GUARDA EXTERNA DE DOCUMENTOS
LICITACIÓN ABREVIADA N° 14/18.
GUARDA EXTERNA DE DOCUMENTOS
El presente Pliego de Condiciones Particulares, y Memoria Descriptiva conjuntamente con el Pliego Único de Bases y Condiciones Generales aprobado por Decreto 131/014 para los Contratos de Suministros y Servicios no Personales en los Organismos Públicos y Memoria Descriptiva, fija las condiciones que han de regir en el llamado a Licitación Abreviada para:
Art. 1. OBJETO.
La contratación del servicio de guarda externa de documentación del Banco de Seguros del Estado (en adelante BSE), correspondiente a sus archivos de la ciudad de Montevideo.
Renglón 1- Documentación perteneciente al Archivo del Sanatorio del BSE, hoy Central de Servicios Médicos, en el futuro Hospital BSE.
Renglón 2- Documentación perteneciente al resto de los Archivos del BSE.
Las cajas que contiene la documentación serán proporcionadas por el BSE.
Las especificaciones se detallan en la Memoria Descriptiva.
Art. 2. REQUISITOS Y DOCUMENTACION.
Los oferentes deberán:
2.1. Estar inscriptos en el Registro Unico de Proveedores del Estado (XXXX), en uno de estos tres estados: En ingreso; En ingreso (SIIF); Activo.
2.2. Cumplir con los requisitos formales de la oferta: redacción, domicilio e identificación.
2.3. La oferta deberá presentarse de la siguiente forma: un original impreso y dos copias.
2.4. Documentación que acredite una antigüedad en xxxxx xx xxxxx x 0 (xxxx) años.
2.5. Para el Renglón 1, los oferentes deberán tener sus instalaciones dentro de los límites del Departamento de Montevideo.
2.6. Para el Renglón 2, los oferentes deberán tener sus instalaciones en un radio no mayor a los 30 km a contar del km 0.
Art. 3. COTIZACION.
Se deberá cotizar precios unitarios en pesos uruguayos, sin incluir impuestos:
De la guarda por caja y por mes
Este será el único precio a tener en cuenta en el factor de ponderación PRECIO del artículo 11.1.
La cantidad xx xxxxx es aproximadamente de 3500 por Renglón-
Además cotizar:
caja cartón
caja de cartonplast
caja con fleje
caja con precinto
consulta por caja y por mes
traslado por caja y por mes
Si bien el ítem 2 no se tomará en cuenta para la evaluación del oferta según el art. 11, se deberá cotizar, en caso contrario la oferta será desestimada.
El BSE no se obliga a adquirir estos artículos de la empresa adjudicataria.
Se cotizará por renglón (Art. 1), sin obligación de hacerlo en los 2 renglones.
Art. 4. PRECIO, REAJUSTE Y FORMA DE PAGO.
4.2. Los precios se ajustarán semestralmente por IPC en Enero y Julio, siendo el primer ajuste en Julio de 2019 (base enero 2019).
4.3. El pago se hará efectivo en moneda nacional, en forma mensual (a mes vencido), una vez conformada la factura por los servicios efectivamente prestados.
No se admitirán otras paramétricas de ajuste.
Art. 5. SOLICITUDES DE PRORROGA.
De solicitarse prórroga para la apertura de esta Licitación, la misma deberá ser presentada por escrito en el Dpto. de Compras Central del BSE no menos de cinco días hábiles antes de la fecha fijada para la apertura.
Vencido dicho plazo, no se dará trámite a ninguna solicitud de prórroga.
Sin perjuicio de lo expuesto, el BSE podrá resolver a su sólo arbitrio prorrogar la fecha de apertura.
En este caso lo hará saber mediante aviso que se publicará en los mismos medios utilizados para la difusión del llamado de esta licitación, con una antelación de cinco días calendario a la fecha fijada en principio para la apertura de las propuestas.
