RHAN 4 – RHEOLAU GWEITHDREFN

ARCHEBION SEFYDLOG CONTRACT A RHEOLAU GWEITHDREFN (‘RhGC’)

1. Cyflwyniad

1.1 Mae’r Archebion Sefydlog Contract a Rheolau Caffael hyn (RhCC) yn rhoi fframwaith corfforaethol ar gyfer caffael xxxx Nwyddau, Gwasanaethau a Gwaith y Cyngor, gan gynnwys pob contract consesiynol.

1.2 Caffael yw “y broses y mae sefydliadau’n ei dilyn i fodloni eu hanghenion nwyddau, gwasanaethau a gwaith mewn ffordd sy’n cyflawni gwerth am arian ar sail oes cyfan o ran bod yn fuddiol nid yn unig i’r sefydliad, ond hefyd i gymdeithas a’r economi, tra’n lleihau’r niwed i’r amgylchedd” 1.

1.3 Mae caffael yn cynnwys adnabod angen, ystyried yr opsiynau, y broses gaffael go iawn a rheoli ac adolygu’r contractau.

1.4 Mae’r Cyngor yn gwario oddeutu £390 miliwn y flwyddyn ar gaffael Nwyddau, Gwasanaethau a Gwaith yn allanol. Xxxxx, xxx’n bwysig bod y Cyngor yn strategol yn rheoli’r gwariant hwn i sicrhau:

(i) ei fod yn cyflawni gwerth am arian a’r lefel ofynnol o ansawdd a pherfformiad ym mhob contract sy’n cael ei osod;

(ii) ei fod yn gwneud y gwaith caffael yn agored, yn dryloyw ac, lle bo’n ymarferol, yn seiliedig ar ddulliau safonol a defnyddio systemau cyffredin sy’n briodol yn lleihau cymhlethdod, cost, amserlenni a gofynion i’r cyflenwyr;

(iii) ei fod yn cydymffurfio â xxxx ddeddfwriaeth Ewrop, y DU a Chymru sy’n llywodraethu a/xxx xx’n ymwneud â chaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith a gosod contractau consesiynol;

(iv) ei fod yn bodloni egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru Llywodraeth Cymru (DPCC);

(v) ei fod yn ystyried yr xxxx ganllawiau perthnasol a osodir gan Lywodraeth Cymru gan gynnwys Nodiadau Cyngor Caffael a’r Cod Ymddygiad Cyflogaeth Foesol mewn Cadwyni Cyflenwi;

(vi) ei fod yn cefnogi cyflawniad saith nod lles cenedlaethol yn Neddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015;

(vii) ei fod yn cynnwys gweithdrefnau caffael ddylai, pan fyddant yn cael eu dilyn, amddiffyn aelodau a swyddogion y Cyngor rhag unrhyw honiad o weithredu’n annheg neu’n anghyfreithlon mewn perthynas ag unrhyw gaffael gan y Cyngor;

(viii) yn amodol ar gydymffurfio â (iii), sicrhau ei fod wedi ystyried, asesu a lle bo’n ymarferol, wedi lleddfu unrhyw beryglon cysylltiedig gyda phrosesau caffael penodol ac o ganlyniad yn mynd i mewn i gontractau; ac

1 Wales Procurement Policy Statement 2015

(ix) ei fod yn cyflawni amcanion sefydliadol Strategaeth Gaffael y Cyngor (2017-20):

1.5 Mae’n bosibl y bydd contractau, sy’n cynnwys derbyn incwm gan y Cyngor neu’r Cyngor yn gwaredu ased neu’n cyflawni gweithgaredd, yn gofyn am dendr cystadleuol. Y rheswm am hyn, er enghraifft, yw gan eu bod nhw gyfwerth â “chonsesiwn”, neu’n cyflwyno mantais cystadleuol i’r contractwr yn erbyn ei gystadleuwyr, neu xxx xxxxx i’r Cyngor xxxx xxxxxx ei fod wedi derbyn gwerth marchnad priodol. Felly, bydd pob geirda i dendrau a dyfynbrisiau cystadleuol o fewn y Rheolau hyn yn berthnasol (gyda newidiadau fel sy’n briodol) yn yr un modd ag amgylchiadau lle bo’r contract yn golygu derbyn incwm gan y Cyngor neu’r Cyngor yn gwaredu unrhyw ased neu’n gwneud gwaith, fel y maen nhw pan fydd y Cyngor yn prynu rhywbeth, oni bai y nodir yn wahanol.

1.6 Ni fwriedir y rheolau hyn fel canllawiau gweithredu manwl. Rhaid ystyried unrhyw ganllawiau caffael a roddir gan Reolwr Caffael y Cyngor.

1.7 Mae’r Rheolau hyn yn llywodraethu ymddygiad sefydliadol wrth gaffael. Yn sicr, bydd ymddygiad o’r fath yn cael ei gyflawni wrth gefnogi a chyflawni polisïau ac amcanion ehangach y cyngor a chan barchu preswylwyr, gan gynnwys Cod Ymddygiad Cyflogeion y Cyngor.

1.8 Wrth gyflawni unrhyw waith caffael, rhaid bod yn hollol gywir xxx amser.

2. Diffiniadau a Dehongliad

2.1 Yn y Rheolau hyn, mae’r diffiniadau canlynol yn berthnasol:

Buddion i’r Gymuned	Mae hyn yn golygu cyflawni buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol drwy gymalau Buddion Cymunedol effeithiol mewn contractau cyhoeddus. Yn hanfodol ar xxx contract xxxxx mwy na £1m ac yn hanfodol ar gontractau’n is na £1m, ond fe’i anogir ar y rheiny hefyd.
Contractau Consesiynol	Golyga hyn contract rhwng y Cyngor a’r Contractwr, lle mae’r ystyriaeth yn y contract yn cynnwys hawl y Contractwr i ecsbloetio’r gwaith neu’r gwasanaethau, sef testun y contract, neu’r hawl i ecsbloetio gyda thaliad.
Contract	Golyga hyn unrhyw ffurf o gytundeb (gan gynnwys, a heb fod yn gyfyngedig i, archebion prynu a gynhyrchir ar system P2P Proactis y Cyngor neu unrhyw ffurf arall o system o’r fath) er mwyn cyflenwi Nwyddau, darparu Gwasanaethau neu gynnal Gwaith a/neu gontractau consesiynol.

Contractwr	Golyga hyn unrhyw gontractwr, cyflenwr neu ddarparwr y bydd y Cyngor yn mynd i mewn i Gontract gydag ef er mwyn cynnal Gwaith, darparu Gwasanaethau neu gyflenwi Nwyddau.
Cofrestr contractau	Golyga hyn y gofrestr a gynhelir (mewn ffurf a xxxxxx x xxxx i’w gilydd) gan y Rheolwr Caffael, sy’n rhestru xxx contract (oni bai am gytundebau Tir) a grëir gan y Cyngor gyda gwerth sy’n fwy na £25,000. (Gweler cymal 28 y RhCC).
RhCC	Y Rheolau Caffael ac Archebion Sefydlog Contract fel y’i diwygiwyd x xxxx i’w gilydd.
Caffael trydanol	Caffael yr xxxx nwyddau, gwasanaethau a gwaith a gynhelir gan ddefnyddio system gaffael trydanol cymeradwy’r Cyngor, fel y’i xxxxx x xxxx i’w gilydd gan y Rheolwr Caffael.
UE	Yr Undeb Ewropeaidd.
Trothwyon yr UE	Y trothwyon a nodir yn rheoliad 5 Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.Dyma’r trothwyon presennol, gan gynnwys TAW, fel ag yr oeddent 1 Ionawr 2020: - Gwasanaethau £189,330 Trefn Light Tough £663,540 ar gyfer Gwasanaethau Cyflenwadau £189,330 Gwaith £4,733,252 Contractau consesiynol £4,733,252 Mae’r trothwyon yn newid xxx xxx flynedd ac mae disgwyl iddynt newid eto ar 1 Ionawr 2022.
Cytundeb Fframwaith	Cytundeb gydag un neu fwy o Gontractwyr. Diben y contract hwnnw bydd pennu’r telerau (yn benodol o ran pris a swm) sy’n llywodraethu contract neu gontractau fydd yn cael eu dyfarnu yn ystod y cyfnod y bydd y cytundeb fframwaith yn berthnasol.
Nwyddau	Golyga hyn yr xxxx gynnyrch, nwyddau, cyflenwadau, sylweddau a deunyddiau y mae’r Cyngor yn eu prynu, yn eu llogi neu’n eu cael rhyw ffordd arall.

Grant(iau)	Swm o arian a delir neu fydd yn cael xx xxxx gan y Cyngor i drydydd parti, ac o ran hynny nid oes ar y Cyngor angen i’r grantî ddarparu unrhyw Wasanaethau, neu Nwyddau i’r Cyngor na gwneud unrhyw Waith xx xxxx uniongyrchol y Cyngor. Xxxx x Xxxxx(iau) fod yn amodol (h.y. ymrwymiad i wario’r Grant(iau) mewn ffordd benodol, bod yn atebol am wario ac ad-dalu’r Grant(iau) pe bai amodau’r Grant(iau) yn cael eu torri).
Gofynion Cyfreithiol	Mae hyn yn golygu sicrhau cydymffurfiaeth â xxxx ddeddfwriaeth Ewrop, y DU a Chymru sy’n llywodraethu a/xxx xx’n ymwneud â chaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith a gosod contractau consesiynol.
Swyddog Monitro	Swyddog a benodwyd gan y Cyngor fel Swyddog Monitro Statudol xxx Xxxx 5 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989.
Tendr sydd fwyaf manteisiol yn economaidd (MEAT)	Tendr sy’n cael ei werthuso ar sail agweddau ansoddol, technegol a chynaliadwy ar gyflwyno tendr ynghyd â phris wrth gyrraedd penderfyniad ar ddyfarniad.
CSUE	Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd
Trothwyon CSUE	Y gwerthoedd a bennir gan yr Undeb Ewropeaidd xxx xxx flynedd (gweler y diffiniad uchod ar Drothwyon yr UE).
Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw (HGYLl)	Hysbysiad a roddir gan y Cyngor ar GwerthwchiGymru a/neu CSUE yn rhoi gwybod i’r farchnad am ofynion newydd a rhoi cyfle i gyflenwyr i ymateb, gan fynegi diddordeb mewn bidio ar gyfer y contract. Gellid defnyddio’r adborth cyflenwyr yn rhan o ddatblygu’r fanyleb ynghyd â’r broses ddethol cyn y cam gwahodd i dendro.
Caffael	Golyga hyn, at ddibenion y rheolau hyn, y broses y mae’r Cyngor yn ei defnyddio i reoli sut mae’n trefnu xx Xxxxx, Gwasanaethau a Nwyddau, mewn ffordd sy’n cyflawni gwerth am arian ar sail bywyd cyfan o ran creu buddion nid yn unig i’r Cyngor, ond hefyd i gymdeithas a’r economi, wrth leihau’r difrod i’r amgylchedd. Mae’n cynnwys adnabod angen, ystyried yr opsiynau, y broses gaffael go iawn a rheoli ac adolygu’r contractau.

Canllawiau Caffael	Golyga hyn y Canllawiau a gyflwynir gan/fydd yn cael eu cyflwyno x xxxx i’w gilydd gan y Rheolwr Caffael, ar y cyd â Swyddogion A151 a Monitro’r Cyngor.
Rheolwr Caffael	Golyga hyn y Rheolwr Gweithredol – Gwasanaethau Comisiynu a Chaffael neu unrhyw swyddogion xxx ei g/oruchwyliaeth neu reolaeth y mae ef/hi yn dirprwyo awdurdod iddo i gyflawni unrhyw rai o’r ymrwymiadau, dyletswyddau neu weithgareddau xxxx xxxxx eu cyflawni gan ef/hi xxx y Rheolau hyn neu i weithredu yn ei h/absenoldeb.
Y Broses Gaffael	Golyga hyn y broses, sy’n cynnwys cylch gyfan y caffael, o adnabod anghenion, gwerthuso opsiynau, dethol cyflenwr, dyfarnu a rheoli’r contract tan ddiwedd contract neu ddiwedd bywyd defnyddiol yr ased, neu warediad yr ased.
Llwybrau Caffael	Golyga hyn y weithdrefn gaffael fydd yn cael ei dilyn yn ystod y gwaith Caffael. Er enghraifft; • Y weithdrefn agored. • Y weithdrefn gyfyngedig. • Y weithdrefn ddialog gystadleuol. • Y weithdrefn gystadleuol gyda negodi. • Partneriaeth arloesol Gweler Atodiad 1 am drosolwg o’r gweithdrefnau caffael sydd ar gael. Rhaid ystyried y weithdrefn briodol i’w defnyddio ar sail achos wrth achos, gan y bydd yn dibynnu ar ffactorau sy’n benodol i xxx achos o gaffael.
Archeb brynu Prynu i Dalu (P2P) Dyfynbrisiau	Golyga hyn archeb drydanol a godir ac awdurdodir drwy system P2P Proactis y Cyngor, neu system drydanol arall ar waith yn y cyfamser. Golyga hyn dull trydanol y Cyngor o brosesu taliadau. Mae’r Cyngor yn defnyddio meddalwedd Rhaglenni a Chynnyrch Systemau (SAP) neu feddalwedd o’r fath. Golyga hyn ddyfynbris am bris neu unrhyw fanylyn perthnasol arall a gyflwynir i’r Cyngor ar gais y Cyngor, heb gyflwyno gwahoddiad i dendro ffurfiol.

