ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACION DE SUMINISTRO DE ALIMENTACION Y RESTAURANTE EN LA CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A.
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACION DE SUMINISTRO DE ALIMENTACION Y RESTAURANTE EN LA CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A.
La Sociedad de Economía Mixta CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. mediante el presente documento define la necesidad y analiza la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación que a continuación se define:
A. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD
La CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A., es una Sociedad de Economía Mixta con participación del Estado superior al 90%, descentralizada del orden municipal, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo fin social es la prestación de servicios al transporte intermunicipal en general.
Que al interior de los procesos de la sociedad se tiene contemplado el suministro de la alimentación de los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal, con un contratista que los realice bajo su propia autonomía y responsabilidad, de acuerdo con la oferta y demanda del servicio en la empresa, los cuales son necesarios para el desarrollo y cumplimiento de sus fines, esencialmente los de producir y prestar servicios al transporte en el Municipio de Tuluá.
De acuerdo a las reglas para la contratación establecidas y el Manual de Contratación de la sociedad, de acuerdo al objeto a contratar y en virtud del principio de transparencia, el presente proceso corresponde al de contratos cuya cuantía supera la mínima cuantía, por lo tanto se procederá a realizar una invitación.
B. DESCRIPCIÓN OBJETO, ESPECIFICACIONES DEL MISMO Y CONTRATO A CELEBRAR.
OBJETO: Suministrar la alimentación de los funcionarios e instituciones encargadas de la administración, operatividad y seguridad de la CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A.
ALCANCE DEL OBJETO: Suministrar desayuno, almuerzo, comidas y meriendas de acuerdo con la autorización que se genere por parte del Proceso Operativo a los funcionarios y/o miembros de las instituciones planteadas en el objeto del contrato. El oferente se obliga a entregar sin costo alguno a las personas planteadas arriba la alimentación autorizada.
C. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
La contratación tiene como fundamento jurídico las disposiciones de la Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y el Acuerdo No. 003 de 15 xx Xxxxxx de 2014 (Manual de Contratación de la sociedad), de acuerdo con las cuales la representación legal de la CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. puede celebrar directamente, sin necesidad de autorización previa de la Junta Directiva contratos cuya cuantía sea inferior o igual a cincuenta (50) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.
D. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
ASPECTOS TÉCNICOS REQUERIDOS.
Se requiere contratar con una persona natural o jurídica para prestar el suministro de alimentos (Desayunos, Almuerzos y Comidas) para poder atender los requerimientos de los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal, en el año 2018, buscando que la prestación del suministro sea excelente, con calidad y rápida.
Por tratarse de una orden de suministro, se debe contratar con una persona natural o jurídica que tenga la experiencia e idoneidad para atender los requerimientos de la CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A. en tiempo y momento. El suministro de estos alimentos incluye el servicio de mensajería, transporte y demás.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR.
• Objeto del Contrato: Suministro de alimentos (Desayuno, Almuerzos y Comidas) para los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal, y demás dependencias de la sociedad, en el año 2018.
• Xxxxx xx Xxxxxxxxx: Xxxxxxxxx xx Xxxxx, Xxxxxxxxxxxx xxx Xxxxx xxx Xxxxx.
• Forma de Pago: Con pagos parciales de acuerdo con el desarrollo del contrato y de acuerdo con los pedidos y requerimientos de los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal.
• Valor: $25.200.000. Veinticinco Millones Doscientos Mil pesos, con un valor mensual máximo de $2.100.000.
• Duración: Doce (12) meses calendario contados a partir del 1 de Enero de 2018.
• Interventor: Proceso Operativo, a través del funcionario encargado del proceso.
SOPORTE ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Se solicitaron diferentes cotizaciones y se realizó la comparación de precios xxx xxxxxxx interno de las instalaciones del Terminal en el año 2017, el resultado obtenido es el siguiente:
Suministro de Desayunos, Almuerzos, Comidas y Refrigerios.
Valor Alimentación ejecutivos $4.200. Valor Propuesta: $25.200.000.oo, incluido el valor del IVA.
Con fundamento en todo lo anterior, la contratación para el suministro de alimentos (Desayunos, Almuerzos y Comidas) para las actividades de los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal, y demás dependencias de la sociedad, en el año 2018, se contratará con base el presente documento, como la expedición del certificado presupuestal debe realizarse tomando en cuenta el presente estudio previo.
E. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACION DE PROCESOS DE SUMINISTRO DE ALIMENTACION EN LA CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A.
La Empresa mediante el presente documento define la necesidad y analiza la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación que a continuación se define:
Se requiere contratar el suministro de alimentos (Desayunos, Almuerzos y Comidas) para las actividades de los funcionarios e instituciones encargadas de la operatividad y seguridad de la terminal, y demás dependencias de la sociedad, en el año 2018, y que de acuerdo con las actividades que desarrollan permanentemente en algunas ocasiones se requiere el suministro de alimentos, en el año 2018. Los alimentos corresponden básicamente a Desayunos, Comidas y Almuerzos y en algunas ocasiones el suministro de refrigerios; y en casos excepcionales el suministro de servicio de restaurante cuando los invitados sean de orden nacional, donde estén largas jornadas de trabajo en las oficinas.
