CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022
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CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022
INVITACIÓN PÚBLICA No. - 001
OBJETO:
Contratar la Prestación del servicio de pago en efectivo del valor del subsidio a los beneficiarios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres
Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional, y reglamentado por el Decreto 325 de 2022, y los pagos que se soliciten de la Prestación Humanitaria Periódica para Víctimas del Conflicto Armado en los sitios, bajo las condiciones e instrucciones que sobre el particular establezca el Consorcio.
Bogotá, 8 de enero de 2023
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INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTAS
EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, en su condición de
Administrador Fiduciario del Fondo de Solidaridad Pensional del Ministerio del Trabajo, adelanta el presente proceso de Invitación Pública, para presentar ofertas con el objeto de:
“Prestar el servicio de pago en efectivo del valor del subsidio a los beneficiarios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional, reglamentado por el Decreto 325 de 2022, y los pagos que se soliciten de la Prestación Humanitaria Periódica en los sitios, bajo las condiciones e instrucciones que sobre el particular establezca el Consorcio.”
RECOMENDACIONES GENERALES A LOS PARTICIPANTES
Se recomienda a los participantes tener en cuenta las siguientes recomendaciones antes de elaborar y presentar su oferta:
• Consultar el Régimen Legal aplicable a la presente invitación y leer detenidamente su y el de las adendas, si las hubiere.
• No estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad, o prohibición constitucional o legal para presentar Propuesta y para contratar.
• Presentar toda la documentación e información exigida
• Constituir y presentar la póliza de seriedad de la propuesta
• Presentar la propuesta en la forma, hora y lugar indicados en la presente invitación. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO.
• Formular toda consulta por escrito al correo electrónico que se dispondrá para tal fin.
• Con la sola presentación de la propuesta, se autoriza al para verificar la información suministrada y se aceptan las reglas y condiciones establecidas en esta Invitación.
• Presentar la propuesta foliada y en el orden establecido en la presente invitación con sus respectivos anexos.
1. ANTECEDENTES DE LA PRESENTE INVITACIÓN:
La administración y manejo del Fondo de Solidaridad Pensional a partir del 1° de diciembre de 2022, está a cargo del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, integrado por la Fiduciarias Públicas: Fiduagraria S.A.,
Fiduprevisora S.A. y Fiducentral S.A., mediante Acuerdo Consorcial del 17 de noviembre de 2022, en virtud de la suscripción del Contrato de Encargo Fiduciario 719 de 2022 suscrito con el Ministerio del Trabajo.
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El Fondo de Solidaridad Pensional es una cuenta especial del Presupuesto General de la Nación, adscrito al Ministerio del Trabajo, su administración y funcionamiento se rigen por lo dispuesto en el Decreto Compilatorio No.- 1833 de 2016, Título 14.
Una parte de los recursos de dicho Fondo de maneja en la Subcuenta denominada “Subsistencia”, destinados entre otros a financiar el Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del ICBF que no pudieron acceder a una pensión o BEP Nacional, que se entrega en dinero efectivo directamente al beneficiario a través de los servicios de pago que para el efecto contrate el Administrador Fiduciario. Por tanto, el Administrador Fiduciario, debe disponer de una red de servicios financieros y/o de servicios postales de pago con cobertura nacional, departamental y municipal para garantizar el pagos oportuno a los beneficiarios del Programa en puntos de pago cercanos a su lugar de residencia,
El Encargado Fiduciario también efectúa el pago de la Prestación Humanitaria Periódica para Víctimas del Conflicto Armado del Decreto 600 de 2017, reconocida por el Ministerio del trabajo a través de acto administrativo.
Los subsidios están exentos de toda clase de impuestos, tasas y contribuciones de cualquier orden de conformidad con lo previsto en el artículo 135 de la Ley 100 de 1993 y el numeral 10 del artículo 879 del Estatuto Tributario.
2. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
2.1. Objeto.
El objeto de la presente invitación es contratar la Prestación del servicio de pago en efectivo del valor del subsidio a los beneficiarios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional, reglamentado por el Decreto 325 de 2022, y los pagos que se soliciten de la Prestación Humanitaria Periódica en los sitios, bajo las condiciones e instrucciones que sobre el particular establezca el Consorcio
2.2. Régimen Jurídico
La presente invitación y el contrato que llegare a suscribirse, se rigen por disposiciones del derecho privado que le sean aplicables.
2.3. Interpretación
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El presente documento será interpretado integralmente y por tanto sus disposiciones no serán interpretadas en forma independiente de su contexto general. Se entienden integrados a la presente invitación, los anexos que la acompañan y las adendas que se expidieren. De existir alguna diferencia entre la invitación y sus anexos, las disposiciones de la Invitación primarán sobre las instrucciones de los anexos que le sean contrarias.
Los términos o los plazos establecidos en esta Invitación se computan como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Si el día de vencimiento de un plazo fuese un día no hábil para el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., o cuando este no ofrezca atención al público durante ese día, por cualquier razón, dicho vencimiento se traslada al primer día hábil siguiente.
Los vocablos de la presente Invitación, serán entendidos en su sentido natural y obvio, según su uso común o el lenguaje técnico respectivo.
El orden de los capítulos y numerales de la Invitación no implican ningún grado de prelación entre los mismos.
2.4. Definiciones
Adenda. Es el documento expedido por el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., con el fin de aclarar, adicionar o modificar el documento de la Invitación, y hace parte integral del mismo.
Acta de Adjudicación. Es el documento expedido por CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. por medio del cual se determina el Contratista seleccionado para suscribir el Contrato de prestación de Servicios.
Contratista seleccionado. Es el oferente que presentó la propuesta más favorable para el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., y que con base en la respectiva evaluación es a quien se le adjudica el respectivo Contrato de Prestación de Servicios de Pago.
Contrato de Prestación de Servicio de Pago. Contrato que celebrará el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. con el Operador de
Pago seleccionado, para el cumplimiento del objeto de la presente Invitación.
Proceso de Invitación. Es el proceso de selección objetiva tendiente a escoger la propuesta más favorable a los intereses del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., conforme a las condiciones establecidas en los términos de la invitación.
Proponentes. Son las personas jurídicas interesadas en el proceso de invitación, que presentan ofertas para participar en la Invitación Pública.
Propuesta. Es la oferta presentada por los proponentes de acuerdo con las condiciones y términos de la presente Invitación.
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2.5. El Proceso de Selección:
a.- Contenido. La presente invitación define los términos y condiciones a los que se sujetará el proceso de selección para la escogencia del Contratista, el objeto del Contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección, y de los requisitos de carácter habilitante, entre otros.
b.- Consulta de la Invitación y correspondencia: Se puede hacer a través de la siguiente dirección xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, a partir del día y hora señalada en el cronograma de la presente invitación y hasta la fecha y hora del cierre de la misma.
Se podrán presentar consultas y observaciones a la invitación, al siguiente correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
c.- Idioma. Será el español y, por lo tanto, la Propuesta, los documentos y certificaciones, así como las preguntas y observaciones relacionadas con este proceso, deben ser redactados en este idioma. Todos los documentos y certificaciones que se presenten en idioma diferente al español, deben ser escritos en su idioma original y traducidos al español por un traductor oficial.
d.- Documentos.
Hacen parte de la presente Invitación, los siguientes documentos:
• La Invitación, sus anexos y sus adendas.
• Las respuestas a las observaciones y aclaraciones relacionadas con la invitación.
• Las propuestas recibidas en los términos y condiciones previstos en la Invitación.
• Evaluación definitiva de las propuestas.
• Acta de adjudicación o de declaratoria de desierta.
e.- Información para la estructuración de la propuesta y ejecución del contrato a celebrarse.
Es responsabilidad de los proponentes realizar todos los análisis, evaluaciones y estudios necesarios para presentar la propuesta, examinando las características del contrato, efectuando los análisis, estudios y verificaciones que consideren necesarios para formular la respectiva oferta.
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Los proponentes deberán estudiar y revisar todas las implicaciones legales, jurídicas, tributarias, financieras y la distribución de riesgos previstos en la invitación y además todos los aspectos que puedan incidir en la determinación de las condiciones técnicas y económicas con las cuales se presentarán las propuestas.
Por lo anterior, el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., no
reconocerá costo adicional alguno distinto a la comisión pactada en el respectivo contrato que llegare a suscribirse.
f.- Costos de la Propuesta y del Contrato.
La elaboración y presentación de cada propuesta, es responsabilidad exclusiva de cada Proponente, quien asumirá todos los costos, directos e indirectos que demande su presentación y eventual suscripción del contrato.
Igualmente, corresponde al proponente calcular y asumir los costos, impuestos, tasas y contribuciones, así como los demás gastos tributarios y de cualquier otra naturaleza que llegare a generar la celebración del Contrato de Prestación del Servicio de Pago.
Por tanto, todos los gastos inherentes a la legalización del contrato tales como impuestos de cualquier naturaleza, seguros y garantías, serán a cargo del Contratista, así como todos los costos y/o gastos necesarios para la ejecución de su objeto.
El CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 efectuará las
retenciones que en materia de impuestos establezca la ley.
g.- Sarlaft
El proponente seleccionado, deberá diligenciar los formatos y formularios que le indique Fiduagraria S.A., representante del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 y cumplir con el proceso de vinculación SARLAFT previo a la firma del contrato.
h.- Inhabilidades e Incompatibilidades
Sólo podrán participar en la presente invitación quienes no se encuentren incursos en las causales de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar.
Para ello los Proponentes deberán declarar bajo juramento en la carta de presentación de la Propuesta, el hecho de no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en la normatividad vigente.
Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad durante este proceso de invitación, se entenderá que el participante renuncia a su participación en el proceso de selección.
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Si la causal sobreviniere en la ejecución del contrato, será una causal de
terminación anticipada del mismo.