Art. 6. PLAZO DE MANTENIMIENTO DE OFERTA.
Los oferentes mantendrán la validez de sus ofertas por un plazo mínimo de noventa días calendario, contados a partir de la fecha de apertura de las propuestas.
Vencido dicho período sin que se hubiera producido resolución por parte del BSE, las ofertas se considerarán vigentes, salvo que los interesados manifiesten por escrito su voluntad en contrario.
Art. 7. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA.
En el presente llamado no se exigirá la constitución de garantía de mantenimiento de oferta.
No obstante, en caso de incumplimiento por parte del proponente de su obligación de mantener su oferta, se aplicará la multa establecida en el Artículo N° 64 del TOCAF.
Art. 8. CONSULTAS Y ACLARACIONES.
Se establecen las siguientes vías de comunicación a efectos de realizar consultas y solicitar aclaraciones por parte de las firmas oferentes, Tel.: Xxxxxxx Xx 0000 + 3, e Internos: 2170, 2171 o 2179; Fax: Interno 2180; o E-mail: XxxxxxxXxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, y personalmente en las oficinas de Compras Central, sito en Xx. Xxxxxxxxxx Xxxx. Xxxx. Xxxxxxxxx 0000, 0xx. piso, en el horario de 12:00 a 17:00 horas, y hasta 5 (cinco) días hábiles antes del día fijado para la apertura.
Art. 9. OFERTAS: LUGAR Y PLAZO PARA SU PRESENTACION.
Las ofertas podrán ser entregadas en forma personal en sobre cerrado o remitidas por correo certificado, al Dpto. de Compras Central, Xx. Xxxxxxxxxx Xxxx. Xxxx. Xxxxxxxxx 0000, 0xx. piso, todos los días hábiles, dentro del horario de 12:00 a 17:00 horas, hasta una hora antes de la apertura o presentarse directamente en el lugar fijado para la misma.
El BSE no será responsable por los problemas que puedan ocurrir en la modalidad correo certificado.
La apertura de las ofertas se llevará a cabo en la Sala de la CAA (Comisión Asesora de Adjudicaciones) del edificio sito en Av. Libertador Brig. Gral. Xxxxxxxxx 1464, 1° piso, el día 06 de noviembre de 2018, a las 15:00 horas.
Art. 10. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El oferente deberá especificar los niveles mínimos de prestación de los servicios de acuerdo a lo descripto en la Memoria.
Art. 11. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
La evaluación de las propuestas se realizará por Xxxxxxx.
Los factores para la comparación de las propuestas son:
11.1. Precio: 50 Puntos
De la guarda por caja y por mes.
El puntaje a otorgar a cada oferente tendrá relación inversamente proporcional al precio ofertado, asignando 50 puntos al que ofrezca menor precio.
11.2 Tiempo de respuesta en la consulta: 30 Puntos
Se otorgará el máximo puntaje en aquellos casos en los que el oferente proponga un tiempo de respuesta a la consulta igual o menor a 24 horas hábiles desde que se realiza la solicitud. Al resto se le puntuará en forma inversamente proporcional, no pudiendo en ningún caso exceder el tiempo de respuesta las 36 horas hábiles posteriores a la solicitud.
11.3 Antecedentes por servicios similares: 20 Puntos
Los antecedentes deberán acreditarse mediante carta firmada por la empresa contratante, fechada en el año 2018, indicando los datos exactos de los lugares aludidos e indicando la conformidad con el servicio a criterio del contratante y las personas con las que podrían contactarse para realizar consultas.
Se otorgarán 2 puntos por cada contrato hasta un máximo de 20 puntos.
Se descontarán 2 puntos por cada antecedente negativo en XXXX.
Art. 12. MEJORA DE OFERTAS Y NEGOCIACIONES.
La Administración podrá invitar a los oferentes respectivos a mejorar sus ofertas, otorgando a esos efectos un plazo no menor a dos días para presentarla.
