INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” – ICETEX-
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX-
PLIEGO DE CONDICIONES
CONTRATAR EL OUTSOURCING PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN, CONCILIACIÓN Y NOVEDADES DE CARTERA BAJO LAS POLITICAS Y PARAMETROS FIJADOS POR EL ICETEX
PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 003 DE 2012
BOGOTÁ D. C., AGOSTO DE 2012
Contenido
JUSTIFICACIÓN, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN 11
CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS 16
PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN” 16
1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN 17
1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA 17
1.2 ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO 17
1.2.3 REPORTES DE INFORMACIÓN 17
1.2.5 APOYO DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS 18
1.3 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE 19
1.4 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 19
1.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 19
1.8 DOCUMENTOS DE LA SELECCIÓN PÚBLICA 20
1.9 CONSULTA, OBSERVACIONES Y MODIFICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES 21
1.9.1 CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES 21
1.9.2 OBSERVACIONES DE LOS INTERESADOS AL PLIEGO 22
1.9.3 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES POR PARTE DEL ICETEX 22
1.9.4 MODIFICACIONES XXX XXXXXX MEDIANTE ADENDAS 22
1.10 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES 22
1.10.1 CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES 22
1.10.2 INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX 23
1.12 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS 24
1.13 CRONOGRAMA DE LA SELECCIÓN PÚBLICA 24
2 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 25
2.1. PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES 25
2.3. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES 25
2.4 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS 26
2.5. AUDIENCIA DE PRECISIÓN, ALCANCE Y CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES 27
2.6. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS 27
2.7. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS 28
2.8 SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 29
2.9 PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA 29
2.10 VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 29
2.10.2 ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS POR SOLICITUD DEL COMITÉ EVALUADOR 30
2.11 PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN 30
2.12 OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN 30
2.13.1 EFECTOS DE LA ADJUDICACIÓN 31
2.13.2 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO 31
2.13.3 RENUENCIA DEL PROPONENTE FAVORECIDO A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO 31
2.13.4 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO 32
2.14 ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA 32
2.15 DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS 32
2.16 DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA 32
3. REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN 34
3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO 34
3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO 35
3.2.1 PARÁMETROS FINANCIEROS EXIGIDOS 35
3.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN TÉCNICO 36
3.3.1 REQUISTOS DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 36
3.3.2 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO POR EL ICETEX PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS 36
3.3. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR 36
3.4.2 PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES DE NATURALEZA PRIVADA 37
3.4.3. PERSONAS JURÍDICAS DE NATURALEZA PÚBLICA 38
3.4.4. PERSONAS JURÍDICAS, PÚBLICAS O PRIVADAS, DE ORIGEN EXTRANJERO 38
3.4.6. PROPUESTAS CONJUNTAS 40
3.4.7. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR 40
4.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO 41
4.2 LAS ACTIVIDADES QUE COMPRENDEN LOS PROCESOS OPERATIVOS SON: 41
4.2.2.1 CONCILIACIÓN EN LA APLICACIÓN DE PAGOS (RECIBO ÚNICO Y RECAUDOS AUTOMÁTICOS QUE NO CARGARON EN LA CARTERA) 41
4.2.2.2 CÁLCULO DE PROVISIÓN Y ANÁLISIS DE VARIACIÓN DE SALDOS 41
4.2.2.3 VALIDACIÓN DE INTERFACES 42
4.2.2.4 CONCILIACIONES POST CIERRE 42
4.2.2.5 CONCILIACIÓN DE CARTERA 42
4.2.3.1 VALIDACIÓN DEL CARGUE DE LOS GIROS AL CRÉDITO DEL BENEFICIARIO 42
4.2.3.2 CONCILIACIÓN DONDE SE PUEDAN IDENTIFICAR SUBSIDIO AL SOSTENIMIENTO 42
4.2.3.3 APLICACIÓN DE GIROS AL SALDO DE LA CARTERA 42
4.2.3.4 IDENTIFICACIÓN DE GIROS PENDIENTES 43
4.2.3.5 CONCILIACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DE GIROS PENDIENTES 43
4.2.4 REPORTES DE INFORMACIÓN 43
4.2.4.1 REPORTES A CENTRALES DE RIESGO 43
4.2.4.2 REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES 43
4.2.4.4 REPORTE XXXXXXXX XXXXXXX ALIANZAS 43
4.2.5 APOYO DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS 44
4.2.5.1 PROYECCIÓN DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS INTERPUESTOS A TRAVÉS DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA 44
4.2.5.2 PROYECCIÓN DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS INTERPUESTOS A TRAVÉS DEL CONSUMIDOR FINANCIERO 44
4.2.5.3 PROYECCIÓN DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS INTERPUESTOS A TRAVÉS DE ACCIÓN DE TUTELA 44
4.2.5.4 PROYECCIÓN DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS INTERPUESTOS POR CENTRALES DE RIESGOS 44
4.2.6 XX XXXXXXXXX DE CARTERA 45
4.2.6.1 REFINANCIACIONES Y AMPLIACIÓN DE PLAZO 45
4.2.6.2 CONSOLIDACIÓN Y APLICACIÓN DE REINTEGROS 45
4.2.6.3 SOLICITUD DE REINTEGROS 45
4.2.6.4 DEVOLUCIONES POR REINTEGRO EN EXCESO 45
4.2.6.5 AJUSTE A TASAS DE INTERÉS POR INCONSISTENCIAS 45
4.2.6.6 RELIQUIDACIÓN DE OBLIGACIONES 45
4.2.6.7 CAMBIO DE FECHA DE VENCIMIENTO O DISMINUCIÓN DE PLAZO 46
4.2.6.8 PASO AL COBRO INDIVIDUAL 46
4.2.6.9 PASO AL COBRO MASIVO 46
4.2.6.10 DEVOLUCIÓN SALDOS A FAVOR 46
4.2.6.11 APLICACIÓN DE RECAUDOS 46
4.2.6.12 CIERRE PERÍODO ACADÉMICO 46
4.3 PROCEDIMIENTOS Y OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS 47
4.4 TIEMPOS DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS 49
4.5 MATRIZ “ENTREGABLES ESPECÍFICOS” 51
4.6 REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO: 55
4.6.1 REQUISITO DE EXPERIENCIA GENERAL 55
4.6.2 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO POR EL ICETEX PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS 55
4.6.3 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO 55
4.6.4 PERSONAL DE COORDINACIÓN: 55
4.6.5.1 DISPONIBILIDAD DE TIEMPO DENTRO DEL PROYECTO 57
4.6.5.2 ACTIVIDADES ADICIONALES 57
4.6.5.3 EXCLUSIÓN DE VINCULACIÓN LABORAL 57
4.6.5.4 PERFIL DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO 58
4.6.5.5 ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA 59
4.6.6 XXXXX XX XXXXXXXXX XXX XXXXXXXX 00
4.6.7 CONDICIONES DEL SERVICIO 60
5.1. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 61
5.2. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 63
5.3. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA 63
5.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DEL PROPONENTE 64
5.6. REGLAS DE SUBSANABILIDAD 64
5.7. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES 65
5.8. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES 65
5.9. DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LAS PROPUESTAS 65
5.9.1. DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO 65
5.9.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (ANEXO NO.1) 65
5.9.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 65
5.9.1.3. DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO (ANEXO NO. 2) O UNIÓN TEMPORAL (ANEXO NO.3) 66
5.9.1.4. CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE APORTES XX XXX EN SEGURIDAD SOCIAL (ANEXO NO.4) 67
5.9.1.5. DOCUMENTO QUE ACREDITE LA RESPONSABILIDAD FISCAL 68
5.9.1.6. DOCUMENTO QUE ACREDITE LA RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA 68
5.9.1.7. DOCUMENTO DE REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO 68
5.9.1.8. DOCUMENTO DE GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA 68
5.9.2. DOCUMENTOS DE ORDEN FINANCIERO 71
5.9.2.1. DOCUMENTO DE ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS 71
5.9.2.2. TARJETAS PROFESIONALES 71
5.9.2.3. CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 71
5.9.2.4. CERTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 72
5.9.2.5. DOCUMENTO DE DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS 72
5.9.2.6. DOCUMENTO DE DECLARACIÓN TRIBUTARIA DEL IMPUESTO XX XXXXX Y COMPLEMENTARIOS 72
5.9.2.7. OTROS DOCUMENTOS Y ASPECTOS FINANCIEROS 72
5.9.3. DOCUMENTOS REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO 73
5.9.3.2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE (ANEXOS 9 Y 12) 73
5.9.3.3. PERSONAL MÍNIMO DEL SERVICIO (DILIGENCIAR ANEXO NO. 8) 73
5.9.4. DOCUMENTOS DE ORDEN ECONÓMICO (ANEXO NO. 10) 73
5.9.4.1. VALIDEZ DE LA PROPUESTA ECONÓMICA 76
5.10. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS 77
6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 81
6.1. COMITÉ EVALUADOR Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN 81
6.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS HABILITANTES 82
6.3. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN FINAL DE LAS PROPUESTAS 82
6.3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS RECIBIDAS 82
6.3.2. CRITERIOS DE DESEMPATE 87
6.3.3. ÚNICA PROPUESTA RECIBIDA 88
8. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO 90
8.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO 90
8.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 91
8.6. OBLIGACIONES DE LAS PARTES 91
8.6.2. OBLIGACIONES DEL ICETEX 93
8.8. CLÁUSULA PENAL MORATORIA 95
8.9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 95
8.11. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA 95
8.12. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES 96
8.13. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 96
8.17. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO 97
8.18. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES 97
8.21. MULTAS Y PROCEDIMIENTO PREVIO PARA SU IMPOSICIÓN 98
8.22. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD 99
ANEXO NO 1. 100
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 100
ANEXO NO. 2 104
MODELO CONFORMACIÓN DE CONSORCIO 104
ANEXO NO. 3 106
MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN XXXXXXXX 000
XXXXX XX.0 000
MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES XXXXXXXXXXXX 000
XXXXX XX. 0 000
PACTO DE INTEGRIDAD 109
ANEXO NO. 6 111
CRONOGRAMA DEL XXXXXXX 000
XXXXX XX. 0 000
XXXXXXX XX XXX XXXXXXX XXXXXXXXXXX (1) (AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010) 113
ANEXO NO. 7 A 114
RESUMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS (2) (A 31 DE DICIEMBRE DE 2011) 114
ANEXO NO. 8 115
FORMATO DE COMPROMISO PARA EL OFRECIMIENTO DEL PERSONAL REQUERIDO 115
PERSONAL DE APOYO: 115
ANEXO NO. 9 118
RELACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 118
ANEXO NO. 10 PROPUESTA ECONÓMICA 119
ANEXO NO. 11 121
CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003) 121
ANEXO NO. 12 CRITERIOS DE EVALUACIÓN TECNICA 122
MODELO DE CERTIFICACIÓN DE AÑOS EXPERIENCIA ESPECÍFICA 122
ANEXO NO. 13 124
MODELO O PROYECTO DE MINUTA DE CONTRATO 124
1. Lea cuidadosamente el contenido de este documento.
2. Verifique que no esté incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad general ni especial o prohibición para contratar.
3. Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.
5. Proceda a reunir toda la información y documentación exigida y verifique la vigencia de aquella que la requiera.
6. Siga las instrucciones que se imparten en este pliego de condiciones para la elaboración de su propuesta.
7. Revise la póliza de garantía de seriedad de su ofrecimiento y verifique que:
o Sea otorgada a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS
TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX-.
o En ella debe figurar la razón social completa del tomador.
o El valor asegurado debe corresponder al fijado en este pliego de condiciones.
o El objeto y el número de la misma, debe coincidir con el de la propuesta que presenta.
o Debe venir suscrita por el TOMADOR- AFIANZADO.
o Debe ser expedida en formato “ENTRE PARTICULARES”.
8. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias, en la forma indicada en este pliego de condiciones.
9. Tenga presente la fecha y hora prevista para el cierre del presente proceso, EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO.
10. Toda consulta deberá formularse por escrito; no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Ningún convenio verbal con personal del ICETEX, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.
11. Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan al ICETEX para verificar toda la información que en ella suministren.
12. Cuando se presente falta de veracidad e inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, corroborada por EL ICETEX, la entidad podrá rechazar la propuesta y/o dar aviso a las autoridades competentes.
13. Las comunicaciones podrán ser enviadas por los proponentes a la dirección electrónica: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx; o por escrito a la Xxxxxxx 0 Xx 00 – 32 primer piso, Oficina de Correspondencia del ICETEX.
14. Suministre toda la información requerida por EL ICETEX.
00.Xx presentación de la propuesta, por parte del proponente, constituye evidencia que estudió completamente el presente pliego de condiciones y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias a las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo y adecuado para identificar el alcance de la Selección Pública del Contratista N°003-2012, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.
16. Asegúrese de no estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República ni tener antecedentes Disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación.
17. Asegúrese de estar al día en los pagos de sus aportes al sistema general de seguridad social integral, así como en el pago de multas por cualquier concepto (Ministerio de Protección Social) ya que EL ICETEX se reserva el derecho de verificar la información suministrada.
18. El uso del logotipo de la Entidad es privativo de la misma, por lo tanto le sugerimos abstenerse de presentar ofertas con papel que lo contenga.
19. Revise y tenga presente las causales de rechazo de la propuesta.
JUSTIFICACIÓN, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, se transformó mediante la Ley 1002 de 2005, en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio vinculado al Ministerio de Educación Nacional. Los derechos y obligaciones que se encontraban en cabeza de ICETEX como establecimiento público del orden nacional continúan a favor y a cargo del mismo con su nueva naturaleza jurídica.
El plan estratégico institucional de ICETEX para la presente vigencia está enfocado en la contribución a las políticas del orden Nacional, mostrando resultados en el fortalecimiento del Sistema de Educación Superior en Colombia en los cuales se busca disminuir la deserción estudiantil, fortalecer la política social de crédito educativo en la población más vulnerable, entregar subsidios de sostenimiento para los estudiantes registrados en el Sisbén, aplicación de nuevos esquemas de interés partiendo del IPC, condonación del 25% de los créditos por graduación y condonación total del crédito para los estudiantes que obtengan los mejores resultados de las pruebas Saber – Pro y periodos xx xxxxxx como plazo para que los estudiantes se vinculen al sector productivo.
Desde esta perspectiva ICETEX continúa trabajando para garantizar la eficiencia del sector; mejorar el modelo de servicios, fortalecer los canales de servicio y medios de atención a los ciudadanos que requieren atención a nivel nacional, asegurar los procesos de calidad de la entidad prestando servicios efectivos y eficientes y garantizar los índices de satisfacción e imagen de nuestra Entidad.
1. OPERACIONES DE CARTERA
El ICETEX registra al cierre del mes de Julio de 2012, 303.898 obligaciones vigentes con un saldo de capital de $2.194.893 millones distribuido en las siguientes modalidades:
CARTERA ACTIVA | JULIO 11 | JULIO 12 | ||||
LINEA | No. De créditos en Estudios | No. De créditos en Amortización | Total Créditos | No. De créditos en Estudios | No. De créditos en Amortización | Total Créditos |
ACCES | 114.247 | 74.385 | 188.632 | 138.773 | 75.159 | 213.932 |
PREGRADO MEDIANO PLAZO | 37.110 | 4.551 | 41.661 | 44.469 | 5.478 | 49.947 |
POSGRADO PAIS | 12.551 | 5.626 | 18.177 | 14.242 | 6.630 | 20.872 |
EXTERIOR | 4.851 | 4.014 | 8.865 | 5.964 | 4.482 | 10.446 |
OTRAS | 1.437 | 9.342 | 10.779 | 1.488 | 5.955 | 7.443 |
MODALIDADES TRADICIONALES | ||||||
CURSO SUBOFICIAL | 349 | 11 | 360 | 999 | 70 | 1.069 |
PAIS MEJORES ECAES | 126 | 24 | 150 | 151 | 38 | 189 |
Total general | 170.671 | 97.953 | 268.624 | 206.086 | 97.812 | 303.898 |
Fuente: Detalle xxxxx xxxxxx xxxxx 0000 Xxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxx 0000
En el xxxxx xx Xxxxx 2011 la cartera presentaba 268.624 obligaciones vigentes con un saldo total de
$1.898.161 millones, con lo cual se observa al xxxxx xx Xxxxx 2012 un crecimiento en obligaciones de 13,1% y en saldo de 15,6%.
En cuanto a la cartera castigada, al cierre del mes de Julio de 2012 se registran 27.264 obligaciones con un saldo total de capital de $153.473 millones de pesos que por modalidades de crédito se presentan a continuación:
CARTERA XXXXXXXXX | XXXXX 00 | XXXXX 00 |
LINEA | No. de créditos | No. de créditos |
ACCES | 16.743 | 13.194 |
OTRAS MODALIDADES TRADICIONALES | 7.551 | 6.406 |
PREGRADO MEDIANO PLAZO | 6.583 | 5.735 |
POSGRADO PAIS | 1.858 | 1.368 |
EXTERIOR | 533 | 498 |
TITULOS - TAE | 113 | 62 |
PAIS MEJORES ECAES | 2 | 1 |
Total general | 33.383 | 27.264 |
Fuente: Detalle xxxxx xxxxxxxxx xxxxx 0000 / | ||
Fuente: Detalle xxxxx xxxxxxxxx xxxxx 0000 |
CONSTITUCIÓN DE CARTERA
Los créditos otorgados por el Instituto, constituyen cartera a partir del desembolso efectivo del crédito para lo cual se deben liquidar conforme a las condiciones de cada una de las líneas y modalidades relacionadas anteriormente. En la actualidad la cartera de créditos es administrada en dos sistemas de información, así: las operaciones de crédito otorgadas con recursos propios en el sistema C&CTEX, los créditos otorgados por Fondos en Administración en el sistema Cobol.
Los créditos de modalidades tradicionales fueron migrados de la plataforma Cobol a C&CTEX a partir xx xxxxxx del año 2008, culminando en el mes de julio de 2009, con el propósito de unificar la administración de la cartera bajo una sola plataforma, este proceso se originó para dar solución a los siguientes aspectos:
• Aprovechar la infraestructura tecnológica creada con motivo de la integración del sistema de cartera C&CTEX con el sistema contable Apoteosys.
• Consolidar la cartera en una base de datos que permita la generación ágil y oportuna de estadísticas de diversa índole solicitadas por dependencias internas, entes externos reguladores y/o particulares.
• Unificar los créditos mediano plazo en un solo código de análisis para mayor control y claridad para el beneficiario
• Tener mejor control presupuestal y contable de la cartera.
• Facilitar la migración de datos a una plataforma más robusta y definitiva, dado que hasta ahora se han resuelto problemas puntuales en cuanto a los procesos de crédito y cartera con la administración en C&CTEX.
