Subsecretaría de Responsabilidades Administrativas y Contrataciones Públicas
CONTRATACIONES CONSOLIDADAS
Promoviendo su uso responsable.
Unidad de Política de Contrataciones Públicas
Subsecretaría de Responsabilidades Administrativas y Contrataciones Públicas
Febrero de 2017
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CONTRATACIONES CONSOLIDADAS
Contenido
I. DEFINICIÓN DE LAS CONTRATACIONES CONSOLIDADAS. 3
II. DISPOSICIONES QUE REGULAN LAS CONTRATACIONES CONSOLIDADAS 3
III. RAZONES PARA LLEVAR A CABO UNA CONTRATACIÓN CONSOLIDADA. 10
IV. TIPOS DE CONTRATACIONES CONSOLIDADAS. 11
V. SUJETOS QUE PUEDEN CONSOLIDAR 12
VI. PROCESO PARA REALIZAR UNA CONTRATACIÓN CONSOLIDADA ENTRE DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL 13
1.1 Realización de estimación de precios. 13
1.2 Identificación de los entes públicos interesados en consolidar. 13
1.3 Recepción de información de los demás entes públicos. 13
1.4 Integración de las especificaciones técnicas y de calidad del bien o servicio que será objeto de la contratación, así como las condiciones de ésta y los requisitos técnicos y económicos a establecer. 14
1.5 Elaboración del programa de trabajo de la consolidación 14
1.6 Realización de la investigación xx xxxxxxx 14
1.7 Solicitud de asesoría a la Secretaría de la Función Pública (SFP) y a la Secretaría de Economía (SE). 16
2. Celebración del acuerdo de consolidación 17
2.1 Suscripción del acuerdo de consolidación 17
3. Actos preparatorios al procedimiento de contratación 18
3.1 Recepción de suficiencia presupuestaria 18
3.2 Elaboración del proyecto de convocatoria, de invitación o de solicitud de cotización 18
3.3 Dictamen del comité las excepciones a la licitación, en su caso. 18
4. Procedimiento de contratación 18
4.1 Llevar a cabo el procedimiento de contratación 18
5. Formalización y ejecución de los contratos 19
5.1 Celebración de los contratos. 19
5.2 Reportar en CompraNet los datos del contrato. 19
El contenido de este documento es de carácter informativo y fue elaborado con el fin de orientar a las dependencias y entidades en el proceso de consolidación, por lo que no deberá considerarse como una disposición normativa.
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CONTRATACIONES CONSOLIDADAS
Presentación
Dentro de las estrategias de contratación pública que tienen como propósito obtener las mejores condiciones para el Estado, partiendo de la agregación de la demanda de los bienes y servicios que requiere y que le permiten obtener economías de escala y ser más eficiente en el ejercicio del gasto público, el Gobierno Federal cuenta con las contrataciones consolidadas para la adquisición y arrendamiento de bienes muebles y la obtención de la prestación de servicios, mediante las cuales varias dependencias y entidades se agrupan para realizar dichas contrataciones respecto de bienes, arrendamientos y servicios que requieran de manera estandarizada.
Durante 2016 el 76% de las dependencias y entidades utilizaron al menos dos estrategias de contratación; la Secretaría de la Función Pública registró 48 procedimientos de contratación consolidada, con un total de 84 dependencias y entidades distintas participando en una o varias contrataciones consolidadas, entre las que destacan el Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxx xx Xxxxxx, Xxxxxxx x Xxxxxxx Xxxxxxxxx de Ingresos y Servicios Conexos, el Fideicomiso Público denominado ProMexico, el Fondo Nacional de Fomento al Turismo, la Presidencia de la República, la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la Secretaría de Desarrollo Social, la Secretaría de Economía, la Secretaría de Salud, el Instituto Mexicano del Seguro Social y la Secretaría de la Defensa Nacional, entre otros.
Las contrataciones consolidadas se dirigieron a la contratación de bienes y servicios, tales como el aseguramiento de bienes patrimoniales de la Secretaría de Economía y su sector coordinado, el servicio de mensajería y paquetería local, nacional e internacional para el Fondo Nacional de Fomento al Turismo y sus filiales, el servicio integral del centro de atención telefónica para la Secretaria de Comunicaciones y Transportes y diversos organismos descentralizados, entre otros bienes y servicios.
La Secretaría de la Función Pública, a través de la Unidad de Política de Contrataciones Públicas, en términos del artículo 38, fracción V, del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, cuenta con atribuciones para llevar a cabo acciones que promuevan la contratación consolidada de bienes o servicios entre las dependencias, las entidades y la Procuraduría que les permita adquirirlos en las mejores condiciones.
En ese contexto, el presente documento forma parte de las acciones que lleva cabo la Unidad de Política de Contrataciones Públicas para promover el uso de la contratación consolidada.
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I. DEFINICIÓN DE LAS CONTRATACIONES CONSOLIDADAS.
Son una estrategia de contratación, cuyo fundamento legal es el artículo 17 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP), mediante la cual los requerimientos de varias unidades administrativas de una dependencia o entidad o de varias dependencias y/o entidades, se agregan, con la finalidad de que los contratos correspondientes sean adjudicados mediante un procedimiento de contratación único, con el fin de obtener mejores condiciones en cuanto a precio.
