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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁN LA
REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE “SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE
EXPEDIENTES DE NACIONALIDAD”
PROCEDIMIENTO ABIERTO
011-13-SV
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Este archivo está almacenado en la sede electrónica de Xxx.xx , accesible desde xxx.xxx.xx con el código seguro de verificación MVG+SfD++XCz8JMVrCCADyFOELA=
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ÍNDICE
4
5
2.1. REQUISITOS TÉCNICOS GENERALES 6
2.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARTICULARES 10
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3.1. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 27
3.2. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS 28
3.4. DURACIÓN DE LOS TRABAJOS 31
3.5. XXXXXXX Y XXXXX XX XXX XXXXXXXX 00
0.0. XXXXXX XXX XXXXXXXXXXXXX 32
36
4.2. CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN 38
5. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
42
5.1. PROPUESTA RELATIVA A LOS CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS (SOBRE 4) 42
ANEXO I: DATOS TÉCNICOS DEPENDENCIAS PARA LA DIGITALIZACIÓN
50
ANEXO II: REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, LEGISLACIÓN APLICABLE Y AUDITORIA
52
II.1 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL 52
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Nota: Cualquier consulta en relación con el presente procedimiento de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección xx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx.
Indicando:
Asunto: número de expediente
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la consulta.
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El plazo de recepción de consultas finalizará 3 días hábiles antes del fin del plazo de presentación de ofertas. Xxx.xx no tendrá obligación de responder las consultas realizadas transcurrido dicho plazo.
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1. INTRODUCCIÓN
Xxx.xx se enfrenta al reto de desarrollar los programas de fomento de la Sociedad de la Información y las Comunicaciones que le han sido encomendados, bajo unos criterios de eficiencia y eficacia, transparencia, coordinación y control que le permitan conseguir la excelencia en el desempeño de sus funciones.
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El impulso de los servicios públicos digitales claramente se corresponde con una de las metas más importantes que han sido encomendadas a Xxx.xx desde que la Entidad fue instituida. El apoyo de la Entidad a la dotación de infraestructuras y medios en los diferentes niveles de la Administración Pública, continúa surtiendo un deseado efecto tractor para el desarrollo de los servicios públicos y su integración en las TIC.
En definitiva, Xxx.xx persigue el objetivo de integrar la innovación como factor estratégico del desarrollo tecnológico de las diferentes Administraciones Públicas (AAPP), incorporando, en particular, las tecnologías de la información en las fases más significativas de los servicios públicos prestados por las AAPP y, de esta forma, mejorar la interacción con los beneficiarios de los servicios.
En el ejercicio de sus funciones, Xxx.xx fomenta y desarrolla la Sociedad de la Información de acuerdo a las iniciativas de los Planes Estratégicos en materia de Sociedad de la Información, impulsados por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo. En este marco, Xxx.xx gestiona, en coordinación con otras Administraciones Públicas y Organismos Públicos estatales, autonómicos y locales, diversos programas de difusión y extensión de la Sociedad de la Información.
En la actualidad el Ministerio de Industria, Energía y Turismo está diseñando la “Agenda Digital para España” como nuevo plan estratégico
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nacional, que establecerá las líneas de actuación prioritarias en el sector de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC), como palancas de transformación hacia una economía más eficiente, innovadora, competitiva e internacionalizada.
Entre los objetivos de la Agenda Digital para España, se encuentra la mejora de la Administración Electrónica y las soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos, repercutiendo en la mejora de la calidad de vida de los ciudadanos. En particular, se considera esencial la aplicación y utilización adecuada de las TIC para mejorar servicios públicos esenciales, como el de Justicia.
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Dentro de este marco, y a partir de un Convenio de Colaboración suscrito por el Ministerio de Justicia, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio (hoy Ministerio de Industria, Energía y Turismo), y la Entidad Pública Empresarial Xxx.xx, se puso en marcha el Programa Ius+reD (en adelante, “el Programa”) en Abril de 2010. Su finalidad es el desarrollo de Servicios Públicos Digitales en el ámbito procesal y del Registro Civil y especialmente la implantación de los nuevos sistemas de información, que den respuesta a nuevos modelos organizativos y procedimentales, como elementos esenciales para mejorar la prestación del servicio público de la Justicia y contribuir a una Administración sin Papeles.
Los apartados siguientes especifican los requisitos mínimos. Las propuestas que ofrezcan servicios que no cumplan con estos requisitos no serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de adjudicación. Al presentar su oferta, el licitador deberá ajustarse a la terminología utilizada en este apartado. Los requisitos mínimos detallados en este apartado no pretenden ser una relación exhaustiva sino una indicación de las características relevantes de las actuaciones objeto de este Pliego de cara a que los licitadores puedan preparar sus ofertas.
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2.1. REQUISITOS TÉCNICOS GENERALES
2.1.1. TERMINOLOGÍA
Con el objeto de facilitar la comprensión xxx Xxxxxx y utilizar un lenguaje común, se establece el siguiente glosario de términos:
Hoja = 2 páginas.
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Nacionalidad = vínculo jurídico que une a la persona con el estado y tiene la doble vertiente de ser un derecho fundamental y constituir el estatuto jurídico de las personas. Por esta relación, el individuo disfruta de unos derechos que puede exigir a la organización estatal a la que pertenece y ésta, como contrapartida, puede imponerle el cumplimiento de una serie de obligaciones y deberes. Para obtener la Nacionalidad existen diversos modos de adquisición. En lo que concierne al presente pliego, salvo mención expresa al contrario, los términos “Nacionalidad” y “Nacionalidad por Residencia” se utilizarán indistintamente para referirse a expedientes de adquisición de la Nacionalidad por Residencia.
Expediente: conjunto de documentos necesarios para sustentar una serie ordenada de actuaciones administrativas o judiciales.
Documento: conjunto de una o más hojas en formato papel o algún otro tipo de medio físico.
Legibilidad: Se considerará que una imagen es legible cuando su contenido pueda ser leído con la misma facilidad y claridad que la del original en papel del que procede.
Documentación complementaria: Se considerará documentación complementaria a todo documento que no esté incluido en el expediente inicial, y haya sido recibido con posterioridad.
Centro de digitalización: Se considera centro de digitalización x
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la sala puesta a disposición del adjudicatario para la realización de los trabajos del presente pliego.
2.1.2. VISIÓN GENERAL DEL PROCESO
El objeto xxx Xxxxxx es la conformación de un servicio de digitalización de los expedientes de Nacionalidad por residencia de la Dirección General de los Registros y del Notariado (en adelante DGRN), con la finalidad de agilizar y facilitar su tramitación electrónica. Excepcionalmente, pudiera ser solicitada la digitalización de expedientes de Nacionalidad de otros modos de adquisición de la nacionalidad.
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El servicio prestado (en adelante, el servicio) incluye las actividades de recepción de expedientes y de documentación complementaria en papel, manipulado, digitalización e indexación de los mismos para la obtención del correspondiente formato digital, y archivado y custodia temporal del papel en las dependencias asignadas al proyecto. El servicio se prestará para todos aquellos expedientes y documentación complementaria de nueva recepción desde la puesta en marcha de la oficina, así como los expedientes y documentación complementaria que pudiera encontrarse acumulados sin digitalizar en el momento de iniciar los trabajos. Asimismo será responsabilidad del adjudicatario la grabación de ciertos datos de algunas tipologías de expedientes, tal y como se especifica en el apartado 2.2.3.4 del presente pliego.
Las actividades citadas se realizarán en las dependencias facilitadas por la DGRN, en el edificio del Colegio Oficial de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España (en adelante, CORPME), situadas en la calle Xxxxxx 540 de Madrid, salvo que Xxx.xx determine otra ubicación al inicio de los trabajos.
Como norma general, la recepción de los expedientes y de documentación complementaria se realizará en estas dependencias. No obstante, también podrá ser necesario realizar el transporte de expedientes y de documentación complementaria que hayan sido recibidos en la sede de la DGRN en la Plaza Xxxxxxx Xxxxxxxxx de Madrid hasta el centro de digitalización.
Se adoptarán medidas de índole físico que impidan el acceso a los expedientes de nacionalidad de personas no autorizadas durante la prestación
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del servicio, adoptando las medidas oportunas para impedir que pueda ser accedida o manipulada por personas no autorizadas y para garantizar la integridad, seguridad e inalterabilidad de los expedientes, según lo establecido en el Anexo II del presente pliego.
El detalle del proceso será expuesto a lo largo del presente Xxxxxx.
2.1.3. CARACTERÍSTICAS Y VOLUMETRÍA
2.1.3.1. CARACTERÍSTICAS Y VOLUMETRÍA DE LOS EXPEDIENTES DE NACIONALIDAD
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A modo orientativo, las características de los documentos a digitalizar serán las siguientes:
Los documentos de los expedientes podrán no estar foliados ni referenciados.
El tamaño de los documentos es muy variable (desde A6 a A3), si bien el formato predominante es el A4.
Los documentos podrán tener distinto gramaje.
El tamaño de un mismo tipo de documento podrá variar dependiendo del país que lo remita.