2. JUSTIFICACIÓN
Los procesos de administración de cartera son dinámicos y permanentes, toda vez que periódicamente requieren la ejecución de procesos y novedades a las operaciones de crédito, con el propósito de actualizar los saldos y estados de las obligaciones buscando así brindar un servicio acorde con las necesidades de los clientes, de las diferentes áreas del Instituto y entes externos que requieran información sobre la cartera de créditos del ICETEX, razón por la cual se deben aplicar transacciones que permitan:
• Depuración de datos
• Procesos de aplicación de giros y recaudos.
• Novedades de cartera
• Ajustes a transacciones
• Pruebas de desarrollos por nuevas transacciones
• Consolidación de datos para ejecución de procesos masivos
• Conciliación y contabilización de operaciones
• Reportes contables
• Ajustes a la migración por registros errados o mal liquidados en la plataforma de originación de los créditos.
Actualmente, las labores operativas para la administración de la cartera del ICETEX, son las siguientes:
:
I. Administración de la cartera: a. Validación de la aplicación de recaudos; b. Cierre de cartera y generación de informes; c. Conciliaciones de Xxxxxxx; d. Validación obligaciones por Cierre Período Académico; e. Validación de calificación de obligaciones según comportamiento de pago.
II. Gestión de recuperación y cumplimiento de operaciones: a. Actualización xx xxxxxxxxx por cobro pre jurídico; b. Validación y generación de reportes de obligaciones susceptibles a castigar; c. Revisión de los procesos de verificación para la devolución del saldo a favor; d. Proyección de las certificaciones de deuda en cero.
III. Novedades de cartera, verificación y aplicación de las novedades relacionadas con: a. Refinanciación y ampliación de plazo; b. Consolidación y aplicación de reintegros; c. Solicitud de reintegros a las IES; d. Devoluciones a IES por reintegro en exceso; e. Cambio de tasas de interés; f. Reliquidación de operaciones; g. Cambio de fecha de vencimiento o disminución de plazo; h. Paso al cobro individual y masivo, reversión de planes de pago.
IV. Reportes de información: a. Reportes a Centrales de Riesgo; b. Respuesta a requerimientos, de entes judiciales, de control y vigilancia.
V. Giros: a. Análisis del impacto de los Giros; b. Afectación de Xxxxxxx a través de Giros; c. Verificación de Giros.
Teniendo en cuenta el alto volumen de transacciones que se deben ejecutar en la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, el Icetex requiere del apoyo de personal externo especializado que adelante dichas labores, ya que mientras no exista un aplicativo más robusto, el personal de planta es insuficiente para atender el número de operaciones a cargo de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza.
Así las cosas, se hace necesario contratar una firma que suministre la ejecución de los procesos operativos en la administración, conciliaciones y novedades de cartera, por un periodo de 24 meses, con lo cual se cumpla con los tiempos estimados de respuesta en los asuntos escalonados por Atención al Usuario, se adelanten los procesos de cierres y conciliación de cartera dentro de los tiempos y se emitan las respuestas oportunas a los requerimientos efectuados ante entes judiciales, de control y vigilancia que se encuentran a cargo del Grupo de Cartera de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza.
Requerimientos recibidos en el último año:
Mes | Defensor | Tutelas | Superfinanciera | TOTAL |
may-11 | 155 | 38 | 16 | 209 |
jun-11 | 166 | 29 | 24 | 219 |
jul-11 | 101 | 51 | 28 | 180 |
ago-11 | 157 | 37 | 47 | 241 |
sep-11 | 159 | 41 | 33 | 233 |
oct-11 | 156 | 31 | 38 | 225 |
nov-11 | 187 | 47 | 37 | 271 |
dic-11 | 183 | 47 | 44 | 274 |
ene-12 | 190 | 33 | 31 | 254 |
feb-12 | 195 | 28 | 35 | 258 |
mar-12 | 206 | 41 | 44 | 291 |
abr-12 | 255 | 31 | 24 | 310 |
may-12 | 251 | 46 | 41 | 338 |
300
Requerimientos Atendidos Mayo/11 - Mayo/12
250
200
Defensor
150
Tutelas
100
Superfinanciera
50
0
may-11 jun-11 jul-11 ago-11 sep-11 oct-11 nov-11 dic-11 ene-12 feb-12 mar-12 abr-12 may-12
4. NECESIDADES A SATISFACER POR PARTE DEL PROPONENTE
Dentro de la nueva situación jurídica de la entidad, a partir de su transformación en entidad financiera de carácter especial, se configuran nuevas necesidades de servicio, y a su vez nuevas responsabilidades, tales como el hecho de ser vigilados por la Superintendencia Financiera, y adicionalmente se requirió instituir una Revisoría Fiscal y la figura del Defensor del Consumidor Financiero.
El ICETEX velando por el efectivo desarrollo de la administración de la cartera debe adelantar las gestiones necesarias para llevar a cabo cada uno de los procesos y procedimientos que conlleven a presentar a sus clientes los saldos actualizados de operaciones de créditos, suministro de información sobre la cartera de créditos de manera precisa y oportuna a las áreas internas y entes externos que la requieran. Para ello, en el alcance del objeto, señalado en el numera 1.2 xxx Xxxxxx de Condiciones, el Icetex dará a conocer las actividades desarrolladas en los procesos y procedimientos correspondientes a la Administración de la Cartera y aquellos de cobranza que tienen relación con la cartera:
CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS
El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Artículo 29 del nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”
En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción” a través de los números telefónicos: (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000; vía fax al número telefónico (0) 0000000; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 018000913040 o (0)0000000; en el correo electrónico: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; correspondencia o personalmente, en la Xxxxxxx 0 Xx. 00
– 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.
El proponente deberá diligenciar el Anexo No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD el cual hace parte de los documentos jurídicos habilitantes.
1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN
1.1 OBJETO DE LA SELECCIÓN PÚBLICA
El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx”
-ICETEX, es una entidad financiera de naturaleza especial, con régimen legal propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley N°2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N°3155 de 1968 y transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007,invita a todos los interesados en participar del proceso de selección No 03 de 2012, cuya finalidad consiste en recibir propuestas para prestar al ICETEX el servicio especializado de Outsourcing, para la ejecución de los proceso operativos en la administración, conciliación y novedades de cartera, bajo las políticas y los parámetros fijados por el ICETEX:
1.2 ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del contrato comprende las actividades operativas que se relacionan a continuación, las cuales serán descritas en el capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones donde se darán a conocer “Las Especificaciones Técnicas” del Objeto de la presente contratación:
- Conciliación en la aplicación de pagos (Recibo Único y Recaudos Automáticos que no cargaron en la cartera)
- Cálculo de provisión y análisis de variación de saldos
- Validación de interfaces
- Conciliaciones post cierre
- Conciliación de Xxxxxxx
- Validación del cargue de los giros al crédito del beneficiario
- Conciliación donde se puedan identificar subsidio al sostenimiento
- Aplicación de giros al saldo de la cartera
- Identificación de Giros pendientes
- Conciliación para la identificación de giros pendientes
- Reportes a Centrales de Riesgo
- Reporte de operaciones inusuales
- Reporte BDME
- Reporte Xxxxxxxx Xxxxxxx Alianzas
- Refinanciaciones y Ampliación de plazo
- Consolidación y aplicación de reintegros
- Solicitud de reintegros
- Devoluciones por reintegro en exceso
- Ajuste a tasas de interés por inconsistencias
- Reliquidación de obligaciones
- Cambio de fecha de vencimiento o disminución de plazo
- Paso al cobro individual
- Paso al cobro masivo.
- Devolución Saldos a favor
- Aplicación de Recaudos
- Cierre Período Académico
- Congelamiento
1.2.5 APOYO DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS
- Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de la Superintendencia Financiera
- Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través del Consumidor Financiero
- Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de Acción de Tutela
- Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos por Centrales de Riesgos
- Proyección de respuestas a OTROS requerimientos (Entes judiciales, de control y vigilancia; Solicitudes xx Xxxxx de Cobranza; Solicitudes de información a través de los supervisores del Contrato)
1.3 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso de selección pública se regirá por la Constitución Política, especialmente por los principios consagrados en sus Artículos 209 y 267, por el Artículo 8° de la Ley 1002 de 2005, por medio del cual se transformó el Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial; los Artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos” y por los Artículos 9° y siguientes del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No.007 del 22 de febrero de 2008, “por medio del cual se incorporó el Manual de Contratación del Icetex”, así como la Ley 1474 de 2011, ”por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y el Decreto Ley 019 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones y procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, los artículos 9° y siguientes del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 007 del 22 de febrero de 2008, “por medio del cual se incorporó el Manual de Contratación del Icetex”,
1.4 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El contrato que se firme derivado de la presente selección pública del contratista, será pagado con recursos del presupuesto del ICETEX, correspondiente a la vigencia 2012, y vigencias futuras 2013, y 2014.
Toda vez que el ICETEX busca adjudicar el presente proceso de selección, para establecer el valor calculado de la contratación, tomó en cuenta los precios históricos de contratos ejecutados en la Entidad: consideró además sus costos directos e indirectos, tales como el monto de los impuestos, y demás gastos inherentes a la ejecución del objeto contractual, todo lo anterior con el fin de calcular los precios xxx xxxxxxx del contrato a celebrar, en la forma como se señalará en el Pliego de Condiciones y en el Anexo “DE LA PROPUESTA ECONÓMICA” No. 10.
1.5 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo total del contrato será de veinticuatro meses (24), contados a partir de la suscripción del acta de inicio que imparta para el efecto el ICETEX, la cual será suscrita por las partes, una vez perfeccionado el contrato, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización del contrato.
1.6 FORMA DE PAGO
EL ICETEX cancelará el valor del contrato en mensualidades vencidas, previa presentación de la factura correspondiente, conforme al servicio efectivamente prestado que debe soportarse con el informe de entregables definidos en la matriz de entregables establecida en el numeral 4,4 del capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones..
El contratista deberá acompañar el acta de recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor del contrato.
Cada pago deberá contar con la certificación expedida por su Revisor Fiscal o Representante Legal, en la que certifique que se encuentra al día en el pago de los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral en pensión y salud, así como los propios xxx XXXX, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N°007 del 22 de febrero de 2008 (Manual de Funciones del ICETEX), acompañados del acta de recibo a satisfacción de los servicios e entregables definidos por la Supervisión del contrato.
El Icetex se encuentra facultado para realizar las verificaciones al lugar donde el contratista adelantará las labores contratadas, y podrá solicitar los soportes adicionales que estime convenientes en los que se evidencie el cumplimiento de los procesos asignados.
En cada uno de los documentos soportes para el pago de las gestiones, se presentará la certificación de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor del contrato.
Los pagos se harán mediante transferencia electrónica a la cuenta que el CONTRATISTA determine para tal fin
1.7 ENTIDAD CONTRATANTE
La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx” - ICETEX, entidad financiera de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley N°2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N°3155 de 1968 y transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007.
1.8 DOCUMENTOS DE LA SELECCIÓN PÚBLICA
Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.
Pliego de condiciones de la selección pública del Contratista.
Publicación xxx xxxxxx en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx
Consolidado de observaciones al pliego de condiciones.
Publicación de la respuesta a las observaciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx
Adendas (si las hubiere).
Publicación de los adendas en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx (si las hubiere).
Acta de cierre del plazo para presentar propuestas y apertura de las mismas.
Informe de evaluación.
Consolidado de observaciones a los informes de evaluación (si las hubiere).
Informe final y decisión de adjudicación.
1.9 CONSULTA, OBSERVACIONES Y MODIFICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES
1.9.1 Consulta xxx Xxxxxx de Condiciones:
Cualquier persona podrá consultar el pliego de condiciones, de manera gratuita, en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha señalada en el Cronograma del Proceso que figura en el Anexo No. 6 xxx Xxxxxx de Condiciones
No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para El ICETEX cualquier pronunciamiento verbal.
1.9.2 Observaciones de los interesados al Pliego:
Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones, cuando se le presenten dudas sobre la interpretación, significado y alcance de las especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, o advierta la presencia de errores o contradicciones que le impida formular su propuesta.
Las observaciones podrán ser presentadas hasta los cinco (5) días calendario, inmediatamente anteriores a la fecha señalada en el Cronograma del Proceso ANEXO No.6 para el cierre y recepción de propuestas.
1.9.3 Respuesta a las Observaciones por parte del ICETEX:
El ICETEX dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en su página Web, hasta la fecha prevista en el cronograma del proceso. Las áreas o dependencias técnicas que se requieran según cada caso, serán las encargadas de sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados en el proceso contractual.
1.9.4 Modificaciones xxx Xxxxxx mediante Adendas:
El ICETEX tiene la facultad de modificar el pliegos de condiciones mediante Adendas, que serán publicada en su página Web, hasta dentro de los tres (3) días anteriores al cierre del proceso, en días hábiles y horarios laborales, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.”Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”
1.10 CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES
1.10.1 Contenido xxx Xxxxxx de Condiciones:
El pliego de condiciones, sus anexos y adendas, describe detallada y claramente, el objeto a contratar, los requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos, financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las propuestas y su evaluación y ponderación, así como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del contrato, los factores para establecer los precios xxx xxxxxxx, la forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su propuesta.
1.10.2 Interpretación xxx Xxxxxx:
Todos estos factores deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo tanto, el pliego de condiciones es uno con, los anexos, formatos y adendas.
Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva responsabilidad.
El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.
Con la presentación de la propuesta, el proponente manifiesta que estudió el pliego de condiciones, sus anexos, formatos, adendas, comunicaciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los servicios objeto de la convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Acuerdo 007 de 2008 que contiene el Manual de Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables..
1.11 CORRESPONDENCIA
Para efectos de la radicación de cualquier documento o comunicación dirigida al ICETEX en desarrollo del presente proceso, los proponentes deberán tener en cuenta que para que dichos documentos sean considerados por la Entidad, es necesario que éstos cuenten con el adhesivo (sticker) a través del aplicativo mercurio, el cual contiene número de radicación, fecha y hora asignado en la ventanilla de correspondencia, único punto válido de radicación de correspondencia de la Entidad, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, que atiende en jornada continua de las 8:00 horas a 17:45 horas - de lunes a viernes, excepto festivos.
1.12 COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
EL ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 26 del Acuerdo N°007 del 22 de Febrero de 2008, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones. De igual forma se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx así como en la Secretaría General en donde estará disponible toda la información del proceso para los proponentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.
1.13 CRONOGRAMA DE LA SELECCIÓN PÚBLICA
Ver Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).
2 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
2.1. PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES
El pliego de condiciones será publicado, y podrá ser consultado gratuitamente, en la página Web xxx.xxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).
Así mismo se encontrará disponible, de manera física, en la Secretaría General del ICETEX ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, donde podrá ser consultado personalmente en el horario de 8:00 horas a 17:45 horas - de lunes a viernes, excepto los días festivos.
No son admitidas las consultas telefónicas y no tendrá fuerza vinculante para la entidad cualquier pronunciamiento verbal por parte de funcionarios de la misma.
2.2. APERTURA DEL PROCESO
2.3. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES
Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones, hasta cinco (5) días calendario anteriores a la fecha señalada en el cronograma para el cierre y recepción de propuestas.
Estas observaciones deberán enviarse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. EL ICETEX dará las correspondientes respuestas, en la fecha establecida en el cronograma del proceso.
Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y cuando:
Hayan sido radicadas en EL ICETEX dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, desde la fecha de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada en el cronograma para el cierre del plazo de recepción de las propuestas.
Se indique claramente el numeral xxx xxxxxx de condiciones, que se solicita modificar y el fundamento de la solicitud.
Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada, la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.
Las consultas y respuestas no suspenderán el plazo para la presentación de las propuestas.
En ningún caso habrá aclaraciones ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.
Corresponde a todos los interesados en el presente proceso de selección informarse de todas las modificaciones y hacer seguimiento al proceso por los medios electrónicos mencionados.
EL ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los proponentes para enviar sus observaciones al pliego de condiciones y demás documentos publicados por la entidad.
EL ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos que estén a su alcance, para notificar las respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración xxx xxxxxx de condiciones, así como los demás documentos publicados por la Entidad.
2.4 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS
El ICETEX responderá dentro del término señalado en el cronograma, y dando cumplimiento al principio de economía y celeridad previsto en el Artículo 209 de la Constitución Política, las solicitudes de aclaración y/o modificación que cumplan con los siguientes requisitos:
2.4.1 Que con ellas no se presenten alternativas o excepciones que condicionen la adjudicación.
2.4.2 Que hayan sido radicadas en el ICETEX, dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx desde la fecha de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada en el cronograma para el cierre del plazo de recepción de las propuestas.
2.4.3 Que se indique claramente el numeral xxx xxxxxx de condiciones, que se pretende sea aclarado o modificado y la fundamentación de la solicitud de aclaración.
2.4.4. Que se indique claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona que las envía, en qué condiciones actúa frente al interesado y su dirección física y electrónica.
El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los oferentes para enviar sus observaciones, preguntas, solicitudes de aclaración o comentarios al pliego de condiciones y al informe de evaluación.
El ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar la respuesta a las observaciones y a las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones, así como a las observaciones presentadas al informe de evaluación.
Si con ocasión de las observaciones efectuadas por los interesados al pliego de condiciones se evidencia la necesidad de modificar alguna(s) de las condiciones o especificaciones señaladas, el ICETEX modificará el pliego mediante adendas.
La Entidad sólo expedirá ADENDAS hasta tres (3) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, la publicación de éstas adendas se realizará en días hábiles y horarios laborales, dando aplicación a lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.
La fecha y hora de recepción en el ICETEX de correos electrónicos enviados por interesados o proponentes, serán las registradas en el servidor del ICETEX o del portal (según el caso) en el momento de ingreso de cada correo electrónico; serán tenidos en cuenta todos correos que lleguen siempre y cuando se encuentren dentro del horario de atención al usuario del ICETEX.
En consecuencia, será responsabilidad de los oferentes e interesados el adoptar las medidas pertinentes para que los correos electrónicos que envíen, sean recibidos en el ICETEX dentro los plazos y hora límite establecida en este Pliego de Condiciones.
2.5. AUDIENCIA DE PRECISIÓN, ALCANCE Y CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES
En la fecha señalada en el cronograma del proceso (Anexo No. 6), se realizará una audiencia pública en el Auditorio del 2º piso del Edificio del ICETEX, ubicado la Xxxxxxx 0 Xx 00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X., con el fin de precisar el alcance, y contenido xxx xxxxxx de condiciones. De tal audiencia se elaborará y suscribirá el acta respectiva.