Rheoliadau	Golyga hyn y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 fel y’i diwygiwyd x xxxx i’w gilydd.
Rheolau Swyddog Adran 151	Golyga hyn y Rheolau Contract Archebion Brynu a Chaffael hyn. Golyga hyn y swyddog a benodwyd gan y Cyngor fel Swyddog Adran 151 Statudol xxx Xxxx 5 o Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989.
Uwch Swyddog	Golyga hyn deiliad, am y cyfamser, unrhyw swydd a enwir yn y Cynllun Dirprwyo a amlinellir yn Rhan 3, Adrannau 4A-E o’r Cyfansoddiad neu, os dyma yw’r achos, a enwir mewn penderfyniad Cabinet, y Cyngor neu un o’i bwyllgorau, fel bod ganddo bwerau dirprwyedig a dyletswyddau mewn perthynas â’r caffael penodol.
Gwasanaethau	Golyga hyn yr xxxx wasanaethau, y mae’r Cyngor yn prynu neu’n cael mewn rhyw ffordd arall gan gynnwys cyngor, gwaith ymgynghoriaeth arbenigol, staff asiantaeth a’r xxxx wasanaethau sy’n golygu Gwasanaethau at ddibenion Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.
Tendr Sengl a Nifer Llai o Dendrau	Golyga hyn, yn unol â’r Rheolau (a chyda rheswm da ac yn amodol ar achos busnes priodol), bydd y Cyngor yn cyfyngu ar leiafswm nifer y Tendrwyr fydd yn cael gwahoddiad i dendro i un neu rif llai na fyddai’n ofynnol yn ôl y Rheolau hyn fel arfer, o ystyried amcangyfrif x xxxxx y Contract xxx sylw.
Cais am Ddyfynbris (CADd)	Golyga hyn ddyfynbris am bris neu unrhyw fanylyn perthnasol arall a gyflwynir i’r Cyngor ar gais y Cyngor, heb gyflwyno gwahoddiad i dendro ffurfiol.
Tendrw(y)r	Golyga hyn unigolyn, unigolion, partneriaethau, cwmnïau neu gyrff eraill a wahoddir i gyflwyno dyfynbrisiau/tendrau/prisiau ar gyfer darparu Gwasanaethau i’r Cyngor, cyflenwi Nwyddau neu gynnal Gwaith.
Gwerth am arian	Dylid ystyried hyn fel y cyfuniad delfrydol o gostau oes-gyfan o ran creu arbedion

	effeithlonrwydd a chanlyniadau o safon i’r sefydliad, ond hefyd yn fuddiol i gymdeithas, yr economi, nawr ac i’r dyfodol.
Bid Amrywiol	Mae hyn yn golygu cynnig/bid, sy’n cynnwys amrywiadau ar yr hyn y mae’r Cyngor yn ofyn amdano yn ei ddogfennau caffael.
Amrywiad ac Amrywiadau	Mae hyn yn golygu unrhyw addasiad i Gontract, gan gynnwys ychwanegiadau, bylchau, amnewidiadau, addasiadau, neu newidiadau o unrhyw fath.
Gwaith	Mae hyn yn cynnwys gwaith adeiladu newydd a gwaith trwsio ar asedau ffisegol (adeiladau, ffyrdd ac ati) gan gynnwys pob gweithgaredd sy’n cynrychioli Gwaith at ddibenion y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

2.2 Nid yw’r gwerthoedd yn y Rheolau hyn yn cynnwys TAW.

2.3 Dylid cyfeirio unrhyw anghydfod ynghylch dehongli’r Rheolau hyn at Gyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol er mwyn ei ddatrys ar y cyd â’r Rheolwr Caffael.

2.4 Dylid darllen y Rheolau hyn ar y cyd â Chyfansoddiad y Cyngor yn ei gyfanrwydd ac, yn benodol, mewn perthynas â thaliadau Contract, gan gynnwys cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnol Ariannol y Cyngor.

2.5 Bydd y Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol yn diwygio’r Rheolau hyn x xxxx i’w gilydd, i sicrhau eu bod yn bodloni pob Gofyn Cyfreithiol.

2.6 Bydd Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Rheolwr Caffael yn cynnal adolygiad ffurfiol o’r Rheolau hyn yn aml.

3. Cydymffurfio â’r Rheolau hyn

3.1 Mae’n rhaid dilyn y Rheolau hyn wrth ddelio ag unrhyw Gaffael y Cyngor oni bai am y Caffaeliaid a’r materion eraill y cyfeirir atynt yn Rheol 3.5.

3.2 Mae’n rhaid i xxx Caffael a wneir gan y Cyngor neu unrhyw xxxxx ar ei ran

(i) gydymffurfio â:

(a) pob cyfraith Ewropeaidd, y DU a Chymru sy’n llywodraethu a / neu’n ymwneud â chaffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith a gosod contractau consesiynol i’r graddau o unrhyw wrthdaro rhwng y Rheolau hyn ac unrhyw ofynion cyfreithiol, bydd darpariaethau unrhyw ofynion cyfreithiol yn trechu’r Rheolau;

(b) Cyfansoddiad y Cyngor yn ei gyfanrwydd, a

(ii) bodloni pob amcan a gofyniad arall a restrir yng nghymal 1.4 y rheolau hyn.

3.3 X xxxx i’w gilydd, mae’n bosibl y bydd y Rheolwr Caffael yn cyflwyno canllawiau caffael, ar ôl ymgynghori â Swyddog 151 a Swyddog Monitro’r Cyngor. Rhaid i Uwch Swyddogion ym mhob un o Wasanaethau’r Cyngor sicrhau bod cyflogeion yn eu gwasanaeth yn gwybod am ganllawiau o’r fath, ac mae’n rhaid iddynt gydymffurfio â’r canllawiau hynny.

3.4 Gall swyddogion yn peidio â chydymffurfio ag unrhyw un o ddarpariaethau’r Rheolau hyn neu ganllawiau cysylltiedig a fabwysiedir gan y Cyngor arwain at gamau disgyblu. Bydd unrhyw waith caffael a wneir gan neu ar ran y Cyngor yn cael ei wneud gan swyddogion gyda’r awdurdod dirprwyedig priodol i gynnal tasgau o’r fath yn unig. Bydd ganddynt hefyd y gallu a’r capasiti sydd xx xxxxx i gynnal caffael penodol.

3.5 Eithriadau i’r Rheolau

Nid yw’r Rheolau hyn yn berthnasol i:-

(i) cael neu waredu tir (gweler y Rheolau Gweithdrefnol ar gyfer Cael neu Waredu Tir. Bydd unrhyw gontractau tir sy’n cynnwys cytundebau datblygiadau’n cael eu trafod â Chyfarwyddwr Llywodraethu a’r Gwasanaethau Cyfreithiol, a cheisir cyngor cyfreithiol ar y goblygiadau cyfreithiol o ran caffael);

(ii) contractau cyflogaeth sy’n gwneud unigolyn yn gyflogai uniongyrchol i’r Cyngor;

(iii) defnyddio gwasanaethau mewnol y Cyngor;

(iv) Grantiau (ni chaiff grantiau eu rheoleiddio gan y gyfraith gaffael gyhoeddus, gan nad ydynt yn gontractau cyhoeddus. Fodd bynnag, caiff grantiau eu rheoleiddio gan reolau ar gymorth gwladwriaethol a thrwy reolaethau cyfraith cyhoeddus cyffredinol yn ymwneud â dyletswyddau ymddiriedol a gwario arian

cyhoeddus yn gywir. Fel sy’n briodol, dylid ceisio cyngor cyfreithiol ac ariannol gan swyddogion perthnasol o’r Cyngor);

(v) archebion unigol a roddir xxx Gytundeb Fframwaith neu gontract sy’n golygu y caiff archebion eu cyflwyno’n erbyn atodlen gyfraddau cytunedig, xxx xxx gontract term penodol, os yw contractau neu Gytundebau Fframwaith o’r fath wedi’u gosod gan y Cyngor yn unol â’r Rheolau hyn. Rhaid rhoi gwybod i’r Rheolwr Caffael cyn cyflwyno archeb o’r fath;

(vi) contract gofal unigol Sef contract am wasanaethau wrth arfer bwerau xxx Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 xx xxxx unigolyn, pan fo:-

(a) rhagamcan o’r gwerth yn is na’r Gyfundrefn Light Touch xxx Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015;

(b) nid oes gan y Cyngor unrhyw fframwaith presennol neu drefniadau ymbarél ar waith ynghylch y gwasanaeth perthnasol;

(ch) pan fo angen y contract i barchu dewis y defnyddiwr gwasanaeth unigol; neu

(d) os oes xx xxxxx yn frys at ddibenion llesiant y defnyddiwr gwasanaeth unigol.

(vii) Cyfarwyddiadau a’r briff i’r Cwnsler a gyflwynir gan neu ar an y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol i’r Cwnsler. Bydd y Cyfarwyddwr yn gwneud trefniadau i sicrhau bod cofnod priodol yn cael ei gadw o’r xxxx gyfarwyddiadau neu’r briff ynghyd â chofnod o ffi’r Cwnsler; neu

(viii) Nwyddau, Gwasanaethau a Gwaith a gafaelir gan gorff cyhoeddus arall ar ran, neu xx xxxx ar y xxx y Cyngor a phartïon eraill, ac os cydymffurfir â, mewn achos o’r fath, rheolau caffael/contract y xxxxx cyhoeddus arall, ynghyd â’r xxxx ofynion cyfreithiol caffael Cymru, yr UE a’r DU, ac egwyddorion sylfaenol Cytundeb EC (sef trefn gaffael gydweithredol megis contractau a bennir gan y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, Gwasanaethau Masnachol y Goron ac ati. Rhaid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael cyn dibynnu ar unrhyw drefn o’r fath).

3.6 Wrth ddibynnu ar yr eithriadau a nodir uchod rhaid i’r Uwch Swyddog sicrhau’r gwerth am arian gorau posibl i’r Cyngor.

4. Datgan Buddiannau

4.1 Ni chaiff unrhyw aelod, cyflogai neu asiant o’r Cyngor ddefnyddio ei swydd i gael unrhyw fudd personol neu preifat gan unrhyw gontract y bydd yn berthnasol i’r Cyngor.

4.2 Bydd aelodau a chyflogeion y Cyngor yn cydymffurfio â gofynion adran 117 Deddf Llywodraeth Leol 1972 ac, fel sy’n briodol, Cod Ymddygiad Swyddogion ac Aelodau fel y’i nodir yn y Cyfansoddiad mewn perthynas â datgan buddiannau mewn contractau gyda’r Cyngor.

4.3 Rhaid datgan buddiannau o’r fath i’r Swyddog Monitro er mwyn eu cynnwys yn y cofrestrau priodol.

5. Deddf yr Iaith Gymraeg

5.1 Rhaid i unrhyw wahoddiadau i dendro am gontract nodi ei bod hi’n bosibl i gyflwyno tendrau yn y Gymraeg.

5.2 Rhaid i unrhyw wahoddiadau i dendro am gontract gael eu cyhoeddi yn Gymraeg, pan fo:

(i) testun y tendr am gontract yn awgrymu y dylid ei gyhoeddi yn Gymraeg, neu

(ii) y gynulleidfa a ragwelir, a’i disgwyliadau, yn awgrymu y dylid cyhoeddi’r ddogfen yn Gymraeg.

5.3 Pan fo tendr neu ddyfynbris wedi’i gyflwyno yn Gymraeg, ni chaiff ei drin yn llai ffafriol na thendr a gyflwynir yn Saesneg (gan gynnwys, ymysg materion eraill, mewn cysylltiad â’r dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, ac mewn cysylltiad â’r amserlen ar gyfer hysbysu’r rhai sy’n cyflwyno tendr am yr hyn a benderfynir).

5.4 Os bydd tendr wedi’i gyflwyno yn Gymraeg a bod angen cyfweld â’r cynigiwr yn rhan o’r broses asesu, rhaid i chi:

(a) Gynnig gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i’r Saesneg er mwyn galluogi’r cynigiwr i ddefnyddio’r Gymraeg yn y cyfweliad; ac

(b) Os yw’r cynigiwr am ddefnyddio’r Gymraeg yn y cyfweliad, rhaid i chi ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd at y diben hwnnw (oni xxx xxxx bod yn cynnal y cyfweliad yn Gymraeg heb wasanaeth cyfieithu ar y pryd).

5.5 Pan fyddwch yn rhoi gwybod i gynigiwr am y penderfyniad ar ddyfynbris neu dendr, rhaid i chi wneud hynny yn Gymraeg os cafodd y dyfynbris neu’r tendr ei gyflwyno yn Gymraeg.

5.6 Pan fo’n berthnasol i destun y contract, rhaid i gontractau gynnwys darpariaeth yn gofyn i’r Contractwr gydymffurfio â phob gofyn priodol o:

(i) Gynllun Iaith Gymraeg yr Awdurdod,

(ii) Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, a

(iii) Safonau’r Gymraeg a gyflwynir i Gyngor Dinas Caerdydd (Hysbysiad Cydymffurfio – Adran 44 Mesur y Gymraeg (Cymru)).

6. Cynllunio Caffael

6.1 Cyn dechrau ar unrhyw gaffael, rhaid i’r Uwch Swyddog sy’n gyfrifol am y caffael arfaethedig ymgymryd â’r lefel briodol o baratoi a cynllunio (neu sicrhau bod hynny’n digwydd), yn unol â gwerth a natur arfaethedig y project. Yn dibynnol ar xxxxx a natur y caffael arfaethedig dylai hyn gynnwys; ystyried y materion hynny y cyfeirir atynt yng nghymal 6.2 a chymryd cyngor ariannol, cyfreithiol a chaffael yn amserol fel sy’n briodol.

6.2 Mae cam paratoi a chynllunio’r broses yn hanfodol. Bydd yn dylanwadu ar xxxx weithgareddau’r contract i’r dyfodol. Os cyflawnir rhan hon y broses yn gywir, dylai’r gweddill lifo’n rhwydd, ond mae’n wir i’r gwrthwyneb hefyd. Mae llawer o bobl yn aml yn anghofio pa mor bwysig yw’r cam cynllunio neu’n peidio â’i gyflawni o gwbl. Ymhlith prif dasgau’r cam cynllunio mae:

• ymgysylltu â phrif randdeiliaid er mwyn adnabod ac asesu’r anghenion – xxxx xx’n xxxx xx gaffael a xxxx? Xxxx yw gyrrwr allweddol y caffael? Xxxx yw’r ffactorau llwyddiant critigol? Pa amcanion sy’n cael eu ceisio?

• gwirio nad oes darpariaeth mewnol presennol ar gyfer y Nwyddau, y Gwasanaethau neu’r Gwaith sydd xx xxxxx (gweler rheol 9)

• cynnal dadansoddiadau opsiynau i edrych ar ffyrdd gwahanol o fodloni’r anghenion a adnabuwyd (e.e. prynu, gosod neu rentu?)