En un mismo expediente podrá haber diversos tamaños de documentos.
Las hojas pueden contener información por una o por ambas caras. Los documentos podrán estar unidos por grapas, remaches, cintas, papel celofán, etc.
Los expedientes podrán incluir algún documento plastificado, sobres cerrados, documentos originales tipo: pasaportes, libros de familia, cartillas bancarias, etc.
Los documentos podrán tener sellos pegados, post-it, fotos pegadas, huellas digitales, marcas de agua, etc.
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Como norma general, todos los documentos de un expediente estarán contenidos en una carpeta de cartulina del Registro Civil de proveniencia y grapado todo el conjunto. También se podrán encontrar agrupados únicamente por medio de grapas u otro medio similar.
Cada expediente vendrá referenciado con un identificador unívoco del Registro Civil de procedencia.
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En cuanto a la composición de los expedientes de nacionalidad, los expedientes están formados de un número muy variable de documentos, cada uno compuesto por un número indefinido de páginas. A modo orientativo se estima que el número medio de páginas que componen cada expediente es de 58 páginas. Por su parte, el volumen de entrada de los nuevos expedientes será variable a lo largo del proyecto. A modo orientativo, se estima la entrada de nuevos expedientes en una media de 650 diarios.
2.1.3.2. CARACTERÍSTICAS Y VOLUMETRÍA DE LA DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA
En general, las características de la documentación complementaria son las mismas que las mencionadas en el apartado anterior para los expedientes (se trata de los mismos documentos que los componen, que llegan y se unen al expediente con posterioridad). Como salvedad, destacar que la documentación complementaria no tiene por qué tener referenciada necesariamente el Registro Civil de procedencia en todos los casos, ni suele estar recogida en una carpeta del Registro Civil de procedencia.
En cuanto a la composición, la documentación complementaria está formada de un número variable de páginas. A modo orientativo se estima que el número medio de páginas que componen cada conjunto de documentación complementaria es de 12. Por su parte, el volumen de entrada de nueva documentación complementaria será variable a lo largo del proyecto. A modo orientativo, se estima la entrada de nueva documentación complementaria en una media de 300 documentos diarios, reduciéndose el ritmo de entrada según avance el proyecto.
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2.2. REQUISITOS TÉCNICOS PARTICULARES
La ejecución de los trabajos se estructura en las siguientes tareas:
Tareas previas a la digitalización
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Traslado de expedientes: Se realizará el encajado y transporte de los expedientes que hayan sido enviados por los Registros Civiles a la sede de la DGRN sita en la Plaza Xxxxxxx Xxxxxxxxx de Madrid, desde dicha sede hasta el centro de digitalización.
Recepción de los expedientes en formato papel: Los expedientes que hayan sido enviados por los Registros Civiles a la sede del CORPME sita en la xxxxx Xxxxxx 000 serán entregados al adjudicatario directamente en la sala de digitalización, en una o varias entregas diarias como norma general.
Obtención del número de identificación unívoco de los expedientes y organización en carpetas: Para ambos casos (expedientes trasladados desde la sede de la DGRN de Xxxxxxx Xxxxxxxxx y expedientes recepcionados en la sede del CORPME de la calle Xxxxxx 540), una vez se disponga de los expedientes se deberán incluir en carpetas con una etiqueta pegada con su número de identificación asociado, previamente solicitado al CORPME vía Web Service.
Tareas asociadas a la digitalización
Manipulación previa de los expedientes: eliminación de grapas, clips, y cualquier otro tipo de elemento.
Escaneo: obtención de la imagen digital del expediente físico. En este proceso se realizarán los controles de calidad oportunos.
Indexación: este proceso consiste en identificar cada documento generado asociándole los metadatos que permitirán su localización
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unívoca.
Control de errores y calidad: se deberán realizar los controles necesarios para asegurar que los productos resultantes del proceso de digitalización cumple con los requisitos exigidos.
Firma y entrega: firma electrónica de los ficheros generados y transferencia de los mismos a la base de datos del sistema de gestión de expedientes, a través de un Web Service.
Otras tareas
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Archivado: tras la digitalización, los expedientes deberán ser archivados en el centro de digitalización.
Tratamiento de documentación complementaria: Adicional a la entrada de expedientes, se recibirá en el centro de digitalización (y excepcionalmente en la sede de la DGRN sita en la Plaza de Xxxxxxx Xxxxxxxxx) documentación complementaria. Será labor del adjudicatario su traslado y recepción (si aplica), análisis previo, digitalización, indexación, firma, envío y archivado en su correspondiente expediente
Procedimiento excepcional xx xxxxxxxx de expedientes: De forma excepcional, Xxx.xx podría solicitar expedientes que se encuentren en el centro de digitalización (bien en alguna fase del proceso de digitalización, bien archivados). El adjudicatario deberá localizar dichos expedientes físicos y ponerlos a disposición de Xxx.xx en el centro de digitalización, no siendo responsable de su traslado.
Grabación de metadatos: Se deberán grabar aquellos datos del solicitante del expediente que venga modificados en la documentación complementaria, así como cualquier dato adicional que se considere objeto de este servicio. Al comienzo de los trabajos será definido el objeto definitivo del servicio de grabación.
Gestión de incidencias: El adjudicatario deberá resolver todas
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aquellas incidencias que se detecten en tiempo de ejecución o de garantía del proyecto. En los próximos apartados se detallan las distintas tipologías de incidencias y los tiempos máximos para su resolución.
2.2.1. TAREAS PREVIAS A LA DIGITALIZACIÓN
2.2.1.1. TRASLADO DE EXPEDIENTES
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De manera puntual, los expedientes podrán ser recibidos en la sede de la DGRN de la plaza de Xxxxxxx Xxxxxxxxx de Madrid. Será responsabilidad del adjudicatario almacenar en cajas los expedientes recibidos en tal ubicación y trasladarlos al centro de digitalización del proyecto.
La periodicidad de los traslados dependerá del volumen de entrada de expedientes. Xxx.xx informará al adjudicatario de la periodicidad de dichos traslados durante la ejecución del proyecto. A modo orientativo, se estima que se solicitarán uno o varios traslados al inicio de los trabajos y que una vez trasladados todos los expedientes y documentación complementaria acumulada en la DGRN la periodicidad de los mismos será mensual.
El adjudicatario deberá facilitar un listado de las personas que vayan a realizar el traslado, así como datos identificativos del vehículo, de forma previa a efectuarlo.
El vehículo utilizado para el traslado podrá estacionar en origen en una plaza de aparcamiento ubicada dentro del edificio de la DGRN, cuyas dimensiones aproximadas son 2,10 metros de anchura y 7,50 metros de profundidad. En destino el vehículo estacionará en el muelle de descarga de la calle Xxxxxx 540, sin problema de dimensiones.
A modo orientativo, se estima que el volumen de las cajas a trasladar en cada uno de los traslados no será superior al volumen equivalente a 600 cajas AZ (definidas en el apartado 2.2.3.1 del presente pliego para la custodia temporal de expedientes).
Las cajas utilizadas para el traslado deberán estar perfectamente identificadas, con información en el lomo del volumen de expedientes que contienen. Estas cajas podrán ser las mismas que sean utilizadas finalmente
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para el archivado definitivo.
Durante la recogida y traslado de los expedientes se adoptarán las medidas de seguridad necesarias dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte, siendo su contenido de nivel alto a los efectos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Se respetarán los requerimientos de seguridad y confidencialidad especificados en el anexo II del presente Pliego. Se deberá asegurar la completa trazabilidad de la situación de los expedientes en el curso de todas las tareas realizadas.
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Los vehículos utilizados durante el transporte cumplirán con las medidas oportunas para asegurar la integridad, seguridad e inalterabilidad de los expedientes, así como de proveer una seguridad análoga contra el sistema de seguridad ante incendios que la establecida en la custodia de los expedientes.
Los expedientes no podrán estar fuera en ningún momento de las dependencias de la DGRN, los vehículos de transporte o el centro de digitalización.
Una vez concertadas las fechas y los horarios de recogida de los expedientes, el adjudicatario deberá informar a Xxx.xx de la planificación de las recogidas.
Toda la documentación asociada a la recogida y traslado de los expedientes (albaranes, etc.) deberá ser enviada a Xxx.xx con la periodicidad que se establezca al inicio de los trabajos.
2.2.1.2. RECEPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES EN FORMATO PAPEL
Como norma general, la recepción de los expedientes se realizará en el centro de digitalización. Se deberá llevar un seguimiento de los expedientes que sean recepcionados mediante albaranes.
El flujo de expedientes recibidos variará constantemente durante el proyecto, siendo responsabilidad del adjudicatario el dimensionamiento adecuado para una correcta prestación del servicio.