En caso de existir ofertas similares, la Administración podrá entablar negociaciones con aquellos oferentes que precalifiquen a tal efecto, a fin de obtener mejores condiciones de calidad y/o de precio.
Asimismo, en los casos de precios manifiestamente inconvenientes, la Comisión Asesora de Adjudicaciones podrá entablar negociaciones tendientes a la mejora de ofertas con aquellos que la misma seleccione a tal efecto.
Art. 13. ADJUDICACION.
La adjudicación se realizará por Xxxxxxx.
El BSE se reserva el derecho de adjudicar este llamado a la oferta que considere más conveniente a sus intereses, de acuerdo con los criterios de evaluación expresados precedentemente.
En el caso de que a su juicio las propuestas no satisfagan sus requerimientos o las mismas resulten manifiestamente inconvenientes, éste podrá rechazar la totalidad de las ofertas presentadas, sin que ello implique responsabilidad de clase alguna.
El adjudicatario deberá estar en condiciones de comenzar a prestar el servicio una vez que le sea comunicada la adjudicación.
De no aceptar la empresa adjudicataria cumplir con su obligación en las condiciones exigidas, el BSE tendrá la facultad de realizar la compra a la oferente que haya efectuado la segunda mejor oferta seleccionada o en su defecto a las siguientes, todo ello de acuerdo con el orden de prelación en que hayan quedado las mismas.
Ley N° 17957. En virtud de dicha Ley, el BSE, en forma previa a la adjudicación, verificará si los posibles contratantes o cualquiera de sus directores o administradores, cuando se trate de personas jurídicas, se encuentran inscriptos como deudores alimentarios en el Registro Nacional de Actos Personales - Sección Interdicciones.
Si alguno de ellos figurare en dicho Registro, el BSE no podrá formalizar la compra según lo dispuesto por el Art. 6° de la citada Ley.
La Institución quedará facultada a contratar con el siguiente oferente que se halle en las condiciones exigibles.
Requisitos formales a acreditar por el Adjudicatario:
1. Deberá estar inscripto y en estado activo en el Registro Unico de Proveedores del Estado (XXXX).
2. Tener certificados vigentes de: Banco de Previsión Social, Dirección General Impositiva y de estar al día con el Seguro de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.
3. La adjudicataria deberá notificarse del código de ética y conducta del BSE. Puede acceder a los documentos mencionados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxx/
4. El adjudicatario deberá completar el formulario “Debida diligencia del cliente persona jurídica” disponible en el siguiente link: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxx/xxx/xxxxxxx/x0000x0x-x00x-0x0x-x00x-0x0000000000/00000x-x00x-xXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xXxxxxxxxxxxxxxxxx-x0000xXXX....xxx?XXXxXXXXXXX&XXXXXXX_XXxxxx&XXXXXXXxx0000x0x-x00x-0x0x-x00x-0x0000000000
Art. 14. PLAZO DEL CONTRATO Y RESCISION
La vigencia del contrato será de un año, prorrogable automáticamente por hasta dos períodos de igual duración, plazo máximo del contrato: tres años.
Sin perjuicio del plazo estipulado para el contrato, el BSE podrá en cualquier momento y sin expresión de causa, dar por rescindido el contrato con un preaviso de treinta días, sin generar derecho a indemnización alguna.- Operará la rescisión inmediata en idénticos términos en los casos que el Banco Central del Uruguay instruya al BSE el cese del servicio con dicha empresa. Ello será sin perjuicio de las acciones que correspondan por resarcimiento o penalidades derivadas de incumplimientos de alguna de las partes.-
Art. 15. XXXX AUTOMATICA.
La xxxx se producirá de pleno derecho por el solo vencimiento de los plazos establecidos, o por la realización u omisión de cualquier acto o hecho contrario a lo estipulado.
Art. 16. MULTAS Y SANCIONES.