• pennu’r gyllideb a’r ariannu, diffinio cyllideb realistig ar gyfer y contract i gyflawni’r canlyniadau penodol ac yna sicrhau’r cyllid i ariannu a rheoli’r contract

• xxxxx y Xxxxxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxx (gweler Atodiad 1)

• paratoi’r fanyleb (pennu’r gofynion)

• pan fo tendr yn cael ei bennu yn sgil pris ac ansawdd, tra’n pennu’r meini prawf a’r fethodoleg gwerthuso.

6.3 Rhaid i’r Uwch Swyddog sy’n gyfrifol am y caffael arfaethedig (neu ei ddirprwy enwebedig) gofnodi’r cam cynllunio’n briodol ac, os caiff ei ddefnyddio, dylid ei gofnodi yn system gaffael trydanol y Cyngor. Anogir Cynllun Caffael ar gyfer pob gwerth caffael.

7. Cyngor ac Asesu Risg

7.1 Ar ddechrau proses gaffael, rhaid i’r Uwch Swyddog (neu ei swyddog enwebedig) roi gwybod i’r Rheolwr Caffael am yr xxxx gaffaeliaid arfaethedig gyda rhagamcan o xxxxx xx’n fwy na £25,000 ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a £75,000 ar gyfer gwaith. Yn ogystal â’r Rheolau hyn, rhaid i’r Uwch Swyddog ddilyn yr xxxx ganllawiau a gyflwynir gan y Rheolwr Caffael mewn perthynas â’r caffael.

7.2 Rhaid ceisio cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol ar yr xxxx gaffaeliaid sydd â gwerth sy’n fwy na £100,000 ac

ar gyfer gofynion gwerth is pan fo angen yn ôl cymhlethdod y caffael, er enghraifft cynnwys cymalau unigryw. Os oes unrhyw amheuaeth, dylid ceisio cyngor cyfreithiol.

7.3 Ar gyfer Caffaeliaid gyda rhagamcan x xxxxx yn fwy na £25,000 ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a £75,000 ar gyfer gwaith, dylai’r Uwch Swyddogion gynnal asesiad risg (cyfwerth â natur a gwerth y contract arfaethedig). Dylid paratoi’r asesiad risg ar ddechrau’r broses, ac yna dylid ei gynnal a’i ddiweddaru gydol y Broses Gaffael. Rhaid rhoi gwybod i’r penderfynwr am unrhyw risgiau a nodir ac am y mesurau wrth gefn sydd ar waith.

7.4 Wrth gynnal unrhyw asesiad risg mewn perthynas â chaffael arfaethedig, rhaid ystyried y gofynion o ran cydymffurfio â’r xxxx Reolau hyn.

7.5 Data Personol

Wrth gynnal unrhyw Gaffael, rhaid i’r Uwch Swyddog sy’n gyfrifol am y caffael gymryd pob cam rhesymol, gan gynnwys ymgorffori darpariaeth briodol yn y ddogfennaeth dendro a’r Contractau i sicrhau bod data personol unigolion yn cael ei amddiffyn yn unol â’r xxxx ofynion cyfreithiol (gan gynnwys Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol) a Chodau Ymddygiad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) ac fel y’i nodir ym Mholisïau Llywodraethu Gwybodaeth y Cyngor. Rhaid i’r Uwch Swyddog sicrhau bod ymrwymiadau a risgiau’r Cyngor, mewn perthynas â data personol, wedi’u hystyried a bod iawndal yn cael ei geisio lle bo’n briodol. Gallwch gael rhagor o wybodaeth a chanllawiau gan y Rheolwr Gweithredol Llywodraethu a Risg a’r Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol (neu eu swyddogion enwebedig).

8. Buddion i’r Gymuned

8.1 Defnyddir cymalau buddion cymunedol mewn contractau i adeiladu ystod o amodau economaidd, cymdeithasol neu amgylcheddol wrth gyflawni contract.

8.2 Rhaid i xxx contract sy’n fwy na £1,000,000 mewn gwerth gynnwys ymrwymiad cytundebol i’r bidiwr llwyddiannus i ddarparu buddion cymunedol. Ymhlith yr enghreifftiau o fuddion i’r gymuned y gellid eu cynnwys mewn amodau cytundebol mae:

• Mentrau Recriwtio a Hyfforddiant Targedig

• Mentrau Cadwynau Cyflenwi

• Mentrau Cymunedol

• Mentrau Addysgol

• Mentrau Amgylcheddol

• Mentrau Cydraddoldeb ac Amrywiaeth

8.3 Ar gyfer pob contract sy’n is na £1,000,000 o ran gwerth, does dim rhaid cynnwys buddion cymunedol fel ymrwymiad cytundebol, ond dylid ei ystyried.

8.4 Mewn xxx achos lle bo buddion cymunedol yn cael eu darparu, rhaid sicrhau gofyn cytundebol ar y contractwr llwyddiannus i ddarparu gwybodaeth fonitro’r buddion cymunedol fel y’i pennir gan y Rheolwr Caffael. Yn fwy cyffredinol, dylai’r rheolwr contract penodol, yn rhan o’r broses reoli contract arferol, fonitro cyflawniad y buddion cymunedol.

8.5 Rhaid ystyried canllawiau Llywodraeth Cymru ar Fuddion Cymunedol a chanllawiau eraill y gall y Rheolwr Caffael rannu x xxxx i’w gilydd ar ddulliau cyflawni buddion cymunedol drwy gontractau’r Cyngor.

9 . Defnyddio gwasanaethau mewnol

9.1 Cyn ystyried unrhyw gaffael allanol, mae’n bwysig gwirio nad oes darpariaeth mewnol presennol ar gyfer y Nwyddau, y Gwasanaethau neu’r Gwaith sydd eu xxxxxx.

9.2. Rhaid defnyddio gwasanaethau mewnol oni bai bod Uwch Swyddogion y gwasanaeth sy’n caffael, a darparwr y gwasanaeth mewnol yn cytuno fel arall gyda thystiolaeth ysgrifenedig.

10. Trefniadau Fframwaith

10.1 Mae’r Cyngor wedi mynd i mewn i nifer o gontractau neu gytundebau fframwaith ar fathau o nwyddau, gwasanaethau a gwaith.

10.2 Bydd y Gwasanaethau Comisiynu a Chaffael yn cynnal cofrestr o gytundebau fframwaith a chontractau o’r fath yng Nghyfeirlyfr Cyflenwi Cyngor Caerdydd, a gallent roi cyngor ar eu defnydd ac unrhyw eithriadau perthnasol.

10.3 Cyfrifoldeb y gwasanaeth xxxx xxxxx caffael yw pennu a oes fframwaith neu gytundeb prynu corfforaethol arall ar waith drwy wirio Cyfeirlyfr Cyflenwi’r Cyngor. Os yw fframwaith o’r fath neu drefn brynu corfforaethol eisoes yn bodoli, yna rhaid i’r Gwasanaeth ddefnyddio’r un hwnnw, neu fel arall bydd angen cytundeb y Rheolwr Caffael ymlaen llaw neu ei d/ddirprwy enwebedig.

10.4 Dim ond ar ôl i’r Xxx Caffael gymeradwyo fframweithiau na restrir yng Nghyfeirlyfr Cyflenwi’r Cyngor y bydd modd eu defnyddio (gan gynnwys gwirio y gall y Cyngor ddibynnu ar y cytundeb fframwaith penodol).

10.5 Wrth ddefnyddio cytundebau fframwaith, rhaid i’r gwasanaeth ystyried a dilyn yr xxxx ganllawiau a gyflwynir mewn perthynas â defnyddio’r Fframwaith penodol. Rhaid defnyddio’r meini prawf dyfarnu, y pwysoli a thelerau ac amodau’r contract a nodir yn y cytundeb fframwaith. Cyfrifoldeb y gwasanaeth xxxx xxxxx caffael yw sicrhau bod yr xxxx ddogfennaeth ategol sydd xx xxxxx yn xxxx xx threfnu a’i chyflawni, cyn

dibynnu ar gytundeb fframwaith. Xx x xxxx y Gwasanaethau Caffael a Chyfreithiol roi cyngor a chymorth, bydd disgwyl i’r gwasanaeth gydymffurfio â’r ddarpariaeth hon cyn ceisio cyngor o’r fath.

10.6 Pan fo angen Nwyddau, Gwasanaethau neu Gwaith yn rheolaidd, ac nid yw’r trefniadau a ddisgrifir yn Rheol 10 ar gael, rhaid ystyried dyfarnu trefn fframwaith a rhaid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael.

10.7 Trefniadau cydweithredol a gweithio ar y cyd

(i) Rhaid i’r Rheolwr Caffael gymeradwyo trefniadau caffael consortia cyn dibynnu arnynt.

(ii) Cyn bwrw ymlaen ag unrhyw drefniadau cydweithio arfaethedig, dylid ceisio cyngor cyfreithiol gan y Cyfarwyddwr Llywodraeth a’r Gwasanaethau Cyfreithiol.

11. Amcangyfrifo Gwerth y Contract

11.1 Bydd gwerth amcangyfrifedig Contract/ymarfer caffael cyfwerth â gwerth yr xxxx ystyriaeth, net y treth ar xxxxx, y xxx’r Cyngor yn disgwyl fydd yn daladwy xxx y Contract dros ei hyd (nid y gwerth blynyddol).

11.2 Os does dim modd pennu hyd contract, dylid cymryd yn ganiataol bod gwerth y contract cyfwerth â’r gwerth dros gyfnod x xxxxxx blynedd (gwerth yr ystyriaeth fisol wedi’i luosi â 48).

11.3 Wrth bennu gwerth yr xxxx ystyriaeth y mae disgwyl i’r Cyngor dalu, lle bo’n berthnasol, bydd yr Uwch Swyddog yn gyfrifol am:

(ff) term/cyfnod y Contract arfaethedig

(ii) unrhyw hawliau i adnewyddu’r Contract/ehangu cyfnod y Contract

(iii) unrhyw wobr, taliad, premiwm, ffioedd, comisiwn, llog neu unrhyw fath arall o xxxxx xx’n daladwy xxx y Contract arfaethedig neu mewn perthynas â’r caffael arfaethedig

11.4 Os oes unrhyw ansicrwydd o ran cyfrifo gwerth amcangyfrifiedig y Contract arfaethedig, yna dylid ceisio cyngor y Gwasanaethau Cymorth a Chaffael.

11.5 Ni cheir rhannu’n artiffisial unrhyw Waith neu ofynion am Nwyddau neu Wasanaethau i osgoi ymgynghori â’r Rheolwr Caffael neu i osgoi cydymffurfio â chyfreithiau caffael yr UE neu’r Rheolau hyn.

11.6 Os oes gan y Cyngor ofynion dros gyfnod o amser am Nwyddau a Gwasanaethau lle bo’r contractau’n debyg a bod y Nwyddau a’r Gwasanaethau o’r un math, ac yn mynd i mewn i gyfres o gontractau neu gontract sy’n adnewyddadwy, yna bydd y gwerth yn cael ei gyfrifo yn ôl y cyfanswm gwariant ar faterion o’r fath dros y 12 mis diwethaf, neu’r gwariant amcangyfrifedig arfaethedig dros y 12 mis nesaf, p’run

bynnag sy’n fwy. Wrth amcangyfrifo’r gwerth hwn, dylid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael.

11.7 Wrth ystyried a yw’r Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn berthnasol, rhaid i’r Cyngor ystyried y ‘dulliau i gyfrifo gwerth amcangyfrifedig caffael’ a nodir yn y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 a rhaid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael.

12. Nwyddau (cyflenwadau) a Gwasanaethau

12.1 Lle bo’n bosibl, rhaid cael Nwyddau a/neu Gwasanaethau drwy drefniadau cymeradwy presennol gan gynnwys:

(i) yn gyntaf, darpariaeth gwasanaethau mewnol (gweler Rheol 9), ac

(ii) yn ail, Rheolwr Caffael y Cyngor yn cymeradwyo Cytundebau Fframwaith a threfniadau consortia (Xxxxxx Xxxxx 10).

12.2 Nwyddau a Gwasanaethau – Gwerth hyd at £10,000

Ar gyfer caffael gyda gwerth amcangyfrifedig hyd at £10,000 (deg mil o bunnoedd):

(i) lleiafswm y gofyniad yw bod un dyfynbris ysgrifenedig ar gael er yr anogir cystadleuaeth lle bo’n ymarferol. Fodd bynnag, mae’n rhaid i’r Gwasanaeth fod yn fodlon ac yn gallu dangos ei fod wedi sicrhau gwerth am arian;

(ii) rhaid i’r Gwasanaeth gadw cofnod ffeil priodol gyda thystiolaeth o faterion; a

(iii) mae rheol 12.2 yn amodol ar y gofynion a nodir yn rhannau blaenorol y RhCC, gan gynnwys Rheol 10 (defnyddio fframweithiau), rheol 11.5 (rhannu caffaeliaid yn artiffisial) a rheol 11 (gofynion ailadroddus).

12.3 Nwyddau a Gwasanaethau – Gwerth rhwng £10,000 a £25,000

Ar gyfer caffaeliaid gyda gwerth o £10,000 hyd at £25,000 yna:

(i) lle bo’n ymarferol, dylai’r gofyn gael ei hysbysebu’n agored ar system gaffael trydanol y Cyngor neu ar wefan GwerthwchiGymru, neu

(ii) os nad yw’n ymarferol i gydymffurfio â Rheol 12.3 yna:

(1) rhaid gofyn am o leiaf 3 dyfynbris ysgrifenedig gan ddarparwyr addas gan ddefnyddio system gaffael trydanol cymeradwy’r Cyngor; neu

(2) rhaid cael caniatâd y Rheolwr Caffael ymlaen llaw o ran defnyddio Gweithdrefn Gaffael amgen neu ddibynnu ar Reol 14 (‘Eithriadau’).

(iii) Rhaid defnyddio Ffurflen Gofnodi Dyfynbrisiau’r Cyngor i gofnodi’r camau caffael a gymerir.

12.4 Nwyddau a Gwasanaethau – Gwerth £25,000 ar gyfer Trothwy UE Nwyddau (cyflenwadau) a Gwasanaethau

Ar gyfer caffaeliaid gyda gwerth amcangyfrifedig o £25,000 hyd at drothwyon yr UE dros gyflenwadau cyhoeddus a chontractau gwasanaeth cyhoeddus (Nwyddau a Gwasanaethau), yna:

(a) rhaid hysbysebu’n agored yr xxxx ofynion ar system gaffael trydanol y Cyngor neu ar GwerthwchiGymru, y wefan gaffael genedlaethol, a rhaid gwahodd tendrwyr gan ddefnyddio un ai’r weithdrefn agored neu gyfyngedig, oni bai bod y Rheolwr Caffael yn nodi fel arall

(b) os yw’r weithdrefn gyfyngedig yn cael ei defnyddio y lleiafswm o dendrwyr fydd yn cael eu gwahodd i dendro fydd 4, yn amodol ar gwrdd â’r meini prawf dethol, a

(c) rhaid defnyddio Ffurflen Gofnodi Cyn Tendro a Ffurflen Dyfarnu Contract y Cyngor i gofnodi’r camau caffael a gymerir ar gyfer nwyddau a gwasanaethau dros £25,000.

12.5 Nwyddau a Gwasanaethau a drafodir yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

Mewn achos caffaeliaid sydd rhaid eu cynnal xxx gyfarwyddebau caffael yr Undeb Ewropeaidd a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (‘Y Rheoliadau’) sy’n eu gweithredu nhw yn y DU, yna:

(ff) dylid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael a’r Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol ar ddechrau’r broses i bennu’r Weithdrefn Gaffael fydd yn cael ei dilyn xxx amser ac yn ystod xxx cam o’r broses caffael;

(ii) bydd y broses gaffael yn unol â’r cyngor a dderbynnir, a lle bo’n berthnasol bydd ym mhob achos yn unol â gofynion y Cyfarwyddebau a’r Rheoliadau am y cyfnod y bydd mewn grym; a

(iii) bydd gofynion Cyfarwyddebau a Rheoliadau o’r fath yn bwysicach na’r gofynion a nodir yn y Rheolau hyn.

13. Gwaith

13.1 Lle bo’n bosibl, rhaid cael gwaith drwy drefniadau cymeradwy presennol gan gynnwys:

(i) Yn gyntaf, darpariaeth gwasanaethau mewnol (gweler Rheol 9), ac

(ii) yn ail, Rheolwr Caffael y Cyngor yn cymeradwyo Cytundebau Fframwaith a threfniadau consortia (Xxxxxx Xxxxx 10).

13.2 Gwaith â gwerth hyd at £10,000

(i) Ar gyfer caffaeliaid gyda gwerth amcangyfrifedig o hyd at £10,000 (deg mil o bunnoedd), lleiafswm y gofyniad yw un dyfynbris, ond lle bo’n ymarferol anogir cystadleuaeth. Fodd bynnag, mae’n rhaid i’r Gwasanaeth fod yn fodlon ac yn gallu dangos ei fod wedi sicrhau gwerth am arian.

(ii) Rhaid i’r gwasanaeth gadw cofnod ffeil priodol (Ffurflen Gofnodi Dyfynbris) yn tystiolaethu materion, gan gynnwys y ffaith bod asesiadau galluedd a chymhwysedd perthnasol wedi’u cynnal.

(iii) Mae rheol 13.2 yn amodol ar y gofynion a nodir yn rhannau blaenorol y RhCC, gan gynnwys Rheol 10 (defnyddio fframweithiau), rheol 11.5 (rhannu caffaeliaid yn artiffisial) a rheol

11.6 (gofynion ailadroddus).

13.3 Gwaith â gwerth rhwng £10,000 tan £75,000

(i) Ar gyfer caffaeliaid gyda gwerth o £10,000 hyd at £75,000 yna:

(a) lle bo’n ymarferol, dylai’r gofyn gael ei hysbysebu’n agored ar system gaffael trydanol y Cyngor neu ar y wefan gaffael genedlaethol,

(ii) os nad yw’n ymarferol i gydymffurfio â Rheol 12.3 yna:

(a) bydd rhaid gofyn am 3 dyfynbris ysgrifenedig gan ddarparwyr addas; neu

(b) rhaid cael caniatâd y Rheolwr Caffael ymlaen llaw o ran defnyddio Gweithdrefn Gaffael amgen neu ddibynnu ar Reol 14 (‘Eithriadau’).

(iii) Rhaid defnyddio Ffurflen Gofnodi Dyfynbrisiau’r Cyngor i gofnodi’r camau caffael a gymerir a’u cofnodi ar system gaffael drydanol y Cyngor.

13.4 Gwaith â gwerth o £75,000 hyd at Drothwyon UE ar gyfer contractau Gwaith (£4,551,413)

Ar gyfer caffaeliaid gyda gwerth £75,000 at Drothwyon UE ar gyfer contractau Gwaith, yna:

(i) rhaid hysbysebu’n agored yr xxxx ofynion ar system gaffael trydanol y Cyngor neu ar y wefan gaffael genedlaethol, a rhaid gwahodd tendrwyr gan ddefnyddio un ai’r weithdrefn agored neu gyfyngedig, oni bai bod y Rheolwr Caffael yn nodi fel arall.

(ii) os yw’r weithdrefn gyfyngedig yn cael ei defnyddio y lleiafswm o dendrwyr fydd yn cael eu gwahodd i dendro fydd 4, yn amodol ar gwrdd â’r meini prawf dethol.

(iii) rhaid defnyddio Ffurflen Gofnodi Cyn Tendro’r Cyngor a Ffurflen Gofnodi Dyfarnu Contractau i gofnodi’r camau caffael a gymerir ar yr xxxx xxxxx caffael yn uwch na £75,000 a’u cofnodi ar system gaffael drydanol y Cyngor.

13.5 Gwaith a drafodir yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015

Mewn achos caffaeliaid sydd rhaid eu cynnal xxx gyfarwyddebau caffael yr Undeb Ewropeaidd a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (‘Y Rheoliadau’) sy’n eu gweithredu nhw yn y DU, yna:

(i) dylid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael a’r Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol ar ddechrau’r broses i bennu’r Weithdrefn Gaffael fydd yn cael ei dilyn xxx amser ac yn ystod xxx cam o’r broses caffael;

(ii) bydd y broses gaffael yn cael ei chynnal yn unol â’r cyngor a dderbynnir, a lle bo’n berthnasol bydd ym mhob achos yn unol â gofynion y Cyfarwyddebau a’r Rheoliadau am y cyfnod y bydd mewn grym; a

(iii) bydd gofynion Cyfarwyddebau a Rheoliadau o’r fath yn bwysicach na’r gofynion a nodir yn y Rheolau hyn.

14. Eithriadau – Un neu nifer llai o dendrwyr

14.1 Mewn amgylchiadau eithriadol ac yn amodol ar y gofynion canlynol, ni fydd y rheolau a nodir yn rhannau 12.3 i 12.5 a 13.3 i 13.5 yn berthnasol, ac efallai na wahoddir nifer llai o dendrwyr neu un tendr.

(i) Nid yw’r ddarpariaeth hon (Eithriadau) yn berthnasol i gaffaeliaid yn uwch na Throthwyon yr UE, mewn achosion xxxxx xxx’n rhaid cydymffurfio â darpariaethau’r Rheoliadau.

(ii) Cyn bwrw ymlaen i osod unrhyw gontract rhaid i’r gwasanaeth yn yr Adroddiad Cyn Tendro a’r Adroddiad Dyfarnu Contract nodi’r rhesymau xxx yr awgrymir un neu nifer llai o dendrwyr, xxx bod y ffordd ymlaen arfaethedig (nifer llai o dendrwyr neu un tendr) yn cynrychioli gwerth am xxxxx x xxxx bod hynny xx xxxx y Cyngor. Bydd y Rheolwr Caffael yn cyflwyno canllawiau ar senarios posibl lle bo nifer llai o dendrwyr neu un tendr yn briodol (‘eithriadau’).

(iii) Cyn bwrw ymlaen â nifer llai o dendrwyr neu un tendr, rhaid cael caniatâd y Rheolwr Caffael. Ceidw’r Rheolwr Caffael yr hawl i beidio ag arwyddo a chymeradwyo unrhyw gais am nifer llai neu un tendrwr, sydd yn ei farn resymol ef yn anaddas i gael cymeradwyaeth. Yn yr achos hwnnw, ni ddylid bwrw ymlaen â’r caffaeliad arfaethedig. Rhaid cydnabod na all y Rheolwr Caffael awdurdodi unrhyw eithriadau, (ac ni ddylai Gwasanaethau’r Cyngor fwrw ymlaen â chaffael arfaethedig) fyddai’n torri gofynion y Rheoliadau neu unrhyw Ofyniad Cyfreithiol arall. Bydd y Rheolwr Caffael yn nodi ei gyfiawnhad am beidio â chymeradwyo gofynion yn y rhan Cyfiawnhau Dim Llofnod ar yr Adroddiad Cyn Tendro a’r Ffurflen Dyfarnu Contract, yn yr achos hwnnw ni fydd gan y caffaeliad gymeradwyaeth i barhau.

14.2 Bydd y Rheolwr Caffael yn cynnal cofrestr yn nodi’r xxxx benderfyniadau a wnaed yn unol â rheol 14.1 (gelwir hon yn y ‘Gofrestr Eithriadau’).

14.3 Ni ddylai’r sefyllfa ganlynol xxxx xx xxx wedi’i chynnwys yn unig er mwyn bod yn gyflawn. Os caiff y Rheolwr Caffael unrhyw Adroddiad Cyn

Tendro neu Adroddiad Dyfarnu Contract, sy’n cynnwys cynigion sy’n torri’r Rheoliadau neu unrhyw Ofynion Cyfreithiol ac ar ôl cael cyngor nid yw’r gwasanaeth perthnasol yn tynnu’r cynnig yn ôl, yna dylai’r Rheolwr Xxxxxxx roi gwybod i’r Cyfarwyddwr sy’n gyfrifol am y gwasanaeth perthnasol, Prif Swyddog Ariannol y Cyngor (swyddog A151) a’r Swyddog Monitro er ystyriaeth ac er mwyn penderfynu ar y ffordd ymlaen (gan gynnwys cyflwyno unrhyw adroddiadau sydd eu xxxxxx ar y Cabinet a/neu’r Cyngor). Rhaid cydnabod na ellid disgwyl i Swyddogion Statudol awdurdodi unrhyw gaffaeliaid arfaethedig fyddai’n torri gofynion y Rheoliadau neu unrhyw ofynion cyfreithiol eraill.

15. Tendro Trydanol

15.1 O 1 Hydref 2018 (neu ddyddiad arall ar gais y Rheolwr Caffael), bydd yr xxxx gaffaeliaid gyda gwerth o £10,000 neu uwch (gan gynnwys ceisiadau am ddyfynbrisiau) gan ddefnyddio system drydanol cymeradwy’r Cyngor. Cyfrifoldeb Uwch Swyddog y gwasanaeth yw sicrhau bod eu haelodau staff yn cydymffurfio â’r rheol hon.

15.2 Bydd unrhyw swyddog xxxx xxxxx defnyddio proses gaffael drydanol y Cyngor roi gwybod i Dîm Ffynhonnell y Cyngor fel y xxxxxxx xxxx eu cofrestru ar y system. Yn yr un modd, cyfrifoldeb yr Uwch Swyddog perthnasol yw rhoi gwybod i’r Xxx Ffynhonnell am newidiadau i gymhwysedd unrhyw swyddog i ddefnyddio’r system (e.e. staff yn gadael neu fesurau disgyblu) cyn gynted â phosibl fel bod modd gwaredu eu mynediad i’r system fel defnyddiwr.

15.3 Lle bo rheol 15.1 yn berthnasol, bydd angen cyflwyno pob cais am ddyfynbris neu wahoddiadau i dendro, ynghyd â’r xxxx ddogfennaeth gaffael cysylltiedig, drwy system gaffael drydanol cymeradwy’r Cyngor.

15.4 Lle bo rheol 15.1 yn berthnasol, rhaid derbyn pob dyfynbris a chyflwyniadau tendr gan sefydliadau bidio, gan gynnwys yr xxxx ddogfennaeth ategol drwy system gaffael drydanol cymeradwy’r Cyngor.

15.5 Mewn amgylchiadau eithriadol, a dim ond gyda chytundeb ymlaen llaw’r Uwch Swyddog y gwasanaeth xxxx xxxxx y caffael a’r Rheolwr Caffael, gellid derbyn copïau caled o ddyfynbrisiau neu dendrau. Yn yr achos hwn, rhaid dilyn y gweithdrefnau a nodir yn Rheol 19.2.

16. Cyn Cymhwyso (Perthnasol i bawb)

16.1 Bydd y Cyngor ond yn mynd i mewn i Gontract gyda Chontractwr os yw’n fodlon ar gymwyseddau’r Contractwr. Gall y meini prawf ar gyfer dethol Tendrwyr gynnwys, ond nid yn unig:

(a) Cymhwysedd technegol neu broffesiynol a phrofiad gan gynnwys cymwysterau;

(b) Iechyd a Diogelwch;

(c) Ansawdd gan gynnwys tystysgrif gan sefydliadau rheoli ansawdd swyddogol neu asiantaethau cymhwysedd cydnabyddedig a/neu cydymffurfio â safonau sicrwydd ansawdd a/neu mesurau;

(ch) Safle ariannol ac economaidd gan gynnwys darpariaethau yswiriant priodol;

(d) Cynaliadwyedd, gan gynnwys mesurau rheoli amgylcheddol; (dd) Tystiolaeth ynghylch a ydynt yn anaddas er enghraifft ar sail

methdaliad, erlyniad troseddol neu methu â thalu trethi; a

(e) Goblygiadau Diogelu Data ac Asesiad Effaith Cwmwl.

17 Y Broses Ddyfynbris

17.1 Dyfynbrisiau (yn is na £10,000) – Caffaeliaid gwerth isel, lle nad yw system e-gaffael y Cyngor yn hanfodol

17.1.1 Os yw’r Rheolau hyn yn caniatáu Dyfynbrisiau ac mae gwerth amcangyfrifedig y caffael yn is na £10,000 yna mae’n rhaid i swyddogion yng Ngwasanaethau’r Cyngor sy’n cynnal y caffael gydymffurfio â’r gofynion canlynol:

(i) Lle bo’n ymarferol, rhaid defnyddio system Gaffael Trydanol y Cyngor a rhaid i xxx dyfynbris gael ei gyflwyno’n electronig drwy system gaffael trydanol y Cyngor. Os nad yw hyn yn ymarferol yna bydd y trefniadau canlynol yn berthnasol.

(ii) Pan geisir Dyfynbrisiau, dylid gofyn am y rhain yn ysgrifenedig (gan gynnwys e-xxxx).

(iii) Pan ofynnir am un dyfynbris yn unig, yr Uwch Swyddog perthnasol sy’n dal i fod â chyfrifoldeb dros sicrhau (a gallu dangos) bod gwerth am arian yn berthnasol.

(iv) Does dim amserlen penodol ond dylid rhoi amserlen resymol i bartïon i gyflwyno dyfynbrisiau.

(v) Dylid derbyn dyfynbrisiau, yn ysgrifenedig yn unig (gan gynnwys e-xxxx) xxx ar system gaffael drydanol cymeradwy’r Cyngor. Os derbynnir yn ysgrifenedig, dylai’r derbyniad wneud yn glir bod telerau ac amodau safonol y Cyngor y cyfeirir atynt yn archeb brynu’r Cyngor yn berthnasol. Wrth dderbyn dyfynbris (yn ysgrifenedig neu’n electronig), rhaid anfon archeb brynu ar y system Purchase-to-Pay (P2P), sy’n cynnwys cyfeiriad at delerau ac amodau safonol y Cyngor.

17 .2 Dyfynbrisiau am nwyddau a gwasanaethau gyda gwerth rhwng

£10,000 a £25,000 a gwaith gyda gwerth rhwng £10,000 a £75,000.

Os yw’r Rheolau hyn yn caniatáu Dyfynbrisiau ac mae gwerth amcangyfrifedig y caffael ar gyfer Nwyddau a/neu Gwasanaethau rhwng

£10,000 a £25,000 ac ar gyfer Gwaith rhwng £10,000 a £75,000, yna

mae’n rhaid i swyddogion yng Ngwasanaethau’r Cyngor sy’n cynnal y caffael gydymffurfio â’r gofynion canlynol:

17.2.1 Rhaid gofyn am o leiaf tri dyfynbris gan ddefnyddio system gaffael drydanol y Cyngor.

17.2.2 Yn yr achos pan nad yw xxx cyflenwr yn ymateb i’r cais am ddyfynbris gyda chyflwyniad, bydd yn dderbyniol gwerthuso a dyfarnu contract yn seiliedig ar pa bynnag gyflwyniadau sydd wedi’u gwneud, hyd yn oed pan fydd dim ond un cyflwyniad, os yw gwerth am arian wedi’i gyflawni.

17.2.3 Pan fo llai na thri cyflenwr (ond yn fwy nag un) am y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith y gofynnir amdanynt ar system gaffael trydanol y Cyngor, mae’n dderbyniol gwneud cais am ddyfynbris gan y nifer (llai na thri) o’r cyflenwyr sydd wedi’u cofrestru.

17.2.4 Pan fo dim ond un cyflenwr ar gyfer y nwyddau, y gwasanaethau neu’r gwaith y gofynnir amdanynt ar system gaffael trydanol y Cyngor, mae’n rhaid dilyn y gweithdrefnau awdurdodi eithriad a nodir yn RhCC 14.

17.2.5 Bydd unrhyw gais am ddyfynbris (CADd) yn cynnwys o leiaf manyleb technegol, amserlen brisio a thelerau ac amodau.

17.2.6 Nid yw’r RhCC yn gosod lleiafswm amserlen y dylid ei roi i fidwyr ar gyfer cyflwyno ymateb i gais am ddyfynbris. Dylid ystyried cymhlethdod y dyfynbris y gofynnir amdano a chaniatáu amser digonol i dendrwyr i gyflwyno dyfynbrisiau addas.

17.2.7 Rhaid derbyn dyfynbris yn drydanol gan ddefnyddio system gymeradwy’r Cyngor, a fydd yn cael ei arnodi’n awtomataidd gydag amser a dyddiad derbyn a’i “gloi” gan y system nes yr amser a’r dyddiad cau a nodir yn y cais am ddyfynbris.

17.2.8 Bydd xxx dyfynbris a dderbynnir yn cael ei “ddatgloi” yn awtomataidd ac ar gael i’w gwerthuso yn y system drydanol ar ôl y dyddiad a’r amser cau a nodir yn y cais am ddyfynbris. Bydd y swyddog yn y Gwasanaeth sy’n rhedeg y dyfynbris yn agor y dyfynbrisiau; bydd y system gaffael drydanol yn cofnodi’n awtomataidd prisiau’r dyfynbrisiau. Does dim angen i swyddogion y gwasanaethau cyfreithiol fod yno.

17.2.9 Ar ôl gwerthuso’r cyflwyniadau a derbyn y dyfynbris ar y system drydanol, rhaid anfon archeb brynu drwy’r system Purchase-to-Pay (P2P) neu gydymffurfio â RhCC 24.

18. Y Broses Dendro

18.1 Rhaid i’r gwahoddiad i dendro gynnwys manylion am ofynion y Cyngor o ran y contract penodol gan gynnwys:

(i) manyleb o’r Gwasanaethau, y Nwyddau neu’r Gwaith sy’n cael ei gaffael a chyfarwyddiadau ar a fydd amrywiadau’n cael eu caniatáu;

(ii) y amserlen gaffael gan gynnwys dyddiad ac amser dychwelyd y tendr, fydd yn caniatáu cyfnod rhesymol i’r ymgeiswyr i baratoi eu tendrau;

(iii) telerau ac amodau contract y Cyngor;

(iv) y meini prawf gwerthuso gan gynnwys y pwysau atodedig;

(v) Ffurflen Dendro;

(vi) dull prisio a chyfarwyddiadau cwblhau;

(vii) p’un ai a yw’r Cyngor yn credu y bydd TUPE yn berthnasol;

(viii) math a chynnwys datganiadau dull fydd yn cael eu darparu;

(ix) rheolau dros gyflwyno tendrau;

(x) unrhyw wybodaeth xxxxxxx, fydd yn helpu neu’n cynorthwyo Tendrwr/Tendrwyr i baratoi tendrau.

18.2 Bydd angen i xxx Tendrwr sy’n cyflwyno tendr lofnodi datganiad sy’n nodi:

(i) nad ydynt a ni fyddant yn rhoi gwybod i unrhyw xxxxxx arall am swm y tendr;

(ii) nid ydynt wedi trefnu swm unrhyw dendr yn unol â threfn trefnu prisiau;

(iii) maent yn derbyn bod gan y Cyngor yr hawl i ganslo’r contract ac i ad-dalu swm unrhyw golled yn deillio o ganslo o’r fath os canfyddir bod unrhyw weithred llwgr neu dwyllodrus neu esgeulustod ganddyn nhw wnaeth arwain y Cyngor i mewn i’r contract;

(iv) cydnabod nad oes rhaid i’r Cyngor dderbyn y tendr isaf neu unrhyw dendr a gyflwynir, gellid canslo’r ymarfer dendro ar unrhyw gam yn ystod y broses dendro a’u bod nhw’n tendro ar eu costau a’u treuliau eu hunain.

18.3 Mewn perthynas â chaffaeliaid arfaethedig gyda rhagamcan x xxxxx yn fwy na £25,000 ar gyfer Nwyddau a Gwasanaethau a dros £75,000 ar gyfer Gwaith, rhaid i’r Gwasanaethau gael cymeradwyaeth y Rheolwr Caffael ymlaen llaw ar y ddogfennaeth gwahoddiad i dendro, gan gynnwys y fanyleb, y meini prawf gwerthuso a’r pwysoli.

18.4 Rhaid rhoi gwybod i Dendrwyr bod rhaid cydymffurfio â’r meini prawf dyfarnu a’r pwysoli ar gyfer xxx un o gaffaeliaid y Cyngor. Mewn

perthynas â phob dyfynbris/tendr pan fo’r prif faen prawf dyfynbris/tendr yn y tendr sydd fwyaf manteisiol yn economaidd, rhaid i’r Uwch Swyddog sicrhau y rhestrir meini prawf gwerthuso neu is-feini prawf yn y ddogfennaeth Cais am Ddyfynbris neu Wahoddiad i Dendro, yn ôl pwysigrwydd. Rhaid nodi unrhyw sgorio neu bwysoli sy’n berthnasol i unrhyw feini prawf neu is-feini prawf yn glir.

19. Derbyn, Gwarchod xx Xxxx Tendrau Trydanol a Chopi Caled

19.1 Lle bo’n ymarferol, rhaid defnyddio system Gaffael Trydanol y Cyngor a rhaid i xxx dyfynbris gael ei gyflwyno’n electronig drwy system gaffael trydanol y Cyngor. Ar ôl i’r dyddiad cau am gyflwyno tendrau basio, rhaid agor pob tendr a gyflwynir yn drydanol yn unol â chanllawiau a gyflwynir gan y Rheolwr Caffael, a bydd y cofnod trydanol o leiaf yn bodloni’r gofynion a nodir yn y ddogfen ganllaw ar agor a chofnodi cyflwyniadau tendr trydanol.

19.2. Mewn amgylchiadau eithriadol lle nad yw system e-gaffael y Cyngor yn cael ei defnyddio (gyda chaniatâd y Rheolwr Caffael ymlaen llaw) yna rhaid glynu at y weithdrefn ganlynol er mwyn cyflwyno tendrau ar gopïau caled.

(i) Dylai’r GiD nodi y dylid cyflwyno Tendrau gyda gwerth yn is na

£100,000 gael eu cyflwyno drwy’r post (neu eu cludo â llaw) yn yr amlen swyddogol neu chan ddefnyddio’r label dychwelyd tendrau swyddogol a ddarperir a dylid eu hanfon at uwch swyddog (nad yw’n Uwch Swyddog sy’n gyfrifol am gaffael y gwasanaeth perthnasol). Ar ôl i’r amserlen cyflwyno tendrau basio, bydd Tendrau’n cael eu hagor un ar ôl y llall yn yr un sesiwn o flaen dau gyflogai, un a ddynodir gan y Rheolwr Caffael ac un gan Uwch Swyddog y gwasanaeth perthnasol.

Rhaid i’r ddau gyflogai fod yn annibynnol i osod y Contract. Pan fyddant yn cael eu hagor, bydd xxx tendrau’n cael eu cofnodi mewn cofrestr dendrau, a bydd y tendrau a’r cofrestrau’n cael eu dyddio a’u llofnodi gan y swyddogion dynodedig oedd yno ar y cyfnod. Dylid anfon copi o gofnod o’r fath i’r Rheolwr Caffael.

(ii) Dylai’r GiD nodi y dylid anfon Tendrau gyda gwerth yn uwch na

£100,000 drwy’r post, at y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol, yn yr amlen swyddogion neu chan ddefnyddio’r label dychwelyd tendrau swyddogol a ddarperir gan y Cyngor. Bydd y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol yn gyfrifol am dderbyn, gwarchod xx xxxx tendrau o’r fath. Ar ôl i’r amserlen cyflwyno tendrau basio, bydd Tendrau ar gyfer yr un caffaeliad yn cael eu hagor un ar ôl y llall yn yr un sesiwn o flaen dau gyflogai. Bydd y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol yn enwebu un cyflogai, a’r Rheolwr Caffael yn enwebu’r cyflogai arall. Rhaid i’r ddau gyflogai fod yn annibynnol i osod y Contract. Pan fyddant yn cael eu hagor, bydd xxx tendr yn cael eu cofnodi mewn cofrestr dendrau, a bydd y tendrau a’r cofrestrau’n cael eu

dyddio a’u llofnodi gan y swyddogion dynodedig oedd yno ar y cyfnod. Yna, bydd y tendrau sydd wedi’u hagor yn cael eu gwerthu at y xxx gwerthuso.

20. Tendrau Hwyr

Bydd modd xxxx xx ystyried tendrau a dderbynnir ar ôl y dyddiad ac amser cau ar gyfer derbyn tendrau, gyda chytundeb y Rheolwr Caffael a Chyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol (neu’r swyddog enwebedig fydd ar lefel Rheolwr Gweithredol neu uwch). Rhaid i benderfyniadau o’r fath ddangos rheswm da dros dderbyn y tendr hwyr, a dylai’r Rheolwr Caffael gofnodi’r penderfyniad.

21. Gwerthuso’r Tendr

21.1 Xxx Gwerthuso – Ar gyfer xxx Contract gyda gwerth amcangyfrifedig yn uwch na £25,000 mewn perthynas â Nwyddau a/neu Gwasanaethau a

£75,000 mewn perthynas â Gwaith, bydd Uwch Swyddog y Gwasanaeth xxxx xxxxx y caffaeliad yn creu xxx gwerthuso (‘Xxx Gwerthuso’) gyda chyfrifoldeb dros werthuso tendrau. Rhaid cadw cofnodion ysgrifenedig o aelodaeth y xxx gwerthuso a’r xxxx werthuso a wneir.

21.2 Os yw gwerth amcangyfrifedig y Contract yn fwy na £100,000, dylid ymgynghori â Chyfarwyddwr Llywodraethiant a’r Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Cyfarwyddwr Corfforaethol, Adnoddau a, os ydynt yn credu ei bod hi’n briodol, dylid cynnwys cynrychiolwyr y swyddogion hynny ar y Xxx Gwerthuso. Dylid ystyried hefyd cynnwys defnyddwyr gwasanaeth ar y Xxx Gwerthuso.

21.3 Bydd y Xxx Gwerthuso’n archwilio tendrau’n unol â’r meini prawf gwerthuso a bennir ymlaen llaw ar gyfer y dyfynbrisiau/tendrau ac yn adnabod dyfynbrisiau/tendrau sy’n bodloni’r meini prawf orau. Bydd rhaid glynu at y meini prawf gwerthuso’n llym (a peidio â’u newid) ar xxx amser drwy gydol y weithdrefn dyfarnu’r contract.

21 .4 Fel rheol cyffredinol, ni chaniateir unrhyw addasiad na chymhwyster i unrhyw ddyfynbris neu dendr(au) a gyflwynir. Bydd unrhyw gamgymeriadau a ganfyddir wrth archwilio’r dyfynbrisiau neu’r tendrau’n cael eu datrys drwy ddefnyddio un o’r dulliau canlynol:

(i) Os nad yw’r gwall yn un mathemategol, bydd y tendrwr yn cael manylion y gwall(au) ac yn cael cyfle i gadarnhau heb addasu na thynnu nôl y dyfynbris neu’r tendr; neu

(ii) Os canfyddir gwall mathemategol, bydd y swyddog cyfrifol yn cywiro’r gwall(au) os ni chaniateir unrhyw addasiad, cywiriad neu gymhwyster arall oni bai am y camgymeriad(au) mathemategol diffuant hyn. Rhaid cadw cofnod priodol.

22. Egluro ar ôl Tendro

22.1 Os cynhelir y Caffael yn unol â Chyfarwyddebau Caffael yr UE a Rheoliadau’r DU sy’n eu gweithredu, mae cyfyngiadau ar ddefnyddio eglurhad ar ôl tendro a rhaid ceisio cyngor cyfreithiol cyn pennu a fyddai unrhyw eglurhad yn briodol.

22.2 Gall yr Uwch Swyddog, ar ôl ymgynghori â’r Rheolwr Caffael ac yn unol ag unrhyw ofynion a nodir gan y Rheolwr Caffael (ynghylch cadw cofnodion) geisio eglurder gan Dendrwyr am eu tendrau os nad yw hyn yn cynnwys unrhyw wahaniaethu. Xxx xxxxx cynnal cofnod o bobl eglurhad ar system gaffael drydanol y Cyngor gan gynnwys cofnodion unrhyw gyfweliadau eglurder.

22.3 Xxx amser yn ystod unrhyw negodi o’r fath neu broses egluro, bydd y Cyngor yn ystyried ac yn cydymffurfio ag egwyddorion Cyfamod yr UE am beidio â gwahaniaethu, triniaeth gyfartal, tryloywder, cydnabyddiaeth ar y cyd a chyfranoledd, egwyddorion sy’n berthnasol i xxx un o Gaffaeliaid y Cyngor.

23. Dyfarnu Contractau a Llythyrau Bwriad

23.1 Dim ond (i) swyddog gyda’r awdurdod dirprwyedig angenrheidiol i ddyfarnu contract yn unol â Chynllun Dirprwyo’r Cyngor neu (ii) yn ôl penderfyniad y Cyngor, un o’i Bwyllgorau neu’r Cabinet gall wneud penderfyniad i ddyfarnu Contract.

23.2 Ar gyfer xxx Xxxxxxxxxx xxxx xxxxx mwy na £25,000 y flwyddyn, bydd penderfyniad i ddyfarnu Contract yn cael ei wneud gan ddefnyddio adroddiad Dyfarnu Contract pro fforma’r Cyngor oni bai bod Cyfarwyddwr Corfforaethol neu’r Cabinet yn gwneud y penderfyniad, ar y sail honno, bydd ffurflenni adrodd safonol y Cyngor ar gyfer penderfyniadau o’r fath yn cael eu defnyddio. Rhaid i’r Uwch Swyddog sicrhau, cyn ceisio penderfyniad o’r fath, bod cyllid digonol ar gael i fodloni’r xxxx daliadau contract ac os yw cyllid o’r fath yn dod gan drydydd partïon, bod unrhyw amodau ynghylch cyllid o’r fath wedi’u dilyn.

23.3 Bydd Contract ond yn cael ei ddyfarnu gan ddefnyddio’r meini prawf gwerthuso tendr a bennir ymlaen llaw a phwysoliadau.

Pan fo penderfyniad yn amodol ar ‘Weithdrefn Galw i Mewn’ y Cyngor (Gweler Rheolau Gweithdrefn Craffu’r Cyngor), ni ddylid gweithredu ar y penderfyniad nes bod y cyfnod galw i mewn wedi dod i ben, ac os yw’r penderfyniad heb ei alw i mewn eto.

23.4 Nid yw llythyr o fwriad yn amnewidyn priodol ar gyfer contract ffurfiol, ond mewn amgylchiadau eithriadol gellid ei ddefnyddio fel dull dros dro nes bod contract ffurfiol wedi’i arwyddo. Bydd llythyrau o fwriad ond yn cael eu defnyddio gyda chaniatâd y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol ymlaen llaw, ac mewn dull wedi’i gymeradwyo ganddo/ganddi.

23.5 Heblaw am amgylchiadau eithriadol, ni ddylid gofyn i unrhyw Gontractwr i ddarparu unrhyw Wasanaethau, cyflenwi unrhyw Nwyddau neu wneud unrhyw Waith (gan gynnwys Gwaith cychwynnol) nes bod y Contract wedi’i drefnu neu’r Gwasanaethau, y Nwyddau neu’r Gwaith penodol wedi’u cynnwys mewn llythyr o fwriad. Os yw’r Uwch Swyddog ar gyfer y gwasanaeth penodol yn gwneud unrhyw benderfyniad i’r gwrthwyneb, bydd penderfyniad o’r fath yn cynnwys asesiad risg llawn ynghylch y goblygiadau posibl i’r Cyngor o’r Contractwr yn cael dechrau cyn i delerau ac amodau’r contract gael eu terfynu neu cyn i lythyr o fwriad gael ei gyflwyno.

24. Cyflwyno Archebion/Cyflawni Contractau a chadw dogfennaeth contract

24.1 Fframweithiau

Rhaid i archebion sy’n cael eu cyflwyno xxx Gytundebau Fframwaith gan ddefnyddio’r ffurflen archebu a nodir yn y Cytundeb Fframwaith ac ar y telerau ac amodau a nodir yn y Cytundeb Fframwaith. (Gweler Rheol 10.5)

Ar gyfer pob contract arall â gwerth hyd at £25,000, dylid gosod archebion gan ddefnyddio system Purchase to Pay (P2P) trydanol y Cyngor, oni bai bod y Rheolwr Caffael yn cytuno fel arall. Mae’r system P2P yn cynhyrchu allbynnau archebion prynu un ai ar ffurf trydanol neu bapur, sy’n ymgorffori telerau ac amodau contract safonol y Cyngor.

24.3 Ar gyfer Contractau gyda gwerth yn uwch na £25,000 ond yn is na

£100,000, rhaid i Wasanaethau ddefnyddio’r ffurf contract safonol a phriodol a gyflwynir neu a gymeradwyir i’w ddefnyddio gan y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol.

24.4 Ar gyfer Contractau gyda gwerth yn fwy na £100,000, rhaid i Wasanaethau gymryd cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol ar ffurf y contract fydd yn cael ei ddefnyddio, ond bydd unrhyw ffurflenni safonol priodol yn cael eu defnyddio.

24.5 Mae’n hanfodol bod y Nwyddau, y Gwasanaethau neu’r Gwaith yn cael eu caffael ar delerau ac amodau safonol y Cyngor, ac nid y rheiny a gyflwynir gan y Contractwr.

24.6 Rhaid cadw dogfennau contract, ynghyd â’r xxxx ddogfennau cysylltiedig perthnasol, am o leiaf chwe mlynedd o ddyddiad diwedd y contract ac, os caiff y contract ei derfynu xxx sêl, am gyfnod o 12 mlynedd o ddyddiad gorffen y contract. Os cafodd y contract ei ariannu, neu ei ariannu’n rhannol, drwy rhyw fath o grant allanol yna mae’n bosibl y bydd amodau grant penodol pellach ynghylch cadw dogfennau’n berthnasol, a bydd angen glynu atynt.

24.7 Bydd angen i gontractau nodi o leiaf;

(i) y gwaith, y deunyddiau, y gwasanaethau neu’r cyflenwadau xxxx xxxxx eu cynnal neu eu darparu a’r safonau sydd eu xxxxxx;

(ii) y pris xxxx xxxxx xx xxxx (xxx, fel sy’n briodol, y symiau i’w derbyn) gyda datganiad o’r disgowntiau, neu gonsesiynau eraill, a lle nad yw’n wybyddus, y swm contract terfynol fydd yn cael ei gyfrifo;

(iii) yr amser neu’r amseroedd y bydd angen cyflawni’r contract; a

(iv) dyddiadau dechrau a gorffen y contract.

24 .8 Cyflawni (cwblhau/llofnodi/selio) contractau

24.8.1 Yn amodol ar Reol 24.8.2, dim ond Contractau â gwerth yn fwy na £25,000 y xxx xxxx eu llofnodi ar ran y Cyngor gan y Cyfarwyddwr Llywodraethu a/neu Gwasanaethau Cyfreithiol neu ei swyddogion enwebedig.

24.8.2 Nid yw Rheol 24.8.1 yn berthnasol i unrhyw gontract a ffurfir drwy osod archeb, yn dilyn cydymffurfio â’r Rheolau hyn, yn defnyddio neu o xxx:

(i) system Purchase to Pay trydanol y Cyngor;

(ii) Cytundeb Fframwaith sydd wedi’i gymeradwyo i’w ddefnyddio; neu

(iii) System Brynu Ddeinamig a roddir ar waith gan y Cyngor.

24.8.3 Bydd modd rhoi sêl y Cyngor ar unrhyw gontract o flaen y Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol yn unig, neu ei swyddogion enwebedig.

25. Hysbysu Canlyniadau, Briffio a Chyfnod ar Stop

25.1 Os nad yw’r Rheoliadau’n berthnasol, bydd yr Uwch Swyddog yn sicrhau o fewn 10 diwrnod o’r dyddiad pan fydd y Cyngor yn derbyn cais gan unrhyw gyflenwr oedd yn aflwyddiannus (un ai’n ystod y cam xxxxx xxx’r cam tendro) bydd ef/hi’n rhoi gwybod i’r cyflenwr am y rhesymau xxx roedd yn aflwyddiannus ac os oedd y cyflenwr yn aflwyddiannus yn ystod y cam tendro, bydd y swyddog cyfrifol hefyd yn rhoi gwybod am y nodweddion a’r manteision perthnasol am y tendr llwyddiannus, ynghyd ag enw’r bidiwr a enillodd y contract.

25.2 Pan fo’r Rheoliadau’n berthnasol, rhaid i Wasanaethau gydymffurfio â gofynion y Rheoliadau (gan gynnwys safiad stond, ôl-drafodaeth, hysbysiadau dyfarnu contract), a rhaid ceisio cyngor y Gwasanaethau Caffael a Chyfreithiol a dilyn y cyngor hwnnw hefyd.

25.3 Os dylid rhannu unrhyw wybodaeth ychwanegol â thendrwyr, rhaid cytuno ar hyn ymlaen llaw gyda’r Rheolwr Caffael, gan ystyried gofynion unrhyw ddeddfwriaeth mewn perthynas â datgelu gwybodaeth.

25.4 Os yw dyfarnu contract yn amodol ar y Rheoliadau, rhaid sicrhau cyfnod safiad stond rhwng cyfathrebu penderfyniad y dyfarniad â phob tendrwr a diwedd y contract. Bydd y cyfnod safiad stond yn 10 diwrnod calendr os caiff ei anfon yn drydanol neu’n 15 diwrnod ar gyfer hysbysiadau a anfonir drwy ddulliau gwahanol. Os nad yw diwrnod olaf y cyfnod safiad stond yn ddiwrnod gwaith, bydd yn cael ei ehangu i xxxxxx nos ar ddiwedd y diwrnod gwaith nesaf.

26 . Bondiau, Diogelwch, Penodedig ac iawndal arall

26.1 Bydd yr Uwch Swyddog (y gwasanaeth xxxx xxxxx y caffael) yn gyfrifol am sicrhau y cynhelir asesiad risg, i bennu os oes angen bond perfformiad neu warant perfformiad. Os yw’n briodol, dylid ceisio cyngor Swyddogion Cyllid y Cyngor.

26.2 Dylid ystyried hefyd priodoldeb cynnwys darpariaeth yn y contract am iawndal penodedig i’w dalu gan y contractwr os na chaiff telerau’r contract eu dilyn yn gywir.

27. Gwarant Rhiant Gwmni

27.1 Yr Uwch Swyddog (y gwasanaeth xxxx xxxxx caffael) sy’n gyfrifol am geisio Gwarant Rhiant Gwmni lle bo contractwr yn is-gwmni o rhiant gwmni a;

(i) pan fo’r dyfarniad yn seiliedig ar werthusiad y rhiant gwmni;

(ii) pan fo statws ariannol y contractwr (wedi ystyried, inter alia, y contract arfaethedig) yn gwarantu’r un peth a/neu

(iii) os yw’r Swyddog A151 yn argymell.

28. Cofnodion

28.1 Er mwyn sicrhau bod cofnodion priodol yn cael eu cynnal, rhaid defnyddio system e-gaffael y Cyngor lle bo’n ymarferol neu os oes angen yn ôl y Rheolau hyn.

28.2 Ar gyfer pob Caffaeliaid lle na ddefnyddir system gaffael drydanol y Cyngor, rhaid i Wasanaethau gadw cofnodion priodol. Rhaid i’r cofnodion a gedwir nodi o leiaf:

(i) pa bartïon a ddewiswyd i dendro;

(ii) i bwy y dyfarnwyd y Contract a’r rhesymau dros wneud hynny (pris isaf neu’r cynnig sy’n cynrychioli gwerth gorau i’r Cyngor), fel bod modd dangos gwerth gorau a chywirdeb y broses:

(iii) gwerth y contract;

(iv) dyddiad dechrau a gorffen y contract; a

(v) manylion ynghylch a oedd y contract yn un un-tro neu os oes disgwyl iddo gael ei adnewyddu

28.3 Bydd Gwasanaethau Caffael yn cynnal Cofrestr Contractau Corfforaethol, fydd yn cofnodi manylion xxx contract/contractau (yn uwch na £25,000) a ddyfernir gan y Cyngor. Rhaid i wasanaethau gynnig Gwasanaethau Caffael a’r xxxx wybodaeth ofynnol i hwyluso hyn.

29. Rheoli Contractau

29.1 Unwaith y mae’r Contract wedi’i ddyfarnu, rhaid i’r Uwch Swyddog (y gwasanaeth penodol) adnabod ac enwebu unigolyn (y cyfeirir ato fel ‘Rheolwr Contract’), fydd yn rheoli’r agweddau dydd i ddydd ar y Contract am y tymor (Gweler Rheol 34 parthed Diwedd Contract).

29.2 Bydd rheolaeth dydd i ddydd y Contract yn cael ei gynnal gan y Rheolwr Contract a fydd yn cynnwys monitro ac adrodd (gan gynnwys defnyddio dulliau adrodd y Cyngor ar y system gaffael trydanol y Cyngor) mewn perthynas â:-

(i) gwaith

(ii) cydymffurfio â’r fanyleb a thelerau’r contract

(iii) cost

(iv) unrhyw ofynion gwerth am arian/gwerth gorau

(v) boddhad defnyddwyr a

(vi) rheoli risgiau

(vii) cyflawni Buddion Cymunedol cytunedig

29.3 Ar gyfer xxx contract, cyfrifoldeb y Rheolwr Contract yw trafod unrhyw ddigwyddiadau perfformiad gwael yn xxxx xxxx’r Contractwr a cheisio datrysiad. Mewn amgylchiadau o berfformiad sy’n benodol wael, neu berfformiad gwael cyson, dylai’r Rheolwr Contract ystyried y camau priodol i gymryd o xxx y contract, gan gymryd cyngor fel sy’n briodol.

29.4 Os yw cyfanswm gwerth y Contract yn fwy na £100,000, rhaid i’r Rheolwr Contract gyflwyno adroddiad ysgrifenedig i’r Uwch Swyddog yn gwerthuso’r graddau y mae’r Contract yn bodloni’r amcanion a osodir. Dylid gwneud hyn fel arfer pan fydd y Contract wedi dod i ben ond ar gyfer contractau tymor, dylid paratoi adroddiad o’r fath yn flynyddol.

30. Amrywio Contract – egwyddorion sylfaenol

30.1 Amrywiadau Contract ac Estyniadau

30.2 Yn dibynnu ar natur yr amrywiad arfaethedig, telerau’r contract xxx sylw a sgôp yr ymarfer caffael gwreiddiol a gynhaliwyd, gall amrywiadau contract arwain at gontract newydd, ac xxxxx xxxxxxx olygu dyfarniad un tendr heb hysbysebu.

30.3 Ym mhob achos o amrywio contract, rhaid meddwl yn ofalus am yr effaith y gall gwerth uwch y contract gael ar lefelau trothwyon caffael, yn benodol os yw cynnydd yng ngwerth y contract yn golygu symud contract o fod o xxx Drothwy’r UE i fod yn uwch na Throthwy’r UE.

30.4 Dylid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael a’r Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol os oes unrhyw ansicrwydd ynghylch a ddylid caniatáu’r amrywiad.

30.5 Gellid amrywio cytundebau contract a fframwaith heb weithdrefn gaffael newydd pan fo’r:

(i) amrywiadau wedi’u darparu yn y dogfennau caffael cychwynnol mewn termau clir, cryno a diamwys (h.y. os yw amodau’r contract yn darparu ar gyfer; estyniad i dymor y contract, amrywiad mewn pris, cymalau neu opsiynau amrywiad, gwaith, nwyddau a gwasanaethau ychwanegol) ac nid yw’r rhain yn effeithio ar natur cyffredinol y contract;

(ii) nwyddau, gwasanaethau a gwaith ychwanegol na chafodd eu cynnwys yn y dyfynbris neu’r tendr gwreiddiol wedi dod yn angenrheidiol, lle (a) does dim modd newid contractwr am resymau economaidd neu dechnegol a (b) lle byddai’n achosi anghyfleustra neu ddyblygu costau sylweddol, os nad yw unrhyw gynnydd yn y pris yn fwy na 50% x xxxxx y contract gwreiddiol (rhaid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael cyn dibynnu ar y rheol hon);

(iii) amgylchiadau a arweiniodd at angen amrywio’r tendr yn rhai annisgwyl, nid yw’r amrywiad yn addasu natur cyffredinol y contract ac os nad yw unrhyw gynnydd yn y pris yn fwy na 50% x xxxxx y contract gwreiddiol (rhaid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael cyn dibynnu ar y rheol hon);

(iv) newid mewn contractwr a oedd wedi’i drafod yn y dyfynbris neu dendr, neu o ganlyniad i ymdoddiad, caffaeliad neu ansolfedd neu debyg y contractwr gwreiddiol, pa gontractwr sy’n bodloni meini prawf gwreiddiol y detholiad ansoddol, os nad yw hyn yn arwain at amrywiadau sylweddol eraill neu os y nod yw trechu’r Rheoliadau; neu

(v) yn amodol ar y darpariaethau uchod, nid yw’r amrywiadau’n sylweddol xxx ddiffiniad y Rheoliadau (gweler rheol 30.6 a Rheoliad 72 (8)).

30.6 Bydd amrywiad yn cael ei ystyried yn sylweddol os yw un neu fwy o’r amodau canlynol yn cael eu bodloni:

(i) byddai cost yr amrywiad yn fwy na 10% x xxxxx y contract gwreiddiol am wasanaethau a chontractau cyflenwi a 15% x xxxxx y contract cychwynnol am waith;

(ii) mae’n gwneud y contract neu’r fframwaith yn hollol wahanol mewn cymeriad o’r un a gafodd ei osod yn wreiddiol;

(iii) mae’r amrywiad yn cyflwyno amodau newydd fyddai, pe byddent yn rhan o’r caffael gwreiddiol wedi galluogi; derbyn ymgeiswyr eraill na’r rheiny a gafodd eu derbyn i ddechrau; derbyn tendr oni bai am yr un a gafodd ei dderbyn yn wreiddiol; a/neu xxxx ymgeiswyr ychwanegol yn y weithdrefn gaffael;

(iv) mae’n newid yn sylweddol y balans economaidd xx xxxx y contractwr, mewn modd na sonnir amdano yn y contract gwreiddiol;

(v) mae’n ehangu sgôp y contract neu’r fframwaith yn sylweddol;

(vi) mae cyfanswm gwerth y contract diwygiedig yn gofyn am lefel wahanol o awdurdodiad, neu ffurf wahanol o gaffael na’r un gafodd ei ddefnyddio ar gyfer dyfarnu’r contract gwreiddiol.

30.7 Bydd modd gwneud penderfyniad i ehangu cyfnod y contract (tymor) cyn y dyddiad dod i ben gwreiddiol yn unig, pan fo’n unol â thelerau ac amodau’r Contract gwreiddiol ac wedi’i drafod gan yr ymarfer caffael gwreiddiol.

30.8 Amrywiadau

Yn yr amgylchiadau a nodir yn RhCC 30.5 uchod (amrywiadau a ganiateir), bydd penderfyniad i awdurdodi amrywiad contract arfaethedig ai peidio, fel sy’n briodol, gan y Cabinet neu un o’r swyddogion a restrir isod, os gellid talu cost yr amrywiad hwnnw o fewn y gyllideb ac os yw’n cydymffurfio â’r xxxx Ofynion Cyfreithiol. Bydd penderfyniadau i awdurdodi amrywiadau’n cael eu gwneud yn ysgrifenedig ac ar lefel Rheolwr Gweithredol neu uwch, ac fel sy’n briodol, rhaid paratoi adroddiad Cabinet neu RhBS. Bydd pob amrywiad yn cael ei nodi ar system gaffael drydanol y Cyngor a’r Gofrestr Gontractau, a bydd rhaid addasu’r Archeb Brynu gwreiddiol.

Rheolwr Contractau	Amrywiad (neu xxxxx cyfanredol pob amrywiad i’r Contract) hyd at £30,000 neu 10% o bris y contract (p’run bynnag sy’n is)
Rheolwr Gweithredol	Amrywiad (neu xxxxx cyfanredol pob amrywiad i’r Contract) hyd at £25,000
Pennaeth Gwasanaeth/ Cyfarwyddwr Cynorthwyol	Amrywiad (neu xxxxx cyfanredol pob amrywiad i’r Contract) hyd at £1,000,000
Cyfarwyddwr (ar y cyd â Swyddog A151 y Cyngor a chyswllt â’r Aelod Cabinet)	Amrywiad (neu xxxxx cyfanredol pob amrywiad i’r Contract) hyd at £5 miliwn
Penderfyniad y Cabinet	Amrywiad (neu xxxxx cyfanredol pob amrywiad i’r Contract) yn uwch na £5 miliwn

30.9 Ar gyfer amrywiadau a gymeradwyir gan Reolwr Contract, bydd yr Uwch Swyddog yn monitro lefel gyffredinol yr amrywiadau a gymeradwywyd o leiaf xxx mis, i gael sicrwydd eu bod nhw’n gywir ac yn briodol.

30.10 Cyn gynted ag y bydd yn wybyddus neu’n amlwg (p’run bynnag sy’n dod gyntaf) i’r Rheolwr Contract, y bydd cyfanswm cost contract, gan gynnwys amrywiadau, yn neu’n debygol o fod yn fwy (5%) o swm y contract, rhaid rhoi gwybod i Gyfrifydd Grŵp y Gwasanaethau Ariannol at ddibenion monitro ariannol. Gall y Cyfrifydd Grŵp Gwasanaethau Ariannol roi gwybod i’r Uwch Swyddog a/neu Reolwr Contract unrhyw ofynion ariannol pellach xxxx xxxxx eu dilyn. Mewn amgylchiadau o’r fath, rhaid paratoi adroddiad, ac mae’n rhaid i’r adroddiad drafod y rhesymau dros y costau cynyddol, dadansoddiad o’r opsiynau a ystyriwyd i leihau’r cost i’r gyllideb a’r opsiynau ariannu a ystyriwyd i fodloni unrhyw ddiffyg yn y gyllideb, ynghyd ag adnabod sut bydd unrhyw gostau ychwanegol yn cael eu talu. Bydd Rheolwr Archwilio’r Cyngor yn cyflwyno’r adroddiad i’r Uwch Swyddog.

30.11 Rhaid i unrhyw amrywiad i’r Contract gwreiddiol fod xx xxxx y Cyngor ac o gyflawniad xxxxxx y gwasanaethau.

31. Aseinio a Newyddu

Rhaid rhoi gwybod i’r Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol am unrhyw gynigion i aseinio neu newyddu contract cyn gynted â phosibl er mwyn cael cyngor.

32. Canslo Contract

32.1 Ar gyfer unrhyw Gontract yn fwy na £25,000 bydd angen i’r gwneuthurwyr penderfyniadau gymeradwyo canslo contract yn gynnar, ar ôl ceisio cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethu a Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Rheolwr Caffael. Gellid canslo contractau sydd â gwerth is yn gynnar (cyn y dyddiad dod i ben) gyda chytundeb y Contractwr neu’n unol â’r darpariaethau canslo a nodir yn y Contract. Dylid ceisio cyngor cyfreithiol fel sy’n briodol. Rhaid i’r Uwch Swyddog roi gwybod i’r Rheolwr Contract pan fydd unrhyw Gontract yn cael ei ganslo a’r rhesymau dros hynny.

32.2 Ar gyfer unrhyw Gontract xxxxx mwy na £5,000,000, rhaid i’r Cabinet gymeradwyo canslo cynnar oni bai bod y mater yn ymwneud â swyddogaeth y Cyngor. Mewn achosion o’r fath bydd angen adrodd am y materion hynny i’r Cyngor.

33. Taliadau ar Gyfrifon a thaliadau contract

33.1 Dylid cyflawni taliadau ar gyfrifon ar ôl ardystiad gan y person dynodedig xxx y Contract xx x xxxxx hwnnw (‘y person priodol’). Bydd y person priodol yn cadw cofnodion manwl am unrhyw daliad o’r fath fydd ar agor i gael ei archwilio gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Adnoddau.

33.2 Bydd Uwch Swyddog y gwasanaeth perthnasol yn gwneud trefniadau i gadw manylion priodol ynghylch xxx taliad contract i alluogi archwiliad

cywir o xxx xxxxxx o’r xxxx. Rhaid i’r xxxx daliadau a gyflawnir gydymffurfio â’r broses fel y’i nodir yn y Rheolau Gweithdrefnol Ariannol.

34. Diwedd contract

34 .1 Ar gyfer contractau sy’n hirach na 12 mis, yna ar adeg yn gyffredinol o leiaf chwe mis cyn diwedd tymor contract, dylai’r Rheolwr Contract adolygu perfformiad y Contractwr ac ystyried pa drefniadau disodli sydd eu xxxxxx os oes rhai.

34.2 Efallai y bydd rhai contractau’n gofyn am gamau actif er mwyn terfynu contract (e.e. cyflwyno hysbysiadau) a/neu gamau i’w cymryd i ddatgomisiynu’r trefniadau contract. Uwch Swyddog y gwasanaeth penodol sy’n gyfrifol am sicrhau lle bo’n briodol, bydd materion yn cael eu cofnodi a chamau priodol yn cael eu cymryd i ddod â chontractau i ben, a chaniatáu amser priodol i weithredu unrhyw drefniadau disodli all fod eu xxxxxx.

Atodiad 1: Llwybrau a Gweithdrefnau Caffael

Golyga hyn y weithdrefn gaffael fydd yn cael ei dilyn yn ystod y gwaith Xxxxxxx.

Pan fo’r Cyngor yn caffael, sydd wedi’i reoleiddio’n llawn gan y Rheoliadau

Contractau Cyhoeddus 2015 (SI 2015/102) (PCR 2015), rhaid i’r Cyngor ddefnyddio un o’r gweithdrefnau caffael canlynol:

a. Y weithdrefn agored.

b. Y weithdrefn gyfyngedig.

Rhaid ceisio cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Rheolwr Caffael (neu eu swyddogion enwebedig) cyn

dechrau’r gweithdrefnau caffael canlynol

c. Y weithdrefn ddialog gystadleuol.

d. Y weithdrefn gystadleuol gyda negodi.

e. Partneriaeth arloesol

f. Gweithdrefn wedi’i negodi.

Prif nodweddion

Y weithdrefn agored.