La aplicación de cualquiera de las casuales de terminación del contrato, por parte del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, no darán lugar a indemnización alguna al Contratista.
2.6. Cronograma del Proceso de Invitación
ACTIVIDAD | FECHA / HORA | UBICACIÓN |
Publicación Términos de Referencia de la Invitación | Miércoles 8 febrero /23 | |
Presentación de observaciones a los Términos de Referencia por los interesados | Viernes 10 de febrero/23 hasta las 05:00 pm | Al correo electrónico: contrataciones@consorciofsp.co Solo se tendrán en cuenta las observaciones presentadas hasta el día y la hora señaladas. |
Respuestas a las observaciones | Martes 14 de febrero/23 | A todos los correos electrónicos de los interesados desde la dirección: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx |
Adendas a los Términos de Referencia | Martes 14 de febrero/23 | Página Web: www.fondodesolidaridadpensional.gov.xx x a todos los correos electrónicos de los interesados desde la dirección: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx |
Presentación de propuestas | Viernes 17 de febrero/23 Hasta las 3:00 pm. | Al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx En un solo Archivo en PDF según lo indicado en el numeral 3.2. de estos Términos de Referencia. |
Informe de Evaluación | Miércoles 22 de febrero /23 | A todos los correos electrónicos de los proponentes desde la dirección: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx |
Observaciones al Informe de Evaluación | Jueves 23 de febrero/23 hasta las 11:30 a.m. | Al correo electrónico: contrataciones@consorciofsp.co Solo se tendrán en cuenta las observaciones presentadas hasta el día y la hora señaladas |
Respuestas a observaciones Informe de Evaluación | Jueves 23 de febrero/23 A las 6:00 pm | A todos los correos electrónicos de los proponentes desde la dirección: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx |
Adjudicación | Viernes 24 de febrero/23 | A todos los correos electrónicos de los proponentes desde la dirección: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx |
Firma y perfeccionamiento del contrato | Viernes 24 de febrero/23 | Conforme se le indique al proponente adjudicatario |
Entrega garantía | Lunes 27 de febrero de/23 | Conforme se le indique al proponente adjudicatario8 |
2.7. Plazo de la Invitación. Es el término comprendido entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar Propuestas y la fecha determinada para el cierre, de acuerdo con el cronograma de la invitación. El plazo se podrá prorrogar por el Consorcio antes de su vencimiento, por el término que así lo estime, para lo cual expedirá la respectiva Adenda.
2.8.- Suspensión del Proceso de Selección
El presente proceso de selección podrá ser suspendido por el término que se estime, cuando a juicio del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. se presenten circunstancias que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso.
2.9. Terminación Anticipada del Proceso de Selección
Durante el desarrollo del proceso de selección, EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. podrá terminar anticipadamente el proceso de selección de la presente invitación, circunstancia que no implica indemnización por concepto alguno a los interesados en presentar propuestas o a los proponentes.
2.10 Observaciones y Adendas.
Los interesados podrán efectuar preguntas y observaciones sobre la presente invitación, desde la fecha de apertura de la invitación pública y hasta la fecha establecida en el cronograma, mediante comunicación dirigida al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 al correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Las respuestas del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
SOLAMENTE se efectuarán por escrito y se compartirán con todos los proponentes a los correos electrónicos indicados en las observaciones.
Las observaciones enviadas a correos diferentes del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 o extemporáneamente se tendrán por no presentadas.
Las respuestas verbales de funcionarios del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 o provenientes de correos electrónicos no
autorizados o previstos en la presente invitación, no tendrán validez alguna, ni podrán ser consideradas como indicaciones o interpretaciones de cualquier naturaleza por parte de CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
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Las modificaciones a la invitación pública se efectuarán SOLAMENTE A TRAVÉS ADENDAS conforme lo previsto en el respectivo cronograma.
2.11. Entrega de Propuestas.
Los interesados en presentar propuesta deben entregarla electrónicamente en archivo PDF debidamente foliada y en el orden establecido en los presentes Términos de Referencia, dentro del plazo establecido y hasta la hora fijada para su cierre a la hora legal para el país, establecida por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La propuesta presentada extemporáneamente, después del término fijado para el efecto, NO SERÁ TENIDA EN CUENTA, de lo cual será informado el Proponente.
3.- PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
3.1. Firma de la propuesta: La propuesta deberá estar firmada por el Representante Legal de la persona jurídica proponente, conforme figure en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio.
Si requiere de facultades expresas de los órganos directivos para efectos de contratación, deberá adjuntar la autorización respectiva.
En el evento en que la Propuesta sea firmada por un apoderado del proponente, deberá contar con el respectivo poder otorgado ante Notario o Juez con indicación de las facultades conferidas.
3.2. Identificación de los archivos que contienen los documentos de la propuesta y su foliatura.
Todos los documentos de la propuesta deberán digitalizarse en formato PDF y foliarse en el orden que se indique en los presentes Términos de Referencia. Deben ser totalmente legibles.
La propuesta debe presentarse bajo UNA SOLA CARPETA identificada como: Propuesta Invitación No.- 01 de 2023 – Operadores de Pago y el nombre del Proponente.
Cada una de las secciones de la propuesta, debe estar antecedida de una hoja con la indicación del documento de que se trate por ejemplo: “Certificado
de Existencia y Representación Legal”; “Cédula de Ciudadanía Representante Legal”; “Estados Financieros”; “Propuesta Económica” etc.
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3.3.- Del Comité de Contratación.
La verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas estará a cargo del Comité de Contratación del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD 2022, conforme lo establece su Manual de Contratación.
Con el fin de facilitar el examen, evaluación y comparación de propuestas, los integrantes del Comité de Contratación podrán solicitar documentos adicionales que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad, los cuales deberán ser atendidos y entregados en el tiempo fijado para ello.
Dicha solicitud se efectuará por escrito al correo electrónico informado en la propuesta estableciendo un plazo perentorio para su respuesta.
La solicitud y la respectiva respuesta se compartirán con todos los proponentes a través de correo electrónico.
Si el proponente no atiende el requerimiento efectuado, o lo hace en forma incompleta, o en forma extemporánea, la propuesta se evaluará con la información presentada.
3.4. Resultado de la Evaluación.
El Comité de contratación del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, mediante correo electrónico comunicará a todos los proponentes el resultado de la evaluación de las propuestas.
4. SUSCRIPCIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
El Contrato se suscribirá dentro del término establecido en el cronograma. El CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. podrá ampliar este
plazo si lo considera necesario.
El Contratista seleccionado deberá cumplir con los requisitos para la suscripción, y legalización del Contrato dentro del término establecido.
La legalización corresponderá a la aprobación de las pólizas con sus respectivos amparos por parte de la Dirección Jurídica del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su presentación, si no hay observaciones que requieran de la expedición del
Certificado de Modificación correspondientes, las que se efectuarán dentro del mismo término.
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Todos los costos y gastos que se generen para la legalización del Contrato correrán por cuenta del Contratista seleccionado.
Si no se firma el Contrato por parte del adjudicatario en el plazo establecido,
EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 hará efectiva la
garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones legales tendientes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.
En este evento, EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 podrá
adjudicarlo al proponente calificado en segundo lugar, si considera que su propuesta es favorable para la entidad.
5. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN
La declaratoria de desierta de la invitación procederá cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del Contratista, de lo cual se informará a los proponentes a través de correo electrónico.
6. GARANTIAS
6.1. Garantía de Seriedad de la propuesta.
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente invitación, el mantenimiento de la oferta económica y la suscripción del contrato, el proponente deberá constituir y presentar una garantía de seriedad de la propuesta en formato para Entidades Particulares expedida por una compañía aseguradora a favor del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022., NIT. 901.659.154-3 en una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta. Valor que deberá calcularse, conforme la comisión ofertada por el número de pagos a realizarse en el plazo contractual.
La garantía debe tener una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir del día siguiente de la fecha del cierre para la presentación de las propuestas.
El proponente debe allegar el recibo o certificación de pago de la garantía. La garantía de seriedad de la propuesta deberá amparar :
(i) La no suscripción del contrato sin justa causa por el proponente seleccionado.
(ii) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en la invitación se prorrogue.
(iii) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía exigida por la entidad para amparar el contrato.
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(iv) El retiro de la oferta después una vez presentada la propuesta.
La garantía deberá describir expresamente y de manera detallada los riesgos que se amparan.
En caso de prórroga del plazo del presente proceso, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.
6.2. Garantías del contrato a celebrarse.
El Contratista seleccionado a su cargo, debe constituir y presentar para aprobación de CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del Contrato, una garantía única de cumplimiento expedida por una Compañía Aseguradora legalmente establecida en Colombia, a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Así mismo, deberá contemplar la improcedencia de su revocación unilateral por parte del tomador.
El valor asegurado de los amparos se fijará en función del valor del contrato. La garantía deberá cumplir con los límites, existencia y cobertura de los riesgos que se establecen a continuación:
6.2.1. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.
El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones asumidas por el Contratista seleccionado durante la ejecución y liquidación del Contrato a celebrarse, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ello sea imputable al contratista.
Este amparo incluirá el amparo sobre la obligación del contratista de ampliar la garantía en caso de prórroga y adición del contrato.
Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y seis (6) meses más.
El valor de este amparo debe ser igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato.
6.2.2 Calidad del Servicio.
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Este amparo cubrirá al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. de los perjuicios patrimoniales originados por la deficiente calidad del servicio objeto del contrato de acuerdo con las especificaciones definidas en el contrato y las normatividad vigente.
Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y seis (6) meses más. El valor de este amparo debe ser igual al veinte por ciento (20 %) del valor del contrato.
6.2.3 Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.-
El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.
Este amparo deberá estar vigente por el plazo de duración del contrato y tres
(3) años más. El valor de este amparo deberá ser al cinco por ciento (5 %) del valor del contrato.