2.6. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS
El plazo para la entrega de propuestas es aquel comprendido entre la fecha señalada para la apertura del presente proceso de selección y la fecha establecida en el cronograma para el cierre de la misma, señalado en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).
Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo solicite un número plural de posibles proponentes y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente participación de proponentes.
En todo caso, de conformidad con el artículo 89 de la ley 1474 de 2011, las adendas mediante las cuales se prorrogue el plazo para la entrega de propuestas, se publicarán únicamente dentro de los tres
(3) días anteriores a la fecha del cierre de la selección pública. Esta publicación solo se hará en días hábiles y horarios laborales, tal como el pliego de condiciones lo establece en su numeral 2.9
2.7. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS
Las personas interesadas en participar en el presente proceso de selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso) radicándolas por escrito en la ventanilla de correspondencia del ICETEX ubicada en el Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.
La verificación de la fecha y hora de entrega de las propuestas se hará a través del sistema de gestión documental MERCURIO, en el cual queda registrada de manera automática la fecha y hora de recibo de toda la correspondencia que se recibe de manera personal en la Sede Principal del ICETEX.
2.7.1 Acta de Cierre
Vencido el plazo señalado en el inciso anterior, se trasladarán las propuestas recibidas a la Sala de Juntas de la Secretaría General del ICETEX, en donde se levantará un acta suscrita por los funcionarios asistentes, en la que constará el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la propuesta y se verificará que las propuestas cumplan con los requisitos exigidos en el presente Capítulo xxx xxxxxx de condiciones y se consignarán las observaciones correspondientes.
Las propuestas presentadas después de la fecha y hora establecida para el cierre del presente proceso de selección no serán tenidas en cuenta para el proceso de evaluación.
2.7.2 Hora Legal
La Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio, link xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/ de acuerdo con lo establecido en el Numeral 5 del Artículo 20 del Decreto 2153 de 1992 y en la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "la Superintendencia de Industria y Comercio, mantiene, coordina y da la hora legal Colombiana”.
Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se entreguen oportunamente, en la fecha y lugar indicados en este pliego de condiciones. En ningún caso EL ICETEX se hará responsable del retardo de los proponentes en la entrega de sus propuestas, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el prever el cumplimiento del horario y sitio establecido.
2.7.3 Retiro de Propuestas
El proponente podrá solicitar el retiro de su propuesta mediante escrito dirigido al ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha prevista para el cierre del proceso de selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de propuestas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la propuesta del proponente que solicitó el retiro y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas.
2.8 SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
El proceso de selección podrá ser suspendido por EL ICETEX cuando a juicio de éste se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la culminación del proceso.
2.9 PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA
El plazo del proceso de selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el primer día de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha prevista para la entrega de las propuestas indicada en este pliego, podrá prorrogarse por EL ICETEX antes del vencimiento del mismo.
Cualquier prórroga del plazo de cierre del proceso de selección por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, será comunicada a los interesados por medio de adendas que harán parte del presente Pliego de Condiciones, que se podrán expedir hasta tres (3) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, y serán publicadas en días hábiles y horarios laborales, en consonancia con lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.
2.10 VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
2.10.1 Comité Evaluador
Las propuestas serán estudiadas y analizadas por un Comité Evaluador nombrado por la Presidenta del ICETEX y recomendará a la misma Presidenta, adjudicar o declarar desierto el presente proceso.
El Comité Evaluador designado por el ICETEX verificará y/o evaluará las propuestas, según lo previsto en el presente pliego de condiciones y teniendo en cuenta los criterios de capacidad jurídica, experiencia, capacidad técnica y capacidad financiera de los proponentes.
El Comité evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada por todos los miembros del Comité al finalizar la sesión correspondiente. Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo a lo contemplado en el numeral denominado “Evaluación de las propuestas” del presente pliego de condiciones.
El Comité evaluador presentará a la Secretaria General el Acta para que, una vez haya sido objeto de examen conjunto por ésta y por el Comité Evaluador, la Secretaría elabore el informe de evaluación, que será publicado en la página web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término de tres (3) días hábiles para que los proponentes durante dicho plazo presenten observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX.
2.10.2 Aclaraciones a las Propuestas Presentadas por solicitud del Comité Evaluador
De conformidad con el Artículo 14 del Acuerdo N°007 del 22 de Febrero de 2008 aprobado por la Junta Directiva del ICETEX (Manual de Contratación), el Comité Evaluador podrá solicitar por escrito al proponente hasta el momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas, sin que por ello pueda el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta, ni el ICETEX hacer variación alguna a los términos de la misma o violar los principios fundamentales que rigen el presente proceso de selección.
El ICETEX se sujetará a las respuestas dadas por los proponentes frente a las aclaraciones estrictamente solicitadas.
Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito, estas últimas dentro del plazo previsto en la respectiva solicitud, so pena que su incumplimiento por parte del proponente requerido, generen el rechazo de la propuesta.
2.11 PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN
La Secretaría General del ICETEX publicará el informe de evaluación en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término de tres (3) días hábiles, para que los oferentes, dentro de dicho término, presenten las observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX.
2.12 OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN
Los proponentes, cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, podrán contestar tales observaciones en un plazo de dos (2) días calendario contados a partir de la publicación en la página web del ICETEX de la respectiva observación. Los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas.
Contestadas las observaciones y con base en el informe del Comité Evaluador, la Secretaría General producirá conjuntamente con este Comité, un informe final en los términos del Artículo 9 del Acuerdo N° 007 del 22 de Febrero de 2008 (Manual de Contratación del ICETEX), en el cual se recomendará al representante legal de la Entidad, la adjudicación o no del contrato.
2.13 ADJUDICACIÓN
Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor y se le adjudicará el contrato al proponente que obtenga el mayor puntaje, siempre que el mismo no sea inferior a Sesenta (60) PUNTOS.
La adjudicación del proceso de selección se realizará de conformidad con lo establecido en el Literal f del Artículo 9° del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de Febrero de 2008).
Con base en el informe de evaluación, el Representante Legal de la entidad, o su delegado, comunicará al proponente seleccionado la adjudicación del contrato.
2.13.1 Efectos de la Adjudicación
La adjudicación obliga tanto al ICETEX como al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que la propuesta adjudicada se obtuvo por medios ilegales, EL ICETEX podrá revocar su decisión de adjudicación y podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar si lo hubiere.
2.13.2 Suscripción del Contrato
Una vez comunicada la adjudicación, el proponente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación.
2.13.3 Renuencia del Proponente Favorecido a la Suscripción del Contrato
En caso que el proponente seleccionado se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía, y se adjudicará el contrato al proponente calificado en segundo lugar, si lo hubiere, siempre que tuviere un puntaje mínimo de sesenta (60) puntos.
2.13.4 Legalización del Contrato
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes del plazo señalado por el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del contrato. Dentro de este término, el proponente adjudicado debe constituir las garantías exigidas para la legalización del mismo así como y cancelar los impuestos a que hubiere lugar.
2.14 ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA
En caso que no sea posible la adjudicación, el ICETEX declarará desierto el presente proceso de selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones señaladas en este pliego de condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten propuestas, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.
En el evento de declaratoria de proceso desierto, y si persiste para EL ICETEX la necesidad de contratar el servicio objeto del presente proceso, se adelantará dicha contratación conforme lo dispuesto en el Literal c) del Artículo 11 del Manual de Contratación del ICETEX.
2.15 DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS
Una vez finalizado el proceso de selección, los proponentes no favorecidos con la adjudicación del contrato podrán acercarse a la Secretaría General del ICETEX, para reclamar las copias de sus propuestas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se expida el acto de adjudicación del proceso. Si no se acercaren a reclamar las copias de sus propuestas dentro del plazo señalado, EL ICETEX procederá al archivo de la propuesta original y a la destrucción de las copias.
2.16 DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Al(los) adjudicatario(s) del contrato no se le devolverá(n) la Garantía de Seriedad de la Propuesta, sino hasta tanto éste(os) haya(n) cumplido a cabalidad con los requisitos previos de perfeccionamiento del
contrato celebrado, siempre que haya sido aprobada la Garantía del contrato. A los demás proponentes, se les devolverá después del perfeccionamiento del contrato celebrado con el(los) adjudicatarios del proceso de selección. El ICETEX pondrá a disposición de los demás proponentes la Garantía de Seriedad de la propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación.
En el evento que se declare desierto el proceso de selección, el ICETEX pondrá a disposición de los proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.
3. REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN
Los requisitos mínimos de participación de carácter jurídico, financiero y técnico, determinaran si la propuesta presentada es hábil o no hábil para efecto de ser evaluada y calificada.
Para presentar propuesta el proponente deberá cumplir previamente con los siguientes requisitos mínimos:
3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO
3.1.1 Tener la calidad de persona natural o jurídica debidamente constituida e inscrita en la correspondiente Cámara de Comercio. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir con este requisito.
3.1.2 Tener incluido en su objeto social, las actividades que comprenda: Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros, lo cual se acreditará con la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la totalidad de los integrantes de los mismos deberán acreditar este requisito.
3.1.3 Haber sido constituida como mínimo dos (2) años antes de presentar la propuesta. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir con este requisito.
3.1.4 Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.
3.1.5 No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Se deberá acreditar este requisito tanto por la persona jurídica como por su Representante Legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar, en forma independiente, este requisito tanto por la empresa como por el Representante Legal de cada uno de los consorciados o unidos temporalmente.
3.1.6 No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni prohibiciones para contratar consagradas en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 127 de la Constitución Política de Colombia y en los demás eventos de prohibición previstos en la Ley 610 de 2000, en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 007 de febrero de 2008 y en las demás normas vigentes relacionadas con esta materia, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Artículos 0, 0, 0, 0,
0, 00 de la Ley 1474 de 2011, y demás normas pertinentes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX.
3.1.7 Acreditar que el Representante Legal del proponente ha sido facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato, mediante documento expedido por el órgano social competente, en caso de que tenga limitaciones en tal sentido.
En la carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1) el proponente debe afirmar bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende cumplido con la presentación de la propuesta, que no se halla incurso en ninguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad previstas en la constitución y en ley.
3.1.8. No encontrarse registrar sanciones de tipo disciplinario, de acuerdo con la consulta que se realice en la Procuraduría General de la Nación.
3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO
3.2.1 Parámetros Financieros Exigidos
El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros:
- Una razón corriente igual o mayor a una (1) vez,
- Un capital de trabajo igual o superior al 10% del valor total de su propuesta económica,
- Un nivel de endeudamiento total máximo del 70% y
- La Rentabilidad del patrimonio con resultado positivo.
Los anteriores indicadores financieros deben cumplirse en los dos períodos de análisis: Diciembre 31 de 2010 y Diciembre 31 de 2011.
En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante, previamente establecido en el documento del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de verificación y se ubicarán en el rango respectivo.
Para verificar los indicadores financieros estipulados, se utilizarán las siguientes fórmulas:
Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula: RAZÓN CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE.
Para verificar el capital de trabajo se aplicará la siguiente fórmula: CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE
Para verificar el nivel de endeudamiento se aplicará la siguiente fórmula:
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100
Para verificar la rentabilidad del patrimonio se aplicará la siguiente fórmula: RENTABILIDAD = UTILIDAD NETA / PATRIMONIO
3.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN TÉCNICO
3.3.1 REQUISTOS DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
3.3.1.1. Experiencia General:
El proponente debe demostrar una experiencia general mínima de DOS (2) años, contados con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta o cierre del presente proceso de selección, en: Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros.
Estos requisitos serán verificados con la fecha de constitución que figure en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio.
En caso de propuestas presentadas por consorcios y/o uniones temporales, para la verificación de la experiencia general, el PROPONENTE, cada uno de sus integrantes deberá cumplir con la experiencia general requerida en éste numeral y cada uno de sus integrantes deberá acreditar que su sociedad se constituyó como mínimo con (2) años de anterioridad a la fecha de presentación o cierre del proceso, lo cual se verificará con el certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio.
3.3.2 Personal Mínimo Requerido por el Icetex para la Ejecución de los Procesos.
El Represente legal del proponente se compromete a suministrar el Personal Mínimo requerido por el ICETEX, en el Capítulo IV del presente pliego de condiciones y para lo cual deberá diligenciar el Anexo No. 8 en donde se compromete con dicha obligación.
3.3. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección pública las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada, consorcios y/o uniones temporales y todos los demás entes legalmente constituidos, en cuyo objeto social estén incluidos las actividades de Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros, que tengan la capacidad legal para contratar, y que no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en las leyes colombianas vigentes.
Podrán presentar propuesta personas jurídicas o naturales de manera independiente o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley.
3.4.1 Personas Naturales:
Las personas naturales demostrarán su existencia allegando con la propuesta copia de la cédula de ciudadanía
3.4.2 Personas Jurídicas Nacionales de Naturaleza Privada.
Las personas jurídicas nacionales de naturaleza privada, son aquellas constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de la propuesta del proceso de selección, conforme la legislación colombiana, y con domicilio en Colombia, con aporte de origen privado.
Deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Acreditar su existencia y representación legal mediante certificación expedida por la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio, salvo que dicha existencia y representación se deriven de la constitución o la Ley, caso en el cual se sujetarán a lo dispuesto en el numeral 3.1.4 siguiente.
El Certificado de Existencia y Representación Legal, contendrá:
o Fecha de Expedición no mayor a un (1) mes con anterioridad a la fecha prevista en el Cronograma del Anexo No. 06 para el cierre del presente proceso de selección.
o El Objeto social, que incluya: Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros.
o La vigencia de la sociedad, que no será inferior al pazo previsto de ejecución del contrato que el Icetex pretende celebrar, es decir veinticuatro (24) meses.
o Que la constitución de la sociedad haya sido como mínimo de dos (2) años con anterioridad a la fecha establecida en el Cronograma del presente proceso, de conformidad con la publicación en la página web del ICETEX xxx xxxxxx de condiciones.
o Acreditar que el proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.
3.4.3. Personas Jurídicas de Naturaleza Pública
Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la ley o del acto que autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban someterse al régimen de derecho público, trátese de entidades territoriales o descentralizadas funcionalmente de cualquier orden.
Deberán cumplir con los siguientes requisitos:
- Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se deriven de la constitución o la Ley. Para el efecto, deberán mencionarse los documentos y actos administrativos que conforme a la Ley fueron expedidos en cada caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la Ley para su eficacia y oponibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio que será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.
- Acreditar que el ente público proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.
3.4.4. Personas jurídicas, públicas o privadas, de origen extranjero
Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.
Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana.
Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia podrán participar a través de estas mismas sucursales con los mismos requisitos de las personas jurídicas colombianas.
Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 48 del Código de Procedimiento Civil en concordancia con lo previsto en los artículos 469, 470, 471, 477 y 480 del Código de Comercio..
Sin perjuicio de lo anterior, para su participación deberán cumplir con los siguientes requisitos:
- Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con anterioridad no mayor a un (1) mes a la fecha prevista en el cronograma para el cierre del presente proceso de selección, en el que conste su existencia, objeto y vigencia,
- El Objeto social, que incluya: Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros.
- El nombre del Representante Legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente con indicación de sus facultades, en el cual se señale expresamente que el Representante Legal no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y comprometerse a través de su propuesta. Cuando el Representante Legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.
- En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está constituida como mínimo dos (2) años de anticipación a la fecha de presentación de la propuesta y que su término de duración no será inferior a la vigencia del contrato de veinticuatro (24) meses, y un (1) año más;
- El proponente sin domicilio en Colombia deberá presentarse mediante un apoderado en los términos de la Ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en Colombia, cuya existencia no sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más;
En todos los casos el proponente deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito de poder obrar como prueba, conforme lo dispuesto en los Artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.
3.4.5. Apoderado
Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.
El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito que puedan obrar como prueba conforme lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y demás normas vigentes.
Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal. Para proponentes en Consorcio o Unión Temporal, todos sus miembros deben cumplir con este requisito.
3.4.6. Propuestas Conjuntas
Los consorcios o uniones temporales deberán cumplir con todos los requisitos generales que para dichas formas de participación conjunta se señalan en el presente pliego de condiciones, y según con lo señalado en el numeral 5.9.1.3 del mismo.
3.4.7. Documentos otorgados en el exterior:
Los documentos otorgados en el exterior, deberán ser presentados en la forma prevista en las normas legales vigentes (Resolución Número 4300 del 24 de julio de 2012 del Ministerio de Relaciones Exteriores). En todo caso, el Icetex tiene la facultad de exigir documentos o informaciones que acrediten su experiencia, capacidad e idoneidad.
4.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO
El presente capítulo incluye las características técnicas del servicio que se pretende contratar y sobre el cual los Proponentes deben presentar sus respectivas propuestas
En este sentido ICETEX advierte para todos los efectos legales que el Proponente con la firma de la carta de presentación de la propuesta se compromete a cumplir con la totalidad de las especificaciones técnicas señaladas en el presente capítulo, en caso de ser adjudicatario del Contrato.
El objeto del contrato descrito en el numeral 1.1 xxx Xxxxxx de Condiciones, se desarrollará bajo la modalidad de outsourcing, y comprende los procesos, las actividades, tiempo de ejecución y productos entregables que a continuación se describen.
4.2 LAS ACTIVIDADES QUE COMPRENDEN LOS PROCESOS OPERATIVOS SON:
4.2.1 PROCESOS OPERATIVOS
Los procesos operativos comprendidos dentro del Objeto del Contrato descrito en el numeral 1.1 xxx Xxxxxx de Condiciones, son las siguientes:
Cierre de cartera
Giros
Reportes de información
Apoyo a Respuestas de Requerimientos
Novedades de Xxxxxxx
4.2.2 CIERRE DE CARTERA
4.2.2.1 Conciliación en la aplicación de pagos (Recibo Único y Recaudos Automáticos que no cargaron en la cartera)
Depuración de las transacciones por ingresar al aplicativo de C&CTEX que permitan afectar el estado de cuenta de los beneficiarios de crédito por recaudos, realizando las conciliaciones respectivas a través de la tabla Maestra de Apoteosys. Reportar los ajustes contables
4.2.2.2 Cálculo de provisión y análisis de variación de saldos
Consolidar la información de las operaciones de cartera con el fin de validar los saldos de las obligaciones con los movimientos de las novedades, verificando liquidación y causación de intereses, la reclasificación, calificación y alineamiento de los créditos y así generar los reportes a la Dirección de Contabilidad para su debido registro.
Identificar posibles focos de inconsistencia en los datos suministrados.
4.2.2.3 Validación de interfaces
Consolidación y conciliación de la información de las operaciones de cartera verificando que la información generada en los archivos de interfaces sea consistente.