II. DISPOSICIONES QUE REGULAN LAS CONTRATACIONES CONSOLIDADAS
La figura de la contratación consolidada se encuentra prevista en el artículo 17 de la LAASSP, y las reglas generales para realizar una consolidación están dadas por el artículo 13 de su Reglamento.
Existen otras disposiciones jurídicas y administrativas relativas a las contrataciones consolidas, en las que se prevén entre otros aspectos, los bienes y servicios que preferentemente deben ser contratados en forma consolidada por las dependencias y entidades, con el fin de obtener ahorros y asegurar mejores condiciones de contratación.
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Artículo 17 de la LAASSP:
“Artículo 17. La Secretaría de la Función Pública, mediante disposiciones de carácter general, oyendo la opinión de la Secretaría de Economía, determinará, en su caso, los bienes, arrendamientos o servicios de uso generalizado que, en forma consolidada, podrán adquirir, arrendar o contratar las dependencias y entidades con objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad, precio y oportunidad, y apoyar en condiciones de competencia a las áreas prioritarias del desarrollo.”
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Artículo 13 del Reglamento de la LAASSP:
“Artículo 13.- Para la consolidación de adquisiciones, arrendamientos o servicios entre varias dependencias o entidades, bastará que los representantes de las respectivas áreas contratantes se coordinen y manifiesten formalmente su acuerdo para llevar a cabo la contratación bajo esta modalidad, debiendo dejar constancia por escrito de las decisiones y acuerdos que se adopten para tal fin.
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En las contrataciones consolidadas deberá considerarse lo siguiente:
I. Se invitará a participar como asesores a un representante de la Secretaría de la Función Pública y a uno de la Secretaría de Economía;
II. Las dependencias y entidades participantes, determinarán conjuntamente, con base en la investigación xx xxxxxxx, el procedimiento de contratación que resulte procedente realizar;
III. Se deberá designar a una de las dependencias o entidades participantes como responsable de llevar a cabo el procedimiento de contratación, la que elaborará la convocatoria a la licitación pública, la invitación a cuando menos tres personas o la solicitud de cotización, en su caso, misma que será sometida a la revisión y aprobación de todos los participantes en la consolidación;
IV. Los proyectos de convocatoria deberán ser difundidos en CompraNet, en la forma y plazo previstos en el párrafo tercero del artículo 29 de la Ley;
V. La dependencia o entidad designada para llevar a cabo el procedimiento de contratación, aplicará lo establecido en sus políticas, bases y lineamientos. En caso de que las condiciones para la contratación consolidada no estén previstas en las políticas, bases y lineamientos de la dependencia o entidad designada, se estará a lo que acuerden los participantes en la contratación consolidada, sin que resulte necesario solicitar la autorización de su respectivo Comité, sino únicamente informar a éste sobre tales acuerdos;
VI. El Comité de la dependencia o entidad responsable de llevar a cabo el procedimiento de contratación, dictaminará sobre los supuestos de excepción a la licitación pública, y
VII. Cada dependencia o entidad participante será responsable, por separado, de celebrar los respectivos contratos; integrar el expediente del procedimiento de contratación; verificar la ejecución del contrato, y cumplir con los requisitos e informes establecidos para el procedimiento de contratación respectivo. Si las particularidades de la contratación y las disposiciones que regulan a las dependencias y entidades lo permiten, podrá celebrarse un sólo contrato suscrito por las dependencias y entidades participantes. Invariablemente, los recursos presupuestarios serán a cargo de cada dependencia o entidad participante, quienes serán responsables del ejercicio de los mismos en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
La Secretaría, la Secretaría de Economía o la Secretaría de la Función Pública, podrán llevar a cabo acciones que promuevan la contratación consolidada de bienes o servicios de las dependencias y entidades, que les permita adquirir o arrendar bienes o contar con la prestación de servicios en las mejores condiciones.
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Artículo Quinto, fracción VII del “Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas”, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 9-09-2010:
“QUINTO.- Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el inciso a) de la fracción VI del lineamiento anterior, se deberán señalar las obligaciones y responsabilidades específicas de cada área de la dependencia o entidad y de los servidores públicos que intervienen en las diferentes etapas de la contratación, desde la planeación o elaboración del requerimiento, hasta la recepción de los bienes adquiridos o arrendados, de los servicios prestados, de las obras ejecutadas o de los servicios relacionados con las mismas prestados, incluyendo invariablemente lo siguiente:
…
VII. El nivel jerárquico del servidor público responsable de autorizar la consolidación de adquisiciones, arrendamientos y servicios con otras dependencias y entidades, así como la consolidación de los bienes, arrendamientos o servicios de diversas unidades administrativas o, en su caso, órganos desconcentrados en la misma dependencia o entidad;
…”
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Artículo Décimo Primero, fracción II, del “Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal”, publicado en el DOF el 10-12-2012, y su última reforma publicada en ese órgano de difusión oficial el 30-12-2013:
“Artículo Décimo Primero.- Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán observar las siguientes disposiciones en materia de gasto de operación:
…
II. Se promoverá la reducción en el costo de adquisición del servicio de fotocopiado, telefonía, vigilancia, mensajería y demás servicios generales, a través de las compras consolidadas, así como la racionalización en su consumo y el uso obligado de medios electrónicos;
…”
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seguimiento
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Numerales 20 y 32 de los “Lineamientos para la aplicación y
de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal”, publicados en el DOF el 30-01-2013:
“20. Con el fin de promover la disminución de costos y la obtención de ahorros, sin perjuicio de otras estrategias de contratación y agregación de la demanda que promueva la Función Pública, la contratación de los servicios, así como la adquisición y arrendamiento de bienes, se realizará preferentemente en forma consolidada. Para ello, las Dependencias y Entidades determinarán, por conducto de su Oficial Mayor o equivalente, las líneas de acción siguientes:
I. CONTRATACIONES CONSOLIDADAS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD;
II. CONTRATACIONES CONSOLIDADAS DE CARÁCTER REGIONAL DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES, Y
III. CONTRATACIONES CONSOLIDADAS A NIVEL SECTORIAL O DE UN GRUPO DE VARIAS DEPENDENCIAS Y/O ENTIDADES, INDEPENDIENTEMENTE DE LA DEPENDENCIA COORDINADORA DE SECTOR A LA QUE ESTÉN AGRUPADAS.