6.2.4. Responsabilidad Civil Extracontractual:
Esta garantía cubre la responsabilidad civil extracontractual en que incurra el Contratista por daños materiales y lesiones personales causados a terceros durante la vigencia de la póliza, que ocurran en durante la ejecución del contrato y su liquidación en forma directa o a través de sus subcontratistas. Deberá constituirse por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia, igual al plazo de duración del contrato y seis (6) meses más.
6.2.5. Otras Garantías.
El Contratista se compromete con el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 a amparar la seguridad efectiva operación del pago de los subsidios a través de los medios que disponga para la dispersión del dinero a los puntos de pago, para lo cual deberán acreditar tener constituidas pólizas de manejo y daños materiales, por un monto igual o superior al uno por ciento (1%) del valor de los subsidios a pagar en un periodo de pago o en caso que el Contratista cuente con una póliza de Infidelidad de Riesgos Financieros en la que se amparen éstos riesgos, deberá incluir como beneficiario de la misma al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. Remitirá copia de la
aprobación.
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7. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
7.1 No se podrá presentar más de una Propuesta por proponente.
7.2. Podrán participar en el presente proceso de selección las personas jurídicas, debidamente registradas en la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio, que dentro del su objeto social realicen actividades directamente relacionadas con el objeto de esta Invitación y se encuentren habilitadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, para prestar servicios postales de pago.
8. PLAZO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo estimado para la ejecución del contrato será de TREINTA Y SIETE (37) MESES contados a partir del 1° xx xxxxx de 2023.
IMPORTANTE: Del 1 al 24 xx xxxxx de 2023, los proponentes seleccionados deberán efectuar el alistamiento de sus puntos de pago, infraestructura tecnológica exigida y realizar el proceso de enrolamiento de beneficiarios conforme con las instrucciones que sobre el particular señale el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, para dar inicio en la última semana del mes xx xxxxx de 2023, el pago de los subsidios programados correspondientes a ese mes.
9.- AVAL PRESUPUESTAL POR CADA ANUALIDAD O FRACCIÓN.
El Consorcio, conforme con la vigencia anual del presupuesto, cuenta con el aval presupuestal para adelantar la correspondiente contratación por la fracción del año 2023 y expedirá el aval para las siguientes vigencias una vez aprobado su presupuesto para el año siguiente o fracción hasta su culminación, garantizando así el respaldo presupuestal durante toda la vigencia del mismo.
10.- VALOR Y FORMA DE PAGO
10.1. Xxxxx Xxxxxx a Pagar por Comisión.
El valor total del contrato que se adjudique, producto de la presente invitación, es indeterminado pero determinable, resultado de multiplicar el número de pagos correctos y efectivamente realizados a los beneficiarios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional y los pagos de la Prestación Humanitaria Periódica, por el valor de la comisión pactada por cada pago efectivo realizado.
MÁXIMO VALOR A PAGAR POR COMISIÓN: Dos mil seiscientos ochenta y nueve pesos mcte($ 2.689)
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IMPORTANTE: ESTA ES LA UNICA REMUNERACIÓN DEL CONTRATO PARA LA INTEGRALIDAD DE TODAS LAS ACTIVIDADES DIRECTAS O INDIRECTAS TENDIENTES AL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO. NO SE PACTARÁN VALORES O TARIFAS ADICIONALES PARA LAS ACTIVIDADES PREVISTAS EN ESTOS TERMINOS DE REFERENCIA Y EN EL CONTRATO DERIVADO DE SU ADJUDICACIÓN.
10.2. Forma de pago.
Los pagos mensuales corresponderán al resultado de multiplicar el número de pagos efectivamente realizados al mes por el valor de la comisión pactada por cada pago efectivamente realizado.
El pago de la comisión al Operador de pago, se realizará mensualmente, previa presentación y aprobación de la factura por el servicio prestado, junto con el informe del Supervisor del Contrato, así como la certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales, riesgos profesionales y de seguridad social de sus empleados dentro de los últimos seis (6) meses de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
11.- DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL SERVICIO
11.1.- Operador Único de Pagos. El Administrador Fiduciario desea contratar un solo operador de pago del subsidio en efectivo a los beneficiarios del Programa de Subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del ICBF, y los pagos que se soliciten de la Prestación Humanitaria Periódica en todo el territorio nacional.
11.2.- Distribución Geográfica: El Operador del Servicio de Pago, deberá garantizar la distribución geográfica de los puntos de pago en todos los municipios, y corregimientos donde residan los beneficiarios. a través de centrales de pago masivos, puntos de pago fijos o móviles, garantizando el pago mensual en efectivo en los lugares más cercanos a su lugar de residencia.
11.3.- Infraestructura de los puntos de pago. Los puntos de pago que el operador utilice para la entrega del subsidio en efectivo a los beneficiarios deben cumplir con las siguientes condiciones:
• Tener un aviso de identificación como operador de pago del subsidio de ex madres comunitarias y sustitutas del ICBF. y de la Prestación Humanitaria Periódica.
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• Contar adecuada Iluminación, ventilación, óptimas condiciones de higiene y seguridad para el acceso de los beneficiarios.
11.4.- Requerimientos Tecnológicos
11.4.1. Biometría y Datos de Contacto. El Operador del Servicio de Pago, efectuará a su cargo, el enrolamiento biométrico de cada uno de los beneficiarios ubicados en los municipios objeto del servicio de pago y de aquellos que pudieran ingresar al programa, para lo cual deberá disponer de la correspondiente infraestructura de sistemas, (Hardware y software), para realizar el correspondiente pago a los beneficiarios utilizando los lectores biométricos de sus huellas dactilares.
En tal sentido, el enrolamiento biométrico de los beneficiarios implica la captura de mínimo ocho huellas dactilares de los dedos de sus manos: Cuatro
(4) por cada mano: Índice, anular, dedo medio y meñique. Dicho proceso deberá quedar documentado y constarán los nombres e identificación de los beneficiarios, su dirección, teléfonos y demás datos de contacto. El Operador de pago debe utilizar en cada punto de pago los lectores biométricos para realizar la identificación del beneficiario, a través de sus huellas dactilares.
Cuando no fuere posible la captura biométrica de las huellas dactilares del beneficiario, el Operador del Servicio de Pago efectuará el enrolamiento de forma manual conforme el siguiente procedimiento: a.- Verificará que los dedos del beneficiario no presenten alguna condición especial que impida la toma nítida de sus huellas dactilares. b.- Verificará que las manos del beneficiario estén completamente limpias, sin grasa, ni sudor. c.- Procederá a registrar las huellas dactilares del beneficiario en la tarjeta de registro que se tenga dispuesta para este fin así: Aplicará la última falange de los dedos del beneficiario en el respectivo huellero entintado y los hará rodar una sola vez de izquierda a derecha sobre el papel, sin devolverse. Evitará aplicar demasiada tinta; hacer mucha presión; repisar la huella cuando el dedo ya ha girado una vez; realizar un inadecuado rodamiento del dedo o utilizar poca tinta o la falta de tinta en la última falange. d.- Al beneficiario que no cuente con sus extremidades superiores o no tenga huellas dactilares en ninguno de sus dedos, el enrolamiento se limitará únicamente al escaneo de su cédula de ciudadanía.
11.4.2. Escaneo de la cédula de ciudadanía: Documento físico y/o descarga de la cédula de ciudadanía digital.
11.5.- Condiciones del Proceso de Pago.
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a.- EL Operador del Servicio de Pago deberá contar con los recursos económicos suficientes y necesarios para dotar de dinero en efectivo a los puntos de pago para efectuar el pago del subsidio. Dichos recursos serán reintegrados por el Administrador Fiduciario cuando se registren los pagos efectivos en los cortes diarios que más adelante se indicarán.
b.- El Operador del Servicio de Pago realizará el seguimiento detallado del proceso de pago con sus puntos de pago propios o de sus aliados, y registrará las novedades y las soluciones dadas, en el respectivo Informe de Nómina Pagada que deberá presentar al Administrador Fiduciario en la reunión que se realizará al finalizar cada proceso de pago dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
c.- El Operador del Servicio de Pago, debe efectuar el pago del subsidio de conformidad con la programación de pagos que se acuerde previamente con el Administrador Fiduciario, en las fechas y horarios que se establezcan, relacionadas principalmente con el inicio, finalización o ampliación de las jornadas de pago, sin que dicha programación pueda modificarse en forma unilateral de su parte.
d.- El Administrador Xxxxxxxxxx, enviará con ocho (8) días de anticipación, la información sobre el número de beneficiarios y valor de pago a entregar a cada uno y agrupados por puntos de pago, con el propósito que el Operador disponga de los recursos y la logística necesaria para que el proceso de pago se realice sin ningún contratiempo. La nómina definitiva, se enviará con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio de pagos.
e.- El Operador del Servicio de Pago, deberá mantener actualizada la base de datos de los puntos de pago, que incluirá al menos la siguiente información: Código Municipio DANE, Nombre de Municipio, Código Departamento DANE, Nombre Departamento, dirección, teléfono, responsable del punto y número de beneficiarios y de pagos asignados a ese punto.
f.- El Operador del Servicio de Pago, deberá garantizar el correcto funcionamiento de los lectores biométricos en los puntos de pago propios y de sus aliados y entregará sin excepción el comprobante de pago físico al beneficiario o al tercero autorizado que incluirá al menos la siguiente información: nombres completos e identificación de la persona que cobra el subsidio (Beneficiario o tercero autorizado) información del punto de pago que efectúa la entrega del dinero en efectivo, el monto, hora y fecha del pago.
g.- El Operador del Servicio de Pago, garantizará que no se efectúe cobro alguno al beneficiario por el servicio de pago del subsidio, o se le entregue
una suma inferior a la registrada por el Administrador Fiduciario. El servicio de pago para el beneficiario del subsidio, o su tercero autorizado, es completamente gratuito.