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2.2.1.3. OBTENCIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN UNÍVOCO DE LOS EXPEDIENTES Y ORGANIZACIÓN EN CARPETAS
Cada expediente debe disponer de una numeración que permitirá su identificación de forma unívoca. El número de identificación del expediente se compone de la siguiente estructura:
Número de expediente: R – número secuencial /año (aaaa) - 0
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El adjudicatario solicitará los números de identificación a través de llamadas a un Web Service, que devolverá los identificadores. A modo orientativo se indica que las solicitudes al Web Service se realizarán por bloques de un conjunto de expedientes, indicando en la llamada para cuántos expedientes se solicita número. Como norma general, los identificadores de expedientes se solicitarán según el orden de recepción en el centro. Una vez recibidos los identificadores correspondientes a un bloque de expedientes, se asignarán consecutivamente a los expedientes físicos, secuencialmente dentro de cada bloque solicitado, de tal modo que cada expediente quede unívocamente identificado con uno de los identificadores recibidos.
Cada expediente deberá ser incluido en una carpeta, en cuya portada se muestre una etiqueta adhesiva con el número de identificación asignado. El suministro de carpetas y etiquetas para los expedientes será responsabilidad del adjudicatario.
Una vez los expedientes están contenidos en carpetas con su número de identificación asociado, se deberán almacenar hasta su digitalización. El adjudicatario deberá proveer algún tipo de protección para mantener la integridad de los expedientes, como en el caso de dispararse el sistema de extinción de incendios.
Si el adjudicatario decidiera utilizar para el almacenamiento previo un espacio equivalente al del archivado final, se deberá contar con un sistema de identificación visible que diferencie los expedientes ya digitalizados y archivados de aquellos que han sido recepcionados y están pendientes de digitalizarse.
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2.2.2. TAREAS ASOCIADAS A LA DIGITALIZACIÓN
El servicio de digitalización comprende la preparación de los expedientes, conversión de los mismos a formato electrónico, indexado, firma y entrega.
Como norma general, el orden de digitalización vendrá impuesto por el orden de llegada de los expedientes al centro, es decir, se digitalizarán los expedientes siguiendo el orden secuencial de su número de identificación. De manera excepcional, se podrá solicitar la priorización en digitalización de algún expediente concreto.
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El adjudicatario deberá dar acceso a Xxx.xx a la consulta en tiempo real del estado de cada expediente a través de su identificador. La información mínima a consultar de cada expediente será:
Identificador de expediente
Número de páginas
Histórico de estado de los expedientes (recepcionado, digitalizado, etc.)
Si por motivos ajenos al adjudicatario no fuera posible el acceso de Xxx.xx al estado de los expedientes, se deberá informar puntualmente de la información anterior con la periodicidad que se establezca al inicio de los trabajos. En caso de modificación de la periodicidad de envío de información, ésta será notificada al adjudicatario con la suficiente antelación.
Los expedientes deberán ser digitalizados de forma que en ningún caso se impida el cumplimiento posterior de los criterios del esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), según las normas que Xxx.xx facilitará al inicio de los trabajos.
Las tareas de digitalización se llevarán a cabo en el centro de digitalización, salvo que Xxx.xx indique otra ubicación al inicio de los trabajos de características similares. El detalle técnico del centro está descrito en el Anexo I del presente Xxxxxx. Existe la posibilidad de que sea necesario continuar los trabajos en una sala adicional durante la ejecución del proyecto, dentro del mismo edificio y con característica similares a las descritas en el Anexo I,
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dependiendo del volumen de expedientes que deba ser almacenado y el espacio disponible en la sala inicial. En tal caso, será responsabilidad del adjudicatario realizar todos los traslados internos que sean precisos entre ambas salas, ya sea de personal, material de trabajo, mobiliario o expedientes.
2.2.2.1. MANIPULACIÓN PREVIA DE LOS EXPEDIENTES
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De forma previa a la digitalización de los expedientes, será necesario realizar una primera fase de manipulación y preparación de la documentación para que el expediente pueda ser separado en hojas individuales que puedan ser procesadas por el escáner. El orden lógico del fichero resultante de la digitalización deberá mantener siempre el orden original.
Igualmente será necesario separar las páginas con características especiales (tamaño, grosor, etc.) que no puedan ser reconocidas automáticamente por el escáner para una digitalización más especializada. Se estima que esta casuística podría darse de forma muy excepcional.
La fase de manipulación deberá conservar la integridad del documento y página y ante cualquier duda se deberá informar de cualquier decisión que pueda afectar el documento original, decidiendo Xxx.xx la solución a adoptar.
Será necesario también comprobar que no haya elementos extraños hoja por hoja. Si en alguna de las páginas a digitalizar se localizara una nota o post-it pegado, dicho elemento deberá ser retirado de forma previa a su digitalización. Asimismo, la nota o el post-it deberá ser digitalizado en una página en blanco. Una vez digitalizada la página con la nota o el post-it retirado y la propia nota o post-it, éste deberá ser vuelto a colocar en su lugar originario.
Si los expedientes se encontraran con páginas unidas (por remaches, cintas, papel celofán,…) se podrá cortar estos elementos siempre y cuando no afecte al contenido del documento.
Si en el expediente se encontraran documentos originales como pasaportes, libros de familia, cartillas bancarias, etc. se deberán digitalizar sin alterar su encuadernación.
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Si se detectara la existencia de material no digitalizable, como CDs o DVDs, éste será separado indicándose esta casuística en una hoja de seguimiento a facilitar a los tramitadores posteriores de los expedientes.
Se podrán abrir sobres que vengan cerrados, cortar carpetas interiores, cintas y elementos que faciliten la digitalización de los documentos, siempre y cuando se respete el contenido de todas las páginas de un expediente.
Se podrían detectar nuevas casuísticas no registradas; en tales casos, se deberá acordar con Xxx.xx el procedimiento específico a seguir.
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2.2.2.2. ESCANEO
Productos resultantes del escaneo
Como norma general, los ficheros de expedientes digitalizados deberán cumplir con los formatos establecidos para ficheros de imagen en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares. Se realizará a través de la aplicación de escaneo, dando lugar a imágenes a partir de las cuales se generarán PDF de varias páginas (una por cada página de expediente). Los requerimientos técnicos que deberán cumplir los ficheros serán, a título orientativo, los siguientes:
Parámetro | Valor |
Resolución | 200 ppp |
Formato | Imágenes: JPEG de alta calidad Archivo: ISO 19005 PDF/A, PDF genérico a partir de la versión 1.4 del estándar o equivalente |
Compresión | Máxima comprensión JPEG. Se utilizarán técnicas de compresión sin pérdida visual de información. En todo caso, se deberán obtener imágenes con buena legibilidad, obteniendo imágenes JPG |
Parámetro | Valor |
con una relación calidad-peso lo más óptima posible. | |
Tamaño en píxeles | A4 Se respetará la geometría del documento origen en tamaños y proporciones. Las páginas de tamaño menor a A4 se rellenarán con blancos. En el caso de imágenes de tamaño superior, se escalarán a tamaño A4. |
Color de imágenes | Las páginas se digitalizarán a color. |
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Tabla 1: Parámetros de las Imágenes
Proceso de digitalización de imágenes
Se deberán digitalizar todas las páginas (anverso y reverso), que contengan cualquier tipo de información, aunque ésta sea únicamente un sello. El producto del escaneo no deberá contener en ningún caso caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen.
La primera página del documento PDF deberá incluir la etiqueta con el número de identificación del expediente; se podría incluir la portada de la carpeta contenedora digitalizada o equivalente, siempre y cuando quede registrado en la primera página el identificador del expediente.
Tras la digitalización se deberá realizar un proceso de optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros u otros de naturaleza análoga).
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El procedimiento de digitalización deberá incorporar las medidas técnicas necesarias que aseguren la inalterabilidad tanto de la imagen individual como del documento, es decir deberá asegurar que no ha habido ningún tipo de manipulación respecto al contenido o geometría del documento respecto al original.
2.2.2.3. INDEXACIÓN
Cada fichero PDF generado deberá ser nombrado con un identificador normalizado del documento. Este identificador único estará compuesto por una cadena de caracteres que cumplan con el siguiente formato:
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ES_E00131303_<AAAA>_<ID_específico>
Ejemplo: ES_E00131303_2010_R-20556/2011-0
Siendo:
<AAAA>: Año de la fecha de captura del documento. (Longitud: 4 caracteres).
<ID_específico>: Código alfanumérico que identifica de forma unívoca al documento. Este código vendrá configurado según el formato especificado en el apartado 2.2.1.3 del presente Xxxxxx.
Adicionalmente al identificador normalizado del documento, será labor del adjudicatario la incorporación de metadatos adicionales en todos los expedientes. Estos metadatos serán definidos al comienzo de los trabajos; se tratará de información que no será preciso grabar por operadores, dado que será posible su grabación automática (a título orientativo: identificador de documento, fecha de captura, nombre formato (PDF), resolución, tamaño…). Estos metadatos se embeberán dentro del PDF correspondiente a cada expediente.
2.2.2.4. CONTROL DE ERRORES Y CALIDAD
Una vez se disponga de los expedientes digitalizados e indexados, antes de su firma y entrega, se deberá realizar un control de errores y calidad, de manera que los productos resultantes del proceso cumplan con todos los parámetros de calidad exigidos.