En algunas ocasiones las actividades requieren de una permanencia del personal en hora diferente de atención al público, de manera que se puedan aprovechar los espacios, el personal y el tiempo de los funcionarios de la Administración, por lo tanto se requiere el suministro de alimentos de acuerdo con la necesidad de los funcionarios de la CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A.
F. DESCRIPCIÓN OBJETO, ESPECIFICACIONES DEL MISMO Y CONTRATO A CELEBRAR.
En correspondencia, para satisfacer la necesidad indicada, se debe celebrar un contrato de prestación de servicios. Para lo anterior se deberá cumplir el proceso para la adquisición de servicios de características uniformes, consistente en:
• Invitación pública a presentar ofertas, a través de la página web.
• Escogencia de la oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones xx xxxxxxx y satisfaga las necesidades de la entidad. Lo mismo en caso de presentarse una sola oferta.
• En caso de empate la entidad solicitará a los empatados la presentación de nueva oferta económica.
• Verificación de cumplimiento de requisitos mínimos habilitantes al oferente que presente el menor precio.
• Traslado del informe de evaluación de la oferta u ofertas.
Los requisitos mínimos habilitantes que se establece para el proceso de contratación que se deriva de éste estudio previo, son:
• Certificado de la Cámara de Comercio de estar inscrito como establecimiento comercial o similar.
• CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002. EL OFERENTE, deberá anexar la certificación expedida por el revisor fiscal cuando este cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la ley o el representante legal en la cual se acredite el pago de los aportes al sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA cuando de ello haya lugar, de los últimos seis (6) meses lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002.
• CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS. Deberá anexarse el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación con fecha de expedición no superior a un (1) mes contado a la fecha del presente proceso de conformidad con lo establecido en la resolución No. 143 xx xxxx 27 de 25002 expedida por el Procurador General de la Nación. Este certificado, deberá ser tanto de la
persona jurídica como del representante legal del OFERENTE La certificación puede obtenerse a través de la página web de la Procuraduría General de la Nación: htt://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
• BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS. Certificado de consulta virtual del NIT o la cédula del contratista en el Boletín de deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación el cual puede obtenerse en la página web: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx
• BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. Certificado de consulta virtual del NIT o la cédula del contratista en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República que puede obtener en la página web: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
• REGISTRO UNICO DE PROPONENTES. Certificado donde conste que se encuentra el proponente inscrito en el Registro Único de Proponentes ante la Cámara de Comercio de su correspondiente ciudad. Solamente en los casos que legalmente sea exigible.
• RUT.
G. SOPORTE ECONOMICO
Existe en el presupuesto de la CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A., los recursos disponibles para contratar este servicio con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal 2018.
Consultado el historial en el contrato inmediatamente anterior, y las estadísticas de la sociedad de las personas que requieren este servicio, se estima que es conveniente contratar este proceso por un valor de VEINTICINCO MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($25.200.000), con consolidaciones mensuales con un tope máximo en este periodo de tiempo.
Los pagos serán cancelados en forma mensual previa presentación del documento de cobro legal y los soportes de los mismos, valor este que será cancelado el último día de cada mes.
H. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
• Eventos producto de cambio en la normatividad por parte del gobierno nacional y que represente impacto negativo para el contratista.
• Incumplimiento en el pago de salarios, prestaciones sociales, seguridad social al personal que prestará los servicios durante la ejecución del contrato.
• Accidentes por la prestación del servicio que afecten únicamente al personal del contratista.
• Daños materiales de bienes a terceros con ocasión de la prestación del servicio.
• Pérdida de elementos en las dependencias donde se presta el servicio.
I. FORMA DE PAGO:
La Central de Transportes de Tuluá S.A, pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, previa certificación del Coordinador de seguridad de la Terminal de Transportes de Tuluá donde conste el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual, durante el período correspondiente a la presentación de la factura por parte del contratista.
J. INTERVENTOR:
Estará a cargo del funcionario que delegue el Gerente General de la Central de Transportes de Tuluá S.A. y que se relaciona a continuación
ASESORIA A CONTRATAR | INTERVENTOR |
Contratación de suministro de Alimentación y Restaurante | Coordinación Operativa |
K. FECHAS A TENER EN CUENTA PARA ESTE PROCESO.
a) Montaje de la propuesta en la página WEB día 16 de Noviembre de 2017.
b) Resolución de inquietudes generadas con respecto al ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACION DE SUMINISTRO DE ALIMENTACION Y RESTAURANTE EN LA CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUA S.A., hasta el día 28 de Noviembre de 2017, previa cita con la Dra. Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, Directora Administrativa y Financiera.
c) Presentación de la propuesta con los documentos solicitados hasta el día 7 de Diciembre de 2017 a las 12:00 M. en el despacho de la Auxiliar Administrativa.
d) Adjudicación del contrato la semana comprendida entre 13 y 15 de Diciembre de 2017.
e) Formalización y legalización del contrato la semana comprendida entre el 28 y 29 de Diciembre de 2017.
f) Inicio efectivo del contrato 1 de Enero de 2018 a las 00:01 AM.
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
Gerente General.