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h.- El Operador del Servicio de Pago, deberá capacitar plena y cabalmente al personal de sus puntos de pago y garantizará dicha capacitación al personal de sus aliados sobre: los protocolos de pago, los métodos de identificación del beneficiario en casos donde no cuente con sus extremidades o tenga alguna discapacidad que impida la captura de sus huellas, la atención al usuario que debe ser clara, oportuna, y respetuosa. Así como lo relacionado con los periodos de pago, las fechas y horarios, y los requisitos que se exigen para entregar el subsidio en efectivo a los beneficiarios o a los terceros autorizados por éstos mediante poder autenticado ante juez x xxxxxxx.
i.- El cambio de ubicación de un punto de pago, deberá ser autorizado previamente por el Administrador Fiduciario por lo menos con ocho (8) días hábiles de anticipación al inicio del periodo de pagos.
j.- El Operador del Servicio de Pago, responderá por las acciones que, realicen sus aliados, colaboradores, asociados, o similares, para el cumplimiento del servicio de pago del subsidio en efectivo a los beneficiarios del Programa, por lo que tal alianza o convenio con ellos, no elimina su responsabilidad con el Administrador Fiduciario, debiendo en tal virtud, prever o mitigar los distintos riesgos asociados al pago del subsidio en dinero en efectivo al real beneficiario del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar que no reúnen requisitos para tener una pensión ni sean beneficiarias del Servicio Social Complementario de los Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) y a los beneficiarios de la Prestación Humanitaria Periódica para Víctimas del Conflicto Armado que se le solicite pagar.
11.6.- Comprobante de pago digital para el Administrador Fiduciario.
El Operador del Servicio de Pago, debe contar para la ejecución del contrato con los medios tecnológicos aprobados para su operación por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), para generar en medio digital el comprobante de pago efectuado al beneficiario el cual debe cumplir con todos los requisitos de seguridad que garanticen su plena identificación o del tercero autorizado a quien se le realizó el pago. Dichos comprobantes deben entregarse al Administrador Xxxxxxxxxx con el informe final al finalizar cada proceso de pago a través de web services establecidos para tal fin.
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Dentro de los 30 días calendarios siguientes a la finalización del periodo de pago el Operador deberá enviar al Administrador Xxxxxxxxxx, los poderes que sirvieron de soporte para el pago a un tercero autorizado por el beneficiario digitalizados. Las unidades documentales físicas de los poderes deben enviarse al Administrador Xxxxxxxxxx, dentro de los 30 días calendarios siguientes a su envío digital.
• No se tendrán como comprobantes de pago, documentos en formato de recibo de caja menor, cuentas de cobro, fotocopias de la cédula del beneficiario o tercero autorizado con anotación de recibido el subsidio.
• No serán válidos los poderes de autorización a terceros que no estén debidamente otorgados con la protocolización de autenticación ante juez x xxxxxxx en original.
11.7.- Autorizaciones, cortes y reportes durante el Periodo de Pagos.
11.7.1. Autorizaciones. Una vez aprobada la respectiva nómina mensual de los subsidios, por parte de la Interventoría del Encargo Fiduciario, el Administrador Fiduciario efectuará la distribución de los pagos a realizarse por departamentos y municipios, generando los archivos de pago respectivos para el Operador del Servicio de Pago los que le serán entregados a través de web services establecidos para tal fin.
La instrucción de pago la efectuará el Administrador Fiduciario con mínimo tres (3) días de anticipación a la fecha en que se deben empezar a realizar los pagos, con la siguiente información, sin perjuicio de que aquellas instrucciones que posterioridad le entregue para bloquear el pago, si así se requiere:
a). Cédula de Ciudadanía de los Beneficiarios.
b) Nombres, apellidos de los beneficiarios.
c) Valor del pago individual de los subsidios que debe efectuarse a cada beneficiario.
d) Código del Punto de pago
e). Valor a pagar pago.
11.7.2. Cortes y Reportes. El Operador del Servicio de Pagos, empezará el proceso de pago, y reportará a través de web services los pagos efectivamente realizados, los cuales serán registrados en el Sistema de Información del Fondo de Solidaridad Pensional, que validará la información necesaria para generar el reporte de pagos correctos y glosados, que se enviará vía web services al Operador del Servicio de Pago, para el respectivo trámite de reembolso de recursos.
Para los efectos aquí previstos los cortes se efectúan diariamente en el siguiente horario: Un corte a las 6:00 pm para efectuar el reintegro a las 8:00 am del día siguiente.
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11.7.3. Informe Final. Terminado el proceso de pago, el Operador debe presentar un informe final consolidado con el detalle de beneficiarios que realizaron el cobro y las devoluciones por no cobro, a través de web services. Deberá incluir en archivo adjunto con los comprobantes digitales de pago y en el término previsto en el numeral 6, enviará los documentos digitalizados y físicos que soportan el pago a terceros autorizados. El Administrador Fiduciario, realizará las validaciones y revisiones a dicha información y aplicará las devoluciones de subsidios para posterior reprogramación y procederá al cierre de la nómina respectiva.
11.7.4 Novedades durante el proceso de pagos. El Administrador Fiduciario con base en las novedades que se reportan en los cruces de las distintas bases de datos respecto de los beneficiarios del programa, procede al registro de las suspensiones preventivas o bloqueos del pago en el Sistema de Información y por tanto las exclusiones de pago. Estas novedades se informan permanentemente durante el proceso de pagos a través del web service al Operador del Servicio de Pago.
11.8.- Protocolo para el Pago.
11.8.1. Pago en Efectivo. El Operador del Servicio de Pago, garantizará el pago únicamente en efectivo, personalmente al beneficiario, o al tercero autorizado mediante poder debidamente otorgado ante juez x xxxxxxx o al curador designado por juez mediante providencia judicial.
11.8.2. Disponibilidad de recursos. El Operador del Servicio de Pago, una vez recibida y verificada la información enviada por el Administrador Fiduciario, para el pago, dispone de dos (2) días hábiles para dispersar el dinero a sus puntos de pago y ponerlo a disposición del beneficiario. Garantizará por tanto la suficiente disponibilidad de dinero en efectivo en los puntos de pago durante los quince (15) días calendario siguientes a la fecha en que se entrega el listado de beneficiarios para el proceso de pago correspondiente. La falta de recursos para el pago, se considera incumplimiento grave del contrato que llegare a celebrarse y por tanto se aplicarán las multas previstas para estos eventos, las que serán deducidas del valor facturado por el operador en el periodo correspondiente.
11.8.3. Pago del subsidio directamente al beneficiario. El pagador del Operador del Servicio de Pago, para entregar el dinero del subsidio al beneficiario deberá:
a. Exigir al beneficiario la presentación de la cédula de ciudadanía, física o digital.
b. Verificar que se encuentre registrado en el listado de pagos enviado por el Administrador Xxxxxxxxxx y comprobar el monto a pagarle.
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c. Verificar los datos de la cédula de ciudadanía: Nombres y apellidos completos y número contra la información registrada en el listado de pagos enviado por el Administrador Fiduciario.
d. Verificar la foto y todos los datos del anverso y reverso de la cédula contra la cédula escaneada en el enrolamiento.
e. Capturar la huella dactilar del índice derecho del beneficiario en el lector biométrico para que se realice el match contra la huella registrada en el enrolamiento. Si el enrolamiento fue manual, hará firmar al beneficiario el soporte físico del pago y tomará su huella física en él y dejará copia física de dicho comprobante.
f.- Si no hubo enrolamiento por condiciones físicas en las manos del beneficiario si es del caso, le hará firmar al reclamante el soporte físico del pago, con el número de identificación o rogará a un tercero distinto al Operador del Servicio de Pago que firme por él, para lo cual esa persona registrará su nombre completo y número de identificación en el soporte de pago.
g. Cumplido todo lo anterior, el pagador procederá a entregar el monto completo del dinero del subsidio al beneficiario.
11.8.4. Pago al tercero autorizado por el beneficiario a través de PODER AUTENTICADO ante juez x xxxxxxx. En el evento en que se deba realizar el pago del subsidio a un tercero debidamente autorizado por el beneficiario a través de por poder autenticado ante Juez x Xxxxxxx, el pagador del Operador del Servicio de Pago deberá:
a. Verificar que el beneficiario se encuentre registrado en el listado de pagos enviado por el Administrador Xxxxxxxxxx y comprobar el monto a pagarle.
b. Exigir al tercero autorizado la presentación de su cédula de ciudadanía física o digital.
c. Exigir al tercero autorizado la entrega del PODER ORIGINAL totalmente legible que le ha otorgado el beneficiario, debidamente reconocido ante Juez x Xxxxxxx, con la fotocopia de la cédula de ciudadanía del beneficiario.
d. Verificar que el poder no tenga vigencia superior a treinta (30) días contados a partir de la fecha de su autenticación.
e. Verificar que el poder esté autenticado ante Juez x Xxxxxxx y constatar su contenido así:
• i) Que indique que el beneficiario con su cédula de ciudadanía es quien otorga la autorización expresa al tercero para que reciba en su nombre el pago del subsidio.
• ii) Que esté firmado por el beneficiario y autenticada su firma por el juez x xxxxxxx con indicación de
• iii) Que el poder esté aceptado por el tercero con su firma,
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• iv) Si en la cédula de ciudadanía se indica “NO FIRMA” o el beneficiario por razones de salud no pudiese firmar, el poder deberá indicar que se utilizó el mecanismo de la FIRMA A RUEGO, es decir, la constancia del Juez x Xxxxxxx de que el beneficiario rogó a otra persona firmase por él al no poder hacerlo el mismo. Para lo cual se deben indicar los nombres y apellidos completos e identificación de quien firma a ruego. Al poder deben adjuntarse las fotocopias de las cédulas de ciudadanía del beneficiario y, la xxx xxxxxxx autorizado.
f) Entregar al beneficiario o tercero autorizado el comprobante del pago.
g). Efectuar la entrega completa del dinero en efectivo del subsidio.