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En caso de que se detecten errores en los expedientes digitalizados e indexados, el adjudicatario deberá proceder a realizarlas actividades de revisión, y las gestiones necesarias para corregir los errores detectados, las cuales podrán consistir en: su redigitalización, la regrabación del identificador del expediente, etc.
2.2.2.5. FIRMA Y ENTREGA
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Los PDF generados se firmarán electrónicamente mediante el estándar PAdES, utilizado por la Dirección General de Registros y Notariado en el ámbito de los expedientes de Nacionalidad, con un certificado de software X.509-v3 emitido por el Colegio de Registradores.
El adjudicatario deberá incorporar los PDF firmados a una base de datos para su gestión posterior mediante la invocación a un Web Service SOAP. No obstante, para asegurar la correcta ejecución del proyecto, Xxx.xx podrá establecer otro mecanismo de transferencia de los expedientes digitalizados a la DGRN.
Tras firma previa de un acuerdo de confidencialidad, Xxx.xx pondrá a disposición de los licitadores la definición WSDL de dicho Web Service. Esta información se facilitará, previa solicitud realizada por el licitador siguiendo el mismo procedimiento que para cualquier consulta relacionada con el presente procedimiento de adjudicación. En el texto de la consulta se indicará: “Solicitud de WSDL”.
2.2.3. OTRAS TAREAS
2.2.3.1. ARCHIVADO PARA LA CUSTODIA TEMPORAL DE EXPEDIENTES
El adjudicatario será el responsable de proveer un sistema de almacenamiento en la sala de digitalización. Los expedientes serán guardados en cajas que serán almacenadas en palés o sistema equivalente. Adicionalmente, se deberá proveer de medidas de protección para mantener la integridad de los expedientes en caso de dispararse el sistema de extinción de incendios.
Los expedientes, una vez hayan sido digitalizados, se deberán agrupar en cajas AZ de formato folio prolongado (denominadas cajas de lomo 12), con las
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siguientes medidas: 12 x 25,5 x 38,5. La calidad de estas cajas de archivo definitivo será la estándar en el mercado.
La adquisición de las cajas AZ y los pales será responsabilidad del adjudicatario. Este material, junto con los expedientes archivados, se dejará en el centro de digitalización a disposición de la DGRN a la conclusión de los trabajos.
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Cada caja de almacenamiento tendrá un identificador único y se incluirá como información adicional el número de identificador de cada uno de los expedientes que contiene (en el lomo o parte visible de cada caja se pegará un identificador único con un código xx xxxxxx e información con letra de imprenta del contenido de la caja). La colocación xx xxxxx AZ en los palés seguirá un orden correlativo y se realizará de tal forma que se visualice la identificación de la caja y los expedientes que contiene.
Dentro de cada caja, los expedientes almacenados deberán seguir un orden correlativo. En cada caja se almacenará el máximo número de expedientes para optimizar su capacidad.
Como se ha mencionado anteriormente, el adjudicatario deberá recepcionar los expedientes de forma previa a su digitalización. Para tal fin, el adjudicatario podría utilizar un sistema equivalente al descrito en el presente apartado para los expedientes ya digitalizados y archivados. En tal caso, se deberá utilizar palés diferenciados, e identificar claramente cada una de las cajas mediante un sistema de pegatinas de colores o mecanismo análogo, de tal forma que sea evidente reconocer qué expedientes han sido archivados (ya digitalizados y enviados) y cuáles se encuentran en fases previas a la digitalización.
2.2.3.2. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Adicionalmente a la entrada de nuevos expedientes, podrán llegar
documentos complementarios relativos a expedientes en curso o a expedientes ya digitalizados en proyectos anteriores. Como norma general, cuando llegue dicha documentación complementaria los expedientes correspondientes estarán ya digitalizados y/o bajo la custodia del adjudicatario.
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Las principales tareas a acometer por el adjudicatario serán:
Traslado de documentación complementaria
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Aunque la mayoría de la documentación complementaria se recibirá en el centro de digitalización (al igual que los expedientes), se podría dar el caso de que la documentación complementaria fuera recibida en las dependencias de la DGRN ubicadas en Xxxxxxx Xxxxxxxxx. Para dichos casos, será responsabilidad del adjudicatario recoger y trasladar los documentos al centro de digitalización. Los requisitos para el traslado de la documentación complementaria son equivalentes a los detallados en el apartado 2.2.1.1 para los expedientes. En un mismo viaje se podrá realizar el traslado de documentación complementaria y expedientes, si bien se deberá diferenciarlos debidamente para facilitar su tratamiento posterior. En la misma caja sólo podrá ir incluida documentación de un mismo tipo (bien expedientes, bien documentación complementaria).
Recepción de la documentación complementaria e identificación del expediente al que corresponde.
Según se ha mencionado anteriormente, como norma general la documentación complementaria tiene referenciada el identificador del expediente al que corresponde.
Si la documentación complementaria no dispusiera de dicho identificador, se deberá averiguar en la recepción de la misma. Se pueden dar dos casos:
Que el expediente al que hace referencia ya haya sido digitalizado. En tal caso, se deberá averiguar el identificador del expediente mediante la herramienta del Ministerio de Justicia que se pondrá a disposición del adjudicatario, buscando a través de alguno de los datos del solicitante o del expediente que figuren en la documentación (tales como nombre y apellidos, identificador del Registro Civil de procedencia, etc.)
Que el expediente no haya sido digitalizado aún. En tal caso, no se
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podrá identificar, por lo que se deberá almacenar provisionalmente hasta que se digitalice el expediente original y se pueda proceder según se indica en el punto anterior.
Por otra parte, la documentación complementaria se divide por su casuística en dos principales grupos:
1) Documentación adicional al expediente que no requiere grabación de metadatos, como por ejemplo, información del Registro Civil, informes de la delegación de Gobierno, etc.
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2) Documentación adicional al expediente que requiere de grabación de metadatos (como por ejemplo, en la que se notifica el cambio de los datos del solicitante, o cualquier otro tipo de escrito que incluya datos adicionales que estén sujetos a grabación)
Una vez se disponga de la documentación en el centro, será labor del adjudicatario su análisis y clasificación, de manera que se pueda diferenciar el procedimiento a seguir (grabación de datos o no grabación) atendiendo a su tipología.
Digitalización, firma y entrega de la documentación complementaria
Se deberá seguir el proceso de digitalización (manipulación, escaneo, indexado, firma) de la documentación complementaria, siguiendo las normas establecidas en el apartado 2.2.2 del presente Pliego. Por último, se entregará el PDF con los datos identificativos del expediente mediante la invocación a un Web Service SOAP. El tipo de envío será “Imagen_Complementaria”.
Incorporación física a la carpeta del expediente al que corresponden (expediente ya digitalizado)
Una vez finalizadas las tareas anteriores, la documentación complementaria se deberá incorporar físicamente al final de la carpeta de cartulina que contenga el expediente físico al que corresponde.
La documentación podría corresponder a expedientes digitalizados por el
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adjudicatario del presente pliego o encontrarse ya digitalizada previamente. Para la localización de estos expedientes, al inicio de los trabajos Xxx.xx entregará información de la localización física de cada expediente.
2.2.3.3. PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL XX XXXXXXXX DE EXPEDIENTES De manera excepcional, Xxx.xx podrá solicitar el préstamo físico de
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expedientes concretos. Será labor del adjudicatario la localización de dichos expedientes (siempre y cuando ya hayan sido digitalizados y enviados) y su puesta a disposición de Xxx.xx en el centro de digitalización, según el procedimiento que se determine al inicio de los trabajos.
2.2.3.4. GRABACIÓN DE METADATOS
El adjudicatario del presente pliego deberá proporcionar un equipo de grabadores de los expedientes.
Para efectuar este trabajo, el adjudicatario tendrá acceso a la herramienta de gestión de los expedientes de Nacionalidad del Ministerio de Justicia, donde se introducirán los datos grabados.
A priori, se deberán grabar datos del solicitante, recibidos en documentación complementaria que incluya escritos informando de la modificación de dichos datos o que deban ser añadidos (por ejemplo, modificaciones de la dirección, teléfono de contacto, etc.). Para ello, el grabador deberá en primer lugar localizar el expediente en la herramienta, usando para ello cualquier dato que figure en la documentación complementaria (datos del solicitante, de la presentación, del expediente, del Registro Civil de procedencia, etc.) en la utilidad de búsqueda. Una vez localizado, se procederá a sustituir los datos que figurasen en la herramienta para dicho expediente, que hayan sido objeto de modificación según conste en la documentación complementaria.
No obstante lo anterior, el equipo de grabación deberá grabar todos
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aquellos metadatos de los expedientes que se determinen al inicio de los trabajos y que serán notificados al adjudicatario. A modo orientativo, los datos a grabar podrán ser:
Datos del expediente (nº de entrada, año, subínbdice, subnúmero, fecha de entrada real, etc.)
Datos del solicitante (nombre, apellidos, domicilio, nº de identificación, etc.)
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Datos de Presentación (nº de expediente del Registro Civil, código del Registro Civil, etc.)
