INSTRUCCIONES para contratos de SUMINISTRO

INSTRUCCIONES para contratos de SUMINISTRO

1. DOCUMENTACIÓN A CUMPLIMENTAR

Antes de iniciar una licitación se han de preparar una serie de documentos que formarán parte del futuro expediente de compra.

Estos son:

a. Memoria Justificativa de la Necesidad del Contrato

Se expondrá el objetivo del contrato y los motivos que lo hacen necesario, así como los grupos y líneas de investigación que se beneficiarán de ello.

x. Xxxxxx de Prescripciones Técnicas

En este documento se recogerán las necesidades a cubrir; relacionando las mínimas características técnicas que puedan definen el objeto del contrato. La información aquí recogida debe ser concisa y nunca excluyente.

Según el tipo de suministro se cumplimentará uno u otro modelo (Suministro de Equipos Científicos, Suministro Periódico o Suministro de Instalaciones o Maquinaria para Infraestructura de Edificios).

c. Memoria Justificativa de las Prescripciones Técnicas

Este documento recogerá aquellos aspectos técnicos irrenunciables que el objeto del contrato debe cumplir y que, en caso de que no se oferten, será motivo de exclusión. Debe justificarse cada uno de estos aspectos de forma clara; bien con ejemplos, trabajos y otros datos.

Se recomienda como máximo de 3 o 4 especificaciones.

d. Relación de Condiciones y Justificaciones del Contrato

En este documento los ICUs tan sólo cumplimentarán los siguientes puntos:

- Presupuesto Base de Licitación y su justificación

- Plazo de ejecución

- Lugar de ejecución

- Forma de pago

- Financiación (si depende de un proyecto)

- Responsable del contrato y Unidad encargada del seguimiento

e. Memoria Justificativa de la Elección del Procedimiento de Adjudicación

Este documento será generado por el Técnico de la SGAOI.

f. Criterios de valoración:

Este documento formará parte xxx xxxxxx de cláusulas administrativas. Da forma a los anexos 7 y 8 del mismo. El anexo 7 incluye los criterios valorables mediante juicio de valor. En él solo habría que cumplimentar el aptdo 1.1 relativo a Mejoras. Deben justificarse las mejoras que se plantean, así como su puntuación, que estará relacionada con el valor económico de las mismas. También se puede indicar qué documentación se considera necesaria para

evidenciar la mejora. Respecto a las mejoras, hay que tener en cuenta que son características que forman parte xxx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas y se valorarán positivamente si se ofertan. Es decir, no siendo obligatorias para participar en la licitación, serán valoradas acorde a la puntuación aquí recogida. Es conveniente recordar que las mejoras que se incluyan aquí no tienen por qué ofertarse, por lo que todo lo que resulte imprescindible para el suministro debe quedar recogido en el Pliego de Prescripciones Técnicas.

El anexo 8 se cumplimentará también, en función de los criterios que se consideren. El precio siempre se incluirá.

g. Propuesta de Gasto

Generada por el ICU.

Una vez los documentos se den por definitivos se pasará a su firma según el tipo de documento (ver tabla siguiente). Los documentos que deban ser firmados por ICU y SGAOI serán enviados desde la SGAOI a los ICUs mediante Portafirmas. Los documentos deberán contener al final el nombre y cargo de los firmantes.

Documento	Firmantes
Propuesta de Gasto	Gerente ICU
Memoria Justificativa de la Necesidad del Contrato	Gerente ICU
Pliego de Prescripciones Técnicas	Gerente. ICU y Técnico SGAOI
Memoria Justificativa Prescripciones Técnicas	Gerente/Investigador Principal ICU
Relación de Condiciones y Justificaciones Relativas al Contrato	Gerente ICU y Técnico SGAOI
Criterios valoración del contrato (Anexos 7, 8 y 9 BIS)	Gerente ICU y Técnico SGAOI
Memoria Justificativa Procedimiento Adjudicación	Técnico SGAOI

Nota: En caso de que el Investigador Principal no disponga de firma electrónica, será el director del centro quien firme los documentos que le correspondieran al investigador.

2. INICIO DE PETICIÓN EN SIGUE.CORP

Una vez que el ICU tiene cumplimentada la información anterior, deberá hacer llegar los mismos a la SGAOI mediante la plataforma SIGUE.CORP para su revisión por parte de los técnicos.

En primer lugar, se abrirá una petición (Soporte > Abrir petición). En el formulario de apertura de peticiones se debe cumplimentar de forma obligatoria:

• Categoría (campo que identifica el tipo de solicitud que se quiere llevar a cabo y que internamente provocará que el sistema de manera automática progrese la Petición al grupo de la ORGC adecuado para su gestión posterior).

Debido a que estamos en la etapa “Revisión documentación” se seleccionará el campo [A-1] y dentro de este la unidad de la SGAOI a la que va dirigido según el tipo de contrato:

- OTE: Suministros en general y servicios de carácter científico (incluidos mantenimientos de equipos científicos)

- OTO: Suministros de instalaciones para edificios y servicios de mantenimientos de edificios e instalaciones.

- JEFE ÁREA CONTRATACIÓN: Resto de contratos

• Título (campo que va a servir de resumen sobre el objeto de la Solicitud).

• Descripción (campo donde se detallará el contenido de la Solicitud).

Una vez cumplimentados los datos obligatorios, se adjuntan los archivos para enviar y se registrar definitivamente la Petición en el Sistema. Para ello, el usuario debe pulsar con el ratón en el botón AÑADIR, lo que hará que la petición y su documentación asociada quede almacenada en el sistema y pueda ser gestionada por el grupo adecuado de la SGAOI, así como por el propio ICU a la hora de añadir/rectificar/aclarar lo que fuese necesario.

Durante el proceso de revisión de la documentación el intercambio de los archivos entre el técnico de la SGAOI y el ICU se realiza a través del bloque “Procesando Petición” en el cual se abre un chat “off line” para intercambiar información y documentos mediante las opciones de SEGUIMIENTO o DOCUMENTO.

3. INICIO DE EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN EN SIGUE.CORP

Una vez que los documentos que forman parte del expediente están aprobados y firmados por los responsables de los mismos, el ICU debe reunir los documentos que formarán parte del expediente firmados por quien corresponda (según la tabla anterior) y subirlos a Sigue.corp en una carpeta .zip.

Después el ICU debe comenzar el inicio del expediente mediante el cambio de categoría en la petición. Es IMPORTANTE continuar con la misma Petición, no abrir una nueva, pues se interrumpe la secuencia. La categoría que deberá seleccionar será “[A-2] Inicio del expediente de contratación” y, a su vez deberá seleccionar la unidad de la SGAOI responsable del mismo según el tipo de procedimiento de adjudicación, de acuerdo a la siguiente clasificación:

- NEGOCIADO: X. Xxxxxxxx Simplificados y X. Xxxxxxxx Abreviados

- OTA: X. Xxxxxxxx

4. VALORACIÓN DE OFERTAS EN SIGUE.CORP

Una vez que se han recibido y abierto las ofertas, se informará a través de SIGUE.CORP al ICU de este hecho y se remitirá la documentación recibida para que el ICU pueda revisarla y valorarla conforme a los criterios previamente establecidos. Deberá de cumplimentar:

a. Informe Técnico

b. Cuadro de Valoración.

Los formatos de estos documentos se enviarán a través de SigueCorp.

Una vez cumplimentados se enviarán por SIGUE.CORP al técnico de la SGAOI para su revisión. El intercambio de información y de archivos se realizará de la misma forma que la indicada en el punto 2.