11.8.5. Pago del subsidio del beneficiario discapacitado a un tercero autorizado por un Acuerdo de Apoyo otorgado ante notario o Centro de Conciliación o autorizado por juez competente. En el evento en que se deba realizar el pago del subsidio a un tercero debidamente autorizado por el beneficiario discapacitado mediante Acuerdo de Apoyo otorgado ante notario o Centro de Conciliación o autorizado por juez competente a través de por poder autenticado ante Juez x Xxxxxxx, el pagador del Operador del Servicio de Pago deberá:
a.- Exigir al reclamante la presentación de su cédula de ciudadanía original física o digital.
b.- Exigir al reclamante la entrega de la copia del Acuerdo de Apoyo totalmente legible otorgado ante notario o Centro de Conciliación o la autorización judicial en el que se exprese las facultades otorgadas por el beneficiario al tercero autorizado que le permitan en su nombre efectuar el cobro del subsidio en los términos de la Ley 1996 del 26 xx xxxxxx de 2019.
c.- Verificar que en el Acuerdo de Apoyo o autorización Judicial se exprese las facultades otorgadas por el beneficiario al tercero autorizado que le permitan en su nombre efectuar el cobro del subsidio.
d.- Verificar que el beneficiario se encuentre registrado en información de nómina al igual que el monto del subsidio a pagar.
e.- Entregar el dinero completo al tercero autorizado conforme con la información de nómina.
f.- Entregar el comprobante de pago al tercero autorizado. Al Acuerdo de Apoyo, deben adjuntarse las fotocopias de las cédulas de ciudadanía del beneficiario y, la xxx xxxxxxx autorizado.
De igual forma se procederá cuando se trate de un Curador designado por Sentencia Judicial. A la copia de la Sentencia deberán adjuntarse las fotocopias de las cédulas de ciudadanía del beneficiario y, la del curador.
11.9.- Casos en los que no se realizará el pago. El Operador del servicio de pago se abstendrá de entregar el dinero del subsidio en los siguientes casos:
a.- Cuando el beneficiario no figure en la base de pagos entregada por el Administrador Fiduciario.
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b.- Cuando el beneficiario o el tercero autorizado no presenten el original de su cédula física o digital. (No se puede realizar el pago con contraseñas o comprobantes de documentos en trámite, fotocopias de las cédulas o cualquier otro documento diferente de la cédula de ciudadanía.)
c.- Cuando el poder no cumpla con los requisitos establecidos o no se encuentre debidamente autenticado por Xxxx x Xxxxxxx o cuando no se encuentre autenticada la firma del beneficiario. La firma xxx xxxxxxx autorizado no es necesario que se autentique.
d.- Cuando el beneficiario no haya sido enrolado biométricamente o tomado la impresión física de sus huellas.
e. Cuando existan inconsistencias en el número de identificación o nombre del beneficiario reportado en la base de pagos frente a la cédula física o digital del beneficiario, o inconsistencias en el poder otorgado al tercero autorizado o existir inconsistencias en el Acuerdo de Apoyo o autorización del curador designado por sentencia judicial.
f. Cuando el Administrador Fiduciario ha emitido ORDEN DE NO PAGO.
11.10.- Prohibiciones al Operador del Servicio de pago. El pagador del Operador del Servicio de Pago tiene prohibido:
a.- Enrolar a personas que no se encuentren en el listado de beneficiarios enviado por el Administrador Xxxxxxxxxx.
b.- Omitir la entrega del comprobante de pago al beneficiario o tercero autorizado
c.- Omitir la entrega en el tiempo estipulado de los comprobantes digitales y de los soportes de pago de terceros autorizados digitalizados y en físico al Administrador Fiduciario.
d.- No contar con el suficiente dinero en el punto de pago para entrega el subsidio en dinero en efectivo a los beneficiarios.
e.- Negarse a la entrega del dinero del subsidio sin existir causal que lo justifique.
f.- Entregar una suma inferior del subsidio que la establecido por el Administrador Fiduciario.
g.- Cobrar suma alguna al beneficiario por el servicio de pago del subsidio o por cualquier otro motivo.
h.- Modificar los sitios y puntos de pago, fechas y horarios de programación de pagos en especial de aquellas relacionadas con el inicio, finalización o ampliación de las jornadas de pago, sin la autorización previa y escrita del Administrador Fiduciario.
i.- Sujetar el pago del subsidio del programa de Exmadres comunitarias y Exmadres sustitutas, y de la Prestación Humanitaria Periódica al pago de otros subsidios cuyo pago le haya sido contratado al operador.
11.11.- Obligaciones de Archivo y Custodia. El Operador del Servicio de Pago deberá:
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a) Conservar en buen estado los documentos soporte de pago a terceros autorizados (Poder original, Acuerdo de Apoyo, Sentencia que designa curador, fotocopias de las cédulas de ciudadanía).El Operador del Servicio de Pago, asumirá los costos de primeros auxilios a los documentos garantizando su buen estado de conservación física.
b) Disponer de una bodega para depósito y custodia de los documentos, que cumpla con las condiciones de seguridad, temperatura, aireación etc., para el almacenamiento de las unidades de conservación. Todos los soportes documentales de pagos a deberán entregarse al Administrador fiduciario en forma digital y física conforme los términos previstos.
c) Garantizar la seguridad, confidencialidad y preservación de la información, y evaluar los riesgos, aplicar medidas de corrección y reacción consignadas en planes de mantenimiento de aseo, limpieza y desinfección de depósitos y documentos, así como de prevención de desastres, lo cual incluye acciones de fumigación y desinfección tanto de las instalaciones donde se almacenan los documentos, así como de estos, con la periodicidad que se requiera para garantizar la debida conservación de los documentos.
d) Abstenerse de entregar documentación de la entidad, a personal no autorizado para ello y sin el lleno de los requisitos para su consulta y disposición.
e) Responder por la entrega de los documentos en físico y medio digital, en forma completa y bajo las condiciones aquí exigidas.
11.12.- Disponibilidad de la información física y digital y su digitalización e Indexación. El Operador del Servicio de Pago, deberá dar cumplimiento a los siguientes requerimientos relacionados con la disponibilidad de la información física y digital y su digitalización e indexación de los documentos que se produzcan en la actividad de pago del subsidio por cédula de cada beneficiario así:
a) Disponer para los efectos del contrato que llegare a suscribirse, del comprobante de pago digital del subsidio entregado al beneficiario o tercero autorizado, con toda la información requerida y que garantice su autenticidad para ser entregada al Administrador Fiduciario.
b) Digitalizar e Indexar en formato PDF todos los documentos soporte del pago xxx xxxxxxx autorizado adjuntos (Poder original, Acuerdo de Apoyo, Sentencia que designa curador, fotocopias de las cédulas de ciudadanía) bajo la cédula del beneficiario y número de nómina.
c) Entregar la información digitalizada e indexada que solicite el Administrador Fiduciario, entidades de control y vigilancia o firmas auditoras que requieran realizar verificación de la información y documentos, por correo electrónico en el plazo que se establezca en la respectiva solicitud.
d) Generar Backups de seguridad de acuerdo con los lineamientos de Norma 27001 de la información entregada como respaldo del servicio prestado.
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e) Informar al Administrador Fiduciario, sobre cualquier imprevisto o inconveniente que se presente y que pueda afectar los requerimientos de disponibilidad, digitalización, archivo y gestión documental.
11.13.- Servicios Web para el Intercambio de Información del Proceso de Pago. En el proceso de pago de los subsidios se requiere el cumplimiento de condiciones de optimización, organización y estandarización en la transmisión y recepción de información entre el Operador del Servicio de Pago y el Administrador Fiduciario.
El Administrador Fiduciario remitirá la información a través de Servicios Web , herramientas que generan integridad, confidencialidad y autenticidad, garantizando interoperabilidad e intercambio de información, además de notificar y/o gestionar sucesos, así como exportar e importar datos.
Para el funcionamiento de los Servicios Web, se establece un término no superior de dos (2) meses contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato respectivo. Durante la transición y puesto en funcionamiento los Servicios Web se dispondrán de VPN y FTPS para la transmisión de la información con el Operador del Servicio de pago, conforme los requerimientos del ANEXO TÉCNICO No. 3 de la solicitud de Estudio xx Xxxxxxx. "
12. RESPONSABILIDAD DEL OPERADOR DEL SERVICIO DE PAGO.
El Operador del Servicio de Pago, será responsable ante el Administrador Fiduciario por el servicio de pago del subsidio en efectivo en las condiciones contratadas y, por tanto, responderá por el incumplimiento de cualquier obligación contractual o desatención de cualquier indicación dada por el Administrador Fiduciario independientemente de su causa.
En tal sentido responderá por los daños y perjuicios que ocasione como consecuencia del dolo, negligencia, descuido, cualquier falla u error en la prestación del servicio de pago, o por actos deshonestos o fraudulentos de sus empleados, contratistas, aliados, colaboradores, asociados o similares, o actos mal intencionados de terceros, y demás riesgos inherentes a la operación propia del pago del subsidio en efectivo a los beneficiarios del Programa.
El Operador del Servicio de Pago, responderá por el pago efectuado a personas que suplanten a los beneficiarios del subsidio del Programa independientemente de la forma como se realice tal suplantación o por el pago efectuado sin el lleno de los requisitos establecidos.
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El Administrador Fiduciario, verificará los casos de pagos errados por suplantaciones a cargo del Operador del Servicio de Pago, y descontará de la rete-garantía o de cualquier suma que se le adeude el valor de los subsidios, la comisión fiduciaria más los rendimientos por ambos conceptos a la tasa del Portafolio del Fondo de Solidaridad Pensional y la comisión pagada al operador y sus intereses bancarios, en el transcurso de la ejecución y la liquidación del contrato inclusive. Tratándose del pago sin el lleno de requisitos, se descontará el valor de la comisión.
