presentadas, se asignará una calificación, la cual operará de la siguiente manera:

<.. image(Interfaz de usuario gráfica, Texto Descripción generada automáticamente) removed ..>

La máxima calificación que podrá obtener será de 100 puntos.

En caso de empate, el seleccionado será quién presente el menor valor conforme al total de la propuesta

4.- CONDICIONES DE COSTO O CALIDAD PARA TENER EN CUENTA EN LA SELECCIÓN OBJETIVA

Para la selección objetiva del proponente, XXXX tendrá en cuenta todas las condiciones descritas en el presente documento en especial las contenidas en el numeral 1.1.1 especificaciones técnicas, y los criterios de selección.

5.- REGLAS APLICABLES A LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El proponente deberá presentar su oferta económica en pesos colombianos, cuyo valor deberá comprender los costos directos (materiales, transporte, administración, etc.) e indirectos (impuestos, tasas, contribuciones, gastos de legalización del contrato, etc.) Los errores en la oferta económica serán asumidos por el contratista.

Todas las ofertas que se presenten deberán contar con una validez mínima de treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre del plazo para presentación de estas.

En caso de presentarse una sola oferta, ONAC podrá seleccionarla siempre que satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública y no sobrepase el presupuesto.

Los proponentes deberán allegar la propuesta en un solo documento en formato pdf, el cual debe disponer de una tabla de contenido que relacione cada uno de los criterios requeridos por ONAC.

5.1.- EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

La evaluación de propuestas será realizada por el Comité Evaluador de Propuestas, conformado por un Evaluador Jurídico, un Evaluador Técnico y un Evaluador Financiero. Los colaboradores que desempeñarán este rol serán designados por la Dirección Ejecutiva de ONAC, conforme lo

contemplado en el Literal e) del Numeral 6.1.3 MODALIDADES DE SELECCIÓN, del Manual de Gestión Contractual, evaluación que se realizará dentro del término contemplado en el Cronograma establecido en el presente documento y que será publicada en la web xxx.xxxx.xxx.xx .

5.2.- DECLARATORIA DE PROCESO DESIERTO

En caso de no lograrse la selección de una oferta, ONAC declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en la página web xxx.xxxx.xxx.xx. Si hubiere proponentes, el término para presentar la solicitud de reconsideración correrá desde la publicación de la comunicación correspondiente y será de un (1) día hábil.

5.3.- DECISIÓN DE ADJUDICACIÓN

En caso de lograrse la selección de una oferta, que cumpla con todos y cada uno de los requisitos mínimos contenidos en el presente documento, ONAC adjudicará el proceso mediante comunicación motivada, que se publicará en la página web xxx.xxxx.xxx.xx, decisión contra de la cual no procederá la reconsideración.

6.- CAUSAS QUE DAN LUGAR AL RECHAZO DE UNA OFERTA

Las propuestas serán rechazadas cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:

a) Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley.

b) La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta.

c) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

d) Cuando la carta de presentación de la propuesta se omita o se presente sin la respectiva firma del representante legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio.

e) Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.

f) Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

g) Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad.

h) Cuando la propuesta se presente en forma parcial, extemporánea o se radique a través de un medio distinto al indicado en esta invitación.

i) Cuando no cotice la totalidad de los ítems requeridos, modifique o altere la descripción de estos correspondiente a la descripción contenida en el presente documento.

j) Cuando la propuesta sobrepase el presupuesto asignado a este proceso.

k) Cuando el proponente condicione su propuesta.

l) Cuando el proponente no subsane la información requerida por XXXX, en la etapa de evaluación, en el término perentorio previsto y dado en igualdad de condiciones para todos los proponentes.

m) Cuando en la etapa de evaluación de las propuestas, la entidad requiera documentación a efectos de verificar información, y se acredite que dichas circunstancias ocurrieron con posterioridad al cierre del proceso.

n) Cuando la propuesta económica no se presente en pesos colombianos.

7.- TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO

7.1.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES

7.1.1.- Obligaciones Generales del Contratista:

a) Acatar la Constitución Política, la ley, el Manual de Gestión Contractual de ONAC y las demás disposiciones pertinentes.

b) Cumplir las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten.

c) Constituir las garantías pactadas en el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que se le entregue la copia del contrato y las instrucciones para su legalización.

d) Mantener vigentes las garantías exigidas por ONAC una vez se perfeccione la relación contractual durante su término de vigencia, así como de las modificaciones que se presenten en la ejecución del mismo.

e) Acatar las órdenes, observaciones y/o sugerencias que le imparta ONAC durante el término de ejecución del contrato y de manera general, obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.

f) Reportar al supervisor designado del contrato, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que afecte o ponga en riesgo la ejecución del contrato.

g) Guardar total reserva de la información que conozca o de la que tenga acceso en desarrollo y ejecución del presente proceso. Esta información es de propiedad de ONAC y sólo podrá ser divulgada por expreso requerimiento de autoridad competente, de modo que deberá guardar confidencialidad de toda información que por cualquier circunstancia deba conocer o manipular, así como responder patrimonialmente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que, por sí, o por un tercero, cause a la corporación o a un tercero.

h) Xxxxxxx las observaciones, solicitudes y/o sugerencias que formule el supervisor del contrato y realizar los ajustes a que haya lugar.

i) Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la entidad o a terceros en los términos del Manual de Gestión Contractual de ONAC.

j) Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a ONAC por el incumplimiento del contrato.

k) Suscribir oportunamente el acta de inicio, liquidación del contrato y las modificaciones que se acuerden durante la ejecución del mismo si las hubiere.

l) Cumplir con las obligaciones ambientales a que haya lugar.

m) Cumplir con las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato.