Las tareas de grabación de metadatos definidas en el presente apartado se facturarán conforme a una bolsa de horas, en función de las horas de grabación de datos efectivamente realizadas por los medios personales adscritos para el perfil técnico en grabación de datos requerido en el apartado 3.6 del presente pliego.
2.2.3.5. GESTIÓN DE INCIDENCIAS
El adjudicatario deberá resolver todas aquellas incidencias que se detecten en la prestación del servicio. El seguimiento de las incidencias se llevará a cabo a través de una herramienta de gestión de incidencias a la que se facilitará el acceso al adjudicatario al inicio de los trabajos. En concreto, se deberán resolver las incidencias corrigiendo todos aquellos errores que se detecten en los siguientes casos:
Defectos o incidencias detectadas en las actuaciones de manipulado y digitalización de los expedientes de nacionalidad o de documentación complementaria.
1) Existencia de páginas con contenido sin digitalizar
El adjudicatario deberá proceder con la digitalización las páginas no digitalizadas, firma y envío de las mismas. El tipo de envío será “Imagen_Complementaria”
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2) Existencia de páginas digitalizadas ilegibles
El adjudicatario deberá redigitalizar las páginas que sean ilegibles, y proceder con la firma y envío del expediente completo. El tipo de envío será “Reescaneo”
3) Existencia de páginas digitalizadas pertenecientes a otro expediente
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El adjudicatario deberá eliminar la/s página/s que no estén en el expediente adecuado, firmar de nuevo del expediente completo y enviarlo a la base de datos para su gestión posterior. El tipo de envío será “Reescaneo”
Defectos o incidencias detectadas en el archivado y almacenamiento de los expedientes de nacionalidad y documentación complementaria ya digitalizada.
1) Inexistencia de un expediente en la caja AZ que le corresponde según la numeración exterior de dicha caja.
2) Inexistencia de páginas digitalizadas en su correspondiente carpeta de cartulina
Para ambos casos, el adjudicatario deberá localizar el expediente, documento o páginas incorrectamente archivadas y colocarlas en su ubicación correcta.
El adjudicatario deberá resolver todas las incidencias detectadas, ya sean en periodo de ejecución o de garantía, según lo expuesto en el apartado 3.7. Mensualmente, el adjudicatario deberá elaborar un informe de seguimiento de las incidencias, incluyendo el detalle de todas las incidencias registradas y su tiempo de resolución. El informe deberá seguir el formato definido por Xxx.xx y contener, al menos, la siguiente información:
Identificador de incidencia
Tipificación
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Nº expediente
Día y Hora de Comunicación de Incidencia
Día y Hora de Resolución de la Incidencia
Tiempo de Resolución
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Para la supervisión del desarrollo y ejecución de las tareas objeto del presente procedimiento de licitación, Xxx.xx cuenta entre sus funciones principales la definición y el establecimiento de los procesos y métodos relativos a la gestión de proyectos que deben seguirse con el correspondiente soporte y asesoramiento, y el seguimiento, control y comunicación sobre el grado de ejecución de los mismos.
El adjudicatario, en la ejecución de las tareas objeto del presente procedimiento de licitación deberá cumplir las siguientes condiciones:
1. Supervisión de la gestión
La Entidad pondrá los medios personales que, junto con la persona a cargo del proyecto designada por Xxx.xx, realizarán labores de seguimiento y control del proyecto. Los objetivos de dichas acciones son, por un lado el aseguramiento de la calidad del proceso de gestión y la detección temprana de desviaciones, así como su conformidad con respecto a la metodología establecida por Xxx.xx. Para ello el adjudicatario deberá en todo momento colaborar con los miembros de Xxx.xx que realicen estas actividades, obligándose a informar y responder a los requerimientos de los mismos.
2. Acciones de Comunicación
Xxx.xx pondrá los medios personales encargados de centralizar la
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comunicación entre los distintos interlocutores vinculados al proyecto, realizando funciones de “ventanilla única”. En ningún caso el adjudicatario podrá realizar acciones de comunicación y /o difusión del proyecto sin autorización de Xxx.xx.
3. Metodologías complementarias
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En el caso de que durante la ejecución de las tareas objeto del Contrato surjan cuestiones a las que no sea posible aplicar la metodología de Xxx.xx (establecida en el apartado 3.4.1 xxx Xxxxxx de Condiciones Particulares), la entidad pública podrá determinar metodologías alternativas o adicionales a través de la persona a cargo del proyecto designada por Xxx.xx. En cualquier caso, antes de proceder a utilizar una metodología concreta, se deberán consultar los términos de uso de la misma y la relación con la metodología de gestión establecida por Xxx.xx.
4. Consideraciones adicionales
El adjudicatario deberá tomar en consideración aquellos puntos que le sean indicados por el personal de Xxx.xx adscrito al proyecto con el objeto de garantizar la calidad del proceso de gestión de proyectos establecido para la entidad y estará obligado a atender a las amonestaciones emitidas en el transcurso del proyecto.
3.2. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS
Corresponde a Xxx.xx la supervisión y planificación generales de los trabajos, proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los mismos si existiese causa suficientemente motivada.
A tal efecto, Xxx.xx designará una persona a cargo del proyecto que marcará las directrices de ejecución del proyecto, de forma que se garantice que se satisfacen las necesidades y prioridades del proyecto.
Corresponde al adjudicatario la ejecución, la dirección y la coordinación
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directa de los medios personales que realicen las actuaciones objeto del Contrato.
A tal efecto, el adjudicatario designará a un Jefe de Proyecto cuyas funciones en relación con el presente Xxxxxx serán:
Dirigir a los medios personales que realicen las Actuaciones impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución de las mismas.
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Realizar las funciones de contacto directo de los medios personales que realicen las Actuaciones.
Salvo acuerdo contrario entre Xxx.xx y la empresa adjudicataria, el Jefe de Proyecto designado por el adjudicatario será el único interlocutor válido para todas las tareas de planificación, dirección y seguimiento de las actuaciones contempladas en el presente Xxxxxx.
Para la supervisión de la marcha del proyecto, se establecerá un Comité de Seguimiento compuesto por la persona a cargo del proyecto designada por Xxx.xx y por el Jefe de Proyecto designado por la entidad adjudicataria. Adicionalmente, Xxx.xx podrá convocar a otros interlocutores.
Xxx.xx podrá convocar cuantas reuniones de seguimiento estime necesarias para su correcto desarrollo. Inicialmente se plantean reuniones de seguimiento con periodicidad quincenal.
Asimismo, el adjudicatario estará obligado a presentar los resultados parciales e informes de seguimiento, siempre que así le sea solicitado por Xxx.xx.
El proyecto se compone de dos fases generales: Puesta en marcha
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Una vez se haya puesto en marcha todos los recursos necesarios para la prestación del servicio, se desarrollará un ciclo de pruebas; de forma previa a la digitalización del primer expediente, se realizarán pruebas de forma coordinada con Xxx.xx, y con el Ministerio de Justicia, para comprobar el correcto funcionamiento del ciclo completo de escaneo, indexación, firma y entrega de los expedientes. El detalle de las pruebas a realizar se definirá al inicio de los trabajos.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Para poder comenzar con la fase de operación del servicio será necesario haber superado satisfactoriamente el ciclo de pruebas y obtenido la aprobación de Xxx.xx para hacerlo.
Operación del servicio
Ejecución del servicio objeto del presente contrato, realizándose las tareas descritas en el apartado 2.2.
Al inicio de las operaciones se establecerá un ritmo de producción más elevado, debido a la acumulación de expedientes y documentación complementaria. Orientativamente, se encontrarán acumulados aquellos expedientes que hayan sido recibidos en la DGRN desde el 1 de febrero de 2013 hasta la fecha de adjudicación del presente pliego.
Adicionalmente, se estima que existen 30.000 documentos complementarios pendientes de digitalizar en la sede del Ministerio de Justicia; se estima que un gran volumen de éstos modificaran los metadatos de contacto del solicitante, y por tanto son objeto de grabación adicional.
Será necesario realizar al menos un traslado al comienzo del proyecto con toda aquella documentación haya sido recibida en los meses previos a la adjudicación.
Una vez se haya finalizado la digitalización de la producción acumulada, se establecerá un ritmo de producción atendiendo al número de expedientes y documentación complementaria de entrada diaria en el centro de digitalización.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
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33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
El acta de inicio de los trabajos en la reunión de lanzamiento del proyecto marcará la fecha del inicio de los trabajos. La finalización del proyecto para el adjudicatario del presente procedimiento de licitación vendrá determinada por la finalización de las tareas de digitalización de los expedientes de nacionalidad y de la documentación complementaria y su correcto archivado de conformidad con el apartado 2.2 del presente Xxxxxx.
3.5. XXXXXXX Y LUGAR DE LOS TRABAJOS
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Será decisión del adjudicatario determinar el horario de trabajo requerido para asegurar los ritmos de trabajo exigidos respecto a las acciones de traslado y digitalización de expedientes de nacionalidad, u otros (tales como elaboración de informes, desarrollo de aplicativos, etc.).
Los trabajos de digitalización se realizarán en un centro de digitalización facilitado por la DGRN, situado en la Xxxxx Xxxxxx 000. En el anexo I del presente pliego se recoge una breve descripción de dicho centro. Actualmente ya existen expedientes archivados en el centro, que ocupan parte del espacio del mismo (a modo orientativo se estima que está ocupado un 65% del espacio).
Los trabajos de recogida y traslado se realizarán en el centro de la DGRN situado en la Plaza de Xxxxxxx Xxxxxxxxx. A título orientativo, se prevé que los expedientes a recoger se encuentren en una ubicación centralizada dentro del edificio.
Durante la ejecución del proyecto es posible que sea necesario continuar los trabajos en una sala adicional, por el volumen acumulado de expedientes y la limitación de espacio disponible en la sala actual. En tal caso, la sala se encontrará en el mismo edificio que la anterior y se notificará con suficiente antelación, de manera que no afecte a la ejecución del proyecto. El adjudicatario será responsable de garantizar la continuidad del proyecto sin que los trabajos se vean afectados.
El adjudicatario deberá adaptarse al horario del centro de digitalización. Para los traslados de expedientes y documentación complementaria que no sea
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26/02/2013
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
recibida en el centro de digitalización, el adjudicatario deberá adaptarse al horario del centro de recogida (Plaza Xxxxxxx Xxxxxxxxx). A modo orientativo se estima que la disponibilidad horaria en ambos centros será de 12 horas diarias.
El resto de trabajos, tales como el desarrollo de aplicativos, la elaboración de informes, etc. se realizarán en cualquier otra dependencia del adjudicatario.
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02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
El adjudicatario deberá proporcionar todos los medios personales y materiales necesarios para la realización de los servicios objeto del presente contrato, de acuerdo con los requisitos especificados en el apartado 2 del presente Xxxxxx.
De conformidad con lo establecido en el artículo 64.2 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, los licitadores se comprometerán a dedicar o adscribir a la ejecución del contrato los medios personales o materiales suficientes para ello.
Para la prestación del servicio objeto del contrato el licitador se compromete a adscribir como mínimo tres medios personales de perfil técnico en grabación de datos. Xxx.xx por necesidades del servicio se reserva el derecho a aumentar o disminuir el número de medios personales requeridos.
El adjudicatario será el responsable de proveer todo el mobiliario necesario para la prestación del servicio.
Entre otros, será responsabilidad del adjudicatario la provisión de los escáneres utilizados para llevar a cabo la digitalización de los documentos; los escáneres deberán cumplir los requerimientos técnicos necesarios para garantizar que la imagen obtenida por el proceso de digitalización cumple con los requisitos exigibles en cuanto a formato, resolución, y resto de parámetros establecidos en el apartado 2.2.2.2 del presente Pliego de Prescripciones Técnicas. En resumen, que garanticen que la imagen obtenida es fiel reflejo xxx
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26/02/2013
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
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documento original. Los requerimientos técnicos mínimos que deberán cumplir los escáneres son:
De alimentación automática.
Digitalización a doble cara.
Detección xx xxxxx alimentación (por ultrasonidos…).
Posibilidad de admitir diferentes gramajes.
Posibilidad de separar diferentes tamaños y formatos.
28/02/2013
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Posibilidad de rotar las imágenes.
Reconocimiento automático de color.
Posibilidad de discriminación y eliminación de páginas completamente en blanco.
Formatos: PDF/A multipágina.
Compresión de imágenes.
Optimización en la relación calidad – peso de la imagen.
Igualmente, el adjudicatario deberá poner a disposición del proyecto algún otro dispositivo que permita la digitalización de tipologías especiales de documentación (por ejemplo, material no encuadernable, de tamaño superior a A4, etc.)
El adjudicatario deberá dejar a disposición de la DGRN en el centro de digitalización, una estación de escaneo durante un plazo de tiempo desde la finalización de los trabajos de digitalización (máximo 1 año).
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
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3.6.1. APLICATIVOS
El adjudicatario proporcionará los aplicativos necesarios para soportar el servicio completo de digitalización, pudiendo hacer uso de las herramientas comerciales que estime oportunas para cubrir las funcionalidades requeridas.
Durante el periodo de garantía, el adjudicatario deberá habilitar acceso a la información de la digitalización y localización en archivo de cada expediente, ya sea mediante licencia de uso de sus aplicativos, exportación de la información al formato que se determine, etc.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
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Al finalizar el periodo de garantía, el adjudicatario deberá facilitar una licencia perpetua de uso y mantenimiento del software para los expedientes objeto del presente contrato, o bien realizar la exportación de la información al formato que se determine, de tal forma que la DGRN pueda explotar la información correspondiente a los expedientes digitalizados de forma indefinida.
El adjudicatario estará obligado a prestar un servicio de garantía desde la finalización de la digitalización de los expedientes de nacionalidad y documentación complementaria hasta su traslado al archivo definitivo. Este periodo tendrá una duración máxima de DOCE (12) meses. Este plazo se iniciará a partir de la comunicación por parte de Xxx.xx de la aceptación final de los trabajos de digitalización objeto del Contrato.
Durante este periodo, será responsabilidad del adjudicatario la resolución de incidencias detectadas durante la prestación del servicio, según lo especificado en el apartado 2.2.3.5 del presente pliego.
De forma previa al inicio del periodo de garantía el adjudicatario deberá volcar la información necesaria para la localización de los expedientes a un Excel o archivo de formato similar, así como impartir la formación necesaria para el uso de la información a los responsables que se indiquen.
28/02/2013
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
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Página 35 de 53
Este archivo está almacenado en la sede electrónica de Xxx.xx , accesible desde xxx.xxx.xx con el código seguro de verificación MVG+SfD++XCz8JMVrCCADyFOELA=
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
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El adjudicatario deberá cumplir el Acuerdo de Nivel de Servicio (en adelante ANS), especificado a continuación, o el que mejorándolo proponga el adjudicatario en su oferta. En caso de incumplimiento del Acuerdo de Nivel de Servicio establecido en el presente apartado, o del que mejorándolo haya presentado el adjudicatario en su oferta, se aplicarán las penalizaciones especificadas en el apartado 6 xxx Xxxxxx de Condiciones Particulares.
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
En los pliegos que rigen el presente procedimiento de licitación se entenderán como días laborables, los comprendidos de lunes a viernes, excluyendo festivos nacionales y de la Comunidad Autónoma de Madrid. Para el cómputo de horas, se tomará como referencia horas naturales únicamente de días laborables (24 horas por día).
Para el cálculo de incumplimientos y las penalizaciones asociadas serán de aplicación los niveles de servicio establecidos en el presente Pliego, o los que mejorándolo haya incluido el adjudicatario en su oferta.
4.1.1. TIEMPO HASTA EL INICIO DE ACTIVIDAD UNA VEZ RECIBIDA LA PETICIÓN DE INICIO DESDE XXX.XX
Concepto | Tiempo MÁXIMO desde la solicitud hasta que se inicia la actividad |
Inicio de las tareas de digitalización al ritmo especificado en el presente apartado | 15 días laborables (En 15 días laborables desde su solicitud por parte de Xxx.xx) |
Tabla 2: Requisitos de servicio para el inicio de las tareas de digitalización
4.1.2. RITMOS DE PRODUCCIÓN
Concepto | Ritmo de producción requerido |
Digitalización de expedientes | 650 expedientes/día |
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de nacionalidad | |
Digitalización de documentación complementaria | 300 unidades de documentación complementaria/día |
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Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Tabla 3: Requisitos de servicio para los ritmos de producción
Concepto | Tiempo MÁXIMO desde la solicitud hasta que se adapta el ritmo de producción |
Incremento o reducción de los ritmos de producción establecidos de hasta un 50% | 10 días laborables (tiempo transcurrido desde la solicitud por parte de Xxx.xx de la variación del ritmo de producción hasta que el adjudicatario alcanza dicho ritmo. En este periodo de tiempo, el adjudicatario tiene que realizar todas las adaptaciones necesarias para poder hacer frente a la nueva capacidad productiva establecida). |
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Tabla 4: Requisitos de servicio para la adaptación de los ritmos de producción
4.1.3. TIEMPOS PARA PROCEDIMIENTOS EXCEPCIONALES
Concepto | Tiempo MÁXIMO desde la recepción de la solicitud |
Priorización en la digitalización y entrega de un expediente o documentación complementaria | 72 horas (tiempo máximo desde la solicitud hasta que se realiza el envío) |
Préstamo de un expediente o de la documentación complementaria en formato papel (localización y puesta a disposición en el Centro de Digitalización) | 24 horas (tiempo máximo desde la solicitud hasta que es puesto a disposición de Xxx.xx) |
Tabla 5: Requisitos de servicio para los tiempos de procedimientos excepcionales
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4.1.4. TIEMPOS DE RESOLUCIÓN DE INCIDENCIAS
Incidencia | Tiempo máximo de resolución |
Incidencia en la digitalización de un expediente o documentación complementaria | Plazo de Resolución: 5 días laborables desde su notificación. |
Incidencia en el archivado y almacenamiento de un expediente o de la documentación complementaria | Plazo de Resolución: 5 días laborables desde su notificación. |
28/02/2013
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Tabla 6: Requisitos de servicio para el tiempo de resolución de incidencias
4.1.5. PARÁMETROS DE CALIDAD
La totalidad de las imágenes deberán cumplir los parámetros que se especifican en el apartado 2.2.2.2 del presente Pliego. En tiempo de garantía, cuando se detecten imágenes ilegibles o que incumplan los parámetros establecidos, el adjudicatario de este expediente estará obligado a proceder a la redigitalización si es necesaria, firma y re-entrega por Web Service, según lo especificado en el apartado 3.6.
La totalidad de los expedientes y documentación complementaria deberán estar archivados según se especifica en el apartado 2.2.3.1 del presente Xxxxxx. En tiempo de garantía, cuando se detecten expedientes incorrectamente archivados, el adjudicatario estará obligado a proceder al archivado correcto del expediente.
4.2. CONTROL ECONÓMICO Y DE FACTURACIÓN
4.2.1. CONTROL DE FACTURACION
La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base de una adecuada administración de recursos por parte del adjudicatario y teniendo en
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cuenta los siguientes extremos:
Durante la ejecución de los trabajos y con anterioridad a la expedición de las certificaciones, se comprobará la adecuación del personal contratado a los requerimientos exigidos a los efectos previstos en este Pliego.
28/02/2013
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
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En las reuniones periódicas se evaluarán todas aquellas incidencias acontecidas que se hubieran originado en el cumplimiento de los objetivos planificados y hayan repercutido en detrimento y perjuicio de las actuaciones objeto del Contrato.
El adjudicatario, siempre previa conformidad de Xxx.xx con los trabajos realizados en ejecución del Contrato, emitirá las facturas con las condiciones referidas en el apartado 3.2.2 del presente Pliego, denominado “hitos de facturación”.
Las facturas deberán emitirse con el formato fijado por Xxx.xx, en todo caso deberán contener el desglose de los impuestos indirectos aplicables indicando el número de expediente del Contrato, y se corresponderán en forma y contenido con el correspondiente pedido realizado por Xxx.xx haciendo constar el número de pedido.
El pago de las facturas se realizará tras la aceptación de los trabajos, el día
5 del mes que corresponda mediante transferencia bancaria en el plazo legalmente establecido al efecto.
4.2.2. HITOS DE FACTURACIÓN
La facturación se realizará conforme a cada uno de los hitos de facturación que se indican a continuación, previa aceptación de los trabajos realizados y firma de la documentación soporte por parte de la persona designada a tal efecto en el seno de la Comisión de Seguimiento del Convenio Ius+reD. En caso de que no sea posible, previa aceptación por parte de la persona a cargo del proyecto designada por Xxx.xx.
Traslado de los expedientes
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Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Se facturará mensualmente los traslados de expedientes y documentación complementaria al centro de digitalización desde la sede de la DGRN en Xxxxxxx Xxxxxxxxx. La facturación se realizará en base al número de traslados realizados, no al número de expedientes trasladados.
Digitalización y Archivo de los expedientes
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Se facturará mensualmente los expedientes cuya digitalización y archivo haya finalizado antes del último día del mes anterior. Se considerará que la digitalización y archivo de un expediente ha finalizado tras su envío y archivado. Se emitirá una única factura para el total de número de expedientes concluidos cada mes. Excepcionalmente, Xxx.xx podrá solicitar la facturación de la digitalización y archivo con una periodicidad inferior a la mensual.
Digitalización y Archivo de documentación complementaria
Se facturará mensualmente la documentación complementaria cuya digitalización y archivo haya finalizado antes del último día del mes anterior. Se considerará que la digitalización y archivo ha finalizado tras su envío y archivado. Se emitirá una única factura para el total de documentación complementaria concluida cada mes. Excepcionalmente, Xxx.xx podrá solicitar la facturación de la digitalización y archivo con una periodicidad inferior a la mensual.
Servicio de grabación de datos: Técnico grabador
Se facturará mensualmente la grabación de datos mediante horas del perfil destinado a la realización de dichas labores.
4.2.3. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA ACOMPAÑAR A LA FACTURA En la siguiente tabla se encuentra la documentación requerida que deberá
acompañar a la factura de cada concepto del proyecto:
Concepto | Documentación requerida |
Traslado de los expedientes | Parte de aceptación con el número de traslados realizados. |
Digitalización y Archivo de los expedientes | Parte de aceptación con el número de expedientes digitalizados y correctamente archivados. |
Digitalización y Archivo de documentación complementaria | Parte de aceptación con la documentación complementaria digitalizada y correctamente archivada |
Servicio de grabación de datos: técnico grabador | Parte de horas. |
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28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
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26/02/2013
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Tabla 7: Documentación requerida para acompañar la factura
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26/02/2013
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5. FORMATO Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Con carácter general, la información presentada en la propuesta debe estar estructurada de forma clara y concisa.
El documento de propuesta no debe contener referencias a documentos externos o anexos no incluidos cuando éstos sean puntos clave en la valoración de la propuesta.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
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Xxx.xx se reserva el derecho a exigir a los licitadores que presenten documentación que acredite la veracidad de la información presentada en la oferta, o bien información adicional sobre el contenido de la misma, estando el licitador obligado a ello.
Xxx.xx podrá requerir a los licitadores que formulen por escrito las aclaraciones necesarias para la comprensión de algún aspecto de las ofertas. En ningún caso se admitirá que el licitador varíe en su aclaración los términos expresados en su oferta. Sólo puede ser considerada la información que facilite el análisis de la solución propuesta inicialmente.
La presentación de propuestas deberá cumplir las prescripciones xxx Xxxxxx de Condiciones Particulares. Adicionalmente la propuesta relativa a los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas (Sobre 4) deberán incluir la información y presentar la estructura que se detalla a continuación.
El licitador presentará su propuesta siguiendo los modelos que se adjuntan al presente Xxxxxx para la proposición económica y para la proposición del resto de los criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas.
La información contenida en el sobre 4, además de presentarse en papel,
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26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
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deberá adjuntarse en formato digital, en el que se incluirán las tablas en formato hoja de cálculo, con la totalidad de los datos necesarios para la valoración automática de las proposiciones. Ambos formatos deberán presentarse por duplicado.
5.1.1. PROPOSICIÓN ECONÓMICA
28/02/2013
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La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente Xxxxxx. El precio de la proposición corresponde a un escenario hipotético (en cuanto a las actuaciones concretas objeto de la contratación) definido exclusivamente a los efectos de valorar las propuestas económicas de los licitadores. No obstante lo señalado anteriormente, los precios unitarios propuestos serán vinculantes para el licitador.
La proposición económica se estructurará proporcionando precios para los conceptos que se enumeran a continuación. Todos los precios se deben proporcionar en Euros, calculados y presentados con DOS decimales e IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS.
Concepto | Precio unitario | Acrónimo |
Traslado de Expedientes de Nacionalidad y Documentación Complementaria | Precio unitario IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS de un traslado de Expedientes de Nacionalidad y Documentación Complementaria (independientemente del número de expedientes trasladados) | TR |
Digitalización y Archivo de un conjunto de 100 Expedientes de Nacionalidad | Precio unitario IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS de la Digitalización y Archivo de 100 Expedientes de Nacionalidad | DE |
Concepto | Precio unitario | Acrónimo |
Digitalización y Archivo de un conjunto de 100 unidades de documentación complementaria | Precio unitario IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS de la Digitalización y Archivo de 100 unidades de documentación complementaria | DC |
Grabación de datos | Precio unitario IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUÍDOS de la hora de un perfil de técnico grabador de datos | HG |
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Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
26/02/2013
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Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Tabla 8: Listado de precios unitarios de la proposición económica
Estos conceptos deben incluir todos los procesos involucrados para la consecución de los resultados de las tareas consideradas con su calidad asociada. No se podrá facturar por otros conceptos no incluidos en la Tabla 8 de este apartado.
La fórmula que se establece para el cálculo del PRECIO TOTAL DE LA OFERTA (Pi), IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUIDOS, que se
corresponde con un escenario hipotético definido a los solos efectos de valorar económicamente las ofertas, es la siguiente:
Pi = 10 x TR + 1.540 x DE + 1.010 x DC + 2.800 HG
Todos los precios se deben proporcionar en Euros, con DOS decimales y SIN IVA.
La fórmula anterior se corresponde con los precios unitarios propuestos de ejecución de los trabajos, que serán vinculantes para el licitador en caso de resultar adjudicatario.
El valor de la oferta calculado según esta fórmula debe ser exactamente el mismo que el expresado como Precio Oferta en la Oferta Económica.
El importe de la oferta propuesta no podrá exceder de la cantidad xx
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26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
TRESCIENTOS DIECIOCHO MIL CIENTO OCHENTA Y UN EUROS CON OCHENTA Y
DOS CÉNTIMOS (318.181,82 €), impuestos indirectos aplicables excluidos. Cualquier oferta que supere dicha cantidad no será tomada en consideración en el presente procedimiento de licitación.
La información contenida en el SOBRE 4, además de presentarse en papel, deberá adjuntarse en soporte electrónico (CD). En este CD se incluirá una tabla en formato Hoja de Cálculo, con la totalidad de los precios unitarios y una celda que realice el cálculo de la oferta conforme a la fórmula descrita a continuación y al modelo adjunto en formato hoja de cálculo (XLS).
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
En el apartado siguiente se incluye el modelo de proposición económica en formato hoja de cálculo.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
5.1.2. MODELO DE PROSICIÓN ECONÓMICA
PROPOSICIÓN ECONÓMICA DE [razón social del licitador] PARA LA REALIZACIÓN DE UN CONTRATO DE "SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE NACIONALIDAD” 011/13-SV ES OBLIGATORIO EL USO DE ESTE DOCUMENTO. NO ES ADMISIBLE UTILIZAR UNA COPIA DEL MISMO Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económic a. | |||
Relación que une al firmante con el licitador. | |||
Razón social del licitador, NIF, domic ilio, teléfono, fax y e-mail (del representante) | |||
a) Tabla de desglose de los importes | |||
Concepto | Unidades | Precio Unitario (Impuestos Indirectos Excluidos) | |
TR: Precio unitario de un traslado de expedientes de nacionalidad y documentac ión copmlementaria (independientemente del número de expedientes trasladados) | 10 | ||
DE: Precio unitario de la Digitalización y Archivo de 100 Expedientes de Nacionalidad | 1.540 | ||
DC: Precio unitario de la Digitalización y Archivo de 100 unidades de documentac ión complementaria | 1.010 | ||
HG: Precio unitario de la hora de un perfil de técnico grabador de datos | 2.800 | ||
BASE IMPONIBLE TOTAL DE LA OFERTA = PT = 10 x TR + 1.540 x DE + 1.010 x DC + 2.800 HG | - € | ||
Oferta Aceptada | |||
PRECIO MAXIMO DE LA OFERTA <= | 318.181,82 € | ||
El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado, a la ejecución del contrato de “Servicios De Digitalización de Expedientes de Nacionalidad", 011/13-SV, de conformidad con los precios unitarios referidos en la tabla anterior. En Madrid a de de 2013 Firmado | |||
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
5.1.3. PROPOSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS
La proposición se presentará siguiendo el modelo en formato hoja de cálculo que se refiere en el siguiente apartado y que se adjunta al presente Xxxxxx. La proposición se estructurará proporcionando los valores que se requieren en relación con los criterios que se enumeran a continuación.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Siempre que se mencionen días, se entenderán como días laborables, los comprendidos de lunes a viernes, excluyendo festivos nacionales y de la Comunidad Autónoma de Madrid. Para el cómputo de horas, se tomará como referencia horas naturales únicamente de días laborables (24 horas por día).
a) Xxxxxxxxx del tiempo empleado para el inicio de las tareas de digitalización al ritmo inicial solicitado según lo especificado en el apartado 4.1.1 xxx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas
Descripción: número de días necesarios para comenzar la producción de la digitalización de expedientes de nacionalidad y documentación complementaria sobre las 15 días laborables exigidos por Xxxxxx. (Apartado
4.1.1 del presente Pliego)
Objetivo: reducir el número de días necesarios para comenzar la producción supone un incremento en la puntuación. El valor mínimo a partir del cual no se obtiene mejor puntuación es de 5.
Fórmula de valoración: 10 * RAIZ ((15-Valor)/(15-5))
b) Xxxxxxxxx del tiempo empleado para alcanzar la variación del ritmo de producción solicitada según lo especificado en el apartado 4.2.2 del presente Pliego.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Descripción: número de días necesarios para alcanzar la variación del ritmo de producción solicitada sobre los 10 días laborables exigidos por Xxxxxx. (Apartado 4.1.2 del presente Pliego)
Objetivo: reducir el número de días necesarios para alcanzar la variación del ritmo de producción solicitado. El valor mínimo a partir del cual no se obtiene mejor puntuación es de 5.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Fórmula de valoración: 10 * RAIZ ((10 – Valor)/(10-5))
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
5.1.4. MODELO DE PROSICIÓN RELATIVA AL RESTO DE CRITERIOS CUANTIFICABLES MEDIANTE LA MERA APLICACIÓN DE FÓRMULAS.
PROPOSICIÓN DE CRITERIOS TÉCNICOS CUANTIFICABLES DE [razón social del licitador] PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO DE " SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE NACIONALIDAD”. EXP. 011/13-SV Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica. | ||||
Relación que une al firmante con el licitador. | ||||
Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y e-mail (del representante) | ||||
LICITADOR | Resultado | |||
Criterio de valoración | Ponderación | Requisitos pliego | Valor | Puntuación |
PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN | ||||
(i) Reducción del tiempo empleado para el inicio de las tareas de digitalización de expedientes de nacionalidad al ritmo inicial solicitado | 25,00% | 15 días laborables | ||
(iii) Reducción del tiempo empleado para alcanzar la variación del ritmo de producción solicitada | 75,00% | 10 días laborables | ||
Total: | 0,00 | |||
El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado, a la ejecución del contrato de "SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DE NACIONALIDAD”. EXP. 011/13-SV en los términos establecidos en los pliegos y de conformidad con los valores técnicos cuantificables consignados en la tabla anterior. En , a de de 2.013 Firmado | ||||
XXXXX XXXXXXXXXXXXX DIRECTOR GENERAL DE XXX.XX | XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX DIRECTORA DE PROGRAMAS |
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
ANEXO I: DATOS TÉCNICOS DEPENDENCIAS PARA LA DIGITALIZACIÓN
Los datos técnicos de la sala donde se acometerán los trabajos de manipulado, digitalización, y custodia temporal de los expedientes de nacionalidad, situada en la 4ª planta del Colegio de Registradores de la X/Xxxxxx, 000 xx Xxxxxx son:
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Superficie: 1700 metros cuadrados. El adjudicatario deberá considerar qué parte de este espacio (aproximadamente el 65%) se encuentra ya ocupado con expedientes digitalizados y archivados previamente a las actuaciones de este concurso.
Sistema eléctrico: Regiban. Protección externa y sistema de reservas para cortes de suministro o nuevas tomas.
Cuadros de distribución eléctrica centralizados, con tendido bajo suelo.
Puntos de datos y tomas de corriente distribuidos bajo suelo.
Sistemas de detección, prevención y extinción de incendios: detectores de humo, de temperatura, extintores, mangueras y distribuidores aéreos de agua.
Sistema de seguridad: tres filtros de seguridad, de acceso al edificio, a la zona y a planta de tarjeta individual. Posibilidad de implantar un cuarto filtro de huella digital o sistemas volumétricos.
El CPD se encuentra en la planta de sótano y está conectado con la sala de escaneo con dos cables de fibra óptica de 10 GB por segundo cada uno (con posibilidad de crecimiento).
Sistema URV de climatización por áreas.
Luz natural y cédulas fotosintéticas de control de luminosidad.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
El CPD y los locales xx Xxxxxx 540 en general cumplen con todos los requisitos establecidos en materia de seguridad por el Esquema nacional de Seguridad.
Se dispondrá de un rack donde se pondrán instalar las máquinas y equipos necesarios. El rack no será de uso exclusivo y podría contener equipos que no se podrán manipular.
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
La sala estará compartida con otra empresa digitalizadora, que dispondrá de un espacio reservado para una persona y un equipo de escaneo con presencial parcial.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
ANEXO II: REQUISITOS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, LEGISLACIÓN APLICABLE Y AUDITORIA
II.1 PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
A los efectos de lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal (en adelante “LOPD”) y el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal, el adjudicatario del presente Xxxxxx tendrá la consideración de encargado del tratamiento.
El adjudicatario estará obligado a cumplir durante la prestación del servicio objeto del contrato, las medidas de Seguridad en el tratamiento de datos de Carácter Personal que sean de aplicación, establecidas conforme a lo dispuesto en el Titulo VIII del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
II.2. LEGISLACIÓN APLICABLE Protección de Datos de Carácter Personal
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal
Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal
Administración Electrónica
Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Pliego de Prescripciones Técnicas. Expediente 011-13-SV “Servicio de digitalización de Expedientes de
Nacionalidad”
26/02/2013
33302424B
Firmado por: XXXXXXXXX XXXXXXX, XXXXX XXXX (FIRMA)
AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Firma Electrónica
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica
II.3. OBLIGACIÓN DE PASAR AUDITORÍAS
28/02/2013
02869748S
Firmado por: XXXXXXX XXXXXX, XXXXXXXXX XX XXXXX (AUTENTICACIÓN) AC: CN=AC DNIE 001,OU=DNIE,O=DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA,C=ES
Entidad Pública Empresarial Xxx.xx
El adjudicatario reconoce el derecho de Xxx.xx para examinar por medio de auditores, externos o propios de la organización Xxx.xx, y en la forma determinada por la entidad pública, el fiel cumplimiento de las obligaciones asumidas, así como realizar inspecciones de los trabajos sin previo aviso.