13.- RETE-GARANTÍA Y COMPENSACIÓN
El Administrador Fiduciario, descontará mensualmente del valor total de cada factura presentada por el Operador del Servicio de Pago, una suma equivalente al quince por ciento (15%), por concepto de rete-garantía para garantizar el pago de los valores que deben reintegrarse por concepto de pagos errados. Si hubiere saldo de la rete garantía, se reintegrará después de noventa (90) días hábiles siguientes del pago de la factura, sin intereses. En el evento en que la rete-garantía no llegare a cubrir la totalidad del reintegro, se efectuará, la compensación por la suma faltante, de los valores que el Administrador Fiduciario le adeude al Operador del Servicio de Pago.
14.- ESPECIFICACIONES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
EL CONTRATISTA, debe garantizar el cumplimiento de la seguridad de la información en los siguientes aspectos:
14.1 Acuerdo de Confidencialidad. Toda información del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 es reservada conforme lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1755 de 2015 y debe ser tratada por El Contratista de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de dicha ley. El Contratista, deberá certificar que, en los contratos, acuerdos, convenios, alianzas comerciales u operativas u otro negocio jurídico similar que se suscriba con las personas que utilice para el desarrollo del objeto contractual, ya sea como aliados, asociados, colaboradores o similares, se establecen Acuerdos de Confidencialidad que les exigen la reserva absoluta y total de la información de manera permanente y tres (3) años después de liquidado el Encargo Fiduciario.
14.2 Propiedad de la Información. Toda la información, cualquiera sea su medio de presentación (electrónica, digital, física, oral o escrita), que sea entregada, procesada, generada, almacenada y transmitida con ocasión de la ejecución del contrato, ES PROPIEDAD DEL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 y/o FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL y debe ser tratada por El Contratista de acuerdo con las mejores prácticas de seguridad basados en la norma ISO 27001 o Circular 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
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14.3. Restricciones Sobre el Software Empleado. Cualquier software o aplicativo que vaya a utilizar El Contratista (sea desarrollado o comprado) para la ejecución de las actividades relacionadas con el objeto del contrato, debe cumplir con la normatividad establecida en la ley sobre licenciamiento.
14.4.- Entrega de la Información. La entrega de información entre las partes se efectuará conforme lo establecido por el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 y en el contrato que se suscriba.
14.5.- Destrucción de la Información. La destrucción de la información total o parcial, física y/o digital, si ello se requiere por parte del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, se efectuará una vez finalizado el Contrato y deberá cumplir con el procedimiento que para dicho efecto tenga el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, de tal manera que se
garantice la eliminación total de la misma, y sin posibilidad de recuperarla.
14.6.- Auditoría. El CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022,
realizará auditorías y/o supervisiones periódicas al Operador del Servicio de Pago cuando lo considere necesario, para lo cual dará aviso previo con un término no superior a tres (3) días hábiles para realizar las actividades sin ningún inconveniente o dilación.
14.7.- Recurso Humano. El Contratista, debe seleccionar, evaluar y capacitar amplia y suficientemente al personal que utilizará para el desarrollo del Contrato sobre todos y cada uno de los detalles de operación que según sus funciones le correspondan ejecutar.
El CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, en cualquier tiempo se reservará el derecho de solicitar el cambio del personal.
14.8- Información para los beneficiarios del Programa del Fondo de Solidaridad Pensional. La información que El Contratista, suministre a los beneficiarios del Programa, incluyendo los avisos y comunicaciones será previamente aprobada por EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 de acuerdo con
sus necesidades.
14.9.- Disponibilidad. El Contratista, deberá entregar la información que requiera permanentemente EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022
dentro de los plazos, condiciones y medios establecidos para el efecto.
14.10.-Confiabilidad. El Contratista responderá por la confiabilidad de sus procesos y de la información que genera para EL CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
14.11- Eficiencia. El Contratista es responsable de mejorar e informar la eficiencia en el desarrollo de los procesos relacionados con el objeto contractual del
CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 en cumplimiento del
objeto del Encargo Fiduciario.
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14.12.- Control de Cambios. Todo cambio en el tratamiento de la información que haga parte de las operaciones relacionadas con el cumplimiento del objeto del contrato debe ser previamente acordado y aprobado por el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
14.13.- Gestión de Incidentes. El Contratista, debe gestionar los incidentes que se presenten durante el desarrollo del contrato y reportarlos a más tardar durante los ocho (8) días hábiles siguientes al cierre de cada proceso de pagos y/o cuando se tenga conocimiento del mismo debidamente soportado. Cualquier incidente que pueda comprometer la misión del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 debe ser tratado y gestionado entre las partes.
14.14.- Cumplimiento de Requisitos Legales. El Contratista es responsable por el cumplimiento de la normatividad vigente sobre tratamiento y protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012. El CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, podrá verificar el cumplimiento por parte del Contratista.
14.15 Condiciones de Calidad, Idoneidad y Seguridad. EL CONTRATISTA, debe cumplir con lo dispuesto por la Ley 1480 del 12 de octubre de 2011 – Estatuto del Consumidor, sobre la calidad, idoneidad y seguridad del servicio de pago contratado, de tal manera, que se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias de acuerdo con las normas técnicas colombianas o con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
15. OBLIGACIONES GENERALES
Para el cumplimiento del objeto contractual, el proponente seleccionado deberá entre otras:
15.1 Provisionar los recursos suficientes para efectuar el pago en efectivo del subsidio del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional y de la Prestación Humanitaria Periódica a los beneficiarios que determine el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, utilizando la infraestructura técnica, humana y operativa adecuada a través de los establecimientos de comercio o puntos de pago ofrecidos, acatando estrictamente lo dispuesto en el contrato que se suscriba.
15.2 Dar estricto cumplimiento a los requisitos establecidos para efectuar el pago al beneficiario, directamente o a través de curador designado judicialmente, o a través de un tercero con poder reconocido ante juez x xxxxxxx, lo que implica
el cotejo y análisis de los documentos necesarios para verificar la identidad de poderdante y del apoderado y la autenticidad del documento
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15.3. Entregar al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 en medio digital con los requisitos que se establezcan para el efecto, la conciliación de los registros de los pagos efectuados con la nómina enviada por el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, diariamente en los cortes acordados para efectuar los reintegros de dinero al Operador del Servicio de Pago; el siguiente día hábil al proceso al cierre de cada proceso de pago, entregará al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 la conciliación del proceso, la carta de legalización y la base de datos de pagos efectivos y las devoluciones.
15.4. Entregar los soportes físicos del pago digitalizados, organizados por cédula de ciudadanía que corresponda a cada beneficiario con indicación del municipio y departamento y los documentos adjuntos exigidos tales como: los poderes debidamente autenticados ante juez x xxxxxxx para el pago a un tercero autorizado, o curador legalmente reconocido, más la fotocopia de cédula del beneficiario del programa y xxx xxxxxxx autorizado al culminar cada periodo de pago. Los reportes y demás informes que le solicite el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, los entregará en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud o en el término fijado por las autoridades de control o judiciales.
15.5. Garantizar la custodia e integridad de la información soporte.
15.6. Proporcionar los medios suficientes y apropiados para efectuar el pago de los subsidios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional y de la Prestación Humanitaria Periódica y por tanto de todas las actividades conexas o asociadas que ello implique, en todo el territorio nacional.
15.7. Mantener informado permanentemente al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 sobre el estado y avance del servicio de pago.
15.8. Informar oportunamente al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, sobre cualquier hecho o circunstancia que afecte la prestación oportuna o debida del servicio contratado.
15.9. Atender oportunamente cualquier solicitud o requerimiento que le haga el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, sobre la calidad y oportunidad en la prestación del servicio de pago con el propósito de garantizar un excelente servicio a los adultos mayores beneficiarios.
15.10. Asumir toda la responsabilidad por el no cumplimiento de las instrucciones contenidas en el presente contrato, sus anexos y las que llegare a entregar el
CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, durante la ejecución del mismo.
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15.11. Atender en forma diligente, amable y oportuna a los beneficiarios del subsidio garantizando buenas prácticas de atención al cliente.
15.12. Prestar el servicio de pago del subsidio en los horarios establecidos.
15.13. Mantener informados a los beneficiarios sobre los requisitos establecidos para efectuar el pago del subsidio.
15.14. Mantener en un sitio visible avisos informativos para que los beneficiarios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional y de la Prestación Humanitaria Periódica identifiquen el punto de pago.
15.15. Entregar a los beneficiarios del subsidio la constancia del pago realizado que deberá incluir datos sobre: hora, fecha, monto del pago, el nombre del Operador del Pago y del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. No se admitirán recibos preimpresos de caja, o caja menor u otra clase de formatos, planillas, u otros similares que no correspondan con las condiciones aquí exigidas.
15.16. Mantener una adecuada infraestructura, administrativa y humana para realizar los pagos de acuerdo con los requisitos y lineamientos exigidos por el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. En el marco de esta obligación, deberá garantizarle al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022, que su personal ha sido capacitado completamente sobre todos los aspectos operativos y requisitos exigidos en este contrato, sus anexos e instrucciones que entregue el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL para poder efectuar el pago de los subsidios.
15.17. Orientar a beneficiarios del subsidio sobre el procedimiento de presentación de quejas, reclamaciones, derechos de petición o quejas relacionadas con el servicio de pago del subsidio, o de otros aspectos relacionados con el mismo.
15.18. Abstenerse de efectuar pagos a personas que el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 no haya indicado previamente como beneficiarios del programa.