4.2.2.4 Conciliaciones post cierre
Consolidar la información de recibo único, Xxxxxxx castigada, Recaudos pendientes por aplicar con el fin de reportar las inconsistencias al área de contabilidad para que se realice el ajuste correspondiente
4.2.2.5 Conciliación de Xxxxxxx
Verificar que la información registrada de los giros y recaudos sea consistente entre la cartera y la contabilidad conforme a la información manejada por la Dirección de Tesorería, identificar la causa de la inconsistencia y solicitar las reclasificaciones contables y ajustes en las obligaciones, en caso de ser necesarias, con el fin de garantizar la veracidad en los estados financieros y saldos de cartera.
4.2.3 GIROS
4.2.3.1 Validación del cargue de los giros al crédito del beneficiario
Consultar la composición de giros tanto en el sistema financiero como en el aplicativo de cartera verificando la composición del giro en el rubro correspondiente y efectuar el reporte de las inconsistencias presentadas dentro del respectivo proceso de conciliación.
4.2.3.2 Conciliación donde se puedan identificar subsidio al sostenimiento
Identificar los giros pendientes de subsidio al sostenimiento. Tomando la base de adjudicados suministrada por el área de crédito Vs giros en firme del Reporteador.
4.2.3.3 Aplicación de giros al saldo de la cartera
Analizar los reportes generados de los procesos de giro que, de acuerdo con las condiciones establecidas en las alianzas estratégicas, Solicitar ajustes como aplicación a través de un abono directo a la cartera del estudiante, con el propósito de disminuir su endeudamiento.
4.2.3.4 Identificación de Giros pendientes
Analizar los reportes generados del utilitario Re-porteador el proceso de las obligaciones que han surtido plenamente el proceso de legalización y/o renovación para identificar aquellas que tengan giros pendientes.
4.2.3.5 Conciliación para la identificación de giros pendientes
Identificar el estado del trámite de la resolución de giro y el respectivo desembolso, generando el informe mensual de giros detallando las obligaciones que son susceptibles de seguimiento y control por parte del área de crédito y de giros.
4.2.4 REPORTES DE INFORMACIÓN
4.2.4.1 Reportes a Centrales de Riesgo
Generar y trasmitir información crediticia veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, a las Centrales de Información Crediticia (CIC), relativa al hábito de pago de los titulares de dicha información.
4.2.4.2 Reporte de operaciones inusuales
Generar un archivo bajo la estructura definida por el área xx Xxxxxx, donde se describen datos básicos de la transacción a informar y del usuario y/o beneficiario del crédito Icetex, para posterior contacto telefónico por el área de riesgos.
4.2.4.3 Reporte BDME
Reportar semestralmente obligaciones con xxxx superior a 180 días y monto superior a 5 SMLMV, reportar mensualmente las obligaciones que suscribieron acuerdo de pago ante las firmas de cobranzas
4.2.4.4 Reporte Xxxxxxxx Xxxxxxx Alianzas
Generar de reportes de recaudos y giros sobre Alianzas o Universidades. Validar entre Contabilidad y archivo de Interfaz.
4.2.5 APOYO DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS
4.2.5.1 Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de la Superintendencia Financiera
Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar documentación de envío o regularización por parte del representante legal del Instituto. Semanalmente enviar para archivo las respuestas generadas con su respectiva guía de entrega y sello de recibido de la Súper.
4.2.5.2 Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través del Consumidor Financiero
Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar respuesta a través de aplicativo Mercurio o correo electrónico. Semanalmente enviar para archivo las certificaciones físicas de las respuestas enviadas por correo electrónico.
4.2.5.3 Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de Acción de Tutela
Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar la certificación para visto bueno de la oficina jurídica y posterior firma del Coordinador de Cartera
4.2.5.4 Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos por Centrales de Riesgos
Efectuar el análisis de los casos registrados a través de CRM por reporte de Centrales, generar los formatos físicos de normalización para CIFIN y normalización en línea de DATACREDITO.
Proyección de respuestas a OTROS requerimientos (Entes judiciales, de control y vigilancia; Solicitudes xx Xxxxx de Cobranza; Solicitudes de información a través de los supervisores del Contrato)
Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar certificación para firma del coordinador de Cartera
4.2.6 XX XXXXXXXXX DE CARTERA
4.2.6.1 Refinanciaciones y Ampliación de plazo
Aplicar los mecanismos de normalización de obligaciones o facilidades de pago que conllevan a modificaciones en el plan de pagos original con el propósito de que el deudor cumpla oportunamente con el pago de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Adicionalmente, se está aplicando el concepto de congelamiento bajo las características de refinanciación más prorroga.
4.2.6.2 Consolidación y aplicación de reintegros
Descontar del saldo de los beneficiarios los dineros reintegrados y reliquidar la deuda.
4.2.6.3 Solicitud de reintegros
Proyectar las solicitudes de la devolución de los recursos que los estudiantes no utilizaron. Una vez realizada la devolución se descuentan de los saldos de cartera del beneficiario los valores que correspondan, de esta forma se actualizan los saldos de la cartera, garantizando la veracidad del estado de cuenta.
4.2.6.4 Devoluciones por reintegro en exceso
Revisar y gestionar las solicitudes de devolución de dinero pagado en exceso al realizar el reintegro de giros, con el fin de hacer el rembolso de cuenta.
Elaborar las órdenes de pago en los casos que corresponda.
4.2.6.5 Ajuste a tasas de interés por inconsistencias
Verificar la correcta aplicación de las tasas de interés para la liquidación de los créditos, de acuerdo con el reglamento de la entidad y efectuar los cambios necesarios que se presentan por inconsistencia, frente a las condiciones en las líneas y modalidades. El ajuste conlleva a recalculo de la deuda de la obligación afectada.
4.2.6.6 Reliquidación de obligaciones
Ajustar el plan de pagos o los saldos de la obligación que por inconsistencias en su liquidación deben ser recalculadas. Incluye Recomposición de giro, Traslado de giro, Ajustes IPC en época de amortización, Afectaciones a capital, Cambio de plazo, y en general todas aquellas novedades que afecten el estado de cuenta de un crédito.
4.2.6.7 Cambio de fecha de vencimiento o disminución de plazo
Atender de manera correcta y oportuna las solicitudes que radican los beneficiarios de créditos asociadas al cambio de fecha de vencimiento de las cuotas de pago, o la disminución del plazo del crédito.
4.2.6.8 Paso al cobro individual
Trasladar a etapa de amortización los créditos que cumplen con las condiciones establecidas para ello, con la finalidad de generar el respectivo plan de pagos de acuerdo con las condiciones de la línea y modalidad de crédito
4.2.6.9 Paso al cobro masivo.
Trasladar a etapa de amortización de manera masiva aquellos créditos que cumplen con las condiciones establecidas para ello (susceptibles de paso al cobro), de acuerdo a las bases enviadas por el Coordinador del Grupo de cartera. Preparar la información de correos electrónicos, cartas de paso al cobro y demás.
4.2.6.10 Devolución Saldos a favor
Efectuar a clientes, la devolución de saldos a favor que se han originado por pagos en exceso, una vez se finaliza el pago del saldo de la deuda del crédito que se tienen con el ICETEX, con base en los soportes documentales y el análisis correspondiente de cada caso.
4.2.6.11 Aplicación de Recaudos
Registrar en la cartera los recaudos (Reclasificaciones, recaudos, reversión recaudo ó reintegro como recaudo) identificados de forma correcta y oportuna. Estos recaudos no aplican automáticamente a la Cartera o corresponden a una solicitud especial de reclasificación
4.2.6.12 Cierre Período Académico
Validar proceso masivo de estado 116 de los créditos que permite determinar las obligaciones susceptibles de paso al cobro.
4.2.6.13 Congelamiento
Aplicar los mecanismos de normalización de obligaciones o facilidades de pago que con llevan a modificaciones en el plan de pagos original con el propósito de que el deudor cumpla oportunamente con el pago de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Este proceso incluye refinanciación y prorroga simultánea de las obligaciones
4.3 PROCEDIMIENTOS Y OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS.
SUB_PROCESO | PROCEDIMIENTO | OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO |
CIERRE DE CARTERA | Conciliación en la aplicación de pagos (Recibo Único y Recaudos Automáticos que no cargaron en la cartera) | Depuración de las transacciones por ingresar al aplicativo de C&CTEX que permitan afectar el estado de cuenta de los beneficiarios de crédito por recaudos, realizando las conciliaciones respectivas a través de la tabla Maestra de Apoteosys. Reportar los ajustes contables |
Cálculo de provisión y análisis de variación de saldos | Consolidar la información de las operaciones de cartera con el fin de validar los saldos de las obligaciones con los movimientos de las novedades, verificando liquidación y causación de intereses, la reclasificación, calificación y alineamiento de los créditos y así generar los reportes a la Dirección de Contabilidad para su debido registro. Identificar posibles focos de inconsistencia en los datos suministrados. | |
Validación de interfaces | Consolidación y conciliación de la información de las operaciones de cartera verificando que la información generada en los archivos de interfaces sean consistentes. | |
Conciliaciones poscierre | Consolidar la información de recibo único, Xxxxxxx castigada, Recaudos pendientes por aplicar con el fin de reportar las inconsistencias al área de contabilidad para que se realice el ajuste correspondiente | |
Conciliación de Xxxxxxx | Verificar que la información registrada de los giros y recaudos sea consistente entre la cartera y la contabilidad conforme a la información manejada por la Dirección de Tesorería, identificar la causa de la inconsistencia y solicitar las reclasificaciones contables y ajustes en las obligaciones, en caso de ser necesarias, con el fin de garantizar la veracidad en los estados financieros y saldos de cartera. | |
GIROS | Validación del cargue de los giros al crédito del beneficiario | Consultar la composición de giros tanto en el sistema financiero como en el aplicativo de xxxxxxx verificando la composición del giro en el rubro correspondiente y efectuar el reporte de las inconsistencias presentadas dentro del respectivo proceso de conciliación. |
Conciliación donde se puedan identificar subsidio al sostenimiento | Identificar los giros pendientes de subsidio al sostenimiento. Tomando la base de adjudicados suministrada por el área de crédito Vs giros en firme del Reporteador | |
Aplicación de giros al saldo de la cartera | Analizar los reportes generados de los procesos de giro que, de acuerdo con las condiciones establecidas en las alianzas estratégicas, Solicitar ajustes como aplicación a través de un abono directo a la cartera del estudiante, con el propósito de disminuir su endeudamiento. |
Identificación de Giros pendientes | Analizar los reportes generados del utilitario Re-porteador el proceso de las obligaciones que han surtido plenamente el proceso de legalización y/o renovación para identificar aquellas que tengan giros pendientes. | |
Conciliación para la identificación de giros pendientes | Identificar el estado del trámite de la resolución de giro y el respectivo desembolso, generando el informe mensual de giros detallando las obligaciones que son susceptibles de seguimiento y control por parte del área de crédito y de giros. | |
REPORTES DE INFORMACIÓN | Reportes a Centrales de Riesgo | Generar y trasmitir información crediticia veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, a las Centrales de Información Crediticia (CIC), relativa al hábito de pago de los titulares de dicha información. |
Reporte de operaciones inusuales | Generar un archivo bajo la estructura definida por el área xx Xxxxxx, donde se describen datos básicos de la transacción a informar y del usuario y/o beneficiario del crédito Icetex, para posterior contacto telefónico por el área de riesgos. | |
Reporte BDME | Reportar semestralmente obligaciones con xxxx superior a 180 días y monto superior a 5 SMLMV, reportar mensualmente las obligaciones que suscribieron acuerdo de pago ante las firmas de cobranzas | |
Reporte Xxxxxxxx Xxxxxxx Alianzas | Generar de reportes de recaudos y giros sobre Alianzas o Universidades. Validar entre Contabilidad y archivo de Interfaz. | |
NOVEDADES DE CARTERA | Refinanciaciones y Ampliación de plazo | Aplicar los mecanismos de normalización de obligaciones o facilidades de pago que conllevan a modificaciones en el plan de pagos original con el propósito de que el deudor cumpla oportunamente con el pago de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Adicionalmente, se está aplicando el concepto de congelamiento bajo las características de refinanciación más prorroga. |
Consolidación y aplicación de reintegros | Descontar del saldo de los beneficiarios los dineros reintegrados y reliquidar la deuda. | |
Solicitud de reintegros | Proyectar las solicitudes de la devolución de los recursos que los estudiantes no utilizaron. Una vez realizada la devolución se descuentan de los saldos de cartera del beneficiario los valores que correspondan, de esta forma se actualizan los saldos de la cartera, garantizando la veracidad del estado de cuenta. | |
Devoluciones por reintegro en exceso | Revisar y gestionar las solicitudes de devolución de dinero pagado en exceso al realizar el reintegro de giros, con el fin de hacer el rembolso de cuenta. Elaborar las órdenes de pago en los casos que corresponda. | |
Ajuste a tasas de interés por inconsistencias | Verificar la correcta aplicación de las tasas de interés para la liquidación de los créditos, de acuerdo con el reglamento de la entidad y efectuar los cambios necesarios que se presentan por inconsistencia, frente a las condiciones en las líneas y modalidades. El ajuste conlleva a recalculo de la deuda de la obligación afectada. | |
Reliquidación de obligaciones | Ajustar el plan de pagos o los saldos de la obligación que por inconsistencias en su liquidación deben ser recalculadas. Incluye Recomposición de giro, Traslado de giro, Ajustes IPC en época de amortización, Afectaciones a capital, Cambio de plazo, y en general todas aquellas novedades que afecten el estado de cuenta de un crédito. | |
Cambio de fecha de vencimiento o disminución de plazo | Atender de manera correcta y oportuna las solicitudes que radican los beneficiarios de créditos asociadas al cambio de fecha de vencimiento de las cuotas de pago, o la disminución del plazo del crédito. | |
Paso al cobro individual | Trasladar a etapa de amortización los créditos que cumplen con las condiciones establecidas para ello, con la finalidad de generar el respectivo plan de pagos de acuerdo con las condiciones de la línea y modalidad de crédito |
Paso al cobro masivo. | Trasladar a etapa de amortización de manera masiva aquellos créditos que cumplen con las condiciones establecidas para ello (susceptibles de paso al cobro), de acuerdo a las bases enviadas por el Coordinador del Grupo de cartera. Preparar la información de correos electrónicos, cartas de paso al cobro y demás. | |
Devolución Saldos a favor | Efectuar a clientes, la devolución de saldos a favor que se han originado por pagos en exceso, una vez se finaliza el pago del saldo de la deuda del crédito que se tienen con el ICETEX, con base en los soportes documentales y el análisis correspondiente de cada caso. | |
Aplicación de Recaudos | Registrar en la cartera los recaudos (Reclasificaciones, recaudos, reversión recaudo ó reintegro como recaudo) identificados de forma correcta y oportuna. Estos recaudos no aplican automáticamente a la Cartera o corresponden a una solicitud especial de reclasificación | |
Cierre Período Académico | Validar proceso masivo de estado 116 de los créditos que permite determinar las obligaciones susceptibles de paso al cobro. | |
Congelamiento | Aplicar los mecanismos de normalización de obligaciones o facilidades de pago que con llevan a modificaciones en el plan de pagos original con el propósito de que el deudor cumpla oportunamente con el pago de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Este proceso incluye refinanciación y prorroga simultánea de las obligaciones | |
APOYO DE RESPUESTAS A REQUERIMIENTOS | Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de la Superintendencia Financiera | Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar documentación de envío o regularización por parte del representante legal del Instituto. Semanalmente enviar para archivo las respuestas generadas con su respectiva guía de entrega y sello de recibido de la Súper. |
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través del Consumidor Financiero | Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar respuesta a través de aplicativo Mercurio o correo electrónico. Semanalmente enviar para archivo las certificaciones físicas de las respuestas enviadas por correo electrónico. | |
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de Acción de Tutela | Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar la certificación para visto bueno de la oficina jurídica y posterior firma del Coordinador de Cartera | |
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos por Centrales de Riesgos | Efectuar el análisis de los casos registrados a través de CRM por reporte de Centrales, generar los formatos físicos de normalización para CIFIN y normalización en línea de DATACREDITO. | |
Proyección de respuestas a OTROS requerimientos: - Entes judiciales, de control y vigilancia - Solicitudes xx Xxxxx de Cobranza - Solicitudes de información a través de los supervisores del Contrato | Preparar los proyectos de respuesta a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar certificación para firma del coordinador de Cartera |
4.4 TIEMPOS DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS.
Corresponde a la periodicidad en que se deben realizar cada una de las actividades operativas de los procesos por parte del contratista.
PROCESO | PROCEDIMIENTO | DIARIO | MENSUAL | BIMENSUAL | TRIMESTRAL | SEMESTRAL |
CIERRE DE CARTERA | Conciliación en la aplicación de pagos (Recibo Único y Recaudos Automáticos que no cargaron en la cartera) | |||||
Cálculo de provisión y análisis de variación de saldos | ||||||
Validación de interfaces | ||||||
Conciliaciones post cierre | ||||||
Conciliación de Xxxxxxx | ||||||
GIROS | Validación del cargue de los giros al crédito del beneficiario | |||||
Conciliación donde se puedan identificar subsidio al sostenimiento | ||||||
Aplicación de giros al saldo de la cartera | ||||||
Identificación de Giros pendientes | ||||||
Conciliación para la identificación de giros pendientes | ||||||
REPORTE S DE INFORMAC IÓN | Reportes a Centrales de Riesgo | |||||
Reporte de operaciones inusuales | ||||||
Reporte BDME | ||||||
Reporte Xxxxxxxx Xxxxxxx Alianzas | ||||||
NOVEDAD ES DE CARTERA | Refinanciaciones y Ampliación de plazo | |||||
Consolidación y aplicación de reintegros | ||||||
Solicitud de reintegros | ||||||
Devoluciones por reintegro en exceso | ||||||
Ajuste a tasas de interés por inconsistencias | ||||||
Reliquidación de obligaciones | ||||||
Cambio de fecha de vencimiento o disminución de plazo | ||||||
Paso al cobro individual | ||||||
Paso al cobro masivo |
Devolución Saldos a favor | ||||||
Aplicación de Recaudos | ||||||
Cierre Período Académico | ||||||
Congelamiento | ||||||
APOYO DE RESPUEST AS A REQUERIM IENTOS | Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de la Superintendencia Financiera | |||||
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través del Consumidor Financiero | ||||||
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de Acción de Tutela | ||||||
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos a través de Acción de Tutela | ||||||
Proyección de respuesta a requerimientos interpuestos por Centrales de Riesgos | ||||||
Proyección de respuestas a OTROS requerimientos |
4.5 MATRIZ “ENTREGABLES ESPECÍFICOS”
La siguiente es la lista de entregables por parte del contratista y el tiempo en el cual debe ser remitido al ICETEX. Esta lista de entregables está sujeta a cambios según se considere conveniente entre el ICETEX y el Contratista.