Si la empresa contratada, incumpliera cualquier obligación relativa a la prestación de los servicios ofertados por ella, deberá pagar en concepto de multa el equivalente a: la primera vez el 5% sobre el total del monto abonado el mes anterior a dicho incumplimiento; la segunda vez el 10% y el 15% las sucesivas veces.
En la hipótesis de cualquier incumplimiento total o parcial, de las obligaciones asumidas por la empresa contratante, el BSE podrá a su arbitrio dar por rescindido el contrato o exigir judicialmente su cumplimiento forzado.
En cualquiera de los dos casos, se devengará una multa equivalente al 10% (diez por ciento) del monto anual estimado, acumulable con los daños y perjuicios que se hubieren irrogado.
Art. 17. FORMA DE PAGO.
El pago se hará efectivo en forma mensual (a mes vencido) de acuerdo al trabajo realizado, luego de presentada y conformada la factura.
Art. 18. OBLIGACIONES LABORALES DE LA ADJUDICATARIA.
18.1. La retribución de los trabajadores de la empresa que resultare adjudicataria deberá respetar los laudos salariales establecidos por los Consejos de Salarios.
Asimismo, la adjudicataria deberá cumplir a su respecto con el pago de aportes y contribuciones de seguridad social al Banco de Previsión Social y con el pago del premio de la Póliza del Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, contratada en el Banco de Seguros del Estado.
18.2. La adjudicataria, estará obligada a cumplir estrictamente las normas de seguridad y prevención respecto del personal afectado a las tareas objeto de este llamado, de acuerdo con lo dispuesto por la legislación vigente.
18.3. El BSE se reserva el derecho de exigir la documentación que acredite el pago de salarios y demás rubros emergentes de la relación laboral así como los recaudos que justifiquen que está al día en el pago de la póliza contra accidentes del trabajo y las contribuciones de seguridad social, como condición previa al pago de los servicios prestados e instar a los organismos correspondientes a efectuar las fiscalizaciones del caso, de acuerdo a lo establecido en las leyes 18.099 y 18.251.
18.4. Las empresas quedan obligadas a comunicar al BSE los datos personales de los trabajadores afectados a la prestación del servicio, a efectos de poder realizar los controles correspondientes.
18.5. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones dispuestas en este artículo, configurará incumplimiento del contrato y será causal de rescisión del contrato por responsabilidad imputable a la empresa que resultare adjudicataria.
18.6. El BSE tiene la potestad de retener de los pagos debidos al adjudicatario en virtud del contrato, los créditos laborales a los que tengan derecho los trabajadores de la empresa contratada, pudiendo adoptar las previsiones administrativas del caso y requerir la información que corresponda en cualquier momento.
Art. 19. SUBCONTRATACIÓN Y CESIÓN DEL CONTRATO.
La adjudicataria no podrá subcontratar, ni subarrendar los servicios, total o parcialmente, ni ceder el contrato, salvo autorización expresa y por escrito del BSE y en caso de asuntos inherentes a su giro, previa autorización de la Superintendencia de Servicios Financieros del Banco Central del Uruguay.
Art. 20. CONFIDENCIALIDAD.
La información que las partes se proporcionen recíprocamente para la ejecución de este contrato será considerada CONFIDENCIAL, por lo cual las partes se obligan a no divulgar su contenido a otras personas que no sean expresamente autorizadas por escrito por la empresa a que corresponde la información, so pena de responder por los daños y perjuicios que se ocasionaren.
Se considerará que dicha obligación ha sido incumplida en caso que la información sea revelada por agentes, representantes o empleados de las partes.
La obligación de confidencialidad cesará en caso que la información proporcionada tomara estado público por motivos no imputables a los comparecientes.
La indulgencia o tolerancia de alguna de las partes en algún aspecto, no constituirá ni podrá ser interpretada como una renuncia al ejercicio de todas las acciones que le correspondan, para hacer efectiva la responsabilidad por incumplimiento de los receptores.
