PLIEGO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
XXXXXXXX XX XX XXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXX XXXXX “2020. AÑO DEL GENERAL XXXXXX XXXXXX NO”
PLIEGO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
CONVENIO MARCO PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE RESERVA Y ADQUISICIÓN DE PASAJES, ALOJAMIENTO Y DEMÁS SERVICIOS DE VIAJE CONEXOS, EMISIÓN, ENVÍO Y ENTREGA DE PASAJES, VOUCHERS Y DEMÁS DOCUMENTACIÓN QUE SE CONFECCIONE CON MOTIVO DE LA PRESTACIÓN DE ESTOS SERVICIOS.
GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES “2020. AÑO DEL GENERAL XXXXXX XXXXXX NO”
PLIEGO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
ÍNDICE
1. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO
1.1 SERVICIOS INCLUIDOS
1.2 GESTIÓN DE ACUERDOS 2. PROCEDIMIENTO
2.1 CONDICIONES DE SERVICIO. PERSONAL DESTINADO
2.2 PRINCIPALES PUNTOS DEL PROCESO
2.3 SISTEMA DE RESERVAS
2.4 COMPULSA
3. INFORMES/REPORTES
4. APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTO, SISTEMA DE RESERVAS Y PREPARACIÓN DE INFORMES/REPORTES
5. POLÍTICA DE VIAJES
5.1 OBJETIVO
5.2 ALCANCE
5.3 CONSIDERACIONES GENERALES
5.3.1 AGENCIA DE VIAJE
5.3.2 METODOLOGÍA
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5.3.3 PROGRAMA DE VIAJERO FRECUENTE
5.3.4 NIVELES DE SERVICIO POR JERARQUÍA
5.3.5 RESERVA
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1. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO.
1.1 Servicios incluidos.
La presente licitación pública incluye la prestación de los servicios de:
▪ Búsqueda, reserva y emisión de pasajes por el medio de transporte requerido por el viajero, de acuerdo a su jerarquía y en consonancia con los montos establecidos, para destinos nacionales e internacionales;
▪ Búsqueda y reserva de alojamiento, requerido por el viajero, de acuerdo a su jerarquía y en consonancia con los montos establecidos, en destinos nacionales e internacionales;
▪ Búsqueda, reserva y contratación del servicio de traslado del viajero desde el sitio de arribo en el destino al lugar de alojamiento y viceversa;
▪ Búsqueda y contratación de un servicio adecuado de asistencia al viajero a solicitud del mismo;
▪ Búsqueda, reserva y contratación de otros servicios conexos al viaje a solicitud del viajero que estén dentro de los autorizados por el GCABA como ser:
a) La compra y venta de cheques del viajero y de cualquier otro medio de pago por cuenta propia o de terceros.
b) La formalización por cuenta de empresas autorizadas de seguros que cubran los riesgos de los servicios contratados.
c) Los despachos de aduana en lo concerniente a equipajes y cargas de los viajeros, por intermedio de funcionarios autorizados.
d) La prestación de cualquier otro servicio que sea consecuencia de las actividades específicas
de los agentes de viajes.
En todos los casos, serán los propios Adjudicatarios los responsables del pago de los servicios contratados por intermedio de la Empresa de Viajes a la empresa proveedora del servicio contratado.
La facturación que la Empresa de Viajes haga al GCABA deberá realizarse conforme se detalla en el artículo 56 xxx Xxxxxx de Bases y Condiciones Particulares.
1.2. GESTIÓN DE ACUERDOS.
Conforme lo establecido en el artículo 20 xxx Xxxxxx de Bases y Condiciones Particulares, será
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responsabilidad del oferente que resulte adjudicatario en la presente licitación llevar adelante la búsqueda, consulta, contratación, así como toda otra gestión diligente entre las aerolíneas, hospedajes y proveedores de los demás servicios conexos, intermediando entre éstos y el GCABA a fin de alcanzar acuerdos coherentes con los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos que rigen la gestión del GCABA.
La concertación y perfeccionamiento de los acuerdos referidos, es un requisito esencial e ineludible para
la prestación del servicio que se licita.
2. PROCEDIMIENTO
Los lineamientos generales del procedimiento de reserva de pasajes, hoteles y demás servicios conexos serán los que se detallan a continuación:
2.1 Condiciones de Servicio. Personal destinado.
El oferente debe definir la forma y recursos que destinará para brindar adecuadamente al GCABA el servicio que se licita detallando:
▪ El personal destinado a la prestación del servicio, designando como mínimo un Ejecutivo de Cuentas de contacto con suficiente autoridad para actuar en su representación, que pueda informar, asesorar, tomar decisiones y resolver cualquier inconveniente que pudiera suscitarse con motivo de la prestación de los servicios objeto de la presente licitación.
▪ Los días y el horario central de atención, y las guardias para atender consultas del GCABA y/o de los viajeros dentro o fuera del país.
▪ Deberá proveer una cuenta de Correo Electrónico de uso exclusivo para el GCABA en el cual recibirá los pedidos a los efectos de proceder a la cotización del servicio requerido, la que deberá cumplir el horario de atención de lunes a viernes 9 a 19 hs.
▪ Una forma de comunicación del GCABA a efectos de realizar confirmaciones, contrataciones y de proveer asesoramiento, informaciones y otros.
Asimismo debe dejar especificado el servicio xx xxxxxxx que brindará para atender requerimientos urgentes de emisión y/o atención derivada del servicio, las veinticuatro (24) horas del día los trescientos sesenta y cinco (365) días del año.
2.2 Principales puntos del proceso.
El procedimiento definido para el servicio objeto de licitación se resume de la siguiente manera:
1. Solicitud de Reserva de los diferentes servicios de viaje.
2. Opciones otorgadas al viajero por los Adjudicatarios.
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0. Elección del viajero de la opción preferida entre las ofrecidas por los distintos oferentes.
4. Reserva de la opción elegida.
8. Emisión de pasajes y otros documentos.
9. Envió de documentos al viajero.
10. Generación de la Orden de Compra.
11. Generación del Parte de Recepción Definitiva.
12. Generación de reportes con estadísticas del gasto.
13. Recepción y análisis de la información recibida.
14. Reporte final del organismo de control del gasto.
2.3 Sistema de reservas.
El sistema de reservas y autorización de todos los servicios a brindar debe integrarse con todas las partes y etapas del procedimiento definido en el punto anterior del presente Pliego de Especificaciones Técnicas. El oferente debe brindar información veraz, detallada, eficaz y suficiente de cómo llevará adelante la operatoria considerando el nivel del servicio que ha de brindar y el personal que afecte según el punto 2.1.
No obstante el oferente puede brindar toda la información que considere relevante y que haga a la esencia y a la eficiencia y eficacia de los servicios en cuestión como así también podrá describir otras formas de llevar adelante el proceso que hagan al procedimiento usual que venga llevando adelante para operaciones de similar envergadura.
2.4. Compulsa.
El procedimiento se realizara de acuerdo a lo establecido en la Guía de Uso y sus Anexos.
3. INFORMES / REPORTES
El GCABA, a través del organismo de control que designe, tendrá a su cargo el seguimiento y control de los servicios brindados y de los gastos en materia de viajes. Para ello, el adjudicatario deberá poner a disposición toda la información relevante a tal fin.
En este sentido deberá realizar la emisión de reportes a diferentes niveles, con la posibilidad de filtrar
entre todos los conceptos que se mencionan a continuación:
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▪ Por Usuarios / Organismo
▪ Por periodos, semanal/mensual/trimestral/semestral/anual
▪ Por tipo de servicios, pasajes, hospedaje, seguros, traslados, alquiler de autos, etc.
La Empresa o Agencia de Viajes deberá brindar información relativa al ahorro que su intermediación ha significado al GCABA, explicitando como preparará dicha información, cuáles fueron las causas de la menor erogación y mostrando la evolución de las operaciones en los últimos 6 meses.
Al inicio de la ejecución del contrato, el órgano de control definirá a las Empresas o Agencias de Viajes adjudicatarias los reportes necesarios para llevar adelante su función, como así también el formato y los datos. La Adjudicataria deberá designar un responsable de contacto a este fin.
Los reportes deberán ser remitidos a la Dirección General de Compras y Contrataciones de forma mensual.
4. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO, SISTEMA DE RESERVAS Y PREPARACION DE INFORMES / REPORTES.
Una vez adjudicado el presente Convenio Xxxxx, los adjudicatarios quedan obligados a aceptar todas las modificaciones que dicha autoridad determine en el procedimiento, sistema de reservas y preparación de reportes, dentro de las condiciones que se exigen en el presente pliego.
El Procedimiento detallado en la Guía de Uso Genérica – Lineamientos Generales para Convenios Marco con Compulsa, aprobada por Disposición N° 161/DGCYC/20, complementada por el Anexo III xxx Xxxxxx de Bases y Condiciones Particulares, será el único que se tomarán como válido y a los cuales deberán ajustarse estrictamente los adjudicatarios.
5. POLITICA DE VIAJES
5.1. Objetivo
La política de viajes del GCABA comprende la regulación y determinación de los gastos a erogar en tal concepto, la conformación de los servicios que integren al viaje en cada caso, en función del nivel del funcionario, y el procedimiento de autorización del gasto para una efectiva administración y control.
5.2. Alcance
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Las políticas en materia de viajes del GCABA serán de aplicación para todos los viajes que, con motivo de los deberes, obligaciones y responsabilidades inherentes a su función, sus funcionarios, asesores, comisionados, empleados, etc. cualquiera sea su cargo y función, deban efectuar.
5.3. Consideraciones generales
Los vuelos deberán realizarse por las aerolíneas con las cuales haya firmado Acuerdos. En caso de no haber disponibilidad en dichas aerolíneas, se podrá seleccionar otra aerolínea con un costo de pasaje similar.
5.3.1 Agencia de viaje
Todos los viajes y sus servicios complementarios, sin excepción, deberán ser organizados y realizados a través de la Empresa o Agencia de Viajes que resulte elegida por la Repartición entre las distintas opciones que ofrezcan los adjudicatarios, al momento de la solicitud correspondiente, los que deberá desempeñarse brindando siempre una atención de excelencia satisfaciendo las más altas exigencias xx xxxxxxx.
El que resulte elegido entonces coordinará la reserva y contratación de los siguientes servicios:
▪ Pasajes por diversos medios de transporte.
▪ Hospedaje.
▪ Traslados en el lugar de destino, desde el sitio de arribo hasta el lugar del alojamiento y viceversa.
▪ Alquiler de vehículos.
▪ Asistencia al viajero (en la medida que no tenga el funcionario la cobertura por otro medio).
▪ Seguros que sean necesarios.
▪ Otros servicios conexos.
Aquellos que resulten adjudicatarios deberá proponer siempre las mejores opciones de acuerdo con su pericia y experiencia en la actividad, y las que sean posibles de acuerdo con las pautas de la licitación pública, considerando las condiciones técnicas y económicas más convenientes para el GCABA.
5.3.2 Metodología.
La metodología a llevar adelante será conforme el procedimiento establecido en el presente Pliego de Especificaciones Técnicas.
5.3.3 Programa de viajero frecuente.
Los beneficios de programas de viajeros frecuentes no deben influenciar de ninguna manera en la
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selección de opción de viaje (compañía aérea).
5.3.4 Niveles de servicio por jerarquía.
Las opciones que la Adjudicataria le ofrezca al viajero conforme la solicitud de viajes, debe siempre contemplar el nivel de servicio según la jerarquía del viajero.
En la siguiente tabla se establecen dichos niveles de servicios por jerarquía:
Pasajes Aéreos | Alojamiento (*) | ||
Nivel de jerarquía | Cabotaje | Internacional | Habitación |
Jefe y Vicejefe de Gobierno | Business | Primera | Suite ejecutiva |
Ministros | Económica | Business | Suite Convencional |
Secretarios y Subsecretarios | Económica | Viaje de hasta 8 hs. Economy | Single o Doble Superior |
Viaje de más de 8 hs. Business | |||
Directores Generales | Económica | Viaje de hasta 12 hs. Economy | Single o Doble Estándar |
Viaje de más de 12 hs. Business | |||
Otros viajeros | Económica | Económica | Single o Doble Estándar |
En lo que respecta a los montos a cubrir en concepto de alojamiento será de aplicación lo establecido en el Decreto N° 491/18, reglamentado por el Anexo V (IF-2019-02049142-MEFGC) de la Resolución N° 97/MEFGC/2019, complementada por las Resoluciones N° 137/MEFGC/2.019 y N° 156/MHFGC/2.020, o las que en un futuro las reemplacen:
NIVEL JERARQUICO | ZONA 1 ($) Más de 50 km xx XXXX (Argentina) | ZONA 2 (U$S) Xxxxxxx xxx Xxx x Xxxxxxx Xxxxxxx | XXXX 0 (U$S) Xxxxxxx xxx Xxxxx | XXXX 0 (€) Europa, África, Oceanía y Asia |
JEFE Y VICE DE GOBIERNO | 9.200 | 410 | 500 | 500 |
MINISTROS Y | 6.000 | 000 | 000 | 290 |
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XXXXXXXX XX XX XXXXXX XXXXXXXX XX XXXXXX XXXXX “2020. AÑO XXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XX”
XXXXXXXXXXX XXX XXXX JEFE DE GOBIERNO | ||||
SECRETARIOS DE MINISTROS Y SUBSECRETARIOS | 6.000 | 235 | 280 | 280 |
DIRECTORES GENERALES | 5.300 | 230 | 270 | 260 |
DEMAS AGENTES | 4.800 | 200 | 240 | 230 |
5.3.5 Reserva.
La política de viajes aquí descripta es a efectos referenciales, pudiendo estar sujeta a cambios al momento de la firma del contrato y/o durante la ejecución del mismo entre el GCABA y las empresas Adjudicadas.
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G O B I E R N O DE LA C I U D A D DE B U E N O S A I R E S
"2020. Año del General Xxxxxx Xxxxxxxx"
Pliego Especificaciones Tecnicas
Número:
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Buenos Aires,
Jueves 27 xx Xxxxxx de 2020
Referencia: Pliego de Especificaciones Técnicas
Datos de la Obra
ID Obra Física: 623-1375-lpu18 Expediente deObra N° (Actuación): Expediente deObra N° (Año): Expediente deObra N° (Número): Expediente deObra N° (Repartición): Nombre de Obra :
Observaciones:
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Date: 2020.08.27 15:46:19 -03'00'
Xxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxx Analista
D.G.COMPRAS Y CONTRATACIONES MINISTERIO DE HACIENDA Y FINANZAS
Digitally signed by Comunicaciones Oficiales
DN: cn=Comunicaciones Oficiales Date: 2020.08.27 15:46:20 -03'00'