PROCESO | PROCEDIMIENTO | ASUNTO | DIAS HABILES |
Administración de Cartera | Conciliaciones de Cartera | Informe final de reclasificación en aplicación de recibo único | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Xxxxxx Xxxxxxx COMPLETO | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Xxxxxx Xxxxxxx VCC | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Xxxxxx Xxxxxxx CASTIGOS | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Cartera FONDOS | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Detalle provi ACTIVA | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Detalle provi CASTIGOS | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre resumen Detalle provi ACTIVA | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Xxxxxx Xxxxxxx IES | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Xxxxxxx Xxxxxxxx-TAE-CISA | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Saldos Contrarios - CONTABILIDAD | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Alineamiento C&CTEX Fondos | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Tablas Detalle Provi | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Informe Recaudo | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Cierre de cartera | Reportes de Cierre Ranking IES | 4 días calendario posteriores a la entrega de MEGAREPORTE |
Administración de Cartera | Conciliaciones de Cartera | Reclasificación en aplicación de recibo único | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Administración de Cartera | Conciliación en recaudos y giros | Informe conciliación de cartera (partidas sin aplicar y proyección de ajustes contables) | 5 días hábiles posteriores al cierre de tesorería y contabilidad |
Administración de Cartera | Conciliaciones de Cartera | Reclasificación en aplicación de recibo único | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Administración de Cartera | Conciliaciones de Cartera | Reclasificación en aplicación de recibo único | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Administración de Cartera | Conciliaciones de Cartera | Informe de partidas identificadas de periodos anteriores | Ultimo día hábil del mes |
Atención de requerimientos | Reportes a Centrales de Riesgo | Reporte de beneficiarios en xxxx y cartas informando a los beneficiarios que van a ser reportados en caso de estar al día a la fecha del reporte a centrales de riesgo | 4 días hábiles posteriores al mes inmediatamente anterior |
Atención de requerimientos | Defensor del Consumidor | Mensualmente reporte de respuestas Defensor del Consumidor | 5 días hábiles |
Atención de requerimientos | Requerimientos de la Supe financiera | Informe consolidado de requerimientos recibidos en el mes | 10 días hábiles de cada mes |
Atención de requerimientos | Reportes a Centrales de Riesgo | Reporte final de beneficiarios que deben ser reportados a las centrales de riesgo | Día 20 del mes |
Gerencial | Informe de seguimiento y monitoreo | Generar el informe mensual de seguimiento y monitoreo de la operación a cargo de PwC | 5 días hábiles posteriores al último día hábil del mes |
Novedades de Xxxxxxx | Paso al cobro INDIVIDUAL | Informe de créditos pasados al cobro y los que tienen eliminación de plan pagos | 2 días hábil de cada mes |
Novedades de Cartera | Refinanciación y ampliación de plazo | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por refinanciación, ampliación de plazo, prórrogas y proyección de cartas para entrega del beneficiario por parte del ICETEX | 3 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Paso al cobro INDIVIDUAL | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por paso al cobro y la proyección de cartas para entrega al beneficiario por parte del ICETEX | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Aplicación de Recaudos | Informe consolidado con la clasificación de las novedades por aplicación de recaudos realizadas en la semana | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Xxxxxxx | Xxxxxxxxxx | Informe consolidado de aplicación de reintegros de IES | 4 día hábil del mes |
Novedades de Cartera | Actualización xx xxxxxxxxx por cobro pre jurídico | Informe consolidado de marquillas retiradas en el mes | 5 días hábiles del mes, con corte al mes inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Paso al cobro INDIVIDUAL | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por paso al cobro y la proyección de cartas para entrega al beneficiario por parte del ICETEX | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Refinanciación y ampliación de plazo | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por refinanciación, ampliación de plazo y prorrogas y la proyección de cartas para entrega del beneficiario por parte del ICETEX | 3 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Saldos a favor | Informe con resolución a aprobar por devolución de saldos a favor | 2 informes al mes |
Novedades de Cartera | Paso al cobro INDIVIDUAL | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por paso al cobro y la proyección de cartas para entrega al beneficiario por parte del ICETEX | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Aplicación de Recaudos | Informe consolidado con la clasificación de las novedades por aplicación de recaudos realizadas en la semana | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Refinanciación y ampliación de plazo | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por refinanciación, ampliación de plazo y prorrogas y la proyección de cartas para entrega del beneficiario por parte del ICETEX | 3 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Paso al cobro INDIVIDUAL | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por paso al cobro y la proyección de cartas para entrega al beneficiario por parte del ICETEX | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Aplicación de Recaudos | Informe consolidado con la clasificación de las novedades por aplicación de recaudos realizadas en la semana | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Aplicación de Recaudos | Informe consolidado con la clasificación de las novedades por aplicación de recaudos realizadas en la semana | 2 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Xxxxxxx | Xxxxxxxxxx | Informe de solicitudes de reintegro por solicitud, reiteración o derecho de petición | 15 día hábil del mes |
Novedades de Cartera | Refinanciación y ampliación de plazo | Informe de aplicación xx xxxxxxxxx por refinanciación, ampliación de plazo y prorrogas y la proyección de cartas para entrega del beneficiario por parte del ICETEX | 3 día hábil de la semana con corte al viernes de la semana inmediatamente anterior |
Novedades de Cartera | Saldos a favor | Informe con resolución a aprobar por devolución de saldos a favor | 2 informes al mes |
Los modelos de comunicación y tipos de reporte serán proporcionados por el ICETEX y de ser necesario ajustados con el CONTRATISTA, de igual forma dentro de la evaluación de mejora de los procesos a adelantar por parte del CONTRATISTA los entregables específicos pueden ser sujetos a modificación.
4.6 REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO:
4.6.1 Requisito de Experiencia General:
El proponente debe demostrar una experiencia general mínima de DOS (2) años, contados con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta o cierre del presente proceso de selección, en Prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros.
Estos requisitos serán verificados con la fecha de constitución que figure en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio.
En caso de propuestas presentadas por consorcios y/o uniones temporales, para la verificación de la experiencia general, el PROPONENTE, cada uno de sus integrantes deberá cumplir con la experiencia general requerida en éste numeral y cada uno de sus integrantes deberá acreditar que su sociedad se constituyó como mínimo con (2) años de anterioridad a la fecha de presentación o cierre del proceso, lo cual se verificará con el certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio.
4.6.2 Personal Mínimo Requerido por el Icetex para la Ejecución de los Procesos.
El Represente legal del proponente se compromete a suministrar el Personal Mínimo requerido por el ICETEX que a continuación se describe, y para lo cual deberá diligenciar el Anexo No. 8 en donde se compromete con dicha obligación.
4.6.3 Personal Mínimo requerido:
El Proponente seleccionado tendrá la obligación de coordinar las actividades requeridas por el ICETEX y la administración de personal que disponga para la ejecución del servicio contratado, para el efecto el CONTRATISTA se compromete a integrar al equipo de trabajo dos coordinadores: un Coordinador del Proyecto, y un Coordinador para la atención a requerimientos, lo cual se deberá incluir en la propuesta del personal necesario.
El personal mínimo requerido por el ICETEX para la Coordinación y ejecución de los procesos necesarios se describe a continuación:
4.6.4 PERSONAL DE COORDINACIÓN:
PROCESO | Personal |
Requerido | |
Director de Proyecto | 1 |
Coordinador de Proyecto * | 1 |
TOTAL | 2 |
*Este es el personal dispuesto por el contratista para el proyecto bajo la modalidad de outsourcing
Es importante aclarar que se requieren dos (2) coordinadores dentro del proyecto, así:
*Coordinador del equipo de trabajo que corresponde al descrito en el cuadro que antecede esta aclaración.
4.6.5 PERSONAL DE APOYO:
PROCESO | Personal Requerido |
Cierre de Cartera, Conciliaciones, Reportes de Información y Giros | 6 |
Novedades de Cartera | 10 |
Apoyo de Respuestas a Requerimientos* | 7 |
TOTAL | 23 |
*Este es el personal dispuesto por el contratista para el proyecto bajo la modalidad de outsourcing
Dentro del equipo de apoyo se debe contemplar un líder para cada uno de los procesos, los cuales estará a cargo del Coordinador del Proyecto
4.6.5.1 Disponibilidad de tiempo dentro del proyecto:
El Coordinador del Proyecto y el Personal de Apoyo deben tener una disponibilidad de dedicación del 100% destinado a la ejecución del Objeto del Contrato (Numeral 1.1) y a las actividades descritas en el Alcance del Objeto (Numeral 1.2), y las previstas en el Capítulo IV “Especificaciones Técnicas” xxx Xxxxxx de Condiciones.
El ICETEX tendrá a su cargo la instrucción general sobre las actividades que deba desarrollar el equipo de trabajo dispuesto por el CONTRATISTA, para lo cual el equipo de trabajo, se someterá a las políticas, directrices y parámetros fijados por el ICETEX.
El Coordinador del Proyecto dispuesto por el contratista será el encargado de coordinar la ejecución de las instrucciones, políticas, directrices y parámetros impartidos por el ICETEX.
La distribución del personal asignado a los procesos podrá variar a discreción del contratista según lo considere necesario para cumplir con las tareas asignadas previa aceptación del ICETEX, que impartirá a través del supervisor del contrato.
4.6.5.2 Actividades Adicionales:
Las actividades que correspondan a los procesos objeto del presente proceso de selección pública que no se encuentren contempladas en las descritas en las citadas en el alcance del objeto y que requieran personal adicional al mínimo requerido, se podrán adicionar al contrato que resulte del presente proceso de selección, previo acuerdo entre las partes, tanto de su viabilidad jurídica como de la disponibilidad presupuestal que se requieran para llevar a cabo las mismas.
En caso que dichas actividades o procesos, no requieran del suministro de personal adicional, se ejecutarán con cargo al valor del contrato, siempre y cuando sean viables jurídicamente.
4.6.5.3 Exclusión de Vinculación Laboral:
El contrato celebrado como resultado del presente proceso de selección publica, no genera vinculación laboral entre el ICETEX y el personal dispuesto por el PROPONENTE para la ejecución del objeto del contrato. En consecuencia el personal dispuesto por el PROPONENTE no tendrá derecho laboral alguno ni podrá reclamar prestación social alguna al ICETEX, ni se configurará vínculo alguno de solidaridad laboral con ocasión del presente contrato.
En todo caso, es importante que el Contratista, para efectos de la ejecución del presente contrato, tenga en cuenta que él como Contratista deberá cumplir para con el personal que ponga a disposición del ICETEX, los mismos deberes de cualquier clase de empresa.
4.6.5.4 Perfil del Personal Mínimo requerido:
ROL/PROCESO | PERFIL |
Director de Proyecto | Profesional en Economía, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial o en áreas relacionadas con Finanzas. Maestría o Especialización en área afines Con experiencia mínima xx xxxx (10) años en el área de cartera o contabilidad o temas relacionados con administración de procesos en áreas financieras del sector público. (Con la propuesta deberá presentar soportes documentales que acrediten lo exigido). |
Personal con una dedicación del cien por ciento (100%) al proyecto:
ROL/PROCESO | PERFIL |
Coordinador de Proyecto | Profesional en Economía, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial o en áreas relacionadas con Finanzas. Especialización en área afines Con experiencia mínima de cuatro (4) años en actividades de cartera, contabilidad o áreas financieras del sector público. (Con la propuesta deberá presentar soportes documentales que acrediten lo exigido). |
Personal de Apoyo | Profesional en Economía, Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial, Ingeniería Financiera o Ingeniería de Sistemas. *Comunicación social únicamente se acepta para el proceso de Respuesta a Requerimientos Con experiencia mínima de un (1) año en el actividades de cartera y temas relacionados con el manejo de bases de datos y/o herramientas ofimáticas. |
Técnico o tecnólogo con formación en áreas económicas o administrativas o contables. Comunicación social únicamente se acepta para el proceso de Respuesta a Requerimientos Con experiencia mínima de un (1) año en el manejo de cartera o contabilidad y herramientas ofimáticas. |
4.6.5.5 Acreditación de Experiencia
La experiencia se contará a partir de la fecha de grado, de conformidad con lo establecido en el Decreto ley 019 de 2012.
Los profesiones de ingeniería deberán cumplir con los requisitos establecido en la Ley 842 de 2003.
4.6.6 LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La ejecución del Contrato de OUTSOURCING para la administración, conciliación y novedades de cartera del ICETEX se desarrollará en la sede del contratista, para lo cual, el outsourcing contratado se obliga para con el ICETEX, a garantizar la logística y los implementos necesarios para la ejecución del mismo, tales como el suministro de puestos de trabajo, papelería y demás implementos necesarios para cumplir con la tarea asignada
No obstante lo anterior, el contratista se obliga para con el ICETEX a destinar el personal de profesionales con dedicación del 100% al proyecto, de que trata el numeral 4.5.3.2. Este personal será autónomo en la ejecución de sus tareas, y estará subordinado al Contratista. Sin perjuicio del cumplimiento de las directrices, parámetros y políticas fijadas por el ICETEX.
REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
Dentro de la logística que el contratista se obliga a garantizar se incluye el canal de conexión electrónico entre el contratista y los sistemas de información del ICETEX.
El ICETEX ofrecerá la infraestructura Tecnológica necesaria para cumplir las condiciones y servicios definidos en el objeto y alcance del contrato. Por lo tanto el ICETEX permitirá el acceso a la información, para consulta en los aplicativos: Gestión de crédito, Gestión de cartera y portal Web, siendo responsabilidad del PROPONENTE la correcta utilización de las herramientas puestas a su disposición.
Para la conexión entre el Contratista seleccionado y el ICETEX, se tienen dos (2) opciones, así;
1. Vía VPN para lo cual, el Contratista desde Internet, accesaria a la red del ICETEX. Esto requiere configurar cada una de las máquinas con el Software de Checkpoint.
2. Enlace dedicado, para lo cual se debe contratar el servicio con un proveedor y efectuar las configuraciones correspondientes por parte del proveedor.
De las anteriores opciones, se escogerá la mejor de ellas por parte del ICETEX.
4.6.7 CONDICIONES DEL SERVICIO
El servicio se prestará en las instalaciones descritas en el numeral 4.6.6. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO y las fechas de entrega o cumplimiento de los productos, entregables y obligaciones pactadas, se establecerán según cronograma establecido con el interventor del contrato, acorde con los procesos y procedimientos determinados por la entidad.
En todo caso, el contratista se obliga a cumplir los tiempos de ejecución de cada una de las actividades que comprenden todos los procesos operativos señalados en el Capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones.
Dado que se están tercerizando actividades de los procesos y procedimientos del ICETEX y en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, el Instituto definirá junto con el contratista un Plan de Gestión el cual incluirá los controles y los seguimientos a las actividades desarrolladas por el tercero para garantizar el cumplimiento de las actividades en el desarrollo del objeto del contrato.
El CONTRATISTA deberá entregar mensualmente un informe ejecutivo que contenga la descripción de las actividades adelantadas durante el periodo para cada uno de los procesos objeto del servicio prestado, este informe será soporte para el pago de la factura.
Se debe tener en cuenta que para cada una de las actividades a desarrollar en la ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá efectuar la entrega de reportes o informes según se describe en el numeral 4.5 anterior, que describe la matriz de “Entregables Específicos”. Los informes deben quedar registrados en medios magnéticos y documentales. Es conveniente precisar que el ICETEX en cualquier momento podrá requerir al CONTRATISTA la entrega de informes o reportes respecto de las actividades ejecutadas, los cuales deberán ser suministrados por el CONTRATISTA de acuerdo con las indicaciones y periodicidades requeridas por el Instituto.
Lo anterior sin perjuicio de la exigencia señalada en el numeral 4.4 del Capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones, que regula los TIEMPOS DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS, que corresponde a la periodicidad en que se deben realizar cada una de las actividades operativas de los procesos por parte del contratista.
Los modelos de comunicación y tipos de reporte serán proporcionados por el ICETEX a través de la Dirección de Cartera, y de ser necesario serán ajustados con el CONTRATISTA, de igual forma dentro de la evaluación de mejora de los procesos a adelantar por parte del CONTRATISTA los entregables específicos pueden ser sujetos a modificación.
5. DE LAS PROPUESTAS
5.1. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS
El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, de acuerdo con lo solicitado en el presente pliego de condiciones y las modificaciones producidas por adenda, en caso que la hubiere, e incluir dentro de la propuesta toda la información exigida, allegando los documentos requeridos. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud del ICETEX, formarán parte integral del contrato.
El proponente debe tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado del presente proceso. Los costos para la preparación y presentación de la propuesta correrán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste, razón por la cual EL ICETEX no reconocerá suma alguna, ni efectuará rembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.
Las propuestas deberán venir escritas en computador, foliadas en orden consecutivo ascendente y con un índice, donde se relacione el contenido total de la propuesta. Las propuestas no deben presentar enmendaduras o tachaduras en ninguno de sus folios, ya que, de presentarse, pueden ser descalificadas del proceso. Las propuestas deberán entregarse en el lugar y hasta el día fijado para el cierre del proceso.
Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad del objeto del proceso de selección y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones.
El proponente deberá allegar toda la documentación exigida en los mismos y en sus anexos o formatos debidamente diligenciados, en el mismo orden en que fueron solicitados.
Las enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se considerarán válidas.
Por el hecho de presentar la propuesta, el proponente acepta las condiciones y especificaciones xxx Xxxxxx de Condiciones y de sus anexos o formatos, al igual que de cualquier modificación que realice EL ICETEX durante el proceso.
En la propuesta no se deben colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información original.
Los Proponentes presentarán las propuestas en sobres cerrados que incluirán un original y dos (2) copias de la misma.
La información contenida en las copias de las propuestas, debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta. En caso de presentarse alguna diferencia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá la información consignada en el original, y entre éste último y las contenidas en los CD´ prevalecerá el texto impreso. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.
Los documentos deberán venir debidamente foliados en orden ascendente y en carpetas argolladas.
Todos los formatos que en el pliego de condiciones se indiquen deben estar diligenciados en su totalidad, pudiendo ser requeridos por EL ICETEX cuando se hayan omitido los que sirvan para verificar las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, pero no cuando constituyan factores de evaluación o aspectos de fondo, o se relacionen con la falta de capacidad para presentar la propuesta, o acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, casos en los cuales tales omisiones no podrán ser subsanadas.
Todas las propuestas deberán presentarse personalmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo ordinario o certificado, ni fax; la información contenida en las copias debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta y en caso de presentarse alguna diferencia prevalecerá la información consignada en el original. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letra y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.
En acatamiento a la Ley 2ª de 1979 (Defensa del Idioma) y de su Decreto Reglamentario 2744 de 1980, todos los documentos de la propuesta, correspondencia y los documentos intercambiados entre los proponentes y EL ICETEX, deberán estar escritos en idioma castellano. No se aceptan en otro idioma.
Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano, deberán presentarse acompañados de la respectiva traducción, pero deberán presentarse consularizados o apostillados, según el caso (Documentos otorgados en el Exterior xxx Xxxxxx de Condiciones, y según lo dispuesto en la Resolución Número 4300 de 2012 del Ministerio de Relaciones Exteriores). Los documentos expedidos en el extranjero deben estar sujetos a lo dispuesto en las normas legales vigentes del Código de Procedimiento Civil y/o Convenio de la Haya según el país de origen. El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar o certificar en su propuesta que los mismos cumplen con la normatividad vigente y aplicable.
El valor de la propuesta económica debe presentarse en moneda legal colombiana para efectos de dar claridad en la comparación de las propuestas.
No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto del mismo.
Los sobres deberán estar dirigidos de la siguiente manera, especificando en cada uno si es Original o Copia y contener la siguiente información, así:
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX-
Selección Pública del Contratista No. 003 de 2012 Propuesta para contratar: (objeto).
Proponente: (Diligenciar el espacio).
Dirección, Ciudad, Teléfono, Fax, correo electrónico: (Diligenciar el espacio). Contenido Sobre: (original y/o copia).
5.2. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Presentada la propuesta, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá retirar ni modificar los efectos ni el alcance de la propuesta, so pena de indemnizar los perjuicios que su revocación le cause a EL ICETEX, aparte de la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, salvo por la causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL ICETEX sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo, compatible, entendible y adecuado para identificar el objeto del proceso de selección y del contrato que de la propuesta se derive; que ha aceptado los compromisos de confidencialidad y de integridad y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.
5.3. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA
Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección o de sus prórrogas si las hubiere.
Durante este período el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma.
5.4. INFORMACIÓN INEXACTA
De conformidad con el principio de buena fe consagrado en el Artículo 83 de la Constitución Política, EL ICETEX presume que toda la información que el proponente xxxxxxx a este proceso es veraz, y corresponde a la realidad.
En caso de que compruebe que la información suministrada o los documentos aportados no coinciden con la realidad o son contradictorios, será causal de rechazo. Las razones serán expuestas en el informe de evaluación.
ICETEX podrá designar funcionarios con el fin de verificar la información que los proponentes han consignado en sus propuestas.
5.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DEL PROPONENTE.
Los proponentes deberán indicar en su propuesta cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampare dicha reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido a la Ley 57 de 1985. Si el proponente no hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley se entenderá que toda la propuesta es pública. En todo caso, ICETEX se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.
5.6. REGLAS DE SUBSANABILIDAD
En este proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal y por lo tanto, no se rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos formales o por la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, y que NO constituyan factores de escogencia. En estos casos se solicitará aclaración al proponente.
Los requisitos o documentos requeribles podrán ser solicitados por ICETEX en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, y deberán ser subsanados dentro del plazo señalado por ICETEX, pero no se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad jurídica para presentar la propuesta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, ni que se modifique, adicione o mejore el contenido o alcance de la propuesta.
Para efectos de subsanar la no presentación de alguno de los documentos exigidos, o precisar la información sobre los presentados, siempre que sean subsanables, el proponente tendrá el término que señale ICETEX, contado a partir de la fecha de la comunicación enviada por ICETEX vía correo electrónico o fax indicados en la propuesta, debiendo presentar dentro de aquel, debidamente subsanado, el documento solicitado, so pena que su incumplimiento genere el rechazo de la propuesta.
5.7. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES
No se aceptarán propuestas alternativas ni parciales, en caso de que se presenten serán rechazadas.
5.8. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES
Serán por cuenta del PROPONENTE todos los gastos, impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, en que incurra o deba incurrir para la presentación de la oferta, así como el valor de la prima de la garantía de seriedad de la misma y sus modificaciones.
5.9. DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LAS PROPUESTAS
5.9.1. Documentos de Contenido Jurídico
5.9.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta (Anexo No.1)
Deberá estar firmada por el representante legal del oferente (para personas jurídicas), por el representante en caso de consorcio o unión temporal, o por apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder autenticado donde se especifique si se otorga poder para presentar la oferta, o para participar en todo el proceso de selección y suscribir el contrato en caso de adjudicación. La carta de presentación se deberá diligenciar de conformidad con el formato anexo al pliego de condiciones. Anexo No.1.
La oferta será rechazada cuando el oferente no presente la carta o esta no se encuentre suscrita por la persona legalmente facultada para ello o por persona distinta a la autorizada.
Deberá adjuntarse la fotocopia del documento de identidad de quien suscribe la carta.
5.9.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal
El oferente debe allegar el Certificado de Existencia y Representación Legal emitido por la Cámara de Comercio respectiva, que su objeto social incluye actividades que estén relacionadas con el objeto del
presente proceso de selección, con una fecha de expedición no mayor a un (1) mes, a la fecha de presentación de la propuesta.
El oferente deberá acreditar que la duración de su empresa o sociedad no es inferior al plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (1) año más, contado a partir de la firma del contrato. El no cumplimiento de este requisito será causal de rechazo de la propuesta.
Cuando el Representante Legal del proponente tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice previamente al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicado. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento, en caso de tener limitación estatutaria.
Cuando la fecha de expedición del certificado expedido por la Cámara de Comercio no se encuentre dentro de la requerida o no se anexe la correspondiente autorización de la Junta Directiva del proponente, el ICETEX solicitará el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. La autorización de la Junta fechada con posterioridad al cierre del plazo para la presentación de las propuestas será causal de rechazo.
En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho certificado y la autorización de la Junta Directiva respectiva si así se requiere.
5.9.1.3. Documento de Conformación del Consorcio (Anexo No. 2) o Unión Temporal (Anexo No.3)
Si la oferta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, se debe anexar el documento suscrito por sus integrantes, en el cual se demuestre el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley.
El documento de conformación del consorcio o unión temporal deberá contener la siguiente información:
Indicar en forma expresa si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del ICETEX.
Designar para todos los efectos el representante del Consorcio o la Unión Temporal.
Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del Consorcio o la Unión Temporal y en este último caso sus respectivas responsabilidades.
Señalar la duración del Consorcio o la Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior a la duración del contrato y un año más.
Adjuntar a la propuesta el certificado de existencia y representación legal, atendiendo lo exigido para estos documentos en el presente pliego de condiciones.
En atención a lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago, en relación con la facturación deben manifestar:
Si la facturación la van a efectuar, en representación del consorcio o la unión temporal, uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el NIT de quien factura.
Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal, caso en el cual deben informar el NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del contrato.
Si la facturación la va a realizar el Consorcio o Unión Temporal con su propio NIT, caso en el cual se deberá indicar.
Además se debe señalar el porcentaje en el valor del contrato que corresponda a cada uno de los integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
El documento de conformación de consorcio y/o unión temporal deberá contener todas sus modificaciones y/o adiciones realizadas a la fecha de cierre del proceso. Una vez presentada la propuesta, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal no podrá ser adicionado o modificado, sin previa autorización expresa de la Entidad.
El Consorcio o la Unión Temporal que no presente el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal incurrirá en causal de rechazo; Si lo presenta, pero existen dudas sobre su contenido, el ICETEX podrá solicitar aclaración sobre los términos consignados en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal.
5.9.1.4. Cumplimiento del pago de aportes xx xxx en seguridad social (Anexo No.4)
De conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003, el oferente, deberá allegar certificación expedida por el revisor fiscal, si lo tuviere o a falta de este por su representante legal, en la que se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar.
La certificación debe acreditar el pago de dichos aportes durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de las propuestas.
Para el caso de los consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar dicho certificado.
El oferente que no se encuentre al día en el pago de dichos aportes incurrirá en causal de rechazo; la no presentación o presentación incompleta de dicho documento será subsanable.
5.9.1.5. Documento que acredite la Responsabilidad Fiscal
El oferente que participe en el presente proceso de selección pública no debe estar incluido en el último boletín de responsabilidades fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. En los casos de consorcios o uniones temporales, ninguno de sus miembros deberá estar incluido en el citado boletín.
El oferente que se encuentre incluido en el boletín de responsabilidades fiscales incurrirá en causal de rechazo.
5.9.1.6. Documento que acredite la Responsabilidad Disciplinaria
Certificado de antecedentes disciplinarios del Representante Legal del proponente, vigente en la fecha de presentación de la propuesta, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento.
5.9.1.7. Documento de Registro Único Tributario
Los oferentes deberán presentar el Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.
En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho documento.
El oferente que no esté inscrito en el RUT incurrirá en causal de rechazo. La no presentación de la certificación, será subsanable.
5.9.1.8. Documento de Garantía de seriedad de la propuesta
El oferente para presentar su propuesta deberá constituir en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE
CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX”-
ICETEX- NIT. 899.999.035-7, en FORMATO ENTRE PARTICULARES con una compañía de seguros o entidad bancaria establecida en el país, y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA por el diez por ciento (10%) del valor total de su
propuesta económica, por un término de validez de TRES (3) MESES contados a partir del cierre del plazo para la presentación de las propuestas.
Este documento deberá presentarse en original. En caso de prórroga del cierre de la presente Selección Pública del Contratista, esta garantía deberá constituirse a partir de la nueva fecha de cierre.
El ICETEX se reserva el derecho de solicitar la ampliación del término de vigencia o el incremento del valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta o cualquier otra modificación en la medida en que ello sea necesario.
La garantía debe tomarse de conformidad con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva.
Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía deberá ser tomada a nombre de todos y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal con su respectivo NIT, indicando en el cuerpo de la póliza, el nombre del consorcio o unión temporal, tal y como aparece en el documento de conformación.
De presentarse errores o inconsistencias en el nombre del beneficiario, tomador, vigencia, monto asegurado, formato, o cuando no se refiera a la presente selección pública, faltare la firma de la aseguradora o el tomador, cuando se presente en fotocopia o no se allegaren las condiciones generales, el ICETEX podrá solicitar las correcciones o aclaraciones del caso.
Si el oferente no presenta la Garantía de Seriedad de la Propuesta será motivo de rechazo.
La garantía de seriedad de la propuesta de los oferentes que no resultaren favorecidos, serán devueltas dentro de los diez (10) días siguientes al perfeccionamiento del contrato que resulte de la presente selección pública.
Al oferente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta cuando:
Solicite el retiro de su propuesta después del cierre de la selección pública, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en este pliego de condiciones o en su propuesta.
Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no suscribiere el contrato, o no cumple con los requisitos para ejecución del contrato dentro de los términos señalados por la entidad, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados.
Todo lo anterior, sin menoscabo de las acciones conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados.
En estos eventos, el ICETEX podrá adjudicar el contrato al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta haya sido habilitada y además cumpla con la exigencia de haber obtenido un puntaje mínimo de sesenta (60) puntos, para lo cual expedirá una resolución motivada, de conformidad con los criterios de selección objetiva previstos en el Pliego de Condiciones.
5.9.2. DOCUMENTOS DE ORDEN FINANCIERO
5.9.2.1. Documento de Estados Financieros Básicos
El proponente deberá presentar los estados financieros básicos a diciembre 31 de 2010 y a diciembre 31 de 2011; estos deben estar debidamente certificados y dictaminados, e incluirse sus respectivas notas.
Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de flujo de efectivo. Los Balances deberán venir debidamente clasificados (Activo y Pasivo Corriente, a largo plazo, y Fijo y Patrimonio) y los Estados de Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y no operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en caso de que lo hubiere. Adicionalmente, cada uno de los proponentes deberá diligenciar los formatos Anexos (No.7 y 7.1.).
En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de alguno de los estados financieros básicos, deberán citar y adjuntar copia de la norma legal o reglamentaria que los ampara para tal situación.
5.9.2.2. Tarjetas Profesionales
Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s) tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).
5.9.2.3. Certificados de Antecedentes Disciplinarios
Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados de antecedentes disciplinarios, expedidos por la Junta Central de Contadores con una vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.
5.9.2.4. Certificación de los Estados Financieros
Los Estados Financieros deben venir certificados por el representante legal y contador. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Ley 222/95 artículo 37).
5.9.2.5. Documento de Dictamen a los Estados Financieros
Los Estados Financieros a diciembre de 2010 y diciembre de 2011, deben presentarse dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado (Ley 222/95, artículo 38). Los contadores que firmen, certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificación de vigencia y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43/90 y Resolución 074/02 de la Junta Central de Contadores).
En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos del dictamen a los estados financieros, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación.
5.9.2.6. Documento de Declaración Tributaria del Impuesto xx Xxxxx y Complementarios
El proponente que esté obligado a ello, deberá presentar la declaración tributaria del impuesto xx xxxxx del año 2011, para lo cual se mantendrá la respectiva reserva.
El proponente que presente la documentación de carácter financiero de forma incompleta, será requerido para que la entregue. Si no lo hace, o si los documentos aportados no cumplen con los requisitos exigidos, la propuesta será rechazada.
5.9.2.7. Otros documentos y aspectos financieros
En propuestas conjuntas (consorcios o uniones temporales), cada uno de sus integrantes debe aportar en forma individual cada uno de los documentos financieros requeridos.
Los estados financieros deben conservar uniformidad en el registro de las operaciones, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650/93 artículo 3º).
El ICETEX podrá realizar los cruces de información con las entidades encargadas del control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será rechazada.
La verificación de los requisitos financieros se realizará una vez revisado el cumplimiento de la presentación de todos los documentos financieros requeridos. Se estudiarán y analizarán los requisitos financieros y documentos financieros exigidos en este Pliego de Condiciones, verificando su estricto cumplimiento.
5.9.3. DOCUMENTOS REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO
5.9.3.1. Propuesta técnica
El oferente deberá presentar oferta técnica con las especificaciones exigidas en Pliego de Condiciones, y con la descripción de las actividades, proceso, tiempos de ejecución y productos entregables descritos en el Capítulo IV del presente Pliego de Condiciones.
5.9.3.2. Documentos para acreditar la experiencia específica del Proponente (Anexos 9 y 12)
El PROPONENTE para acreditar la experiencia específica deberá presentar tres (3) certificaciones de experiencia con las condiciones exigidas en, Requisitos Mínimos de Participación – Experiencia específica y Requisitos Mínimos de Orden Técnico xxx Xxxxxx de Condiciones.
5.9.3.3. Personal Mínimo del Servicio (Diligenciar Anexo No. 8)
El ICETEX requiere un Personal Mínimo señalado en el Pliego de Condiciones, y con las especificaciones establecidas en su Capítulo IV. La relación del personal mínimo se encuentra incluida dentro del recurso humano exigido en las especificaciones técnicas del proceso de selección.
El proponente deberá presentar debidamente diligenciada y suscrita por el representante legal y bajo la gravedad del juramento una manifestación expresa con la cual se compromete a suministrar el personal requerido de acuerdo con el perfil, formación y experiencia establecida en el Anexo No. 8 (Diligenciar Formato).
Esta manifestación del compromiso adquirido por el proponente servirá de base al supervisor del contrato designado para que al inicio del contrato y durante su ejecución, verifique el cumplimiento por parte del contratista el perfil, formación académica y experiencia solicitando los soportes para ello (hojas de vida, certificaciones de experiencia, actas de grado, etc.) al momento de la suscripción del acta de inicio del contrato.
5.9.4. DOCUMENTOS DE ORDEN ECONÓMICO (Anexo No. 10)
El Proponente, deberá presentar su propuesta económica, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas establecidas del presente documento.
La propuesta económica debe expresarse en pesos, en Moneda Legal Colombiana. Para lo cual el Proponente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo No.10 Propuesta Económica, de acuerdo con las vigencias allí estipuladas, so pena de rechazo.
El valor total de la propuesta no podrá ser superior al cien (100%) por ciento de los recursos destinados por el ICETEX, para adelantar el presente proceso de selección pública, so pena de rechazo de la propuesta.
El Proponente debe indicar en el Anexo No. 10 “Propuesta Económica”, los valores unitarios ofrecidos para cada ítem. En caso de presentarse errores aritméticos en la determinación del valor total de la propuesta económica que superen el 1% del valor de la propuesta, ésta será rechazada.
Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del proponente. En caso contrario, se tomará como valido el texto original. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente.
Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos.
El Proponente deberá indicar el valor de cada uno de los ítems requeridos en este documento, para los veinticuatro (24) meses del plazo de ejecución del contrato (años 2012, 2013 y 2014). Para el efecto deberá diligenciar el Anexo 10, Propuesta Económica, en donde se discrimine el valor cotizado de cada uno de los servicios requeridos por la Entidad.
El ICETEX, busca adjudicar el presente proceso de selección y para tal efecto, realizó el correspondiente sondeo xx xxxxxxx en precios unitarios por servicios; precios históricos de contratos ejecutados en la Entidad; consultó contratos similares con entidades de régimen similar y tuvo en cuenta todos los impuestos que incluye la ejecución del objeto contractual, todo lo anterior con el fin de establecer LOS PRECIOS XXX XXXXXXX, teniendo en cuenta los requerimientos de orden tecnológico que el outsourcing se obliga a cumplir.
Para establecer LOS PRECIOS XXX XXXXXXX DE LOS AÑOS 2013 y 2014, se tuvo en cuenta por parte del ICETEX y debe ser tenido en cuenta para efectos de establecer el monto total de su propuesta económica, además de los precios unitarios xxx xxxxxxx un incremento correspondiente a una proyección del Índice de Precios al Consumidor (IPC) del 4%, para los procesos operativos del outsourcing y el 5.8% correspondiente al incremento xxx xxxxxxx mínimo legal vigente, para los servicios
que involucran puestos de trabajo.
Cualquier modificación que implique afectar el valor del contrato se realizará de ser viable, legal y contractualmente, previa disponibilidad presupuestal.
El valor del presente contrato comprende todos los costos directos e indirectos derivados de la ejecución; incluye entre otros los gastos de administración, salarios y prestaciones sociales del personal, incrementos salariales y prestacionales, desplazamiento y transporte del equipo de trabajo del contratista, honorarios, asesorías en actividades objeto del contrato, impuestos a cargo del contratista, las deducciones a que haya lugar y en general, todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del objeto del contrato; por consiguiente, ICETEX no reconocerá valor alguno por reajustes efectuados por el contratista por concepto de costos, gastos, actividades adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y que fueron previsibles al momento de presentación de su oferta. Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato corren por cuenta del contratista.
La propuesta económica del Proponente debe incluir el IVA e indicarlo claramente. Si no se indica en la propuesta este valor, ICETEX lo entenderá incluido dentro del valor total de la oferta y así lo aceptará el Proponente.
El ICETEX, no reconocerá ningún reajuste de precios durante la vigencia del contrato, diferentes a los relacionados con incremento de índice de Precios al Consumidor - IPC - y Salarios Mínimos Legales Vigentes – S.M.L.M.V. – señalados, en los cuales se ejecutará el mismo. Los errores y omisiones de estos precios, serán responsabilidad exclusiva del Proponente.
Si el ICETEX al realizar la suma de los valores incluidos en la propuesta, encuentra que esta no corresponde a la cifra total de la misma, el oferente aceptará como valor de su oferta la cifra que obtenga ICETEX.
El Proponente que no presente oferta económica para la totalidad de los ítems contemplados en el Anexo 10 Propuesta Económica, incurrirá en causal de rechazo.
El Proponente adjudicado pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven del Contrato y por lo tanto, la omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.
El Proponente debe incluir y calcular dentro de los costos de su propuesta entre otros los siguientes factores:
Nómina.
Equipos.
Hardware.
Software.
Canales de comunicación.
Capacitación.
Papelería.
Supervisión.
Envío de correspondencia.
Los demás requeridos en el capítulo IV Especificaciones Técnicas y Tecnológicas del Servicio, para el correcto desarrollo de la operación.
De acuerdo con lo anterior, los Proponentes deberán presentar opciones de precio unitario con IVA incluido, que incluyan los costos directos e indirectos generados a partir de la operación y que se encuentren dentro de los valores estándar xxx xxxxxxx; estas propuestas de valor unitario deben ser planteadas de acuerdo con LA DISCRIMINACIÓN DE COSTOS QUE FIGURA EN EL ANEXO NUMERO 10 DE LA PROPUESTA ECONOMICA.
5.9.4.1. Validez de la propuesta económica
Será de TRES (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la presentación de las propuestas y la apertura de las mismas, incluidas las prórrogas si las hubiere.
5.10. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Serán causales de rechazo de las propuestas, las siguientes:
1. No adjuntar la carta de presentación de la propuesta, o la presentación de la carta sin firma, o firmada por persona distinta al Representante Legal del Proponente o a quien estatutariamente tenga la facultad de comprometer al Proponente.
2. Presentación de varias propuestas por el mismo Proponente, por si o por interpuesta persona (en Consorcio, Unión Temporal o individualmente).
3. La no acreditación por las personas naturales y jurídicas Proponentes que su objeto social le permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio o Unión Temporal, la no acreditación de sus integrantes, de que su objeto social les permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más.
4. La limitación de facultades del Representante Legal para presentar propuesta y suscribir el contrato.
5. Encontrarse el Proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Manual de Contratación de ICETEX.
6. La no conformación del Consorcio o Unión Temporal con anterioridad a la presentación de la propuesta o la no presentación del documento que acredite su conformación. También constituye causal de rechazo no expresar en el documento de conformación del Consorcio o de Unión Temporal que su término de duración o el de sus integrantes no será inferior a la vigencia del contrato y un año (1) año más.
7. No señalar las reglas básicas que regulen las relaciones de los consorciados o unidos temporalmente, o no fijar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes o no designar representante del Consorcio o Unión Temporal.
8. Cuando la persona natural o jurídica Proponente o los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal no acrediten estar debidamente inscritos en la Cámara de Comercio, o cuando la fecha de expedición del certificado de existencia y representación legal respectivo sea superior a un (1) mes y no se haya subsanado el documento a pesar del requerimiento que en tal sentido haga
ICETEX o si en el aportado no consta que la persona natural o jurídica se constituyó con anticipación de mínimo dos (2) años anteriores, a la fecha de la presentación de la propuesta o no consta que su vigencia es igual a la duración del contrato y un año (1) año más.
9. Cuando el Proponente Persona Natural o el Representante Legal en caso de personas jurídicas, o cualquier integrante de Consorcios o Uniones Temporales o su Representante Legal se encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales.
10. No acreditar la debida constitución de apoderado en Colombia y la suficiencia de las facultades a él otorgadas por parte de las Sociedades Extranjeras Proponentes, de acuerdo con lo exigido en el pliego o cuando el término de duración de sus facultades no abarca hasta la constitución de la sucursal en Colombia.
11. La no presentación del poder, o si las facultades otorgadas en el poder resulten insuficientes, cuando la propuesta sea presentada a través de apoderado.
12. Los Proponentes que no estén inscritos en el Registro Único de Tributario (RUT), al momento de presentar la propuesta.
13. Cuando no se presente la propuesta económica.
14. Cuando no presente propuesta técnica y tecnológica o no cumpla con todas las especificaciones técnicas y tecnológicas mínimas establecidas en el Pliego de Condiciones.
15. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre del proceso o haya sido enviada por correo ordinario o certificado, correo electrónico o fax, o entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en el Pliego de Condiciones.
16. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad que represente un condicionamiento de la propuesta para la adjudicación del Proceso de Selección.
17. Cuando el Proponente, en caso de ser persona jurídica, se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución o liquidación de sociedades.
18. Cuando la propuesta no cumpla con los indicadores financieros mínimos establecidos en el presente Pliego de Condiciones.
19. Cuando no presente los estados financieros debidamente certificados y dictaminados dentro del término señalado por ICETEX a pesar de haber sido requerido por ella, o cuando el dictamen sea negativo o cuando se hayan presentado con salvedades que tengan relación o incidencia respecto de la propuesta presentada de conformidad con lo estipulado en la Ley 222 de 1995.
20. Cuando no se presente la Garantía de Seriedad de la Propuesta, o no se presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de ICETEX o presentarlo extemporáneamente.
21. Cuando se compruebe que la información suministrada por el Proponente o los documentos allegados no coincidan con la realidad o sean contradictorios en los aspectos jurídicos, financieros, económicos o técnicos.
22. El no encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales al momento del cierre del presente Proceso de Selección.
23. Cuando el Proponente no aporte a pesar de haber sido requerido por el ICETEX los certificados de antecedentes disciplinarios vigentes de las personas allí indicadas, en donde conste que no hayan sido sancionados.
24. Cuando no se presenten las certificaciones que acrediten la experiencia del Proponente, en aquellos aspectos de orden formal, exigida como requisito de verificación o habilitante en el Presente Pliego a pesar de habérsele requerido o no se demuestre la experiencia exigida.
25. Cuando el Proponente habiendo sido requerido por ICETEX no xxxxxxx los documentos, información o aclaraciones solicitadas, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas. Pero en ningún caso podrá subsanarse la falta de capacidad para presentar la propuesta ni acreditarse circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
26. Cuando se presenten propuestas parciales o alternativas.
27. Cuando se compruebe confabulación entre un Proponente y funcionarios de ICETEX y/o con otros Proponentes para influir en la evaluación de las propuestas y/o en la decisión de adjudicación que tome la administración.
28. Cuando compruebe que al Proponente o a uno de los integrantes de las diversas formas de asociación que presente propuesta se le declaró la caducidad administrativa de algún contrato celebrado con anterioridad, mediante acto administrativo en firme, durante los últimos cinco (5) años, contados a partir de la presentación de la propuesta.
29. Cuando se compruebe que un Proponente ejerció alguna influencia sobre el proceso de evaluación de las propuestas o sobre la decisión de adjudicación de ICETEX.
30. Cuando el ICETEX establezca por cualquier medio que el Proponente se encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva,
31. Las demás establecidas en el Pliego de Condiciones, que no se encuentren relacionadas bajo este numeral 5.10.
6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
6.1. COMITÉ EVALUADOR Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
De conformidad con lo señalado en el Artículo 14 del Acuerdo No. 007 del 00 xx xxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx o la Secretaria General del ICETEX designarán un Comité evaluador compuesto por un número impar de miembros, quienes analizarán las propuestas con arreglo a los principios señalados en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.
El Comité Evaluador podrá solicitar a cada proponente las aclaraciones que considere necesarias. Las aclaraciones que rinda el proponente no podrán modificar la propuesta presentada.
El Comité deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada al finalizar la sesión correspondiente.
El Comité Evaluador presentará a la Secretaría General el acta para que, una vez haya sido objeto de examen conjunto por ésta y por el Comité Evaluador, la Secretaría elabore el informe de evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas, el cual será publicado en la página web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx, por un término de tres (3) días hábiles, de acuerdo con las fechas señaladas en el Cronograma de la presente selección pública (ver Anexo No. 6), para que los oferentes, durante dicho término, presenten sus observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX, ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx Xxxxxx xx Xxxxxx X.X.
Los proponentes, cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, podrán contestar tales observaciones en un plazo de dos (2) días hábiles contados a partir de la publicación en la página web del ICETEX de la respectiva observación. Los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas.
La Secretaría General recibirá observaciones de los proponentes, y con base en el Informe del Comité Evaluador producirá conjuntamente con éste un informe final en los términos del artículo 9° del Acuerdo No. 008 del 22 de febrero de 2008, en el cual se recomendará al Representante Legal del ICETEX, la no adjudicación del contrato o la adjudicación al proponente seleccionado.
El informe final incluirá un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas y las respuestas a ellas, y la decisión sobre la adjudicación del contrato.
6.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS HABILITANTES
Esta verificación tiene por objeto estudiar, analizar y comprobar que los oferentes cumplan con los requisitos mínimos de participación establecidos en los Capítulos III y IV, así como con la presentación de los documentos de orden legal, financiero y técnico establecidos en el Capítulo V del presente pliego de condiciones.
Esta verificación no tendrá puntaje pues se trata de requisitos de participación que habilitan o descalifican las propuestas.
Todos y cada uno de los documentos exigidos en este pliego de condiciones son obligatorios para los proponentes y para cada una de las firmas que conforman la Unión Temporal o el Consorcio, en caso de propuestas conjuntas.
Serán hábiles las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros mínimos de participación señalados en los Capítulos III y IV con la presentación de los documentos señalados en el Capítulo V de este pliego de condiciones y adendas, si las hubiere.
Las propuestas que NO cumplan con los requisitos jurídicos, técnicos (especificaciones técnicas mínimas del servicio, experiencia general y específica, personal mínimo requerido y la propuesta económica) y financieros serán inhabilitadas y por lo tanto, la consecuencia legal es que no serán evaluadas ni serán objeto de asignación de puntaje.
Si el valor de la propuesta es superior al valor de los precios xxx xxxxxxx de que dispone el Icetex, será considera como propuesta NO HÁBIL ó inhabilitada dentro del proceso de selección pública.
6.3. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN FINAL DE LAS PROPUESTAS
Una vez el Comité Evaluador verifique el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros habilitantes, procederá a la evaluación y calificación de las propuestas que cumplan con la totalidad de exigencias establecidas en el presente pliego de condiciones y asignará el puntaje que corresponda a cada propuesta habilitada, de acuerdo con lo señalado en el siguiente numeral.
6.3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS RECIBIDAS
Para la calificación de las propuestas y se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Criterio a evaluar | Puntaje |
Precio | 40 |
Experiencia Específica del Proponente | 40 |
Experiencia Director y Coordinador | 10 |
Apoyo a la Industria Nacional Colombiana | 10 |
TOTAL | 100 |
A). Criterio 1: Precio (40 puntos).
Los proponentes deberán presentar el precio de la oferta para la prestación del servicio, el cual debe incluir todos los costos y cargas impositivas en la prestación del servicio, así como también, debe incluir en su propuesta económica el presupuesto detallado de conformidad con lo previsto en el numeral 5.9.4 DOCUMENTO DE ORDEN ECONOMICO xxx Xxxxxx de Condiciones, y en su Anexo No.10 requerido por el ICETEX y costos asociados a la ejecución del contrato.
Los errores y omisiones de los precios, será responsabilidad exclusiva del Proponente. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente.
El ICETEX se reserva la facultad de hacer correcciones aritméticas cuando se presenten inconsistencias. El Proponente que no presente oferta económica incurrirá en causal de rechazo.
La evaluación de la propuesta económica se realizará con base en el promedio aritmético a partir de la suma de las propuestas de los proponentes, dividida por el número de propuestas presentadas. La fórmula es la siguiente:
G = ( X1 + X2 + X3 ……Xn)
N
Dónde:
G= Promedio aritmético de los valores de las propuestas presentadas. Xn = Valor de cada propuesta.
N = Número de propuestas presentadas
La evaluación tendrá un máximo de puntuación equivalente a CUARENTA (40) PUNTOS y se calificará de conformidad a la escala que se muestra a continuación:
Porcentaje sobre el costo total promedio | Puntaje |
Menor que el 80% del promedio | 0 |
Mayor del 80% y menor que el 85% del promedio | 10 |
Mayor del 85% y menor del 90% del promedio | 20 |
Mayor del 90% y menor del 95% del promedio | 30 |
Mayor del 95% y hasta 100% del promedio | 40 |
Mayor del 100% y el menor que el 105% del promedio | 30 |
Mayor del 10% y menor del Entre el 110% del promedio | 20 |
Mayor del 110% y Menor del 115% el promedio | 10 |
Mayor del 115% del promedio | 0 |
B) Criterio 2: Experiencia Específica (40 puntos) Experiencia Específica:
El PROPONENTE deberá presentar mínimo una (1) y máximo tres (3) certificaciones de experiencia de contratos ejecutados o en ejecución con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea o incluyan actividades de:
Procesos operativos de cartera y/o financieros
Procesos operativos de cartera y/o financieros y/o operaciones de administración
Procesos operativos de cartera y/o financieros y/o novedades
Procesos operativos de cartera y/o financieros y/o contabilización y conciliación
Procesos operativos de cartera y/o financieros y/o atención de requerimientos de cartera.
Procesos operativos de cartera y/o financieros y/o cierres contables.
Cuya sumatoria de valores facturados sean iguales o superiores a Cinco Mil Doscientos Noventa y Cuatro Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (5.294 S.M.L.M.V.), calculados en cada año de su ejecución, para lo cual, si el contrato fue ejecutado durante diferentes vigencias, deberá adjuntar el valor discriminado y facturado por vigencias.
En caso de que el contrato se encuentre en ejecución, la certificación de experiencia deberá indicar el porcentaje ejecutado a la fecha de expedición de la respectiva certificación, el cual deberá ser igual o superior al sesenta por ciento (60%) de ejecución presupuestal del contrato certificado.
Mínimo una (1) certificación de las exigidas debe corresponder a servicios prestados a una entidad pública.
Las certificaciones deberán contener:
- El nombre de la entidad contratista
- objeto
- valor
- plazo
- cumplimiento a satisfacción del contrato
- teléfono de contacto para confirmar
- ser presentada en papelería de la entidad contratante.
Además, las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente, así:
• Para contratos con entidades públicas, por el representante legal, el ordenador del gasto de la entidad contratante o el supervisor del contrato de la entidad contratante.
• Para contratos con entidades privadas, por el jefe del área a cuyo cargo este el servicio de facturación o cobro de cartera.
• La certificación debe de contener el logotipo de la Entidad que la expide e indicar el cargo de quien firma la certificación.
• No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores externos a la entidad contratante.
• Si el contrato se suscribió en consorcio o en unión temporal se podrá acreditar el porcentaje de participación mediante copia del acuerdo de consorcio o de unión temporal.
Adicionalmente se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
• Las certificaciones ilegibles, borrosas y/o que no contengan la información solicitada, no serán tenidas en cuenta. No obstante la entidad, podrá solicitar en cualquier momento aclaraciones sobre las mismas.
• En caso de discrepancia entre la información consignada en los ANEXOS y las certificaciones, prevalecerán las últimas.
• Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento.
Los aspectos de carácter formal que no sean incorporados en las certificaciones aportadas, podrán ser objeto de aclaración por parte del ICETEX, las cuales según el caso deberán ser soportadas con documentos legales de carácter contractual que permitan tal cometido.
La evaluación tendrá un máximo de puntuación equivalente a CUARENTA (40) PUNTOS incluida la puntuación por experiencia Entidades Financieras del Sector Público y se calificará de conformidad a la escala que se muestra a continuación:
Criterio sobre la Experiencia Especifica del Proponente | Puntaje por Experiencia | Puntaje Adicional por Experiencia en el Sector Público |
Hasta Cinco Mil Doscientos Noventa y Cuatro (5.294 S.M.L.M.V.) | 10 | 5 |
Más de Cinco Mil Doscientos Noventa y Cuatro (5.294 S.M.L.M.V.) y menos de siete mil Salarios (7.000 S.M.L.M.V.) | 20 | 5 |
Más de Siete Mil (7.000 S.M.L.M.V.) y menos de Nueve mil Salarios (9.000 S.M.L.M.V.) | 30 | 5 |
Más de Nueve Mil (9.000 S.M.L.M.V.) | 35 | 5 |
Xxxxxx Xxxxxxx por Experiencia | 40 |
C) Experiencia Director y Coordinador (10 puntos)
Como se indicó en el Capítulo iv, del presente pliego de condiciones, en el numeral relacionad con
“Perfil del Personal Mínimo requerido”,
a). La experiencia del Director del Proyecto debe ser mínima xx xxxx (10) años en el área de cartera o contabilidad o temas relacionados con administración de procesos en áreas financieras del sector público y,
b). La experiencia del Coordinador del Proyecto, debe ser mínima de cuatro (4) años en actividades de cartera, contabilidad o áreas financieras del sector público.
Se sumará la experiencia del Director del Proyecto (a) y el Coordinador (b) del proyecto que correspondan a entidades del sector público, la cual deberá encontrarse debidamente certificada. Se asignará el máximo puntaje de 10 puntos al proponente que presente al Director y Coordinador del Proyecto con la mayor sumatoria de experiencia y a los demás proponentes se les asignará puntaje por regla de tres simple como se indica a continuación:
- Proponente con la Mayor Suma de Experiencia del Director y Coordinador = 10 Puntos
- Otros Proponentes = Suma Experiencia Director y Coordinador del Proponente Evaluado * 10 Proponente con la Mayor Suma de Experiencia del Director y Coordinador
D) Apoyo a la industria nacional colombiana (10 puntos).
Para el presente proceso se asignará puntaje a las ofertas que se consideren como servicio de origen nacional según lo establecido en el artículo 11 del Decreto 679 de 1994, según el cual se entiende por “servicio de origen nacional” aquel prestado por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional colombiana, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia y conforme al parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, se otorgará tratamiento de “servicio de origen nacional” a aquel servicio que aunque sea ofrecido por sociedades constituidas en el exterior o por personas
naturales extranjeras no residentes en Colombia tengan personas de nacionalidad colombiana a su servicio.
Si el Proponente es un Consorcio o una Unión Temporal cuyo personal está conformado por nacionales colombianos, la propuesta respectiva obtendrá diez (10) puntos en el factor de “APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA.” Respecto a la asignación del puntaje se analizará la información contenida en el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y en los demás documentos que se anexan a cada una de las propuestas.