Las Dependencias y Entidades enviarán a la Unidad de Política de Contrataciones Públicas de la Función Pública, la relación de bienes, arrendamientos o servicios que sean susceptibles de ser contratados en forma consolidada.
Las Dependencias y Entidades privilegiarán llevar a cabo sus licitaciones públicas por medios electrónicos a través de CompraNet.”
“32. Para la contratación en materia de TIC, las Dependencias y Entidades deberán realizar un estudio de factibilidad a efecto de determinar la conveniencia de adquirir o arrendar bienes, o bien contratar servicios, según corresponda.
El estudio de factibilidad deberá comprender, entre otros, los elementos siguientes:
I. EL ANÁLISIS DE LAS CONTRATACIONES VIGENTES Y, EN SU CASO, LA DETERMINACIÓN DE LA PROCEDENCIA DE SU RENOVACIÓN;
II. LA PERTINENCIA DE REALIZAR CONTRATACIONES CONSOLIDADAS;
III. EN SU CASO, EL IMPACTO QUE LA CONTRATACIÓN TENDRÍA EN MATERIA DE SEGURIDAD PÚBLICA O NACIONAL, Y
IV. LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO, SOPORTE Y OPERACIÓN QUE IMPLIQUEN LA CONTRATACIÓN, VINCULADOS CON EL FACTOR DE TEMPORALIDAD MÁS ADECUADO PARA DETERMINAR LA CONVENIENCIA DE ADQUIRIR, ARRENDAR O CONTRATAR SERVICIOS.
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Antes de iniciar el procedimiento de contratación, las Dependencias y Entidades deberán presentar al órgano interno de control en la Dependencia o Entidad de que se trate, el estudio de factibilidad a que se refiere el presente numeral, para que emita las sugerencias u observaciones que de manera fundada y motivada considere pertinentes, a más tardar dentro de los 8 días hábiles siguientes a su presentación.”
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Artículo 16, fracción VI, del “Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2017”, publicado en el DOF el 30-11-2016:
“Artículo 16. Las dependencias y entidades se sujetarán a las disposiciones de austeridad, ajuste del gasto corriente, mejora y modernización de la gestión pública que se establezcan en los términos del Título Tercero, Capítulo IV de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y en las demás disposiciones aplicables, las cuales deberán prever como mínimo:
…
VI. Se realizará la contratación consolidada de materiales y suministros; servicios, incluyendo telefonía, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, fotocopiado, vigilancia, boletos de avión, vales de despensa, medicamentos, seguros sobre personas y bienes, entre otros, siempre y cuando se asegure la obtención de ahorros y de las mejores condiciones para el Estado en cuanto a calidad, precio y oportunidad disponibles.
…
…”
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Diversos numerales del “Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público” publicado en el DOF el 9 xx Xxxxxx de 2010; última reforma publicada en ese órgano de difusión oficial el 03-02-2016:
“1. DEFINICIONES Y SIGLAS
Para efectos del presente Manual, en adición a las definiciones contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (Ley) y su Reglamento, se entenderá por:
…
Consolidación: La integración en un procedimiento de contratación de los requerimientos de varias unidades administrativas de una dependencia o entidad o entre varias dependencias y/o entidades.
…”
“4. MACROPROCESO DE ADQUISICIONES
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4.1 PLANEACION Objetivo
Formular el PAAAS a partir de la adecuada identificación de las necesidades de las dependencias o entidades en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, para cumplir oportunamente con sus atribuciones, así como con los objetivos y metas establecidos en sus programas y proyectos sustantivos acordes con el Plan Nacional de Desarrollo, así como con los programas sectoriales, institucionales, regionales y especiales, y conforme al presupuesto y calendario autorizados en el ejercicio fiscal correspondiente.
…
4.1.1.5 Priorizar necesidades Descripción
Determinar la prioridad de las necesidades identificadas en función de un análisis relacionado con:
LA CATEGORIZACIÓN DE BIENES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS (PRIORIDAD DE NECESIDADES, EL CARÁCTER CRÍTICO DE LOS BIENES Y SERVICIOS, ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO).
EL CONSUMO DE BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS EN AÑOS ANTERIORES (RECURRENCIA).
LA DETECCIÓN DE FECHAS COMUNES DE COMPRA POR CATEGORÍA (CONSOLIDACIÓN).
LA PREVISIÓN DE RECURSOS PRESUPUESTARIOS ACORDES A LOS OBJETIVOS Y METAS ESTABLECIDOS EN LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS CORRESPONDIENTES.