La obligación de confidencialidad permanecerá vigente aún después de finalizado el presente contrato.
En caso de que los oferentes presentaren información considerada confidencial, al amparo de lo dispuesto en el artículo 10 literal I) de la Ley N° 18.381 de Acceso a la Información Pública de 17 de octubre de 2008 y del artículo 65 del TOCAF, la misma deberá ser ingresada indicando expresamente tal carácter y en archivo separado a la parte pública de su oferta.
-
Información confidencial
Información no confidencial
Información relativa a sus clientes.
Información relativa a los precios.
La que pueda ser objeto de propiedad intelectual.
La descripción de bienes y servicios ofertados.
La que refiera al patrimonio del oferente.
Las condiciones generales de la oferta.
La que comprenda hechos o actos de carácter económico, contable, jurídico o administrativo, relativos al oferente, que pudiera ser útil para un competidor.
La que esté amparada en una cláusula contractual de confidencialidad.
Información de naturaleza similar conforme a lo dispuesto en la Ley de Acceso a la Información (Ley Nº 18.381), y demás normas concordantes y complementarias.
Acceso a la información confidencial proporcionada por un oferente:
-
Identificación
Detalle
Resto de los oferentes
No tendrán acceso a la misma.
Administración contratante
Tendrán acceso ilimitado no siendo de aplicación el carácter confidencial.
Tribunal de Cuentas
Tendrán acceso ilimitado no siendo de aplicación el carácter confidencial.
Notas: Cuando las ofertas contengan datos personales, el oferente, en caso de corresponder, deberá recabar el consentimiento de los titulares de los mismos, conforme a lo establecido en la Ley de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data Nº 18.331 de 11 xx xxxxxx de 2008, normas concordantes y complementarias. Asimismo, se deberá informar a quienes se incluyen en el presente llamado, en los términos establecidos en el artículo 13 de la mencionada Ley.
La clasificación de la documentación en carácter de confidencial es de exclusiva responsabilidad del proveedor. En caso que se ingrese información en carácter confidencial que no se ajuste a los requisitos exigidos por la normativa referida, la Administración contratante podrá solicitar al oferente que levante el carácter de confidencial a esos contenidos, dándole un plazo máximo de 48 horas siguientes a la notificación, a efectos que todos los oferentes tengan acceso a todas las ofertas. La notificación se realizará a través del correo electrónico que el proveedor ingresó en el XXXX y asimismo se publicará en el sitio web de Compras Estatales. En caso que el oferente no levante dicha condición su oferta será desestimada.
Art. 21. AUDITORIAS.
El BSE tendrá derecho a realizar todas las auditorías que estime pertinentes, vinculadas al cumplimiento de este servicio, ya sea por sí mismo o por empresas contratadas a esos efectos.
Art. 22. SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS FINANCIEROS.
La Superintendencia de Servicios Financieros tendrá total acceso a los datos y a toda la documentación técnica relacionada con los servicios contratados, pudiendo realizar todas las auditorías que estime pertinentes en las instalaciones del proveedor.
Art. 23. LOCALIZACION DEL PROCESAMIENTO Y DE LA CONTINGENCIA.
La adjudicataria deberá indicar la localización del procesamiento, de su mantenimiento, de los respaldos y de la contingencia.
Art. 24. PLAN DE CONTINGENCIA.
La adjudicataria elaborará un plan de contingencia para mantener la continuidad operacional, el cual deberá ser probado y actualizado al menos anualmente.
Dicho plan deberá ser comunicado al BSE y aprobado por éste.
Tanto el BSE como la Superintendencia de Servicios Financieros tendrán amplias facultades para auditar las pruebas y actualizaciones de dicho plan.
Art. 25. APORTE DE INFORMACION.