Prif nodweddion – proses lle gall yr xxxx ddarparwyr sydd â diddordeb yn y contract ac sydd wedi ymateb i hysbyseb gyflwyno tendrau. Rhaid ystyried pob tendr o’r fath heb unrhyw broses ddethol ymlaen llaw. Cynhelir y dewis a’r gwerthuso ar ôl cyflwyno’r tendrau.

Y weithdrefn gyfyngedig.

Prif nodweddion – proses â dau gam lle dim ond y darparwyr hynny sydd wedi’u gwahodd all gyflwyno tendrau. Fel arfer, bydd dethol a chreu rhestr fer yn seiliedig ar Holiadur Cyn Cymhwyso (HCC).

Rhaid ceisio cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Rheolwr Caffael (neu eu swyddogion enwebedig) cyn dechrau’r gweithdrefnau caffael canlynol:

Y weithdrefn ddialog gystadleuol.

Prif nodweddion – Y weithdrefn gaffael lle bydd awdurdod contractio (y Cyngor) yn mynd i mewn i ddialog gyda bidwyr ynghylch ei ofynion cyn eu gwahodd nhw i gyflwyno tendr terfynol. Caiff ei ddefnyddio mewn projectau cymhleth lle na all y Cyngor nodi’n benodol ei ofynion. Mae’n un o’r gweithdrefnau lle gall y Cyngor ddyfarnu contract xxx Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (SI 2015/102)

Y weithdrefn gystadleuol o ran negodi

Mae’r weithdrefn hon wedi’i disgrifio’n weithdrefn hybrid oherwydd, yn yr un modd â’r weithdrefn gyfyngedig, mae’n galluogi’r awdurdod contractio i ddyfarnu contract ar sail tendr cychwynnol. Fodd bynnag, yn yr un modd â’r weithdrefn ddialog gystadleuol, mae hefyd yn galluogi’r awdurdod i negodi â bidwyr a gyflwynodd tendr cychwynnol, ac unrhyw dendrau dilynol, nes ei fod yn penderfynu dod â’r negodi i ben. Does dim cyfyngiad o ran nifer y camau tendro. Caiff tendrau terfynol eu cyflwyno a’u gwerthuso a bydd y contract yn cael ei ddyfarnu. Yn wahanol i’r weithdrefn ddialog gystadleuol, nid yw’r RhCC 2015 yn caniatáu unrhyw eglurder neu negodi o ran y tendrau terfynol na’r tendr llwyddiannus.

Partneriaeth arloesol

Caiff tendrau terfynol eu cyflwyno a’u gwerthuso a bydd y contract yn cael ei ddyfarnu. Yn wahanol i’r weithdrefn ddialog gystadleuol, nid yw’r RhCC 2015 yn caniatáu unrhyw eglurder neu negodi o ran y tendrau terfynol na’r tendr llwyddiannus.

Gweithdrefn wedi’i negodi

Lle mae’r Cyngor yn negodi termau’r Contract gydag un neu fwy o drydydd partïon y mae’n eu dewis.

Cofnodi cam cynllunio’r

caffael. Anogir cynllun caffael.

NAC

OES

Uwch Swyddog sy’n gyfrifol am y caffael arfaethedig yn sicrhau lefel briodol o baratoi a chynllunio

Oes darpariaeth fewnol presennol?

Gwiriwch y Cyfeirlyfr Cyflenwi

Gan ddefnyddio Cyfeirlyfr Cyflenwi’r Cyngor, oes cytundeb fframwaith/ cytundeb prynu

corfforaethol arall ar waith?

NAC

OES

Defnyddiwch y ddarpariaeth fewnol

OES

Defnyddiwch y fframwaith

Rhagamcan x xxxxx y contract

Nwyddau a Gwasanaethau yn

rheoliadau’r UE

Gwaith yn rheoliadau’r UE

Nwyddau a Gwasanaethau £25,000 –

Trothwy’r UE

Gwaith £75,000 – Trothwy’r UE

Goods & Services £10,000 - £25,000

Works £10,000 - £75,000

Goods & Services up to

£10,000

Works up to £10,000

1. Dylid ceisio cyngor y Rheolwr Caffael a’r Cyfarwyddwr Llywodraethiant a

Gwasanaethau Cyfreithiol ar y dechrau i bennu’r weithdrefn gaffael

1. Cyfeirio at y Rheolwr Caffael

2. Hysbysebu ar PROACTIS a/neu

wefan Sell2Wales

3. Os defnyddir y weithdrefn gyfyngedig, gwahoddir o leiaf pedwar tendrwr

4. Rhaid defnyddio Ffurflen Adrodd Cyn Tendro’r Cyngor a’r Ffurlfen Dyfarnu Contract i gofnodi’r camau caffael.

1. Hysbysebu ar PROACTIS a/neu

wefan Sell2Wales

2. O leiaf tri dyfynbris ysgrifenedig, neut

3. Caniatâd y Rheolwr Caffael i ddefnyddio Gweithdrefn Gaffael gwahanol.

4. Rhaid defnyddio Ffurflen Gofnodi Dyfynbrisiau’r Cyngor.

1. O leiaf un dyfynbris, ond

anogir cystadleuaeth.

2. Defnyddio dull Dyfynbris Cyflym PROACTIS ar gyfer dyfynbrisiau pris yn unig

3. Rhaid i’r Gwasanaeth xxxx xxxxxx Gwerth am Arian a chadw cofnod priodol ar y ffeil er mwyn tystiolaethu materion.

Dylid paratoi’r xxxx ddogfennaeth dendro cyn cyflwyno hysbyseb a chynnwys yr xxxx xxxxx prawf dyfarnu a’r pwysoli

Buddion Cymunedol yn hanfodol ar gontractau’n uwch na £1m ac fe’i anogir ar xxx contract arall

Diweddariad 5 Mai 2022

Y Broses Dendro

• Rhaid i’r gwahoddiad i dendro gynnwys manylion am ofynion y Cyngor ar gyfer y Contract penodol.

• Caffael arfaethedig gyda gwerth amcangyfrifedig yn fwy na £25,000 ar gyfer Nwyddau a Gwasanaethau neu £75,000 ar gyfer Gwaith, RHAID i’r gwasanaethau gael cymeradwyaeth ymlaen llaw’r Rheolwr

Caffael ar gyfer y ddogfennaeth gwahoddiad i dendro.

• Bydd angen i xxx Tendrwr sy’n cyflwno tendr lofnodi datganiad.

• Mae rhoi gwybod i dendrwyr am y meini

prawf dyfarnu a’r pwysoliad yn hanfodol ac mae’n rhaid glynu atynt

Eglurder ar ôl Tendro

• Ar gyfer contractau sydd â gwerth amcangyfrifedig yn is na throthwy’r UE, bydd yr Uwch

Swyddog yn ymgynghori â’r Rheolwr Caffael.

• Dylid ceisio cyngor cyfreithiol cyn pennu a fyddai eglurder yn briodol i gaffael yn unol â Chyfarwyddebau Caffael yr UE.

Y Broses Ddyfynbris

• Dylid derbyn dyfynbrisiau’n ysgrifenedig yn unig (gan gynnwys e-xxxx) xxx ar system drydanol

gymeradwy’r Cyngor.

• Bydd ceisiadau am ddyfynbris yn cynnwys o leiaf manyleb technegol, atodlen brisio a thelerau ac amodau.

• Dylid ystyried cymhlethdod y dyfynbris y gofynnir amdano ac amser digonol i dendrwyr allu darparu dyfynbrisiau addas.

• Bydd dyfynbrisiau a dderbynnir ar system e- gaffael y Cyngor yn cael eu cloi’n awtomataidd nes bod y dyddiad ac amser cau penodol ar gyfer y dyfynbris wedi do di ben, yna bydd yn cael ddatgloi a bydd ar gael i’w werthuso.

Gwerthuso’r Tendr

• Ar gyfer xxx Contract gyda gwerth amcangyfrifedig yn fwy na £25,000 ar gyfer Nwyddau a Gwasanaethau /

£75,000 ar gyfer Gwaith, rhaid i Uwch Swyddog y gwasanaeth greu Xxx Gwerthuso. Rhaid cofnodi Aelodaeth y Xxx Gwerthuso.

• Ar gyfer Contractau’n fwy na

£100,000, dylid ymgynghori â Chyfarwyddwr Llywodraethiant a

Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Cyfarwyddwr Corfforaethol, Adnoddau.

• Ni fydd y meini prawf

gwerthuso’n newid ac mae’n rhaid glynu ato gan y Xxx

Gwerthuso wrth archwilio’r tendrau.

• Ni chaniateir unrhyw

addasiad i’r tendr(au).

• Os canfyddir gwall mathemategol, bydd y swyddog cyfrifol yn cywiro’r camgymeriad ac yn cadw cofnodion.

• Os canfyddir gwall arall, bydd y tendrwr yn cael cyfle i ddatrys hyn heb newid neu dynnu’r contract yn ôl

Cyn Cymhwyso: Bydd y Cyngor ond yn mynd i mewn i gontract gyda Chontractwr os yw’n fodlon ar gymwyseddau’r Contractwr

Diweddariad 5 Mai 2022

Dyfarnu Contractau

Cyflwyno'r Dyfarniad

•Dim ond y canlynol fydd yn gallu gwneud penderfyniad i Ddyfarnu Contract;

• swuddpg gydag awdurdod dirprwyedig yn unol â Chynllun Dirprwyo'r Cyngor, neu

• yn unol â phenderfyniad y Cyngor, un o'i Bwyllgorau neu'r Cabinet

•Ar gyfer Caffaeliaid oddeutu £25,000 y flwyddyn, gwneir y penderfyniad i ddyfarnu Contract gan ddefnyddio pro fforma Adroddiad Dyfarnu'r Contract y Cyngor

•Bydd Contract ond yn cael ei ddyfarnu gan ddefnyddio'r meini prawf a'r pwysoli gwerthuso tendr cyn-dyfarnu

•Nid yw llythyr o fwriad yn amnewidyn priodol ar gyfer Contract ffurfiol, ond mewn amgylchiadau eithriadol gellid ei ddefnyddio fel dull dros dro

•Bydd llythyrau o fwriad ond yn cael eu defnyddio gyda chaniatâd ymlaen llaw, ac mewn dull sydd wedi'i gymeradwyo gan, y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol

Llythyr o fwriad

Cwblhau a chadw Contract

•Ar gyfer pob Contract gyda gwerth hyd at £25,000, dylid cyflwyno archebion gan ddefnyddio system Purchase to Pay ar-lein y Cyngor

•Ar gyfer xxx Contract gyda gwerth yn fwy na £25,000 ond yn is na £100,000, rhaid i wasanaethau ddefnyddio'r dull contrat safonol a phriodol a gymeradwyir gan a chyflwynir gan y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a Gwasanaethau Cyfreithiol.

•Ar gyfer Contractau sydd â gwerth sy'n fwy na £100,000, rhaid i wasanaethau geisio cyngor y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a'r Gwasanaethau Cyfreithiol ar y dull contract ddylid ei ddefnyddio

•Mae'n hanfodol bod Nwyddau, Gwasanaethau a Gwaith yn cael eu caffael ar delerau ac amodau safonol y Cyngor, ac nid rhai'r Contractwt

•Dim ond y Cyfarwyddwr Llywodraethiant a'r Gwasanaethau Cyfreithiol neu swyddog enwebedig all lofnodi contractau'n fwy na £25,000 .

Hysbysiad o ganlyniadau, manylion a chyfnod safiad stond

•Bydd yr Uwch Swyddog yn rhoi gwybod i gyflenwr am y rhesmau dros fod yn aflwyddiannus o fewn 10 diwrnod o'r dyddiad y mae'r Cyngor yn derbyn cais gan gyflenwr aflwyddiannus.

•Os bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol yn cael ei rhannu â'r tendrwyr, rhaid cytuno hyn ymlaen llaw gyda'r Rheolwr Caffael

•Os yw'r Contract yn amodol ar Reoliadau, bydd angen ceisio a dilyn cyngor y Xxx Caffael a'r Gwasanaethau Cyfreithiol

•Rhaid sicrhau cyfnod safiad stond rhwng cyfathrebu penderfyniad y dyfarniad â phob tendrwr a chanlyniad y Contract os yw'r Contract yn amodol ar y Rheoliadau.

Bondiau, Diogelwch, Iawndal penodedig ac eraill

•Yr Uwch Swyddog sy'n gyfrifol am sicrhau bod asesiad risg wedi'i gynnal i bennu a oes angen bond perfformiad neu warant perfformiad.

•Os yw'n briodol, dylid ceisio cyngor Swyddogion Ariannol y Cyngor

•Dylid ystyried priodoldeb cynnwys darpariaeth yn y Contract ar gyfer iawndal penodedig fydd yn cael xx xxxx gan y Contract os nad yw'r Contract yn cael ei gyflawni'n briodol.

Gwarant Rhiant Gwmni

•Yr Uwch Swyddog sy'n gyfrifol am geisio Gwarant Rhiant Gwmni lle mae Contractwr yn is-gwmni o'r rhiant-gwmni a;

•mae'r dyfarniad yn seiliedig ar werthusiad o'r rhiant gwmni;

•statws ariannol y Contractwr yn gwarantu'r un peth; a/neu

•Argymhelliad y Swyddog A151

Hysbysiad o ganlyniadau, manylion a chyfnod safiad stond

•Bydd yr Uwch Swyddog yn rhoi gwybod i gyflenwr am y rhesmau dros fod yn aflwyddiannus o fewn 10 diwrnod o'r dyddiad y mae'r Cyngor yn derbyn cais gan gyflenwr aflwyddiannus.

•Os bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol yn cael ei rhannu â'r tendrwyr, rhaid cytuno hyn ymlaen llaw gyda'r Rheolwr Caffael

•Os yw'r Contract yn amodol ar Reoliadau, bydd angen ceisio a dilyn cyngor y Xxx Caffael a'r Gwasanaethau Cyfreithiol

•Rhaid sicrhau cyfnod safiad stond rhwng cyfathrebu penderfyniad y dyfarniad â phob tendrwr a chanlyniad y Contract os yw'r Contract yn amodol ar y Rheoliadau.

Diweddariad 5 Mai 2022

Document Metadata

Table of Contents

RHAN 4 – RHEOLAU GWEITHDREFN

Document Metadata