…
4.1.1.7 Integrar y generar el PAAAS Descripción
Integrar y generar el PAAAS con base en los documentos de necesidades entregados por las Áreas requirentes, y revisar que la información integrada sea consistente con los requerimientos del Formato FO-PPP-01.
Aspectos generales a considerar:
…
SE DEBERÁ PROMOVER LA CONSOLIDACIÓN INTERNA, A NIVEL CENTRAL O REGIONAL, QUE CONTRIBUYA A REDUCIR COSTOS Y OPTIMIZAR EL PROCESO DE SUMINISTRO A TRAVÉS DE NUEVAS O MEJORES CONDICIONES DE ABASTECIMIENTO, EN UN MARCO DE TRANSPARENCIA, RENDICIÓN DE CUENTAS Y EN CONGRUENCIA CON LAS DIRECTRICES QUE EL GOBIERNO FEDERAL ESTABLEZCA EN LA MATERIA.
LA DEPENDENCIA O ENTIDAD CONSIDERANDO LAS CARACTERÍSTICAS, USO GENERALIZADO O RECURRENCIA DE LOS BIENES Y SERVICIOS, SEÑALADOS EN LOS DOCUMENTOS DE NECESIDADES, ESTABLECERÁ LAS PAUTAS Y MECANISMOS PARA DETERMINAR QUÉ BIENES, ARRENDAMIENTOS O SERVICIOS SON SUSCEPTIBLES DE SER ADQUIRIDOS O CONTRATADOS
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MEDIANTE CONSOLIDACIÓN, ABASTECIMIENTO SIMULTÁNEO O MEDIANTE LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO ABIERTO O, CUANDO CORRESPONDA, ESPECÍFICO AL AMPARO DE UN CONTRATO MARCO.
…”
“4.2.1 ELABORACION E INTEGRACION DE REQUISICIONES
Objetivo
Coordinar a las Áreas requirentes, técnicas y contratantes con el propósito de llevar a cabo en forma oportuna y eficaz el procedimiento de contratación de bienes, arrendamientos o servicios que en su oportunidad resulte conveniente seleccionar para asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, así como cumplir con la programación y evitar compras de bienes innecesarios.
…
4.2.1.1.10 Realizar investigación xx xxxxxxx
…
La investigación xx xxxxxxx posibilita a la dependencia o entidad elegir el procedimiento de contratación, el carácter y la estrategia de contratación (contratación consolidada, abastecimiento simultáneo o agrupación de bienes o servicios disímbolos en una misma partida, ofertas subsecuentes de descuento, el precio máximo de referencia, entre otros) que más le conviene para obtener las mejores condiciones de contratación.
4.2.1.1.16 Seleccionar procedimiento de contratación Descripción
Analizar cuál es el procedimiento de contratación a utilizar, así como su carácter, considerando el resultado de la investigación xx xxxxxxx y los elementos de la requisición, y seleccionar el que garantice las mejores condiciones para el Estado.
…
Si se decide llevar a cabo una contratación consolidada entre varias dependencias o entidades se deberá atender lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento.
…”
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En el proceso denominado “I.B Proceso de Administración del Presupuesto y las Contrataciones (APCT)” del “Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de tecnologías de la información y comunicaciones y de seguridad de la información”, publicado mediante Acuerdo en el DOF el 08-05-2014; última reforma publicada en ese órgano de difusión oficial el 04-02-2016:
“APCT 2 Establecer el listado de bienes y servicios de TIC a contratar por la UTIC en cada ejercicio fiscal.
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Descripción: Elaborar la planeación de las contrataciones de bienes y servicios de TIC en cada ejercicio fiscal con base en su presupuesto autorizado y realizar las acciones de apoyo para las contrataciones de TIC.
Factores Críticos:
El responsable del Proceso de Administración del Presupuesto y las Contrataciones (APCT), con apoyo del responsable del listado de bienes y servicios de TIC deberán:
…
2. Verificar, en conjunto con la Unidad (Unidad de Gobierno Digital de la SFP), la posibilidad de llevar a cabo contrataciones consolidadas y de utilizar contratos marco u otras estrategias de contratación, a fin de proponerlas al área de la Institución encargada de integrar el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios.”
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En el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018 (PGCM):
Estrategia 3.3 PGCM: Promover la implementación de estrategias de contratación orientadas a la obtención del máximo valor por la inversión. | Línea de acción 3.3.1. PGCM: Promover en las dependencias y entidades la reducción de costos, a través de la contratación consolidada de bienes y servicios. | Compromiso 2 acordado con las dependencias y entidades: Promover la reducción de costos y generar eficiencias mediante el uso de las estrategias de contratación, así como evaluar los ahorros obtenidos en materia de contrataciones obtenidos por el uso de las mismas. |
Indicador: Índice de estrategias de contratación instrumentadas. | ||
En relación con dicho indicador, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal acordaron en las bases de colaboración respectivas, celebradas con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública, llevar a cabo al menos 2 estrategias de contratación al año, pudiendo ser éstas: la contratación consolidada, la aplicación de un contrato marco, o el uso de la modalidad de ofertas subsecuentes de descuento.