La adjudicataria deberá presentar al BSE dentro del plazo de 60 días a contar de la firma del Contrato respectivo la siguiente información, la cual será puesta por este último en conocimiento de la Superintendencia de Servicios Financieros:
a). Medidas adoptadas o a adoptarse para asegurar que la información intercambiada entre los contratantes la que se mantendrá con la reserva exigida por la legislación nacional.
b). Detallar el procedimiento de comunicación entre ambas partes.
c). Acreditar la solvencia patrimonial y técnica de la oferente, de acuerdo con lo requerido por el Artículo 16.1 de la Recopilación de Normas de Seguros y Reaseguros.
Art. 26. COSTO XXX XXXXXX
El presente pliego se proporcionará sin costo.
SIGUE MEMORIA TÉCNICA
MEMORIA DESCRIPTIVA
Se estima una custodia aproximada de 3500 cajas para cada Renglón, cantidad que se podrá ver incrementada en el tiempo.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
1.1. Términos generales:
El servicio incluye la recogida, traslado, logística y descripción del volumen documental asignado desde su ubicación actual hasta el local de la empresa adjudicataria.
1.1.1. El servicio de guarda de documentación implica la custodia de los documentos contenidos en las cajas antes referenciadas, en el lugar y en las condiciones que se especificarán más adelante.
1.1.2 El servicio de gestión de la documentación implica su administración documental y electrónica, asegurando su disponibilidad y consulta para el BSE en la forma y plazos establecidos en el presente llamado.
1.1.3 El servicio de logística incluye el servicio de acondicionamiento de las cajas con documentos que el proveedor deberá ubicar en sus instalaciones. En todos los casos dichas cajas deberán salir del BSE flejadas o precintadas para garantizar la seguridad de la documentación.
1.1.4 El servicio de registro y descripción implica que toda la documentación trasladada a la empresa a contratar deberá ser inventariada por la empresa adjudicataria quien deberá proveer un software personalizado y con detalle somero de contenido en cada caja y su ubicación. El BSE tendrá acceso a dicho software con fines de consulta.
1.2. Ámbito de aplicación:
El servicio especializado que se pretende contratar cubre la documentación semiactiva generada y recibida por el BSE que se disponga, con un estimativo de 3.500 cajas archivo de 40cm por 38cm y 26 cm de alto aproximadamente para el objeto de cada uno de los renglones. Las cajas serán proporcionadas por el BSE
Incluye asimismo el incremento que se genere en el futuro por nuevos ingresos documentales.
1.3. Consulta de documentación
La empresa adjudicataria deberá registrar todos los movimientos de las cajas o documentos con firma de remitos respectivos por la misma y el BSE. El proveedor debe entregar mensualmente al BSE, antes xxx xxxxxx día hábil de cada mes, el detalle de todas las operaciones de traslado, de rutina y de excepción, realizadas el mes inmediato anterior.
1.4. Registro y Descripción de la documentación
Toda la documentación trasladada a la empresa a contratar deberá ser registrada por la empresa adjudicataria en el medio que la empresa así lo defina ingresando someramente datos de contenido y ubicación de cada caja.
1.5. Destrucción de documentación
El servicio de guarda externa incluye la destrucción de la documentación que haya cumplido su plazo precaucional establecido por el BSE. Este proceso se realizará previa conformidad y autorización del BSE al amparo de la normativa vigente.
1.6 Responsabilidades de la empresa adjudicataria
1.6.1 Asegurar que los locales de almacenamiento cuentan, además de todas las habilitaciones correspondientes que los Organismos del Estado exigen, con los sistemas de seguridad apropiados para garantizar la adecuada conservación de la documentación, teniendo en cuenta los aspectos estructurales, condiciones ambientales y técnicas, debiendo estar dotados de instalaciones eléctricas en perfectas condiciones, así como sistemas eficientes para detección de robo, incendio, roedores, filtraciones de agua o cualquier otro elemento que afecte la conservación y mantenimiento.
