Contract

	SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN								Código:	GCOP-P-011
	PROCESO	GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA							Versión:	002
	PROCEDIMIENTO	LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL FUNCIONAMIENTO Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD							Fecha:	11/07/2018
1. OBJETIVO
Definir y establecer el procedimiento interno de la ANI para el trámite de la liquidación de los contratos y convenios relacionados con el funcionamiento y la administración de la entidad, que deban liquidarse.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la radicación en el Grupo Interno de Trabajo Contratación de la solicitud de liquidación del contrato o convenio y termina con la publicación en SECOP de la liquidación respectiva y la remisión de los documentos de la misma al Archivo del citado Grupo para su archivo y custodia.
3. PROCESOS O PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS
4. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Contratación
5. NORMATIVIDAD VIGENTE
Las reglas aplicables a la liquidación de los contratos son las siguientes: Normas Generales: • Constitución Política • Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. • Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único. • Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del presupuesto. • Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. • Entre otras Normas especificas: • Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y sus decretos reglamentarios vigentes. • Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos", y sus decretos reglamentarios vigentes. • Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. • Decreto 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. • Decreto 1082 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional. Normas internas: • Manual de Contratación de la ANI. • Resoluciones internas que se expidan para el efecto.
6. OBSERVACIONES
1. El supervisor del contrato o convenio que requiere ser liquidado, debe solicitar la elaboración de la liquidación del mismo, radicando en el GIT Contratación de la entidad, el formato GCOP-F-011 suscrito, con los soportes que se señalan en el referido formato, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato o convenio respectivo. De igual manera el supervisor es el encargado de recaudar la información necesaria para proyectar la liquidación; exigir al contratista la ampliación de aquéllos amparos de las garantías del contrato referidas a las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato, así como gestionar las firmas de la liquidación por parte del/los ordenador/es del gasto y del contratista. 2. El Grupo Interno de Trabajo de Contratación es el encargado de proyectar el documento de liquidación respectivo con base en los documentos aportados por el Supervisor y en el marco de las competencias otorgadas. Una vez el documento esté proyectado éste será remitido al supervisor a efectos de que recaude las firmas respectivas, solicite su publicación en SECOP y solicite las liberaciones de recursos a que haya lugar de ser necesarias. 3. Para la Liquidación del contrato o convenio debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, los subliterales del literal j del numeral 2. del artículo 164 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 217 del Decreto 19 de 2012 y demás disposiciones aplicables a la materia.
7. DESCRIPCIÓN
SÍMBOLO	SIGNIFICADO	SÍMBOLO					SIGNIFICADO	SÍMBOLO	SIGNIFICADO
	Inicio y fin.						Conector página	1	Conector de actividades
	Operación: desarrollo de actividad o tarea.						Decisión: toma de decisión		Archivo definitivo
FLUJOGRAMA							RESPONSABLE	REGISTRO
INICIO
1. Verificar si el contrato o convenio es susceptible de ser liquidado, teniendo en cuenta: a) el artículo 217 del Decreto 19 de 2012, y las disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, y/o b) si se presenta uno o varios de los casos de liquidación dispuestos en el formato GCOP-F-011							Supervisor del contrato o convenio	Contrato o convenio
	2. Es necesario liquidar el contrato o convenio? SI	NO		1
	3. Se está dentro del plazo señalado en el contrato o en el plazo legal para efectuar la liquidación? SI		NO		4. Informar Ordenador del para adelantar actuaciones que pertinentes 1	al Gasto las sean	Supervisor del contrato o convenio	Memorando firmado por el supervisor del contrato o convenio

	SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN		Código:	GCOP-P-011
	PROCESO	GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA	Versión:	002
	PROCEDIMIENTO	LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL FUNCIONAMIENTO Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD	Fecha:	11/07/2018
FLUJOGRAMA			RESPONSABLE	REGISTRO
5. Elaborar la solicitud de liquidación y radicarla en el Grupo Interno de Trabajo Contratación de la Vicepresidencia Jurídica, junto con sus respectivos anexos			Supervisor del contrato o convenio	GCOP-F-011 Informe final del supervisor
6. Recibir la solicitud y designar el abogado responsable de elaborar la liquidación			Coordinador GIT Contratación	Asignación eléctronica a través del Sistema Documental, entrega física de documentación respectiva y registro de recibido en planilla
7. Analizar la documentación recibida y verificar que: a) se trate de un contrato o convenio susceptible de liquidación de acuerdo al artículo 217 del Decreto 19 de 2012, y las disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, y/o si se presenta uno o varios de los casos de liquidación dispuestos en el formato GCOP-F-011; b) el contrato o convenio se encuentre en término de ser liquidado; c) el formato GCOP-F-011 se encuentre debidamente diligenciado y suscrito de conformidad con el SIG, y d) el formato GCOP-F-011 esté acompañado de todos los anexos necesarios			Abogado responsable	Documentación recibida
8. Se requieren NO ajustes o 2 información adicional? SI			Abogado responsable
9. Solicitar al supervisor del contrato, los ajustes o información complementaria y/o faltante vía correo electrónico, si es necesario se realizan mesas de trabajo entre área solicitante y el abogado responsable de la liquidación, para coordinar los ajustes e información requerida			Abogado responsable - Supervisor del contrato o convenio	Correo electrónico / acta de reunión, si aplica esta última
11. Devolver con 10. Se allegaron memorando al Área los documentos NO solicitante justificando requeridos y se las razones por las 1 hicieron los cuales no puede ajustes? continuar con el proceso de liquidación SI			Abogado responsable	Memorando
12. Proyectar el documento de liquidación bilateral, y una vez tenga visto bueno del Coordinador del GIT Contratación, remitirla al supervisor del convenio o contrato, para: 2 a) la revisión y suscripción del documento por parte del supervisor y ordenador del gasto, y b) el envío por correo electrónico o comunicación escrita del supervisor al contratista, del acta respectiva, para su revisión y suscripción.			Abogado responsable	GCOP-F-036 Minuta del acta de liquidación bilateral / correo electrónico / memorando
14. Remitir la minuta del 13. La minuta del NO acta al GIT Contratación acta se encuentra con las observaciones acorde y está lista pertinentes para la para firmar? corrección y/o ajuste por parte del abogado responsable. SI			Supervisor del Contrato/ Ordenador del Gasto/ Contratista	Correo electrónico con observaciones / GCOP-F-036 minuta de acta de liquidación ajustada
15. Gestionar el correspondiente recaudo de firmas.			Ordenador del gasto/Abogado Responsable	GCOP-F-036 minuta de acta de liquidación firmada

	SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN		Código:	GCOP-P-011
	PROCESO	GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA	Versión:	002
	PROCEDIMIENTO	LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL FUNCIONAMIENTO Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD	Fecha:	11/07/2018
FLUJOGRAMA			RESPONSABLE	REGISTRO
16. Se logra acuerdo con el SI acta de 4 liquidación bilateral? NO
17. El supervisor del contrato o convenio, de conformidad con lo dispuesto en la Ley aplicable, las caracteristicas del contrato y su complejidad estudia y determina si la liquidación del contrato se debe efectuar mediante liquidación unilateral o judicial			Supervisor del contrato o convenio
19. SI la liquidación del contrato se 18. se realizará NO efectuará por vÍa judicial o la liquidación la liquidación fue demandada judicialmente, solicitar la de forma representación judicial de la entidad unilateral? ante el Grupo de Defensa Judicial de la Vicepresidencia Jurídica de la entidad. SI 1			Supervisor del contrato o convenio	Memorando
20. Comunicar al GIT Contratación la decisión de efectuar la liquidación del contrato de forma unilateral por parte de la ANI			Supervisor del contrato o convenio	Comunicación electrónica / memorando junto con anexos
21. Proyectar la Resolución de liquidación unilateral y una vez tenga visto bueno del Cordinador del GIT Contratación, remitirla para la revisión y visto bueno por parte del supervisor, quien a su vez la enviará al ordenador del gasto para su correspondiente revisión y suscripción			Abogado responsable / Supervisor del contrato /Ordenador del gasto	Borrador de Resolución/ Memorando
22. El Borrador 23. Remitir al GIT Contratación, el de Resolución se NO borrador de resolución con las encuentra observaciones pertinentes para la ajustado y listo corrección y/o ajuste por parte para firmar? del abogado responsable. SI			Supervisor del contrato	Comunicación electrónica / memorando / Borrador de Resolución
24. Remitir la Resolución de Liquidación Unilateral fimada al Abogado Responsable del proceso quien a su vez solicitará la asignación del número y fecha de la misma, así como el trámite de notificación a los responsables designados por la Vicepresidencia Jurídica para tal trámite.			Supervisor del contrato / Xxxxxxx líder/ persona asignada para las notificaciones	Memorando/ Resolución/Diligencias de notificación
25. Se interponen NO 26. Elaborar la recursos contra constancia de la Resolución de firmeza de la 4 liquidación Resolución Unilateral? SI			Contratista / Responsable de notificaciones	Constancia de firmeza de resolución
27. Remitir el recurso de reposición elevado por el contratista al supervisor a fin de que junto con el ordenador del gasto, se pronuncien sobre los hechos y motivos de inconformidad del contratista			Abogado responsable	Comunicación electrónica / memorando

	SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN		Código:	GCOP-P-011
	PROCESO	GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA	Versión:	002
	PROCEDIMIENTO	LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS RELACIONADOS CON EL FUNCIONAMIENTO Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD	Fecha:	11/07/2018
FLUJOGRAMA			RESPONSABLE	REGISTRO
28. Remitir las consideraciones a que haya lugar al Abogado responsable de la liquidación			Supervisor del contrato	Comunicación electrónica/ memorando
29. Proyectar la Resolución que resuelve el recurso de reposición con base en las consideraciones y observaciones remitidas por el supervisor del contrato así como la normatividad y preceptos jurisprudenciales aplicables al caso, y enviarla al supervisor por correo electrónico			Abogado responsable	Borrador de Resolución y correo electrónico
31. Remitir al GIT de 30. El borrador NO contratación, el borrador de de Resolución resolución con las observaciones pertinentes para la corrección es aprobado? y/o ajuste por parte del abogado responsable SI			Supervisor	Borrador de Resolución
32. Gestionar el correspondiente recaudo de firmas.			Ordenador del gasto/Abogado Responsable/Coordinador GIT Contratación	Resolución firmada
33. Solicitar la asignación de número y fecha de la misma, así como la notificación y expedición de la constacia de firmeza del mismo			Abogado responsable/funcionario de notificaciones	Comunicación electrónica/Resolución/diligencias de notificación / expedición de constancia de firmeza
34. Solicitar la publicación en el SECOP del (de los) documento(s) liquidatorio(s) correspondiente(s), y remitir el (los) documento(s) al 4 Área de Archivo y correspondencia para su archivo y custodia en el correspondiente expediente. De ser necesario, remitir copia de los documentos liquidatorios al área Administrativa y Financiera para los trámites presupuestales a que haya a lugar.			Supervisor	Correo al GIT Contratación solicitando la publicación en el SECOP / memorando remitiendo el original al archivo con copia a presupuesto de ser el caso
1 FIN
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN	FECHA		DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
001	Julio 29 de 2016		Elaboración del documento
002	Julio 11 de 2018		Actualización normativa
9. APROBACIÓN
Participo en la Elaboración del Procedimiento
	Nombre		Cargo	Fecha	Firma
Elaborado	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx		Contratista GIT Contratación	26/06/2018
Revisado	Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx		Profesional GIT Contratación	10/07/2018
Aprobado	Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx		Coordinador GIT de Contratación	11/07/2018
Xx.Xx. SGC	Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx		Gestor - Calidad	11/07/2018