III. RAZONES PARA LLEVAR A CABO UNA CONTRATACIÓN CONSOLIDADA.
Desde un punto de vista estrictamente económico, una contratación de mayor volumen correspondiente a un bien o servicio, generalmente permite a los productores de los mismos utilizar de una manera más eficiente su capacidad instalada -cuando ésta se encuentra
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subutilizada-, cuestión que se refleja en una disminución del costo total promedio de producción del bien o servicio de que se trate (economías de escala), amén de que también es susceptible de generar importantes reducciones en los costos de promoción y distribución del bien o servicio, así como disminuye los costos asociados a la incertidumbre que puede tener dicho productor respecto a la efectiva colocación en el mercado de sus bienes y servicios.
Consecuentemente, en el caso de mercados competitivos, las contrataciones de mayor volumen de bienes o servicios son susceptibles de provocar que los operadores económicos ofrezcan a los consumidores (en este caso las dependencias o entidades) mejores precios a los que obtendrían en contrataciones de un menor volumen. Incluso en mercados de competencia imperfecta (monopolio, duopolio, oligopolio) las contrataciones de mayor volumen permiten al consumidor alcanzar una posición de relativa equidad frente a los operadores económicos de dicho mercado, que les permite ejercer un efectivo poder de compra.
Precisamente a través de los procedimientos de contratación consolidados, diversas contrataciones de menor volumen se agregan en un solo procedimiento de contratación, permitiendo de esa manera que los entes públicos que se agrupan en la consolidación obtengan los beneficios inherentes a las contrataciones por volumen, razón por la cual la consolidación constituye en lo general una buena práctica de contratación pública, misma que tiene un amplio reconocimiento en los países más desarrollados xxx xxxx.
Por ello, para cumplir el objetivo estatuido en el párrafo primero del artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM), de administrar los recursos públicos –en la especie los destinados a las contrataciones públicas-, entre otros principios, con eficiencia, eficacia y economía, resulta conveniente que los entes públicos de la Administración Pública Federal analicen la posibilidad y, en su caso, la efectiva conveniencia económica o no, de llevar a cabo una determinada contratación en forma consolidada.
IV. TIPOS DE CONTRATACIONES CONSOLIDADAS.
El numeral 20 de los “Lineamientos para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos y la acciones de disciplina presupuestal en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal” (Lineamientos) publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 30 de enero de 2013, se refiere a tres tipos distintos de contratación consolidada:
Contrataciones consolidadas de las unidades administrativas de la dependencia o entidad;
Contrataciones consolidadas de carácter regional de las dependencias y entidades, y
Contrataciones consolidadas a nivel sectorial o de un grupo de varias Dependencias y/o Entidades, independientemente de la Dependencia coordinadora de sector a la que estén agrupadas.
Las consolidaciones pueden englobarse en realidad en dos rubros:
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fracc. I de los
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Consolidaciones internas a la propia dependencia o entidad (art. 20
Lineamientos): Las que llevan a cabo entre unidades administrativas y órganos administrativos desconcentrado de una misma dependencia o entidad.
En ese caso la consolidación de contrataciones que podían realizar diversas unidades administrativas –incluyendo órganos administrativos desconcentrados- de una misma dependencia o entidad, en un solo procedimiento de contratación –y en este caso también en un solo contrato- es una determinación que corresponde adoptar a la propia dependencia o entidad.
La consolidación en cuestión tiene fundamento legal en el artículo 17 , primer párrafo de la LAASSP, pero a la misma no le resultan aplicables las disposiciones del artículo 13 del RLAASSP y, consecuentemente, para consolidar las contrataciones de bienes y servicios de diversas unidades administrativas u órganos administrativos desconcentrados de una misma dependencia o entidad no debe elaborarse el “acuerdo” establecido en este último precepto ni debe solicitarse la participación de representantes de las secretarías de la Función Pública ni de Economía.
Consolidaciones en que participan varias dependencias o entidades (art. 20 fracc. II y III de los Lineamientos): Son las que realizan dos o más dependencias o entidades para la adquisición de un mismo bien o servicio, agregando sus respectivas demandas con la finalidad de obtener los beneficios que representan las denominadas adquisiciones por volumen.
Para este tipo de consolidaciones debe atenderse puntualmente lo previsto en el artículo 13 de Reglamento de la LAASSP.
V. SUJETOS QUE PUEDEN CONSOLIDAR.
Tratándose de las consolidaciones a que se refiere el artículo 13 del RLAASSP, pueden participar en el proceso de consolidación las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y de los gobiernos estatales y municipales, que lleven a cabo sus procedimientos de contratación conforme a la LAASSP.
Las dependencias y entidades federales no pueden admitir en sus procesos de consolidación a los entes públicos de las entidades federativas o municipios cuando las contrataciones que pretenden consolidar éstos no serán financiadas total o parcialmente con recursos públicos federales, distintos a los previstos en el Capítulo V de la Ley de Coordinación Fiscal. Lo anterior, en razón de que tales contrataciones no están sujetas a la aplicación de la LAASSP, que es la norma que fundamenta a la consolidación.
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1.1 Realización de estimación de precios.
Una vez que el ente público que pretenden consolidar ha identificado los bienes o servicios que satisfarán sus necesidades y que ha determinado la conveniencia de realizar un procedimiento de contratación al amparo de la LAASSP -por no tener celebrado contrato abierto vigente o existencias de los bienes o servicios requeridos- (Numerales 4.2.1.1.1, 4.2.1.1.2, 4.2.1.1.5, 4.2.1.1.6, 4.2.1.1.7, 4.2.1.1.8 del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público –MAAGMAASSP-), es conveniente que realice una estimación del precio que tendría la contratación de los bienes o servicios si éstos se adquirieran de manera aislada por el ente público de que se trate, ello tomando como base la correspondiente requisición que hubiera hecho llegar el área requirente al área contratante.
1.2 Identificación de los entes públicos interesados en consolidar.
A continuación, debe identificarse si existen entes públicos interesados en participar en una consolidación. Para tales efectos, se revisa la “Relación de bienes, arrendamientos y servicios que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal pretenden contratar en forma consolidada” (Relación de consolidaciones), disponible en xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx, o bien se formulan consultas directas a aquellas dependencias o entidades de que se tenga conocimiento tienen una necesidad similar a la que se pretende satisfacer con la contratación, con la finalidad de identificar la posibilidad de realizar un proceso de consolidación.
1.3 Recepción de información de los demás entes públicos.
La dependencia o entidad que pretende coordinar la consolidación debe solicitar a los entes públicos que hayan manifestado su interés en participar en el proceso, la siguiente documentación:
A. Requisiciones integradas en cada dependencia o entidad.
B. Estimación de precios correspondiente a cada una de las requisiciones de los entes públicos que pretenden consolidar, en lo individual.
C. Autorización para realizar proceso de contratación consolidada suscrita por el servidor público facultado para para tales efectos en las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de cada una de las dependencias y entidades
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que pretenden participar en la consolidación (numeral quinto, fracción VII de los “Lineamientos generales para la expedición de políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas”, contenidos en el Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, publicado en el DOF el 9 de septiembre de 2010).
Con la información relativa a los requerimientos de los diversos entes públicos se integrarían las especificaciones técnicas y de calidad del bien o servicio objeto de la contratación consolidada, sus alcances y condiciones, así como en su caso los requisitos técnicos y económicos que se requerirían a los interesados en participar en el procedimiento de contratación. Cabe mencionar que la LAASSP no exige alguna formalidad respecto al formato en que deben plasmarse los elementos antes señalados, más allá de la elaboración e integración de la requisición a que se refiere el artículo 27 del RLAASSP, por lo que podrían o no emitirse lineamientos que regulen estas circunstancias, como los planteados en su consulta, con independencia de que exista alguna previsión jurídica específica relativa al bien o servicio a contratar.
1.5 Elaboración del programa de trabajo de la consolidación.
Recibida la documentación, la dependencia que se encuentra coordinando el proceso de consolidación debe elaborar el programa de trabajo de dicho proceso, comprendiendo:
X. Xxxxx, en su caso, de reuniones para la consolidación.
B. Fecha límite para la realización de la investigación xx xxxxxxx conjunta.
C. Fecha estimada de firma del acuerdo de consolidación
X. Xxxxx estimada de inicio del procedimiento de contratación.
1.6 Realización de la investigación xx xxxxxxx.
Una vez que se han integrado en un solo documento los requerimientos de los entes públicos que se pretende formen parte de la consolidación y que se tienen determinadas las especificaciones técnicas y de calidad del bien o servicio, así como los alcances y las condiciones de la contratación, así como los requisitos técnicos y económicos que se pretende establecer en el procedimiento de contratación debe procederse a realizar la correspondiente investigación xx xxxxxxx.
La investigación xx xxxxxxx debe ser realizada por el ente público que se encuentre coordinando el proceso de consolidación, considerando la demanda agregada de todos los entes interesados en participar y deberá atender a lo dispuesto en los artículos 2, fracciones X y XX, 00, 00, 00, xxxxxxxx XX x xxxxxxx segundo, 38 y 40 de la LAASSP, así como 12, 13, fracción II, 14, 29, 32,
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fracción I, 38, 39, fracción II, inciso b), 71, fracción III y 72, fracciones I, III y VIII del RLAASSP, por lo que, entre otros resultados, deberá:
X. Xxxxxxxse el tipo de procedimiento de contratación que se sugiere realizar para obtener las mejores condiciones de contratación, tomando en cuenta lo dispuesto en los artículos 134 de la CPEUM, 00 xx xx XXXXXX x 00 xxx XXXXXXX y el numeral
4.2.1.1.16 del MAAGMAASSP;
B. Determinarse si la contratación consolidada daría lugar, por su monto, a la realización de un procedimiento de contratación de carácter internacional bajo la cobertura de tratados, y
C. Si por su monto o impacto en los programas sustantivos de las dependencias y entidades participantes, se requeriría la contratación de un testigo social.
Como parte medular de dicha investigación xx xxxxxxx, deberá determinarse también la conveniencia o no de realizar la contratación de manera consolidada, ello, porque si bien la agregación de la demanda que se obtiene con la consolidación generalmente repercute en la obtención de mejores precios por parte de los proveedores, existen casos en que la consolidación encarece el precio de los bienes o servicios, al menos respecto de alguno o algunos de los entes públicos que pretenden consolidar.
Es el caso por ejemplo, en el que un ente público que obtiene mejores precios en su región que los que se obtendrían en la consolidación, porque estos precios incluirían mayores costos de transporte si los bienes o servicios son trasladados desde un punto geográfico distante; y también es el caso de que no existan proveedores en el mercado con capacidad suficiente para satisfacer la demanda agregada, supuesto en el cual para proveer a ello deberán efectuar inversiones que repercutirán en el incremento de los precios (“deseconomías” de escala).
