CONTRATO ADMINISTRACION 2015-XX / SUMINISTRO DE TONERS
SERVICIO EUROPEO DE ACCIÓN EXTERIOR
DELEGACIÓN DE LA UNIÓN EUROPEA EN MEXICO
CONTRATO ADMINISTRACION 2015-XX / SUMINISTRO DE TONERS
Reunidos:
De una parte,
“La Unión” Europea, representada por el Servicio Europeo de Acción Exterior, en lo sucesivo denominado como “EEAS”, representada para los efectos de la firma del presente contrato, por la Señor Xxxxxx XXXXXXXX –Embajador de La Unión Europea-, quien en adelante se le denominará “La Unión”.
y, de otra parte,
“Nombre de la Empresa.”, Representada por el/la Sr./Sra. a quien en lo sucesivo y para efectos de este contrato se le denominará como “La Prestadora".
AL TENOR DE LAS SIGUIENTES:
D E C L A R A C I O N E S
I.- Declara “LA PRESTADORA”, por su propio derecho y bajo protesta de decir verdad:
1. Ser una , constituida de conformidad con las leyes de la República Mexicana, inscrita en el Registro Público de Comercio de ., según consta en la escritura pública No. de fecha de de , otorgada ante la fe del
Licenciado , titular de la Notaría Pública número de
.
2. Que se encuentra inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público con la clave como sociedad mercantil con domicilio social y fiscal en , Colonia , Código Postal
en la Ciudad de .
3. Que cuenta con la capacidad legal y material (recursos económicos, infraestructura, experiencia y personal técnico y especializado necesarios) para obligarse y cumplir cabal y oportunamente los términos, y condiciones de este contrato.
4. Que su Representante legal, la cuenta con las facultades suficientes para obligarla y celebrar el presente instrumento, las cuales no le han sido revocadas ni en forma alguna limitadas o modificadas.
5. Que cuenta con los elementos propios y suficientes para obligarse y cumplir con los términos del presente CONTRATO, en los términos de lo dispuesto por el artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo, por lo cual desde ahora se compromete a sacar en paz y a salvo a “LA UNIÓN” de cualquier obligación, responsabilidad y/o reclamación que pudiera
afectar a este último en tal virtud.
6. Que cuenta con la experiencia, organización, recursos humanos y materiales necesarios para la celebración del presente CONTRATO.
7. Que es su voluntad celebrar el presente CONTRATO DE SUMINISTRO con “LA UNIÓN”.
II.- Declara “LA UNIÓN” por conducto de su Representante Legal y bajo protesta de decir verdad:
1. Ser una representación Diplomática constituida de conformidad al Decreto Presidencial de fecha 00 xx Xxxx 0000 publicado en el Diario Oficial de la Federación de la misma fecha.
2. Que su Representante Legal, el Señor Xxxxxx XXXXXXXX cuenta con las facultades suficientes para obligarla y celebrar el presente instrumento, las cuales no le han sido revocadas ni en forma alguna, limitadas o modificadas.
3. Que es voluntad de su representada celebrar el presente contrato con “LA PRESTADORA” para recibir los servicios de Administración de personal externo y obligarse conforme a los términos establecidos en el mismo.
III.- LAS PARTES se reconocen recíprocamente la personalidad con la que acuden a la firma del presente contrato, manifestando que han sido motivos determinantes de su voluntad lo expresado en las declaraciones que anteceden y que por lo tanto convienen en observar las Condiciones Particulares, las Condiciones Generales de los Contratos de Suministros y los siguientes anexos:
Anexo I - Pliego de Condiciones DELMEX-01-2015 ARES (2015) XXXXXX del XX de febrero de 2015
Anexo II - Oferta del licitador (nº de referencia de febrero de 2015)
que forman parte integrante del presente Contrato (en lo sucesivo denominado «el contrato»).
- Lo dispuesto en las Condiciones Particulares prevalecerá sobre lo dispuesto en las demás partes del Contrato.
- Lo dispuesto en las Condiciones Generales prevalecerá sobre lo dispuesto en los anexos.
- Lo dispuesto en el Pliego de Condiciones (anexo I) prevalecerá sobre lo dispuesto en la oferta (anexo II).
I - CONDICIONES PARTICULARES
CLÁUSULA I.1 - OBJETO
I.1.1 El objeto del Contrato será el aprovisionamiento de 43 consumibles para impresión.
I.1.2 El Contratista entregará los suministros conforme a lo dispuesto en el Pliego de Condiciones anexo al Contrato (anexo I).
CLÁUSULA I.2 - ENTRADA EN VIGOR, DURACIÓN Y ENTREGA
I.2.1 El Contrato entrará en vigor en la fecha en que lo firme la Parte que lo haga en último lugar.
I.2.2 La ejecución no podrá en ningún caso comenzar antes de la fecha de entrada en vigor del Contrato.
I.2.3 La entrega de los suministros tendrá lugar inmediatamente después de la entrada en vigor del Contrato. Salvo que se especifique lo contrario, todos los periodos indicados en el Contrato se calcularán en días naturales.
I.2.4 Los suministros se entregarán en las instalaciones de la Delegación de la Unión Europea en México.
El Contratista deberá comunicar al Órgano de Contratación la fecha exacta de entrega con 5 días de antelación por lo menos. Todas las entregas se efectuarán entre las 9 horas y las 16 horas en el lugar acordado.
CLÁUSULA I.3 - PRECIOS
I.3.1 El importe máximo total que el Órgano de Contratación adeudará en virtud del Contrato será de pesos mexicanos, lo que cubrirá la entrega de todos los suministros.
I.3.2 Revisión de precios
No aplica
CLÁUSULA I.4 - MODALIDADES DE PAGO
I.4.1 Prefinanciación
No aplica
I.4.2 Pago intermedio
No aplica
I.4.3 Pago del saldo
El Contratista presentará una factura para el pago del saldo. El Órgano de Contratación efectuará el pago en un plazo de treinta días a partir de la recepción de la factura.
CLÁUSULA I.5 - CUENTA BANCARIA
Los pagos se abonarán a la cuenta bancaria del Contratista denominada en Pesos Mexicanos, identificada del siguiente modo:
Nombre del banco:
Dirección completa de la sucursal:
Designación exacta del titular de la cuenta:
Número de cuenta completo:
CLÁUSULA I.6 - DATOS DE CONTACTO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
A los fines de la cláusula II.6, el responsable del tratamiento de los datos será el Jefe de la Delegación de la Unión Europea en México.