7.1.2.- Obligaciones Especiales del Contratista:

a) Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en la invitación pública a ofertar y de acuerdo con su propuesta, en el lugar acordado y dentro del plazo establecido para tal fin.

b) Proveer los elementos y/o prestar los servicios objeto del contrato suscrito en condiciones de óptima calidad.

c) El contratista es el único responsable por la vinculación de su personal para la ejecución del objeto, lo cual debe realizar en su propio nombre y por su cuenta y riesgo, sin que ONAC adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos.

d) El contratista deberá dar cumplimiento a todas las obligaciones legales, así como a las establecidas en el respectivo contrato.

e) Ejecutar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad, de conformidad con los parámetros establecidos por ONAC.

f) Presentar de manera oportuna la factura, dentro del plazo establecido para la ejecución, para el trámite de pago, en concordancia con los precios ofertados, so pena de rechazo.

g) Informar al supervisor del contrato cualquier novedad, respecto de las observaciones y los cambios necesarios relacionados con el objeto de la presente contratación.

h) Cumplir a cabalidad el objeto contratado de acuerdo con la oferta presentada.

i) No sobrepasar por ningún motivo el valor del contrato, salvo previa suscripción de documento de adición o modificación al valor contratado inicialmente por las partes.

j) Estar x XXX Y SALVO con el pago de los aportes parafiscales.

k) Las demás que se deriven directamente del objeto contractual y sean requeridas para dar cumplimiento al mismo.

7.1.3.- Obligaciones de ONAC.

a) Prestar la colaboración necesaria al contratista para la correcta ejecución del objeto contratado.

b) Poner a disposición del contratista la información detallada de los elementos a proveer.

c) Asistir virtualmente o de manera presencial según el caso a las reuniones programadas.

d) Pagar de forma oportuna a EL CONTRATISTA, los valores establecidos en el presente documento en el monto y la forma de pago acordados.

7.2.- VALOR ESTIMADO: El valor estimado para la futura contratación asciende a la suma de TREINTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($38.000.000,00) MCTE antes de impuestos.

7.3.- PRESUPUESTO: El valor estimado dentro del presupuesto anual oficial de la corporación para la presente contratación, es de TREINTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($38.000.000,00) MCTE antes de impuestos.

7.4.- DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La Dirección Administrativa y Financiera de la Corporación ha manifestado previo a esta invitación pública a ofertar, que existe la Disponibilidad Presupuestal para cubrir el valor que demande la ejecución del contrato, mediante el formato único de requerimiento de servicio de fecha 14 xx xxxxx de 2023.

7.5.- FORMA DE PAGO: ONAC pagará al contratista de la siguiente manera:

El pago de la factura se realizará de la siguiente forma: 50% una vez se haya suscrito el contrato y acta de inicio respectiva con la finalidad de asegurar la reserva, y el 50% restante se aprobará a la terminación del servicio, y se pagará a los cuarenta y cinco (45) días calendario, siguientes a la fecha de radicación y aprobación por parte del supervisor.

De acuerdo con la resolución 042 de 2020 de la DIAN, el contratista deberá remitir factura electrónica a la dirección de correo xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Una vez radicada la factura, el supervisor del contrato deberá asociar cada uno de los centros de costos a los cuales corresponde el entregable.

EL CONTRATISTA manifiesta de manera expresa que acepta la forma de pago establecida por ONAC.

7.6.- PLAZO: El tiempo estimado para la ejecución del contrato será de un (1) mes, contado a partir de la firma del acta de inicio. No obstante, por condiciones particulares que se presenten en la ejecución del servicio contratado, las partes de común acuerdo podrán modificar el plazo, previa aprobación por parte del comité de contratación.

7.7.- LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de ejecución del objeto del contrato a suscribir será la sede del contratista.

7.8.- DOMICILIO CONTRACTUAL: El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

8.- ANÁLISIS DEL RIESGO Y FORMAS DE MITIGARLO

Atendiendo el concepto de riesgo como evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del presente proceso de contratación y en su ejecución, sin que ello se identifique con el concepto de “incumplimiento”, ONAC ha estimado, tipificado y asignado los riesgos previsibles e involucrados en el proceso de contratación de acuerdo con lo establecido en el estudio previo del presente proceso de contratación.

9.- GARANTÍAS

Con el ánimo de amparar el cumplimiento de las obligaciones que derivan de la ejecución del contrato, el contratista deberá constituir a favor de ONAC las garantías que a continuación se describen, en los porcentajes y duración que a continuación se relacionan:

• Cumplimiento del contrato: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el tiempo de ejecución y cuatro (4) meses más, contados a partir de la firma del contrato.

• Calidad del servicio: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el tiempo de ejecución y cuatro (4) meses más, contados a partir de la firma del contrato.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el término de ejecución de este y tres (3) años más.

10.- SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato estará a cargo de la de la Dirección de Gestión, Desarrollo y Mejora. La supervisión será ejercida de conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión Contractual y otras disposiciones que lo modifiquen o complementen.