Por ello, para determinar si en un caso concreto y para cada una de las dependencias y entidades que pretenden participar en la consolidación dicha estrategia es la que representa mejores condiciones de contratación, en la investigación xx xxxxxxx deberán compararse los precios determinados por cada una de las dependencias y entidades en su estimación de precios, correspondiente a las requisiciones individuales –en su caso actualizándola conforme al Índice Nacional de Precios Productor-, con el precio que se obtendría si se consolidara la contratación.
Lo anterior, en el entendido de que, sólo deben participar en el procedimiento aquellos entes públicos que en virtud de la consolidación obtendrán mejores condiciones de contratación que las que obtendrían en forma individual, más no aquéllos que podrían obtener un mejor precio fuera de la consolidación, pues respecto de éstos la consolidación no es una estrategia de contratación que les resulte conveniente.
En todo caso, para llegar a dicha determinación también deben considerarse los costos de transacción de la consolidación y de los procedimientos individuales. Esto es, debe considerarse si el precio del bien o servicio más los costos de realización del procedimiento consolidado que
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le correspondan a dicho ente público o unidad administrativa, resultan inferiores al precio del bien o servicio adquirido en forma aislada por el ente público o unidad administrativa de que se trate más los costos relativos a la realización del correspondiente procedimiento de contratación individualizado.
Al respecto, es de señalar que los procedimientos consolidados pueden tener costos transaccionales adicionales a los de los procedimientos individuales en ciertas circunstancias, por ejemplo en el caso de que virtud a la consolidación deba realizarse una licitación pública internacional, en razón de que por el monto de la contratación consolidada la misma se ubique dentro de los umbrales a los que aplican los tratados (art. 28, fracc. II de la LAASSP), o bien, porque igualmente en razón de dicho monto sea necesaria la contratación de un testigo social (art.26 Ter de la LAASSP).
De determinarse en la investigación xx xxxxxxx que la consolidación no resultaría conveniente para alguno o algunos de los entes públicos que pretenden consolidar, sería pertinente profundizar la investigación xx xxxxxxx e investigar el precio estimado de la contratación sin considerar los bienes y servicios de los entes públicos que serían excluidos del proceso, para determinar un precio estimado más apegado a la contratación real que se realizará, y en su caso si éste continúa representando las mejores condiciones de contratación para los entes públicos respecto a los cuales se ha determinado en principio que podrían obtener mejores condiciones de contratación virtud a la consolidación.
1.7 Solicitud de asesoría a la Secretaría de la Función Pública (SFP) y a la Secretaría de Economía (SE). Una vez elaborada la investigación xx xxxxxxx en los términos antes referidos, la dependencia que se encuentra coordinando el proceso de consolidación, debe comunicarlo a las dependencias y entidades interesadas en la consolidación e invitar a la SFP, por conducto de la UPCP y a la SE, para que si lo estiman conveniente designen representantes, en calidad de asesores (art. 13, fracc. I del RLAASSP).
Dichas invitaciones deberán realizarse conforme a lo siguiente:
A. Ser enviadas con al menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda realizarse la primera reunión.
B. Adjuntar copia fotostática de la documentación que permita a la SFP y a la Secretaría de Economía proporcionar la asesoría o emitir los comentarios correspondientes. La documentación mínima a presentar será:
a. Requerimientos individuales y estimación de precios en lo individual.
b. Lista de entes públicos interesados en consolidar.
c. Requerimientos agregados.
d. Programa de trabajo de la consolidación.
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e. Resultado de la investigación xx xxxxxxx conjunta correspondiente a la contratación que se pretende consolidar.
Por lo que respecta la SFP, la asesoría se proporciona a través de la UPCP hasta la adopción del acuerdo de consolidación, adoptado por las dependencias y entidades participantes, en tanto que la asesoría normativa que se requiera respecto a los actos preparatorios al procedimiento de contratación y al procedimiento mismo, correspondería proporcionarla a la Unidad de Normatividad de Contrataciones Públicas (UNCP).
Asimismo, es de señalar que la SFP, a través de la UPCP o de la UNCP, sólo participaría como asesor en la contratación consolidada, pues la coordinación del proceso correspondería a uno de los entes públicos que lleven a cabo la contratación del bien o servicio de que se trate –en su calidad de requirentes o contratantes-.
2. Celebración del acuerdo de consolidación.
Es de señalar que en términos de lo previsto por el precitado artículo 13 del RLAASSP, para llevar a cabo una consolidación de adquisiciones, arrendamientos o servicios entre varias dependencias o entidades, es necesario que los representantes de las respectivas áreas contratantes se coordinen y manifiesten formalmente su acuerdo para llevar a cabo la contratación bajo esta modalidad, debiendo dejar constancia por escrito de las decisiones y acuerdos que se adopten para tal fin. En ese sentido, si las dependencias o entidades consideran conveniente adoptar lineamientos como los que se proponen en su oficio, éstos pudieran ser parte de los acuerdos mencionados.
2.1 Suscripción del acuerdo de consolidación.
Si de la investigación xx xxxxxxx se desprende que con la consolidación son susceptibles de obtenerse mejores condiciones de contratación que las que se obtendrían en procedimientos individuales, se celebrará, por escrito, un acuerdo de consolidación (art. 13, primer párrafo del RLAASSP), con el siguiente contenido mínimo:
A. Nombre de las dependencias y entidades que participarán en la consolidación;
B. Precisión de los datos (número de oficio, fecha, etc.) de los respectivos documentos en que conste la autorización para consolidar emitida por el servidor público de cada dependencia o entidad que, de conformidad con POBALINES, cuente con facultades para otorgar dicha autorización;
C. Nombre y cargo de los servidores públicos que suscriben el acuerdo en representación de cada dependencia o entidad;
D. Objeto de la futura contratación, relacionando las requisiciones de cada una de las dependencias y entidades que participarán en el procedimiento;
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X. Xxxxxx de acuerdo adoptados por los entes públicos participantes, respecto a los siguientes aspectos:
• Manifestación formal del acuerdo para llevar al cabo la contratación de que se trate conforme a un procedimiento de consolidación, especificando el objeto de la misma (art. 13, primer párrafo del RLAASSP).
• Designación del ente público responsable de dar continuidad al proceso de consolidación y de llevar al cabo el procedimiento de contratación consolidado. (art. 13, fracc. III, V, VI del RLAASSP).
3. Actos preparatorios al procedimiento de contratación.
3.1 Recepción de suficiencia presupuestaria.
Corresponde a cada ente público participante recabar la suficiencia presupuestaria. (Numerales 4.2.1.1.11, 4.2.1.1.12, 4.2.1.1.13 y 4.2.1.1.14 del MAAGMAASSP).
3.2 Elaboración del proyecto de convocatoria, de invitación o de solicitud de cotización.
La dependencia o entidad responsable del procedimiento de contratación debe elaborar el proyecto de convocatoria a la licitación pública, de invitación a cuando menos tres personas o de solicitud de cotización, misma que debe ser sometida a la revisión y aprobación de todos los participantes en la consolidación (art. 13, fracc. III del RLAASSP). Cuando resulte procedente los proyectos de convocatoria deberán ser difundidos en CompraNet, por la dependencia o entidad responsable del procedimiento de contratación, en la forma y plazo previstos en el párrafo tercero del artículo 00 xx xx XXXXXX (xxx. 00, xxxxx. XX xxx XXXXXXX).
3.3 Dictamen del comité las excepciones a la licitación, en su caso.
Tratándose de procedimiento de excepción a la licitación pública, el Comité del ente público responsable de llevar a cabo el procedimiento de contratación dictaminará sobre los supuestos de excepción a la licitación pública (art. 13, fracc. VI RLAASSP).
4. Procedimiento de contratación.
4.1 Llevar a cabo el procedimiento de contratación.
Llevar a cabo el procedimiento de contratación conforme a lo previsto en la LAASSP, en el entendido de que tratándose de procedimientos competidos deberá procurar promover la mayor competencia, cuidando principalmente que al establecer las características que deben tener los bienes, arrendamientos o servicios no se restrinja de manera indebida dicha competencia (arts 29, fracc. V y 36 de la LAASSP).
En todo caso, es de destacar que, durante la planeación del procedimiento de contratación deben elaborarse la convocatoria, invitación o solicitud de cotización, así como el correspondiente modelo de contrato, que son los documentos en los que, conforme a la LAASSP
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y el RLAASSP, deben establecerse tanto las bases del procedimiento de contratación (fechas, horarios y lugares en que se realizarán los diversos actos del procedimiento de contratación y la firma del contrato, criterios de evaluación –en el caso de procedimientos competidos-, requisitos que deben cumplir los licitantes, el objeto de la contratación -bien o servicio y precio del mismo-, y las condiciones que se pretenden establecer en el contrato -lugar y tiempo de entrega del bien o servicio y del pago del precio, garantías que deben exhibirse para garantizar el cumplimiento del contrato y los anticipos otorgados, penas convencionales, causales de rescisión, reglas para la terminación anticipada, reglas para la modificación del contrato, resolución de controversias, entre otras-).
5. Formalización y ejecución de los contratos
5.1 Celebración de los contratos.
Cada dependencia o entidad participante es responsable, por separado, de celebrar los respectivos contratos; integrar el expediente del procedimiento de contratación; verificar la ejecución del contrato, y cumplir con los requisitos e informes establecidos para el procedimiento de contratación respectivo (art. 13, fracc. VII del RLAASSP).
Sin embargo, es posible celebrar un sólo contrato suscrito por las dependencias y entidades participantes, si las particularidades de la contratación y las disposiciones que regulan a las dependencias y entidades lo permiten, pero los recursos presupuestarios deben ser a cargo de cada dependencia o entidad participante, la cual es responsable del ejercicio de los referidos recursos (art. 13, fracc. VII del RLAASSP).
5.2 Reportar en CompraNet los datos del contrato.
Los contratos que deriven de procedimiento de contratación deben reportarse por la unidad compradora de cada dependencia y entidad participante en la consolidación, a más tardar dentro de los 5 días hábiles posteriores al fallo, con independencia de la fecha en que se firmen, utilizando el formulario que para el reporte de información relevante del contrato se encuentra disponible en CompraNet, reportando que el contrato deriva de una contratación consolidada y especificando el número de procedimiento del cual deriva el contrato (art. 56 de la LAASSP y numeral 19 del Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que se deberán observar para la utilización del Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental denominado CompraNet, publicado en el DOF el 28 xx xxxxx de 2011).
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xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx
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