1.6.2. Disponer de un Plan de contingencia. La empresa deberá elaborar un plan de contingencia para mantener la continuidad operacional, el cual deberá ser aprobado y actualizado al menos anualmente.
Ser responsable de la seguridad y conservación de todo el volumen documental del BSE que está en su custodia, lo que comprende responsabilidad ante robos, hurtos, desaparición y destrucción no autorizada de la documentación custodiada, todo otro factor de degradación posible tales como deterioro por manipulación, prevención de daño por insectos o roedores, entre otros.
1.6.4 Garantizar no difundir ni proporcionar documentación alguna sin expresa autorización previa de personal autorizado del BSE.
1.6.5 Firmar un contrato de confidencialidad con el BSE.
1.6.6 Ejecutar los servicios contratados de lunes a viernes en el horario habitual del BSE de 8 a 17hs., salvo casos excepcionales;
1.6.7 Garantizar que la base de datos e inventario que se genere, en virtud del objeto del presente contrato, es de propiedad del BSE, asegurando su disponibilidad para su consulta en toda oportunidad que sea requerida.
1.6.8 Mantener actualizado, ordenado y perfectamente identificado el Inventario de los documentos almacenados. Se remitirá al BSE cada vez que sea requerido, un resumen de movimientos e informes mensuales de existencias de documentación.
1.6.9 Permitir al BSE realizar visitas al lugar de referencia y en cualquier momento del período contractual, con el fin de verificar las condiciones de guarda, custodia de los documentos, y del estado general de las instalaciones e infraestructura.
2- CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO
2.1. Generalidades.
El servicio consiste en:
Retiro y traslado de las referidas cajas
Flejado o cualquier otro sistema de seguridad
Envío a las oficinas del BSE de las cajas que requiera consultar
2.1.4 Custodia de las mismas
2.1.5 Destrucción de la documentación que se resuelva desechar.
El número aproximado de custodia mensual xx xxxxx es de 3.500 en cada Renglón.
2.2. Prestación del Servicio
2.2.1 Se pretende un sistema de guarda que reúna las siguientes condiciones:
Realizar la custodia y el almacenamiento de las cajas trasladadas por el tiempo que haya sido estipulado.
Previo al retiro para el almacenamiento, se hará una verificación general del estado de las cajas entregadas por el BSE. En caso de no encontrarse en condiciones, se procederá al cambio por parte del BSE.
Las cajas deben salir del Archivo del BSE debidamente etiquetadas y codificadas con la identificación correspondiente al contenido, pudiendo luego la empresa adjudicarle su propia rotulación y/o codificación.
El BSE debe preparar un instrumento de descripción para el traslado documental pudiendo ser un inventario somero o analítico según sea el caso, en el que se registra el productor documental, serie documental, contenido y plazo de retención. Este documento se elaborará en duplicado y será firmado por ambas partes, quedando en poder de cada una con el objeto de dar conformidad a la entrega y traslado.
Prestar servicio de consulta cumpliendo los requerimientos de rapidez y eficiencia, esto implica cumplir con las siguientes condiciones:
Si la solicitud se realiza en la mañana la entrega deberá ser en el correr de la tarde.
Si la solicitud se realiza en la tarde, la entrega deberá ser en el correr de la mañana del día hábil siguiente.
3. CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA RELATIVA AL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
La empresa adjudicataria deberá tener en cuenta la normativa vigente en la materia:
Ley Nº 18.220 del 20 de diciembre de 2007 (Sistema Nacional de Archivos).
Decreto Nº 355/012 de 31 de octubre de 2012.
Decreto Nº 70/015 de 3 de febrero de 2015.
Decreto 497/94 de 10 de noviembre de 1994.
Decreto 428/99 de 30 de diciembre de 1999 y demás normas concordantes y modificativas.
Actuar de acuerdo a lo establecido por el BSE o la CIED del BSE.
Por el BANCO DE SEGUROS DEL ESTADO.
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