Las comunicaciones deberán enviarse a las siguientes direcciones: Órgano de Contratación:
Servicio Europeo de Acción Exterior Delegación de la Unión Europea en México Paseo de la Reforma 1675
Xxx. Xxxxx xx Xxxxxxxxxxx Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx
XX 00000, Xxxxxx, XX
E-mail: xxxxxxxxxx-xxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx
***
Contratista: [Nombre completo]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
[Dirección oficial completa] E-mail: [rellenar]
CLÁUSULA I.7 - SUMISIÓN JURISDICCIONAL Y SOLUCIÓN DE LITIGIOS
I.7.1 El Contrato se regirá por el Derecho de la Unión, complementado, en su caso, por el Derecho de los Estados Unidos Mexicanos
I.7.1a. Mediación
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo I.7.2, en caso de que surgiera algún litigio entre las partes que resulte de la interpretación o aplicación del presente contrato y el litigio no se resuelva mediante negociación, las partes podrán acordar someter el litigio a mediación.
Si una parte notifica por escrito a las demás partes su deseo de comenzar la mediación y las demás partes dar su acuerdo por escrito, las partes nombrarán de común acuerdo un mediador aceptado comúnmente dentro de las dos semanas siguientes a la fecha de dicho acuerdo escrito. Si las partes no consiguen ponerse de acuerdo sobre el nombramiento de un mediador dentro de ese plazo, cualquiera de las partes podrá solicitar al Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal la designación de un mediador.
La propuesta escrita del mediador o su conclusión escrita indicando que ninguna propuesta puede hacerse debe producirse dentro de los dos meses siguientes a la fecha del acuerdo escrito por las otras partes a iniciar la mediación. La propuesta o la conclusión del mediador no serán vinculantes para las partes, quienes se reservan el derecho de someter el litigio a los tribunales, según el artículo I.7.2.
En las dos semanas siguientes a la fecha de notificación de la propuesta por el mediador, las partes pueden celebrar un acuerdo por escrito, debidamente firmado por todas las partes, basado en la propuesta.
Las partes asimismo acuerdan compartir equitativamente los costos de la mediación por parte del mediador, cuyos costos no incluirán otros costos incurridos por una de las partes en relación con la mediación.]
I.7.2 Cualquier litigio entre las Partes relacionada con la interpretación, aplicación o validez del Contrato, y no haya podido solventarse mediante acuerdo amistoso, se someterá a los tribunales de la Ciudad de México.
CLÁUSULA I.8 - RESOLUCIÓN POR CUALQUIERA DE LAS PARTES
Cualquiera de las Partes podrá resolver el Contrato unilateralmente y sin necesidad de abonar indemnización alguna por este concepto, siempre y cuando lo ponga en conocimiento de la otra Parte con una antelación de [un mes]. En el caso de que fuera el Órgano de Contratación el que resolviera el Contrato, el Contratista solo tendrá derecho al pago correspondiente a los suministros entregados antes de la fecha de resolución. El párrafo primero de la cláusula II.13.3 se aplicará en consecuencia.
CLÁUSULA I.9 - OTRAS CONDICIONES PARTICULARES
En apego a la cláusula II.1 deberá garantizarse la calidad de los insumos de acuerdo al pliego de condiciones DELMEXM-01-2015 en el apartado 3. Si alguno de los suministros no se apegase a lo descrito en el pliego de condiciones, el órgano de contratación solicitará tan pronto tenga conocimiento de la discrepancia el cambio de aquel insumo para que el mismo se ajuste a lo solicitado en el pliego de condiciones.
FIRMAS
Por el Contratista,
Firma[s]:
Por el Órgano de Contratación,
Firma[s]:
Hecho en México, DF el de 2015 Hecho en México, DF el de 2015 Por duplicado en español.
II – CONDICIONES GENERALES PARA LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS
CLÁUSULA II.1 - EJECUCIÓN DEL CONTRATO
II.1.1 Entrega
a) Plazo de entrega
El plazo de entrega se calculará de conformidad con lo establecido en la cláusula I.2.
b) Fecha, plazo y lugar de entrega
Se informará por escrito al Órgano de Contratación de la fecha exacta de entrega dentro del plazo establecido en la cláusula I.2. Todas las entregas se harán en el lugar de entrega acordado y durante las horas mencionadas en la cláusula I.2.
El Contratista asumirá todos los costes y riesgos relacionados con la entrega de los suministros en el lugar de entrega.
c) Constancia de entrega
Todas las entregas deberán ir acompañadas de una constancia de entrega por duplicado, debidamente fechada y firmada por el Contratista o su transportista, en el que figuren el número de Contrato y las especificaciones de los suministros entregados. Uno de los ejemplares de dicha constancia será firmada por el Órgano de Contratación y devuelta al Contratista o a su transportista.
II.1.2 Certificado de conformidad
La firma de la constancia por el Órgano de Contratación conforme a lo dispuesto en la cláusula II.1.1, letra c), no constituye sino un mero reconocimiento de la entrega de los suministros y no equivale en ningún caso a una declaración de que los suministros se ajustan al Contrato.
La conformidad de los suministros entregados se acreditará mediante la firma de un certificado ad hoc por parte del Órgano de Contratación en el plazo máximo de un mes a contar desde la fecha de entrega, a menos que las Condiciones Particulares o el Pliego de Condiciones (anexo I) establezcan un plazo diferente.
La conformidad solo se certificará en la medida en que se cumplan las condiciones establecidas en el Contrato y siempre que los suministros se atengan al Pliego de Condiciones (anexo I).
En caso de que, por razones imputables al Contratista, el Órgano de Contratación no pudiera recibir los suministros, se lo comunicará por escrito al Contratista como muy tarde en la fecha de expiración del plazo previsto para el certificado de conformidad.
II.1.3 Conformidad de los suministros entregados con el Contrato
a) Los suministros entregados por el Contratista al Órgano de Contratación deberán ajustarse en cantidad, calidad, precio y embalaje a lo establecido en el Contrato.
b) Los suministros entregados deberán:
i) corresponder a la descripción recogida en el Pliego de Condiciones (anexo I) y poseer las características de los suministros presentados por el Contratista al Órgano de Contratación como muestra o modelo;
ii) servir a cualquier uso específico previsto para ellos por el Órgano de Contratación, que este haya comunicado al Contratista con motivo de la celebración del Contrato y que este haya aceptado;
iii) ser aptos para los usos a que ordinariamente se destinen los suministros del mismo tipo;
iv) presentar la calidad y las prestaciones habituales en un suministro del mismo tipo que el Órgano de Contratación pueda razonablemente esperar, habida cuenta de la naturaleza de los suministros y, en su caso, de las declaraciones públicas sobre sus características concretas realizadas por el Contratista, el productor o su representante, en particular en la publicidad o el etiquetado;
v) estar embaladas del modo habitual para los suministros del mismo tipo o, en su defecto, de una forma que garantice su conservación y protección.