En los términos de la ley 816 del 7 de julio de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la contratación pública”, el ICETEX asignará el siguiente puntaje:
a) Xxxx (10) puntos para los proponentes que ofertan bienes y servicios nacionales.
b) Xxxxx (5) puntos para los proponentes que ofertan bienes y servicios extranjeros.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales conformados por integrantes nacionales y extranjeros, el puntaje se asignará en proporción al porcentaje de participación de cada integrante, según sea su condición de nacional o extranjero.
E) Calificación Final
La suma de los puntajes obtenidos en cada uno de estos numerales, arrojará la calificación final de los proponentes.
Una vez concluido el proceso de verificación y de evaluación y cumplidos todos los requisitos xx xxx, se procederá a la adjudicación del proceso de selección a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje.
6.3.2. CRITERIOS DE DESEMPATE
Se entenderá que hay empate entre dos propuestas y proponentes, cuando hayan obtenido igual puntaje final.
En tal caso, la adjudicación se resolverá en el siguiente orden:
- Al proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en la evaluación DEL FACTOR PRECIO.
- Al proponente que haya acreditado mayor puntaje en EL FACTOR DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA.
- Si subsiste el empate, se seleccionará el proponente que acredite que su origen es nacional.
- Si continua el empate se dirimirá mediante sorteo por el sistema de balotas que se realizará en el lugar que designe el ICETEX.
6.3.3. ÚNICA PROPUESTA RECIBIDA
En el evento en que se habilite un solo Proponente, desde el punto de vista Jurídico, Financiero, y Técnico; para la adjudicación de la propuesta se tendrán en cuenta las siguientes condiciones:
a). Que el valor de la propuesta no supere el estimado por el ICETEX, para dicho proceso de contratación pública y no sea inferior al noventa por ciento (90%) del mismo. y,
b). Que la propuesta haya obtenido mínimo sesenta (60) puntos del puntaje total establecido como puntaje total.
7. ANÁLISIS DE RIESGOS
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente pliego de condiciones y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación, por tanto EL ICETEX no estará obligada a reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por EL ICETEX, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
8. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO
8.1. TIPO DE CONTRATO
Contrato de Outsourcing para la ejecución de los procesos operativos en la Administración, Conciliación y Novedades de Cartera, bajo las políticas y parámetros fijados por el ICETEX.
8.2. OBJETO DEL CONTRATO
Contratar la ejecución de los procesos operativos en la administración, conciliación y novedades de cartera bajo la modalidad de outsourcing del ICETEX, bajo las políticas y parámetros fijados por el ICETEX.
8.3. VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato será el valor señalado en la propuesta del PROPONENTE SELECCIONADO, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
8.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO
EL ICETEX cancelará el valor del contrato en mensualidades vencidas, previa presentación de la factura correspondiente, conforme al servicio efectivamente prestado que debe soportarse con el informe de entregables definidos en el Capítulo 4 del capítulo IV xxx Xxxxxx de Condiciones.
El contratista deberá acompañar el acta de recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor del contrato.
Cada pago deberá contar con la certificación expedida por su Revisor Fiscal o Representante Legal, en la que certifique que se encuentra al día en el pago de los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral en pensión y salud, así como los propios xxx XXXX, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008 (Manual de Funciones del ICETEX), acompañados del acta de recibo a satisfacción de los servicios e entregables definidos por la Supervisión del contrato.
El Icetex se encuentra facultado para realizar las verificaciones al lugar donde el contratista adelantará las labores contratadas, y podrá solicitar los soportes adicionales que estime convenientes en los que se evidencie el cumplimiento de los procesos asignados.
En cada uno de los documentos soportes para el pago de las gestiones, se presentará la certificación de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor del contrato.
Los pagos se harán mediante transferencia electrónica a la cuenta que el CONTRATISTA determine para tal fin
8.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo total del contrato será de veinticuatro (24) meses, contados a partir de la orden de inicio que imparta para el efecto el ICETEX, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
8.6. OBLIGACIONES DE LAS PARTES:
8.6.1. DEL CONTRATISTA
Deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
1. Operar y administrar las herramientas y mecanismos que permitan cumplir con el objeto contratado.
2. Coordinar las actividades a desarrollar por parte del personal que se encuentran bajo su supervisión con el objetivo de cumplir con los tiempos establecidos para cada uno de los procesos y procedimientos especificados en el contrato.
3. Garantizar el suministro del personal mínimo requerido por el ICETEX para la ejecución del contrato, el cual no podrá ser inferior al establecido en el contrato.
4. Abstenerse de divulgar el contenido de las bases de datos que le son suministradas por el ICETEX, para adelantar las gestiones y actividades a realizar, ya que estas son de propiedad del ICETEX así como las que se generen de los procesos adelantados. Por lo tanto, el tratamiento de la información deberá regirse por las cláusulas de confidencialidad.
5. Generar de acuerdo con los archivos documentales y magnéticos proporcionados por el ICETEX, y con la periodicidad establecida, los proyectos de respuesta a clientes o la Oficina de Atención al Usuario.
6. Analizar los créditos para determinar las inconsistencias que se puedan presentar y de esta forma reportarlas para su validación al funcionario encargado por el ICETEX quien a su vez solicitará los respectivos ajustes mediante reportes de incidencias a la Dirección de Tecnología.
7. Proponer al ICETEX, acciones de mejoramiento que permitan optimización en los procesos operativos para la administración de cartera del Instituto.
8. Mantener actualizados los archivos extracontables y de registro xx xxxxxxxxx por las transacciones que ejecute el personal dispuesto para la ejecución del contrato.
9. Garantizar la calidad de las actividades de los procesos ejecutados por parte del personal a su cargo, que permitan mantener actualizada la información en el aplicativo de cartera y mediante muestreos aleatorios verificar la calidad de los procesos ejecutados.
10. Garantizar el mantenimiento de los soportes documentales o magnéticos que justifiquen los procesos objeto del contrato.
11. Entregar al archivo central de ICETEX, los soportes documentales o magnéticos que sustenten las transacciones, reportes, informes de los procesos objeto del contrato.
12. Presentar con la periodicidad establecida los informes y reportes requeridos por el ICETEX, de acuerdo con cada uno de los procesos y procedimientos a desarrollar.
13. Coordinar la logística necesaria para la ejecución de las actividades pertinentes de los procesos de conciliación, cierre mensual de cartera y aplicación xx xxxxxxxxx de acuerdo con la programación del ICETEX.
14. Elaborar los planes de trabajo que permitan la ejecución de las actividades por parte del personal dispuesto en los tiempos establecidos, de acuerdo con la programación del ICETEX.
15. Para garantizar la confidencialidad de la Información, el PROPONENTE y sus empleados, se comprometen con el ICETEX a guardar absoluta reserva de la información a que tienen acceso, respecto a las diferentes líneas, modalidades, solicitantes, usuarios etc. del crédito educativo y a tomar las medidas necesarias a fin de evitar los riesgos de pérdida, destrucción, alteración y uso no autorizado o fraudulento de la misma. Para este efecto el PROPONENTE ni el personal dispuesto pare ejecutar el contrato, se obliga a no disponer, divulgar, circular o negociar la información de los beneficiarios ni a mostrarla y entregarla a personas no autorizadas por el ICETEX, salvo aquellos casos en que medie una orden judicial. En caso de incumplimiento de
esta obligación, el PROPONENTE responderá por los eventuales perjuicios que se causen a los beneficiarios del crédito educativo ICETEX.
16. Hacer uso adecuado de las herramientas tecnológicas e información proporcionada por el ICETEX para la ejecución del contrato. Respetando siempre la cláusula de confidencialidad que se establezca en el contrato.
17. Seguir los lineamientos definidos por las políticas de manejo de Seguridad de la Información adoptadas por el ICETEX, garantizando la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la misma.
18. Realizar el empalme respectivo con la firma seleccionada por el ICETEX, dentro del proceso de contratación que se llegare a efectuar y cuyo objeto ampare la administración de personal para el apoyo de la Administración de la Cartera, previa autorización impartida por parte del supervisor del contrato.
19. Realizar los procesos masivos xx Xxxxxxxxx de Xxxxxxx solicitados por el ICETEX que se requieran para cumplir con el objetivo de Administración de la Cartera.
20. Las actividades desarrolladas por el contratista deben estar enmarcadas dentro de las políticas detalladas en los procesos y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad señalado en el Doc. – Manager, del ICETEX, Acuerdos de Junta Directiva, Leyes y demás disposiciones aplicables.
8.6.2. OBLIGACIONES DEL ICETEX
1. Formular XXX XXXXXXXXX, XXXXXXXXXXX, X XXX XXXXXXXXXX XXXX XXX XXXXXXX DEBE EL PROPONENTE EJECUTAR EL OBJETO DEL CONTRATO, sin perjuicio de la autonomía que en la labor de ejecución y coordinación de su personal goza el contratista.
2. Efectuar por escrito las observaciones que estime convenientes en el desarrollo del contrato, siempre enmarcadas dentro del término del mismo.
2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de las condiciones contratadas, a través del supervisor del contrato.
3. Verificar de manera permanente el cumplimiento por parte de EL PROPONENTE de las obligaciones relacionadas con el pago de salud, pensiones, ARP, Cajas de Compensación, SENA e ICBF.
4. Designar un supervisor para este contrato.
5. Suministrar al PROPONENTE, el acceso a la información necesaria para cumplir con el objeto del contrato.
6. Realizar los pagos correspondientes del contrato en la forma y oportunidad pactada.
7. Entregar al contratista las bases de datos necesarias para cumplir con los procesos masivos xx Xxxxxxxxx de Xxxxxxx que se requieran para cumplir con el objetivo de Administración de la Cartera.
8. Dar a conocer el manual de cartera y las políticas establecidas por la Junta Directiva del ICETEX mediante los acuerdos dictados y demás normas internas aplicables.
8.7. GARANTÍA DEL CONTRATO
8.7.1. ANÁLISIS DE RIESGOS
Para garantizar la mitigación de los riesgos el PROPONENTE se obliga a constituir a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y ESTUDIO TÉCNICOS EN EL EXTERIOR
“XXXXXXX XXXXXX XXXXX”- ICETEX - una Garantía Única de Cumplimiento, expedida por un Banco o Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, que ampare los siguientes riesgos:
CUMPLIMIENTO: Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato, el pago de las multas y demás sanciones que se le impongan, por el treinta por ciento (30%) del valor del mismo con una vigencia que cubra el término del contrato y cuatro (4) meses más.
CALIDAD DEL SERVICIO: Deberá garantizar la ejecución del contrato de acuerdo con las especificaciones del contrato, por el treinta por ciento (30%) del valor del mismo con vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Deberá
garantizar el cumplimiento del pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal utilizado para prestar el servicio por una suma equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato con una vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del mismo.
Adicionalmente, EL CONTRATISTA deberá constituir póliza de RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL que cubra el riesgo de daños causados a terceros con la ejecución del contrato por valor no inferior al veinte (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses.
8.8. CLÁUSULA PENAL MORATORIA
En caso de retardo o incumplimiento de las obligaciones parte del CONTRATISTA, éste pagará a título xx xxxx el 1.0 % del valor del contrato, por cada día de retraso en el cumplimiento de sus obligaciones, sin que el monto total exceda del 10 % del valor total del contrato. El procedimiento para la imposición de las multas será el establecido en el artículo 24 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 007 del 22 de febrero de 2008 y por el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
8.9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA
En caso de presentarse grave incumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA que afecten el normal desarrollo del contrato o que lleven a la paralización del servicio contratado EL CONTRATISTA se constituirá en deudor del ICETEX, por la suma correspondiente treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, suma que se pacta desde ahora como tasación anticipada de los perjuicios que por el incumplimiento del CONTRATISTA se le causen al ICETEX.
8.10. SUPERVISIÓN
El contrato será objeto de la supervisión interna a través de los funcionarios que para el efecto sean designados por la Presidenta del ICETEX.
8.11. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
La vigilancia y control de la ejecución del contrato será ejercida por el Funcionario que para el efecto designe la Presidenta del ICETEX. Serán funciones de la supervisión del contrato las señaladas en el artículo 23 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 007 del 22 de febrero de 2008.
En dicho sentido se deberán elaborar y suscribir la correspondiente acta de liquidación de acuerdo con lo señalado en la Circular No. 009 del 14 de septiembre de 2011, si el contrato se vence durante el plazo descrito.
Con el objetivo de salvaguardar la gestión se deben tener en cuenta los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 del Estatuto Anticorrupción Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
8.12. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES
EL PROPONENTE seleccionado deberá cancelar los impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, que se generen de la ejecución del contrato.
8.13. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
En el acta de liquidación constará el porcentaje del objeto contractual ejecutado, el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, y los saldos a favor de las partes si los hubiere. También se determinarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y, si es del caso, se declararán x xxx y salvo.
Si no se logra un acuerdo en relación con la liquidación, el ICETEX podrá efectuar una constancia de terminación y liquidación unilateral del contrato.
El contrato será objeto de liquidación de conformidad con el artículo 25 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 007 del 22 de febrero de 2008, Resolución 0622 del 29 de julio de 2009 y Resolución 0920 del 11 de noviembre de 2009. Para tales efectos el interventor y/o supervisor del contrato, en coordinación con EL CONTRATISTA, realizará el acta de liquidación, procedimiento que deberá efectuarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación.
8.14. EXCLUSIÓN LABORAL
El contrato no generará ninguna vinculación laboral entre EL ICETEX y EL CONTRATISTA ni entre el ICETEX y los dependientes del CONTRATISTA. En consecuencia, ni EL CONTRATISTA ni sus dependientes tendrán derecho laboral alguno, ni podrán reclamar prestación social alguna al ICETEX, NI EXISTIRÁ NINGUN VINCULO DEL CUAL SE PUEDA CONFIGURAR LA SOLIDARIDAD LABORAL,
Por lo tanto, el ICETEX sólo contrae la obligación de pagar el precio convenido, ya que son a cargo del CONTRATISTA todos los gastos que ocasione el cumplimiento de las obligaciones que por el contrato adquiere, incluyendo el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a sus trabajadores.
8.15. CESIÓN DEL CONTRATO
EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo autorización expresa y escrita del ICETEX.
8.16. GASTOS DEL CONTRATO
Todos los gastos que ocasione el cumplimiento del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. El ICETEX podrá entonces rechazar los servicios que no reúnan la calidad requerida en el contrato.
8.17. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO
Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del contrato mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento, sin que para los efectos del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión.
8.18. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
Los conflictos que se presenten durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán mediante los mecanismos de arreglo directo y conciliación. En caso de que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.
8.19. PLAN DE CONTINGENCIA
El Plan de Contingencia, debe contener las medidas técnicas, humanas y organizacionales, necesarias para garantizar la correcta ejecución del objeto contractual y la continuidad y las operaciones del Contratista, en caso de presentarse causas de fuerza mayor o caso fortuito. Dicho plan debe ser previsto aplicando los tres subplanes, que se describen a continuación: Cada plan determina las contramedidas necesarias en cada momento del tiempo respecto a la materialización de cualquier amenaza:
El plan de respaldo. Contempla las contramedidas preventivas antes de que se materialice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.
plan de emergencia. Contempla las contramedidas necesarias durante la materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su finalidad es mitigar los efectos adversos de la amenaza;
Contempla las medidas necesarias después de materializada y controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal y como se encontraban antes de la materialización de la amenaza. Por otra parte, el plan de contingencia no debe limitarse a estas medidas organizativas. También debe expresar claramente:
Qué recursos materiales son necesarios
Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan.
Cuáles son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan y,
Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.
8.20. CONFIDENCIALIDAD
EL CONTRATISTA, con la suscripción del presente contrato, se compromete a guardar estricta reserva y secreto en relación a la información confidencial que se suministre con ocasión de este contrato o durante su ejecución y hasta su liquidación. En tal sentido, deberá entenderse por "información confidencial" toda la información que EL ICETEX, le suministre, en desarrollo del objeto contractual.
PARÁGRAFO PRIMERO: Que no podrá ser considerada como confidencial la información que sea susceptible de ser conocida mediante la utilización xx xxxxxxx regulares y legales de información ni la información que sea de público conocimiento.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Que de no ser así, se presume que toda información intercambiada entre las partes es confidencial, y debe adecuarse a lo establecido en el presente contrato, salvo que el ICETEX, exprese lo contrario.
PARÁGRAFO TERCERO: Que de conformidad con lo señalado en esta Cláusula, la información confidencial que sea recibida por el CONTRATISTA, será exclusiva y únicamente utilizada para los fines para los cuales fue suministrada y no podrá ser revelada a terceros salvo autorización expresa de la parte que suministró la información.
8.21. MULTAS Y PROCEDIMIENTO PREVIO PARA SU IMPOSICIÓN
De acuerdo con lo señalado en el artículo 24 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo No.007 de 2008) en concordancia con el Artículo 86 de la ley 1474 de 2011, el cobro de la penal moratoria y la penal pecuniaria acordadas en este contrato se harán efectivas, previo al cumplimiento del procedimiento señalado en el artículo 24 del Manual de Contratación del ICETEX, así:
Un requerimiento escrito al CONTRATISTA indicando las obligaciones incumplidas y las pruebas del incumplimiento. De dicho escrito se enviará copia al Garante del contrato, si fuere el caso.
EL CONTRATISTA tendrá un término xx xxxx (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del requerimiento, para que presente por escrito sus descargos y las pruebas que considere necesarias.
Recibidos los descargos, EL ICETEX, previa evaluación por parte de la Oficina Asesora Jurídica, decidirá sobre la imposición de la multa. La decisión será comunicada al CONTRATISTA.
EL ICETEX requerirá al CONTRATISTA para el pago de la multa en un término xxxxxx xx xxxx
(10) días hábiles desde el recibo de la comunicación referida en el numeral anterior; si no realiza el pago, EL CONTRATISTA acepta y autoriza de forma expresa e irrevocable al ICETEX con la
suscripción de este contrato, para efectuar el o los correspondientes descuentos del pago que tenga pendiente, el valor de la multa. En caso que no existan pagos pendientes, o los pagos que adeude EL ICETEX al CONTRATISTA no cubran la suma impuesta a título de multa, EL ICETEX solicitará al CONTRATISTA o al garante el pago de la multa, con cargo al amparo de cumplimiento.
Así mismo, se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción.
8.22. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD
El contratista se obliga con el ICETEX a mantener la libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de la sus subcontratistas o dependientes.
Dado en Bogotá D. C., el día
XXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX
Presidenta
ICETEX
Proyectó: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx / Abogado Grupo Contratación
Revisó: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx / Coordinadora Grupo Contratos ICETEX-