Contract

ANEXO 01 – FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN
PRESTAR LOS SERVICIOS DE OPERADOR LOGÍSTICO PARA LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, PRODUCCIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS EVENTOS Y ACTIVIDADES QUE SE REQUIERAN EN DESARROLLO DE LOS PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS Y METAS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.
Fecha
01/02/2019

1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

Prestación de servicios de operador logístico que se encargue de suministrar al Ministerio la alimentación, alojamiento, desplazamientos aéreos, terrestres, reembolsos, material de apoyo y todas aquellas acciones inherentes a la actividad a contratar para el cabal cumplimiento de las actividades (eventos y reuniones) que debe realizar el Ministerio de Educación.

GLOSARIO

Conferencista	Persona encargada de realizar una disertación sobre algún tema específico, El Ministerio de Educación Nacional los determina teniendo en cuenta la temática a desarrollar.
Convocatoria	Es el llamado que realiza el Ministerio de Educación Nacional a un público especifico o general para que participe en un evento. Normalmente se utiliza un CALL CENTER para que realice esta función.
Coordinador In House	Persona nombrada por el Operador para que realice las actividades de enlace y coordinación entre el área y el personal del Operador para que las solicitudes y requerimientos sean fácilmente comprendidas por cada uno de los coordinadores
Evento Categoría A	Son aquellos eventos que hacen parte de la gestión institucional del MEN, cuya complejidad es baja, y no requiere de grandes montajes o de una logística especializada tales como refrigerios, estaciones de café, salones o reuniones para menos de 50 personas, y en los cuales no hay impacto en los medios de comunicación.
Evento Categoría AA	Son aquellos eventos que cuentan con la presencia de la Ministra de Educación o los que requieren de un montaje y una logística mayor, y que puede generar un impacto medio en los medios de comunicación.
Evento Categoría AAA	Son aquellos eventos de alta complejidad que tienen interés para los medios de comunicación, y que cuentan con la presencia de la Ministra de Educación y de otros estamentos gubernamentales tales como la Presidencia, Congreso, entre otros. Estos eventos demandan una logística más especializada y en algunas ocasiones se requiere para su realización contar con los permisos por parte del IDIGER, o la Secretaria de Movilidad, o Bomberos, o la Policía entre otros.
Facilitador	Persona natural o jurídica que, atendiendo su conocimiento o experticia en determinado tema, participa en la construcción y desarrollo del evento de manera metodológica, académica y pedagógica.
Gasto por consumo	Este terminó se utiliza cuando por alguna circunstancia de tiempo, modo o lugar se autoriza al operador realizar el evento y que el mismo sea costeado por el consumo real efectuado.
Imprevisto	Xxxxx futuro e incierto que se puede presentar durante la ejecución de un evento afectando la planeación establecida para el mismo, generando la necesidad de solicitar elementos adicionales o diferentes a los previamente establecidos, estos requerimientos adicionales deberán contar con la autorización previa del supervisor o interventor.
Logístico	Persona nombrada por el operador para que en el sitio del evento realice funciones de alistamiento, entrega de material, labores de inscripción, direccionamiento a los asistentes etc.
Operador	Hace referencia a la empresa que se le adjudicó el contrato después del proceso de selección para operar los eventos logísticos del MEN.
Presentador	Persona encargada de realizar la presentación de los sucesos que se desarrollaran en un evento. Generalmente y por carácter temático el Ministerio de Educación Nacional los determina.

Presupuesto del área	Es un valor aproximado que realiza el área técnica de lo que tiene proyectado para ese evento
Productor	Es el profesional idóneo para realizar el direccionamiento del montaje de eventos, debe tener conocimiento de los requerimientos técnicos y legales para realizar cualquier montaje.
Proveedor	Hace referencia a las distintas personas naturales o jurídicas que proveen bienes y servicios necesarios para la realización del evento y que son contratados por el Operador.
Reembolso	Es el mecanismo mediante el cual el Ministerio de Educación Nacional reintegra a un asistente una suma de dinero que este prestó o que utilizo para participar en el evento. Estos, son autorizados únicamente por el área, y deberán estar avalados por el supervisor / Interventor del contrato. Requiere de aspectos procedimentales para su legalización.
MEN	Siglas del Ministerio de Educación
Tallerista	Persona natural o jurídica encargada de realizar un taller sobre un tema específico técnico o temático.
Formato Solicitud de evento	Es el formato establecido por el Ministerio de Educación Nacional para solicitar un evento.
PORCENTAJE DE COMISIÓN	El Porcentaje (%) a cobrar por el pago sobre el valor de actividades, bienes o servicios no incluidos en la Propuesta económica o por reembolsos y/o el giro directo de recursos a terceros para actividades, bienes o servicios autorizados por el Ministerio de Educación Nacional previa justificación. Dicho valor debe incluir todos aquellos costos financieros, retenciones, giros, seguros y demás valores en que se incurra para el pago de los bienes y servicios a nivel nacional. En este caso, el valor a pagar por los servicios, sobre los cuales recae la comisión, no podrá superar el promedio de los precios xxx xxxxxxx, obtenido en la fase de planeación, que consta en el estudio de precios xxx xxxxxxx y en el análisis del sector.

2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.0801)

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	CÓDIGO
80 - Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos	14 - Comercialización y distribución	16 - Actividades de ventas y promoción de negocios	Gestión de eventos	80141607
80 - Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos	14 - Comercialización y distribución	19 - Exhibiciones y ferias comerciales	Reuniones y eventos	80141902

3. UNIDAD DE MEDIDA

Evento realizado.

4. DESCRIPCIÓN GENERAL

El Ministerio de Educación Nacional tiene como misión liderar la formulación, implementación y evaluación de políticas públicas educativas, para cerrar las brechas que existen en la garantía del derecho a la educación, y en la prestación de un servicio educativo con calidad, esto en el marco de la atención integral que reconoce e integra la diferencia, los territorios y sus contextos, para permitir trayectorias educativas completas que impulsan el desarrollo integral de los individuos y la sociedad.

En este marco, se promueven una serie de intervenciones integrales en diferentes zonas del país, como encuentros departamentales con alcaldes y gobernadores para injerencia en planes de desarrollo, encuentros con las entidades nacionales del Sistema y Sector Educativo, encuentros territoriales, encuentros regionales con distintos actores y

entidades aliadas, eventos de cooperación, conversatorios académicos, lanzamientos, inauguraciones de centros educativos, eventos con adolescentes y jóvenes y demás actividades que buscan la sensibilización, socialización y promulgación de los programas del Ministerio, lo cual requiere un Operador Logístico que organice, administre y ejecute la realización de dichos eventos del Ministerio.

De esta manera, se ha propuesto un esquema que permita desarrollar las actividades técnicas, operativas y sociales programadas de manera eficiente y efectiva, y bajo lineamientos de celeridad, austeridad y coordinación institucional.

El presente anexo establece las condiciones operativas, técnicas y administrativas que debe cumplir el CONTRATISTA durante la ejecución del contrato, que tiene por objeto la realización de actividades de movilización y operación logística de eventos del Ministerio de Educación Nacional.

Las actividades operativas a desarrollar conllevan tareas relacionadas con la planeación, organización, operación, evaluación y legalización de eventos.

5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)

Ley 1493 de 2011, por la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectáculo público de las artes escénicas, se otorgan competencias de inspección, vigilancia y control sobre las sociedades de gestión colectiva y se dictan otras disposiciones. Artículos 1, 2, 4, 15, 16, 17 y 21.

Ley 1558 de 00 xx xxxxx xx 0000, "Xxx xx cual se modifica la Ley 300 de 1996-Ley general de turismo, la Ley 1101 de 2006 y se dictan otras disposiciones”. Tiene por objeto el fomento, el desarrollo, la promoción, la competitividad del sector y la regulación de la actividad turística, a través de los mecanismos necesarios para la creación, conservación, protección y aprovechamiento de los recursos y atractivos turísticos nacionales, resguardando el desarrollo sostenible y sustentable y la optimización de la ' calidad, estableciendo los mecanismos de participación y concertación de los sectores público y privado en la actividad.

Ley 300 de 1996, Por la cual se expide la ley general de turismo y se dictan otras disposiciones.

Ley 1101 de 2006, Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 - Ley General de Turismo y se dictan otras disposiciones.

Ley 336 de 1996. “Por la cual se adopta el estatuto nacional de transporte”.

Ley 105 de 1993. “Por la cual se dictan disposiciones básicas sobre el transporte, se redistribuyen competencias y recursos entre la Nación y las Entidades Territoriales, se reglamenta la planeación en el sector transporte y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 2762 de 2001 “Por el cual se reglamenta la creación, habilitación, homologación y operación de los terminales de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera”.

Decreto 171 DE 2001 “por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Pasajeros por Carretera.”

Decreto 1326 DE 1998 “por el cual se reglamenta el artículo 2 de la Ley 336 del 20 de diciembre de 1996.”

Decreto Nacional 2263 de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 105 de 1993 y se modifica el Decreto 105 de 1995”.

Decreto 105 de 1995 “por el cual se reglamenta la Ley 105 de 1993.”

Decreto 1079 de 2015“por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte”

DECRETO 1824 DE 2001 (septiembre 3) por el cual se dictan unas disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.

Decreto 770 de 1982 (Ministerio de Relaciones Exteriores), “Por el cual se expide el reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República”

Hoteles: Resolución No. 657 xx xxxxx 8 de 2005 y resolución 2322 de 2006 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social la cual tiene por objeto establecer los requisitos sanitarios que deben cumplir las personas naturales y/o jurídicas que ejercen actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos y materias primas de alimentos y los requisitos para la notificación, permiso o registro sanitario de los alimentos, según el riesgo en salud pública, con el fin de proteger la vida y la salud de las personas .

Decreto 1824 de 2001 (Ministerio de Desarrollo Económico), “Por el cual se dictan unas disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones”.

Decreto 2395 1999 (Ministerio de Desarrollo Económico), “Por el cual se reglamenta la Ley 300 de 1996 en lo relacionado con la inscripción en el Registro Nacional de Turismo de los establecimientos gastronómicos, bares y negocios similares de interés turístico”.

Decreto 3888 de 2007 (Ministerio del Interior y de Justicia), Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.

NORMAS TÉCNICAS SECTORIALES:

Norma Técnica XXX-XXX Xxxxxxxxx 000. 2009-08-26. Operación de congresos, ferias y convenciones. Requisitos de servicio.

NTS_AV009 calidad en la prestación del servicio de transporte turístico terrestre automotor requisitos normativos NTS - Establecimientos Gastronómico

NTS - Alojamiento y Hospedaje* NTS - Turismo Sostenible * NTS - Guías de Turismo *

NTS - Agencias de Viajes

DOCUMENTO CONPES 3640 LINEAMIENTOS DE POLÍTICA PARA EL DESARROLLO DEL TURISMO DE

CONVENCIONES Y CONGRESOS Departamento Nacional de Planeación- DDE Ministerio de Comercio, Industria y Turismo –- PROEXPORT - 01 de febrero de 2010

6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELATIVAS A LOS EVENTOS

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

Son obligaciones del contratista las siguientes:

1. Orientar, planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades del Ministerio de Educación Nacional.

2. Realizar las cotizaciones de cada servicio o bien requerido teniendo en cuenta las políticas de austeridad y lo definido en la presente ficha técnica, dando prioridad de acuerdo con la fecha de realización del evento, pero siempre respetando el tiempo establecido. Las cotizaciones y negociaciones deben hacerla a nombre propio y no del Ministerio de Educación Nacional.

3. Realizar la contratación de los proveedores de manera oportuna una vez el supervisor / Interventor apruebe la mejor oferta, de tal forma que se garantice el desarrollo del evento con el proveedor aprobado.

4. Enviar los datos del evento al día siguiente de la aprobación de la cotización como dirección del lugar aprobado, los menús, placas de vehículos, datos de conductores, el nombre del salón el nombre y datos de contacto del asistente operativo para cada uno de los eventos, donde aplique.

5. Operar la logística necesaria para llevar a cabo la realización de los eventos, según los requerimientos del Ministerio de Educación Nacional, solicitados a través del supervisor / Interventor del contrato.

6. El personal en el sitio debe estar identificado como personal del operador, a través del uniforme institucional con carné de identificación visible. Así como, garantizar una excelente presentación personal para los eventos.

7. Realizar la contratación o adquisición de un bien o servicio logístico, previa autorización del supervisor / Interventor del contrato. Los bienes o servicios adquiridos para la realización de un evento que no sean aprobados previamente por el supervisor / Interventor del contrato, no serán pagados por el Ministerio de Educación Nacional.

8. Prestar apoyo a los diferentes programas y estrategias del Ministerio de Educación Nacional a realizar, en caso de que sea necesario, como asesoría en convocatorias a participantes de determinado evento de acuerdo con los lineamientos del Ministerio por parte del operador, sin que esto genere ningún costo al Ministerio de Educación Nacional.

9. Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio donde deba desarrollarse la respectiva actividad. Todos los descuentos, tarifas preferenciales, cortesías y demás beneficios que otorguen los proveedores como resultado de la realización de un evento, deben ser trasladados por el operador al Ministerio de Educación Nacional. Con el informe mensual de ejecución incluirá el detalle de su gestión sobre esta obligación

10. Contar con un sistema (software) que posibilite efectuar consultas por parte de EL MINISTERIO, vía web y en tiempo real. Dicha herramienta debe ayudar a planificar, presupuestar, gestionar y administrar eventos con mayor facilidad y que al final permita medir de manera precisa y efectiva la ejecución del evento con el objeto de tener una gestión transparente, ágil y fiable de los eventos. (Ver anexo 1.4. - Requisitos Mínimos del software)

11. Presentar, previo al inicio del contrato, una CERTIFICACIÓN donde conste que tiene el software y que está

registrado ante la Ley Colombiana, a su vez deberá acreditar que tiene autorización y/o licencia para su uso.

12. Responder a los requerimientos realizados por el Ministerio de Educación Nacional dentro de los tiempos establecidos en esta ficha técnica.

13. Solicitar autorización del supervisor / Interventor cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos.

14. Contratar los conferencistas, talleristas que sean requeridos, de acuerdo con el perfil y la experiencia, solicitada por el Ministerio de Educación Nacional, cuando se requiera y acogerse a la forma de pago establecida.

15. Pagar a los proveedores de productos y servicios contratados para la realización de los eventos requeridos, de acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones comerciales que realice. Las condiciones comerciales que se pacten con los proveedores son de su responsabilidad y por ningún motivo podrá trasladarse la misma al Ministerio de Educación Nacional, ni condicionar la realización de un evento o consecución de un requerimiento logístico a las condiciones de pago establecidas por un proveedor, como es el caso de pagos anticipados. Por ningún motivo el operador podrá condicionar o amparar su responsabilidad frente al pago de proveedores, con el momento de realización del pago por parte del Ministerio de Educación Nacional.

16. Garantizar el tratamiento adecuado, según la normatividad vigente, a los residuos y basuras que se generen en la realización de cada evento, para lo cual debe revisar la propuesta de cada lugar aprobado donde indique el tratamiento que dará a las basuras y residuos que se generen.

17. Tramitar oportunamente los permisos y licencias que se requieran ante las autoridades legales competentes para la realización de eventos.

18. Designar y mantener durante la vigencia del contrato el personal propuesto con las calidades y con la dedicación de tiempo establecida, variando el mismo solo en casos de fuerza mayor o caso fortuito, previa autorización del supervisor / Interventor del contrato y deberán remplazarse con personal de iguales o mayores características.

19. Informar al Ministerio de Educación Nacional, cualquier situación que altere el normal funcionamiento de cada uno de los eventos.

20. Informar al supervisor / Interventor los inconvenientes o problemas que se presenten en el desarrollo del evento, para que de manera conjunta se validen alternativas de solución de manera inmediata.

21. Presentar mensualmente un informe al Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con el modelo definido por el mismo sobre la ejecución del contrato, detallando el cumplimiento de las obligaciones, los eventos realizados, los eventos pagados y saldo del contrato a la fecha del informe.

22. Entregar al Ministerio de Educación Nacional un informe al finalizar el plazo de ejecución del contrato, donde se presenten los resultados obtenidos. El informe deberá ser presentado, en medio impreso y magnético, de acuerdo con el modelo definido por el Ministerio de Educación Nacional.

23. Entregar con la oportunidad regulada, los documentos soportes para el trámite de pagos, es decir a más tardar dentro de los 15 días hábiles después de finalizado el evento.

24. Solicitar que las facturas expedidas por los terceros que prestan el servicio se entreguen en un plazo máximo de 10 días hábiles siguientes a la realización del evento.

25. Presentar los documentos definidos del Personal mínimo requerido dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato.

26. Garantizar que se atenderán las instrucciones, lineamientos y requerimientos que durante el desarrollo del contrato le impartan el supervisor / Interventor del Ministerio de Educación Nacional, sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa.

27. Garantizar que se tomarán las medidas necesarias de acuerdo con la normatividad y estándares vigentes para el adecuado suministro y manejo de limpieza y presentación, de alimentos, locaciones y servicios que sean requeridos durante la realización de los eventos.

Obligaciones relativas a la logística de los eventos:

28. Disponer de recursos económicos en efectivo para la realización de los eventos en aquellos sitios en donde no haya entidades bancarias.

29. Contar con equipos y elementos de respaldo para remplazar los que puedan presentar fallas o daños antes o durante el evento sin costos adicionales para el Ministerio.

30. Suministrar por su cuenta los salones, mobiliario, personal, alimentos, y todos los demás materiales y elementos requeridos para la realización del cada evento solicitado por el Ministerio.

31. Realizar el montaje, desmontaje y transporte de los equipos requeridos para el desarrollo de los eventos y proveer a su costo todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del objeto del contrato.

32. Proveer a su costo todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del objeto del contrato.

Obligaciones relativas al personal del contratista:

33. Poner a disposición de cada evento todo el recurso humano idóneo y necesario para el desarrollo de este, teniendo en cuenta las necesidades que el Ministerio manifieste al momento de planificación de cada evento

34. Estar disponible los siete (7) días de la semana y las veinticuatro (24) horas del día y disponer de al menos dos (2) líneas telefónicas celulares y una fija con disponibilidad de minutos para comunicarse con el Ministerio, y un correo electrónico para comunicación exclusiva con el Ministerio, por el plazo de ejecución del contrato

35. Garantizar que los Coordinadores de la ejecución del contrato, así como el líder de cada evento, si este último fuere solicitado por el Ministerio, cuenten con las herramientas básicas de trabajo, como: computador portátil con acceso a Internet permanente, sistema de comunicación abierto (celular con minutos disponibles), facilidades de transporte, etc.

36. Identificar a todo su personal, que participe en el desarrollo de cada evento, como personal del contratista, ya sea

a través de un uniforme institucional o con identificación visible, garantizando en todo caso, excelente presentación personal.

37. Cubrir todos los gastos del personal del contratista requerido para el desarrollo de cada uno de los eventos solicitados por el Ministerio.

38. Suministrar a su personal todos los elementos de protección y seguridad industrial requeridos para desarrollar adecuadamente sus labores, y verificar su uso adecuado.

39. Cumplir con el pago de salarios y prestaciones del personal que contrate para la realización del evento.

Obligaciones relativas a los lugares de los eventos:

40. Garantizar que los lugares en los cuales se realizarán los eventos cuenten con excelentes condiciones de iluminación y medios audiovisuales, así como con la capacidad de acomodación requerida en el requerimiento requerido por el Ministerio, debiendo cubrir un margen de asistencia adicional imprevista

41. Garantizar la revisión previa de las instalaciones y todos los servicios asociados a cada evento, debiendo cubrir todos los gastos de alojamiento, alimentación, transporte y demás conceptos asociados, de las personas del contratista que deban realizar las visitas técnicas previas a la realización de un evento.

42. Asegurar que el lugar donde se realizará el evento cuente con un espacio suficiente para recibir a los participantes.

43. Garantizar un espacio cómodo (incluyendo silletería cómoda), con las mesas necesarias para realizar la inscripción y entrega de escarapelas a los participantes. Así mismo, los salones en que se realizarán los eventos deben contar con las mesas requeridas por el área del Ministerio que genera la solicitud.

44. Garantizar que el lugar donde se realizará el evento cuente con baños para mujeres y hombres, los cuales deben ser de fácil acceso para los participantes y estar muy cercanos a los salones donde se realizarán los eventos. Los baños deberán estar aseados de manera permanente y dotados de los implementos de aseo necesarios jabón de manos en dispensador, papel toilette, secador de manos eléctrico (si aplica para el evento), servilletas de manos, espejos, entre otros, y contar con los servicios de agua y energía eléctrica.

45. Entregar al iniciar cada evento el lugar debidamente ordenado, organizado y aseado y si el evento dura varios días, se deberán mantener estas condiciones.

46. Garantizar durante la realización del evento, que los salones proporcionados cuenten con iluminación permanente, a través de fluido eléctrico, así como, para el perfecto funcionamiento de los demás servicios requeridos en el presente proceso de contratación.

47. Garantizar que los lugares en que se realizarán los eventos cuenten con rutas de evacuación debidamente señalizadas, y con salidas de emergencia.

Obligaciones relativas al catering:

48. Garantizar la correcta prestación del servicio de alimentación (desayuno, almuerzo cena, refrigerio), según lo aprobado por el Interventor / supervisor.

49. Garantizar que se tomaran todas las medidas necesarias para la adecuada prestación del servicio, bajo estrictas normas y estándares de seguridad, traslado, higiene y presentación de alimentos, instalaciones, implementos, etc.

50. Garantizar que las personas que manipulen cuenten con los exámenes médicos y/o autorizaciones que la autoridad sanitaria exigen.

Obligaciones relativas al transporte y alojamiento de los asistentes:

51. Suministrar el transporte terrestre, aéreo, fluvial o multimodal de los asistentes a los eventos que programe el Ministerio y/o rembolsar los gastos a los asistentes en los casos debidamente autorizados por el supervisor / Interventor del contrato. No se reconocerán transportes no autorizados por el Interventor / supervisor del contrato.

52. Suministrar los tiquetes aéreos en rutas nacionales a la población objeto del trabajo, a cualquier hora del día o de la noche, incluyendo fines de semana y festivos, sujetos a la disponibilidad que presenten los sistemas y con las tarifas más económicas en el momento de expedición del tiquete. La persona responsable de emitir el tiquete dejará constancia u observación que al momento de la expedición de los tiquetes dicha tarifa era la más económica de los diferentes transportadores.

53. Atender durante las 24 horas, los siete (7) días de la semana, mediante línea telefónica directa, medio electrónico y una plataforma virtual, que permita solucionar inconvenientes de último momento a los usuarios del servicio de transporte aéreo, terrestre o fluvial.

54. Garantizar el suministro de tiquetes aéreos a los municipios en donde no operen las aerolíneas AVIANCA, COPA, LATAM, SATENA, VIVAAIR, XXXXX o cualquier otra habilitada para operar en Colombia y deba acudirse a otros operadores que tengan vuelos a dichos municipios o ciudades o de ser necesario realizar el suministro de un vuelo chárter si a ello hubiere lugar.

55. Realizar las reservas, expedir y suministrar los tiquetes para los asistentes que no estén vinculados al Ministerio de Educación en calidad de funcionario o contratista, de conformidad con las solicitudes del Ministerio durante las 24 horas del día, 7 días de la semana

56. Enviar por correo electrónico y confirmar telefónicamente dentro de las seis (6) horas siguientes al requerimiento que le efectúe el Interventor / supervisor del contrato o la persona autorizada, o antes de finalizar la jornada laboral, la confirmación de la reservación, indicando el costo y la clase de pasaje reservado.

57. Atender en forma inmediata cualquier cambio que se presente en los tiquetes expedidos, suministrando los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el supervisor / Interventor del contrato o por la persona autorizada.

58. Proveer los tiquetes en la tarifa más económica xxx xxxxxxx, vigente a la fecha de expedición, de acuerdo con las autorizaciones efectuadas por el supervisor / Interventor del contrato o por la persona autorizada

59. Disponer según los requerimientos del supervisor / Interventor, el tipo de alojamiento en acomodación sencilla o doble, en habitaciones estándar, en hoteles de calificación mínima de 3 a 4 estrellas, sin alterar o modificar la misma de conformidad con la disponibilidad del lugar del evento, sin embargo, de requerirse un alojamiento de condiciones diferentes como consecuencia del lugar del evento, éste deberá ser autorizado por el Supervisor / Interventor. Parágrafo: Se aclara que el transporte y alojamiento no aplica para funcionarios y contratistas del Ministerio.

Obligaciones relativas a comunicaciones:

60. Coordinar con el Ministerio las características y condiciones de los elementos de imagen corporativa que se requieran durante la ejecución del contrato.

61. Coordinar con el Ministerio los medios de comunicación en los cuales deben realizarse las comunicaciones e invitaciones fijando claramente horarios, días, etc.

62. Atender los requerimientos del Ministerio relacionados con las herramientas de comunicación para la promoción y difusión de los eventos del Ministerio de acuerdo con los proyectos de inversión.

Obligaciones relativas a la responsabilidad del contratista:

63. Garantizar la calidad de los servicios contratados, elementos suministrados y responder por ello, así como que los eventos cuenten con los permisos de las autoridades municipales si a ello hubiere lugar.

64. Responder por los daños y perjuicios que se causaren a los participantes de los eventos, en el caso de intoxicaciones por causa de alimentos o accidentes causados por hechos generados por la prestación del servicio a su cargo.

65. Asumir la responsabilidad civil contractual y extracontractual que genere la demanda u otras demandas interpuestas por terceros derivada de su actividad y contar con las garantías que para ciertos eventos exijan las autoridades locales.

Obligaciones relativas al contrato y la Supervisión / Interventoría:

66. Garantizar toda la logística necesaria para llevar a cabo la realización de cada uno de los eventos requeridos por el Ministerio, solicitados a través del Supervisor / Interventor del contrato, para lo cual debe estar disponible los siete (7) días de la semana y las veinticuatro (24) horas del día.

67. Garantizar la prestación del servicio para los eventos requeridos por el Supervisor / Interventor del contrato, los cuales serán solicitados por el Ministerio en el Formato de Orden de servicio establecido por la Entidad.

68. Presentar para aprobación del Interventor / supervisor del contrato, de manera previa, el presupuesto del evento solicitado a la realización del evento, cotizaciones de los ítems solicitados por el Supervisor / Interventor del contrato, así como los materiales que entregará en el mismo, así como aquellos que se utilizarán para publicitar el evento. Los bienes o servicios para la realización de un evento que no sean aprobados previamente por el Supervisor / Interventor del contrato no serán pagados por el Ministerio.

69. Atender las instrucciones, lineamientos y requerimientos que durante el desarrollo del contrato le imparta el Supervisor / Interventor, sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa que tiene para el desarrollo del contrato.

70. Dar respuesta inmediata al Supervisor / Interventor o al encargado de coordinar las actividades sobre lo relacionado con cada evento.

71. Mantener como techo los valores presentados en su propuesta económica sin posibilidad de incremento en los mismos, asumiendo las distorsiones xxx xxxxxxx, a excepción de lo establecido en el pliego de condiciones.

72. Obtener con oportunidad debida las licencias, autorizaciones a que hubiere lugar para el cumplimiento de todas las obligaciones que le corresponden en los términos del presente contrato.

73. Asumir todos los costos y gastos derivados del desarrollo y ejecución del objeto del contrato y demás actividades relacionados con el mismo.

Obligaciones relativas a la calidad del servicio:

74. Presentar tres días hábiles siguientes a la firma del acta de inicio del contrato el diseño e implementación de un procedimiento de gestión para el desarrollo de los servicios a contratar.

75. Aplicar en cada evento una encuesta aprobada por el Supervisor / Interventor del contrato según el formato establecido por la entidad, y con base en ella efectuar un análisis para ejecutar acciones de mejoramiento las cuales serán pactadas como ANS (Acuerdos de Niveles de Servicios) y formarán parte integral del contrato. Dicha encuesta contendrá la evaluación de los servicios prestados por el operador, para conocer la percepción de satisfacción de los usuarios, su proactividad y disposición de personal para atender los diferentes requerimientos, así como, la evaluación de los espacios físicos donde se desarrolló el evento.

76. Recaudar los listados de asistencia de los asistentes y dejar registro de las capacitaciones, charlas y/o conferencias relacionadas con el tipo de evento.

7. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIEN Y/O SERVICIO

Consideraciones Generales

Todo evento que se lleve a cabo debe estar enmarcado en los planes, programas y proyectos incluidos en el plan de desarrollo sectorial, haciendo uso de la comunicación institucional. La realización de todo evento debe efectuarse con el

cumplimiento de las normas de austeridad dispuestas por el Gobierno Nacional y las normas internas que disponga el Ministerio de Educación Nacional.

La planeación, organización y ejecución de los eventos, debe cumplir con las condiciones operativas, técnicas y administrativas establecidas en el presente anexo técnico.

Las dependencias que originan los eventos para cumplir con los propósitos misionales del Ministerio de Educación Nacional deberán tener en cuenta:

a. Contribuir a organizar el evento acorde con la pertinencia y al impacto, bajo el acompañamiento de la Oficina Asesora de Comunicaciones del Ministerio cuando se requiera.

b. Respetar y promover el normal desarrollo de los eventos en cumplimiento de la misión y visión institucional.

c. Promover durante todo el evento una adecuada planificación, ejecución y evaluación, teniendo en cuenta el objetivo, alcance, interés y la oportunidad.

d. Promover el uso racional y adecuado de los recursos económicos, destinados para los eventos, teniendo en cuenta que las temporadas turísticas no generen mayores costos a los eventos.

Para efectos del presente documento se denominará en adelante OPERADOR al Contratista que resulte del presente proceso de selección.

LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR SE ENCUENTRAN DETALLADOS A CONTINUACIÓN Y EN EL ANEXO 1.5. – CONCEPTOS Y ELEMENTOS, DEL PRESENTE ANEXO 01.

7.1. ESPECIFICACIONES OPERATIVAS.

7.1.1. Solicitudes de Servicio.

El Supervisor / Interventor o quien este designe, envía la solicitud de servicios vía correo electrónico al operador, con los requerimientos para el evento, detallando la descripción técnica de los bienes y servicios, las cantidades y el tiempo requerido, teniendo en cuenta los siguientes tiempos definidos:

a. Para aquellos eventos donde se requiere alimentación, se enviará la solicitud de servicio, al menos dos (2) días calendario antes de la fecha del evento.

b. Para aquellos eventos donde se requiere salón dotado, se enviará la solicitud de servicio, al menos tres (3) días calendario antes de la fecha del evento.

c. Para aquellos eventos donde se requiere alojamiento, se enviará la solicitud de servicio, cuatro (4) días calendario antes de la fecha del evento.

d. Para aquellos eventos donde se requiere movilización y/o convocatoria o para aquellos eventos donde se cuente con 80 o más asistentes donde requieran alguno de los siguientes requerimientos: salón dotado, alojamiento, transporte aéreo y/o terrestre, según sea el caso, se enviará la solicitud de servicio, al menos con diez (10) días calendario antes de la fecha del evento.

e. Para los eventos como ferias, en las cuales se incluyen labores como: Diseño y montaje de stand; Montajes de escenarios (tarima, iluminación, sonido escenografía; Zonas de alimentación e hidratación, así como el diseño y ubicación de señalización de rutas de acceso y evacuación), se enviará la solicitud de servicio, al menos quince (15) días calendario antes de la fecha del evento.

f. Para los eventos del MINISTERIO que de acuerdo con su importancia requieran ser atendidos de manera urgente y estén validados por el Supervisor / Interventor, las solicitudes pueden generarse incluso con menos de veinticuatro (24) horas de anticipación del evento.

La solicitud de servicio se diligenciará en los formatos establecidos por el MINISTERIO donde se describen cada uno de los requerimientos que componen la solicitud, entre los cuales se encuentran los siguientes: alimentación, alojamiento, movilización y convocatoria.

Ver Anexo 1.1. Formato Solicitud de servicio.

El Supervisor / Interventor o quien este designe, se reserva el derecho de ajustar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de estos, con dos (2) días calendario de anticipación al evento programado e informar al operador la nueva fecha. Igualmente, el Ministerio comunicará con dos (2) días calendario de anterioridad a la realización del evento, la cancelación de alguno de los servicios o el cambio de nombre de participantes en un evento que lo requiera, sin que esto ocasione penalidades por parte de los proveedores seleccionados.

La solicitud debe contener la información completa y correctamente diligenciada junto con el presupuesto y demás anexos según se requieran; para eventos que soliciten servicio de call center y/o emisión de tiquetes, hospedaje y reembolsos de dinero, es indispensable diligenciar y adjuntar el formato de la base de dato El cual consolida el detalle de los datos del asistente, fechas de hospedaje, itinerario de tiquetes aéreos, reembolsos de transporte, otros reembolsos y gestión de call center. La solicitud debe estar aprobada por el jefe de la dependencia que origina el evento.

Anexos al formato de solicitud de eventos:

• Presupuesto

• Agenda del evento

• Base de datos de convocados para gestión de call center (cuando aplique).

• Listado de tiquetes a emitir con sus respectivos itinerarios, nombres completos, número de identificación y fotocopia legible de cedula de ciudadanía para residentes. (cuando aplique).

• Listado de tiquetes a emitir con sus respectivos itinerarios, nombres completos, número de identificación y fotocopia legible de pasaporte para extranjeros (cuando aplique).

• Listado de reembolsos de transporte con: nombres, números de identidad y los respectivos trayectos y valores (cuando aplique).

• Propuesta de prestación de servicios cuando corresponda a un pago a terceros (cuando aplique, y teniendo en cuenta el contratista deberá cumplir con sus obligaciones pecuniarias con terceros, dado que el MEN no gira a terceros distintos del Operador contratista.).

• Formato de pago a terceros.

Para efectos de identificar categorías y responsabilidades tributarias, en todas las solicitudes que incorporen pagos a terceros, se deberá adjuntar la respectiva propuesta de prestación de servicios en donde se incluya como mínimo:

• Objetivo y alcance del servicio a prestar.

• Productos de la propuesta con su respectiva fecha de entrega (Cuando Aplique)

• Costo total del servicio a prestar, discriminando los costos unitarios del servicio e impuestos a pagar.

• Forma de pago.

• Copia del Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

7.1.2. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES O ALTERNATIVAS DEL SERVICIO (Cuando aplique).

El CONTRATISTA deberá proceder con la debida diligencia y cuidado, de acuerdo con la solicitud presentada por el MINISTERIO con el fin de que se presenten los precios más favorables xxx xxxxxxx, conforme a los convenios, alianzas y relaciones comerciales que posea el proveedor.

El MINISTERIO presentará la necesidad de los eventos de conformidad con el formato establecido para tal fin, así mismo el CONTRATISTA deberá presentar la propuesta de presupuesto del evento (Con al menos tres alternativas y opciones cuando aplique) al siguiente día calendario de recibida la solicitud, según los valores techo aprobados en propuesta económica en el cuadro de propuesta Económica, en caso de que algunos elementos de la solicitud no se encuentren en el cuadro de Propuesta Económica, EL CONTRATISTA deberá presentar cotizaciones con proveedores que cumplan con las condiciones establecidas, a excepción de los tiquetes aéreos, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Cuando se soliciten ítems que no se encuentren en la Oferta Económica, El Operador deberá presentar, para el caso de eventos en ciudades capitales (Anexo 1.2. –Ciudades capitales y Municipios intermedios), vía correo electrónico o a través del software de logística, mínimo tres cotizaciones de los posibles proveedores que sean comparativas (características y precios similares) para cada uno de los bienes o servicios a subcontratar y un cuadro comparativo de acuerdo con el modelo definido por el Supervisor / Interventor, las cuales deben estar enmarcadas dentro de las especificaciones particulares, y demás condiciones fijadas por el Supervisor / Interventor o quien este designe.

Cuando la solicitud del servicio requerido contenga insumos de papelería (ejemplos: cartulina, papel bond, papel Xxxxx, papel xx xxxx, marcadores, resaltadores y demás útiles y elementos de características similares) el operador podrá presentar una única cotización que se ajuste a los precios xx xxxxxxx.

El Ministerio establece precios xx xxxxxxx con base en la experiencia y en cotizaciones que realiza anualmente sobre los servicios más demandados.

Para el caso de municipios intermedios (Anexo 1.2. –Ciudades capitales y Municipios intermedios) se deben presentar al menos dos cotizaciones y para el caso de los demás municipios se debe presentar al menos una cotización.

El operador deberá buscar proveedores de la región. En caso de que los requerimientos y la ciudad o municipio de realización del evento no lo permitan, se deberá obtener aprobación del Supervisor / Interventor o de quien este designe.

El Operador deberá presentar las cotizaciones en un plazo máximo de dos (2) días hábiles para los eventos enunciados en los literales a), b) y c) del numeral 7.1.1 Solicitudes de Servicio.

Para los literales d) y e) del numeral 7.1.1. Solicitudes de Servicio, se dará un plazo máximo de tres (3) días hábiles.

Para el literal f) del numeral 7.1.1. Solicitudes de Servicio, deberá enviar una sola cotización en un plazo de máximo 2 horas.

Para los anteriores casos el tiempo será contado a partir del envío de la solicitud del servicio por parte del Supervisor / Interventor o quien este designe. De igual manera el operador deberá dar prioridad a las cotizaciones teniendo en cuenta la fecha de desarrollo del evento, pero siempre cumpliendo con el tiempo máximo definido. Para todos los casos el Operador deberá contar con la aprobación de las cotizaciones por parte del Supervisor / Interventor o quien este designe para poder realizar la contratación.

El Ministerio podrá solicitar directamente las cotizaciones cuando lo considere conveniente o sugerir un proveedor, debidamente justificado por el Área basados en criterios objetivos que permiten demostrar los beneficios de dicho proveedor. Estas cotizaciones deberán ser incluidas en el cuadro comparativo para la definición del proveedor, sin importar la forma de pago que defina el proveedor.

Las alternativas de cotización deben ser siempre comparables, ser de características similares y estar en el mismo rango de precios; teniendo en cuenta las políticas de austeridad del Gobierno Nacional y se deberá ubicar, preferiblemente, proveedores de la región. El CONTRATISTA deberá presentar en sus cotizaciones, los menús que correspondan a todos los servicios de alimentación y las políticas de cancelación oportuna de servicios del respectivo proveedor.

Las cotizaciones podrán hacerse a partir de la iniciación del contrato de conformidad con la programación de eventos e instrucciones que imparta el Supervisor / Interventor del contrato; serán válidas durante la vigencia que se establezca en ellas para los precios y en tal sentido podrán servir de soporte para varios eventos.

Los proveedores que se requieran para solicitar cotizaciones y que sean aprobados por el Supervisor / Interventor, deben garantizar que su objeto social corresponde al bien o servicio requerido. Los proveedores de los servicios aprobados por el Supervisor / Interventor, deben ser los mismos que le facturen o efectúen el cobro al operador (CONTRATISTA).

El Ministerio podrá solicitar de manera expresa al operador la realización de un evento en un lugar específico o con un proveedor determinado, de acuerdo con la naturaleza del evento, debidamente justificado por el supervisor / Interventor, sin que esto afecte el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Para este caso solo se presentará la cotización del proveedor requerido.

El Ministerio, en cualquier caso, se reserva la facultad de verificar los precios cotizados para cada evento, con las empresas que presentaron cotización. No se tendrán en cuenta, en caso de comprobarse, las cotizaciones presentadas por el operador que presenten sobrecostos, previa verificación de precios xx xxxxxxx por parte del Supervisor / Interventor y el área solicitante por medio de cotizaciones vigentes.

Para los casos en los cuales la entidad solicite un evento en un tiempo inferior a lo estipulado en los literales a) al f), el operador no estará obligado a presentar las cotizaciones definidas, siempre y cuando informe al Supervisor / Interventor los costos de la realización del evento y éste lo haya aprobado.

Aprobaciones e Interventoría / Supervisión

El Supervisor / Interventor del contrato validará en las cotizaciones de los diferentes proveedores de los bienes y servicios requeridos en las solicitudes de servicios el valor del evento y constatará que los precios corresponden a los precios xx xxxxxxx, y será el Supervisor / Interventor o quien este designe, el encargado de informar al operador las cotizaciones aprobadas.

El Operador no podrá adelantar ninguna clase de compromiso o gasto que no esté aprobado previamente por el Supervisor / Interventor del contrato o quien este designe.

El Supervisor / Interventor o quien este designe, se reserva el derecho de constatar directamente con los proveedores la reserva y las condiciones comerciales del servicio.

El Supervisor / Interventor o quien este designe, vigilará, supervisará y coordinará las actividades relacionadas con la ejecución de acciones de logística para la realización de los eventos a cargo del operador con base en el contrato vigente.

El supervisor / Interventor comunicará mediante correo electrónico al CONTRATISTA con un tiempo prudente y con la antelación necesaria de acuerdo con las características del evento, el nombre y datos de contacto de la persona designada por parte del MEN para las actividades descritas en el presente documento.

Todo servicio o bien que se requiera para garantizar la correcta y oportuna ejecución del evento y que surja durante el mismo por razones fortuitas o imprevisibles en la planeación, se considera imprevisto, el cual debe ser solicitado por la dependencia que origina el evento y aprobado por el Supervisor / Interventor durante la ejecución del evento, mediante el diligenciamiento del formato establecido para tal fin y que se entregará al supervisor / Interventor por parte del MEN.

7.1.3. Gestión de Eventos

El Operador deberá orientar, planear, organizar y administrar los eventos con base en las instrucciones definidas en la solicitud de servicio y en su experiencia.

El Operador es el responsable de garantizar que los requerimientos definidos en la solicitud de servicio enviada por el Supervisor / Interventor del contrato o quien este designe, se lleve a cabo en total normalidad, con los recursos físicos y económicos aprobados, la logística y el acompañamiento para culminar los mismos con éxito.

El Operador mantendrá informado permanentemente al Supervisor / Interventor del contrato, acerca de los avances, incoherencias y novedades relacionados con la prestación de los servicios: convocatoria, sitio de reunión, transporte, alojamiento y alimentación entre otros.

Cuando el evento requiera servicio de transporte de material de propiedad del Ministerio, éste deberá ser entregado por la dependencia generadora del evento al Operador, quien será responsable del cuidado de los elementos recibidos, hasta su devolución en las mismas condiciones que le fue entregado.

El Operador deberá entregar al líder del evento o representante de la dependencia generadora de la solicitud, cuya identificación será informada por el supervisor / Interventor al Operador, todos aquellos materiales y/o alimentos sobrantes que resulten de la ejecución de un evento; mediante el diligenciamiento del formato “ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCION”, el cual será suministrado al contratista por la entidad, y deberá anexarse dentro de la carpeta de legalización del evento.

7.1.3.1. Reembolsos:

El supervisor / Interventor podrá solicitar al Operador reembolsos de dinero a terceros, en los casos de no requerir directamente la contratación de los conceptos por parte del Operador, sino que el tercero cubre con su propio peculio los gastos por alimentación y/o transporte y/o alojamiento y/u otros, previamente avalados por el área y el supervisor / Interventor.

Todos los reembolsos de dinero, por cualquier concepto (alimentación, transporte, alojamiento, u otros), deberán realizarse a través de giro electrónico en un plazo no mayor a 24 horas una vez enviados los requisitos y/o documentos necesarios para el reembolso al Operador. La dependencia líder del evento deberá incorporar en el presupuesto de la solicitud, los costos de giro electrónico y el porcentaje que el Ministerio reconocerá al Operador.

En aquellos casos particulares en los que el servicio de giro electrónico no se encuentre disponible, la dependencia que origina el evento definirá e informará al Supervisor / Interventor, de manera oportuna, la metodología para la realización de los reembolsos, a partir de las opciones concertadas entre la entidad y el Operador.

Cada rembolso deberá estar debidamente soportado con la fotocopia de la cédula de ciudadanía del beneficiario y el respectivo comprobante del pago, de acuerdo con la información expresa en el listado de reembolsos anexo a la solicitud y, que sin excepción debe firmar cada beneficiario.

El Operador deberá verificar una vez transcurridos 30 días después de realizado el giro, si el valor del reembolso fue reclamado por el destinatario. Para los casos en los cuales no se reclamen, se deberá informar al MEN y efectuar mensualmente el reintegro de los dineros a la cuenta xxx Xxxxxx Nacional, debidamente señalada por el supervisor / Interventor al Operador.

Nota 1: Cuando las comunidades indígenas ofrezcan el suministro de los albergues el operador deberá contratarlo directamente con la comunidad. Sin embargo. cuando el Ministerio solicite que se realice un evento en un hotel no informado por el contratista y sus precios o valores superen los establecidos en la propuesta, El Ministerio pagará el valor del evento previa verificación por parte del supervisor de acuerdo con la factura presentada por el hotel, más el porcentaje de comisión establecido para el efecto.

En cualquier caso, el valor a pagar por los servicios no podrá superar el promedio de los precios xxx xxxxxxx, obtenido en la fase de planeación, que consta en el estudio de precios xxx xxxxxxx y en el análisis del sector. El criterio objetivo que se tendrá en cuenta para establecer los valores se hará conforme a los resultados arrojados por el análisis del sector.

7.1.4. Personal Requerido.

El Operador deberá contar con un personal mínimo el cual se relaciona en el Anexo 1.3. - Personal mínimo requerido. No obstante, deberá garantizar el personal de apoyo que considere pertinente para que le permita dar cumplimiento al contrato dentro de los tiempos y la calidad establecidos.

La experiencia de los profesionales será contada a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior, o de la expedición de la tarjeta o matricula profesional según la normatividad vigente para cada profesión. En los casos que el operador no pueda allegar este documento, la experiencia será contada a partir de la fecha del diploma de grado o acta de grado respectiva.

El personal del operador debe estar uniformado para la clase de reunión que se desarrolle e identificado de tal forma que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa. El Operador y su personal

deben tener claro que en el desarrollo del evento ellos son parte de la imagen institucional del Ministerio de Educación Nacional y por tanto su presentación, maneras, actitudes y aptitudes deben responder con los más altos estándares de atención y calidad humana.

El Operador deberá mantener el personal propuesto para la ejecución del contrato. Los cambios de personal solo podrán realizarse con justa causa previa aprobación por el Supervisor / Interventor del contrato y por un perfil igual o superior de aquel que fue verificado una vez haya sido suscrito el contrato, so pena de incumplimiento del contrato.

7.1.5. Cierre del Evento.

El operador debe enviar vía correo electrónico al Supervisor / Interventor o a quien este designe, una vez se cierre el evento, y en los casos que aplique de acuerdo con la solicitud del servicio, los formatos establecidos para tal fin (listado de asistencia, las encuestas, y las novedades que se presenten).

Adicionalmente, deberá entregar al Supervisor / Interventor del contrato o a quien este designe un informe mensual físico y magnético, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente, donde relacione los siguientes documentos, en los casos que aplique,

✓ Detalle de los eventos realizados durante el mes, donde describa el número de la solicitud de servicio, nombre del evento, fecha del evento, su estado, el valor final del evento y las novedades presentadas.

✓ Ejecución, indicando el valor del contrato, el valor ejecutado en el mes, los pagos realizados a la fecha y el saldo del contrato.

✓ Certificado donde se evidencie cómo dio cumplimiento a las obligaciones establecidas en el contrato.

✓ Certificado de pago de aportes a salud, pensión y parafiscales expedida por el revisor fiscal.

✓ Relación de los beneficios tales como salones principales y/o alternos gratuitos, descuentos en tiquetes, descuentos en alimentación, entre otros, trasladados a la cuenta del Ministerio de Educación Nacional.

✓ Registro Nacional de Turismo vigente.

7.2. ESPECIFICACIONES DE LOS SERVICIOS MÍNIMOS REQUERIDOS:

En la organización integral de eventos, se deben tener en cuenta los procedimientos específicos enmarcados en cada uno de los momentos que conlleva un evento, así: pre-evento (Planeación, organización), evento (Operación), Post evento (Evaluación, legalización y retroalimentación).

De acuerdo con este procedimiento se tendrán en cuenta las especificaciones técnicas, de los servicios que exigen las solicitudes del Ministerio; igualmente se debe tener en cuenta que cada una de ellas será presentada en el formato de solicitud de evento, de acuerdo con las necesidades del área y las particularidades de cada evento. Es importante aclarar que todo servicio solicitado para desarrollar los diferentes eventos está reglamentado por el cumplimiento a cabalidad de la Ley de Austeridad del Gobierno Nacional, y de la aprobación del manejo de imagen de la Oficina Asesora de Comunicaciones del Ministerio de Educación Nacional.

Las actividades técnicas a desarrollar conlleva tareas relacionadas con la organización y producción de eventos, convocatoria, suministro de transporte aéreo, terrestre y local, alojamiento, suministro de alimentación, alquiler de espacios e instalaciones técnicas y tecnológicas apropiadas; alquiler de equipos de ayuda audiovisual, suministro y/o envío de materiales, diseño e instalación de stands; pago de honorarios a conferencistas, material lúdico y pedagógico, elaboración de memorias, procesamiento de encuestas de satisfacción y elaboración de informes.

Para ello, el Supervisor / Interventor o quien este designe deberá describir en las solicitudes de servicio de manera detallada los requerimientos del evento. No obstante, el operador podrá realizar, de acuerdo con su experiencia, sugerencias, recomendaciones o solicitar claridad sobre el tema para garantizar el buen desarrollo del evento

7.2.1. Convocatoria del Evento.

Para los casos donde se requieran, el operador deberá realizar la convocatoria a los eventos, previa descripción en la solicitud de servicio enviada, para ello deberá tener en cuenta:

✓ Base de datos de asistentes: El operador conformará una base de datos con la lista de probables asistentes o entidades a invitar con los datos de contacto que le suministre el Supervisor / Interventor del contrato. La base de datos conformada debe ser entregada, en medio físico y magnético al Supervisor / Interventor o a quien este designe, dentro de los dos (2) días hábiles siguiente al recibido de la solicitud de servicio.

✓ Invitaciones o convocatoria: El operador para la divulgación y promoción del evento, elaborará según instrucciones que le entregue el Supervisor / Interventor o quien este designe, las invitaciones o convocatoria para participar en el evento y las remitirá a los destinatarios por correo certificado, entrega personal, correo electrónico, aviso de prensa, mensaje radial, según sea el caso y de acuerdo con el requerimiento descrito en la solicitud de servicio. El operador

deberá observar y seguir el protocolo, en cuanto a forma de presentarse o dirigirse a terceros cuidando la imagen del Ministerio de Educación Nacional.

✓ Confirmación: El operador deberá confirmar telefónicamente o por correo electrónico, la asistencia de los convocados y reportará mediante correo electrónico al Supervisor / Interventor, el estado de la asistencia y los avances del proceso con los comentarios o sugerencias recibidas.

✓ Identificación: El operador elaborará las escarapelas según modelo e instrucciones que le suministre el Supervisor

/ Interventor o quien este designe, en los casos que se requiera en el formato de solicitud de servicio, en todo caso

estará a su cargo la marcación de estas, y las entregará a los asistentes en el momento del registro.

7.2.2. Registro de Asistencia.

El operador efectuará el registro de los asistentes en el sitio del evento, cuando el Supervisor / Interventor lo requiera, mediante un archivo que permita hacer seguimiento y generar informes de asistentes. Organizará el sitio de recepción, con las mesas, equipos y personal suficientes, para que por lo menos una hora antes del evento esté disponible y no cause demoras en la iniciación del evento. El registro incluirá al menos datos de nombre del participante, institución y/o entidad, cargo, dirección, teléfono, departamento, municipio, y correo electrónico. El producto de este registro debe ser entregado como soporte del evento.

Certificados de asistencia: Cuando el Supervisor / Interventor o quien este designe requiera certificados de asistencia para los participantes, el operador, elaborará los certificados de asistencia y tramitará la firma de estos con base en la lista de registro, según modelo que le suministre el Supervisor / Interventor o quien este designe, y dispondrá de los mismos para la entrega a los asistentes en la sesión final del evento. La presentación de este documento debe ser impecable en su presentación y contenido, sin errores ortográficos, tachaduras o enmendaduras.

7.2.3. Transporte

✓ Itinerarios de viaje: Con los convocados confirmados que tengan sede diferente a la del evento, el operador coordinará a más tardar el día siguiente a la entrega de la solicitud de servicio; el itinerario de viaje teniendo en cuenta las distancias, el tiempo de viaje, las rutas y horarios de los medios de transporte, propendiendo por la llegada oportuna de los asistentes al evento y procurando que regresen a sus lugares de origen a más tardar al día siguiente de la culminación o en el vuelo más cercano a la finalización del evento.

Suministro de tiquetes aéreos: El operador con la información de asistentes confirmados (incluyendo conferencistas, talleristas y expositores), y con base en los itinerarios de viaje acordados, coordinará y efectuará las reservas a más tardar al día siguiente de la entrega de la solicitud de servicio, teniendo en cuenta las opciones de tarifa más barata sujeta a cambios, para la aprobación del Ministerio de Educación Nacional mediante el supervisor

/ Interventor del Contrato, una vez se valide deberán enviar de manera inmediata los tiquetes aéreos. Los tiquetes aéreos deben ser emitidos en clase económica. Una vez el Interventor / supervisor autorice la compra de los tiquetes, el CONTRATISTA deberá adquirirlos inmediatamente con el fin de garantizar el mismo precio ofertado. Si el valor ofertado cambia, el CONTRATISTA deberá informar al MINISTERIO para que sea aprobado nuevamente.

En caso de que el asistente haya efectuado el pago de su tiquete, previa solicitud del área y validación del Supervisor

/ Interventor o quien este designe, el operador deberá reembolsar dicho gasto contra la presentación de la factura del tiquete que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete, durante el desarrollo del evento, de acuerdo con el numeral 6.1.3 del presente documento donde se señalan los requisitos para el reembolso.

El operador debe entregar mensualmente una relación de los tiquetes que no hayan sido utilizados y estén pendientes de revisar, al igual que realizar la gestión pertinente para hacer uso de estos en otro evento que se requiera informando previamente al Ministerio. Adicionalmente un resumen con las tarifas preferenciales que dieron dentro de este periodo y los cambios que se generaron y que no causaron penalidad.

Nota 1: Para la aprobación de este ítem, el CONTRATISTA deberá presentar las ofertas disponibles por las aerolíneas que cumplan con los itinerarios.

Nota 2: Es necesario que los tiquetes solicitados por el MINISTERIO estén sujetos a posibles cambios o cancelaciones que se puedan presentar.

Nota 3: El Contratista debe establecer alianzas estratégicas con aerolíneas y/o agencias de viajes para garantizar que se trasladen las millas diferentes aerolíneas a la cuenta del MINISTERIO.

Transporte terrestre o fluvial: Para los casos en los que los asistentes al evento se desplacen vía terrestre o fluvial, el operador debe garantizar el pago del valor correspondiente al pasaje, previa presentación de la factura del tiquete del trayecto según tablas de precios establecidas por el Ministerio de Transporte y para el caso del transporte fluvial los tiquetes o soportes de pago. Para los casos que el asistente deba regresar utilizando la misma modalidad, se reintegrará el valor total correspondiente al pasaje de ida y regreso, dentro del desarrollo del evento, de acuerdo con el numeral 6.1.3 del presente documento donde se señalan los requisitos para el reembolso.

✓ Transporte local: El operador dispondrá de acuerdo con el evento los servicios de transporte local para trasladar al personal asistente (incluyendo conferencistas, talleristas y expositores), en el trayecto aeropuerto – Hotel – aeropuerto o dentro de la ciudad, previa autorización del Supervisor / Interventor o quien este designe.

El operador también debe disponer del transporte de los asistentes, conferencistas e invitados, cuando se defina en la solicitud de servicio en vehículos de modelos recientes máximo con cinco (5) años de antigüedad, cómodos y con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar y con el cumplimiento de las condiciones técnico- mecánicas que establece la Ley.

Los transportes locales contratados deben ser colectivos y no expresos, salvo necesidad del servicio debidamente validado por el Supervisor / Interventor del contrato o quien este designe.

El Operador debe verificar que el transporte ofrecido cumpla con las normas y requisitos de operatividad legales tales como (registros, habilitaciones, licencias, seguros, entre otros) y el supervisor / Interventor podrá requerir los soportes o pruebas de dichas obligaciones cuando lo considere necesario.

7.2.4. Infraestructura Física y Mobiliario

✓ Espacio físico: El operador deberá gestionar los espacios físicos cómodos necesarios, de acuerdo con los requerimientos del Supervisor / Interventor del contrato y considerando el número de personas a participar. Debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda, aula o auditorio; con iluminación natural o artificial suficiente; ventilación incluyendo aire acondicionado, cuando sea necesario; aislamiento de ruidos exteriores; sonido básico, conectividad a Internet, teléfono con servicio de llamadas locales, y tomacorrientes, que permitan adelantar los eventos que requieran la utilización de computadores. Los espacios deben tener la señalización que permita facilitar la ubicación, el acceso de los asistentes y deben contar con vigilancia que garantice la seguridad e integridad de los asistentes al evento, de su material y herramientas de trabajo, además debe tener salidas de emergencias, rutas de evacuación, extintores etc., siempre y cuando la ciudad y/o municipio definido para el evento lo permita.

Los auditorios, salones o espacios en los cuales se desarrolla el evento deberán disponer xx xxxxxx confortables y apropiadas para jornadas extensas y en caso necesario mesas con manteles y jarras de agua. El CONTRATISTA está obligado a suministrar un lugar que tenga una estructura apropiada para su utilización y en condiciones que permitan el buen desarrollo de la actividad.

Para los eventos con duración de más de dos (2) días calendario el MINISTERIO podrá realizar disminución en número de personas o reducción de los días de evento en el primer día de ejecución, sin que esto genere costo alguno para el MINISTERIO.

El operador deberá para el caso donde se requiere salones buscar hoteles, cajas de compensación, centro de convenciones o lugares donde se preste el servicio de alimentación y/o alojamiento para los asistentes, para dar cumplimiento a la obligación de contratar directamente con los proveedores sin intermediarios.

No obstante, el Supervisor / Interventor podrá designar a quien considere conveniente, realizar una visita técnica para que evalué si el lugar cumple con los requerimientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.

✓ Cantidad de espacios: En algunos casos el operador deberá disponer de más de un espacio, carpas o salón dadas las características de la reunión, lo cual le será informado por el Supervisor / Interventor del contrato en la solicitud de servicio.

✓ Mobiliario: El espacio para el evento debe disponer xx xxxxxx ergonómicamente confortables y apropiadas para extensas jornadas de trabajo. Cuando sea necesario también dispondrá de mesas con manteles y jarras de agua. La organización del mobiliario será revisada por el Supervisor / Interventor o quien este designe, antes del desarrollo del evento. No obstante, el Supervisor / Interventor podrá designar a quien considere conveniente, realizar una visita técnica para que evalué si el lugar cumple con los requerimientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.

Adicionalmente y cuando se requiera, el espacio debe disponer, si se solicitan, de papelógrafo, tablero acrílico o electrónico, marcadores, telón para proyecciones y dispositivos señaladores.

✓ Horarios: El horario se define en la solicitud de servicio, sin embargo, todos los lugares propuestos, deben contar con disponibilidad de 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y cuando la solicitud lo señala, debe contar con parqueadero 24 horas.

✓ Costo de espacios físicos: Se requiere que el uso de los espacios físicos con las instalaciones básicas, ubicados en hoteles, cajas de compensación o salones donde se ha contratado el servicio de alimentación y/o alojamiento para los asistentes, sea gratuito, en todo caso, el operador organizará y pagará el alquiler, de ser necesario, con cargo al evento, previa validación por parte del Supervisor / Interventor del contrato o quien este designe.

7.2.5. Alojamiento

✓ Hoteles: El operador debe ubicar hoteles que cuenten con infraestructura pertinente para el desarrollo de los eventos y fácil acceso para los asistentes. El operador deberá buscar hoteles con mínimo 4 estrellas u hotel con tarifas especiales que nos brinde la oportunidad de cumplir con las políticas de austeridad y que cuenten con los servicios de calidad, higiene, seguridad, buena iluminación y con servicio de Internet gratuito. Se exceptúan zonas que por ubicación geográfica no cuente con este tipo de clasificación.

El servicio de alojamiento debe incluir servicios conexos tales como: acceso al servicio de Internet o wifi; servicio de llamadas locales y desayuno incluido en la tarifa; servicios de guarda equipajes y de confirmación de reservas aéreas. Lo anterior siempre y cuando las condiciones de la región, del lugar o zona geográfica así lo permitan.

Para cada evento presentará tres alternativas de hotel, con las mismas características para ser comparados, salvo condiciones o características particulares de la región o sitio del evento, en donde la disponibilidad no ofrece alternativas de selección.

✓ Acomodación: El operador deberá organizar la acomodación doble o triple, según instrucciones que imparta el Supervisor / Interventor o quien este designe. Para ello deberá tener en cuenta que la acomodación se hará con personas del mismo género, de acuerdo con la lista de confirmaciones, la distribución de las personas será sometida a consideración del Supervisor / Interventor o quien este designe, con la debida anticipación al inicio del alojamiento. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario este dedicado al evento o hasta el día o la noche anterior a la fecha de su vuelo de regreso, previa validación del Supervisor / Interventor o quien este designe.

✓ Paquetes hoteleros: El operador puede ofrecer al Supervisor / Interventor o quien este designe opciones de paquetes hoteleros para los asistentes provenientes de lugares diferentes a los de la realización de los eventos, según los lugares nacionales y la programación que para el efecto le sean requeridos.

✓ Contingencias en el alojamiento: Si para la fecha prevista para la realización de un evento no hay cupo para la totalidad de asistentes prevista en un mismo hotel, por falta de gestión del operador, éste debe garantizar, el alojamiento en otros hoteles de características similares al aprobado inicialmente. El operador deberá cubrir todos los costos de transporte y todos los gastos adicionales que se generen por esta novedad. En estos casos, el Ministerio de Educación Nacional no asumirá ningún costo de alojamiento y alimentación adicional a la inicialmente pactada.

✓ Servicios conexos al alojamiento no incluidos: En ningún caso el Ministerio de Educación Nacional asumirá los gastos por concepto de: minibar, lavandería, llamadas telefónicas a celulares o larga distancia nacional o internacional o alimentación diferente a la contratada o no autorizada, por lo cual el operador, al hacer la negociación, debe informar esta condición al proveedor y a los asistentes del evento, en el momento de realizar el registro hotelero.

7.2.6. Alimentación

El Ministerio requiere servicios de alimentación de acuerdo con el desarrollo de los eventos (servicios en hotel o servicio de catering), para lo cual el Operador garantizará el adecuado suministro y manejo, bajo estrictas normas y estándares de higiene y presentación de los alimentos que sean requeridos durante la realización de los eventos y acordes a los precios estipulados en la cotización aprobada.

El operador organizará y pagará el suministro de alimentación (desayuno y cena), para los asistentes del evento provenientes de fuera de la ciudad sede del evento y que se estén alojando. De igual manera organizará y pagará el suministro de alimentación durante el evento (refrigerios AM/PM, y almuerzo), y el suministro de bebidas durante la reunión (Estación de agua, café, aromáticas y té), cuando ello se requiera y se defina en la solicitud de servicio.

No obstante, el Supervisor / Interventor o quien este designe podrá solicitar desayunos o cenas para no alojados si el evento así lo requiere, para ello deberá haberlo relacionado en la solicitud de servicio.

El operador debe garantizar que se tomarán las medidas necesarias para el adecuado suministro y manejo de alimentos, bajo estrictas normas y estándares de higiene y presentación, de acuerdo con la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social.

El operador deberá enviar al Ministerio de Educación Nacional, la variedad de menús disponibles dentro de las cotizaciones presentadas para el evento, para que se valide el más pertinente.

Con el ánimo de ajustar los costos del evento, El Ministerio podrá solicitar, antes y durante la ejecución de un evento, disminuciones en el consumo de alimentos y bebidas de acuerdo con la confirmación de asistencia y teniendo en cuenta

las políticas de cancelación oportuna de servicios del proveedor informadas en la respectiva cotización; para ello, el Operador deberá adelantar las gestiones necesarias propias de estas solicitudes.

En los casos en que se requiera un aumento en el consumo de alimentos y bebidas durante la ejecución de un evento, el Ministerio autorizará previamente la prestación de dicho servicio a través del Supervisor / Interventor y reconocerá los valores adicionales a los mismos precios unitarios del presupuesto consolidado, mediante el diligenciamiento del formato de imprevistos, suministrado por el Ministerio.

Estación de bebidas: El operador dispondrá cuando se defina en la solicitud de servicio, una estación de bebidas en sitio anexo o en el salón de reuniones que suministre agua, café, té, o aromáticas para los asistentes, con los meseros y grecas acorde a la cantidad de asistentes.

Servicios no incluidos: En ningún caso el Ministerio de Educación Nacional asumirá los gastos no autorizados por concepto de propinas, licores o alimentación diferente a la contratada, por lo cual el operador debe informar al proveedor, al hacer la negociación, y a los asistentes del evento en el momento del registro, para evitar inconvenientes.

7.2.7. Equipos

El operador deberá garantizar la consecución del suministro y manejo de los equipos que se definan en las solicitudes de servicio, para ello pueden presentar las cotizaciones de empresas especializadas, hoteles o lugares que se definan para el desarrollo del evento. Los equipos deben ser acordes a los requerimientos definidos en la solicitud de servicio.

✓ Computadores portátiles o xx xxxx, configurado con software Microsoft office mínimo versión 2013, debe contar con mouse independiente.

✓ Video beam y pantalla de proyección.

✓ Impresora multifuncional

✓ Sonido acorde al lugar del evento, la cantidad de personas, el protocolo (consola y micrófonos).

✓ Ventiladores

✓ Personal especializado en el manejo de equipos.

La cantidad y los requerimientos específicos se describirán en la solicitud de servicio.

7.2.8. Material de Apoyo.

El requerimiento del material a fotocopiar o imprimir y cualquier tipo de material didáctico que se requiera para el desarrollo de determinado evento, será solicitado por el Supervisor / Interventor del contrato con antelación a la fecha prevista para el evento, de tal forma que sea entregado en el lugar que determine el Supervisor / Interventor correspondiente. El material didáctico a suministrar podrá ser entre otros: cuadernos, hojas de papel blanco tamaño oficio o carta, papel periódico en pliegos, esferos, marcadores, plastilina, temperas, papel de colores, pendones, agendas, escarapelas, portacarnet, identificadores xx xxxx, carpetas plastificadas

7.2.9. Honorarios de Conferencistas u otros:

El operador deberá pagar los honorarios a conferencistas, talleristas, presentadores específicos, expositores nacionales e internacionales que se requiera en la solicitud de servicio y la propuesta previamente validada por el Supervisor / Interventor o quien este designe, donde se detallan las instrucciones en materia de valor, moneda de pago y forma de pago.

En el caso de conferencistas internacionales, se debe adquirir el seguro médico con cubrimiento durante la permanencia en el evento, previa definición en la solicitud de servicio.

Para todo pago a terceros y aquellos en donde se requiera un bien o servicio distinto a los mencionados en el primer parágrafo, están sujetos a la aprobación previa por parte del supervisor / Interventor del contrato.

La selección de conferencistas estará a cargo exclusivamente del Ministerio de Educación Nacional, previa presentación de la cotización del prestador del servicio y la aprobación respectiva del área solicitante y del Supervisor / Interventor. El operador pagará al conferencista los servicios prestados.

El operador deberá prever dentro de la organización de los eventos estos pagos en los tiempos establecidos en la propuesta.

7.2.10. Elaboración de memorias del evento

El operador deberá, previa solicitud de servicio aprobada por el Supervisor / Interventor o quien este designe:

✓ Registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, y entregar en formato digital las memorias del evento de acuerdo con el material que se presente durante el mismo y las especificaciones de particulares de cada evento, indicadas por el Supervisor / Interventor o quien este designe.

✓ Grabar en audio y video las conferencias, paneles, presentación de programas, trabajo de redes y cierre de eventos.

✓ Realizar la contratación del profesional que realizará las memorias, previa aprobación del Supervisor / Interventor o quien este designe.

7.2.11. Seguros Colectivos

El operador deberá adelantar la gestión para la consecución de seguros colectivos para los eventos donde se defina en la solicitud de servicio este requerimiento, para los cuales los costos de las primas serán costos directos.

7.2.12. Otros Requerimientos a Cargo del Operador

El operador deberá garantizar la prestación de los siguientes servicios, previa descripción y aprobación de la solicitud de servicio.

✓ Elaboración e instalación de pendones.

✓ Diseño, instalación y atención de stands

✓ Organizar actos de protocolo y apoyo a conferencistas relacionados con el evento, considerando el cubrimiento de necesidades que se encuentran por fuera de la realización del evento y que implican la prestación de servicios alimentarios, logísticos a los conferencistas o personas relacionadas, que en todo caso forme parte del objetivo de la realización del evento. Envío oportuno de los materiales y elementos que requiera el Ministerio

de Educación Nacional para el desarrollo de los eventos, garantizando que lleguen en óptimas condiciones y en caso de presentarse averías o daños debe responder por los mismos con cargo a sus recursos.

✓ Diseño y producción de escenografía y stand acorde con la naturaleza y magnitud del evento o actividad requerida.

✓ Adecuación del mobiliario, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, muros de contención y demás requerimientos para el desarrollo del evento.

✓ Adecuación, montaje y desmontaje de las locaciones donde se realizará el evento o actividad.

✓ Tramitar los permisos necesarios con las entidades pertinentes (Policía, Xxxx Xxxx, Alcaldías, Bomberos, Defensa Civil entre otros) para el buen desarrollo de los eventos.

7.2.13. Manejo de No shows y Penalidades1i

El operador deberá acordar desde el primer momento, con el proveedor seleccionado, el no cobro de penalidades por no shows.

En los eventos de -no show- no imputables al operador, el Ministerio de Educación Nacional pagará el valor del evento, siempre y cuando, y previa verificación del supervisor / Interventor, se determine que el operador realizó todas las acciones necesarias tales como: 1. Cancelación de hoteles, 2. Cancelación de conferencistas y, 3. Demás inherentes para la operación técnica. En estos casos el Ministerio de Educación Nacional suspenderá el evento o tomará las medidas necesarias para no alterar la ejecución normal del contrato. EL OPERADOR debe garantizar la realización de las respectivas negociaciones con el fin de evitar o minimizar los costos de multas o indemnizaciones por concepto de suspensión y/o cancelación del evento o de parte de sus requerimientos.

Siempre se incluirán en las cotizaciones las políticas de cancelación de acuerdo con lo establecido en el presente anexo.

7.3. Gestión Administrativa del Operador

a. El operador debe contar con establecimiento de comercio u oficina localizada en Bogotá D.C., lugar de desarrollo de las mayores actividades programadas, los Coordinadores y el restante personal mínimo solicitado debe estar radicado en Bogotá D.C., de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1.3. - Personal Mínimo requerido del presente ANEXO 01. Lo anterior con el fin de contar con la participación presencial a las reuniones que se programen y tengan una disponibilidad permanente y capacidad de decisión conjuntamente con los líderes de las dependencias del MEN y el supervisor / interventor.

1 El "No Show" significa no presentarse en el hotel antes de las 18:00 horas (hora local del hotel) del día previsto de llegada, sin comunicación previa por parte del cliente. El hotel considerará la reserva como "no show" y será íntegramente cancelada de forma automática. (xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxx/xxxxxxx/xxxxxx)

b. El operador debe contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente con el Ministerio de Educación Nacional y una capacidad de reacción que le permita asistir a reuniones en Bogotá D.C., programadas con antelación no menor de un día hábil.

c. El operador establecerá un canal de información único y efectivo con el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de garantizar la transmisión de información precisa, fiable y oportuna.

d. El operador debe gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xxx xxxxxxx, en los tiquetes aéreos, hoteles, y demás servicios, de acuerdo con la cantidad de personas que participen en un evento y el tiempo disponible para la organización de este.

e. El operador se obliga a responder por los daños y perjuicios que se causaren a los participantes de los eventos, en el caso de intoxicaciones por causa de alimentos o accidentes causados por hechos generados por la prestación del servicio de logística.

8. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato es hasta el 31 de diciembre de 2019 o hasta agotar los recursos (lo que ocurra primero), contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

9. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato a suscribir será hasta por el monto del presupuesto oficial, incluidos todos los costos asociados al suministro de los bienes y/o la prestación de servicios, el IVA y demás impuestos xx Xxx.

La Entidad pagará el contrato celebrado de la siguiente manera:

El MINISTERIO pagará AL CONTRATISTA el valor del contrato en mensualidades vencidas con fundamento en los servicios efectivamente prestados de acuerdo con la realización de los eventos programados y debidamente legalizados, previa presentación de factura. Los costos asociados a la realización de un evento serán pagados de acuerdo con los valores de los presupuestos o cotizaciones aprobados previamente por la interventoría / Supervisión.

• PAGO DE COSTOS DIRECTOS

Se entiende por costos directos, los valores asociados a la realización del evento, que se detallan en el presupuesto aprobado por el supervisor / interventor del MEN, y que corresponden a los precios ofertados por el Contratista en la propuesta económica.

Sobre estos costos directos el MEN no pagará ni reconocerá Comisión. Los documentos para acreditar el pago de los Costos Directos son:

✓ Factura por cada uno de los eventos terminados en el mes, la cual deberá cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario, artículo 617, y debe incluir los costos generados por la realización del evento. Se debe facturar en pesos,

es decir, que el MINISTERIO no aceptará facturas que incluyan centavos, por lo cual deberán aproximarse por exceso o por defecto.

✓ Relación, descripción y valor de cada uno de los gastos del evento, donde se discrimine el IVA, dicha relación debe coincidir en todas sus partes con lo aprobado por el interventor / supervisor o quien este designe.

✓ Informe que contemple aspectos técnicos, administrativos y financieros, relacionando cada uno de los gastos del evento discriminando el IVA. Dicha relación debe coincidir en todas sus partes con lo aprobado inicialmente por la interventoría / Supervisión. En caso de que se presente un imprevisto, se debe relacionar y anotar quien lo solicitó y contar con la aprobación de la interventoría / Supervisión. Adicionalmente, debe anexar los listados de asistencia, evaluaciones y fotos. Debe ser un Informe técnico de cada evento donde se describa el detalle del evento y las modificaciones que se generaron.

✓ Copia de la solicitud del evento, de los presupuestos presentados y aprobados, al igual que correos donde se soporta la solicitud, justificaciones y aprobación de los documentos relacionados en este numeral cuando aplique.

✓ Certificado del pago de aportes parafiscales del mes inmediatamente anterior de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003.

✓ Certificación del Revisor Fiscal donde evidencie con una relación, el cumplimiento de los requisitos tributarios, contables y legales establecidos por cada factura, recibo de caja o cuenta de cobro de sus proveedores.

✓ Informe de la interventoría / Supervisión en donde se certifique estar al día en el pago a proveedores que prestaron los servicios para la realización de los eventos, de acuerdo con las condiciones comerciales previamente acordadas entre el operador y sus subcontratistas.

• PAGO DE GASTOS REEMBOLSABLES:

Se entiende por Gastos Reembolsables, los valores pagados por el Contratista por ítems no incluidos en la propuesta económica del mismo o por reembolsos y/o el giro directo de recursos a terceros para actividades, bienes o servicios autorizados por el Ministerio de Educación Nacional, previa justificación de cada evento ejecutado y legalizado de acuerdo con las cotizaciones del evento presentadas y aprobadas.

Sobre estos gastos reembolsables el MEN si pagará o reconocerá Comisión. Los documentos para acreditar el pago de los gastos reembolsables son:

✓ Copia de la solicitud del evento, de las cotizaciones presentadas y aprobadas, al igual que correos donde se soporta la solicitud, justificaciones y aprobación de los documentos relacionados en este numeral cuando aplique.

✓ Para el cobro de Comisión se incluirá en la factura del evento adjuntando las facturas, recibos de caja o cuentas de cobro soporte de cada uno de los giros directos del evento, reembolsos o pago a terceros. En todo caso estos soportes deben coincidir con lo aprobado por el Interventor / supervisor o quien este designe.

El porcentaje de Comisión debe corresponder a la oferta realizada por el Operador en la propuesta económica. Este porcentaje será cancelado mensualmente y se calculará sobre el valor de actividades, bienes o servicios no incluidos en la Propuesta económica o por reembolsos y/o el giro directo de recursos a terceros para actividades, bienes o servicios autorizados por el Ministerio de Educación Nacional previa justificación de cada evento ejecutado y legalizado, el cual será soportado con una relación de los eventos facturados antes de IVA.

NOTA 1: Los desembolsos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja – P.A.C. del Ministerio, sin generar intereses moratorios. A su vez, para cada desembolso EL CONTRATISTA radicará a la interventoría / supervisión del contrato la respectiva factura o su documento equivalente junto con los soportes para su verificación y aprobación. Todos los pagos deben estar debidamente soportados y avalados por el Interventor / supervisor del contrato.

Los impuestos, tasas, contribuciones y retenciones que surjan del presente contrato serán sufragados por el contratista, para cuyos efectos se harán las retenciones del caso y se cumplirán las obligaciones fiscales que ordene la normatividad vigente.

NOTA 2: Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

NOTA 3: Se aclara que los gastos reembolsables en los que incurre el contratista para realización de los eventos no constituyen ingreso tributario, sino que corresponden a desembolsos realizados en favor de terceros para el cumplimiento del objeto contractual. En este caso se da el tratamiento de un “gasto reembolsable”, el cual se encuentra exento de la retención en la fuente, retención del IVA y retención del ICA, de acuerdo con las disposiciones vigentes emitidas por la DIAN.

NOTA 4: Para el último pago, se requiere que el contratista entregue certificado expedido por parte de la interventoría

/ supervisión en donde manifieste estar x xxx y salvo de pago a proveedores que prestaron los servicios en la ejecución de este contrato.

10. Anexos

Anexo 1.1. Solicitud de servicio.

Anexo 1.2. Ciudades capitales y Municipios intermedios Anexo 1.3. Personal mínimo requerido

Anexo 1.4. Requerimientos mínimos del software de gestión de eventos Anexo 1.5. Eventos ejecutados 2018 y Plan de Eventos 2019

Anexo 1.6. Detalle de Conceptos y elementos

11. ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Señor contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que, en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.