II.1.4 Responsabilidad por vicios o defectos
a) El Contratista responderá ante el Órgano de Contratación por cualquier defecto de conformidad existente en el momento de la verificación de los suministros.
b) En caso de que exista un defecto de conformidad, y sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula II.11 relativo a las indemnizaciones aplicables al precio total de los suministros de que se trate, el Órgano de Contratación podrá:
i) bien exigir que se proceda a garantizar la conformidad de los suministros, sin cargo alguno, mediante su reparación o sustitución;
ii) bien obtener una reducción del precio apropiada.
c) Toda reparación o sustitución deberá realizarse en un plazo razonable que no ocasione mayores perjuicios al Órgano de Contratación, habida cuenta de la naturaleza de los suministros y del uso a que estén destinados.
d) La expresión «sin cargo alguno» que figura en la letra b) se refiere a los gastos necesarios para subsanar el defecto de conformidad de los suministros, y en particular a los gastos de envío y a los costes relacionados con la mano de obra y los materiales.
II.1.5 Montaje
Si así lo exige la cláusula I.1.2, el Contratista montará los suministros entregados en el plazo de un mes, a menos que se especifique otra cosa en las Condiciones Particulares o en el Pliego de Condiciones (anexo II).
El defecto de conformidad que resulte de una incorrecta instalación de los suministros entregados se presumirá equiparable al defecto de conformidad de los suministros cuando su instalación esté incluida en el Contrato y haya sido realizada por el Contratista o bajo su responsabilidad. Esta disposición se aplicará asimismo cuando la instalación haya corrido a cargo del Órgano de Contratación y el montaje defectuoso se deba a un error de las instrucciones de montaje.
II.1.6 Servicios prestados en relación con los suministros
En la medida en que así lo estipule la cláusula I.1.2 o el Pliego de Condiciones (anexo I), deberán prestarse los servicios previstos en relación con los suministros.
II.1.7 Disposiciones generales relativas a los suministros
a) Embalaje
Los suministros deberán estar embalados en cajas o cajones muy resistentes o de cualquier otra forma que ofrezca las garantías necesarias para una perfecta conservación del contenido y para impedir su daño o deterioro. El peso de los embalajes, planchas de transporte, etc., y de su contenido, no podrá sobrepasar los 500 kg.
A menos que en las Condiciones Particulares o en el Pliego de Condiciones (anexo I) se estipule otra cosa, las planchas de transporte serán consideradas embalaje no recuperable y no serán devueltas. Cada caja llevará una etiqueta en la que figurarán en caracteres bien visibles las siguientes indicaciones:
i) Nombre del Órgano de Contratación y dirección de entrega
ii) Nombre del Contratista
iii) Descripción del contenido
iv) Fecha de entrega
v) Número del Código CE asignado al artículo.
b) Garantías
Los suministros deberán estar garantizados contra cualquier defecto de fabricación o material durante dos años a partir de la fecha de entrega, salvo que el Pliego de Condiciones (anexo I) establezca un plazo superior.
El Contratista garantizará que se han obtenido todos los permisos y autorizaciones necesarios para la fabricación y venta de los suministros.
El Contratista sustituirá, corriendo con los gastos correspondientes, todo producto que se averíe o quede inutilizado como consecuencia de su uso normal durante el periodo de garantía y lo hará en un plazo razonable, que se fijará entre las Partes.
El Contratista deberá responder de todo defecto de conformidad existente en el momento de la entrega, aun en el caso de que el defecto se constate en una fecha posterior.
El Contratista deberá asimismo responder de todo defecto de conformidad que se produzca tras la entrega y sea imputable a un incumplimiento de sus obligaciones, y en particular la de garantizar durante un determinado periodo que los suministros utilizados para los fines a que están normalmente o específicamente destinados mantendrán las cualidades o características especificadas.
En caso de que se sustituya una parte de un producto, la pieza de recambio estará garantizada, en las mismas condiciones, durante un periodo de duración igual a la anteriormente mencionada.
Cuando se constate que un defecto obedece a un error sistemático xx xxxxxxxxxx, el Contratista deberá sustituir o modificar todas las piezas idénticas de los restantes
suministros del Contrato, aun cuando estas no hayan originado ningún incidente. En tal caso, se prolongará el periodo de garantía según lo previsto en el apartado anterior.
II.1.8 Disposiciones generales relativas a la ejecución del Contrato
a) El Contratista ejecutará el Contrato con arreglo a las mejores prácticas profesionales.
b) Xxxxxxxx exclusivamente a cargo del contratista las gestiones necesarias para la obtención de todos los permisos y autorizaciones requeridos para la ejecución del Contrato en virtud de las leyes y reglamentos vigentes en el lugar donde deban ejecutarse las tareas encomendadas.
c) Xxx perjuicio de lo dispuesto en la cláusula II.5, toda alusión al personal del Contratista se entenderá como exclusivamente referida a personas que intervengan en la ejecución del Contrato.
d) El Contratista deberá asegurarse de que todos los miembros de su personal que participen en la ejecución del Contrato dispongan de las cualificaciones y la experiencia profesionales necesarias para la ejecución de las tareas encomendadas.
e) El Contratista no representará al Órgano de Contratación y no podrá comportarse de manera que pueda dar esa impresión. El Contratista pondrá en conocimiento de los terceros interesados que no pertenece a la Función Pública Europea.
f) El Contratista será el único responsable del personal que ejecute las tareas que le hayan sido encomendadas.
En el marco de las relaciones laborales o de servicio que establezca con su personal, el Contratista deberá precisar que:
i) el personal que ejecute las tareas encomendadas al Contratista no podrá recibir órdenes directas del Órgano de Contratación;
ii) el Órgano de Contratación no podrá, en ninguna circunstancia, considerarse el empleador del personal mencionado en el epígrafe anterior, y que este último se compromete a no invocar ante el Órgano de Contratación ningún derecho que surja de la relación contractual existente entre dicho Órgano y el Contratista.
g) En caso de perturbación derivada de la actuación de un miembro del personal del Contratista que trabaje en los locales del Órgano de Contratación, o en caso de que los niveles de experiencia o competencia de un miembro del personal del Contratista no se correspondan con el perfil exigido por el Contrato, el Contratista procederá de forma inmediata a su sustitución. El Órgano de Contratación tendrá derecho a exigir, motivando su petición, la sustitución del miembro del personal en cuestión. El sustituto deberá poseer las cualificaciones necesarias y estar capacitado para ejecutar el Contrato en las mismas condiciones contractuales. El Contratista será responsable de cualquier demora en la ejecución de las tareas encomendadas derivada de la sustitución del personal.
h) En caso de que cualquier acontecimiento imprevisto, acción u omisión obstaculice de manera directa o indirecta la ejecución del Contrato parcial o totalmente, el Contratista deberá dejar constancia e informar de ello al Órgano de Contratación inmediatamente y por propia iniciativa. El informe incluirá una descripción del problema y una indicación de la fecha en la cual comenzó, así como de las medidas correctoras tomadas por el Contratista para asegurar el cumplimiento total de sus
obligaciones contractuales. En tal caso, el Contratista dará prioridad a la solución del problema, antes que a la determinación de la responsabilidad.
i) En caso de que el Contratista no ejecute las obligaciones que le incumben en virtud del Contrato, el Órgano de Contratación podrá, sin perjuicio de su derecho a resolver el Contrato, reducir o recuperar sus pagos proporcionalmente al grado de incumplimiento. Además, el Órgano de Contratación podrá imponer sanciones y exigir indemnizaciones, tal y como se contempla en la cláusula II.11.
CLÁUSULA II.2 - MODOS DE COMUNICACIÓN
II.2.1 Cualquier comunicación relativa al Contrato o a su ejecución se realizará por escrito con indicación del número de Contrato. Se considerará que se ha realizado una comunicación cuando la haya recibido la Parte destinataria, a menos que se estipule lo contrario en el presente Contrato.
II.2.2 Se considerará que las Partes han recibido una comunicación electrónica el día de envío de la misma, siempre que se haya mandado a los destinatarios mencionados en la cláusula I.6. Sin perjuicio de lo anterior, si la Parte remitente recibe un mensaje que indique que no se ha enviado o que el destinatario está ausente, hará todo lo posible para velar por la recepción material de dicha comunicación por la otra Parte.
En caso de que lo solicite una de las Partes, la comunicación electrónica se confirmará mediante una copia firmada original en papel de dicha comunicación, siempre que tal petición se presente sin retrasos injustificados. El remitente enviará la copia firmada original en papel sin retrasos injustificados.
II.2.3 El correo que se envíe a través de los servicios postales se considerará recibido por el Órgano de Contratación en la fecha de su registro por el Servicio responsable mencionado en la cláusula I.6.
Toda comunicación oficial se efectuará por correo certificado con acuse de recibo o equivalente o por medios electrónicos equivalentes.
CLÁUSULA II. 3 - RESPONSABILIDAD
II.3.1 El Contratista será el único responsable del cumplimiento de todas las obligaciones legales que le incumben.
II.3.2 El Órgano de Contratación no será responsable de los daños causados o sufridos por el Contratista, incluso en caso de daños ocasionados por el Contratista a terceros durante la ejecución del Contrato o como consecuencia de ella, salvo que se deban a dolo o a negligencia grave por parte del Órgano de Contratación.
II.3.3 El Contratista será responsable de las pérdidas o daños causados al Órgano de Contratación con motivo de la ejecución del Contrato, incluso en caso de subcontratación o de reclamación por parte de terceros, pero solo hasta un importe máximo equivalente a tres veces el total del Contrato. Sin embargo, si el daño o la pérdida son causados por dolo o negligencia grave del Contratista, sus empleados o sus Subcontratistas, el Contratista tendrá responsabilidad ilimitada sobre el importe de la pérdida o daño.
II.3.4 El Contratista indemnizará y eximirá de toda responsabilidad a la Unión por daños y costes derivados de cualquier reclamación. El Contratista indemnizará al Órgano
de Contratación por cualquier acción, reclamación o procedimiento emprendidos por un tercero contra él a consecuencia de un daño causado por el Contratista con motivo de la ejecución del Contrato. En caso de acción legal emprendida por un tercero contra el Órgano de Contratación en relación con la ejecución del Contrato, el Contratista asistirá al Órgano de Contratación. El Órgano de Contratación podrá asumir los gastos a los que deba hacer frente el Contratista por este motivo.
II.3.5 El Contratista suscribirá una póliza de seguros contra los daños y perjuicios relacionados con la ejecución del Contrato si así lo exige la legislación aplicable pertinente. Contratará seguros adicionales en la medida en que lo requiera razonablemente la práctica habitual del sector correspondiente. Previa petición, enviará al Órgano de Contratación una copia de todos los contratos de seguros pertinentes.
CLÁUSULA II.4 - CONFLICTO DE INTERESES
II.4.1 El Contratista adoptará todas las medidas necesarias para evitar cualquier situación de conflicto de intereses. Esta situación se produce cuando, como consecuencia de intereses económicos, afinidades políticas o nacionales, vínculos familiares o afectivos, o cualesquiera otros intereses compartidos, se ve comprometida la ejecución imparcial y objetiva del Contrato.
II.4.2 Cualquier situación constitutiva de un conflicto de intereses o que pueda conducir a un conflicto de intereses durante la ejecución del Contrato deberá ponerse de inmediato en conocimiento del Órgano de Contratación por escrito. El Contratista tomará inmediatamente todas las medidas necesarias para resolverlo. El Órgano de Contratación se reserva el derecho a verificar la adecuación de tales medidas y podrá exigir que se adopten medidas adicionales en un plazo concreto.
II.4.3 El Contratista declara que no ha concedido ni concederá, no ha buscado ni buscará, no ha intentado obtener ni lo intentará, y no ha aceptado ni aceptará ningún tipo de ventaja, financiera o en especie, a nadie ni de nadie, cuando tal ventaja constituya una práctica ilegal o implique corrupción, directa o indirectamente, por ser un incentivo o una recompensa relacionada con la ejecución del Contrato.
II.4.4 El Contratista transmitirá por escrito todas las obligaciones pertinentes a sus empleados y a toda persona física autorizada a representarle o a tomar decisiones en su nombre, y velará por evitar cualquier situación que pueda dar lugar a conflictos de intereses. Asimismo, el Contratista transmitirá por escrito todas las obligaciones pertinentes a los terceros implicados en la ejecución del Contrato, incluidos los Subcontratistas.
CLÁUSULA II.5 - CONFIDENCIALIDAD
II.5.1 El Órgano de Contratación y el Contratista estarán obligados a tratar con la más estricta confidencialidad cualesquiera informaciones o documentos, en cualquier formato, divulgados por escrito u oralmente, vinculados a la ejecución del Contrato e identificados por escrito como confidenciales.
El Contratista deberá:
a) evitar utilizar información y documentos confidenciales para fines distintos del cumplimiento de sus obligaciones en virtud del Contrato sin consentimiento escrito previo del Órgano de Contratación;
b) velar por la protección de dicha información y documentos confidenciales con el mismo nivel de protección que utiliza para proteger su propia información confidencial, que en ningún caso deberá ser menos que un cuidado razonable;
c) no divulgar directa o indirectamente información y documentos confidenciales a terceros sin consentimiento escrito previo del Órgano de Contratación.
II.5.2 La obligación de confidencialidad establecida en la cláusula II.5.1 será vinculante para el Órgano de Contratación y el Contratista durante la ejecución del Contrato y a lo largo de cinco años a partir de la fecha de pago del saldo, a menos que:
a) la Parte pertinente acuerde eximir antes a la otra Parte de la obligación de confidencialidad;
b) la información confidencial se convierta en pública por medios distintos del incumplimiento del deber de confidencialidad, a través de la divulgación por la Parte vinculada por esa obligación;
c) la ley exija la divulgación de la información confidencial.
II.5.3 El Contratista obtendrá de toda persona física autorizada a representarle o a tomar decisiones en su nombre, así como de terceros involucrados en la ejecución del Contrato, el compromiso de que respetarán la obligación de confidencialidad establecida en la cláusula II.5.1.
CLÁUSULA II.6 - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
II.6.1 Todo dato de carácter personal que figure en el Contrato será tratado conforme a lo dispuesto en el Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. Los datos serán objeto de tratamiento por parte del responsable del tratamiento de los datos únicamente a efectos de la ejecución, la gestión y el seguimiento del Contrato, sin perjuicio de su posible transmisión a los órganos encargados de labores de supervisión o inspección en aplicación del Derecho de la Unión.
II.6.2 El Contratista tendrá derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos. El Contratista dirigirá toda solicitud sobre el tratamiento de sus datos personales al responsable del tratamiento de los datos.
II.6.3 El Contratista tendrá derecho a recurrir al Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento.
II.6.4 En la medida en que el presente Contrato implique el tratamiento de datos personales, el Contratista solo podrá actuar bajo la supervisión del responsable del tratamiento de los datos, en particular por lo que se refiere al objeto del tratamiento, las categorías de datos que podrán tratarse, los destinatarios de los datos y los medios a través de los cuales la persona interesada podrá ejercer sus derechos.
II.6.5 El Contratista limitará el acceso a los datos de su personal a lo estrictamente necesario para la ejecución, la gestión y el seguimiento del Contrato.
II.6.6 El Contratista se compromete a adoptar medidas de seguridad de carácter técnico y organizativo teniendo en cuenta los riesgos inherentes al tratamiento y la naturaleza de los datos personales en cuestión, con el fin de:
a) impedir a cualquier persona no autorizada acceder a los sistemas informáticos de tratamiento de los datos personales, y en particular:
i) impedir que puedan leerse, copiarse, modificarse o eliminarse sin autorización los soportes de almacenamiento;
ii) impedir cualquier introducción de datos no autorizada, así como cualquier divulgación, modificación o supresión no autorizadas de datos personales almacenados;
iii) impedir que personas no autorizadas puedan utilizar los sistemas de tratamiento de datos mediante instalaciones de transmisión de datos;
b) garantizar que los usuarios autorizados de un sistema de tratamiento de datos solo puedan acceder a los datos personales que su derecho de acceso les permita consultar;
c) conservar un rastro de los datos personales comunicados, así como del momento de su comunicación y de su destinatario;
d) garantizar que los datos personales tratados por cuenta de terceros lo sean únicamente en la forma prescrita por el Órgano de Contratación;
e) garantizar que, en la comunicación de datos personales y en el transporte de soportes de almacenamiento, los datos no puedan leerse, copiarse o borrarse sin autorización;
f) contar con una estructura organizativa que responda a las exigencias de la protección de datos.
CLÁUSULA II.7 - SUBCONTRATACIÓN
II.7.1 A menos que cuente con consentimiento escrito previo del Órgano de Contratación, el Contratista no podrá subcontratar las tareas que le hayan sido confiadas en virtud del Contrato, ni encomendar a terceros la efectiva realización de las mismas.
II.7.2 Incluso en el supuesto de que el Órgano de Contratación lo autorice a subcontratar con terceros, el Contratista no quedará libre frente al Órgano de Contratación de las obligaciones que le incumben en virtud del presente Contrato y tendrá la responsabilidad exclusiva de su adecuada ejecución.
II.7.3 El Contratista se asegurará de que el subcontrato no afecte a los derechos y garantías adquiridos por el Órgano de Contratación en virtud del presente Contrato, y en particular de la cláusula II.16.
CLÁUSULA II.8 - MODIFICACIONES
II.8.1 Cualquier modificación del Contrato deberá efectuarse por escrito antes del cumplimiento de las nuevas obligaciones contractuales y, en todo caso, antes de la fecha de pago del saldo.
II.8.2 Las modificaciones no podrán tener por objeto o por efecto introducir cambios en el Contrato que pudieran poner en cuestión la decisión de adjudicar dicho Contrato o dar lugar a un trato desigual entre los licitadores.
CLÁUSULA II.9 - CESIÓN
II.9.1 Salvo consentimiento escrito previo del Órgano de Contratación, el Contratista no podrá ceder la totalidad o parte de los derechos y obligaciones dimanantes del Contrato, incluidas las solicitudes de pago.
II.9.2 A falta de dicha autorización, o en caso de incumplimiento de las condiciones impuestas por la misma, la cesión de dichos derechos y obligaciones por el Contratista no será ejecutoria y no tendrá ningún efecto para el Órgano de Contratación.
CLÁUSULA II.10 - FUERZA MAYOR
II.10.1 Por «fuerza mayor» se entenderá cualquier situación o acontecimiento imprevisible y excepcional ajeno a la voluntad de las Partes que impidiere a cualquiera de ellas cumplir alguna de sus obligaciones derivadas del Contrato, que no se deba a error o negligencia por su parte o por parte de un Subcontratista y que no haya podido evitarse ni aun actuando con la debida diligencia. No podrán invocarse como casos de fuerza mayor los defectos o retrasos en la disponibilidad del equipo o material, como tampoco los conflictos laborales, huelgas o problemas financieros que no sean consecuencia directa de una situación real de fuerza mayor.
II.10.2 En caso de que una de las Partes se encontrara ante una situación de fuerza mayor, deberá notificarlo inmediatamente de manera formal a la otra Parte, precisando la naturaleza, la duración probable y los posibles efectos.
II.10.3 La Parte que se encontrara ante una situación de fuerza mayor no se considerará incursa en incumplimiento de sus obligaciones contractuales cuando no le haya sido posible ejecutarlas por dicha causa. En los casos en que el Contratista no haya podido cumplir sus obligaciones contractuales por causa de fuerza mayor, solo tendrá derecho a percibir la retribución que corresponda a las tareas realmente ejecutadas.
II.10.4 Las Partes adoptarán todas las medidas necesarias para reducir al mínimo el perjuicio resultante de la situación de fuerza mayor.
CLÁUSULA II.11 - INDEMNIZACIONES
El Órgano de Contratación podrá imponer indemnizaciones en caso de que el Contratista no cumpla sus obligaciones contractuales, incluso en lo relativo al nivel de calidad necesario de conformidad con el Pliego de Condiciones.
En el caso de que el Contratista dejara de ejecutar las obligaciones que le incumben en virtud del Contrato, en el plazo que se indica en el mismo, y sin perjuicio de la responsabilidad real o potencial o del derecho del Órgano de Contratación a resolverlo, este podrá decidir exigir una indemnización por xxxx por cada día natural de demora de conformidad con la siguiente fórmula:
0,3 x (V/d), siendo
V = importe especificado en la cláusula I.3.1
d = duración indicada en la cláusula I.2.3, expresada en días naturales
El Contratista podrá exponer sus observaciones contra esta decisión en el plazo de los treinta días siguientes a la comunicación oficial. A falta de reacción por su parte, o de anulación por escrito de su decisión por parte del Órgano de Contratación en el plazo de los treinta días siguientes a la recepción de dichas observaciones, la decisión de exigir una indemnización por xxxx tendrá carácter de título ejecutivo.
Las Partes reconocen y acuerdan expresamente que cualquier suma pagadera con arreglo a la presente cláusula lo será a título de indemnización por xxxx y no de sanción, y que dicha suma representa la estimación razonable de una compensación justa por las pérdidas que puedan suponerse razonablemente como consecuencia del incumplimiento de obligaciones.
CLÁUSULA II.12 - SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
II.12.1 Suspensión por parte del Contratista
El Contratista podrá suspender la ejecución del Contrato total o parcialmente si, por causa de fuerza mayor, dicha ejecución fuera imposible o excesivamente difícil. El Contratista informará de la suspensión al Órgano de Contratación sin demora alguna y le facilitará todas las razones y detalles necesarios, así como la fecha prevista para la reanudación de la ejecución del Contrato.
Una vez que las circunstancias permitan reanudar la ejecución, el Contratista informará de ello inmediatamente al Órgano de Contratación, a menos que este ya haya resuelto el Contrato.
II.12.2 Suspensión por parte del Órgano de Contratación
El Órgano de Contratación podrá suspender la ejecución del Contrato o una parte del mismo en las siguientes circunstancias:
a) en el supuesto de que se demuestre que se han producido errores importantes, irregularidades o fraude en el procedimiento de adjudicación o en la ejecución del Contrato;
b) con el fin de comprobar si se han producido realmente los presuntos errores importantes, irregularidades o fraude.
La suspensión surtirá efecto el día en que el Contratista reciba la correspondiente comunicación oficial o en una fecha posterior que se indicará en esta. El Órgano de Contratación notificará al Contratista tan pronto como sea posible la reanudación de la entrega o suministro suspendidos de los servicios relacionados o informará al Contratista de que procede a la resolución del Contrato. El Contratista no tendrá derecho a exigir compensación alguna en razón de la suspensión total o parcial del Contrato.
CLÁUSULA II.13 - RESOLUCIÓN DEL CONTRATO
II.13.1 Motivos de la resolución
El Órgano de Contratación podrá resolver el Contrato en las siguientes circunstancias:
a) cuando un cambio de la situación jurídica, financiera, técnica u organizativa o en la propiedad del Contratista pueda afectar a la ejecución del Contrato de manera sustancial o poner en entredicho la decisión de adjudicación del Contrato;
b) cuando la entrega de los suministros o la ejecución de las tareas conexas no haya comenzado efectivamente dentro de los tres meses siguientes a la fecha prevista al
efecto, y la nueva fecha eventualmente propuesta resulte inaceptable para el Órgano de Contratación, teniendo en cuenta lo dispuesta en la cláusula II.8.2;
c) cuando el Contratista no ejecute el Contrato según lo establecido en el Pliego de Condiciones o incumpla otra obligación contractual fundamental;
d) en caso de fuerza mayor notificada de conformidad con la cláusula II.10, o en caso de que la ejecución del Contrato haya sido suspendida por el Contratista por causa de fuerza mayor notificada de conformidad con la cláusula II.12, cuando la reanudación de la ejecución resulte imposible o las modificaciones del Contrato pudieren cuestionar la decisión de adjudicar el Contrato o dar lugar a un trato desigual entre los licitadores;
e) cuando el Contratista se halle incurso en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;
f) cuando el Contratista o cualquier persona física con facultades para representarlo o para tomar decisiones en su nombre haya sido declarado culpable de falta profesional grave demostrada por cualquier medio;
g) cuando el Contratista haya incumplido sus obligaciones de pago de cotizaciones a la seguridad social o de impuestos con arreglo a la legislación del país en el que esté domiciliado o del país cuya jurisdicción corresponda al Contrato, o a la del país donde se ejecute el mismo;
h) cuando el Órgano de Contratación tenga pruebas de que el Contratista o cualquier persona física con facultades para representarlo o para tomar decisiones en su nombre haya cometido fraude, haya estado involucrado en algún caso de corrupción o participe en una organización criminal, blanquee capitales o realice cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión;
i) cuando el Órgano de Contratación tenga pruebas de que el Contratista o cualquier persona física con facultades para representarlo o para tomar decisiones en su nombre haya cometido errores importantes, irregularidades o fraude en el procedimiento de adjudicación o en la ejecución del Contrato, incluso en caso de presentación de información falsa;
j) cuando el Contratista no haya podido obtener, por causa que le sea imputable, alguna de las licencias o permisos necesarios para la ejecución del Contrato.
II.13.2 Procedimiento de resolución
Cuando el Órgano de Contratación tenga intención de resolver el Contrato, deberá notificar formalmente su intención al Contratista, especificando los motivos. El Órgano de Contratación invitará al Contratista a presentar sus observaciones y, en el caso de la cláusula II.13.1, letra c), a informar al Órgano de Contratación de las medidas adoptadas para seguir cumpliendo con sus obligaciones contractuales, en un plazo de treinta días a partir de la recepción de la notificación.
Si el Órgano de Contratación no confirma por escrito la aceptación de estas observaciones dentro de los treinta días siguientes a la recepción de las mismas, se iniciará el procedimiento de resolución. En cualquier caso de resolución, el Órgano de Contratación notificará formalmente al Contratista su decisión de resolver el Contrato. En los casos contemplados en las letras a), b), c), e), g) y j) de la cláusula II.13.1 en la comunicación
oficial se especificará la fecha en que surtirá efecto dicha resolución. En los casos contemplados en las letras d), f), h) e i) de la cláusula II.13.1, la resolución surtirá efecto el día siguiente a la fecha en que el Contratista reciba la notificación de la resolución.
II.13.3 Efectos de la resolución
En caso de resolución, el Contratista renunciará a cualquier reclamación por los daños resultantes, incluida la pérdida de los beneficios previstos por el trabajo no realizado. Al recibir la notificación de resolución, el Contratista adoptará todas las medidas oportunas para minimizar costes, evitar daños y cancelar o reducir sus compromisos. El Contratista dispondrá de un plazo de sesenta días a partir de la fecha efectiva de resolución para elaborar los documentos requeridos por las Condiciones Particulares para las tareas ya ejecutadas en la fecha de resolución y emitir una factura si fuera necesario. El Órgano de Contratación podrá recuperar los importes pagados con arreglo al Contrato.
El Órgano de Contratación podrá exigir una indemnización por los daños sufridos en caso de resolución.
Tras la resolución del Contrato, el Órgano de Contratación podrá recurrir a cualquier otro Contratista para que le entregue los suministros o para que ejecute o complete los servicios conexos. El Órgano de Contratación tendrá derecho a reclamar al Contratista todos los gastos adicionales que implique este hecho, sin perjuicio de cualesquiera otros derechos o garantías que pueda tener en virtud del Contrato.
CLÁUSULA II.14 - INFORMES Y PAGOS
II.14.1 Fecha de pago
Los pagos se considerarán realizados en la fecha de su adeudo en la cuenta del Órgano de Contratación.
II.14.2 Moneda
Las cantidades que figuren en el Contrato estarán denominadas en euros.
Los pagos se efectuarán en euros o en la moneda local, conforme a lo dispuesto en la cláusula I.5.
La conversión entre el euro y otra moneda se efectuará según el tipo de cambio diario del euro publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea o, en su defecto, al tipo de cambio contable mensual establecido por la Comisión Europea y publicado en su página web, aplicable el día en que el Órgano de Contratación emita la orden de pago.
II.14.3 Gastos de transferencia
Los gastos de transferencia se repartirán del siguiente modo:
a) los gastos de envío cargados por el banco del Órgano de Contratación correrán a cargo de este último,
b) los gastos de recepción cargados por el banco del Contratista correrán a cargo del Contratista,
c) los gastos cargados por la repetición de una transferencia originada por una de las Partes correrán a cargo de la Parte que sea causante de dicha repetición.
II.14.4 Facturas e Impuesto sobre el Valor Añadido
Las facturas deberán contener la identificación del Contratista, el importe, la moneda y la fecha, así como la referencia del Contrato.
Las facturas deberán indicar el lugar de imposición del Contratista a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y especificarán por separado las cantidades con IVA y sin IVA.
El Órgano de Contratación está, por regla general, exento de todos los impuestos y gravámenes, incluido el IVA, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea.
Por consiguiente, el Contratista cumplimentará con las autoridades pertinentes las formalidades que le permitan garantizar que los suministros y servicios necesarios para la ejecución del Contrato están exentos de impuestos y gravámenes, incluido el IVA.
II.14.5 Garantías de prefinanciación y de buen fin
Las garantías de prefinanciación permanecerán en vigor hasta que la prefinanciación sea deducida de los pagos intermedios o del pago del saldo y, en caso de que este último adopte la forma de una nota de adeudo, tres meses después de que la nota de adeudo sea notificada al Contratista. El Órgano de Contratación deberá devolver la garantía en el curso del mes siguiente.
De conformidad con las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones, las garantías de buen fin cubrirán la entrega de suministros y la ejecución de los servicios relacionados hasta la recepción definitiva por parte del Órgano de Contratación. El importe de la garantía de buen fin no podrá superar el precio total del Contrato. La garantía indicará que permanece en vigor hasta la recepción definitiva. El Órgano de Contratación deberá devolver la garantía en el plazo de un mes a partir de la fecha de recepción definitiva.
Cuando, de conformidad con la cláusula I.4, se requiera una garantía financiera para el pago de la prefinanciación, o como garantía de buen fin, se cumplirán las siguientes condiciones:
a) la garantía financiera la concederá un banco o entidad financiera autorizada o, a petición del Contratista y con la aprobación del Órgano de Contratación, un tercero;
b) el garante ejecutará la garantía a primer requerimiento y no exigirá al Órgano de Contratación que actúe contra el deudor principal (el Contratista).
El coste de la constitución de esta garantía correrá a cargo del Contratista.
II.14.6 Pagos intermedios y pago del saldo
El Contratista presentará una factura de pago intermedio tras la recepción del certificado de conformidad de los suministros firmado por el Órgano de Contratación, acompañada de un informe de situación o cualesquiera otros documentos, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula I.4 o en el Pliego de Condiciones.
El Contratista presentará una factura de pago del saldo dentro de los sesenta días siguientes a la recepción del certificado de conformidad de los suministros firmada por el Órgano de Contratación, acompañada de un informe de situación final o cualesquiera otros documentos, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula I.4 o en el Pliego de Condiciones.
Una vez recibida la factura, el Órgano de Contratación abonará el importe debido como pago intermedio o final, dentro del plazo especificado en la cláusula I.4, siempre que la factura y los documentos hayan sido aprobados y sin perjuicio de la cláusula II.14.7. La aprobación de la factura y de los documentos no implicará el reconocimiento de su regularidad, como tampoco el de la autenticidad, integridad o corrección de las declaraciones o informaciones incluidas en los mismos.
El pago del saldo podrá adoptar la forma de un procedimiento de cobro.
II.14.7 Suspensión del plazo de pago
El Órgano de Contratación podrá suspender los plazos de pago mencionados en la cláusula
I.4 en cualquier momento, notificando al Contratista que su factura no puede ser tramitada, ya sea porque no cumple las disposiciones del Contrato o porque no se han presentado los documentos pertinentes.
El Órgano de Contratación informará al Contratista por escrito lo antes posible de esta suspensión, exponiendo los motivos de la misma.
La suspensión surtirá efecto en la fecha en que el Órgano de Contratación envíe la notificación. El plazo de pago restante volverá a correr a partir de la fecha de recepción de la información solicitada o de los documentos revisados, o de la fecha en que se lleve a cabo la necesaria comprobación posterior, incluidos los controles sobre el terreno. Cuando el plazo de suspensión sea superior a dos meses, el Contratista podrá solicitar al Órgano de Contratación que justifique el mantenimiento de la suspensión.
Cuando los plazos de pago se hayan suspendido tras el rechazo de un documento de los contemplados en el párrafo primero y el nuevo documento elaborado también sea rechazado, el Órgano de Contratación se reserva el derecho a resolver el Contrato específico de conformidad con la cláusula II.13.1, letra c).
II.14.8. Intereses de demora
Una vez expirados los plazos de pago especificados en la cláusula I.4, y sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula II.14.7, el Contratista tendrá derecho a intereses de demora al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus principales operaciones de refinanciación en euros (el tipo de referencia) incrementado en ocho puntos. El tipo de referencia será el tipo vigente el primer día del mes en que finaliza el periodo de pago, tal como se publica en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.
La suspensión de los periodos de pago de conformidad con la cláusula II.14.7 no podrá considerarse una demora en el pago.
Los intereses de demora se calcularán sobre el periodo que va del día siguiente al del vencimiento del plazo de pago hasta, incluida, la fecha efectiva de pago tal como se define en la cláusula II.14.1.
No obstante, cuando el importe de los intereses calculados sea igual o inferior a 200 EUR, solo se pagará al Contratista previa petición presentada en el plazo de dos meses a partir de la recepción del pago atrasado.
CLÁUSULA II.15 - RECAUDACIÓN
II.15.1 Cuando, con arreglo a lo dispuesto en el Contrato, deba cobrarse un importe, el Contratista deberá restituir al Órgano de Contratación el importe en cuestión según las condiciones y en la fecha que figure en la nota de adeudo.
II.15.2 En caso de que se incumpla la obligación de pagar el importe adeudado en la fecha establecida por el Órgano de Contratación en la nota de adeudo, dicho importe devengará intereses al tipo indicado en la cláusula II.14.8. Los intereses de demora corresponderán al periodo transcurrido entre el día siguiente al del vencimiento del plazo de pago y la fecha, incluida, en que el Órgano de Contratación reciba todo el importe adeudado.
Todo pago parcial se imputará en primer lugar a los gastos e intereses de demora y a continuación al principal.
II.15.3 Si no se hubiera realizado el pago en la fecha de vencimiento, el Órgano de Contratación podrá, tras haber informado al Contratista por escrito, proceder por compensación al cobro de los importes adeudados al Contratista por la Unión o la Comunidad Europea de la Energía Atómica o ejecutando la garantía financiera, en los casos previstos en la cláusula I.4.
CLÁUSULA II.16 - CONTROL Y AUDITORÍA
II.16.1 El Órgano de Contratación y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude podrán realizar controles o auditorías de la ejecución del Contrato. Podrán efectuarlos, bien directamente por su personal, bien por medio de cualquier otro organismo externo autorizado en su nombre.
Estos controles y auditorías podrán iniciarse durante la ejecución del Contrato y por un periodo de cinco años que empezará a correr a partir de la fecha de pago del saldo.
Se considerará que el procedimiento de auditoría se ha iniciado en la fecha de recepción de la carta correspondiente enviada por el Órgano de Contratación. Las auditorías se realizarán de manera confidencial.
II.16.2 El Contratista conservará todos los documentos originales almacenados en cualquier medio adecuado, entre ellos originales digitales cuando estén autorizados por la legislación nacional y en las condiciones establecidas en la misma, por un periodo de cinco años que empezará a correr a partir de la fecha de pago del saldo.
II.16.3 El Contratista dará al personal del Órgano de Contratación, así como al personal externo autorizado por el mismo, el oportuno derecho de acceso a los sitios y locales donde se ejecute el Contrato y a toda la información, incluso en formato electrónico, necesaria para llevar a cabo esos controles y auditorías. El Contratista se asegurará de que la información esté disponible en el momento del control o auditoría y, cuando se solicite, que los datos que deban facilitarse se entreguen en la forma adecuada.
II.16.4 Basándose en las comprobaciones efectuadas durante la auditoría, se elaborará un informe provisional. Se enviará al Contratista, que dispondrá de un plazo de treinta días a partir de la fecha de recepción para presentar observaciones. El informe final se remitirá al Contratista en el periodo de los sesenta días siguientes a la expiración de dicho plazo.
Sobre la base de las conclusiones de la auditoría final, el Órgano de Contratación podrá recuperar la totalidad o parte de los pagos realizados y podrá tomar otras medidas que considere necesarias.
II.16.5 En virtud del Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades y del Reglamento (CE) n° 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 xx xxxx de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (XXXX), la OLAF también podrá realizar controles e inspecciones sobre el terreno con arreglo a los procedimientos establecidos por el Derecho de la Unión para la protección de los intereses financieros de la misma contra el fraude y otras irregularidades. Cuando proceda, las conclusiones podrán dar lugar a la recuperación de fondos por el Órgano de Contratación.