15.19. Cumplir con las obligaciones legales para el pago de los subsidios del Programa de subsidio a la Vejez para Ex madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional, y de la Prestación Humanitaria Periódica para Víctimas del Conflicto Armado en cuanto a la protección, tratamiento automatizado y circulación y no realizará ningún acto que infrinja un
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deber legal o contractual, conforme al artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1273 del 2009 o cualquier disposición constitucional o legal que reglamente, modifique o adicione dichas normas con respecto a los datos personales de los beneficiarios del Programa de Subsidio a la Vejez para Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas del Fondo de Solidaridad Pensional y de la Prestación Humanitaria Periódica para Víctimas del Conflicto Armado
15.20. Guardar debida reserva de la información del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 y del beneficiario del subsidio.
15.21. Dar instrucciones precisas y claras a sus empleados sobre la obligatoriedad de guardar reserva y confidencialidad sobre la información de los beneficiarios y del CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
15.22. Responder por los pagos indebidos efectuados a beneficiarios fallecidos o suplantados, lo cual implica la restitución al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 del valor de los subsidios pagados erradamente y sus rendimientos; además del valor de la comisión fiduciaria y sus rendimientos financieros, valores que el Operador del Pago, autoriza al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 a descontar de las sumas que se le adeuden por con ocasión a la celebración del contrato para ser reintegradas al Fondo de Solidaridad Pensional. Lo anterior implica la pérdida del derecho a cobrar la respectiva comisión pactada en el respectivo contrato.
15.23. Cumplir con las normas de seguridad sobre el manejo del efectivo en sus establecimientos o puntos de pago, de tal manera que se garantice el pago a los beneficiarios en condiciones de seguridad.
15.24. Garantizar en el menor tiempo posible la disposición de recursos ante una eventual insuficiencia de efectivo en los puntos de pago.
15.25. Tener a disposición planes de contingencia y continuidad del negocio ante cualquier eventualidad que se presente y que afecte el servicio contratado, estableciendo los menores tiempos de respuesta para subsanar los hechos generadores de la eventualidad.
15.26. Permitir que el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 a través de sus funcionarios o delegados, tengan acceso permanente y directo al registro de las transacciones en línea, a través del portal que determine el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 para verificar en cualquier momento la entrega del subsidio a cada beneficiario.
15.27. Permitir que el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 a través de sus funcionarios o delegados, realicen de visitas de inspección y auditoría, con la finalidad de comprobar el cumplimiento de los deberes y obligaciones que adquiere en virtud del contrato que se suscriba.
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PENSIONAL 2022 y a las autoridades correspondientes sobre cualquier situación relacionada con hechos malintencionados de terceros que pretendan apoderarse de los subsidios de los beneficiarios.
15.29. Disponer de líneas telefónicas para la comunicación permanente de sus funcionarios y el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022.
15.30. Garantizar que los puntos de pago cuenten con espacios físicos e instalaciones eléctricas adecuadas para la debida prestación del servicio de pago de los subsidios.
15.31. Asumir por su cuenta frente al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 los riesgos inherentes al manejo del efectivo en su propio establecimiento. En consecuencia, el Operador del Pago, será el único responsable por la vigilancia de su negocio, Ia custodia del efectivo, los billetes falsos, actos deshonestos o fraudulentos de sus empleados o mal intencionados de terceros, pérdida, daño o hurto de los dineros y/o equipos que se encuentren en el punto de pago o durante el transporte de los mismos y demás riesgos inherentes a la operación propia como prestador del servicio de pago del subsidio.
15.32. Solicitar autorización al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 por lo menos con ocho (8) días de anticipación, el cambio de los puntos de pago, a fin de que se puedan efectuar los ajustes operativos requeridos y dar aviso a los beneficiarios sobre el cambio del punto de pago.
15.33. El pago efectuado a terceros que suplanten a los beneficiarios del subsidio del Programa del Fondo de Solidaridad Pensional, o a personas que estuvieren haciéndose pasar por un tercero autorizado por este, serán objeto de reintegro al CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL por parte del Operador de Pago.
15.34. Realizar de manera diligente todos los actos necesarios para la cumplida ejecución del objeto.
15.35. Disponer de la capacidad operativa y técnica y de los recursos propios necesarios para la administración y ejecución del contrato.
15.36. Garantizar que el CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022 reciba el servicio de manera satisfactoria, teniendo en cuenta lo manifestado en la propuesta presentada para cada uno de los servicios
15.37. Cumplir con todas las especificaciones relacionadas en la propuesta, la cual formará parte integrante del contrato.
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Se entiende que la propuesta presentada es hábil si cumple con la totalidad de los requisitos de capacidad jurídica, operativa y capacidad financiera, además de otros requisitos habilitantes contemplados en la Invitación, que son objeto de verificación.
Todos los documentos requeridos en la invitación podrán ser susceptibles de subsanación, salvo aquellos relacionados con la propuesta económica.
16.1. CAPACIDAD JURÍDICA - REQUISITO HABILITANTE
16.1.1 Carta de presentación de la Propuesta:
Deberá presentarse de acuerdo con el modelo suministrado como ANEXO No. 1 de la presente Invitación, debidamente firmada por el representante legal de la persona jurídica, indicando nombre, documento de identificación, dirección, teléfonos y correo electrónico, quien además deberá aportar fotocopia de su cédula de ciudadanía.
Quien suscriba la carta de presentación de la Propuesta deberá tener la calidad de representante legal o apoderado del proponente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación de este. En este último caso, el poder deberá expresamente conceder la facultad de representación para presentar la propuesta, celebrar el contrato de prestación de servicios en caso de resultar adjudicatario, ejecutarlo y liquidarlo.
Cuando el representante legal, tenga restricciones para contraer obligaciones a nombre de la persona jurídica, deberá adjuntarse a la propuesta el documento de autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda, en el que se le faculta para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de esta. Si la presentación de la Propuesta implica la transgresión del deber establecido en el numeral 7 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, el Proponente deberá también, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según el caso.
Podrá ser objeto de subsanación, la omisión de la presentación de la autorización del órgano competente de la persona jurídica al representante legal en caso de requerirse o cuando el certificado expedido por la Cámara de Comercio no esté vigente a la fecha de presentación de la propuesta, siempre y cuando dichos documentos hayan sido expedidos con antelación a la fecha de cierre del proceso de contratación.
En la carta de presentación de la propuesta, el proponente declarará que no se encuentra incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con LA FIDUCIARIA.
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La no presentación de la carta, o si ésta no se firma o su firma no es original, será causal de rechazo de la propuesta.
16.1.2 Certificados de Existencia y Representación Legal
Todas las personas jurídicas interesadas en participar deberán adjuntar con la propuesta el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de este proceso de contratación.
Las entidades financieras que estén vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberán adjuntar el respectivo certificado expedido por dicha entidad con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario.
El objeto social deberá estar relacionado directamente con el objeto del presente proceso de contratación y el término de duración de la persona jurídica no podrá ser inferior a la del plazo de ejecución del contrato y cinco (5) años más.
En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, las personas jurídicas que los conforman deberán cumplir este requisito individualmente.
De conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula anualmente e informar a la correspondiente Cámara de Comercio la pérdida de su calidad de comerciante, así como las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. En concordancia con la citada norma, el artículo 1 del Decreto 668 de 1989, señala que ésta debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) xx xxxxx de cada año. De este modo, debe precisarse que para el cumplimiento de la obligación de renovación de la matrícula mercantil la ley ha establecido un plazo, en tanto dicha obligación es susceptible de ejecutarse hasta el último día fijado para el cumplimiento, es decir hasta el 31 xx xxxxx de cada año.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada la propuesta, de conformidad con lo señalado en el Código de Comercio Colombiano.
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En caso de existir limitaciones del representante legal para presentar la Propuesta y suscribir el correspondiente Contrato de Prestación de Servicios, se debe presentar copia del acta del órgano competente de dirección o extracto de la misma, en la cual se faculte al representante legal para presentar Propuesta y celebrar el contrato en caso de ser favorecida la Propuesta.
16.1.4. Acreditación para Personas Jurídicas No Vigiladas por la Superintendencia Financiera.
Las personas jurídicas, en cuyo objeto social se encuentren la realización de giros postales deberán presentar con la propuesta la Resolución de habilitación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, para prestar servicios postales de pago, conforme con lo dispuesto por el artículo 22 de la Ley 1369 de 2009, Decreto 867 de 2010 y Decreto 443 de 2011.
16.1.5. Garantía de Seriedad de la Propuesta.
Para participar en este proceso de selección, la propuesta debe estar acompañada de una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. Su valor será
equivalente al 10% del valor total de la propuesta y por un término de noventa
(90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección.
La omisión de constituir y presentar la garantía de seriedad de la oferta, es causal de rechazo de la propuesta.
Cuando la Póliza de Seguros no se expida de acuerdo con los requerimientos establecidos en estos términos de referencia, el proponente deberá remitir las modificaciones dentro del plazo que se le señale.
LA FIDUCIARIA, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en los siguientes casos:
Cuando el proponente solicite el retiro de su oferta después de la fecha de cierre del presente proceso de selección, salvo en los casos de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no proceda, dentro del plazo estipulado a firmar el contrato o a constituir las garantías contractuales.
Por el incumplimiento de cualquier compromiso de los adquiridos por el hecho de la presentación de la propuesta.
LA FIDUCIARIA, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta como indemnización por perjuicios, sin menoscabo de las acciones legales
conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de esta.
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16.1.6. REQUISITOS JURÍDICOS HABILITANTES:
a) Carta de presentación de la Propuesta.
b) Garantía de seriedad de la Propuesta.
c) Original del formato de inscripción y conocimiento de proveedores junto con la documentación anexa requerida en el mismo. (ANEXO No. 4)
d) Original del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o de la entidad que le corresponda, con fecha no superior a treinta (30) días calendario.
e) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.
f) Autorización para la suscripción del contrato expedida por el órgano social competente, cuando se requiera en razón de la naturaleza o la cuantía de este.
g) Certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, en la cual se deje constancia de que la persona jurídica está al día en los pagos a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar.
h) Fotocopia del RUT.
i) Fotocopia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal (si firma la constancia del pago de los aportes parafiscales).
j) Original de la propuesta económica detallada y debidamente firmada
k) Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación de la persona jurídica y su Representante Legal vigente (menor a un 1 mes).
l) Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal expedido por la Contraloría General de la República de la persona jurídica y su Representante Legal vigente (menor a un 1 mes).
m) Certificado de Antecedentes Judiciales del Representante Legal, vigente (menor a 1 mes).
IMPORTANTE: LOS PROPONENTES DEBEN TRAMITAR EL CERTIFICADO SARLAFT ANTE FIDUAGRARIA S.A., REPRESENTANTE DEL CONSORCIO, A PARTIR DEL MOMENTO EN QUE DECIDAN PARTICIPAR DE LA PRESENTE INVITACIÓN, DE TAL MANERA QUE EL PROPONENTE SELECCIONADO CUENTE CON DICHO CERTIFICADO PARA LA FIRMA DEL RESPECTIVO CONTRATO O EN SU DEFECTO DEMUESTRE QUE SE ENCUENTRA SOLAMENTE PENDIENTE DE SU EXPEDICIÓN POR HABER CUMPLIDO TODO EL TRÁMITE REQUERIDO POR LA FIDUCIARIA PARA EL EFECTO.
En caso de que la propuesta no cumpla con lo establecido en este numeral NO será habilitada jurídicamente.
16.2. CAPACIDAD OPERATIVA Y ORGANIZACIONAL – REQUSITO HABILITANTE.
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La capacidad operativa y organizacional, es la habilidad del proponente para utilizar sus conocimientos, recursos y capacidades en la realización del objeto del presente proceso de contratación, por lo cual presentará los recursos físicos, humanos, tecnológicos, de sistemas y procesos que desplegará para ejecutar cabalmente el contrato que llegare a celebrarse.
Por lo anterior, se requiere conocer las líneas de autoridad y estrategias de gestión para el cabal desarrollo del contrato que llegare a celebrarse.
Conforme con lo anterior deberá anexar con la propuesta:
a) El organigrama explicativo para la ejecución del contrato.
b) Niveles de respuesta y comunicación para la ejecución del contrato.
c) Adjuntar con la propuesta Certificación del Representante Legal, en la que indique que, en los procesos desarrollados en esa empresa, se aplican buenas prácticas de calidad conforme la norma NTC ISO 9001.
d) Plan de contingencia y continuidad del negocio para el cumplimiento del Contrato que llegare a suscribirse, el proponente debe presentar con la propuesta certificación suscrita por el Representante Legal, que cuenta con un Plan de contingencia y continuidad para recuperar la operación de pago en caso de presentarse una interrupción no esperada o programada del mismo, y que contiene: Funciones, responsables, acciones y procedimientos.
e) Compromiso firmado por el representante legal del proponente que prestará el servicio de pago del subsidio en dinero en efectivo en TODO EL TERRITORIO NACIONAL Y QUE CUENTA CON LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA, TÉCNICA Y OPERATIVA para el cabal cumplimiento del contrato. Si el Proponente oferta la cobertura del servicio parcialmente con salvedades, o excepciones, su propuesta será rechazada.
En caso de que la propuesta no cumpla con lo establecido en este numeral NO será habilitada operativa y organizacionalmente.
16.3 CAPACIDAD FINANCIERA.
Toda la información deberá estar firmada por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal de la persona jurídica si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el inciso primero del artículo 33 del Decreto 2649 de 1993.
a) Balance General y Estado de Resultados, comparativos 2020 - 2021
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Deberán estar firmados por el representante legal y contador y/o el Revisor Fiscal cuando la ley lo exija, acompañados del respectivo dictamen. Los Estados financieros deben acompañarse con sus respectivas notas, y estar avalados por contador público, acompañados de la copia de la tarjeta profesional del Contador y Revisor Fiscal cuando la ley lo exija, la certificación sobre su vigencia expedida por la Junta Central de Contadores, para el contador la cual no debe tener fecha de expedición anterior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta.
El Balance General debe venir discriminado de la siguiente manera: ACTIVOS: Corriente, no corriente y total
PASIVOS: Corriente, no corriente, total y
PATRIMONIO
El dictamen a los estados financieros será analizado y verificado, así:
• Dictamen limpio: Se acepta.
• Dictamen con salvedades que no tengan relación directa o incidencia, respecto de la propuesta presentada, CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. la aceptará. En caso contrario se INHABILITARÁ.
• Dictamen negativo: No será aceptado y se INHABILITA la oferta.
• Abstención de dictamen: No será aceptado y se INHABILITA la oferta.
• Las personas jurídicas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deben acreditar individualmente, la información y capacidad financiera requerida.
No se admitirán balances de prueba.
b) Declaración xx Xxxxx: Períodos 2020 y 2021.
c) Certificación expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal sobre pago de aportes parafiscales y al SSSI de sus empleados: De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el Proponente singular y cada integrante del Consorcio o Unión Temporal deberá adjuntar una certificación expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal, según el caso, en donde acredita que se encuentra al día con el pago de aportes parafiscales y al SSSI de sus empleados de los últimos seis (6) meses a la fecha de cierre del presente proceso de selección, cuando a ello haya lugar. El Revisor Fiscal debe figurar inscrito en el certificado de la Cámara de Comercio, además el proponente debe adjuntar la fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia de tarjeta profesional y certificación de antecedentes disciplinarios de la Junta de Contadores, del Revisor Fiscal.
16.3.1. Indicadores Financieros
Verificada la documentación anterior, se procederá a analizar el cumplimiento de los siguientes indicadores financieros:
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Si el oferente es Consorcio o Unión Temporal, los índices financieros de la propuesta estarán conformados por la sumatoria de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, o de aquel que lo cumpla.
a) Nivel de Endeudamiento: NE = Pasivo Total / Activo Total. Menor o igual al setenta y cinco por ciento (75%).
b) Índice de Liquidez. IL = Activo Corriente / Pasivo corriente. Mayor al ciento diez por ciento (110%).
c) Capital de Trabajo. KT = (Activo corriente – Pasivo corriente) >= a $ 600.000.000
Para las entidades bancarias, el único indicador financiero que deben acreditar es el correspondiente al índice de Solvencia, el cual debe ser mayor al diez por ciento (10%); certificado por el Representante Legal y Revisor Fiscal.
Cuando CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. en desarrollo
de la evaluación financiera requiera verificar información adicional del proponente, podrá solicitar los documentos que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como Estados Financieros de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente xxxxxxx a solicitud de CONSORCIO FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 2022. puedan modificar,
adicionar o complementar la propuesta.
En caso de que la propuesta no cumpla con lo establecido en este numeral NO será habilitada financieramente.
16.4. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE:
El proponente deberá demostrar que tiene una experiencia específica sobre la prestación de servicio de pago, giros bancarios, o giros postales a terceros en forma personal, durante los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.
Dicha experiencia se demostrará con:
a) Contratos con el Estado o entidades privadas. Con cualquiera de los siguientes documentos:
i) Con certificaciones de cumplimiento expedidas por los contratantes
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públicos o privados en las que se indique específicamente: Nombre e identificación del contratista; Objeto detallado del contrato; Valor; Periodo de ejecución del contrato; Nivel de cumplimiento y número de pagos efectivos realizados.
Nota: Si el contrato está en ejecución, debe indicar claramente el porcentaje de ejecución a la fecha de la emisión del certificado y el número de pagos efectivos realizados con el corte correspondiente.
ii) Con copia del contrato y el acta de liquidación respectiva en la que se indique específicamente: Nombre e identificación del contratista; Objeto detallado del contrato; Valor; Periodo de ejecución del contrato; Nivel de cumplimiento y número de pagos efectivos realizados.
b) Deberá acreditarse un número de pagos efectivos en cantidad mínima de
1’600.000.
En caso de que la propuesta no cumpla con lo establecido en este numeral NO será habilitada en experiencia específica.
17.- EVALUACIÓN PROPUESTA ECONÓMICA
El proponente deberá presentar con la propuesta una oferta económica POR COMISIÓN ÚNICA OFERTADA, la que se constituirá en la UNICA REMUNERACIÓN DEL CONTRATO QUE LLEGARE A CELEBRARSE.
La propuesta que presente salvedades o excepciones o tarifas adicionales por otros conceptos será rechazada.
La evaluación, consiste en establecer la oferta de menor valor.
Al formular la propuesta el oferente debe determinar, evaluar y asumir todas las actividades que demanda el cumplimiento del objeto del contrato bajo las condiciones señaladas en ellos presentes términos de referencia, así como los impuestos, tasas y contribuciones durante la vigencia del contrato.
De igual manera todos los costos dentro de los cuales debe incluir entre otros: el costo del personal, la totalidad de prestaciones y obligaciones sociales, gastos de administración, imprevistos y riesgos asociados con la ejecución del contrato, utilidad, materiales e insumos, y en general todo costo en que incurra para la ejecución del contrato; así como los demás gravámenes que conlleve la celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación del mismo, observando que todos ellos son de cargo exclusivo del contratista.
Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los valores totales en la propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.
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La omisión de la propuesta económica generará el RECHAZO DE LA PROPUESTA, de igual manera, cuando el Proponente altere el contenido de cualquiera de las condiciones o especificaciones establecidas en la presente invitación.
18. CRITERIO DE DESEMPATE.
En el evento de presentarse un empate en el valor de la propuesta económica ofertada se efectuará el desempate adjudicando el contrato a quien haya efectuado el mayor número de pagos en los últimos tres (3) años.
19.- RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Xxxxx rechazadas las propuestas que se encuentren incursas en una o varias de las siguientes causales, o en las que se determinen específicamente en la presente invitación así: