TABLA DE CONTENIDO

MANUAL DE CONTRATACIÓN EDICIÓN 2021

TABLA DE CONTENIDO

LIBRO I

MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE INSUMOS, BIENES O SERVICIOS PROPIOS DE LA OPERACIÓN Y FUNCIONAMJENTO DE LAS PLANTAS.

CAPÍTULO l. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1: OBJETO

ARTÍCULO 2: ALCANCE Y FUNDAMENTO JURÍDICO DE LA APLICACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN INTERNO.

ARTÍCULO 3: PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN.

CAPÍTULO II. CAPACIDAD PARA CONTRATAR - RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERES.

ARTÍCULO 4: DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR ARTÍCULO 5: DE LA ACTUACIÓN DE LA EMPRESA ARTÍCULO 6: REPRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

ARTÍCULO 7: RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR.

ARTÍCULO 8: CONFLICTOS DE INTERÉS

CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

ARTICULO 9: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ARTÍCULO 10: ESTUDIOS Y/O DOCUMENTOS PREVIOS

ARTÍCULO 11: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ARTÍCULO 12: PLIEGOS DE CONDICIONES EN INVITACIÓN PÚBLICA

ARTÍCULO 13: VALOR DEL CONTRATO ARTÍCULO 14: DE LA OFERTA O PROPUESTA ARTÍCULO 15: SANEAMIENTO DEL PROCESO

CAPÍTULO IV. COMPETENCIAS Y FACULTADES PARA LA CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 16. COMPETENCIA PARA EJECUTAR CONTRATO

CAPÍTULO V. MODALIDADES DE SELECCIÓN

ARTÍCULO 17: MODALIDADES DE SELECCIÓN ARTÍCULO 18: SELECCIÓN DIRECTA ARTÍCULO 19: INVITACIÓN PUBLICA

ARTÍCULO 20: CRONOGRAMA DE LA MODALIDAD DE INVITACIÓN PUBLICA ARTÍCULO 21: MODALIDAD SELECCIÓN ABIERTA

ARTÍCULO 22: CRONOGRAMA DE SELECCIÓN ABIERTA ARTÍCULO 23: EXPEDIENTES CONTRACTUALES ARTÍCULO 24: CERTIFICADO DE IDONEIDAD

ARTÍCULO 25: FORMALIDADES DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO ARTÍCULO 26: PUBLICIDAD

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 27: CRITERIOS DE EVALUACION

ARTÍCULO 28: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DE LOS CONTRATOS ARTÍCULO 29: MODIFICACIONES, ADICIONES, PRORROGAS Y SUSPENSIONES ARTICULO 30: PAGOS ANTICIPADOS Y ANTICIPOS

ARTÍCULO 31: SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA DEL CONTRATO ARTICULO 32: SANCIONES CONTRACTUALES

ARTICULO 33: PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

ARTICULO 35: LEY DE GARANTIAS

ARTICULO 36: EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS ARTICULO 37: REVISION DEL MANUAL

LIBRO II

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN APLICABLE A SERVICIOS QUE NO SON PROPIOS DEL FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN DE PLANTAS

ARTICULO 38: REGIMEN JURIDICO ARTICULO 39: VIGENCIA

LIBRO I

CAPITULO l. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO: El Manual de Contratación de FERTILIZANTES COLMBIANOS S.A. tiene por objeto señalar las reglas generales que deberán aplicar todos los servidores en los procesos de contratación de bienes y servicios que se adelanten o celebren con ocasión de la puesta en marcha de su objeto social, es decir, para la operación requerida, mientras se define y consolida la estructura con la que ha de desarrollar el objeto social establecido en la Ley.

EXCEPCIÓN: Este Manual no aplica en los siguientes casos:

1.1. Cuando se trate de Contratos Atípicos en la Contratación Estatal, derivados de situaciones especiales de la Actividad Comercial y Competencia en el Mercado Nacional e Internacional de FERTICOL S.A., tales como Contratos de Colaboración, Distribución y Venta de Productos, Agencia Comercial, Asociación o Participación, Alianzas Comerciales Estratégicas, Fiducias Mercantiles o de Administración, Contratos de Cuentas en Participación, Urgencias Manifiestas o Contratos Societarios de cualquier tipo, que tengan por objeto la realización de actividades correspondientes al objeto social de FERTICOL S.A. y que por la importancia y conveniencia de los mismos, deba realizarse dicha contratación

1.2. Cuando se trate de contratos que sean afines, similares o con espíritu desarrollado en los actos indicados en el numeral anterior.

1.3. Cuando se trate de Convenios de Colaboración, Convenios Académicos, Convenios Especiales de Cooperación Tecnológica y de los contratos a que se refiere el artículo 355 de la Constitución Política.

1.4. Cuando FERTICOL S.A. actúe como operador o mandatario o cualquier figura similar a éstas, en cuyo caso los procesos de estarán regulados por las reglas que se establezcan con ocasión del Contrato de Colaboración, operación o mandato respectivo.

1.5. Cuando se determine que adherirse a procesos de contratación en trámite o contratos vigentes emprendidos o celebrados por FERTICOL S.A. siendo operador o mandatario o figura similar sea la mejor opción para atender las respectivas necesidades de contratación de la Empresa.

1.6. Cuando FERTICOL S.A. actúe como contratista -proveedor o suministrador de un bien o de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero-, o

cuando para cumplir con sus obligaciones de contratista subcontrate el objeto del contrato.

ARTICULO 2. ALCANCE Y FUNDAMENTO JURÍDICO DE LA APLICACIÓN DEL

MANUAL DE CONTRATACIÓN: El manual de contratación se aplica para toda la contratación de bienes y servicios para su funcionamiento que realice FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., como Sociedad de Economía mixta, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio, independiente, descentralizada, vinculada al Departamento xx Xxxxxxxxx que tiene por objeto la producción y distribución de abonos nitrogenados en competencia con el sector nacional e internacional.

Los contratos que suscriba FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. para abastecerse de bienes y/o servicios para su debido funcionamiento se regirán por el derecho privado, fundamentado en la legislación civil, comercial y ambiental, la ley de comercio electrónico, salvo en las materias particularmente reguladas en el presente Manual. Sin perjuicio de lo anterior, por virtud de lo señalado en los artículos 13 y 16 de la Ley 1150 de 2007, en su actividad contractual, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A. (en Reestructuración) dará aplicación a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal a que se refieren los artículos 209 y 276 de la Constitución Política, respectivamente, así como al régimen de inhabilidades e incompatibilidades para la Contratación Estatal.

En virtud de lo anterior, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. desarrollará los contratos correspondientes a su objeto social con sujeción a las normas del derecho privado y en consecuencia los actos que expida la empresa para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se sujetarán al Derecho Privado

• En consecuencia, la empresa deberá regirse por las normas de derecho privado de acuerdo con lo estipulado en los artículos 13 de la Ley 1150 de 2007 que señala: "PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA EMPRESAS NO SOMETIDAS Al ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACION PUBLICA: “Las empresas estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán

sometidas al régimen de inhabilidades e Incompatibilidades previsto para la contratación estatal".

• Artículos 209 de la Constitución Política: Artículo 209 C.N.: "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y de desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley".

• Artículo 267 C.N.: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración de los particulares o empresas que manejen fondos o bienes de la Nación. Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Está podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia, se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado. La vigilancia de la gestión fiscal del estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier empresa territorial. la Contraloría es una empresa de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas a las inherentes a su propia organización…”

• ARTICULO 14 de la ley 1150 de 2007: "DEL REGIMEN CONTRACTUAL DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, LAS SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SUS FILIALES Y EMPRESAS CON PARTICIPACIÓN MAYORITARIA DEL ESTADO. las Empresas Industriales y Comerciales del Estado las sociedades de economía mixta en las que el estado tenga participación superior al cincuenta (50%), sus filiales y las Sociedades entre Empresas Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación Pública, con excepción de aquellas que se encuentran en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolísticos o mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarios aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Lo anterior sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e

incompatibilidades del Estatuto General de la Contratación, así como el Artículo 267 de la CP que rige la gestión fiscal.

•Igualmente, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. deberá regirse por las normas de derecho privado, de seguridad social, estarse a lo resuelto en el Código de Buen Gobierno Corporativo, en concordancia con las Políticas Empresariales en las que se integran los principios, valores y prácticas con base en los cuales la Empresa preserva la ética empresarial, administra sus asuntos, garantiza la transparencia de la gestión y divulga la información relativa que deba ser conocida por el público en general y define el marco de actuación para la Organización desde la Junta Directiva, empleados y trabajadores a su servicio.

•La contratación en FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., también se regirá por las normas especiales que expidan los órganos competentes, en todo aquello que les sean aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de la Empresa y su objeto social.

ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN: FERTICOL S.A.

como parte de sus políticas de buen gobierno corporativo, está comprometida con establecer relaciones de confianza con sus grupos de interés, para lo cual utilizará prácticas de divulgación de información oportuna y veraz sobre sus procesos de contratación y aplicará a estos procesos reglas claras y procedimientos objetivos que garanticen tanto la calidad en la provisión de bienes y servicios para cumplir con su objeto social, como el respeto por la equidad en las oportunidades de participación de sus proveedores y el correcto y bien intencionado análisis de las condiciones técnicas, comerciales y de valor agregado y, en general, la vigencia de la ética y la responsabilidad social en su contratación.

Así mismo los procesos de selección que con fundamento en este Manual se tramiten, se tienen que dirigir a la selección de un contratista o colaborador idóneo y a la escogencia del ofrecimiento más favorable, de manera que mediante la ejecución exitosa del contrato se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que incumben a FERTICOL S.A.

De conformidad con lo anteriormente expuesto y lo previsto en la Normatividad Constitucional y legal enunciada, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., en materia de contratación se sujetará a lo siguiente:

a. Deberá adelantar procesos eficaces y eficientes que cumplan con los principios de la función administrativa y los principios establecidos en el Estatuto General de contratación de la Administración Pública.

b. Podrá celebrar todo tipo de contratos nominados e innominados, típicos o atípicos; rigiéndose por las normas de los negocios comerciales, nacionales e internacionales, de seguridad social, de derecho privado, acogiendo los principios de la función administrativa establecidos en los artículos 209 de la Constitución política, todos atinentes a la igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, equidad, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales, así:

• Principio de Igualdad. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS X.X. xxxx a los contratistas igual tratamiento cuando se encuentren en las mismas condiciones de hecho y de derecho, sin establecer preferencias o favores frente a alguno o algunos de ellos.

• Principio de Moralidad. - Los servidores de FERTILIZANTES COLOMBIANOS

S.A. que en forma directa o indirecta tengan actividades frente a la celebración y ejecución de contratos o aceptaciones de oferta, deberán ajustar sus actuaciones a la ética propia del ejercicio de la función pública.

• Principio de Eficacia. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., determinará con claridad el objeto y necesidad de las aceptaciones de oferta y de celebración de contratos, estableciendo en su actividad los enfoques de excelencia en la prestación de los servicios, de calidad en los bienes que adquiera, así como el establecimiento de indicadores y el control de los resultados.

• Principio de Equidad. - Este principio debe inspirar y gobernar los procesos contractuales de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., por ello cuando no exista norma especial para el caso se aplicará la norma general o abstracta con el fin de dar aplicación al principio de justicia.

• Principio de Economía. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., aprovechará y optimizará su recurso humano, técnico, financiero y económico en el cumplimiento de su objeto social.

• Principio de Celeridad. - En la celebración de aceptaciones de ofertas y contratos, se adelantarán los trámites y procesos dentro de los términos establecidos en el presente manual y atendiendo las instrucciones en él definidas.

• Principio de Imparcialidad. - Los servidores públicos de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. deberán tener en cuenta el fin que se persiga, valorando

los intereses contractuales sin que influya en la actividad contractual ningún tipo de discriminación, debiendo en virtud de la imparcialidad, respetar el derecho de igualdad, eliminando desviaciones ocasionadas por intereses de personas o grupos económicos o políticos, y sus decisiones deberán estar fundadas en normas superiores y en los principios y reglas establecidos en este manual.

• Principio de Publicidad. - La reserva sólo aplicará para aquella información protegida por la ley y las fuerzas militares.

c. Como principios especiales para la contratación de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. regirán los siguientes:

• Principio de la Buena Fe. - Las partes procederán de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos y aceptaciones de oferta obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos, según la ley, la costumbre y la equidad.

• Principio de la Responsabilidad. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá respetar y acatar las normas superiores, especiales y los principios y procedimientos establecidos en el manual.

Las personas responsables de la contratación y los supervisores en virtud de este principio vigilarán y responderán por la correcta celebración, trámite, ejecución y liquidación de los contratos y aceptaciones de ofertas.

• Principio de la Autonomía de la Voluntad. - La actividad contractual está regida por la autonomía de la voluntad de las partes con las limitaciones impuestas por constitución, la Ley, la moral, las buenas costumbres y este manual.

• Principio de la Diligencia y Cuidado. - Los servidores de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. en su actividad contractual deberán tener la diligencia y cuidado que implican ausencia de culpa en los términos del artículo 63 del Código Civil. "ARTICULO 63. CULPA Y DOLO. La ley distingue tres especies de culpa o descuido. Culpa grave, negligencia grave, culpa lata, es la que consiste en no manejar los negocios ajenos con aquel cuidado que aun las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear sus negocios propios. Esta culpa en materias civiles equivale al dolo. Culpa leve, descuido leve, descuido ligero, es la falta de aquella diligencia y cuidado que los hombres emplean ordinariamente en sus negocios propios. Culpa o descuido, sin otra calificación, significa culpa o descuido leve. Esta especie de culpa se opone a la diligencia o cuidado ordinario o

mediano. EI que debe administrar un negocio como un buen padre de familia, es responsable de esta especie de culpa. Culpa o descuido levísimo es fa falta de aquella esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes. Esta especie de culpa se opone a la suma diligencia o cuidado. El dolo consiste en la intención positiva de inferir injuria a la persona o propiedad de otro…”.

• Principio de la Transparencia. - El proceso de contratación en FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., se efectuará con base en criterios definidos de selección objetiva y reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades entre los invitados a contratar cuando fuere este procedimiento.

• Principio de la Responsabilidad Administrativa. - Los servidores de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A. están obligados a vigilar la correcta ejecución de los contratos y aceptaciones de oferta, y a proteger los derechos e intereses de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A., respondiendo por sus actuaciones, omisiones y por el incumplimiento de los deberes legales y contractuales. Los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para los cual se establecerán las etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones en consideración a lo preceptuado en las disposiciones legales aplicables.

• Principio de la Confidencialidad. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá mantener la confidencialidad sobre la información relativa a los secretos técnicos o comerciales, debiendo aplicar este principio, además, para la clasificación y selección de los contratistas pudiendo en el proceso contractual imponer requisitos destinados a proteger el carácter confidencial de los informes que comunica y recibe, de conformidad con las normas existentes en la materia y la costumbre mercantil.

• Principio de la Libre Competencia. - FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá asumir en su contratación los mecanismos que garanticen la ejecución de conductas que impliquen actos de competencia desleal, de conformidad con las reglas y normas vigentes. En las contrataciones que lo ameriten FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá garantizar la posibilidad de la libre competencia entre los eventuales oferentes y no incluirá en sus invitaciones restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente limiten la participación. En este sentido FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., en desarrollo adicional al Principio de Igualdad, dará a los contratistas igual tratamiento cuando se

encuentren en las mismas condiciones de hecho y de derecho, sin establecer preferencias o favores frente a alguno o algunos de ellos.

d. FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá aplicar los principios de gestión fiscal y control interno establecidos en los artículos 267 y 269 de la Constitución Política, respectivamente.

"... Artículo 269 C.N.: En las empresas públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas…".

e. Así mismo, deberá cumplir con las obligaciones de reporte de información a los organismos de control, Sistema Electrónico de Contratación Pública, y con las demás obligaciones es que surjan de su actividad, teniendo en cuenta el Régimen de excepción aplicable a su actividad contractual.

f. FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. deberá dar cumplimiento a todas las disposiciones que regulan el tema de la prevención xxx xxxxxx de activos, control de actividades ilícitas por parte de sus contratistas, distribuidores y oferentes.

CAPÍTULO II, CAPACIDAD PARA CQNTRATAR – RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERES

ARTÍCULO 4. DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR: La contratación de la sociedad será adelantada única y exclusivamente por las personas autorizadas previamente por la Gerencia, aplicando los límites establecidos en las respectivas autorizaciones. Para efectos del presente Manual se entenderá que la persona con capacidad para contratar corresponde al funcionario Autorizado.

En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007, en los procesos de contratación que adelante FERTICOL S.A. se aplicará el régimen de inhabilidades y conflictos de interés, previsto en el Decreto Ley 128 de 1976, el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, los artículos 79, 89 y 102 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que modifiquen o adicionen la materia.

FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., podrá contratar con las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, de derecho público o privado consideradas legalmente capaces para contratar con las empresas estatales colombianas, de conformidad con las disposiciones vigentes.

Así mismo, podrá contratar con consorcios y/o uniones temporales y cualquier otra forma de asociación. Los contratos que se celebren con personas jurídicas extranjeras de derecho público y organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, podrán someterse a los reglamentos de tales empresas en todo lo relacionado con procedimientos de formación del contrato y adjudicación y las cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes. Para adelantar procesos de contratación y para la suscripción de cualquiera de las modalidades de contratación, cuando el proponente o contratista de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., fuere persona jurídica extranjera, deberá acreditar su existencia y representación legal como lo suscriben las normas que regulan la materia. Las personas jurídicas nacionales deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado expedido por la autoridad competente.

ARTÍCULO 5. DE LA ACTUACIÓN DE LA EMPRESA: FERTILIZANTES

COLOMBIANOS S.A., podrá actuar como Contratante o como Contratista.

ARTÍCULO 6. REPRESENTACIÓN DE LA EMPRESA: La representación de la empresa para celebrar cualquier clase de negocio jurídico estará a cargo de su Gerente o de aquellos funcionarios a quienes éste delegue.

ARTÍCULO 7. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA

CONTRATAR: FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá aplicar el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y las leyes para el régimen de contratación estatal, contenido en el Decreto 128 de 1974, Artículo 8 de la ley 80 de 1993, ley 1474 de 2011 y demás normas que posteriormente lo adicionen o modifiquen, en consecuencia: Están inhabilitados para participar en aceptaciones de oferta y celebrar contratos con FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A.

1. las personas que se encuentren inhabilitadas para contratar según la constitución y las leyes.

2. Quienes participaron en ofertas o celebraron contratos estando inhabilitados para ellos en los términos legales.

3. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad en un contrato estatal dentro de los términos previstos en la ley.

4. Quienes por sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución dentro de los términos previstos legalmente.

5. Quienes dentro de los términos legales sin junta causa se abstengan de suscribir un contrato estatal adjudicado o un contrato acordado con FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A.

6. Los servidores públicos.

7. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado oferta para una misma selección.

8. las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tengan parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado para una misma selección.

9. los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado dentro del plazo establecido por la ley la caducidad de un contrato administrativo, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

10. las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.

11. Quienes fueron miembros de la Junta Directiva o servidores públicos de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo o asesor y se extiende por el término de un año, contado a partir de la fecha de retiro.

12. las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo o asesor o con los miembros de la Junta Directiva, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A.

13. El cónyuge, compañero o compañera permanente de las personas vinculadas a FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. en los niveles directivo y asesor o de un miembro de la Junta Directiva, o de quien ejerza funciones de control interno.

En los procesos de contratación adelantados por FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., se deberán tener en cuenta además de las anteriormente señaladas, las siguientes incompatibilidades:

• Los contratistas que actúen simultáneamente como representantes, técnicos o asesores de más de una empresa que desarrolle idénticas actividades y en un mismo tema, sin expreso consentimiento y autorización de las mismas para tal actuación.

• Los contratistas que en ejercicio de sus actividades públicas o privadas hubiesen intervenido en determinado asunto, no podrán luego actuar o asesorar directa o indirectamente a la parte contraria en la misma cuestión.

• Los contratistas que deban intervenir como peritos o actuar en cuestiones que comprendan las inhabilidades e Incompatibilidades generales xx Xxx.

ARTÍCULO 8. CONFLICTO DE INTERESES: Además de las inhabilidades e incompatibilidades, los servidores de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. deberán aplicar las reglas sobre conflicto de intereses a que se refieren las normas constitucionales y legales y en especial las consagradas en el Código de Comercio y en el Código Disciplinario único, conforme al artículo 18 de los Estatutos de la Empresa. Igualmente se incorporarán a este manual de contratación aquellas inhabilidades, incompatibilidades y situaciones de conflicto de interés que se incluyan en el Código de Ética y de buen gobierno que expida la empresa.

CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

ARTÍCULO 9. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: La contratación de

FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A. deberá orientarse con criterio corporativo y obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente utilización de los recursos. Para el cumplimiento de los objetivos de la contratación, ésta deber ser el resultado de un análisis que determine su necesidad, oportunidad y conveniencia; además, se deberán reportar las medidas requeridas para la debida ejecución de los procedimientos, para evitar paralización, y para la obtención de los fines propuestos. Las necesidades de bienes y servicios se plasmarán en planes de compras de referencia que se elaborarán anualmente.

Para ello un mes antes de iniciar cada vigencia fiscal, se deberá precisar por dependencia los proyectos a ejecutar, el objetivo de cada proyecto, las metas, el indicador de medición, las acciones principales, la fecha de iniciación y finalización de cada proyecto, la fuente de financiación y el presupuesto asignado, si se requiere, lo mismo se incluirán las metas operativas institucionales e individuales.

El plan Anual de Adquisiciones se dividirá en:

a) Plan Anual de Contratación de Bienes y Servicios: Describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales y para el buen funcionamiento de la empresa durante una vigencia fiscal. Igualmente incluye la Contratación de servicios con personas naturales y/o jurídicas para apoyo a la gestión de la Empresa, los que sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.

b) Adquisición de bienes y servicios con cargo al presupuesto de Inversión: Con cargo a los recursos del presupuesto de inversión se podrán adquirir bienes y servicios que estén contemplados en el Plan Anual de Contratación de Bienes y Servicios y en los montos preestablecidos en el presupuesto de la empresa, según el esquema de programación previamente diligenciado ante la Gerencia General.

ARTÍCULO 10. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Toda contratación que se adelante en FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., deberá contar con la siguiente información:

a) Justificación de la Necesidad que se presenta: Es la definición concreta y precisa de la necesidad que la empresa pretende resolver con la contratación, así como los beneficios y resultados que se esperan obtener. Esta justificación en todo caso deberá responder a la planeación que se haya hecho dentro de las instancias creadas por la dirección de la empresa y deberá estar suscrita por el Director correspondiente y soportada en el requerimiento del Jefe de Área.

b) Objeto. El objeto es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la Empresa, para satisfacer la necesidad que se le presenta. Se debe definir un objeto con características técnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se satisface las necesidades de la Empresa. El objeto debe ser lícito, física y jurídicamente posible y definirse las normas técnicas de referencia del mismo si hay lugar a ello.

c) Análisis técnico y económico del contrato, es decir, la forma como se va a satisfacer la necesidad, características adicionales que se requieran, las obligaciones de las partes y demás requerimientos que se necesiten, la forma como se determinó el valor del mismo. Las obligaciones son las obligaciones contractuales precisas que debe cumplir el contratista y los productos que debe entregar a la empresa. Para determinarlas puede usarse verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.

d) Los criterios que se tendrán en cuenta para la selección del contratista y los factores de selección, cuando se trate de selección pública.

e) Tipificación, Estimación y Asignación de riesgos implícitos con el respectivo contrato.

f) Clase de contrato y los elementos esenciales del mismo y todos los elementos que sirvan para determinar con claridad el alcance, características y contenido del mismo, tales como valor estimado, objeto, plazo, condición, forma de pago, lugar de ejecución, etc.

g) Igualmente deberá indicarse el servidor encargado de la supervisión del contrato o de la interventoría según corresponda.

h) Imputación presupuestal del contrato certificada por el área de presupuesto contenida en el C.D.P.

i) Se debe definir la exigencia y constitución de garantías bien sean bancarias, pólizas de seguros o cualquier otro mecanismo previsto como admisible en las normas que regulan la materia en la contratación estatal y que ampare el cumplimiento de las obliga21ones, teniendo en cuenta la cuantía del contrato, la naturaleza del mismo y la forma cómo se cumplen las obligaciones. Podrá prescindirse de la exigencia de garantías cuando la Empresa así lo determine, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato, la duración y la forma de pago, circunstancia de la cual se deberá dejar constancia y sin que éste hecho sea fuente de discriminación, o contrario al principio de igualdad o de responsabilidad administrativa atrás señalados.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los estudios podrán ajustarse o modificarse por la empresa con posterioridad a la apertura del proceso de selección siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando se trate de selecciones directas a realizarse a través de órdenes de compra o de servicios, los estudios previos podrán ser simplificados.

ARTÍCULO 11. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL-CDP:

Teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa, toda contratación deberá adelantarse acatando lo dispuesto en el Decreto 115 de 1996 para ello previo al inicio de la relación contractual deberá siempre contarse con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuesta, el cual deberá proyectarse para firma del Gerente de la Empresa o su delegado.

Este certificado deberá ser solicitado con base en los estudios xx xxxxxxx y demás documentos previos que se hayan tomado en consideración para determinar el valor de la futura contratación y debe Incluir todos los costos del bien o servicio a adquirir.

ARTÍCULO 12. PLIEGOS DE CONDICIONES: De conformidad con las delegaciones que se efectúen, será responsabilidad del Director del área beneficiaria o usuaria del bien o servicio, la elaboración y/o contenido de los Estudios Previos, así como la elaboración conjunta de los Pre Pliegos de Condiciones con la Oficina de Contratación, los cuales deben contener los requerimientos jurídicos, técnicos, funcionales, financieros, operacionales, administrativos y económicos, que se aplicaran dependiendo del proceso de que se trate, los cuales servirán de base al futuro proponente.

Los pliegos de condiciones deberán contener las reglas que se constituirán en la ley particular de la contratación y, por lo tanto, deberán ser claros, precisos y coherentes, respetando el principio de selección objetiva, a fin de obtener ofertas que conduzcan a la suscripción y ejecución de un contrato en las mejores condiciones posibles para la Empresa e indicarán además las penalidades aplicables en cada caso y el procedimiento en caso de empate, siempre serán obligatorios en los procesos que se realicen por la modalidad de selección pública.

En los pliegos de condiciones se incluirá el modelo de minuta, la cual deberá contener la totalidad de aspectos que FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., aspire a regular en el contrato a suscribir con el adjudicatario del proceso de selección. Con todo, tendrá la facultad de convenir, con el oferente seleccionado, ajustes a las minutas de los contratos en aspectos puntuales que no afecten las condiciones que fueron objeto de comparación durante el proceso de selección siempre y cuando de manera alguna puedan considerarse como una forma de desconocimiento del derecho a la igualdad de los proponentes.

ARTÍCULO 13. VALOR DEL CONTRATO: Para determinar el valor del contrato se deberá acudir al estudio de precios xxx xxxxxxx, el cual podrá obtenerse a partir de ofertas o cotizaciones ó a través del análisis histórico de precios.

Para efectos de establecer el precio de un bien o servicio se deberá tener en cuenta los valores de fletes, seguros, impuestos, condiciones de pago, volúmenes y demás gastos señalados por el proponente en su propuesta.

Durante el termino de ejecución del contrato no se reconocerán valores adicionales al contratista, diferentes a los pactados en el contrato, salvo la ocurrencia de circunstancias claramente demostradas que alteren el equilibrio económico del mismo.

ARTÍCULO 14. DE LA OFERTA O PROPUESTA: En todos los procesos de selección primará lo sustancial sobre lo formal, garantizando siempre condiciones de igualdad para los proponentes u oferentes.

En consecuencia, solo podrá rechazarse una propuesta u oferta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que permitan verificar las condiciones del proponente u oferente, o soporten el contenido de la oferta o propuesta cuando ellos sean requisito indispensable para evaluar la oferta o conocer de quién proviene.

El ofrecimiento más favorable a FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A., se determinará de conformidad con el análisis financiero y técnico que efectúe el área usuaria o beneficiaria en conjunto con el área administrativa, teniendo en cuenta aspectos cualitativos y cuantitativos del bien o servicio a contratar los cuales serán de conocimiento previo y público y estarán a disposición de la comunidad por los medios que se establezca. En todo caso se dejará constancia escrita de los criterios tenidos en cuenta para la selección respectiva.

ARTÍCULO 15. SANEAMIENTO DEL PROCESO: Si durante el proceso de contratación se encuentra que se pretermitió alguno de los requisitos establecidos en este Manual o se encuentran irregularidades que no constituyan causales de nulidad, el funcionario autorizado deberá ordenar su cumplimiento o corrección si fuere procedente. Efectuada la enmienda, el trámite continuará en el estado en que se encontraba. De dicho ajuste o enmienda se dejará constancia escrita debidamente sustentada y firmada por el responsable de dicho trámite.

CAPITULO IV. COMPETENCIAS Y FACULTADES PARA LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO 16. COMPETENCIA PARA CELEBRAR CONTRATOS: Conforme a lo

establecido en el artículo sexto del presente manual, el Gerente de FERTILIZANTES

COLOMBIANOS S.A., es la autoridad competente para celebrar actos y contratos o aquellos funcionarios a quienes éste delegue. El Gerente podrá delegar la competencia en uno de los funcionarios del nivel Directivo de la Empresa en materia contractual, en cualquiera de las etapas del proceso, ya sea precontractual, contractual o post·contractual, pudiéndola reasumir en cualquier momento. El acto mediante el cual se adopte la respectiva decisión de delegación Indicará los términos, condiciones y demás características de la misma. De todas maneras, en ningún caso el delegante quedará exonerado, por virtud de la delegación, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

CAPITULO V. MODALIDADES DE SELECCIÓN

ARTÍCULO 17. MODALIDADES DE SELECCIÓN: De acuerdo con las normas establecidas en el presente manual, y dependiendo de la naturaleza del objeto a contratar o la cuantía, la escogencia del contratista se efectuará mediante las siguientes formas:

a. Selección Directa: Es el proceso mediante el cual se contrata de manera directa a una persona en particular, atendiendo a los Precios xx Xxxxxxx y con sujeción a una negociación integral, esto es, una negociación que involucre los diferentes aspectos de la contratación y no solo el económico, en tanto se asegure la satisfacción de la necesidad en las condiciones requeridas por FERTICOL.

b. Selección cerrada: Es el proceso en que pueden presentar ofertas personas previamente determinadas, aplicando criterios de inteligencia xx xxxxxxx, y se selecciona entre ellas con base en factores objetivos, definidos previamente por FERTICOL S.A.

c. Selección Abierta en invitación Pública: Es el proceso en que puede presentar oferta cualquier persona que cumpla con las condiciones de la respectiva solicitud, y se selecciona entre ella con base en factores objetivos, definidos previamente por FERTICOL S.A.

PARÁGRAFO: Teniendo en cuenta la misión de FERTICOL S.A. los Contratos de Distribución de Abonos y demás productos que hagan parte del portafolio comercial, no se regirán por el presente Manual, pero en todo caso la empresa estará obligada a verificar que el tercero con quien se tiene relación comercial no este inhabilitado o incurso en el régimen de prohibiciones o incompatibilidades que señala la Ley 80 de 1993 y Ley 1474 de 2011, así mismo que no figure en bases de datos de personas buscadas por Lavado de Activos o por financiar grupos terroristas o relacionadas con actividades al margen de la Ley.

ARTÍCULO 18. SELECCIÓN DIRECTA: Esta modalidad se aplicará para contratar directamente un bien o servicio teniendo en cuenta los precios xx xxxxxxx y/o las necesidades de la empresa en mantener la operación o funcionamiento de la misma y/o cuando la necesidad tenga características apremiantes o de suma urgencia dada las condiciones de las plantas o del funcionamiento de la empresa.

Para la selección de los oferentes se podrá acudir a las diferentes fuentes de información como Registro de Proponentes, Catálogos de Proveedores, precalificación de proponentes y a cualquier otra existente en el mercado.

Esta modalidad contempla las siguientes causales:

A. Cuando se presente una situación calificada como Urgencia, Emergencia o Apremio por el funcionario que esté autorizado para evaluar y diagnosticar la situación del riesgo. Las causas de dicha situación se deberán consignar en un informe que soportará los actos administrativos a que haya lugar para conjurar la crisis de urgencia o emergencia.

En estos casos, si la naturaleza de la situación de emergencia no permitiere la suscripción de un documento que contenga el contrato, se prescindirá del mismo, pero se deberá emitir por escrito la autorización al contratista para acometer las obras, servicios o actividades que se requieran. Si antes de iniciar la ejecución de la actividad de que se trate no se lograre acuerdo sobre la contraprestación económica, la misma se podrá acordar con posterioridad; si aun entonces no se lograre el acuerdo, dicha contraprestación se determinará por un perito designado por las partes, de común acuerdo, del listado disponible en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, teniendo en cuenta el tipo de bien y/o servicio cuya contraprestación se debe valorar, y en caso de que el acuerdo para la designación xxx xxxxxx no fuere posible, éste será designado por la Cámara de Comercio.

PARÁGRAFO: La Gerencia General está autorizada para contratar por Urgencia declarada por una cuantía hasta Dos mil (2000) salarios mínimos legales mensuale. s

vigentes. En caso de presentarse una situación de Urgencia por un valor mayor, se

deberá solicitar autorización a la Junta Directiva de FERTICOL S.A., Una vez superada la situación de emergencia y realizada la contratación para su conjuro la documentación contractual deberá ser enviada a la Contra lo ría Departamental para su control posterior.

B. Para la venta de bienes muebles (excedentes, materiales y elementos de residuos y que no están siendo utilizados por la empresa) cuya cuantía no supere los (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

1. Solicitud del interesado dirigido a la Gerencia General.

2. Verificación descripción y estado del bien objeto de venta, con avalúo suscrito por parte del departamento de materiales.

3. Aprobación de la venta con cantidad valor y condiciones al interesado.

4. El comprador deberá presentar original de la consignación efectuada junto a la copia de la cédula de ciudadanía y el RUT, si se amerita.

5. Para la entrega del bien o bienes vendidos, se levantará un acta de entrega y recibido de los mismos, que deberá estar acompañada del pase de salida de la Empresa. Los anteriores documentos serán, diligenciados por la persona designada por parte de la Gerencia General.

C. Compras a fabricantes, distribuidores o representantes exclusivos de materiales, equipos, repuestos o insumos que requieran de marcas determinadas o proveedores determinados o exclusivos.

D. Para la contratación de compras, suministros o servicios en cuantía de hasta Mil Setecientos (1700) salarios mínimos mensuales.

E. Adquisición de insumos estratégicos indispensables para la operación de plantas y demás instalaciones industriales.

F. De los contratos en relación con derivados y/o productos necesarios para la elaboración, comercialización o distribución de abonos y otros que produzca la empresa, así como de campañas de mercadeo asociadas a éstos; fletamento y arrendamiento de transporte;

G. Aquellos necesarios para apoyar la participación de FERTICOL S.A., en procesos de selección, o en contrataciones, adelantadas por terceros.

H. Para la prueba o ensayo de bienes y servicios, con el fin de evaluar la introducción de nuevas tecnologías, posibles cambios de las mismas o en busca de mejores alternativas.

I. Una vez sea declarado desierto un proceso de selección bajo la modalidad de Invitación Pública.

PARÁGRAFO: Se deberá elaborar un estudio xx xxxxxxx y soportar por escrito la modalidad de selección.

ARTÍCULO 19. SELECCIÓN CERRADA: Este es el procedimiento de selección mediante el cual participan exclusivamente los contratistas, proveedores u oferentes que previamente figuren inscritos en el Banco de Oferentes de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., y sean convocados a ofertar un bien o servicio. Esta modalidad se utilizará para la contratación de bienes y servicios cuya cuantía exceda los Mil Setecientos (1.700) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes y hasta Dos Mil Quinientos (2.500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.

En este caso la solicitud deberá presentarse con el visto bueno del Director del Área interesada y venir acompañada de las especificaciones técnicas y estudios previos para ser entregada a la Gerencia, en donde se evaluará y se determinará si el Comité de Contratación debe emitir su concepto no vinculante.

Una vez aprobada por la Gerencia, se deberá tramitar el certificado de Disponibilidad Presupuestal previo para Iniciar el proceso de selección.

Igualmente, esta modalidad se aplicará sin sujeción a la cuantía en los casos cuyo objeto implique aspectos de confidencialidad y confianza para nuevos productos y/o adquisiciones de tecnologías o equipos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y/o jurídicas, que por su experiencia y trayectoria conocen las plantas de FERTICOL S.A.

Así mismo cuando se trate de adquisiciones de equipos importados, necesarios para mejorar la operación de las plantas. Estos contratos deberán ser ordenados y autorizados por la Gerencia. El Director del área involucrada elaborará junto con la Oficina de Contratación los estudios previos necesarios para Iniciar el proceso, una vez se haya obtenido el certificado de disponibilidad presupuestal, para lo cual contratarán con el apoyo jurídico necesario.

ARTÍCULO 20. CRONOGRAMA DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN CERRADA

1) La empresa envía tres (03) invitaciones privadas a oferentes inscritos en el Banco de Oferentes relacionados con. el objeto a contratar, por medio correo directo, fax o correo electrónico, a la cual se le anexarán los Estudios Previos, los cuales deberán contener en forma clara y precisa la necesidad que se pretende satisfacer, la descripción técnica del bien o servicio a satisfacer, las reglas de participación de los oferentes la forma de evaluación de los mismos, el valor de la futura contratación, el plazo, las obligaciones, la forma de pago, las garantías que deberán constituirse, la estimación y tipificación de riesgos, la forma de entrega de las ofertas y las condiciones mínimas de participación, así como los criterios de selección.

2) Los invitados deberán presentar su propuesta y oferta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la invitación.

3) Los oferentes podrán solicitar aclaraciones y la empresa dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud emitirá una respuesta.

4) Si como resultado de las aclaraciones surge una modificación a los Estudios Previos, se podrá ampliar el plazo de entrega de las propuestas, lo cual deberá ser informado a los oferentes invitados. La ampliación del plazo no podrá duplicar el plazo inicialmente otorgado.

5) Las ofertas deberán ser entregadas por escrito, en idioma español, en sobre cerrado mediante correo físico en el sitio, fecha y hora señalado en la selección.

En la fecha y hora del cierre, la Empresa levantará un acta en la cual dejará constancia de los oferentes que presentaron ofertas y su hora de llegada.

6) Durante los dos (02) días siguientes al cierre, la Empresa evaluará las ofertas presentadas. Xxxxx informe será enviado a los oferentes vía correo electrónico a fin que presenten observaciones al mismo. El plazo para presentar observaciones es de un (01) día hábil contado a partir del recibo del mencionado informe. Estas observaciones deberán entregarse por escrito en la oficina de coordinación de contratación.

7) Dentro de los dos (02) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones al informe de evaluación se enviará a los oferentes la evaluación final y la respuesta a las observaciones presentadas. El resultado final y las respuestas serán enviados a los oferentes vía correo electrónico.

8) Posterior a ello, el informe de evaluación será puesto a disposición del ordenador del gasto, quien procederá a la adjudicación del proceso de selección.

PARÁGRAFO: FERTICOL S.A. podrá adelantar el procedimiento de Selección Cerrada sustentado con participación exclusiva de Mipymes departamentales, regionales y/o locales, cuyo domicilio principal corresponda al lugar de ejecución del contrato, siempre que se garantice la satisfacción de las condiciones técnicas y económicas requeridas en la contratación.

ARTICULO 21: INVITACIÓN PÚBLICA: Es el proceso de selección en donde podrán participar todo Interesado que cumpla con los requisitos solicitados en los pliegos de condiciones y que no estén incursos en inhabilidades e incompatibilidades previstas en el presente Manual o en la ley. Esta modalidad de selección se aplica para la contratación de bienes y servicios a cuya cuantía supera los dos mil quinientos (2.500) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. Igualmente aplica para la venta de bienes muebles de la Empresa FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., cuando su avaluó supere los cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes y se adjudicará al mejor postor. El avalúo comercial siempre lo tramitará la Gerencia previo al proceso de enajenación, que emitirá un reporte por escrito, siendo éste el precio base de la venta.

PARÁGRAFO PRIMERO: Esta modalidad de selección podrá aplicarse cuando la Gerencia General así lo decida, aun cuando sea aplicable otra modalidad de selección.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los pliegos de condiciones deberán contener como mínimo:

a) Objeto a contratar

b) Alcance del objeto

c) Especificaciones técnicas

d) Programa de Trabajo

e) Presupuesto Oficial

f) Obligaciones de las partes

g) Tipo de contrato

h) Plazo y vigencia del contrato

i) Valor y Forma de pago

j) Sujeción Presupuestal

k) Asignación y distribución de riesgos.

l) Garantías a otorgar por el contratista.

m) Documentos que se deben anexar a la propuesta

n) Condiciones y Requisitos de participación de los oferentes

o) Criterios de evaluación

p) Forma de presentación de la oferta

q) Inhabilidades

r) Xxxxxxxx para declarar desierto el proceso

s) Causales de Rechazo

t) Cronograma del proceso

u) Descripción de la existencia de interventoría y/o supervisión.

v) Requisitos para el perfeccionamiento del contrato

w) Sanciones en caso de incumplimiento.

x) Procedimiento para la liquidación del contrato.

y) Mecanismo de solución de controversias contractuales.

z) Minuta del Contrato

ARTÍCULO 22.- CRONOGRAMA DE LA MODALIDAD DE INVITACIÓN PUBLICA.

1) La selección a participar, se hará en la página web de la Empresa, por el término de tres (03) días hábiles, contados a partir de la publicación del proyecto de pliegos de condiciones de la contratación, lo cual se hará constar en la cronología del proceso.

2) Las solicitudes de aclaraciones y/ o modificaciones del pre pliego deberá realizarse dentro de los tres (03) días hábiles siguientes al término de vencimiento de la publicación del pre pliego. Estas solicitudes deberán realizarse por escrito y radicadas en la Oficina de Contratación de la Empresa.

3) Dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la presentación de las aclaraciones la Empresa se pronunciará al respecto de ellas y en caso tal que las acoja procederá a incluirlas en pliego de condiciones definitivo.

4) Si la empresa decide adelantar el proceso de contratación, deberá publicar el pliego definitivo por el término de cinco (5) días.

5) Los oferentes podrán presentar sus ofertas dentro del término de cinco (5) días hábiles, de conformidad con lo señalado en la cronología del proceso, término al cabo de los cuales se cierra el proceso.

6) Durante los tres (03) días siguientes al cierre, La Empresa evaluará las ofertas presentadas. Xxxxx informe será enviado a los oferentes vía correo electrónico a fin que presenten observaciones al mismo y publicado en la página web de la empresa.

7) El plazo para presentar observaciones es de un (01) día hábil contado a partir del día siguiente de la publicación del mencionado informe. Estas Observaciones deberán entregarse por escrito en la oficina de coordinación de contratación.

8) La empresa dentro de los dos (02) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones al informe final de evaluación, enviará a los oferentes la evaluación final y la respuesta a las observaciones presentadas. El resultado final y las respuestas serán enviados a los oferentes vía correo electrónico y publicados en la página web de la Empresa.

9) En firme el informe de evaluación, se dará traslado al Gerente para que adjudique el proceso al proponente ganador.

PARÁGRAFO PRIMERO. - Los documentos que no sean imprescindibles para la comparación de las propuestas y que han sido solicitados en el pliego de condiciones, podrán recibirse hasta el vencimiento del plazo de publicación de los resultados de la evaluación y no será motivo para rechazar o descartar la propuesta.

PARÁGRAFO SEGUNDO. - Culminadas las etapas dentro del procedimiento de selección, el Comité de Contratación evaluará las ofertas presentadas de conformidad a las reglas establecidas en el pliego de condiciones mediante Acta entregará los resultados del informe de evaluación a la Gerencia quien procederá a la adjudicación del proceso de selección.

PARÁGRAFO TERCERO. -. En el evento en que el contratista seleccionado no aceptaré suscribir el contrato, la Empresa podrá contratar dentro de los ocho (08)

días siguientes hábiles con el proponente que haya obtenido el segundo lugar en la evaluación, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la Empresa. En este caso, La Empresa podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta

ARTÍCULO 23. EL EXPEDIENTE DE TODA ORDEN O CONTRATO DEBERÁ CONTENER:

1. Solicitud del servicio o requerimiento del bien.

2. Estudios previos, los cuales serán simplificados cuando se trate de órdenes de compra o de servicios.

3. Certificado de disponibilidad presupuestal

4. Pre Pliegos de Condiciones (si se trata de un proceso de selección pública)

5. Pliegos de Condiciones Definitivos {si se trata de un proceso de selección pública)

6. Contrato, Orden de servicios o de compra, según el caso.

7. Registro Presupuestal

8. Acta de Aprobación de Pólizas

9. Acta de recibo del Departamento de Materiales si se trata de compras y Protocolo de prueba, si así lo amerita el bien o servicio.

10. Actas Parciales de Ejecución del contrato, si el mismo es de trato sucesivo

11. Acta de Recibido Final del servicio por parte del supervisor

12. Copia de los pagos de seguridad social realizados con ocasión de la ejecución del contrato x xxx y salvo cuando se trate de personas jurídicas.

13. Informes periódicos de ejecución del contrato, si el mismo es de trato sucesivo

14. Copia de la Factura o cuenta de cobro con visto bueno del supervisor.

15. Acta de Liquidación del Contrato, cuando a ello hubiere lugar.

PARAGRAFO: Así mismo deberá formar parte del expediente, los documentos que acrediten la existencia y representación legal (cuando se trate de personas jurídicas) del contratista, oferente o proveedor, las ofertas o cotizaciones, certificado de registro vigente y actualizado del establecimiento de comercio ante la Cámara de Comercio, Registro Único Tributario - RUT en el cual conste la clasificación de la actividad o servicio que ofrece, copia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal Y/o del oferente, paz y salvo a la seguridad social firmado por el representante legal o el revisor fiscal según sea el caso de conformidad con el Artículo 50 de la Ley 789 de 2003.

Los antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales serán verificados por la Oficina de Contratación, así como las demás consultas en bases de datos a que hubiere lugar para la prevención xxx xxxxxx de activos.

CLASIFICACION DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO 24. LOS CONTRATOS DE FERTICOL S.A., SE CLASIFICARÁN DOCUMENTALMENTE DE LA SIGUIENTE MANERA:

I. ORDEN DE SERVICIO

1. Para los contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes, servicios y suministros utilizará la denominación de Órdenes de Trabajo o de servicio, se

debe utilizar el formato Orden de Compra, Suministro, Trabajo o Servicio, según sea el caso y cuando la cuantía no supere los Veinte (20) S.M.L.M.V.

2. Para todos los demás contratos cuya cuantía supere los veinte (20) S.M.L.M.V se utilizará el contrato de Prestación de Servicio Formal, el cual será firmado por las partes y debidamente clausulado conforme a las normas que regulen el bien o servicio a contratar.

PARAGRAFO: La estandarización y actualización de los modelos y minutas está a cargo de la Coordinación de Contratación, para lo cual dispone del término de tres

(3) meses contados a partir de la adopción del presente Manual para el pertinente ajuste.

II. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Para la celebración de contratos por prestación de servicios profesionales con personas naturales: Su ordenamiento será exclusivamente por parte de la Gerencia General y estará acompañado por la certificación de inexistencia de personal (Emitida por el Jefe de Recursos Humanos), el objeto, alcance del objeto, justificación, garantías, clausulas especiales, tiempo de duración, valor y términos; de esta manera se iniciará el trámite pertinente.

Los requisitos se determinarán de acuerdo a los términos que para cada objeto sean establecidos.

En todo caso el contratista deberá presentar: Hoja de vida, fotocopia de cédula de ciudadanía, antecedentes judiciales y disciplinarios, copia de tarjeta profesional y/o diploma que acredite la profesión, registro único tributario RUT, afiliación a seguridad social y póliza si amerita.

III. CONTRATOS DE APOYO A LA GESTION

Para la celebración de contratos de apoyo, con personas naturales, como son; aseo, cafetería, mensajería, preparación de empaques, etc. Estos, serán solicitados por el área interesada incluyendo el objeto, alcance del objeto, justificación y términos; tal solicitud será presentada a la Gerencia General para su aprobación e iniciar el trámite correspondiente.

PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA CONTRATACION:

Origen de la Acción Contractual:

Los Contratos de origen en la Convención colectiva de trabajo (CCT): Los contratos que obedezcan a compromisos de servicios o derechos pactados convencionalmente deberán ser diligenciados directamente por la Coordinación de Servicios Generales, elaborando todos los documentos pertinentes para ser entregados al comité

PARAGRAFO: El inicio de cualquier proceso de contratación no constituye obligación para FERTICOL S.A. de celebrar el contrato respectivo, pues estos procesos podrán suspenderse o cancelarse cuando surjan situaciones que causen y justifiquen tal determinación; en todo caso deberá ser motivada

ARTÍCULO 26: PUBLICIDAD: La publicidad de los documentos, contratos y en general todas las actuaciones derivadas de la actividad precontractual, contractual y post contractual, deberá surtirse en la página Web de la empresa y adicionalmente la Minuta del contrato deberá publicarse en el SECOP y SIA OBSERVA en el link de Régimen Especial, de acuerdo en los términos establecidos en la resolución 858 del 26 de diciembre de 2016.

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 27. CRITERIOS DE EVALUACIÓN :La evaluación de las propuestas se hará por parte del responsable del proceso o del Comité Asesor de Contratación con base en criterios Técnicos, jurídicos, financiero, económicos, ambientales, de oportunidad y calidad, previa designación por acto administrativo. Las condiciones del oferente o proponente relacionadas con su capacidad administrativa, financiera y jurídica, no podrán ser validadas para otorgar puntaje; únicamente serán factores habilitadores para permitir la participación en determinado proceso de selección.

ARTÍCULO 28. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS: EI

contrato se perfecciona con la firma de las partes y para su ejecución se requiere el registro presupuestal correspondiente, incluida la aprobación de las vigencias futuras en la oportunidad legal prevista si a ello hay lugar.

Así mismo para la ejecución se requerirá la aprobación de las garantías pertinentes y del pago del Impuesto de timbre si a ello hubiera lugar de conformidad con las normas tributarias vigentes.

Los actos que se emitan o celebren con ocasión de la actividad contractual de FERTICOL S.A. solo estarán sujetos a las formalidades señaladas en el presente Manual, sin perjuicio de aquellas que exija la ley para su perfeccionamiento.

En todos los trámites regulados en el presente Manual, se podrán utilizar los medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley de comercio electrónico y en las normas que la reglamenten, la modifiquen o complementen y de conformidad con las directrices internas de FERTICOL S.A.

PARAGRAFO: Ningún empleado de FERTICOL S.A. podrá dictar normas, controles, ni modificar los procedimientos previstos en el presente Manual. Para los anteriores efectos se requiere autorización de la Gerencia para cada caso en particular.

ARTÍCULO 29. MODIFICACIONES, ADICIONES, PRÓRROGAS Y SUSPENSIONES

El plazo de ejecución del contrato sólo se podrá modificar si durante su desarrollo sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito o hechos irresistibles de terceros, o cuando, a juicio de FERTICOL S.A., ello se requiera para cumplir con los fines de la contratación, caso en el cual la decisión deberá ser motivada.

Si el contratista se retrasa en la programación por causas que le sean atribuibles a él, FERTICOL S.A., podrá ampliar el plazo de ejecución del objeto del contrato por el término que estime razonable, sin perjuicio de aplicar las sanciones contractualmente pactadas. En todo caso, el contratista debe asumir los mayores costos que se causen durante la ampliación e indemnizar los perjuicios ocasionados a la empresa.

La ampliación del plazo dará lugar a la modificación de la vigencia de los seguros y/o garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato, de lo cual la Oficina de Contratación deberá hacer seguimiento.

Cualquier adición que se convenga de un contrato, debe ser realizada justificada por la Supervisión interventoría, mediante un Estudio Técnico y requiere para su perfeccionamiento las mismas condiciones enunciadas en el presente Manual para los contratos, es decir, se requiere que conste por escrito, que se modifique y/o ajuste la respectiva garantía, que se realice el pago del impuesto de timbre que se cause.

En los contratos a precios o tarifas unitarios, la mayor cantidad de obra, de servicios o de suministros que se genere y/o sea necesario realizar durante el plazo previsto para su ejecución, no comporta una Adición y se pagará a los precios convenidos en el contrato para el respectivo ítem, sin perjuicio de los límites de los recursos que tenga destinados FERTICOL S.A., para el desarrollo del contrato. La ejecución de mayor cantidad de obra, servicios y/o suministros tendrá que ser razonable y favorable económicamente para FERTICOL S.A, y NO requiere de suscripción previa de documento alguno con el contratista.

La ejecución del contrato se podrá suspender total o parcialmente de común acuerdo; por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos irresistibles de terceros; o unilateralmente por FERTICOL S.A., si así se hubiese convenido entre las partes.

ARTÍCULO 30. PAGOS ANTICIPADOS Y ANTICIPOS: Se podrán pactar anticipos y pagos anticipados, atendiendo la naturaleza del objeto a contratar, lo cual deberá determinarse desde los estudios previos del proceso de selección del contratista. En ningún caso el anticipo o pago anticipado podrá ser superior al 50% del valor del contrato y se deberá dejar constancia del beneficio que representa para la Empresa la entrega de recursos en calidad de anticipo o pago anticipado.

Toda contratación superior a los 1000 S.M.L.M.V. en la que se pacte anticipo, la empresa deberá exigir que los recursos se manejen en una cuenta conjunta, se exceptúa de este requisito las compras realizadas en el exterior con divisa extranjera.

ARTÍCULO 31. SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA DEL CONTRANTO: Esta

será ejercida por el funcionario designado por el Gerente, ya sea en la minuta contractual o mediante acto u oficio posterior a la suscripción del contrato, el cual deberá ser notificado. La supervisión será ejercida de conformidad al Manual de Supervisión de la empresa, teniendo la responsabilidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de expedir las certificaciones de cumplimiento para efecto del pago.

Con el fin de mantener completa la información de cada contrato, cada supervisor deberá enviar de manera mensual a la oficina de contratación los informes de ejecución y demás documentos generados durante la ejecución del contrato, los cuales serán incorporados en el expediente respectivo.

En todo caso la vigilancia y control de la actividad contractual estará a cargo de un supervisor y/o interventor, el cual tiene las responsabilidades que señala la Ley 1474 de 2011, así como las correspondientes al control de la evasión y elusión de aportes al sistema de seguridad integral.

PARAGRAFO: En los procesos cuyo valor supere los mil (1000) SMLMV, la empresa deberá evaluar la necesidad de contar con un interventor, tomando en consideración la inexistencia o insuficiencia de personal idóneo, la complejidad del objeto y el costo de la misma.

ARTÍCULO 32. SANCIONES CONTRACTUALES: En los contratos se incluirán las cláusulas correspondientes a las sanciones por Incumplimiento de cualquiera de las partes, de tal forma que se garantice la ecuación contractual. Las sanciones pueden

traducirse contractualmente en multas y cláusula penal pecuniaria. El valor de las sanciones a favor de FERTICOL S.A., ingresará al tesoro de la Empresa y podrá ser descontado directamente del saldo a favor del contratista, si lo hubiere.

Así mismo, FERTICOL S.A., podrá hacer efectiva la garantía de seguros o iniciar la reclamación por vía judicial.

En lo relacionado con el procedimiento para la aplicación de sanciones por incumplimiento se aplicará lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 y la notificación y los recursos se aplicarán las normas previstas en el Código Contencioso Administrativo, si a ello hubiere lugar.

ARTÍCULO 33. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES POR

INCUMPLIMIENTO: El supervisor y/o Interventor del contrato deberá reportar los presuntos incumplimientos del contratista a la oficina de contratación, dependencia que en un término no mayor de tres (03) días hábiles deberá proyectar el pliego de cargos para la firma del Gerente, dicho acto deberá contener al menos un informe pormenorizado de los presuntos incumplimientos, pruebas de la empresa (informe de supervisión o interventoría), cláusulas incumplidas, sustento legal para requerirlo, fecha y hora de la Audiencia Pública a realizar para que rinda las explicaciones o justificaciones de los incumplimientos endilgados, así como el llamado a la aseguradora.

Si las explicaciones rendidas por el contratista son válidas o si a la fecha de la Audiencia el contratista ha cesado el incumplimiento, el procedimiento se dará por terminado y así se declarará. Si a juicio del Ordenador del Gasto las explicaciones no son suficientes y aun se constituye un incumplimiento se impondrán las sanciones a que hubiere lugar contractualmente. Esta decisión se emitirá en la Audiencia mediante acto administrativo motivado, frente al cual solo procede el recurso de reposición.

ARTICULO 34. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS: Los contratos de trato sucesivo serán objeto de liquidación de común acuerdo con el contratista, excepto los de prestación de servicios profesionales, sin embargo, la empresa podrá considerar la necesidad de Incluir la Liquidación de los mismos.

En esta etapa se podrán acordar con el contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse en paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato.

Las partes podrán pactar que, si el contratista no se presenta a la liquidación o no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma, esta podrá ser practicada directa y unilateralmente por FERTICOL S.A a través de documento escrito.

La liquidación de los contrat.o. s se hará por mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las

partes para el efecto. De no existir tal termino, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto que ordene la terminación. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o citación que le haga FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo pactado o los cuatro meses establecidos.

ARTÍCULO 35. LEY DE GARANTÍAS: En virtud artículo 33 de la Ley 996 de 2005 - Ley de Garantías Electorales - que establece restricciones a la Contratación Pública al indicar que: "... Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado... " y atendiendo pronunciamientos del Consejo de Estado, mediante los cuales señalan que la finalidad de la norma respecto a la prohibición de acudir a la contratación directa se da no solo con la contratación regida por el derecho público, sino también la regida por el derecho privado, es así, que todos las empresas estatales deberán adelantar procesos contractuales a través de la LICITACION PUBLICA, regulada en el Código de Comercio, artículo 860. Para el caso particular de FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A., el procedimiento que se asimila a la Licitación Pública prevista en el derecho privado es la SELECCION ABIERTA. Por lo anterior todos los procesos contractuales que se deban adelantar en esta etapa de puesta en marcha se realizaran mediante el procedimiento de la selección ABIERTA. Mientras se encuentre en vigencia la Ley de Garantías señalada, FERTILIZANTES COLOMBIANOS S. A. dará publicidad a todos los procesos contractuales A través de la página Web de la Empresa, sin perjuicio de las publicaciones en diarios de amplia circulación en los términos señalados en este manual. (Conceptos Sala de Consulta y Servicio Civil 1738 y 1727 de 2006).

ARTÍCULO 36. EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS: De todos los procesos contractuales se formarán expedientes administrativos con las formalidades xx xxx en los cuales constarán las actuaciones precontractuales, contractuales y post contractuales que se hayan desarrollado, haciendo parte de los mismos las

invitaciones enviadas con la verificación o prueba de recibido y la respuesta a las mismas, en caso de no recibir respuesta alguna, se certificará tal hecho por escrito. Igualmente harán parte de los expedientes todas las propuestas entregadas a FERTILIZANTES COLOMBIANOS S.A., por las personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales que se hayan hecho partícipes dentro del proceso contractual.

ARTÍCULO 37. REVISIÓN DEL MANUAL: Este manual deberá ser revisado por parte de la Empresa cuando surjan cambios normativos o se varíe su naturaleza jurídica, así mismo cuando se mute su capacidad económica y financiera o ejerza actividades monopolísticas.

LIBRO II

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN APLICABLE A SERVICIOS QUE NO SON PROPIOS DEL FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN DE LAS PLANTAS.

ARTÍCULO 38.- LAS NORMAS APLICABLES PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS

SIGUIENTES ASPECTOS COMERCIALES: se sujetarán a lo dispuesto en el Art. 14 de la ley 1150 de 2007, leyes complementarias y sus decretos reglamentarios, Código Civil, Código de Comercio, ley 550 de 1999 y sus normas complementarias, respectivamente:

1. Enajenación de muebles.

2. Gestión de la Operación.

3. Arrendamientos.

4. Cuentas en Participación.

5. Contratos interadministrativos.

6. Fiducias derivadas del régimen de insolvencia.

7. Convenios de asociación.

8. Convenios o Contratos de Ciencia y Tecnología.

9. Convenios interadministrativos.

10. Contrato de Corretaje.

11. Contrato de Factoring.

12. Joint Venture.

13. BOMT.

14. REVAMPS.

15. Memoriales de entendimiento.

16. Acuerdos Internacionales de Comercialización.

17. Agencia Comercial Internacional.

18. Liquidación Voluntaria de la Sociedad.

19. Las demás que la ley y la costumbre comercial permitan y que sean necesarios para el desarrollo del objeto social de FERTICOL S.A.

ARTÍCULO 39. VIGENCIA: El presente Manual rige a partir de la fecha de su Implementación para la cual se realizará la socialización pertinente dentro de los seis

(6) meses siguientes a su publicación. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE